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Desarrollo de Software - Sistemas

Sistema Acadmico para Facultades
El objetivo principal del sistema es proveer a la Universidad de mecanismos automatizados que faciliten la planificacin, organizacin, gestin y control acadmico. La arquitectura del sistema est pensada para su uso en un entorno multiusuario dando alcance a los diferentes estamentos y sectores que componen la organizacin de la Universidad, especialmente a estudiantes, docentes, al sector administrativo y a la direccin acadmica. Entre los objetivos principales del Sistema se distinguen: Simplificar y organizar los trmites y procesos administrativos vinculados a cursos y exmenes. Auxiliar a las oficinas encargadas de matriculaciones e inscripciones a asignaturas y exmenes. Registrar, controlar y emitir los resultados de cursos y exmenes de las asignaturas curriculares de todas las carreras de la Universidad. Apoyar la evaluacin de las actividades educativas desarrolladas por la Universidad mediante informes estadsticos varios. Servir de herramienta para la autoevaluacin acadmica en sus diferentes niveles: asignaturas, cursos y carreras. Cabe destacar que la construccin del Sistema se viene ajustando y perfeccionando a lo largo de los aos con el principal desafo de ser un instrumento fundamental en el desarrollo de las actividades de la Universidad. A continuacin se exponen las principales funcionalidades del Sistema de Gestin Acadmica Plan de estudios El plan de estudios es la estructura de informacin neural del sistema. En base a l giran gran parte de los controles que se realiza. El plan de estudios refleja la estructura curricular establecida para cada carrera. En l se definen las carreras , los cursos y las asignaturas de cada curso. Se contempla las variaciones que pueden sufrir los planes de estudios a lo largo del tiempo por cada carrera definida y la coexistencia entre cada variacin de los planes de una misma carrera. Se pueden establecer prerrequisitos acadmicos por cada asignatura ya sean como asignaturas o como cursos y definir planes de estudios con troncos comunes estableciendo la secuencia adecuada, segn sea el caso. En la definicin del plan de estudios se pueden contemplar asignaturas electivas y optativas as como la definicin del sistema de crditos por carrera. Alumnos Los datos personales de alumnos que son mantenidos son los siguientes: documento de identidad, telfono, direccin, estado civil, fecha y lugar de nacimiento, colegio de procedencia, datos de los padres. El ingreso completo de esta informacin permite luego a la unidad acadmica mediante del mdulo estadstico, tener informaciones interesantes sobre la conformacin del alumnado de la Universidad. Adems es posible incluir como parte de sus datos personales la fotografa digitalizada del mismo. Ingreso a las carreras Cuando un alumno accede a una carrera de la Universidad aparte de sus datos personales se registran datos de la carrera, ao de ingreso, modo de ingreso ( curso probatorio de ingreso, traslado, convenio, etc.). Esta informacin ser utilizada para el control de permanencia del alumno dentro de la Universidad as como el de la asociacin correcta de los planes de estudios vigentes para la carrera a la que accede. Docentes Se mantienen datos personales de los profesores que conforman el cuerpo docente de la Universidad. Se incluyen informacin de las asignaturas que tienen a su cargo con detalles de ao, turno y seccin adems del tiempo de permanencia en el cargo y el grado acadmico en su ctedra. Por cada examen se puede establecer la participacin de cada profesor como miembro de la mesa examinadora. Se provee de diversos reportes sobre la conformacin de mesas examinadoras que permiten a la Facultad informar a sus profesores con antelacin su inclusin

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en los exmenes de materias relacionadas. Procedimientos asistidos por el sistema Definicin del calendario de exmenes: permite el registro de las evaluaciones finales de las asignaturas con detalle de carrera, curso, asignatura, ao, turno, seccin, perodo de examen, fecha y hora del examen y la conformacin de la mesa examinadora. El sistema chequea que solo pueda existir exmenes para las asignaturas habilitadas en el ao acadmico en cuestin. Inscripcin a cursar materias: el sistema inscribe a los alumnos para cursar en las asignaturas habilitadas por la Facultad aplicando los controles establecidos tales como el cumplimiento de prerrequisitos definidos, matriculacin en la carrera a la que inscribe, pago de cuotas, permanencia en la carrera, cantidad mxima de materias que puede cursar, etc. El alumno puede inscribirse en varias carreras, cursos y asignaturas dependiendo de las reglamentaciones establecidas para el efecto. Tales reglamentaciones se traducen en controles configurables dentro del sistema. La habilitacin de las asignaturas es establecida por la Facultad y se encuentra relacionada a la estructura del plan de estudios. En este sentido es posible habilitar la misma asignatura varias veces al ao; este sera el caso en que los cursos semestrales se habiliten dos veces al ao. Evaluaciones parciales: opcionalmente se puede contemplar la inclusin de evaluaciones parciales ya sea como pruebas parciales, laboratorios, trabajos prcticos, etc. Estas definiciones se establecen en forma particular por cada ctedra lo que permite tener flexibilidad en cuanto a las ponderaciones para la obtencin de la habilitacin a los exmenes finales. Generacin automtica de derechos a exmenes finales: en base a la informacin de exmenes parciales se tiene opcionalmente la generacin automtica de habilitaciones a los exmenes finales. Este proceso es opcional y puede ser reemplazado por un proceso manual. Para la generacin automtica se establecen los criterios de habilitacin como por ejemplo: puntaje mnimo, asistencia, cantidad de mejores parciales, etc. El sistema identifica el modo de obtencin de las habilitaciones sea que se haya hecho en forma automtica sea que haya sido manual. Adems, el sistema calcula el tiempo o periodo en que la habilitacin es vlida dependiendo de la reglamentacin establecida. Inscripcin a los exmenes finales y registro de notas: el sistema inscribe a los alumnos a exmenes finales en aquellas asignaturas en las que el mismo se encuentre inscripto como alumno. Por cada inscripcin se chequea que el alumno haya cumplido con los requisitos acadmicos estipulados en el plan de estudios y en las reglamentaciones vigentes, y con los requisitos administrativos, si as se encuentre estipulado. Se contemplan procesos automticos de inscripcin a los exmenes as como la inscripcin manual que se hace generalmente en una ventanilla de la unidad acadmica. Las notas de los exmenes finales se cargan verificando el cumplimiento de los prerrequisitos. La forma de calificacin final es totalmente configurable por cada examen. Ejemplo de esto es que generalmente los exmenes ordinarios tienen una escala diferente que los exmenes que tienen el carcter de tesis. Opcionalmente se tienen procesos automticos de asignacin de notas finales. Este proceso tambin es parametrizable segn los reglamentos vigentes en la institucin. Egresados: el sistema automticamente pasa al alumno en condicin de egresado cuando el mismo cumpli con todo lo establecido en su plan de estudios. Convalidaciones: en muchas ocasiones la institucin recibe a alumnos de otras universidades en varios trminos como por ejemplo trasladado, por convenio, etc. Eventualmente el alumno ya pudo haber cursado algunas materias y stas ser reconocidas por la institucin. El sistema prev que las aprobaciones de esta forma puedan registrarse como convalidaciones. Tambin es posible que la institucin tenga sistemas de convalidaciones automticas entre carreras. Esto se tiene dentro del sistema con el nombre de equivalencias entre asignaturas. La equivalencia puede establecerse como simple: una asignatura es equivalente a otra, o como mltiple: una asignatura es equivalente a una serie de asignaturas. Definicin de controles del sistema: el sistema contempla la posibilidad de flexibilizar los controles que se harn para la inclusin o procesamiento de los datos. La definicin de estos controles est fuertemente ligado a las reglamentaciones de cada institucin y contempla por ejemplo los siguientes puntos: duracin de la habilitacin (en aos o periodos ), la cantidad mxima a cursar por ao o semestre, la cantidad mxima de aplazos por habilitacin que conlleva la prdida de la habilitacin, la forma de consideracin de los exmenes parciales de carcter recuperatorio, el chequeo o no de materias correlativas en el momento de las inscripciones, cantidad de alumnos por seccin, cantidad de periodos de examen final, cantidad de habilitaciones de los cursos por ao acadmico, etc. Adems, se registran los datos de las personas que forman parte del cuerpo directivo de la institucin y que aparecern en los documentos oficiales emitidos por el sistema. Estas configuraciones se pueden establecer en tres niveles: por facultad o institucin, por carrera o por curso. Esto permite a la institucin mayor flexibilidad en la definicin de sus reglamentaciones. Opcionalmente se configuran los controles de carcter administrativo que tienen relacin a la informacin administrativa que el sistema puede almacenar y controlar.

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Consistencia e integridad de informacin En todo momento el sistema chequea que la informacin a ser modificada no tenga efectos en la consistencia de la informacin. Se controla por ejemplo: que un alumno no tenga nunca dos aprobaciones, que un alumno no se inscriba a una materia que ya aprob, que no se pueda modificar una nota cuando la asignatura es prerrequisito de otra, etc. Otros controles asociados son los denominados tcnicamente de integridad referencial . Por ejemplo, no se puede borrar un alumno que tiene notas dentro del sistema, o que tenga inscripciones u otra informacin relacionada. Seguridad en el acceso a la informacin Es posible definir, segn las polticas de la institucin, el acceso restringido a la informacin. Opcionalmente se tiene la posibilidad de definir roles de acceso en el Sistema. Cabe mencionar que el control de acceso a la informacin no es estrictamente parte del Sistema ya que los mismos se definen a nivel del Gestor de Base de Datos. Reportes estadsticos Este mdulo del sistema permite a la institucin la obtencin de informacin estadstica en base a toda los datos cargados en el sistema. Esta informacin puede ser utilizada para la evaluacin de la institucin en cuanto a la gestin acadmica y tambin para hacer anlisis y obtener conclusiones sobre el principal estamento que constituye el estudiantado. Los reportes generados tienen formato de planilla y tambin en algunos casos pueden generarse reportes grficos comparativos. Las reportes generados estn agrupados en: estadstica de inscriptos, promedios generales por carrera, resultado de exmenes, rendimiento de alumnos por curso y carrera, estadsticas de egresados. Los reportes de este mdulo responden a las necesidades bsicas de la Universidad Nacional de Asuncin por lo que la inclusin de nuevos reportes es totalmente factible. Consultas y procesos va Web Se dispone de un mdulo especial de consultas e inscripciones a cursos que utilizan las tecnologas y aplicaciones de Internet, va TCP/IP. Con esta facilidad el alumno puede realizar consultas a informaciones mantenidas en el sistema como ser: resultado de exmenes, ficha del alumno, estructura del plan de estudios ( lista de materias con prerrequisitos), calendario acadmico que incluye fecha de exmenes finales y parciales e inscripciones que tiene el alumno en su carrera. Adems se puede habilitar, si es el caso, la inscripcin de los alumnos a las diferentes asignaturas habilitadas en el sistema. Cabe sealar que en el sistema se definen los plazos que el alumno tiene para inscribirse con este medio. Con esta posibilidad los datos incluidos en el sistema acadmico quedan disponibles, eventualmente, para su consulta, con un navegador de pginas Web, desde cualquier lugar que tenga acceso a la red Internet. Contacte con nosotros
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