Cahier des charges pour la réalisation du logiciel de gestion électronique des Pe

documents Ad
Te
Em

Logiciel de gestion électronique

des documents

www.cahier-des-charges.net –Modèles des cahiers des charges 1

 Cahier des charges pour la réalisation du logiciel de gestion électronique des
documents

Sommaire
1. Présentation de l’entreprise et du projet..............................................................................4
1.1. Présentation de l’entreprise..........................................................................................4
1.2. Présentation du projet...................................................................................................4
2. Projet....................................................................................................................................4
2.1 L’existant à prendre en compte pour le projet..............................................................4
2.2 Périmètre......................................................................................................................6
3. Gestion des points d’entrée..................................................................................................6
3.1 Gestion des points d’entrée « papier » et « fax ».........................................................6
3.2 Aspects techniques.......................................................................................................6
3.3 Interface en entrée avec les outils de travail collaboratif.............................................7
3.4 Indexation.....................................................................................................................7
4. Vie des documents...............................................................................................................7
4.1 Traitement des images..................................................................................................7
4.2 Annotations..................................................................................................................8
4.3 Durée de vie.................................................................................................................8
5. Mode déconnecté.................................................................................................................8
5.1 Réplication locale.........................................................................................................8
5.2 Fusion / synchronisation...............................................................................................9
5.3 Travail collaboratif.......................................................................................................9
6. Gestion des points de sortie.................................................................................................9
6.1 Gestion des points de sortie « papier ».........................................................................9
6.2 Gestion des points de sortie numériques......................................................................9
6.3 Publication....................................................................................................................9
6.4 Rapports.......................................................................................................................9
7. Sécurité................................................................................................................................9
7.1 Administration..............................................................................................................9
7.2 Authentification..........................................................................................................10
7.3 Restriction d’accès.....................................................................................................10
7.4 Travail collaboratif.....................................................................................................10
8. Exploitation et administration...........................................................................................11
8.1 Dimensionnement.......................................................................................................11
8.2 Plateforme..................................................................................................................11

www.cahier-des-charges.net –Modèles des cahiers des charges 2

 Cahier des charges pour la réalisation du logiciel de gestion électronique des
documents

8.3 Stockage.....................................................................................................................11
8.4 Plan de secours...........................................................................................................11
8.5 Gestion des incidents..................................................................................................12
8.6 Mise à jour..................................................................................................................12
8.7 Migration....................................................................................................................12
9. Modalités...........................................................................................................................12
9.1 Méthodologie.............................................................................................................12
9.2 Planning prévisionnel.................................................................................................13
9.3 Livrables attendus......................................................................................................13
9.4 Engagement Client.....................................................................................................14
9.5 Budget........................................................................................................................14

www.cahier-des-charges.net –Modèles des cahiers des charges 3

 Cahier des charges pour la réalisation du logiciel de gestion électronique des
documents

1 Présentation de l’entreprise et du projet

1.1. Présentation de l’entreprise 

Notre société
Présentez brièvement votre entreprise en quelques éléments clés :
Histoire :
Origine :
Activité :

Chiffres
Donnez quelques chiffres-clés : CA, nombre de salariés,

Notre positionnement concurrentiel

Qui sont vos trois principaux concurrents ?
Quel est l’élément différenciant de votre activité/de votre communication ?
Quelle est votre positionnement de gamme (haut/bas/milieu) ou votre niveau de service
(sur mesure/préfabriqué) ?
1.2. Présentation du projet 

Contexte

Quel est l’élément déclenchant du projet ?

Dans quel contexte et de quel besoin est né le projet de ce logiciel ?

Objectifs

Décrire en quelles que tiers les objectifs attendus de ce logiciels

2 Projet

2.1 L’existant à prendre en compte pour le projet

Quelle est l’orientation principale du projet GED ?

www.cahier-des-charges.net –Modèles des cahiers des charges 4

 Cahier des charges pour la réalisation du logiciel de gestion électronique des
documents

L’application s’inscrit-elle dans la mise en œuvre d’une norme ou d’un standard dans
l’entreprise ?
Quel est le nombre moyen de demandes soumises par mois ?
Combien y aura-t-il d'utilisateurs simultanés en moyenne ?
Combien y aura-t-il d'utilisateurs simultanés en pointe ?
Le projet doit-il permettre de dématérialiser des documents ?
La capture des documents se fera-t-elle de manière ?
L’application GED va-t-elle utiliser des fichiers informatiques existants ?
Les fichiers existants à exploiter par la GED sont-ils liés à une norme ?
Les fichiers existants à exploiter par la GED sont-ils liés à une application ?
L’application GED devra-t-elle permettre de générer des fichiers informatiques ?
Les fichiers créés par l’application GED seront-ils liés à une norme ?
Les fichiers créés par l’application GED seront-ils liés à une application ?
Quel est le volume des flux « papier » ou « fax » à traiter ?
Quelle est la croissance des flux « papier » ou « fax » pour les n prochaines années ?
Existe-t-il des pics (volume/période) d’activité et quelle est leur fréquence ?
Quel est le délai maximum d’absorption de ces pics d’activité ?
Quel est le volume des flux électroniques à traiter ?
Quelle est la croissance des flux électroniques pour les n prochaines années ?
Existe-t-il des pics (volume/période) d’activité et quelle est leur fréquence ?
Quel est le délai maximum d’absorption de ces pics d’activité ?
Faut-il importer des fichiers informatiques pour la mise en œuvre de l’application ?
Faut-il importer des documents papiers pour la mise en œuvre de l’application ?
Quel est le délai maximal fixé pour l’importation ?
Quelle est la méthode d'indexation pour l’importation ?
Faut-il transformer des fichiers existants ?
L’écran doit-il permettre l’affichage des documents en entier tout en garantissant leur lisibilité
?
L’écran actuel peut-il permettre l’affichage côte à côte d’un document et d’une autre
application ?
Est-il nécessaire d’envisager le travail sur deux écrans (un écran pour les documents, un écran
pour les applications) ?
Faut-il prévoir un renouvellement du parc des postes ?

www.cahier-des-charges.net –Modèles des cahiers des charges 5

 Cahier des charges pour la réalisation du logiciel de gestion électronique des
documents

2.2 Périmètre

Quelle évolution est prévisible à moyen terme ?

Les projets à venir partageront-ils la même plate-forme que l’application initiale ?
Les projets à venir suivront-ils la même démarche ?
Les projets à venir auront-ils la même volumétrie ?

3 Gestion des points d’entrée

3.1 Gestion des points d’entrée « papier » et « fax »

Quels modes d’acquisition la solution proposée gère-t-elle ?

La solution gère-t-elle la couleur ?
L'usage de la couleur impose-t-elle des restrictions ?
Quelles sont les capacités d’ajout d’informations complémentaires à partir du périphérique
Les périphériques d’acquisitions disposent-ils de possibilités de gestion de l’authentification
(confidentialité, dimension légale du projet…) ?
Le périphérique permet-il de gérer les besoins d’encryptions de données lors de leur
transfert ?
Existe-t-il un module de numérisation intégrée dans l’application ?
Quels types de codes à barres le module de numérisation gère-t-il ?
Quels patch-codes (motifs semblables à des codes à barres) les modules gèrent- il ?
Quels traitements sur l’image le module gère-t-il ?
Existe-t-il une API pour réaliser une application de numérisation ad hoc ?
Quelle est la forme de cette API ?
Avec quel langage cette API peut-elle être utilisée ?
3.2 Aspects techniques

Quels sont les formats de fichier d’image reconnus par l’application ?

Quels sont les formats de documents reconnus par l’application ?
La solution gère-t-elle le COLD ?
La solution prend-elle en compte des pages de codes ?
Comment accède-t-on aux fichiers numériques ?
Existe-t-il un module standard d’importation automatique de fichiers ?
Quel est le mode de fonctionnement de ce module d’importation ?
Quels sont les types de fichiers gérés par l’application ?

www.cahier-des-charges.net –Modèles des cahiers des charges 6

 Cahier des charges pour la réalisation du logiciel de gestion électronique des
documents

Quelles sont les méthodes d’indexation automatique proposées par l’application ?

Quelles sont les performances annoncées de l’application proposée pour le nombre de fichiers
pouvant être traités par unité de temps ?
La solution dispose-t-elle d’une API pour réaliser une application d’import de fichiers ad
hoc ?
Quelle est la forme de cette API ?
Avec quel langage cette API peut-elle être utilisée ?
Avec quelles applications la solution proposée s'intègre-t-elle ?
3.3 Interface en entrée avec les outils de travail collaboratif

La solution permet-elle d’intégrer des documents en provenance d’outils de travail

collaboratif ?
Peut-on découper un document en sous-documents ?
Peut-on faire la fusion de modifications faites en parallèle ?
Peut-on annuler des modifications ?
Peut-on refuser des modifications ?
3.4 Indexation

Peut-on limiter la saisie des valeurs au choix dans une liste ?

Les listes peuvent-elles être contextuelles ?

Les listes peuvent-elles être contextuelles ?

L’application proposée permet-elle de faire de l'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)

?

Quelle est la nature de la technologie OCR utilisée ?

4 Vie des documents

4.1 Traitement des images

Peut-on modifier un fichier contenant une image ?

Peut-on changer les caractéristiques d’une image ?

Peut-on changer le format d’une image ?

Peut-on effectuer d’autres types de modification ?

www.cahier-des-charges.net –Modèles des cahiers des charges 7

 Cahier des charges pour la réalisation du logiciel de gestion électronique des
documents

La solution permet-elle de manipuler les images ?

La solution permet-elle d’extraire une partie d’une image ?
La solution permet-elle d’oblitérer une partie d’une image (zone confidentielle) ?
Peut-on effectuer d’autres manipulations ?
Existe-t-il une API pour réaliser une application de traitement des images ad hoc ?
Avec quel langage cette API peut-elle être utilisée ?
4.2 Annotations

Quels sont les types d'annotations possibles ?

Les annotations sont-elles datées ?
Peut-on choisir de désactiver la fonction annotation ?
Peut-on gérer automatiquement les annotations par API ?
Quelle est la forme de cette API ?
L’application intègre-t-elle un module de travail collaboratif ?
Peut-on interfacer la solution avec des outils de groupware ?
Les données issues de l’application GED sont-elles accessibles directement dans l’outil
de groupware ?
Peut-on intégrer un moteur de workflow ?
La solution permet-elle de gérer les évolutions du document ?
Existe-t-il une gestion des versions du document ?
Existe-t-il une gestion de l’état du document ?
4.3 Durée de vie

Peut-on attribuer une durée de vie aux documents ?

Peut-on gérer les familles de documents de manière différente ?
Quel est le type de stockage des documents utilisé ?
Les familles de document peuvent-elles utiliser différents paramètres de sécurité ?
Les familles de documents peuvent-elles porter des paramètres applicatifs ?
Peut-on récupérer des documents supprimés (en cas d’erreur notamment) ?

5 Mode déconnecté

5.1 Réplication locale

La base peut-elle être répliquée ?

Peut-on répliquer une partie de la base pour une activité hors-ligne ?

www.cahier-des-charges.net –Modèles des cahiers des charges 8

 Cahier des charges pour la réalisation du logiciel de gestion électronique des
documents

5.2 Fusion / synchronisation

La solution gère-t-elle les synchronisations ?

Quels sont les types de synchronisation possibles ?
Les types de synchronisations sont-ils paramétrables ?
Quel est le mode de synchronisation ?
5.3 Travail collaboratif

Peut-on participer à distance (en dehors du réseau d’entreprise) ?

Peut-on être notifié de tâches à effectuer ?

6 Gestion des points de sortie

6.1 Gestion des points de sortie « papier »

Peut-on utiliser des « overlays » (fusion de données avec un masque de document pour
l’impression. Exemple : documents avec mention « duplicata », « confidentiel »…) ?
Peut-on lancer une impression centralisée ?
Peut-on interdire des impressions ?
6.2 Gestion des points de sortie numériques

Peut-on effectuer des transformations à la volée ?

Dans le cas d’une consultation Web, y a-t-il un ou des visualisateur(s) spécifique(s) à
utiliser ?
6.3 Publication

Peut-on alimenter automatiquement un intranet/extranet/portail ?

Peut-on annuler un document et le remplacer par une nouvelle publication de ce même
document ?
6.4 Rapports

Existe-t-il un module standard de génération de rapports ?

Peut-on interfacer un outil tiers de génération de rapports ?
Sur quels critères peut-on générer un rapport ?
Sur quels paramètres peut-on générer un rapport ?

7 Sécurité

7.1 Administration

www.cahier-des-charges.net –Modèles des cahiers des charges 9

 Cahier des charges pour la réalisation du logiciel de gestion électronique des
documents

Quelles sont les fonctionnalités d’administration disponibles dans la solution ?

L'administration est-elle segmentée en différents outils ?
L’administration de la solution nécessite-t-elle l’installation des outils d'administration sur les
postes de travail ?
Les accès concurrents aux outils d’administration sont-ils possibles ?
L’ergonomie et les fonctionnalités du module d’administration rendent-elle possible à des
utilisateurs non spécialistes, l’accès aux outils d’administration ?
Existe-t-il une API pour réaliser une application ad hoc ?
7.2 Authentification

La solution intègre-t-elle un annuaire ?

Peut-on utiliser un système d'authentification tiers ?
Quelle est la nature de l’annuaire utilisé ?
Quel est le type d’annuaire utilisé ?
Dans le cas où l’annuaire est-il compatible avec le protocole LDAP, à quel niveau l’est-il ?
7.3 Restriction d’accès

La solution gère-t-elle les accès restreints ?

A quel niveau la gestion de la restriction des accès peut-elle être paramétrée ?
Est-il possible de créer des sous-groupes avec des mécanismes d’ACL (Liste de Contrôle
d’Accès) ?
Quelle est la volumétrie maximale supportée en matière de groupe ?
Quelle est la volumétrie maximale supportée en matière d’utilisateurs ?
Quelle est la volumétrie maximale supportée en matière de droit sur les objets ?
Dans le cas de groupes d'utilisateurs, un utilisateur peut-il appartenir à plusieurs groupes ?
Quel est le niveau d’accès géré ?
La solution permet-elle de mixer les niveaux d’accès ?
Les fonctions de sécurité permettent-elles de masquer certaines parties d’un document ?
Le résultat d’une recherche montre-t-il les documents auxquels l’utilisateur n’a pas accès ?
Les fichiers sécurisés sont-ils cryptés ?
7.4 Travail collaboratif

La solution permet-elle de définir des rôles ?

Peut-on avoir différents groupes de travail ?

Un utilisateur peut-il appartenir à différents groupes de travail ?

www.cahier-des-charges.net –Modèles des cahiers des charges 10

 Cahier des charges pour la réalisation du logiciel de gestion électronique des
documents

Peut-on utiliser un workflow ?

Le workflow est-il interne à la solution ?

Peut-on en utiliser un tiers pour le workflow ?

8 Exploitation et administration

8.1 Dimensionnement

Comment calcule-t-on la taille de la base de données à prévoir en fonction du nombre de

documents gérés par l’application ?
Quel est le nombre de documents visé pour faire le calcul en question ?
Quelle en est l’échéance ?
Comment calcule-t-on le flux de données à prévoir entre le serveur et les clients en fonction
du nombre de documents ?
Comment calcule-t-on le flux de données à prévoir en cas de réplication ?
La solution gère-t-elle automatiquement les erreurs de flux ?
Quel est le mode de traitement des flux XML ?
La gestion des flux est-elle en temps réel ?
Peut-on intégrer une logique de connexion ordonnancée dans la solution ?
Existe-t-il des modules d’acquisition standards ?
Combien d'utilisateurs simultanés la solution gère-t-elle au maximum ?
8.2 Plateforme

Quels sont les systèmes d'exploitation supportés ?

Sur quel SGBD l’application peut-elle s’appuyer ?
L’application peut-elle partager ses ressources matérielles avec d'autres applications ?
Y a-t-il des incompatibilités connues ?
8.3 Stockage

Le système gère-t-il les baies de disques ?

Peut-on utiliser un juke-box de disques optiques ?
Peut-on ajouter des supports de stockage pour augmenter la capacité du système ?
8.4 Plan de secours

Quels éléments doivent faire l’objet d’une sauvegarde (fichiers, répertoires, etc.) ?

www.cahier-des-charges.net –Modèles des cahiers des charges 11

 Cahier des charges pour la réalisation du logiciel de gestion électronique des
documents

Quel volume cela représente-t-il une fois intégré en fonction du nombre de documents/du
volume de documents ?
Peut-on archiver les données stockées par la solution ?
La solution est-elle associée à des logiciels de sauvegarde standards ?
Comment la solution permet-elle de restaurer une configuration ?
Comment s’effectue la restauration des données ?
Quel est le mode de calcul pour prévoir le temps nécessaire à la restauration du système ?
Y a-t-il des risques de perte de documents ?
Y a-t-il des risques de perte de modifications sur des documents ?
8.5 Gestion des incidents

Y a-t-il des risques de perte de modifications sur des documents ?

Quels sont les mécanismes en place pour la reprise sur incident ?
Peut-on répartir la charge sur les machines opérationnelles dans le cas d’un incident sur l’un
des serveurs dans une configuration multiserveur ?
8.6 Mise à jour

La solution permet-elle d’automatiser les mises à jour ?

La solution permet-elle d’effectuer une mise à jour à chaud ?
L’éditeur de la solution met-il à disposition des patches ?
Comment se mettent en place les patches ?
8.7 Migration

Peut-on migrer vers un autre support de stockage ?

Peut-on migrer vers un autre support de stockage ?
Peut-on exporter les documents ?
Par quel(s) moyen(s) peut-on exporter des documents ?
Comment calcule-t-on le temps nécessaire à l’exportation de documents ?
Peut-on exporter les index des documents ?
Par quel(s) moyen(s) peut-on exporter les index ?
Par quel(s) moyen(s) peut-on exporter les index ?

9 Modalités

9.1 Méthodologie

www.cahier-des-charges.net –Modèles des cahiers des charges 12

 Cahier des charges pour la réalisation du logiciel de gestion électronique des
documents

Ce point est optionnel : on peut signaler au prestataire que l’on a une préférence sur sa
méthodologie de travail.
Explication : il y a deux grandes philosophies dans les projets ERP : le développement
en cascade à partir d’un cahier des charges complet, qui aboutit à la livraison d’un
produit « fini », et le développement par versions successives (itérations) où le
prestataire livre, sur plusieurs mois, des versions qui s’enrichissent progressivement. Le
développement en cascade est bien adapté et garantit une maîtrise des coû ts pour des
petits projets où l’on maîtrise très bien le périmètre fonctionnel dès le démarrage et où
le nombre de décideurs est limité. Le développement par itérations (méthodes agiles)
peut allonger le temps de développement (et donc le coû t) mais assure une meilleure
adéquation de l’outil aux besoins ; il est tout adapté pour les projets complexes et
mettant en jeu de nombreux interlocuteurs.
Le prestataire indiquera la méthodologie de travail retenue.
9.2 Planning prévisionnel

Si des dates sont déjà arrêtées, les indiquer au prestataire. Sinon, Le prestataire
devra proposer un planning détaillé incluant :
 les principales étapes de conception-réalisation qui découpent le projet
 les éventuelles « versions » si l’ensemble des fonctionnalités ne peut être intégré
en une étape
 les dates butoir pour le rendu des livrables
 la phase de recette (phase de test et de vérification de l’outil avant mise en
ligne)
 les réunions et phases de validation (en précisant les phases de recette qui
solliciteront nos équipes)
Idéalement, schéma graphique permettant de présenter de manière approximative, la
durée de chaque étape de l’élaboration du projet (chronologie ou diagramme de
GANTT).
9.3 Livrables attendus

Le prestataire précisera les éléments de validation qu’il fournira au long du projet, par ex. :
 Proposition commerciale initiale
 Proposition d’architecture/arborescence
 Maquettes graphiques ou fonctionnelles
 Version de test/démonstration

www.cahier-des-charges.net –Modèles des cahiers des charges 13

 Cahier des charges pour la réalisation du logiciel de gestion électronique des
documents

 Mode d’emploi
Pour chaque livrable, il indiquera la forme retenue (fichier électronique, dossier papier, etc.)
et s’assurera de la compatibilité du format avec notre parc informatique.
9.4 Engagement Client

Le prestataire détaillera les éléments que nous devons fournir, la date de rendu ainsi que le
format attendu.
Généralement les éléments à fournir incluent : documents, plans, codes d’accès, bases de
données, information, rapports, supports numériques
9.5 Budget

Si le budget a déjà été défini, l’indiquer.

Si vous souhaitez avoir une proposition
Le prestataire fera une offre de tarifs correspondant à l’ensemble des prestations définies dans
le présent cahier des charges.
Il pourra dissocier certaines prestations (notamment hébergement et maintenance) sous forme
d’options.

www.cahier-des-charges.net –Modèles des cahiers des charges 14