FORMATO 1

Modelo de cartula de informe

NOMBRE DE LA ENTIDAD QUE FUE INTERVENIDA

ACCIN DE CONTROL: AUDITORA (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o EXAMEN ESPECIAL A (nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.) DE (nombre de la entidad) Por el ejercicio econmico . o por el perodo comprendido entre el. y el. (incluir fecha en forma de texto) o a una fecha determinada

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL Ciudad - Ecuador

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FORMATO 1a

Modelo de cartula de informe con indicios de responsabilidad penal

NOMBRE DE LA ENTIDAD QUE FUE AUDITADA

Como parte de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o del examen especial a (nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc. de la (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el. y el. (incluir fecha en forma de texto) o a una fecha determinada, se analiz (describir el trabajo analizado, adquisicin de orden de compra nmero, etc.)

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL 12

Ciudad Ecuador FORMATO 2

Modelo de carta de presentacin

Ref: Informe aprobado el (fecha de aprobacin, cargo firma)

Ciudad y fecha de suscripcin del informe Seor Cargo Entidad Presente o ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente) Nombre de la ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) De mi consideracin: Hemos efectuado la auditora (de gestin, ambiental o informtica) o el examen especial a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), de (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el. y el. (sealar las fechas en forma de texto) o a una fecha determinada. Nuestra accin de control se efectu de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la informacin y la documentacin examinada no contienen exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, polticas y dems normas aplicables. Debido a la naturaleza de la accin de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 92 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carcter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad,

f) Servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que suscribe la carta de presentacin y el informe
NOTA: Se excepta este modelo de carta de presentacin para la auditora financiera, ya que en el Manual respectivo, constan los tipos de dictamen que se pueden utilizar.

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FORMATO 3

Modelo de informe de examen especial

CAPTULO I INFORMACIN INTRODUCTORIA Motivo del examen Se sealar el nombre de la entidad examinada y el nmero y fecha de la orden de trabajo; adems se precisar si el examen se realiz en cumplimiento del plan operativo de control del ao, de la unidad de auditora o si obedece a un imprevisto autorizado, citando el nmero y fecha de tal autorizacin, as como las modificaciones si las hubiere. Para el caso de las auditoras internas, en los exmenes imprevistos, se sealar la autorizacin expresa del Contralor General del Estado. Objetivos del examen Se indicarn los objetivos generales incluidos en la orden de trabajo, que estarn en relacin directa con la naturaleza del examen y los especficos establecidos en la planificacin del examen. Alcance del examen Se describir el trabajo realizado, con indicacin de: componentes, reas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, procesos o actividades examinadas y el perodo cubierto. Deber guardar conformidad con la orden de trabajo y sus modificaciones o ampliaciones debidamente autorizadas. Se indicar en un prrafo informativo, lo relacionado con exmenes realizados por la Contralora General del Estado y/o por la unidad de auditora interna de la entidad examinada y/o por firmas privadas de auditora, que cubran parte del alcance del examen que se ejecut. Limitacin al alcance Se sealarn limitaciones nicamente en los casos en que exista imposibilidad prctica de aplicar un procedimiento de auditora por restricciones o impedimentos impuestos por la administracin de la entidad o terceros relacionados. Base legal Se consignar la disposicin legal en la cual consta la creacin o constitucin de la entidad y sus reformas.

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Estructura orgnica Se sealar la estructura orgnica vigente de la entidad o de la unidad o rea examinada, segn corresponda, con el propsito de ubicar al lector en el campo de accin del examen. Objetivos de la entidad Se revelarn los que constan en la base legal de creacin o en el plan estratgico, a fin de divulgar los objetivos que la entidad pretende alcanzar a travs de sus unidades, reas o actividades. Monto de recursos examinados Se consignar el monto de los recursos analizados en el examen especial al rubro, componente, rea o proyecto. La informacin incluir las fuentes de financiamiento de la entidad, en valores efectivos correspondientes al perodo examinado. Evaluacin del proyecto En los informes de examen especial de ingeniera, como parte de la informacin introductoria, se incluir la evaluacin del proyecto, que relatar la descripcin del mismo, el financiamiento, el proceso de contratacin, el estado y la supervisin y fiscalizacin. Servidores relacionados Se detallarn los nombres, apellidos, cargo y perodo de gestin de los servidores principales que actuaron durante el perodo de las operaciones examinadas y se presentar como anexo al informe. CAPTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN En este captulo se desarrollarn los comentarios sobre cada una de las reas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, componentes, procesos y actividades examinadas, bajo un ttulo que identifique la naturaleza de los hallazgos y guarde concordancia con los asuntos tratados. Los comentarios contendrn los cuatro atributos del hallazgo: condicin, criterio, causa y efecto, sern redactados con claridad y objetividad, sin revelar procedimientos de auditora; se organizarn y se presentarn de acuerdo a la importancia relativa o materialidad y de ser el caso, complementados con el uso de grficos, cuadros comparativos y explicaciones. No incluirn los trminos como a la fecha o en la actualidad, se precisar la fecha del evento o hecho, su efecto en lo posible ser cuantificado y las conclusiones y recomendaciones guardarn relacin directa con lo comentado. En los comentarios no constarn los nombres de los servidores o ex servidores de la entidad examinada ni de las personas naturales relacionadas con el examen, sino nicamente la denominacin del cargo o funcin que desempearon; en el caso de transcripciones, en lugar de los nombres, se pondrn tres puntos suspensivos. No se especificar el grado de responsabilidad que podra derivarse del examen.

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El primer comentario se har sobre el cumplimiento de las recomendaciones formuladas en los informes de exmenes especiales o auditoras realizadas por la Contralora General del Estado, por la unidad de auditora interna o por firmas privadas de auditora, haciendo referencia concreta a los informes relacionados con el examen que se ejecuta, las fechas de aprobacin y de recepcin en la entidad.

Se detallarn las recomendaciones incumplidas, la opinin de los servidores de la entidad sobre la falta de su cumplimiento y la descripcin de la situacin actual que sustenta el criterio del auditor respecto al incumplimiento o cumplimiento parcial. De existir un nmero considerable de recomendaciones incumplidas, se presentarn en un anexo al informe. A continuacin, se revelarn los comentarios sobre las deficiencias de control interno identificadas y no solucionadas en el transcurso del examen. Los dems comentarios, conclusiones y recomendaciones se organizarn y se presentarn de acuerdo con la naturaleza del examen en el siguiente orden: a) En exmenes especiales de carcter financiero, los comentarios se expresarn en el orden de presentacin de las cuentas en los estados financieros y dentro de stos, de acuerdo a su importancia. b) En exmenes especiales de carcter administrativo, operacional y proyectos, los comentarios constarn de acuerdo a la importancia relativa de los mismos. Las opiniones de los servidores o de terceros, recibidas durante el desarrollo del examen, como respuesta a requerimientos del auditor o por voluntad propia, sern parte integrante del comentario. El auditor emitir su opinin y expresar si los puntos de vista de los servidores o de terceros ratifican o rectifican el criterio de auditora. Las acciones tomadas por la entidad sern consideradas por el auditor a fin de fortalecer las conclusiones y recopilar mayor evidencia documental sobre los resultados contenidos en el informe. Los hechos posteriores a la fecha de corte del perodo examinado que pueden tener efecto sobre los resultados del examen, previo el anlisis de su importancia y pertinencia, sern revelados en el informe, considerando la evidencia documental existente, se presentarn despus de la conclusin, bajo el subttulo: Hecho Subsecuente, cuando se relacione con el comentario; caso contrario se revelar al final del informe. Las conclusiones son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos; se estructurarn considerando la condicin, causa y efecto del mismo. Las conclusiones resumen el resultado del trabajo realizado, se redactarn en forma separada y bajo el ttulo de Conclusin o Conclusiones. A continuacin constarn las recomendaciones que contribuirn a presentar soluciones para resolver los problemas o desviaciones identificados, estarn dirigidas a los servidores responsables de implantarlas y de asegurar su cumplimiento. Las recomendaciones estarn numeradas en forma ascendente, de acuerdo a su presentacin, bajo el ttulo de Recomendacin o Recomendaciones, se redactarn en oraciones afirmativas y simples, evitando incluir expresiones como inmediatamente o sin demora y cualquier otra expresin en tono impositivo. No se sugerir el cumplimiento de disposiciones legales, reglamentarias o normativas o en general de acciones cuyo cumplimiento dependa de un tercero.

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Si en el transcurso de la ejecucin del examen especial se desprendieren hechos que ameriten la emisin de informes con indicios de responsabilidad penal, stos no formarn parte del informe de examen especial; sin embargo, al final del mismo, antes de la firma del Director, se incorporar un prrafo con el siguiente texto: Como resultado del anlisis a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), por el perodo comprendido entre el y el (sealar las fechas en forma de texto) de (nombre de la entidad), se emiti el informe respectivo, de conformidad con los artculos 65, 66 o 67 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, segn corresponda. Anexos del informe Contendrn informacin relacionada con asuntos tratados en el cuerpo del informe que permitan aclarar aspectos tcnicos y sustentar hallazgos significativos, generalmente cuadros o detalles. Sern, entre otros, los siguientes: Anexo 1.- Nmina de servidores relacionados con el examen. Anexo 2.- Recomendaciones incumplidas si el caso amerita. Anexo 3.- Cronograma de aplicacin de las recomendaciones: se formular en cumplimiento de la Norma Ecuatoriana de Auditora Gubernamental IAG-06 Implantacin de Recomendaciones (Formato 3a) Cuando sea estrictamente necesario, se elaborarn otros anexos procurando que se desarrollen los realmente imprescindibles, es recomendable incluir en forma resumida todo el material explicativo dentro de los comentarios o del texto del informe.

f) Servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que emite el informe

NOTA: por tratarse de un modelo especfico de informe de examen especial, para las dems actividades de control (auditora financiera, de gestin, ambiental o informtica), se considerar lo establecido en los manuales, guas, reglamentos o instructivos de auditora respectivos, que para el efecto se hayan emitido y se encuentren vigentes. Ejemplo: Manual de Auditora Financiera Gubernamental Captulo V Comunicacin de Resultados, Estructura del informe de auditora (pgina 274)

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FORMATO 3a

Cronograma de aplicacin de recomendaciones

ENTIDAD EXAMINADA:_______________________________________________

CRONOGRAMA DE APLICACIN DE RECOMENDACIONES

No. CARGOS / RECOMENDACIONES Al (Mxima Autoridad de la Entidad: Presidente del Directorio, Ministro, Gerente General, Director Ejecutivo, etc.) ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT OCT NOV DIC FIRMAS DE LOS SERVIDORES RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO O APLICACIN

Al (Director, Gerente, Jefe de Departamento, Jefe de rea, u otro servidor o servidores de la entidad encargados de la aplicacin de la (s) recomendacin (es).

Nota: las recomendaciones que constan en el borrador del informe y que son puestas en conocimiento de los servidores responsables de su aplicacin en la entidad examinada, se encuentran sujetas a cambios durante el proceso de revisin hasta el trmite de la aprobacin final del informe.

Elaborado por Revisado por Nombre del Jefe de Equipo 18 Nombre del Supervisor

FORMATO 4

Oficio resumen de responsabilidades

OFICIO: (Nmero y siglas de la unidad administrativa de control)

Seccin: Asunto: (Unidad Administrativa de Control) Determinacin de responsabilidades

Ciudad,

Ttulo acadmico o seor Nombres y apellidos Cargo de la mxima autoridad Nombre de la entidad Direccin comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) De mi consideracin:

La auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o el examen especial efectuado a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), por el perodo comprendido entre el y el ( sealar las fechas en forma de texto) o a una fecha determinada, de (nombre de la entidad), se realiz con cargo al (o con cargo a imprevistos del) plan operativo de control del ao de la (unidad administrativa de control), de la Contralora General del Estado y en cumplimiento a la orden de trabajo (nmero) de (sealar las fechas en forma de texto). De conformidad con lo dispuesto en los artculos 12 y 14, reformados, del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, 39, 45, 52 y 53, (segn corresponda) de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, a continuacin se detallan los hechos que a criterio de auditora, ameritan la determinacin de responsabilidades administrativas y civiles culposas (segn corresponda). I. RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS CULPOSAS

Ttulo del comentario (Pg. Inf.) Descripcin de los hechos que motivaron la incorporacin de los comentarios y conclusiones pertinentes en el informe, como consta en el numeral 5.1 de este reglamento. Se revelarn las disposiciones legales inobservadas en el siguiente orden: Constitucin de la Repblica del Ecuador, leyes, reglamentos, normas de control interno, manuales, instructivos y disposiciones administrativas. Cuadro de determinacin de responsabilidades administrativas De conformidad con los artculos 45 y 46 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, LOCGE, a base de los hechos comentados, se sugiere el establecimiento de responsabilidades administrativas culposas, a las siguientes personas:

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Nombres, apellidos

Cargos

Perodo de gestin

No. de la responsabilidad administrativa(*)

Disposiciones Legales Incumplidas

Causales Art. 45 LOCGE

R.B.U. USD

Sancin No. R.B.U. Total USD Destitucin

R.B.U: Remuneracin bsica unificada del trabajador del sector privado (*) Se har referencia al nmero de la responsabilidad administrativa que se presenta en el memorando.

II.

RESPONSABILIDADES CIVILES CULPOSAS

Ttulo del comentario (Pg. Inf.) Descripcin de los hechos que motivaron la incorporacin de los comentarios y conclusiones pertinentes en el informe, como consta en los numerales 5.2.1 y 5.2.2 de este reglamento. Presuntos sujetos de responsabilidad por (valor global de la responsabilidad civil o glosa sugerida por auditora). A continuacin se identificar a cada sujeto de responsabilidad con el valor que le corresponda y se sealar la razn por la cual es responsable; esto es la relacin de causa efecto entre el comportamiento del servidor pblico o del tercero relacionado con las actividades de la administracin pblica examinada y el perjuicio econmico generado, como lo establece el artculo 52 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. Se indicar la inobservancia de las disposiciones legales y/o normativas que ocasionaron el perjuicio econmico o patrimonial a la entidad. III. INDICIOS DE RESPONSABILIDADES PENAL

Como resultado del anlisis al (poner el hecho(s) o hallazgo(s) se tramit por separado el informe de indicios de responsabilidad penal (siglas unidad administrativa de control, nmero del informe y ao que se emite)

f) Servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que emite el oficio resumen de responsabilidades

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FORMATO 5

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO SNTESIS DEL INFORME

1. Informacin general Unidad Administrativa de Control: Ciudad: Alcance Componente: Perodo examinado: Nombre: Direccin: Monto de recursos examinados: 2. Principales hallazgos Ttulo del comentario y breve resumen de la conclusin y recomendacin Ref. Pg. Inf. Desde: Hasta: O/T No. Fecha: Imprevisto Entidad examinada Planificado Motivo del examen

3. Presuntos sujetos de responsabilidad Nombres y apellidos No. de la responsabilidad segn el oficio resumen de determinacin de responsabilidades
Administrativa culposa Civil culposa Directa Solidaria

Cargos

Responsabilidad civil culposa

Principal Subsidiaria Valor USD

Indicios de responsabilidad penal Resumen de hecho (s) o hallazgo (s) que consta (n) en el informe de indicios de responsabilidad penal.

Personas que tienen conocimiento de los hechos que originaron el indicio Hacer referencia a los nombres, apellidos y cargos.

4. Resumen de montos totales de las responsabilidades sugeridas Tipo de responsabilidad: Total civiles culposas Responsabilidad civil o glosa Orden de reintegro Total indicios de responsabilidad penal TOTAL USD 5.- Equipo de auditora multidisciplinario Nombres y apellidos Supervisor: Jefe de equipo: Personal operativo: f).. (Servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que emite la sntesis)
Ciudad:_______________________________ Fecha:_______________________________

V/parcial USD

V/total USD

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FORMATO 6

Notificacin de inicio de auditora o examen especial a la mxima autoridad de la entidad a examinar

OFICIO
Seccin: Asunto:

No. (Nmero y siglas unidad administrativa de control) (UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL) Notificacin de inicio de accin de control

Ciudad, Ttulo acadmico o seor Nombres y apellidos Cargo de la mxima autoridad Nombre de la entidad Direccin comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad)

De mi consideracin: De conformidad con lo dispuesto en los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 20 de su Reglamento, notifico a usted, que la (nombre de la unidad administrativa de control), iniciar la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o el examen especial a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), en (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el. (sealar las fechas en forma de texto)o a una fecha determinada. Los objetivos generales de la accin de control son:

Para esta accin de control el equipo de auditores estar conformado por los seores: NN, Supervisor, NN, Jefe de Equipo y NN, auditores; por lo que agradecer disponer se preste la colaboracin necesaria para la ejecucin del trabajo indicado. Agradecer enviar respuesta, sealando nombres y apellidos completos, nmero de cdula de ciudadana, direccin domiciliaria, lugar habitual de trabajo y nmero de telfono, cargo y perodo de gestin, a nuestra oficina ubicada en (direccin de la unidad administrativa de control) Atentamente, Dios, Patria y Libertad,

f) Servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control

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FORMATO 6a

Notificacin de inicio de auditora o examen especial a los dignatarios, servidores, ex servidores y dems personas relacionadas con el examen

OFICIO
Seccin: Asunto:

No. (Nmero y siglas unidad administrativa de control) (UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL) Notificacin de inicio de accin de control

Ciudad, Ttulo acadmico o seor Nombres y apellidos Cargo desempeado (o que desempe) Nombre de la entidad Direccin comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad)

De mi consideracin: De conformidad con lo dispuesto en los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 21 de su Reglamento, notifico a usted, que la (nombre de la unidad administrativa de control), se encuentra realizando la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o el examen especial a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), en (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el (sealar las fechas en forma de texto) o a una fecha determinada. Los objetivos generales de la accin de control son: Agradecer enviar respuesta sealando nombres y apellidos completos, nmero de cdula de ciudadana, direccin domiciliaria, lugar habitual de trabajo y nmero de telfono, cargo y perodo de gestin, a nuestra oficina ubicada en (lugar donde se encuentran realizando las labores de control), o a la (nombre de la unidad administrativa de control) de la Contralora General del Estado (direccin postal de la matriz para Quito y la correspondiente a las Direcciones Regionales o Delegaciones Provinciales, para el resto del pas o del edificio en el cual funcione la unidad de auditora interna.) Atentamente,

Nombre del Jefe de Equipo Auditor de (identificar la unidad administrativa de control externo o interno)

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FORMATO 7

Para la publicacin por la prensa en caso de desconocer domicilio de ex servidores, personas naturales o jurdicas y herederos del servidor (es) fallecido (s) relacionados con la accin de control, se observarn los siguientes pasos: 1.- Elaboracin del Memorando de solicitud de publicacin por la prensa

NIS: MEMORANDO: (Nmero y siglas de la unidad administrativa de control) Para: De: Asunto: Fecha: Servidor que autoriza la publicacin por la prensa. Servidor a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicacin Se solicita publicacin por la prensa

La. (unidad administrativa de control), en cumplimiento a la Orden de Trabajo .de,(sealar la fecha en forma de texto) est realizando la auditora (financiera, de gestin , ambiental) o el examen especial a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), en la (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el . (fechas en forma de texto) o a una fecha determinada. En razn de que se desconoce la direccin actual de los (detallar los nombres, apellidos, cargos de los ex servidores (as), personas naturales o jurdicas y herederos del servidor (es) fallecido (s) relacionados con la accin de control), quienes participaron en el perodo del examen citado, solicito autorizar la publicacin por la prensa de la notificacin de inicio de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o del examen especial (o convocatoria a lectura del borrador del informe), en cumplimiento a lo que dispone el artculo 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.

f) Servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicacin Adj.: Notificacin

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FORMATO 7a

2.- Llenar el formulario de antecedentes para la publicacin por la prensa

ANTECEDENTES PARA LA PUBLICACIN POR LA PRENSA NOTIFICACIN. CONVOCATORIA. OTRAS. ESPECIFIQUE...................

INSTITUCIN EXAMINADA: UNIDAD RESPONSABLE:. PERSONAS A LAS QUE SE DEBE LOCALIZAR

No. 1 2 3 4 5 6 7 NOMBRES Y APELLIDOS CARGO GESTIN REALIZADA

SERVIDORES (AS) RESPONSABLES DE NOTIFICAR O CONVOCAR. .

f) Servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicacin

PARA USO EXCLUSIVO DE LA DIRECCIN DE COMUNICACIN INSTITUCIONAL MEMORANDO U OFICIO No. . FECHA DE RECIBO: . FECHA DE PUBLICACIN: .

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FORMATO 7b

3.- Notificaciones para la publicacin por la prensa del inicio de la accin de control.

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO NOTIFICACIN

De conformidad con lo que disponen los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 21, letras b) y c) de su Reglamento, por desconocer sus domicilios actuales, se notifica a los seores: (detallar los nombres, apellidos, nmeros de cdula de ciudadana, cargos de los ex servidores (as) o personas naturales o jurdicas relacionadas con la accin de control), que la Contralora General del Estado, a travs de la (nombre de la unidad administrativa de control, se encuentra realizando la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o el examen especial), a (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el (sealar las fechas en forma de texto) o a una fecha determinada, a fin de que ejerzan su derecho a la defensa, proporcionen los elementos de juicio que estimen pertinentes y sealen domicilio para futuras notificaciones.

Nombre del Servidor autorizado para la publicacin CARGO

(Siglas del servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicacin) (AAAA-MM-DD)

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FORMATO 7c

Notificaciones para la publicacin por la prensa del inicio de la accin de control a herederos.

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO NOTIFICACIN A HEREDEROS

De conformidad con lo que disponen los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado; 21, letras b) y c) de su Reglamento y artculo 82 del Cdigo de Procedimiento Civil, se notifica a los herederos del seor (a) (nombres y apellidos del servidor (es) fallecido (s), nmero de cdula de ciudadana y cargo que desempe) que la Contralora General del Estado, a travs de la (nombre de la unidad administrativa de control que realiza la accin de control), se encuentra realizando una auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o examen especial a (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el (sealar las fechas en forma de texto) o a una fecha determinada, a fin de que ejerzan su derecho a la defensa, proporcionen los elementos de juicio que estimen pertinentes y sealen domicilio para futuras notificaciones.

Nombre del Servidor autorizado para la publicacin CARGO

(Siglas del servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicacin) l(AAAA-MM-DD)

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FORMATO 7d

Convocatoria a la conferencia final para la publicacin por la prensa

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO CONVOCATORIA

De conformidad con lo que disponen los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 23 de su Reglamento, por desconocer sus domicilios actuales, se convoca a los seores: (detallar los nombres, apellidos, nmeros de cdula de ciudadana, cargos o razn social de los ex servidores (as) o personas naturales o jurdicas relacionadas con la accin de control), a la conferencia final de comunicacin de resultados, mediante la lectura del borrador de informe de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o del informe del examen especial practicado por (nombre de la unidad administrativa de control que realiza la accin de control) de la Contralora General del Estado a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), del (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el (sealar las fechas en forma de texto)o a una fecha determinada. Diligencia que se realizar el da (fecha en forma de texto) y hora., en (lugar, direccin y ubicacin de la sala en que se realizar la conferencia).

Nombre del Servidor autorizado para la publicacin CARGO

(Siglas del servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicacin) (AAAA-MM-DD)

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FORMATO 7e

Convocatoria a la conferencia final para la publicacin por la prensa a herederos

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO CONVOCATORIA A HEREDEROS

De conformidad con lo que disponen los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 23 de su Reglamento y 82 del Cdigo de Procedimiento Civil, se convoca a los herederos del seor (a): (nombres y apellidos del servidor fallecido, nmeros de cdula de ciudadana y cargo desempeado), a la conferencia final de comunicacin de resultados, mediante la lectura del borrador del informe de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o del examen especial practicado por (nombre de la unidad administrativa de control que realiza la accin de control) de la Contralora General del Estado a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), del (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el (sealar las fechas en forma de texto) o a una fecha determinada. Diligencia que se realizar el da, (fecha en forma de texto) y hora, en (lugar, direccin y ubicacin de la sala en que se realizar la conferencia).

Nombre del Servidor autorizado para la publicacin CARGO

(Siglas del servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicacin) (AAAA-MM-DD)

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FORMATO 8

Convocatoria a la conferencia final

OFICIO
Seccin: Asunto:

No. (Nmero y siglas unidad administrativa de control) (UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL) Convocatoria a la conferencia final

Ciudad,

Ttulo acadmico o seor Nombres y apellidos Cargo que desempea o desempe Nombre de la entidad Direccin comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) De mi consideracin: De conformidad con lo dispuesto en los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 23 de su Reglamento, convoco a usted a la conferencia final de comunicacin de resultados mediante la lectura del borrador del informe de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o del examen especial a (nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.) de (nombre de la entidad examinada), por el perodo comprendido entre el y el (sealar las fechas en forma de texto) o a una fecha determinada, realizado por (nombre de la unidad administrativa de control) mediante orden de trabajo (nmero) de (fecha en forma de texto). La diligencia se llevar a cabo en (lugar donde se realizar la lectura del informe), ubicado en (direccin), el da.(indicar la fecha en forma de texto y la hora). En caso de no poder asistir personalmente, agradecer notificar por escrito, indicando los nombres, apellidos y nmero de cdula de ciudadana de la persona que participar en su representacin.

Atentamente,

Nombre del Jefe de Equipo Auditor de (identificar la unidad administrativa de control externo o interno)

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FORMATO 9

Modelo de acta de comunicacin de resultados y conferencia final

ACTA DE CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIN DE RESULTADOS CONTENIDOS EN EL BORRADOR DEL INFORME DE LA AUDITORA (FINANCIERA, DE GESTIN, AMBIENTAL O INFORMTICA) O DEL EXAMEN ESPECIAL A (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), DE (nombre de la entidad). POR EL PERODO COMPRENDIDO ENTRE EL Y EL.(fechas en forma de texto) o a una fecha determinada En la ciudad de, provincia de.., a los(poner fecha y ao en letras), a las (hora en letras), los (as) suscritos (as): (nombres y apellidos del servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control o su delegado, supervisor y jefe de equipo), se constituyen en (indicar el lugar donde se efectu la lectura), con el objeto de dejar constancia de la comunicacin final de resultados mediante la lectura del borrador del informe de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o del examen especial a (nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), de (poner el nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el (sealar las fechas en forma de texto) o a una fecha determinada, que fue realizado por (nombre de la unidad administrativa de control) de conformidad a la orden de trabajo (nmero) de (fecha en forma de texto). En cumplimiento del inciso final del artculo 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, se convoc mediante oficio circular (nmero) de (fecha en forma de texto), a los servidores, ex servidores y personas relacionadas con el examen, para que asistan a la presente diligencia, misma que se cumpli en los trminos previstos por la ley y las normas profesionales sobre la materia. Al efecto, en presencia de los abajo firmantes, se procedi a la lectura del borrador del informe y se analizaron los resultados del examen constantes en los comentarios, conclusiones y recomendaciones. Para constancia de lo actuado, las personas asistentes suscriben la presente acta en dos ejemplares de igual tenor.
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO FIRMA CDULA DE CIUDADANA

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FORMATO 10
<

ENTIDAD EXAMINADA: ____________________________________________________

RESUMEN DE DOCUMENTOS DE: NOTIFICACIN DE INICIO DE LA ACCION DE CONTROL, COMUNICACIN DE RESULTADOS Y CONVOCATORIA A LA CONFERENCIA FINAL
PERSONAS RELACIONADAS CON EL EXAMEN O MATERIA DE ANLISIS APELLIDOS Y NOMBRES CARGO NOTIFICACIN DE INICIO DEL EXAMEN FC No. OFICIO FECHA RESPUESTA AUDITADO No. OFICIO FECHA PROCESAMIENTO EQUIPO AUDITORA AT AP NA FC CONVOCATORIA A LA CONFERENCIA FINAL No. OFICIO FECHA RESPUESTA DEL AUDITADO AL BORRADOR DE INFORME No. FECHA OFICIO PROCESAMIENTO EQUIPO DE AUDITORA AT AP NA

COMUNICACIN RESULTADOS No. OFICIO

FC

FECHA

AUDITOR JEFE DE EQUIPO

.. SUPERVISOR DEL EQUIPO

DIRECTOR O JEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL

. LUGAR Y FECHA

EXPLICACIN DE SIGLAS EMPLEADAS: FC = FORMA DE COMUNICACIN: 1: NOTIFICACIN PERSONAL; 2: NOTIFICACIN POR CORREO CERTIFICADO 3: NOTIFICACIN POR LA PRENSA (Inicio, convocatoria) AT: ACEPTACIN TOTAL AP: ACEPTACIN PARCIAL NA: NO HUBO ACEPTACIN

32

FORMATO 11

Memorando de presentacin de informes con indicios de responsabilidad penal

NIS: MEMORANDO: (Nmero y siglas de la unidad administrativa de control)

Para: De: Asunto: Fecha: Contralor General del Estado Servidor a cargo de la unidad administrativa de control que suscribe el informe Informe con indicios de responsabilidad penal

Como parte de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o del examen especial a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), en la (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el.y el. (sealar la fecha en forma de texto) o a una fecha determinada, se analiz (poner el hecho del que se desprenden los indicios). Nuestra accin de control se efectu de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable que la informacin y la documentacin examinada no contienen exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, polticas y dems normas aplicables. Como resultado del anlisis se desprenden indicios de responsabilidad penal, por lo que, en cumplimiento de los artculos 65 y 67 (*) de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, se emite el siguiente informe.

f) Servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que emite el informe

(*) Cuando el indicio de responsabilidad penal sea evidenciado por las unidades de auditora interna, se citar el artculo 66 en lugar del 65, de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.

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FORMATO 12

Modelo de informe de examen con indicios de responsabilidad penal

CAPTULO I INFORMACIN INTRODUCTORIA Motivo del examen Este prrafo se iniciar de la siguiente manera: Como parte de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o del examen especial a (nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), por el perodo comprendido entre el y el (sealar las fechas en forma de texto) o a una fecha determinada, de (nombre de la entidad), en cumplimiento de (nmero y fecha de la orden de trabajo), precisando si el examen se realiza en cumplimiento del plan operativo de control del ao de la unidad de auditora o si obedece a un imprevisto autorizado, citar el nmero y fecha de tal autorizacin, as como las modificaciones si las hubiere, se sealarn tambin en forma resumida los aspectos que se analizaron. Para el caso de las auditoras internas, en los exmenes imprevistos, se sealar la autorizacin expresa del Contralor General del Estado. Objetivos del examen Se indicarn los objetivos generales incluidos en la orden de trabajo, que estarn en relacin directa con la naturaleza del examen y los especficos establecidos en la planificacin de la accin de control. Alcance de la accin de control Se describir con precisin el trabajo analizado y ejecutado, con indicacin de: componentes, reas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, procesos o actividades examinadas y el perodo cubierto, guardando conformidad con la orden de trabajo y sus modificaciones o ampliaciones debidamente autorizadas. Se indicar en un prrafo informativo lo relacionado con las auditoras o exmenes realizados por la Contralora General del Estado, por la unidad de auditora interna o por compaas privadas de auditora, que cubran parte del alcance de la intervencin de auditora. CAPTULO II DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS En este captulo se describirn los hechos en forma narrativa, en el orden que se suscitaron y se mencionarn los nombres de las personas que por haber participado en el procedimiento administrativo examinado, tienen conocimiento de sus particularidades, a fin de facilitar la accin del agente fiscal. En cumplimiento de los artculos 65, 66 (cuando sea aplicable) y 67 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, se remitir estos antecedentes al Ministerio Pblico para que, de encontrar mrito, se inicie la accin legal que corresponda.

f) Servidor (a) a cargo de la unidad administrativa de control que emite el informe

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FORMATO 12a

Anexo al Informe de indicios de responsabilidad penal

DETALLE DE LAS PERSONAS QUE TIENEN CONOCIMIENTO DE LOS HECHOS CONSTITUTIVOS DEL INDICIO

Nombres y apellidos completos

Cargo desempeado

Cdula de ciudadana

Perodo de gestin

Direccin domiciliaria

Telfono

Lugar habitual de trabajo Entidad Direccin

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FORMATO 13

Modelo de la pasta de informe de la accin de control

<

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO

(arial 16)

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL

(arial 12)

NMERO DEL INFORME (arial 12) (Siglas de la unidad administrativa de control, guin, nmero secuencial de 4 dgitos, guin, ao de presentacin de 4 dgitos)

NOMBRE DE LA ENTIDAD EXAMINADA

(arial 12)

INFORME (arial 10)

Auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o Examen Especial, (de carcter financiero, de ingeniera u otros) a (nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.) por el perodo comprendido entre y el (sealar las fechas en forma de texto) o a una fecha determinada, de (nombre de la entidad)

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FORMATO 13a

Modelo de la pasta de informe del examen con indicios de responsabilidad penal

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO

(arial 16)

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL

(arial 12)

NMERO DEL INFORME (arial 12) (Siglas de la unidad administrativa de control, guin, nmero secuencial de 4 dgitos, guin, ao de presentacin de 4 dgitos)

NOMBRE DE LA ENTIDAD EXAMINADA

(arial 12)

INFORME CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL (arial 10)

Como parte de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o del examen especial a (nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc. de la (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el. y el. (incluir fecha en forma de texto) o a una fecha determinada, se analiz (describir el trabajo analizado)

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