PARA QU SIRVEN LOS ORGANIGRAMAS?

Herramienta de comunicacin Al constituir una fuente de consulta oficial, le sirve al usuario para obtener una imagen formal y de conocimiento general de la organizacin, ya que brinda informacin sobre divisin de funciones, niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad, relaciones de dependencia y de coordinacin, canales formales de comunicacin, la naturaleza lineal o staff de las unidades, entre otros. Adicionalmente se emplean como instrumento de informacin para los funcionarios de la institucin, ya que les permite ver la posicin relativa que ocupan, la relacin que tienen con el resto de la estructura y las posibilidades que tienen para ascender a otras posiciones dentro de la organizacin. Instrumento de anlisis Sirven para diagnosticar y analizar las estructuras con miras a replantearlas y adecuarlas a las necesidades del momento. Puesto que el organigrama muestra lneas de autoridad para tomar decisiones, el simple hecho de presentar la organizacin en un organigrama, puede mostrar inconsistencias y complejidades, sus puntos fuertes y dbiles y generar la necesidad de su correccin. A los analistas organizacionales les sirve para aclarar sus ideas; se puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo mejor de lo que se podran obtener por medio de una larga descripcin. Adems, le sirve como historia de los cambios y gua para planear una expansin o proyeccin de la entidad con planes a corto y largo plazo. LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS No son una representacin exacta y completa de la realidad, ya que nicamente ilustra algunas relaciones en el nivel de la organizacin formal. As por ejemplo, muestra las relaciones formales de autoridad y omite las mltiples relaciones informales que se dan en una organizacin, ni cunta autoridad existe en cualquier punto de la estructura. Las personas pueden confundir las relaciones de autoridad con la posicin en la estructura. Ejemplo: el funcionario ubicado en una unidad staff que depende del jerarca de la organizacin y que se localiza en la parte superior del organigrama, no implica mximo nivel de autoridad; contrario a un funcionario de lnea regional que aparezca uno o dos niveles por debajo y, sin embargo, poseer suficiente autoridad en su mbito de accin. Tambin tiende a exacerbar en las personas el sentimiento de ser superiores o inferiores y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una sensacin de "propiedad". Aunque una buena elaboracin del organigrama intenta hacer que los niveles en la grfica estn de acuerdo con los niveles de importancia en la empresa, no siempre puede hacerse as. Muchos organigramas muestran las estructuras como se supone que deben ser, o solan ser, y no cmo son en realidad. Los administradores olvidan que las organizaciones son dinmicas y que las grficas deben redisearse con alguna periodicidad para estar permanentemente actualizada.

EL DISEO DEL ORGANIGRAMA La elaboracin de un organigrama puede obedecer a las siguientes situaciones: - la representacin de una organizacin nueva - la representacin de una organizacin existente - modificacin de la organizacin existente con miras a efectuar ajustes bsicos, de alcance medio, o globales. Por consiguiente, debe ser el resultado de un proceso integral o parcial de reorganizacin administrativa y debe tomar en cuenta algunos elementos como los que se detallan a continuacin: a. Tipo de organigrama a elaborar. El organigrama elegido permite visualizar el criterio con que se ha procedido a la desagregacin; por ejemplo, aplicando un criterio funcional o agrupacin de segmentos de trabajo, procesos. b. Procedimiento para la elaboracin y/o actualizacin de organigramas, lo que conlleva autorizaciones internas para realizar el estudio, integracin del equipo de trabajo, determinacin del programa de trabajo y capacitacin.

c. Clasificacin, registro y anlisis de informacin: Los datos a recoger deben proporcionar informacin sobre unidades, relaciones, funciones, procesos, recursos humanos y presupuestarios, normativa que rige el funcionamiento, tipo de servicios que se brindan ya sean administrativos financieros de apoyo o sustantivos, usuarios internos/externos, mbito de accin institucional, nacional o un sector de poblacin entre otros. Para ello valorar las fuentes de informacin y los mtodos para recogerlos. Registro de datos. Debern quedar registrados de tal manera que permitan su tabulacin y anlisis. Anlisis de datos. La informacin recogida debe ser sometida a un procedimiento de anlisis e interpretacin. Analizada, interpretada y confirmada toda la informacin, se est en condiciones de proceder con la elaboracin del organigrama

d. Diseo del organigrama: Definir los criterios y recomendaciones de carcter tcnico fundamentales para el diseo, elaboracin y actualizacin de organigramas. e. Difusin interna y externa por los medios que se consideren convenientes.

REQUISITOS DE UN ORGANIGRAMA a. Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros para ayudar a comprender la estructura administrativa de la organizacin. b. Deben contener nombres que caractericen las funciones, competencias o procesos. c. Los cuadros deben quedar separados entre s por espacios d. El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos: Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Nombre del funcionario o rea que formul el organigrama. Fecha de formulacin. Aprobacin (del jerarca respectivo). En todo organigrama debe presentarse un recuadro que muestre la simbologa empleada, con la explicacin de lneas y smbolos especiales.

e. Deben ser actualizados con alguna periodicidad

CLASES DE ORGANIGRAMAS Existe una variedad considerable de tipos de organigramas, los cuales se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos que son: por su naturaleza, por su mbito, por su contenido y por su presentacin. A continuacin se destaca una breve caracterizacin de cada uno de ellos, de modo que puedan ser utilizados segn la variable o criterio que se desee resaltar. Sobre ellos se presentan algunos de los ejemplos que ms se ajustan al anlisis organizacional, particularmente al modelo vertical de organigramas. Segn su naturaleza: Micro administrativos: Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman. Macro administrativos: Involucran a ms de una organizacin. Meso administrativos: Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms organizaciones de un mismo sector. Segn su mbito Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas, por lo tanto, presentan toda la organizacin y sus interrelaciones.

Figura Nro.: 1 GENERALES

Direccin Gerencial

Direcci n

Direcci n

Direcci n.

Unidad

Unidad

Unidad

Unidad

Unidad

Unidad

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la organizacin. Figura Nro: 2 ESPECIFICOS
Geren cia

Segn su contenido Integrales: Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una organizacin as como sus relaciones de jerarqua o dependencia