Manual Módulo Administrativo Tomo 2 - Menu Mantenimiento

Manual de Usuario Versin 2.
75 (Captulo 1- Men Mantenimiento) Tomo 2
Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75
Tabla de Contenido. Introduccin........................................................... Pg.5 o Caractersticas Generales. Pg.11 Generalidades .... Pg.13 o Requerimientos Mnimos de Hardware.. Pg.12 o Instalacin Bsica . Pg.13 o Como Acceder al Mdulo Administrativo... Pg.13 o Estructura de la Ventana del Mdulo. Pg.15 o Entorno de Trabajo Pg.15 o Opciones del Mdulo Administrativo.. Pg.17 o Men y Barra de Acceso Rpido. Pg.20 o Como Agregar Modificar Borrar y Grabar.. Pg.22 Captulo 1: Men Mantenimiento.. Pg.23 o Departamentos de Inventario... Pg.24 Clasificaciones Departamentos. Pg.25 Tipos de Costos.. Pg.25 Otras Opciones .. Pg.26 Funciones Especificas de la Ficha Pg.27 Productos de Inventario y Servicios. Pg.27 Mrgenes de Utilidad y Descuentos............... Pg.28 Comisin por Departamentos... Pg.29 Tallas y Colores... Pg.29 Operaciones de Inventario. Pg.32 Exportar............. Pg.34 Filtros Operaciones de Inventario Departamentos.. Pg.35 o Filtros Bsicos. Pg.35 o Filtros Avanzados Pg.36 Estatus de los Documentos. Pg.37 Estadsticas y Proyecciones Departamentos.. Pg.39 Grficos.............. Pg.42 Consolidado Departamentos................ Pg.47 Prefijos en los Departamentos de Inventario.. Pg.47 o Depsitos Bodegas de Inventario Pg.61 Productos por Deposito.. Pg.62 Operaciones de Inventario. Pg.67 o Inventario Pg.69 Funciones Especificas de la Ficha Pg.70 Costos y Precios.. Pg.71 Costo Promedio. Pg.73 Costo e Impuesto IVA... Pg.73 Tipos de Precios de Ventas (Costo Promedio).... Pg.73 Redondeo... Pg.74 Precios de Venta (Costo Por Lote). Pg.75 Precios de Venta Productos Compuestos. Pg.76 Existencias Pg.79 Existencias Por Deposito Costo Promedio Pg.81 Existencias Por Deposito Tallas y Colores Pg.82 Existencias Por Deposito Lotes .. Pg.83 Sustitutos.. Pg.84 Ofertas y Presentaciones Pg.85 Ofertas Opciones Bsicas Pg.85 o Ofertas Tipo Precio..... Pg.86
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o Ofertas Tipo Descuento. Pg.85 o Opciones Avanzadas Ofertas... Pg.86 Presentaciones.. Pg.88 o Tipos de Presentaciones Pg.89 o Presentacin Unidad Completa Pg.89 o Presentacin Detallada. Pg.90 Presentacin Detallada Tipo Blister.. Pg.90 Presentacin Detallada Tipo Pastilla. Pg.91 o Facturacin Tipos de Presentaciones..Pg.94 o Como Maneja la Aplicacin Las Presentaciones... Pg.96 Seriales.. Pg.102 Seriales por Depsitos.. Pg.103 Manejo de Seriales por Producto Pg.104 Inventario Por Proveedor.... Pg.107 Operaciones de Inventario por Proveedor... Pg.108 Estadsticas y Proyecciones Inventario.... Pg.109 Cdigo nico Asociado Inventario Pg.110 Configurar Cdigos nicos Asociados...Pg.111 Consulta Histrica de Movimientos de Inventario.. Pg.114 Zonas de Venta..Pg.118 Clientes por Zona.... Pg.119 Transacciones de venta Por Zona Pg.120 Estadsticas y Proyecciones Zonas de Venta................ Pg.121 Clientes... Pg.122 Estados de Cuenta Clientes.. Pg.124 Tabla de Descuentos por Pronto Pago.... Pg.126 Cargos Automticos.... Pg.127 AutorizadosPg.128 Carnet Clientes Autorizados... Pg.130 Convenios de Precios. Pg.131 Operaciones de Inventario de Clientes Pg.132 Estadsticas y Proyecciones.. Pg.132 Histrico de Precios Clientes. Pg.133 Fecha de Emisin (Control de Vencimiento del Carnet) Pg.134 Vendedores Pg.138 Clientes por Vendedor. Pg.139 Comisiones Sobre las Ventas Pg.140 Comisiones Sobre las Cobranzas. Pg.141 Comisin por Volumen de Venta.. Pg.142 Comisin por Margen de Utilidad.. Pg.143 Transacciones de Ventas por Vendedor.. Pg.144 Estadsticas y Proyecciones Vendedores Pg.144 Tarjetas de Crdito.. Pg.145 Tabla de Retenciones Impuesto Sobre la Renta.. Pg.146 Reporte General de Ventas. . Pg.147 Estadsticas y Proyecciones Tarjetas de Crdito. . Pg.149 Monedas.... Pg.150 Estadsticas y Proyecciones Monedas. Pg.152 Reporte General de Ventas Monedas.. Pg.153 Reporte Transacciones de Compra Monedas........... Pg.154 Proveedores.. Pg.155 Estado de Cuenta Proveedores. Pg.157 Descuento por Pronto Pago Proveedores. ..Pg.159 tems por Proveedor.. ..Pg.160 Transacciones de Compra por Proveedor... Pg.161

o Estadsticas y Proyecciones Proveedores... Pg.162 Bancos.................. Pg.164 Saldos Pg.166 Saldo Inicial.Pg.167 Formatos de Impresin de Bancos... Pg.168 Reporte de Transacciones Bancarias.. Pg.169 Estadsticas y Proyecciones Bancos Pg.171 Conceptos Bancarios y Cuentas Contables Pg.172 Conceptos Bancarios. Pg.173 Transacciones por ConceptosPg.175 Conceptos y Cuentas Contables... Pg.176 Estadsticas y Proyecciones Conceptos.. Pg.179 Beneficiarios. Pg.180 Transacciones Bancarias Pg.181 Estadsticas y Proyecciones Beneficiarios.. Pg.184 Asociar un Concepto una Cuenta Contable. Pg.185 Imgenes Externas JPG Fichas de Clientes, Inventario, Proveedores y Inventario..Pg.186
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Introduccin.La palabra administracin viene del latn ad y significa cumplimiento de una funcin bajo el mando de otra persona, es decir, prestacin de un servicio a otro. Sin embargo el significado de esta palabra sufri una radical transformacin. La tarea actual de la administracin es interpretar los objetivos propuestos por la organizacin y transformarlo en accin organizacional a travs de la planeacin, la organizacin, la direccin y el control de todas las actividades realizadas en las reas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera ms adecuada a la situacin. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organizacin tienen la obligacin de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administracin. A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propsito alcanzar una meta en comn, a travs de diversos planes establecidos y a travs de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administracin, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organizacin para lograr captar sus objetivos. La administracin en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones especficas que son: la planificacin, la organizacin, la direccin y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilizacin de los recursos. Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera: Como se puede observar estas cuatros funciones no son independientes una de la otra sino que interactan en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas. El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. El control puede definirse como el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa Sin embargo tambin lo definen de la siguiente manera: El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativosTiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repeticin. Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son bsicos o esenciales:
En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisin de las actividades realizadas. En segundo lugar, deben existir estndares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de En un tercer lugar, el control permite la correccin de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en
las actividades realizadas. los resultados.
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Y en ltimo lugar, a travs del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar,
despus de haber hecho las correcciones necesarias. En conclusin podemos definir el control como la funcin que permite la supervisin y comparacin de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando adems que la accin dirigida se est llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organizacin y dentro de los lmites de la estructura organizacional. Importancia Del Control Dentro Del Proceso Administrativo El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn llevando a cabo. De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado. Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso de planeacin. Tipos De Control: Terry (1999) en su libro Principios de Administracin expone que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentacin. Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Son deseables debido a que permiten a la administracin evitar problemas en lugar de tener que corregirlos despus, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e informacin oportuna y precisa que suele ser difcil de desarrollar. Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la poltica de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningn vendedor de campo se le permite que altere algn precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a travs de las polticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo. Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan ser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas.
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La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisin directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse. Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras estn programadas para ofrecer a los operadores respuestas inmediatas si se presenta algn error. Si se introduce un comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todava as pueden indicarle por qu es el error. Control de retroalimentacin, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable. El control de retroalimentacin implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se est controlando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la informacin el dao ya est hecho, es decir, se lleva a cabo despus de la accin. reas De Desempeo Del Control El control tiene muchas reas de desempeo, todos los departamentos en los que se divide una organizacin necesitan ser controlados, por lo tanto, las reas de desempeo dependen de los departamentos existentes en la empresa. Entre las reas del control dentro de una organizacin se tienen:
Dentro del rea de produccin se encuentra el control de calidad. Este consiste en la verificacin de la calidad
(peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros) para asegurar que cumplen con algunas normas preestablecidas. Es posible que este sea necesario en uno o varios puntos, desde el inicio, proceso y todas las etapas hasta el producto final. La deteccin temprana de una parte o proceso defectuoso puede ahorrar el costo de ms trabajo en el producto. Tambin existe el control de informacin. Para contribuir a la buena toma de decisiones del administrador se debe tener una informacin precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la organizacin debe poseer sistemas tecnolgicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con mayor prontitud. Por lo que se puede decir que el control de informacin consiste en verificar que esta informacin sea veraz y comprobable, que permita a los administradores ser ms eficientes y efectivos en la toma de decisiones. Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de costo. Una de las labores de un buen administrador est el ahorrar en costos, es decir, no acarrear elevados gastos en la produccin. El control de costo consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los costos estndar por unidad. El gerente puede hacerse diferentes preguntas: Se han incrementado los precios de los materiales?, Se utiliza la mano de obra de manera eficiente?, Necesitan los empleados capacitacin adicional? La alta administracin debe identificar en qu puntos radica el control. Adems de los controles antes mencionados, podemos hablar del control de correspondencia. En toda empresa se redactan documentos legales que, en algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e internacionales, mayormente redactado por el staff legal de la compaa. Este tipo de control consiste en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio y autoridad de la organizacin.
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Conclusin: El control es un elemento muy importante dentro de cualquier organizacin, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa. Solo a travs de esta funcin se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organizacin se encuentre encaminada de manera correcta. El control debe llevarse en cualquier nivel de la organizacin, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera ms eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten. Aqu es donde a2 ofrece su mayor fortaleza, el control de todos los procesos administrativos y contables. Nuestra misin es proporcionar productos innovadores, prcticos y esenciales que aumenten la productividad, mejoren la calidad y que le permita tener un verdadero control de su empresa. a2 Herramienta Administrativa Configurable le permite consolidar operaciones administrativas bajo un slido concepto y una amigable interfaz que la convertir en la mejor aliada de la empresa moderna. a2 no es solo un producto tangible, es un servicio integrado con su red de distribuidores y asesores a2team comprometidos con los retos de la globalizacin y la alta competencia, para brindar a sus clientes herramientas poderosas que le permiten trabajar y crecer en un ambiente placentero. a2 Herramienta Administrativa Configurable, es un sistema administrativo de alta tecnologa, cuya versatilidad lo hace funcional y de gran adaptabilidad, todo en un entorno grfico amigable, con una estructura del programa muy sencilla, que le brinda gran estabilidad y velocidad de ejecucin con requerimientos mnimos de hardware. Fue desarrollado con la herramienta Borland Delphi Versin 5.0 Enterprise Edicin y el manejador de archivos de bases de datos utilizado fue el DBISAM versin 2.01, proporcionando un producto confiable y fcil de usar, tanto para el usuario final como para el usuario administrador del sistema. Cuenta con un mdulo de administracin de usuarios, que rene una serie de caractersticas que lo convierte en un producto nico en su estilo, siendo esta una de las bondades ms resaltantes del sistema ya que le brinda al usuario un sinfn de posibilidades para adaptarlo a sus propias necesidades. Flexibilidad: La parametrizacin de las principales variables del manejo de la informacin, hacen de a2 un producto ajustable a las prcticas y necesidades de cualquier empresa, adaptndose a los cambios constantes de nuestro medio tanto para el manejo de informacin, como para el manejo de reportes. Para ello cuenta con diversas opciones de configuracin o polticas, las cuales se definen como polticas bsicas y polticas avanzadas. Integracin. El usuario puede automatizar las relaciones entre los mdulos Administrativos y Contabilidad, con la garanta de que cada transaccin ser procesada automticamente. Mult. Monedas: Los procesos internacionales de globalizacin econmica han creado la necesidad de registrar transacciones en diferentes monedas. a2 permite el uso de dos monedas en forma simultnea para las transacciones. Seguridad: El sistema permite definir claves de acceso, estableciendo niveles de restriccin a los usuarios, para la proteccin y confiabilidad de la informacin.
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Aplicacin de programas de personalizacin: Es una herramienta que sin el uso de expertos permite adaptar los formatos de impresin, as como los reportes operativos, de una forma ms eficiente, a2 cuenta con una serie de reportes Predefinidos con alta flexibilidad y de uso comn. Asimismo, se dispone de un Generador de Informes Personalizado, ofrecindole herramientas adicionales que le brindan la libertad de crear reportes especficos, cuya operacin es tan sencilla que la realiza el usuario final. El modulo administrativo esta conformado por los siguientes procesos todos relacionados de manera lgica y estos estn organizado por Captulos en este tomo 2 encontraran todo lo relacionado con el Captulo 1, Men Mantenimiento (Archivos Maestros), que maneja la aplicacin en su Mdulo Administrativo.
Mdulo Administrativo
Captulo 1
Captulo 2
Captulo 3
Captulo 4
Captulo 5
Mantenimiento
Inventario Departamentos Depsitos Clientes Zonas Vendedores T. de Crdito Bancos Conceptos Beneficiarios
Transacciones
Inventario Cargos Descargos Transferencias Ajustes Ofertas y Presentaciones
Ventas
Facturas Apartados Facturas en lote Devoluciones Presupuestos N. de entrega Pedidos
Compras
Compra Devoluciones Ord. De Compra Ord. De Servicio N. Entrega
Bancos
Depsitos Cheques N. de debito N. de Crdito .Conciliacin
Clientes Cuentas X cobrar Intereses de mora
Proveedores Cuentas X pagar Retenciones de IVA
Tabla de Contenido
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Caractersticas Generales: Manejo de alto nivel de transacciones de manera confiable. Mult. Moneda. Mult. Usuario. Bases de Datos Configurable. Formas (pantallas) configurables. Formatos de impresin adaptables a los existentes en las empresas y posibilidad de crear mltiples documentos de salida por transaccin (facturas, presupuestos, rdenes de compra entre otros) y dirigirlos a cualquier impresora instalada en la red. Manejo de Imgenes (fotos, logos) en todos los archivos. Posibilidad de generar codificacin automtica o rellenar los cdigos con ceros automticamente. Mens totalmente configurables segn las necesidades de cada empresa. Construccin de slidos perfiles de usuario con la ayuda de polticas por transacciones que permiten una fcil administracin y mantenimiento. Manejo de Presentaciones y Ofertas. Manejo de Apartados. Manejo de Periodos flexible Facturacin en Lotes, ideal para Colegios y Clubes. Asignar cargos automticos por autorizados al igual que la posibilidad de descuentos sobre el precio establecido de los cargos Estadsticas y Proyecciones y grficos acumulables hasta 36 meses o perodos. Histricos de Clientes permite llevar la informacin acumulada del ultimo precio que se le dio al cliente en los tems de inventario, igualmente registra la informacin relacionada al documento con el se hizo la transaccin. Histricos de Operaciones. Integracin Contable, una de las caractersticas ms resaltantes es la facultad de consolidar la informacin administrativa hacia la contabilidad con una gran flexibilidad en cuanto a la manera de construccin del comprobante contable. Consolidacin Bancaria Contable. Esta caracterstica le permitir postear todos los movimientos generados en el mdulo de bancos a contabilidad de forma automtica. Contribuyentes Especiales o grandes contribuyentes. Alcuota Reducida, para aquellos contribuyentes que facturen o compren productos gravados al 8% (alcuota reducida) 10% (alcuota adicional). Cdigo nico Asociado. Pueden ser aplicados a cualquier producto, siendo de gran utilidad para productos matriciales (Tallas y Colores) as como tambin para las ofertas y presentaciones. Importacin y Exportacin de precios hacia Sucursales. Incorpora el ms poderoso, avanzado y flexible Generador de Informes Personalizados. Reduce de manera sustancial el tiempo y costo en la distribucin de informacin importante para la toma de decisiones.
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Generalidades: Requerimiento mnimo de Hardware:
Para todo tipo de instalacin: 60 Mb de espacio disponible de disco duro. Unidad de CD-ROM o DVD-ROM. Para Windows 95: Intel 80486DX/66 MHz o superior. 64 Mb de Memoria RAM. Para Windows 98, Millennium Edition, NT Workstation 4.0 (Servipack 6 o superior), 2000 Profesional, XP Home Edition o XP Profesional, Novell. Intel Pentium a 133 MHz o superior para Windows 98, NT, WS, 2000 Profesional. Intel Pentium a 150 MHz o superior para Windows ME. Intel Pentium a 300 MHz o superior para Windows XP Home Edition y Profesional. 64 Mb de Memoria RAM para Windows 98, ME, y NT WS. 128 Mb de Memoria RAM para Windows 2000 Profesional. 256 Mb de Memoria RAM para Windows XP Home Edition y Profesional.
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Instalacin Bsica:
1. 2. 3. 4. Con su computador encendido introduzca el CD de a2 en la unidad de CD. Una vez que aparezca la pantalla instalando a2 Pulse el botn COMENZAR. Espere mientras la aplicacin se instala (Tiempo aproximado 2 minutos). Una vez que el paquete se haya instalado presione el botn de ACEPTAR en la ventana final.
Cmo acceder al Mdulo Administrativo? Para ejecutar el Mdulo Administrativo, desde el Men de Inicio del escritorio de Windows seleccione el elemento Programas y a continuacin el elemento a2 Administracin a2 Administrativo.
Licencia Demostrativa: Al entrar en la aplicacin lo primero que le indica es que ingrese el Nombre de Usuario y la Clave, en el caso de que su aplicacin sea Demostrativa el Usuario es la palabra DEMO y la Clave es 1234.
Licencia Demostrativa Usuario Demo, Clave 1234
Si la clave o el usuario son invlidos no podr entrar en la aplicacin. Recuerde: Demo:
Usuario: Demo Clave: 1234 Usuario: Master Clave: 1234
Producto Final:
Para este caso la licencia es Demostrativa, por lo tanto esta tendr una limitacin de 50 transacciones.
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En el caso que de que sea una licencia de uso en esta pantalla aparecer la primera vez que entra en la aplicacin el botn Registrar, con este paso la aplicacin quedar personalizada.
Licencia Final:(Personalizada): Copie el archivo a2admin.a2 en el directorio donde instalo la aplicacin (Este archivo lo obtienen de a2 softway C.A., va e-mail.) Nota: Si el archivo que recibe contiene la extensin diferente a .a2 (Serial de la licencia) este debe renombrarlo por a2admin.a2, a2contab.a2 o a2cash.a2 segn sea el caso). Entre en el modulo de sistema con Usuario Master, Clave 1234, vaya al men de ayuda, opcin Acerca de, en la pantalla aparecer el botn Registrar, presinelo y automticamente quedar personalizado su sistema Nota: Es imprescindible copiar el archivo a2Admin.a2 en el directorio destino para que la aplicacin pueda ejecutarse. En caso de no hacerlo cuando trate de ejecutar la aplicacin recibir el siguiente mensaje: "La aplicacin no puede ser inicializada". Nota: La clave por defecto del usuario Master debe ser cambiada ya que es la misma en todas las versiones de a2 Nota: El instalador no crea un acceso directo al mdulo de administracin de Usuarios para evitar el uso indebido del mdulo por parte de usuarios inexpertos.
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Estructura de la Ventana del Mdulo Administrativo La siguiente figura es la ventana principal del Mdulo a2 Administrativo: Entorno de Trabajo La primera pantalla que presenta a2 es la siguiente:
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Adems, este mdulo tiene las siguientes teclas calientes: Ctrl. + M: Cambio de moneda Ctrl. + D: Calendario Ctrl. + T: Calculadora Ctrl. + U: Cambio de usuario Ctrl. + S: Informacin del Sistema Ctrl. + P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen. Ctrl. + E: Pantalla para cargar seriales en las transacciones
Cambio de Moneda:
Cambio de Usuario:
Calendario:
Informacin del Sistema:
Calculadora:
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Opciones del Mdulo Administrativo:
El Mdulo Administrativo, es el eje fundamental del sistema y esta formado por las siguientes opciones:
Mantenimiento:
o o o o o o o o o o o o Departamentos Depsitos Inventario Zonas Clientes Vendedores Tarjetas de crdito Monedas Proveedores Bancos Conceptos Beneficiarios Inventario: Cargos Descargos Transferencias Ajustes: Ajustes de existencia Ajustes de seriales y existencia Ajustes de precios Mximos y mnimos Ajustes de impuestos Clientes Cuentas por cobrar Intereses de Mora Proveedores Cuentas por pagar Retenciones de IVA. Manejo de seriales Comprobantes contables Facturas Apartados Facturas en lote Devoluciones Presupuestos Notas de entrega Pedidos Compra de Mercanca Devolucin en compras Ordenes de compra Ordenes de servicio Notas de entrega proveedores Transacciones Inventario: o Reporte general
Transacciones:
o o o o o o o o o o o o o o o o o o
Ventas:
o o o o o o o
Compras:
o o o o o
Bancos:
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Informes:

Movimiento de unidades Inventario fsico Reposicin de inventario Lista de Precios Ofertas y presentaciones Operaciones de Inventario Rentabilidad de productos Productos sin movimiento Consulta de seriales Operaciones de Inventario: Operaciones Operaciones con productos Clientes: Reporte general Estado de cuenta Cuentas por cobrar Anlisis de vencimientos Relacin de cobro Retencin de impuestos Proveedores: Reporte general Estado de cuenta Cuentas por pagar Anlisis de vencimientos Relacin de pagos Retencin en la fuente Ventas: General de ventas Ventas por cliente Ventas diarias Productos vendidos Transacciones de ventas Libro de ventas IVA. Compras: General de compras Compras por proveedor Compras diarias Productos comprados Transacciones de compra Libro de compras IVA. Vendedores: Reporte general Ventas generales Comisiones del periodo Operaciones Operaciones con productos Bancos: General de bancos Transacciones Resumen de movimientos Conciliaciones Transacciones por concepto Impresin de Etiquetas: Etiquetas de inventario Etiquetas de clientes

Resmenes: Resumen de impuestos Resumen de ventas (punto de ventas) Comparativo perodo actual Comparativo perodos anteriores Resume de operaciones Generador de informes personalizado Consulta periodos anteriores Sistema: Acerca de Ayuda Ttulos y correlativos (consecutivos) Respaldo de datos Recuperacin de datos Cambio de fechas Cierre de estadsticas Cierre de perodo Mantenimientos de archivos o
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Men y Barra de Acceso Rpido:
En la parte superior se encuentra una Barra Horizontal llamada Men y debajo de esta, la Barra de Acceso Rpido (o de Herramientas). La Barra de Men tiene las siguientes opciones:
Para acceder a cualquiera de estas opciones puede, hacer click con el ratn en la opcin que se desee abrir o presionar la combinacin de teclas ALT + la letra que est subrayada, ejemplo ALT + M le dar acceso al men mantenimiento.
Men: Mantenimiento Transacciones Ventas Compras Bancos Informes Sistema
ALT + M ALT + T ALT + V ALT + C ALT + B ALT + I ALT + S
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Botones de Acceso Rpido (Herramientas):
Estos Botones le dan la posibilidad de acceder a cada opcin de la aplicacin de una manera rpida y practica, aunque no son todas la opciones son las que comnmente el usuario interacta.
Inventario:
Archivo de Departamentos Archivo de Depsitos o Bodegas Archivo de Inventario
Manejo de los Clientes:

Archivo de Clientes Mdulo de Presupuestos a Clientes Mdulo de Facturacin (Ventas)
Manejo de los Proveedores:

Archivo de Proveedores Mdulo de Elaboracin de Ordenes Mdulo de Compras
Bancos:
Archivo de Bancos Mdulo de Transacciones de Bancos
Salir de la aplicacin:
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Cmo Agregar, Modificar, Borrar y Grabar?
En la siguiente imagen se muestra el men de opciones para administrar las formas y la informacin:
Funciones bsicas para el manejo de todas las Fichas (Formas):
(Anterior registro) Ir al registro anterior (Activo en modo de Modificacin). (Siguiente registro) ir al registro siguiente (Activo en modo de Modificacin).
Cancela la operacin actual
Imprime reporte de la informacin mostrada.
Muestra listado de tem de los rubros donde estamos trabajando
Crea incluye nuevo registro.
Activa el modo de modificacin de registros
Elimina borra registro actual
Almacena los cambios realizados al registro actual.
Tabla de Contenido
Venezuela: www.a2.com.ve Colombia: www.a2colombia.com Pg. 21

Capitulo 1.- Men Mantenimiento:
En el men mantenimiento es donde se hace la carga de informacin de datos importantes: departamentos, depsitos, inventario, zonas, clientes, vendedores, tarjetas de crdito, monedas, proveedores, bancos, conceptos y beneficiarios. Al hacer click en el Men Mantenimiento aparecer una ventana tal como se muestra en la siguiente figura.
A continuacin se describen cada una de las opciones del Men Manteniendo.
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Men Mantenimiento.- Departamentos de Inventario:
Los departamentos del inventario son la clave para el buen funcionamiento de la aplicacin, es por esto que en esta seccin se explican varios tpicos que debern de ser analizados con detenimiento para as poder lograr cumplir los objetivos requeridos. Los departamentos permiten clasificar los productos del inventario y agrupar productos de Caractersticas Similares, segn las necesidades de la empresa.
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Clasificaciones:
Existen 3 tipos de clasificaciones de productos bien diferenciados al momento de implementarlos:
Producto Simple: Son todos aquellos artculos del inventario que no estn conformado por otros y es necesario llevar control de la existencia del mismo. Servicio: Igual que el Producto Simple con la diferencia que no lleva control de inventario. Producto Compuesto: Son todos los entes del inventario que estn conformados por productos simples y/o servicios.
Tipos de Costos:
Para poder identificar la seleccin del tipo de costo hay que tomar en cuenta varias consideraciones, desde como cambia su costo en el tiempo hasta la forma de presentacin de los artculos.
Costo Promedio: Si los productos o artculos varan de costo de manera espordica, lo cual no implica el no tomarlo en cuenta para hacer ajustes en los precios, y adems no son identificables Costo por Lotes: Si los artculos a manejar varan su costo y precio, de manera progresiva y fcilmente reconocible a travs de algn tipo de seal llamase lote, produccin, etc.; indica que nuestro tipo de costo es por lotes. Tallas y Colores: El nombre real de este tipo de costo es de matrices, para as poder utilizarlo para una gama de productos ms extenso. Este nombre se asocia con ropa, calzado y otro tipo de artculos que puedan ser identificados de esta manera, pero pueden existir otras caractersticas donde esta opcin tambin tiene aplicacin por ejemplo tornillos, lminas de hierro, entre otras. Nota: La utilizacin de costos por lotes, hace que todos los procesos involucrados sean ms complejos, por lo tanto se debe tener mucho cuidado al utilizarlo.
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Otras Opciones (Departamentos):
Activo: Como su nombre lo indica, si este departamento puede ser utilizado o no; es muy til para sacar toda una lnea de productos de los procesos de ventas. Manejo de Depsito: Al estar activo indica a la aplicacin el manejo de inventario con todas sus implicaciones (Transferencias, Cargos, Descargos, etc.), entre los diferentes depsitos que existan creados. Manejo de Seriales: Especficamente para artculos donde la forma de identificacin de cada uno sea a travs de un nmero o secuencia de caracteres alfanumricos, el cual es nico. Obsrvese que para este caso la opcin no esta disponible ya que el departamento se creo inicialmente indicndole que no manejara seriales, esto es muy importante recalcarlo ya que se debe tener la precaucin de analizar bien si los artculos que conformaran el departamento manejaran seriales. Ofertas y Presentaciones: Al activar este cuadro de verificacin se indica que el departamento puede establecer ofertas de artculos. Tambin se habilita la posibilidad de configurar la forma de presentar los productos, por ejemplo en el caso de una Farmacia, se utilizaran estas caractersticas para los medicamentos que pueden ser vendidos por caja y por tabletas, donde este ltimo es una presentacin. Manejo de Vencimientos: Habilita la caracterstica de fecha de vencimiento para los artculos, cabe destacar que el uso de esta opcin debe ser con productos por lote.
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Funciones especificas de la Ficha (Departamentos):
Men Mantenimiento.- (Departamentos) Productos de inventario y servicios:
Productos y Servicios que conforman ese departamento. Una vez ingresado en esta opcin podr visualizar todos los tems de inventario que contiene el archivo de ese departamento especfico: Ejemplo:
Departamento: Impresoras
Una vez seleccionado algn tem de los que presenta la ventana la opcin Detalle se activa y podr visualizar la siguiente informacin: Costos y Precios Existencias Nota: Todas estas opciones se explicaran mas adelante. Sustitutos Ofertas y Presentaciones Seriales Proveedores Operaciones Estadsticas y Proyecciones Cdigo nico Asociado
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Men Mantenimiento.- (Departamentos) Mrgenes de Utilidad y Descuentos por Defecto:
Los mrgenes de utilidad se establecen para todo el departamento, con lo cual se ahorra tiempo al momento de ingresar los artculos involucrados, ya que cada tem ingresado al inventario toma estos porcentajes. Paso a Paso: 1. Escriba los distintos porcentajes a emplear en cada tipo de precio y descuento asociado si no va aplicar ningn descuento debe dejarlo en cero(o). 2. Marque el cuadro de verificacin para aplicar los porcentajes antes escritos. 3. Haga click en el botn de aceptar para continuar.
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Men Mantenimiento.- (Departamentos) Comisiones:
Las comisiones por departamentos para vendedores se establecen en funcin del precio de venta definido en esta ficha, es decir que al vender con el Precio 1, la comisin ser de un 5%, pero si es con el Precio 6 esta ser de 0,75%. Aplican para el personal de ventas que est configurado para ganar comisiones de este tipo.
Men Mantenimiento.- (Departamentos) Tallas y Colores:
Aqu se definen las caractersticas descriptivas de cada uno de los artculos de inventario para el caso de Tallas y Colores, para que la opcin este disponible debe activarle al departamento la posibilidad de manejar las Tallas y Colores, cabe destacar que puede utilizar cualquier tipo de descripcin, ya sea numrica o alfanumrica.
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Ttulos y Correlativos (Archivo de Configuracin):
Nota: Los nombres de las matrices se pueden modificar por cualquier otro, para los casos en que sea necesario hacerlo. Pudiendo ser utilizadas como Perfiles (ancho y largo). Es decir matriz de que esta formado por dos ejes X y Y.
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Archivo de Departamentos de Inventario:
Nota: Se recomienda utilizar como primera descripcin la que posea menos tipos o sea ms fcil de identificar. Ejemplo: Colores y Tallas en vez de Tallas y Colores.
Paso a Paso: 1. Ingrese el Ttulo del lado izquierdo y luego el derecho, los cuales indican el nombre de la matriz en el eje X y Y respectivamente. 2. Luego ingrese los tems o entes que conforman cada eje de la matriz, para hacerlo ingrese la descripcin y presione ENTER o haga click en el botn Incluir. 3. Para eliminar un elemento de la matriz, haga click sobre el tem a borrar y presione el botn de Borrar. 4. Para cambiar la forma de presentar los tems, presione el botn de Ordenar, el cual cambia el orden en funcin de: Menor a Mayor o Menor a Mayor. 5. Para terminar haga click en el botn Salir.

Men Mantenimiento.- (Departamentos) Operaciones de Inventario:
Muestra todas las operaciones realizadas con los tems o productos. Visualiza las siguientes variables: Cdigo, Descripcin, Existencia, Tipo de Operacin, Documento, Fecha del documento, Cantidad de tems, Monto, Total, Utilidad y el Cdigo del detalle y clasificado por categoras y estatus. En el encabezado se imprime la clasificacin y el estatus de los productos y de las transacciones, en el lapso sealado en la fecha de inicio y fecha final. Segn el orden, muestra 4 reportes: Cdigo: muestra el listado ordenado por cdigos de los productos. Descripcin: muestra el listado ordenado por la descripcin de los productos. Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el cdigo. Departamento: hace un corte por cada departamento o categora de productos. Adems, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificacin de los mismos, por Productos, Servicios o Compuestos. En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los tems o productos del inventario.
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Reporte de Operaciones de Inventario:
Reporte Inventario Impresoras
Operaciones de Departamentos
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Men Mantenimiento.- (Departamentos) Operaciones de Inventario:
Exportar el reporte en los formatos: ASCII, Documento, Excel y HTML
Una vez se oprime la tecla aceptar se genera un archivo el cual es guardado en el directorio a2SOFTWAY\ EMPRE01\REPORTS\Operaciones de Inventario
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Men Mantenimiento.- (Departamentos) Operaciones de Inventario: Botn Filtrar:
Los filtros alteran la visualizacin del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las caractersticas seleccionadas en esta pantalla.
Filtros Bsicos: Si requiere de ser mas especifico en la informacin que el listado generar puede utilizar las
siguientes opciones: Departamento, Proveedor, Categora, Modelo, Marca, Moneda, Unidad, Vendedor, Depsitos, Puesto. Impuestos: Incluir exentos, Gravables o Ambos (por defecto vienes ambos). Incluir tems sin existencia, Detallar, Incluir Seriales
Filtros Bsicos
Filtros Avanzados
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Filtros Avanzados:
Puede seleccionar las transacciones que desee imprimir, y el estatus de la transaccin, adems de imprimir por clientes, y seleccionar el documento deseado. Deber seleccionar que tipo de operaciones de Inventario desea visualizar en el listado, esta posibilidad extiende el manejo de la informacin de una manera amplia y completa. Ejemplo: Si solo desea obtener las ventas y dentro de las mismas solo facturas y devoluciones entonces deber marcar esas dos nicamente y las dems debern estar desmarcadas. Inventario: transferencia, cargos, descargos y ajustes de existencia Compras: ordenes de compra, ordenes de servicio, compra de mercanca, devoluciones en compra, nota de entrega proveedor. Ventas: presupuestos, pedidos, facturas, devoluciones en ventas, notas de entrega y apartados.
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Estatus de los Documentos:
a2 administrativo est capacitado para guardar y cargar las operaciones, Pudiendo importar cualquier documento de un lugar a otro de forma fcil y sencilla a travs de estas opciones, existiendo ciertas normas para convertir documentos de un tipo a otro:
Tipos de Documentos
Estatus
Procesados: El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas, Apartados y Devoluciones, tambin al cargar cualquier operacin en trnsito y convertirla en factura. Pendientes: Son todos los documentos guardados. Trnsito: Se llaman en trnsito a aquellas transacciones que realizan una venta pero no han sido facturadas, por ejemplo una nota de entrega o pedido totalizado. Anuladas: Todas las transacciones que han sido anuladas.
Tipos de documentos que manejan Status: Presupuestos Facturas Devoluciones Notas de Entrega Apartados Pedidos Presupuestos Pueden Manejar: Pendientes. Este Status indica que no esta completado que fue guardado sin haberlo totalizado. Transito. Totalizado pero no facturado. Procesadas. Presupuesto totalizado y Facturado Anuladas. Facturas pueden Manejar: Pendientes. Transito Procesadas Los Pedidos, Apartados y las Notas de Entrega pueden Manejar: Pendientes Transito Procesadas Anuladas
Clientes: Posibilidad de emitir el listado por un cliente especifico Clasificacin: Este campo podemos clasificar las retenciones del IVA 75% por pagar y retenido. Documento: Posibilidad de emitir el reporte por un documento especifico Usuario: Por un usuario especifico. Centro de Costo: Por un centro de costo especifico
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Men Mantenimiento.- (Departamentos) Estadsticas y Proyecciones:
El Mdulo de Estadsticas y Proyecciones de a2, es una herramienta poderosa para el estudio de las distintas variables disponibles por la aplicacin y del comportamiento de cada ente en cuestin. Entes que poseen Estadsticas y Proyecciones: Departamentos Depsitos Inventario Zonas Clientes Vendedores Tarjetas de Crdito Monedas Proveedores Bancos Conceptos Beneficiarios
Estadsticas y Proyecciones
Las Variables Disponibles para los Departamentos son:

Inventario Inicial (Moneda): Cantidad de productos introducidos al momento de crear el producto. Compras Unidades: Cantidad de tems de inventario comprados. Compras (Moneda): Monto en moneda del total de compras. Ventas Unidades: Cantidad de tem de inventario vendidas. Ventas (Moneda): Monto en moneda del total de ventas realizadas. Costos Ventas: Monto en moneda del costo total de las Ventas realizadas. Descuentos (Moneda): Monto en moneda del total de descuentos otorgados en los procesos de ventas. Utilidades (Moneda): Monto en moneda del margen de ganancia obtenido. Total Comisiones: Monto en moneda de las comisiones generadas a los vendedores en los procesos de ventas. Cargos Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a travs de la transaccin de Cargos de Inventario. Cargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Cargos de Inventario. Descargos Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a travs de la transaccin de Descargos de Inventario. Descargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Descargos de Inventario. Transferencias Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a travs de la transaccin de Transferencia de Inventario. Solo para el Archivo de depsitos. Transferencias (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Transferencia de Inventario. Solo para el Archivo de depsitos.
Configuracin de Valores:
En la ventana de valores esta dividida en 5 sectores los cuales son: Aos: Muestra los ltimos tres aos para as poder seleccionar cual de ellos desea graficar. Periodos: Muestra los nombre de los meses seguidos por los periodos transcurridos, segn la configuracin hecha a los mismos en la opcin de Ttulos y Correlativos. Operaciones Disponibles: Listado de variables segn el ente seleccionado. Escala: Relacin de la escala a utilizar en el grfico. Acumulado: Establece la forma de expresar los valores de los periodos seleccionados, los cuales se pueden agrupar en Periodos, Trimestre, Semestre o Doce Periodos

Posibilidad de manejar 3 aos de Estadsticas y Proyecciones, si se utiliza la opcin de cierre mensual serian 36 perodos (Meses para este caso), pero si se manejan los perodos anuales manejara 36 aos. Esta en una de las caractersticas ms resaltantes de a2, la posibilidad de definir los perodos como le sea ms adecuado al usuario, si el manejo de transacciones no es tan elevado es recomendable los cierres anuales pero si son de un alto nmero es necesario el cierre mensual. Tambin es importante recalcar que existe la posibilidad de tener los perodos anuales y hacer cierres de estadsticas mensuales esta posibilidad la ampliaremos mas adelante.
Estadsticas y Proyecciones (Operaciones Disponibles)
Acumulado por:
Posibilidad de acumular la informacin en: Un Perodo, Trimestre, Semestre, Doce Periodos
Nota: La descripcin de los perodos se puede modificar pudiendo de esta manera ponerles el nombre mas adecuado para su operacin, este cambio lo podr efectuar en la opcin Ttulos y Correlativos.
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Ttulos y Correlativos (Consecutivos):
Ttulos y Correlativos (Descripcin de los perodos)
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Men Mantenimiento.- (Departamentos) Estadsticas y Proyecciones: Tipos de Grficos:
Barra Barras Horizontales rea Nota: El grfico de tipo rea, representa las barras en forma de cintas, no es Torta Lnea un grfico de torta o pie. Puntos
Barra:
Barras Horizontales:
rea:
Torta:
Lnea:
Puntos:
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Ttulos (Grficos):
Ttulo Visible: Activa el ttulo del grfico o no. Pie de Pagina: Muestra o no el Pie de Pgina. Abreviar Ttulos: Activa la abreviatura de los ttulos del eje de las X. Nota: Al cambiar alguna de las opciones anteriores las mismas no pueden ser cambiadas de nuevo, para hacerlo cierre el grfico en el botn de cerrar ventana ubicado en la esquina superior derecha y vuelva a ejecutarlo.
Incluir Promedio: Esta opcin le permite visualizar un promedio de los datos seleccionados para la elaboracin del grfico.
Incluir Mximo: Al determinar cual es la escala mxima, le permitir diferenciar del resto de los valores.
Incluir Mnimo: Al igual que la anterior con esta opcin sabr donde se encuentra el mnimo de los valores.
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Men Varios:
Guardar: Almacena el grfico actual como un dibujo formato Bitmap de Windows *.bmp. Imprimir: Enva a la impresora el grfico actual. Herramientas: Muestra o no las herramientas presentadas en la parte inferior del grfico.
Guardar:
Imprimir:
Herramientas:
Cuadro de Verificacin 3D: Activa o desactiva la visualizacin 3D, es decir la profundidad del grfico. Las siguientes opciones no estn disponibles si est desactivada esta opcin. %3D: Porcentaje proporcional al eje x para la profundidad del grfico. Zoom Texto: Al estar activo el cuadro de verificacin aplica el estado del zoom a los textos del grfico, de lo contrario los mismos son mostrados en un solo tamao. Ortogonal: En estado desactivado, permite modificar los parmetros de Rotacin, Elevacin y Perspectiva. En caso contrario los valores estn preestablecidos. Rotacin: Gira el grfico en sentido de las agujas del reloj. Elevacin: Gira el grfico en el eje Z. Perspectiva: Aleja o acerca el grfico con un punto de fuga en el punto 0 del eje X y Y.
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Opciones Avanzadas Barra de Herramientas:
Estilo: Forma de las figuras que representan los valores en la grfica. Rectngulo Pirmide Pirmide Invertida Cilindros Elipses Flechas Rectngulos Degradados Distribucin: Forma de representar los valores del eje X, al momento de representar varias variables. Ninguna Lado: Al lado de otro. Apilado: A partir de la segunda variable, empieza su representacin donde terminar el valor anterior. Apilado 100%: Igual que anterior con la diferencia que se representa a partir del 100%. Diseo: Tipo de Relleno de las formas seleccionadas en la opcin Estilo. Slido Transparente Horizontal Vertical Diagonal Atrs Diagonal Adelante Cruzado Diagonal Cruzado Posicin Leyenda: Indica el lugar donde desea posicionar la leyenda del grfico. Sin Leyenda Arriba Abajo Derecha Izquierda Tipo de Marca: Etiquetas de valores representados en cada barra, por defecto no son mostradas, en caso contrario seleccione de las siguientes opciones. No incluir marcas Valor Porcentaje Etiqueta Etiqueta y Porcentaje Etiqueta y Valor Total Porcentaje y Total Etiqueta, Porcentaje Eje X Tipo de Punto: Solo Disponible para grficos donde se representen los valores con puntos. Rectngulo Circulo Triangulo Triangulo Invertido

Cruz Equis Estrella
Paso a Paso 1. En la ventana de Configuracin de Valores, seleccione los mismos segn las necesidades. 2. Haga click en el botn Ejecutar para mostrar el Grfico, en caso contrario presione Cancelar o ESC para Cancelar. 3. En la ventana siguiente se muestra el grfico en la parte superior y en inferior la barra de herramientas antes descrita, realice los cambios necesarios hasta lograr los objetivos deseados. 4. Si los valores representados no son los esperados puede cerrar la ventana haciendo click en el botn cerrar en la esquina superior derecha. Luego vuelva al paso 1. 5. Para terminar hay dos opciones: Guardar o Imprimir el grafico realizado, se recomienda utilizar la primera opcin para usarlo en reportes ms elaborados en cualquier procesador de texto.
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Men Mantenimiento.- (Departamentos) Consolidado:
Reporte que le permite visualizar en un consolidado toda la informacin de cada uno de los departamentos: Inventario Inicial, Compras, Cargos, Costos de Ventas, Descargos, Inventario Actual, Diferencia y Beneficio.
Posibilidad de Exportar la informacin: (ASCII, Documento, Excel y Html)
Nota: Se recomienda la utilizacin de prefijos en los departamentos cuando la codificacin de los artculos se establece de forma automtica, de esta manera se puede identificar los mismos con mayor facilidad. Ejemplo: Departamentos ANILLOS de una Joyera el Prefijo seria ANI y un consecutivo que los identifique, ANI1, ANI2
Como configurar los Prefijos en los Departamentos para la Codificacin del Inventario:
Paso a Paso: 1-Entrar en el Mdulo de Sistemas (USUARIOS):
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2-Seleccionar del Men de Opciones Archivo - Ttulos y Correlativos (Consecutivos):
Men de Opciones Mdulo de Usuarios
Se debe oprimir el botn Modificando Registros.
Modificando Ttulos y Correlativos
En la etiqueta denominada Cdigo se debe activar la generacin de cdigos automticos como lo muestra la figura.
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3.- Acceder al Mdulo de Administracin de Usuarios (a2 Sistema):
Cmo acceder al Mdulo de Usuarios denominado a2 Sistema? Para ejecutar el Mdulo de Administracin de Usuarios, deber ubicar en el directorio raz de la aplicacin el archivo. (a2Sistema.Exe)
Ejecutar el mdulo de Administracin de Usuarios ubicado en el directorio raz de la aplicacin. Presionando el archivo denominado (a2Sistema.Exe).

Nota: El instalador no crea un acceso directo al mdulo de administracin de Usuarios para evitar el uso indebido del mdulo por parte de usuarios inexpertos.
Acceder el mdulo a travs del usuario Master y la clave por defecto 1234 Nota: La clave que por defecto tiene asignada el usuario Master debe ser cambiada ya que es la misma en todas las versiones de a2.
Oprimir el botn denominado Usuarios:
Mdulo de Administracin de Usuarios del Sistema
4-Configuracin de Usuarios: Se debe seleccionar al usuario que tiene los permisos, para poder Modificar las formas y su configuracin, como la es en este caso el incluir en la forma de la ficha de departamentos el campo
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denominado PREFIJO, deben ser elaboradas por personal tcnico preparado para este fin ya que pudieran daar la aplicacin, recomendamos sean elaboradas por un asesor a2.
Configuracin de Usuarios
5-Informacin de Usuarios Registrados en a2 Sistema Mdulo de Usuarios: Seleccionamos el usuario que tiene el permiso (Autorizacin):
Informacin de Usuarios Registrados
6-Configuracin de Usuario: Una vez seleccionado el usuario, estamos en el proceso de editar sus datos y configuracin. El paso siguiente es seleccionar la etiqueta denominada MENUS
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Configuracin de Usuarios
7-Configuracin de Usuarios Opcin Men: En esta ficha podemos visualizar varias opciones la que nos interesa para este caso es primero seleccionar la forma departamentos y luego presionar el botn CONFIGURAR
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Configurar las Formas
En el recuadro azul nos indica las formas disponibles que posee la aplicacin en el Mdulo Administrativo: Formas Disponibles: Departamentos Inventario Depsitos Proveedores Clientes Autorizados Tarjetas (de Crdito) Zonas Vendedores Bancos Conceptos Beneficiarios Para nuestro caso seleccionamos la forma de departamentos ya que es en esa ficha donde incluiremos la posibilidad de manejar los prefijos por departamentos, una vez seleccionada oprimimos el botn configurar.
8-Editando la forma de Departamentos: Visualizamos dos Ventanas, la ficha de departamento y la indicada como Recursos de Usuarios.
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Editando una forma
Campos Disponibles
Para incluir campos al rea de formato, seleccione la pestaa Campos Disponibles, donde se muestran todos los campos que puede incluir en esta forma. Escoja un campo y arrstrelo hacia la forma. Clasificacin Cdigo Descripcin Descripcin Detallada Manejo de Depsitos Ofertas y Presentaciones Prefijo Psicotrpicos Seriales Status Tipo de Costo Vencimientos
Nota: Si necesita agregar algn campo que no exista, el usuario Master debe crear con anterioridad el campo en la tabla correspondiente a la forma. Esto se realiza en el mdulo usuarios, opcin Datos de la Empresa, pestaa Datos Bsicos, botn Configurar.
Para nuestro caso la variable denominada Prefijo es la que queremos incorporar a la forma de departamentos de inventario, ahora debemos ubicarnos en esa variable en la ventana de recursos del usuarios, podemos

posicionarla en la forma pero antes debemos por cuestiones de esttica hacerle un espacio ya que si observan no se tiene, para eso simplemente nos ubicamos en la parte inferior de la forma y con el Mouse presionamos el botn del mismo la bajamos hasta conseguir un espacio adecuado para poder incluir la variable.
Forma Estndar Departamentos
9-Inclusin campo Prefijo:
Botn del Mouse en el campo Prefijo y arrastrar hasta la forma
Incluyendo Campo en la forma
Al seleccionar un objeto o hacer click en un rea libre de la forma (que no sea un recuadro o un campo de datos) automticamente en la ventana Recursos del Usuario se exhibe la paleta Propiedades

Nos posicionamos en la variable Denominada Prefijo y con el botn del Mouse presionado arrastramos el campo prefijo hasta el espacio inferior que establecimos inicialmente.
Campo Prefijo incluido en la forma
10-Propiedades de los campos: En la pestaa Propiedades, el usuario es capaz de personalizar las caractersticas de cada uno de los campos:
Los campos tienen las siguientes caractersticas, dependiendo de su tipo de dato: Para campos textos:

Altura: Altura de la lnea del campo. Ancho: Ancho del campo. Borde Superior: Altura de posicin del campo con respecto al borde de la regla. Color: Cambia el color del campo. Editable: Permite modificar el campo en la forma, cuando se ejecuta el archivo en el mdulo administrativo. Fuente: Caractersticas de la letra. Izquierdo: Posicin del campo con respecto al borde izquierdo. Longitud Mxima: Nmero mximo de caracteres que acepta el campo. En esta opcin se modifica la longitud de los Cdigos. Mscara de entrada: Determina cmo lucirn los datos en la pantalla y qu tipo de dato puede ser introducido. En este caso, obliga a colocar el texto en maysculas, en minsculas o normal (combinacin de ambas). Mensaje: Comentario que se muestra al sealar el objeto o su etiqueta. Mostrar etiqueta: Nombre del campo, puede ser cambiado. Mostrar mensaje: Muestra el comentario cuando est activo. Orden de entrada: Orden en el cual se mueve el cursor de escritura entre campo y campo cuando se utiliza la tecla Tabulador o ENTER. Si se seleccionan todos los datos en cierto orden, y se presiona el botn secundario o derecho del Mouse, se le asigna a los campos como orden de entrada, el orden de seleccin y se muestra el siguiente cuadro, el cual se puede modificar: Posicin etiqueta X: Posicin horizontal del nombre del campo, con respecto al campo. Posicin etiqueta Y: Posicin vertical del nombre del campo, con respecto al campo. Texto inicial: Si se desea tener un texto por defecto en el campo. Ttulo ayuda: Ttulo con mayor capacidad de descripcin, no se muestra. Ttulo etiqueta: Nombre del campo. Presentacin: Tipo especial de formato, donde se puede seleccionar entre tres tipos: Seleccin mltiple, Combo y Simple texto. Seleccin mltiple sirve para seleccionar de una lista plegable que es creada por el usuario. Ejemplo:
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Para nuestro caso de incluir los Prefijos en los Departamentos solo veremos la propiedad Orden de entrada se refiere al orden en el cual se mueve el cursor de escritura entre campo y campo. Las otras opciones sern explicadas con mayor detalle en el Manual de Usuarios.
Botn Derecho del Mouse:
Orden de entrada de los campos
Para el campo Prefijo el orden de entrada es 5 como lo indica la figura para determinarlo se debe seleccionar el campo en este caso campo denominado Prefijo y luego indicarle el orden en la propiedad Orden de Entrada
Propiedades de un Campo
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Para aceptar (grabar el cambio efectuado en la propiedad Orden de Entrada debe presionar el icono que se encuentra en la parte superior
11-Guardar los cambios efectuados en una forma: Debemos tener la consideracin de que si los cambios que para este caso fue el incluir el campo Prefijo en la forma de departamentos sern: Igual para todos los usuarios o nico para el usuario que editamos. Esto nos permite elaborar modificaciones de las formas para usuarios particulares es decir solo sern visto por ellos, para el caso de que la forma se guarde como Forma General esos cambios son vistos por todos los usuarios. Seleccionamos la opcin Forma General y presionamos el botn grabar.
Ahora la forma de departamentos quedo de la siguiente manera:
Campo Prefijo Incluido en la Forma de Departamentos de Inventario
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Pasos para Manejar los Prefijos en el Inventario:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Entramos el la ficha de los departamentos. Creamos un departamento con el nombre de Anillos. Incluimos en el campo Prefijo el nombre ANI. Grabamos el departamento. Entramos en la ficha del Inventario. Creamos un tem del inventario en donde su departamento ser el creado como Anillos, este articulo lo denominaremos Anillo de Graduacin Universitaria como lo muestra la Figura.
Archivo de Inventario, Campo Prefijo
7. Lo Guardamos (Grabamos) y este automticamente es guardado con el prefijo ANI 1, los prximos tems que se registren en el inventario para ese departamento generaran de manera automtica los cdigos: ANI 2, ANI 3, ANI 4.. Esta es una opcin muy til para crear los cdigos en el inventario y poder visualizarlos. Se recomienda la utilizacin de prefijos en los departamentos cuando la codificacin de los artculos se establece de forma automtica, de esta manera se puede identificar los mismos con mayor facilidad.
Tabla de Contenido
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Men Mantenimiento.- Depsitos de Inventario (BODEGAS):
Formulario para la caracterizacin de los depsitos o sitios donde se almacenan o disponen los productos para su venta o almacenamiento de los mismos. Disear los depsitos de forma correcta y real es muy importante ya que al existir movimientos de artculos, no se pueden eliminar, a lo sumo se pueden desactivar y sus artculos tambin quedan desactivados, en este estado, los artculos no pueden ser vendidos ni se puede realizar ningn tipo de transferencia de inventario.
Archivo de Depsitos
Nota: Si slo utiliza un depsito, la aplicacin asume una nica bodega, el cual no necesita ser creado. Automticamente la aplicacin no permite realizar Transferencias de Existencias (Men de Inventario opcin de Transferencias).
Paso a Paso: Crear o Modificar: 1. Haga click en el botn Incluir en la barra de botones para crear un depsito 2. Haga click en el botn Modificar de la barra de botones para editar la informacin. 3. Edite el registro actual. 4. Para almacenar los cambios, presione el botn Grabar Para salir, presionar el botn Salir. Eliminar: 1. Haga click en el botn de Borrar en la barra de botones para crear un depsito. 2. En la ventana de mensaje confirme o no su accin. 3. Haga click en el botn Salir.
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Men Mantenimiento.- Productos por Depsito: (Depsitos):
Esta opcin presenta los productos del inventario que contiene el Depsito que se esta Modificando. Para este caso especfico en el Deposito Almacn existen estos tems:
Productos por Deposito (Bodega)
Una vez seleccionado alguno de los tems que la ventana despliega, se activar la opcin de Detalle con esta podr obtener informacin adicional para ese artculo del inventario:
Opcin Detalle Depsitos (Bodega)
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Opcin Detalle.- Costos y Precios tem del Inventario (Depsitos):
La informacin que se puede apreciar en esta ventana viene de los datos que se generan en los procesos administrativos y puede ser visualizada desde la ficha de inventario, desde archivo de depsitos no puede ser modificada, solo se podr visualizar. Es decir todas estas opciones que nos presenta el botn de Detalle son solo para consulta. Nota: Todos estos campos sern explicados en la ficha de inventario, pero es muy importante el conocer que se puede obtener informacin detallada desde la ficha de Depsitos para un tem en particular.
Impuestos (IVA) Costos
Precios de Ventas Redondeo Precios de Venta Utilidad
Precio 1
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Opcin Detalle.- Existencia tem del inventario (Depsitos):
Nota: Todos estos campos sern explicados en la ficha de inventario, pero si es muy importante el conocer que se puede obtener informacin detallada desde la ficha de Depsitos
Opcin Detalle.- Sustitutos tem (Depsitos):

Nota: Todos estos campos sern explicados en la ficha de inventario, pero es muy importante el conocer que se puede obtener informacin detallada desde la ficha de Depsitos
Fig. 75, Sustitutos de Inventario
Opcin Detalle.- Ofertas y Presentaciones tem de inventario (Depsitos):

Nota: Todos estos campos sern explicados en la ficha de inventario, pero es muy importante el conocer que se puede obtener informacin detallada desde la ficha de Depsitos .
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Opcin Detalle.-Seriales de ese tem (Depsitos):
Nota: Todos estos campos sern explicados en la ficha de inventario, pero si es muy importante el conocer que se puede obtener informacin detallada desde la ficha de Depsitos .
Opcin Detalle.- Proveedores tem (Depsitos):
Opcin Detalle.-Operaciones de Inventario tem (Depsitos):

Recuerde que tiene la posibilidad de poder utilizar la funcin de filtro que fue explicada anteriormente. As como poder exportar la informacin generada en el reporte. Para ms informacin sobre la opcin Operaciones de Inventario Ver Operaciones
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Opcin Detalle.- Estadsticas y Proyecciones tem (Depsitos):
El poder visualizar tanto las estadsticas y las proyecciones, donde tambin podr elaborar un grfico de un tem particular dndole la posibilidad de ver como se ha comportado en referencia a todas las opciones disponibles explicadas anteriormente. Para ms informacin Ver: Estadsticas.
Opcin Detalle.- Cdigo nico Asociado tem (Depsitos):

Es una utilidad muy prctica que sirve para relacionar uno o ms cdigos aparte del identificador original del producto. Pueden ser aplicados a cualquier producto, siendo de gran utilidad a productos matriciales (tallas y colores) y las ofertas y presentaciones. Esta caracterstica ser explicada con mayor detalle en la Ficha de Inventario.
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Men Mantenimiento.- Operaciones de Inventario (Depsitos)
Filtros Bsicos:
Reporte de Operaciones de Inventario (Depsito):

Se puede visualizar con este reporte todos los movimientos de inventario que seleccionamos en el botn filtraravanzado, en donde se especifica todas las transacciones que deseamos sean contempladas para la elaboracin del mismo.
Filtros Avanzados:
Filtros Avanzados Operaciones de Inventario Depsitos
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El resultado es que obtendremos un reporte que considerar los datos de las siguientes transacciones seleccionadas: Inventario Transferencias Cargos Descargos Ajustes de existencias
Compras Compras de Mercanca Devoluciones en Compra Notas de Entrega Proveedor
Ventas Facturas Devoluciones en Venta Notas de Entrega Clientes
Tabla de Contenido
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Men Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Inventario
En este formulario se caracterizan todas las especificaciones de los productos y servicios del inventario, partiendo del cdigo el cual debe ser nico y mnemotcnico.
Ficha de Inventario
Para tal fin hay varias consideraciones para formular un cdigo apropiado para los artculos, a continuacin se listan varios casos en donde uno o varios de ellos se acopla a su inventario: a) Existencia de cdigos de barras en la mayora o buena parte del inventario. b) Inventario bajo en cantidad de tems pero con alta rotacin. Usar cdigos mnemotcnicos. c) Inventario extenso en cantidad de tems con alta rotacin. Usar el mtodo de prefijos por departamentos ms numeracin en relacin a su ubicacin en estantera. d) Inventario extenso en cantidad de tems con baja rotacin. Usar numeracin automtica de la aplicacin o rellenado automtico. El departamento a utilizar debe ser acorde con las caractersticas propias del artculo. La descripcin del producto debe ser corta y especfica, ya que se imprime en los documentos de ventas. Las especificaciones bsicas del producto estn completas, no obstante hay otra serie de caractersticas que dependiendo del tipo de negocio sern tiles o no como por ejemplo: Marca, Referencia, Detalles, etc. En el men de detalles y en la barra de botones est la opcin proveedores que muestra un listado de ellos con las ltimas compras realizas con sus caractersticas bsicas como son: Fecha, No. de Documento, cantidad, costo total, moneda y factor de cambio.
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Otras Caractersticas:
Unidad: Expresa el nombre de la unidad bsica de venta del producto. Ej.: un refresco su unidad es botella. Moneda: Unida monetaria del producto, de especificarse una distinta a la base de la aplicacin, indica el uso de multimoneda. Comisiones: Si el producto tiene comisin por venta fija o invariable, se activa el cuadro de verificacin y se escribe la cantidad en moneda o porcentaje. En caso de existir un nico vendedor responsable de la venta del producto se especifica el mismo. Existencia con decimales: Son artculos cuya comercializacin viene expresada en unidades no enteras, ejemplo: en charcuteras, joyeras. Activo: Como su nombre lo indica, si est disponible o no para la venta. Fecha de Creacin: Por defecto se coloca la fecha actual, pero puede ser cambiada. Garanta: Tiempo de garanta del producto expresado en meses. Peso: Se utiliza para aquellos productos donde su peso incide directamente en su costo, por ejemplo, en una joyera, donde sus artculos varan de precio segn su peso. Capacidad o Contenido: Aplica en el caso de productos donde su unidad bsica puede dividirse para su comercializacin. Ej.: En el caso de la Farmacia San Jos, todas las medicinas que puedan venderse tanto en caja como en tabletas, debe especificarse el contenido de las mismas. A continuacin se procede a establecer las caractersticas anexas presentadas en el men de Detalles, cabe destacar que no todas las opciones aplican, todo depende del departamento involucrado en la operacin.
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Men Mantenimiento.- Funciones Especficas de la Ficha de Inventario
Opcin Archivo Forma de Inventario
Opcin Detalle Forma de Inventario
Costos y Precios (Inventario):
La aplicacin tiene la capacidad, a razn de un solo costo, de manejar 6 precios de venta distintos. No es necesario utilizarlos todos, en la Opcin Ttulos y Correlativos (Consecutivos) ubicado en el men principal (SISTEMA) se ajusta tanto la cantidad de precios a manejar como los nombres para cada tipo de precio.
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Ttulos y Correlativos Consecutivos (Sistema):
En la pestaa definida con el nombre Inventario de esta opcin Ttulos y Correlativos encontrara la posibilidad de manejar hasta 6 Tipos de precios de venta, al posicionarse en algunos de ellos podr cambiar su descripcin as como tambin el poder eliminarlo al hacerlo no se visualizar en ninguna parte de la aplicacin.
Ttulos y Correlativos Inventario-Precios
Es muy importante conocer con exactitud la forma en la cual se utilizarn los tipos de precios y los mrgenes de ganancia para cada uno. Para tal fin es recomendable reunirse con la administracin de la empresa para establecerlos. Aunque los precios se pueden estipular directamente sin tener que colocar el porcentaje de ganancia, es ms prctico para fines administrativos y financieros utilizar estos ltimos.
Costos y Precios
En el caso de los servicios, si deja el costo en cero, el costo del servicio se calcular automticamente al momento de la transaccin basado en el porcentaje de utilidad del precio. Si el porcentaje es cero, el costo del servicio es igual al precio de venta.
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Un ejemplo de tipos de precios: Precios al por Mayor, Precios al Detal y Precios Tarjeta de Crdito. Tambin podra establecerse un precio para amigos de la empresa donde los mrgenes de utilidad sean mnimos. Se manejan tres tipos de costos: Simple, Lote y Compuesto. Trabajar con costo promedio se justifica para productos donde su costo vara en cada compra, pero no son clasificables por algn tipo de sea, la aplicacin aplica los promedios a partir de la segunda compra del artculo, ya que para la primera vez no tiene ningn sentido. La operacin es muy simple, se toma el costo anterior se suma al nuevo y se divide entre dos para obtener el promedio de ambos, a partir de este resultado se trabajan con los mrgenes de utilidad introducidos ya sea de manera directa o al colocar el precio manualmente. La pantalla o formulario est dividido en tres partes: costos, impuesto(s) y tipos de precio. En el impuesto se coloca el porcentaje del mismo o simplemente de marca el cuadro de verificacin de exento y el impuesto no aplica. En los tipos de precios se fijan los precios que se manejarn en toda la aplicacin en una presentacin de pginas. Los precios pueden introducirse de dos maneras, colocando el margen de utilidad o el precio final directamente en el cuadro de texto titulado "Sin Impuesto". Solo queda repetir el mismo procedimiento para cada precio. Paso a Paso: 1. Utilice el teclado numrico para introducir los distintos valores antes descritos. Para cambiar el cursor de cuadro de texto utilice la tecla tabulador o haga click con el ratn sobre la misma. 2. Cada pestaa con nombre es un tipo de precio, haga click en cada una para ir cambiando la misma, o puede ubicar con la tecla tabulador el cursor en el ttulo de la pgina, y moverse entre ellas con las teclas de movimientos. 3. Para terminar haga click en el botn de Aceptar o simplemente presione la tecla ENTER.
Costo Promedio (Inventario):

Trabajar con costo promedio se justifica para productos donde su costo vara en cada compra, pero no son clasificables por algn tipo de sea, la aplicacin aplica los promedios a partir de la segunda compra del artculo, ya que para la primera vez no tiene ningn sentido. La operacin es muy simple, se toma el costo anterior se suma al nuevo y se divide entre dos para obtener el promedio de ambos, a partir de este resultado se trabajan con los mrgenes de utilidad introducidos ya sea de manera directa o al colocar el precio manualmente.
Costo e Impuesto (Inventario):

Si el tem es un articulo exento es decir no maneja IVA se debe tildar como exento.
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Tipos de Precios de Ventas Basados en Costo Promedio (Inventario):
La pantalla o formulario est dividido en tres partes: costos, impuesto(s) y tipos de precio. En el impuesto se coloca el porcentaje del mismo o simplemente de marca el cuadro de verificacin de exento y el impuesto no aplica. En los tipos de precios se fijan los precios que se manejarn en toda la aplicacin en una presentacin de pginas.
Los precios pueden introducirse de dos maneras, colocando el margen de utilidad o el precio final directamente en el cuadro de texto titulado "Sin Impuesto". Solo queda repetir el mismo procedimiento para cada precio. Paso a Paso: 1. Utilice el teclado numrico para introducir los distintos valores antes descritos. Para cambiar el cursor de cuadro de texto utilice la tecla tabulador o haga click con el ratn sobre la misma. 2. Cada pestaa con nombre es un tipo de precio, haga click en cada una para ir cambiando la misma, o puede ubicar con la tecla tabulador el cursor en el ttulo de la pgina, y moverse entre ellas con las teclas de movimientos. 3. Para terminar haga click en el botn de Aceptar o simplemente presione la tecla ENTER.
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Redondeo de Precios de Venta (Inventario):
Para el clculo numrico, en toda la aplicacin se establece la forma de presentacin de los nmeros, las cuales se puede seleccionar entre las siguientes: Nota: Cada vez que cambie el tipo de redondeo se afecta el margen de ganancia, para hacer los clculos ms transparentes.
Sin Redondeo: Presentacin sin formato, se muestra el nmero tal cual sea el clculo. Sin decimales: Formato con cero en los decimales, para este tipo la aplicacin lleva a prdida los cntimos producto del clculo previo, ya que son quitados. Ej.: 3503,50 --> 3503.00 Cinco Cntimos: Suma 5 cntimos a los decimales expresados en el clculo. Ej.: 3503,5 --> 3504,00 Unidad Superior: Al resultado inicial lo lleva a la unidad entera siguiente. Ej.: 3503,50 --> 3504,00 Cinco Unidades: Suma 5 unidades en la parte entera del valor inicial. ej: 3503,50 --> 3508.50 Decena Superior: Lleva el valor inicial al mltiplo de 10 ms cercano que termine en cero por arriba. Ej.: 3503,50 -> 3510,00 Centena Superior: Lleva el valor inicial al mltiplo de 100 prximo superior con terminacin en cero. Ej.: 3503,50 -> 3600,00
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Precios de Ventas Basados en Costo por Lote (Inventario):
Para los productos que manejan lotes de produccin es muy importante saber los datos exactos de ellos, para as llevar control de los datos de manufactura anexos tales como fecha de vencimiento y otros parmetros que limiten de alguna forma el uso o la venta de los artculos. En el caso ejemplo de la Farmacia, se utiliza para todos los medicamentos, ya que estos poseen fecha de vencimiento asociada al lote de produccin y es muy importante saber que productos estn vencidos o no para venderlos. En los productos clasificados por lotes solo se maneja un nico tipo de precio, en el caso de querer tener otros tipos de precio, debe activarse la opcin de descuentos al momento de la facturacin. Por otra parte, si desea vender el artculo en unidades sueltas (Ej.: en los medicamentos suministrados en tabletas o pastillas pero empaquetados en cajas y se desea vender tanto en cajas como en tabletas) configure las presentaciones del mismo. Para ver ms detalles de Ofertas y Presentaciones. Paso a Paso: Para modificar un lote existente solo haga doble click sobre el nombre del lote en la lista ubicada en la parte superior izquierda. Haga los cambios necesarios y luego presione el botn Grabar. 1. Introduzca el costo y fecha de vencimiento en la parte superior derecha. 2. Introduzca el porcentaje de utilidad o coloque el precio directamente en el cuadro de texto titulado "Sin impuesto". 3. Escriba el nombre del lote en el cuadro de texto titulado "Lote". 4. Haga click en el botn de Incluir. 5. Si no existen ms lotes, haga click en el botn Salir.
Costos por Lote
Precios Basados en Costo por Lote
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Precios de Ventas Basados en Productos Compuestos (Inventario):
Los productos compuestos se utilizan para unir varios artculos del inventario en uno. Se puede simular un proceso de manufactura.
Nota: Es necesario registrar previamente un departamento que maneje los productos compuestos, una vez dado este paso, podr elaborar un tem del inventario que estar conformado por varios artculos asignndole ese departamento registrado. El no hacerlo no le activar el botn de partes del compuesto y ser un producto simple.
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Paso a Paso: 1. Utilice el teclado numrico para introducir los distintos valores antes descritos. Para cambiar el cursor de cuadro de texto utilice la tecla tabulador o haga click con el ratn sobre la misma. Para modificar o crear los artculos que integran el producto compuesto, haga click en el botn titulado "Partes Compuestos".
Partes del Producto Compuesto.
Donde mostrar la siguiente pantalla.
Incluir Partes del Producto Compuesto.
2. Seleccione en la lista de productos en la parte izquierda abajo, el producto luego presione el botn titulado "Incluir", para eliminar algn artculo de la lista haga click sobre l y luego presiona el botn de "Borrar.
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3. Repite el paso 2 tantas veces como sea necesario, al terminar haga click en el botn de "Salir" para volver a la pantalla anterior.
Lista de Productos de Inventario, Productos Compuesto
4. Cada pestaa es un tipo de precio (Precio 1Precio 6), haga click en cada una para ir cambiando los mismos, o se puede ubicar con la tecla tabulador el cursor en el ttulo de la pgina, y moverse entre ellas con las teclas de movimientos izquierda y derecha.
5. Para terminar haga click en el botn Aceptar o simplemente presione la tecla ENTER.
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Existencias (Inventario):
Los parmetros para el manejo de existencia de la aplicacin se realiza a travs de cuatro preguntas de simple respuesta, pero muy importantes para poder controlar los mnimos, mximos y datos de la reposicin de mercanca.
Mnimos: lmite inferior de cantidad de artculos que debe haber en existencia, lo cual servir para preparar nuevas compras. Mximos: Su utilidad es que al momento de hacer una compra no se exceda de los requerimientos de la empresa. Das de Entrega de Mercanca: Cantidad de das para reponer mercanca desde el momento de emitir la orden de compra. Nmero de Compras al Ao: Estimado de compras a realizar al ao. Las dos zonas superiores son informacin relacionada al producto, como: cantidad de unidades del producto en rdenes de Compras, Pedidos y Apartados en trnsito, los cuales no han tocado realmente el inventario, es decir, los tres documentos mencionados no implican modificacin al inventario ya que stos son simples transacciones que expresan una intencin de compra (rdenes de Compra) o de venta (Pedidos y Apartados). Cuando los documentos son procesados por completo (Ordenes de Compra a Compra de Mercanca, Pedidos y Apartados a Facturas) estos contadores cambian con una tendencia a cero, lo que significa no tener artculos en trnsito. En la parte derecha se encuentra el total de rubros del artculo, adems del costo que involucra este total.
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En la parte superior de la pantalla se desglosa por bodega la existencia distribuida entre las mismas. Cuando el sistema no tiene existencias es decir se crean por primera vez los tems que conformaran el inventario se puede cambiar la columna de existencia a travs de esta pantalla de esta forma se establece el Inventario Inicial del producto, es muy importante conocer que esta opcin solo estar disponible para esa primera carga inicial del inventario, una vez efectuada dicha carga no se podr cambiar las existencias desde la misma, estas se vern afectadas por los procesos administrativos tales como Compras, Ventas, Devoluciones, Descargos, Cargos, Transferencias, Apartados y Pedidos con la finalidad de poder llevar procesos administrativos transparentes y acordes con la contabilidad de la empresa. Se entiende por inventario inicial aquel establecido como tal en el Balance General del ltimo ao fiscal procesado, o el que presentaba para el momento de la puesta a punto de la aplicacin, cabe destacar que en este documento se expresa el inventario en funcin del costo del mismo y no en cantidades, por lo cual debe existir un reporte que las especifique. Nota: Para efectos meramente administrativos se puede tomar como inventario inicial aquel conteo fsico realizado para una fecha cualquiera. Paso a Paso: 1. Para cambiar la existencia por bodega haga doble click sobre la celda de existencia. 2. El resto de los datos de pantalla, simplemente se introduce las cantidades con el teclado. 3. Haga click en el botn Aceptar.
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Existencia-Inventario por Depsitos Productos Simples Costo Promedio:
Existencia por Depsito (Bodega)
Maximizado:
Existencia por Depsito Bodega (Maximizado)
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Existencia-Inventario por Depsitos Productos Matriciales (Tallas Y Colores):
Existencia por Deposito (Bodega) Tallas y Colores
Maximizado:
Existencia por Deposito (Bodega) Tallas y Colores (Maximizado)
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Existencia-Inventario por Depsitos Productos LOTES:
Existencia por Deposito (Bodega) Producto por Lotes
Maximizado:
Existencia por Deposito (Bodega) Lotes (Maximizado)
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Sustitutos (Inventario):
En el caso de empresas donde su gama de artculos posean la caracterstica de productos iguales con fabricantes distintos, la aplicacin es capaz de almacenar los artculos con sus similares. De esta manera, en el momento de realizar la venta cuando la disponibilidad del producto seleccionado es insuficiente se tiene las opciones de sus similares.
Nota: Para realizar la configuracin de sustitutos debe haberse incluido en el inventario los artculos, para as poder encontrarlos en la lista. Paso a Paso: 1. En la lista de artculos en la parte inferior izquierda, busque el artculo similar al que esta configurando. 2. Haga click en el botn Incluir. 3. Para borrar similares o sustitutos ya incluidos en la lista simplemente haga click sobre l y luego en el Botn Borrar. 4. Para terminar haga click en el botn Salir.
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Ofertas y Presentaciones (Inventario):
Ofertas: La posibilidad de elaborar ofertas en la aplicacin es una de las bondades ms resaltantes adems de
ser bastante flexible y fcil de configurar, en esta pantalla o formulario se lista con detalle la(s) oferta(s) del producto.
Ofertas Opciones Bsicas.Para parametrizar la promocin primero se establece el Tipo, el cual puede ser: Precio o Descuento, la diferencia radica, en la primera se proporciona al sistema un porcentaje, para hacer aplicado al precio del producto y el segundo simplemente se estipula el precio de forma manual.
Tipo: Precio Descuento:
A continuacin se parametriza toda la oferta, desde el nombre de la misma hasta el hecho de estar o no activo, existen varias consideraciones a tomar en cuenta, el cuadro de texto titulado "Unidades Descarga", expresa la cantidad real a descontar del producto cada vez que aplica la oferta, por ejemplo en caso de 2x1 sera 2.

Oferta Tipo Precio:
Se establece una oferta en base al precio de venta al pblico, para esto es necesario seleccionar el tipo de oferta opcin oferta, para este caso es (2 por el precio de uno)
Oferta del Tipo PRECIO
Se debe Indicar el Precio de la Oferta
Unidades que Descarga
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Oferta Tipo Descuento (Inventario):
Al seleccionar el Tipo Descuento, se requiere establecer el monto del descuento.
Nota: El nombre debe ser explcito ya que este ser el visualizado al momento de la venta.
Observe que para el caso de las ofertas tenemos dos opciones elaboradas: 1.- 15% de descuento 2.- 2 Por el Precio de uno
La caracterstica de Exclusivo es para establecer una oferta o varias de ellas como las nicas opciones de los productos en la lista de bsqueda de productos al momento de procesar un documento en ventas. Al activar una oferta exclusiva solo se muestra esta y no los distintos precios que el artculo tenga establecidos
Nota: Al establecer varias ofertas de un mismo producto se mostrarn todas siempre y cuando ninguna est marcada como exclusiva, ahora si existen varias marcadas sern presentadas en orden de amiba hacia abajo tal cual se ven en esta pantalla. El campo de comisiones especifica la comisin por venta para el vendedor por esta oferta en particular. Para ms opciones haga click en el botn Avanzado ubicado en la parte inferior de la pantalla.
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Opciones Avanzadas Ofertas (Inventario):
Aqu se puede llevar la oferta a un nivel ms especfico, en funcin del tiempo. Los parmetros variables son: Rango de fecha en el cual la oferta podr ser usada por el departamento de ventas adems el horario por da. En el cuadro de opciones de "Da de la Semana", seleccione los das o el da que est activa la oferta.
Opciones Avanzadas Ofertas
Por ltimo, especifique la cantidad lmite de unidades bsicas de la oferta, adicional a este se puede establecer un tope en moneda en al cuadro de texto titulado "Ventas a la Fecha". La finalidad de estas caractersticas es de controlar el departamento de ventas a travs de la aplicacin, al cumplirse cualquiera de los parmetros establecidos la oferta se inactiva automticamente. Paso a Paso: 1. 2. 3. 4. 5. Escriba el nombre de la oferta en el cuadro de texto titulado "Descripcin". Seleccione el tipo de Oferta y las otras caractersticas explicadas anteriormente. Haga click en el botn "Avanzadas" en caso de utilizarlo, sino vaya al siguiente paso. Haga click en el botn "Grabar" Si no hay ms ofertas, haga click en el botn "Salir", de lo contrario regrese al paso 1.
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Presentaciones:
Tipos de Presentaciones.- Unidad Completa y Detallada: Presentacin.- Unidad Completa:
Para este caso se ha elaborado una presentacin que esta conformada por dos piezas pero en el inventario esta registrada como una sola siendo esta una promocin de nuestro proveedor de aspirina para nios, que incluye un termmetro. (Aspirina + Termmetro).
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Presentacin.- Detallada:
Para el caso de una presentacin detallada, lo que la aplicacin le permite hacer es separar en unidades, es decir el empaque de aspirina para nios que tiene una capacidad de 24 pastillas y hemos elaborado una presentacin que nos permite facturar una pastilla. Pudiendo hacerlo para conformar lo que se denominan
Presentacin Detallada tipo Blister. Ejemplo: si la caja contiene un total de 24 pastillas en 3 blisteres de 8 pastillas cada uno, se pudiera elaborar una presentacin llamada blister de ocho pastillas. La diferencia seria en que las unidades que descarga serian 8 en vez de una como en el caso de la presentacin denominada Pastilla.
Cuando se manejan presentaciones que manejan los tems de forma detallada, es importante indicarle a la aplicacin en la opcin Ttulos y Correlativos (Consecutivos) que puede manejar en el modulo de ajustes por inventario operaciones con detallados, como lo indica la figura
Ttulos y Correlativos (Ajustar Existencia Detallada)
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A continuacin se parametriza toda la presentacin, desde el nombre de la misma hasta el hecho de estar o no activo, existen varias consideraciones a tomar en cuenta, el cuadro de texto titulado "Unidades Descarga", expresa la cantidad real a descontar del producto cada vez que aplica la presentacin, por ejemplo en caso de Pastilla seria (1) una.
Parmetros para las Presentaciones
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Presentacin Detallada (Ejemplo Pastilla):
Presentacin Detallada
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El costo de la caja de aspirina para nios es de 8.000 como lo indica la figura, siendo el precio de venta al publico fijado para la caja completa de 11.400, ahora en la presentacin llamada Aspirina que se pretende trabajar en forma detallada es decir la venta de una aspirina, el costo de una seria 8.000 entre 24 unidades que contiene la misma siendo este 333,33.
Costo y Precio Lote Aspirina
De manera automatica el sistema propone el precio de venta en 476 siendo este el resultado que nos da dividir 11.400 entre 24.
Opciones Avanzadas Presentaciones
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Para el caso de una Presentacin denominada Blister tendramos lo siguiente: Si el precio de venta al publico es de 11.400 y la presentacin que se desea configurar es de un blister que contiene 8 pastillas en precio de venta seria 476 multiplicado por ocho 3.808, pudiendo este ser modificado por cualquier otro podra ser menos o ms quedara a criterio del usuario.
Presentacin Detallada (Tipo Blister)
Presentacin Tipo Blister
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Una vez creado los diferentes tipos de presentaciones el sistema le permitir la posibilidad de poder seleccionar a la hora de facturar el tipo de presentacin que para ese momento el cliente desea. Observe que se despliegan las diferentes presentaciones: Aspirina + Termmetro, Blister o Pastilla.
Modulo de facturacin seleccin tipos de presentaciones.
Facturacin Presentaciones
La aplicacin maneja cada una de las presentaciones elaboradas como Precios diferentes de ese tem esto lo podr visualizar en el mdulo de facturacin al momento de seleccionar el precio de venta es decir en el campo PRECIO. Esta es una de las bondades mas resaltantes de la aplicacin ya que le amplia las diferentes alternativas que puede tener para facturar un producto del inventario, adems que le permitir tener el control de las operaciones de inventario especficamente de las ventas unidades tanto por caja como detallado.

Facturas Elaboradas con las diferentes Presentaciones y como las maneja la aplicacin: Transacciones de Ventas:
Demo, C.A.
Fecha: 13/07/2004 Hora: 11:27 a.m. Pg.: 1
Transacciones de Ventas
Desde: 13/07/2004 Hasta: 31/12/2004 Agrupadas por: Detallar cada transaccin Operaciones: Facturas Status: Procesadas. Utilidad expresada en: Costo Promedio Fecha Documento Monto Bruto IVA. 13/07 F00000014 11.428,00 0,00 13/07 F00000015 16.500,00 0,00 13/07 F00000016 3.808,00 0,00 13/07 F00000017 476,00 0,00 32.212,00 0,00 Producto Aspirina para Nios 13/07 F00000014 11.428,00 0,00
Contado 11.428,00 16.500,00 3.808,00 476,00 32.212,00
Crdito 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Costo 8.000,00 8.000,00 2.666,67 333,33 19.000,00
Utilidad %Utilidad 3.428,00 30,00% 8.500,00 51,52% 1.141,33 29,97% 42,67 29,97% 13.212,00 41,02% 30,00%
11.428,00 0,00
8.000,00 3.428,00
Presentacin Aspirina + Termmetro 13/07 F00000015 16.500,00 0,00 Presentacin Blister 13/07 F00000016 Presentacin Pastilla 13/07 F00000017
16.500,00 0,00
8.000,00 8.500,00
51,52%
3.808,00
0,00
3.808,00 0,00
2.666,67 1.141,33
29,97%
476,00
0,00
476,00 0,00
333,33
42,67
29,97%
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Como maneja la aplicacin las diferentes presentaciones elaboradas al momento de la facturacin: Producto Aspirina para Nios:
Fecha Documento 13/07 F00000014 Monto Bruto 11.428,00 IVA. 0,00 Contado Crdito 11.428,00 0,00 Costo Utilidad %Utilidad 8.000,00 3.428,00 30,00%
Factura # F00000014, del Producto Aspirina para Nios, este tiene un con costo por lote y por concepto de su venta gener un margen de rentabilidad de 3.428 (30%) como se estableci en la ficha del mismo.
Costo = 8.000
Utilidad 3.428 (30%)
Precio de Venta al Pblico 11.420

Costo por lote tem Aspirina para nios
Si el precio de venta es de 11.420 y el costo de 8.000 el margen de ganancia utilidad es 3.428 con lo indica la Fig. . Siendo este el producto por lote base en donde se crearon las diferentes presentaciones.
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Presentacin Aspirina + Termmetro:
Fecha Documento Monto Bruto IVA. Contado Crdito Costo Utilidad %Utilidad 13/07 F00000015 16.500,00 0,00 16.500,00 0,00 8.000,00 8.500,00 51,52% Factura # F00000015, de la Presentacin Aspirina + Termmetro del producto de inventario Aspirina para Nios.
Obsrvese es una presentacin del tipo Unidad Completa por lo tanto se manejar con los parmetros definidos en el costo por lote del producto Aspirina para Nios, siendo su costo de 8.000, pero con el precio de Venta al Pblico de 16.500 este genera un margen de rentabilidad de 8.500 (51,52%).
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Presentacin Blister:
Fecha Documento Monto Bruto IVA. Contado Crdito Costo Utilidad %Utilidad 13/07 F00000016 3.808,00 0,00 3.808,00 0,00 2.666,67 1.141,33 29,97% Factura # F00000016, de la Presentacin Blister del producto del inventario Aspirina para Nios.
Para este caso de un Blister el tipo de presentacin debe ser detallada, ya que si se observa en la Fig. Las unidades que descarga son 8, de un total que contiene la caja de 24 pastillas. Siendo su precio de venta al pblico de 3.808 (11.420 / 24 = 476 X 8 que contiene el blister obtenemos 3.808).
Lo importante es conocer que los costos cuando son presentaciones detalladas son calculados por la aplicacin en base a la cantidad de que se coloca en las unidades que descarga. Pudiendo apreciar que para este caso de un Blister que contiene 8 pastillas siendo su costo unitario de 2.666.67. Costo Caja de Aspirina para Nios que contiene 24 pastillas es de 8.000 Costo de cada pastilla es de 333,33 (8000 dividido entre 24) Costo de un Blister de ocho pastillas es de 2.666.67 (333,33 multiplicado por 8)
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Presentacin Pastilla:
Fecha Documento Monto Bruto IVA. Contado Crdito Costo Utilidad %Utilidad 13/07 F00000017 476,00 0,00 476,00 0,00 333,33 42,67 29,97% Factura # F00000017, de la Presentacin Pastilla del producto del inventario Aspirina para Nios. Tipo de presentacin detallada y las unidades que descarga del inventario es una.
Tipo de presentacin detallada y las unidades que descarga del inventario (1) una.
Presentacin Detallada Ejemplo: Pastilla
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Exclusivo para el Punto de Ventas:
Para aquellas instalaciones que utilicen el punto de venta para las ventas al detal y el mdulo de ventas administrativas para las ventas al mayor, se creo un campo al momento de crear presentaciones: Presentacin exclusiva para el punto de venta.
Esto lo vamos a ilustrar con un ejemplo: Supongamos que tenemos un producto como la leche que se vende en cajas al mayor y en litros al detal. Se debe crear una presentacin detallada del producto para poder venderla en litros; la misma debe ser marcada como exclusiva en el punto de venta para que al momento de la venta el usuario no tenga la necesidad de seleccionar la presentacin que se quiere aplicar.
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Seriales (Inventario):
En este formulario se establecen los seriales o nmeros de parte del fabricante de los artculos del inventario. Estos nmeros son aquellos que identifican inequvocamente cada artculo, es decir, para un mismo modelo de producto existe un serial nico. Para efectos del manejo de inventario es muy importante realizar controles de seriales, ya que es la forma ms exacta de manejar con acierto el flujo de artculos. Para incluir seriales por este formulario o pantalla debe establecerse previamente el inventario inicial en existencias, as como seleccionar el depsito o bodega si esta posibilidad se le indico a la aplicacin en el Mdulo de Ttulos y Correlativos como lo indica la Fig.100 Posteriormente se introducen los seriales correspondientes a la existencia introducida. Las operaciones para seriar requieren de mucho cuidado, ya que generalmente son nmeros alfanumricos largos donde cualquier error puede causar retrasos en los procesos de compra.
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Ttulos y Correlativos Seriales por Depsitos.
Si esta opcin esta encendida la aplicacin tendr la posibilidad de manejar seriales y ser asignados a depsitos especficos como lo muestra la Fig. 100. (Archivo de Configuracin)
Ttulos y Correlativos Seriales por Depsitos
Nota: Se recomienda la utilizacin de pistolas lectoras de barra, si aplican al caso, para llevar al mnimo el margen de error, tanto en la carga de los seriales como en la venta.
Para realizar el proceso de seriado posterior a la transaccin lo explicaremos mas adelante en el Mdulo de Manejo de seriales, de la Opcin Transacciones. Paso a Paso: 1. Escriba el serial y presione la tecla ENTER, repita este paso tantas veces sea necesario. Tambin puede escribir el nmero de parte y hacer click en el botn Incluir. Obviamente es ms rpido la primera forma. 2. Para borrar un serial slo ubique el cursor con las teclas de movimiento Arriba y Abajo y presione la tecla Suprimir o haga click en el botn Borrar. 3. Presione el botn Salir ubicado en la parte superior para terminar la carga de seriales. Nota: EL formato del archivo de seriales debe ser un serial por lnea.
Nota: Para hacer la carga de seriales manualmente de forma ms precisa, elabore un archivo de texto con cualquier editor de texto (Notepad o Block de Notas) y guarde con extensin *.txt (el nombre del archivo puede ser cualquiera). Luego haga click en el botn de Carga, aparecer una ventana de dialogo de bsqueda de archivo con el formato antes descrito. Ubique el archivo en la unidad de almacenamiento y presione la Tecla ENTER.
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Manejo de Seriales por producto: El manejo de seriales no esta totalmente subordinado en los
departamentos, de forma tal, que todos los productos asignados a un departamento que maneja seriales, les asignaba el sistema el manejo de seriales de forma automtica. Ahora est disponible al momento de disear las pantallas de inventario, una variable que se titula Manejo de Seriales. Si esta variable es asignada en la forma, se puede controlar de forma individual el manejo de los seriales. De tal forma que en un mismo departamento, algunos productos manejen seriales y otros no. Igualmente al momento de las transacciones de inventario, los productos que manejan seriales son resaltados con otro color para que se identifiquen de forma rpida en pantalla. Paso a Paso: 1. Ejecutar el Mdulo de sistema. 2. Seleccionar la opcin Administracin de Usuarios.
3. Seleccionar el Usuario. 4. Seleccionar la opcin Mens. 5. Forma de inventario.
6. Presionar el botn Configurar.
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7. Agrandar la forma para poder colocar la variable.
8. Seleccionar dentro de la etiqueta denominada Campos disponibles la variable Maneja Seriales
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9. Arrastrar y pegar la variable en la forma en el espacio preparado para este fin.
Variable Maneja Seriales Incluida en la Forma de Inventario.
10. Seleccionar dentro de la etiqueta Propiedades, la opcin Orden de entrada siendo la ms adecuada 12. Recuerde presionar el botn definido con una mano para que pueda ser aceptado el cambio.
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Proveedores (Inventario):
En esta opcin podremos visualizar a que proveedores hemos comprado este tem en particular, pudiendo obtener la informacin siguiente: Fecha de Compra, Cantidad de la comprada, Costo de la Ultima Compra, en que Moneda y cuanto fue el factor de cambio para esa compra.
Proveedores por tem
Opcin Incluir un Proveedor:
Incluir un Proveedor
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Operaciones de Inventario de ese tem (Inventario):
En esta opcin podremos visualizar las operaciones de Inventario de un tem en particular especficamente el que estamos editando en la ficha del inventario.
Ejemplo: Listado de las operaciones de Inventario del tem Procesador Intel Pentium 4:
Clasificacin: Productos, Activo: Todos Fecha desde: 01/01/2004 Fecha Hasta: 31/12/2004 Status Transaccin: Transacciones Procesadas
Cdigo Descripcin 00000016 Procesador INTEL Pentium 4 2,4 Mhz Existencia Inicial 10 Existencia 40
Tipo Documento Fecha Cantidad Monto Total Detalle COMP 17890 12/07/2004 20 185.000,00 3.700.000,00 MAYORTEC DE VENEZUELA COMP 145214 12/07/2004 10 185.000,00 1.850.000,00 IBM DE VENEZUELA Total Transacciones 2 30 370.000,00 5.550.000,00
Nota: Para este ejemplo el reporte solo gener dos compras, ya que estas han sido sus nicas transacciones.
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Filtrar:
Pudiendo utilizar los filtros para una mejor referencia en el reporte. Para ms informacin Ver Filtros .
Estadsticas y Proyecciones (Inventario):

Estadsticas y Proyecciones Inventario
Podemos Visualizar la siguiente informacin: Inventario Inicial en Moneda Compra en Unidades Compra en Moneda Venta en Unidades Venta en Moneda Costo de Venta en Moneda Descuentos en Moneda Utilidad en Moneda Total Comisin Vendedores Cargos en Unidades Cargos en Moneda Descargos en Unidades Descargos en Moneda
Para ms informacin Ver Estadsticas .
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Cdigo nico Asociado:
Es una utilidad muy prctica que sirve para relacionar uno o ms cdigos aparte del identificador original del producto. Pueden ser aplicados a cualquier producto, siendo de gran utilidad a productos matriciales (tallas y colores) y las ofertas y presentaciones.
Cdigo nico Asociado, Men Detalle
Cdigo nico Asociado (Tallas y Colores).
Cdigo nico Asociado Tallas y Colores
Ejemplos: Artculos matriciales tales como Zapatos, el Marrn/37 y Negro/38, se asocia un cdigo a cada uno de ellos y cuando est realizando la transaccin, en vez de introducir los datos por el cdigo o identificador original del producto, se introduce el cdigo nico asociado. En las Ofertas o Presentaciones, crear cdigos ms fciles de recordar, que facilitan el trabajo de los usuarios facturadores del sistema.
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Adems, puede imprimir sus Etiquetas de Inventario con estos cdigos convertidos a cdigos de barras y utilizar lectores pticos.
Facturas Utilizando Cdigo nico Asociado
Se detallan los pasos que deben seguir para configurar el sistema Para el Manejo de los Cdigos nicos Asociados:
1. Vaya a la opcin Sistema - Ttulos y Correlativos Inventario y marque Activar cdigo nico asociado, tal cual se muestra en la Fig.
Activar Cdigo nico Asociado
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2.En el Archivo de Inventario, usted tiene una opcin de men: Detalles Cdigo nico asociado, o visualmente un nuevo icono. Si es una instalacin nueva, ejecute esta opcin para crear el cdigo nico asociado.
3. Si va a crear un cdigo nico asociado a una Oferta o Presentacin, vaya a la opcin Ofertas y Presentaciones, cree o modifique una y escriba el cdigo en el campo Cdigo nico, ubicado en la esquina inferior izquierda.
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Para lotes y productos matriciales (tallas y colores) utilice el botn. Puede crear productos en costo por lotes con presentaciones, y a su vez, las ofertas y presentaciones tener sus respectivos cdigos nicos asociados. En la Figura, se muestra un ejemplo para tallas y colores. Para introducir el cdigo, presione la tecla ENTER o doble click en la columna del cdigo.
4. Si es un producto de Costo promedio y desea crearle un cdigo asociado, vaya a la opcin Cdigo nico asociado, escriba el cdigo y presione el botn insertar, tal como se muestra en la Figura.
El cdigo nico asociado queda activo para todas las transacciones.
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Consulta Histrica de Movimientos de Inventario:
A partir de esta versin las consultas de los movimientos de inventario pueden hacerse de forma histrica, de forma tal, que podemos visualizar las operaciones sin la necesidad de activar perodos anteriores. Esto lo podemos hacer desde el Archivo de Inventario o desde el mdulo de bsqueda de inventario.
Botn Detalle, Archivo de Inventario
Opcin Detalle Ficha de Inventario
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Posibilidad de Indicar los rangos de fecha.
Posibilidad de Configurar la ventana para definir los campos que se quieren visualizar as como las operaciones por defecto que se quieren presentar.
Nota: Adicionalmente a esto, los campos que desea el usuario visualizar en el reporte pueden ser igualmente configurados, de manera que solamente la informacin de inters para el usuario sea la que aparezca
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Configuracin de Campos Disponibles (Datos Bsicos):
Seleccionar desde los campos disponibles y arrastrar a Campos del Reporte.
Posibilidad de definir el Tamao Fuente y el tipo de Font.
Configuracin de Histrico: Tipos de Operaciones de: Ventas, Compras e Inventario.
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Informacin Histrica:
Tabla de Contenido

Men Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Zonas de Ventas
Ficha Zonas de Ventas
Normalmente se utilizan las zonas como las regiones geogrficas donde estn ubicados los clientes, pero esta no es la nica frmula para esta caracterstica. Existen otras, por ejemplo en tiendas por departamentos donde el cliente es una figura sin nombre particular, las zonas podran utilizarse con los nombres de los departamentos, para as saber con exactitud las ventas en cada uno de ellos. Los datos que componen una zona son: cdigo, nombre y una descripcin detallada de la misma. Otra caracterstica es si esta activo o no, partiendo de esta premisa, los clientes de una zona inactiva heredan esta caracterstica lo cual puede ser muy til o no dependiendo de la configuracin realizada. En el men de detalles se tienen los Clientes pertenecientes a la zona seleccionada, las Operaciones y las Estadsticas y Proyecciones de la misma. Paso a Paso Crear o Modificar: 1. Haga click en el botn Incluir en la barra de botones para crear una zona. Haga click en el botn Modificar de la barra de botones para editar la informacin. 2. Edite el registro actual. 3. Para almacenar los cambios haga click en el botn Grabar. 4. Haga click en el botn Salir. Eliminar: 1. Haga click en el botn Borrar en la barra de botones. 2. En la ventana de mensaje confirme o no su accin. 3. Haga click en el botn Salir. Nota: Si una zona tiene clientes no puede ser eliminada o borrada.
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Zonas de Ventas:
Clientes por Zona:
Detalle de un Cliente de una Zona:
Detalle de Clientes de una Zona
La opcin Detalle nos permite consultar informacin relacionada con las Zonas por Clientes: Para este caso que se muestra en la Fig. 114, La Zona denominada es Zona ESTE, y los clientes que la conforman son los que aparecen en el listado mostrado. Una vez posicionado en uno de los clientes que se presenta es cuando el botn Detalle se activa y podr Visualizar: Estado de sus cuentas por cobrar. Los descuentos por pronto pago asignados para ese cliente. Cargos Automticos, Autorizados, Convenios de Precios y Descuentos, son caracterstica que explicaremos en la ficha Clientes que es donde se definen.

Transacciones de Ventas Por Cliente de una Zona de Ventas:
Imprime las transacciones de ventas: Facturas, devoluciones, apartados, presupuestos, facturas en lotes, notas de entrega y pedidos, realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Se puede establecer como tipo de transaccin las facturas si se desea. Adems puede mostrar las transacciones pendientes o procesadas. En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los tems, incluir los costos de operacin y los fletes. Si se detallan los tems, se pueden detallas los seriales y partes de compuestos. Imprime los siguientes datos: Fecha de emisin, documento, monto bruto (sin impuestos), el impuesto 1 o IVA., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada de la factura, el saldo restante, el total del precio costo, el monto de la utilidad, el porcentaje de utilidad de cada factura y el descuento parcial.
Transacciones de Ventas
Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de pgina, el total de ingresos o pagos realizados, el saldo deudor, la utilidad total en monto y porcentaje, el total de facturas y operaciones en el lapso dado. En este filtro puede agrupar las operaciones por detalles de transaccin, por das, por depsitos, zonas, vendedores, clientes, usuarios, tarjetas de crdito y clasificacin. Se pueden ordenar por Total de monto de ventas, los descuentos de ventas, los saldos pendientes y el monto o porcentaje de las utilidades.
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Los filtros alteran la visualizacin del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las caractersticas seleccionadas en esta ventana.
Filtros de Transacciones de Ventas
Estadsticas y Proyecciones Zonas de Ventas:
Podemos Visualizar la siguiente informacin: Venta al Contado en moneda Venta a Crdito Moneda Total Ventas en Moneda Descuentos en Moneda Costo en Moneda Utilidad en Moneda Para ms informacin Ver Estadsticas .
Tabla de Contenido

Men Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Clientes:
Los clientes de toda empresa son parte vital para la misma, por lo cual realizar una buena configuracin de los mismos requiere de tiempo y dedicacin en estudiar todas las caractersticas que ofrece la aplicacin para ello. En la primera parte se especifican los Datos Bsicos del cliente tales como su nombre, identificacin fiscal, direccin, telfonos, etc. En la parte superior derecha se establecen las propiedades de Cliente Activo, el cual cuando est marcado, habilita las transacciones de ventas con el mismo y Cliente Exento de Impuesto como ONG, Universidades Pblicas, etc. las cuales no declaran impuestos al fisco.
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En la segunda parte se establece la informacin relacionada con los Datos del Crdito tales como: Fecha de inicio, Lmite de Crdito, Das de Crdito, Das de Tolerancia, Descuento Mximo Permitido, moneda, Moneda, Cobrador Asignado, Direccin de Cobro, Direccin de Envi, Forma de Envi..
Das de Tolerancia: Permite extender los das en los que se le puede facturar a un cliente aun cuando su saldo supere los das de crdito disponibles en la ficha. Por ejemplo, se le pueden dar 30 das de crdito y 15 das de tolerancia; de esta manera los documentos vencen para efectos de la gestin de cobranza a los 30 das, sin embargo, se le puede seguir facturando hasta 45 das de vencida una factura. Nota: En el rengln de monedas si se especfica una moneda distinta a la utilizada por la aplicacin se activa el uso de multimoneda para el cliente. Esta caracterstica ser explicada mas adelante. El recuadro superior derecho es para activar las caractersticas de: Intereses de Mora: Al estar activo, el cliente puede generar intereses de mora por vencimiento de facturas, giros o nota de dbito. Descuentos Pronto Pago: Aplica la tabla de descuentos pronto pago al cliente, al momento de cancelar una deuda antes de la fecha de vencimiento. Para establecer la tabla de descuentos seleccione del men de detalles esta opcin. Para ms informacin haga click en Descuentos Pronto Pago arriba. Registrar operaciones de Contado: Normalmente no se muestran las transacciones que no generan crdito en los estados de cuenta del cliente, pero si se requiere de esta caracterstica, marca como activo el cuadro de verificacin. Retencin: Porcentaje de retencin por defecto del cliente.
Adems de las caractersticas antes mencionadas existen caractersticas avanzadas que son las siguientes:

Estados de Cuenta de un Cliente:
Opcin de Exportar, Nombre del Archivo (Estado de Cuenta) guardado en el directorio: EMPRE001\REPOR TS\ESTADO DE CUENTA.
Filtros Estado de Cuenta de un Cliente:
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Estado de cuenta de un Cliente desde la Ficha de Clientes:
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Tabla de Descuentos por Pronto Pago de un Cliente:
En la tabla de descuentos de pronto pago se establecen los parmetros de rangos de das y descuentos a aplicar al cumplirse los mismos.
Los rangos de das comienzan desde cero hasta la cantidad establecida por el usuario, cabe destacar que este nmero ser repetido en la prximo rango como valor inicial, en donde se permite modificar el valor "Hasta" si es requerido. Los porcentajes o montos de descuento son aplicados en cascada, es decir el de la izquierda primero y luego el de la derecha. Tomando en cuenta esta observacin en el caso de porcentajes no es igual sumar los porcentajes y aplicarlos que calcular uno primero y al resto el segundo. Nota: El rango a seleccionar se obtiene de arriba hacia abajo donde ocurra la primera correspondencia.
Paso a Paso: 1. Haga click en la celda de la segunda columna llamada das primera fila (exprese el Hasta del rango) e introduzca el nmero. Presione ENTER, automticamente se repite este nmero en la primera columna segunda fila indicando el Desde del segundo rango. 2. Ahora se introduce los porcentajes o montos de descuento a establecer, el primero a aplicar y luego el segundo. 3. Para establecer los rangos sucesivos repita cuantas veces sea necesario los pasos 1 y 2. 4. Al terminar haga click en el botn Aceptar.
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Cargos Automticos para un Cliente:
Los cargos automticos se utilizan normalmente para facturacin de servicios donde el cliente esta subscrito. No quiere decir que no pueda existir otro tipo de aplicacin, todo depender del tipo de negocio y del integrador que implante a2. Nota: Solo puede facturarse servicio y productos que utilicen costo promedio, no es permitido artculos con tipo de costo en matrices o lotes.
Para realizar esta operacin seleccione el producto a facturar, si el cliente a cancelado cuotas se coloca la fecha del ltimo cobro en el cuadro de texto titulado "ltimo Corte", luego la frecuencia de cobro de las mismas. Para terminar haga click en el botn Incluir.
Cargos Fijos
Haciendo doble click en la lista donde aparece la descripcin del producto a facturar se establecen la cantidad de cuotas, cuantas estn canceladas y estatus del producto (Activo o no), En la columna de cantidad se especifica cuantas veces ser factura el producto. Para ver ms sobre facturacin por lotes haga click aqu. Para borrar algn producto de la lista haga click sobre l y luego presione el botn Borrar. Para finalizar haga click en Salir.
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Autorizados de un Cliente:
La figura de autorizados se utiliza para indicar aquellas personas o entes a los cuales el cliente representa.
Ficha Autorizados
Para explicar la figura de autorizados utilizaremos varios ejemplos que hablan por s solos: a) Institutos de Educacin: Donde el cliente es el representante y el autorizado sus hijos. b) Taller automotriz: El cliente es la persona natural o jurdica propietaria de los vehculos y los autorizados sus carros, camiones, camionetas, etc. c) Contratista: Los clientes son las empresas a quienes les prestan servicios y los autorizados las obras donde se realiza el trabajo.
Archivo de Autorizados
Lo antes mencionado muestra una amplia gamas de aplicaciones de la figura de autorizados, su ventaja es que se puede facturar y llevar cuentas por cobrar por cada uno de ellos y as saber por cada autorizado su movimiento, o ver el cliente general. Paso a Paso: Crear: 1. Haga click en el botn Incluir de la barra de botones. 2. Introduzca los datos requeridos. 3. Para grabar haga click en botn Grabar. Si desea cancelar haga click en el botn Cancelar. 4. Repite los paso del 1 a 3 tantas veces como autorizados haya. 5. Para terminar haga click en el botn de Salir.

Modificar o Borrar: 1. Para modificar haga click en el botn Modificar de la barra de botones. Para borrar haga click en el botn de Borrar. En ambas opciones se muestra una lista de autorizados para ser seleccionado uno de ellos. Si eligi borrar confirme su accin. 2. En caso de modificar, realice los cambios necesarios. 3. Para grabar haga click en botn Grabar. 4. Para terminar haga click en el botn Salir Asignar Cargos automticos por autorizados con el botn de Avanzados al igual que la posibilidad de descuentos sobre el precio establecido de los cargos. Caso Tpico: El mtodo empleado por algunas escuelas para la facturacin a sus representantes esta regido por descuentos adicionales a partir del segundo nio inscrito, con la caracterstica anterior esto ya no es problema. Como Hacerlo: 1.- Abra la ventana de autorizados. 2. Incluya un cargo automtico correspondiente a la cuota del colegio y ubquese en el mismo. 3.- Presione la tecla Avanzados inserte el primer autorizado (Alumno) 4.- Si el Alumno adicional corresponde a otro nivel incluya el cargo correspondiente y ubquese en el mismo. 5.- Presione el botn Avanzados inserte el Segundo autorizado (Alumno) con el valor de 20% en el campo "Descuento Cargo"
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Etiquetas (Carnet) de Clientes:
Al ingresar Clientes o Autorizados, podr imprimir un Carnet al momento de grabar el registro. Para ello, agregue a los formatos de Etiquetas de Clientes, vaya a las Propiedades y presione el botn Avanzado. Asigne el formato a los clientes y/o autorizados y active "Imprimir al incluir un nuevo registro", tal cual se muestra en la figura.
a2 Sistema, Formatos de Impresin, Etiquetas de Clientes, Propiedades del formato.
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Convenios de Precios de un Cliente: Establecen descuentos o precios especiales en los artculos.
Cuando utilizar Convenios de Precios? R: Se utilizan cuando ninguno de los tipos de precios se ajusta al convenido con un cliente especfico, cabe destacar que este tipo de arreglos o tratos comerciales se llevan a cabo con muy pocos clientes. La aplicacin esta diseada para manejar dos tipos de convenios, (a) por departamentos, donde todos los artculos clasificados en l aplican el descuento y (b) por artculos del Inventario para productos especficos. En ambos casos, puede establecer el descuento por precio, el cual fija el monto sin impuesto y por porcentaje, que es aplicado al monto neto del artculo. Si el producto utiliza impuestos se aplicarn al monto resultante. Al establecer un convenio de precio este prevalece sobre cualquier oferta, tipos de precios, etc. Para empresas donde la relacin comercial con sus clientes se establece a travs de este tipo de tratados es muy beneficioso ya que disminuye el error humano al momento de facturar.
Tipos de Convenios
Convenios de Precios y Descuentos
Paso a Paso. Agregar: 1. Seleccione con un click si es por departamento o inventario. 2. Si es por Inventario busque en la lista de tipos de precios, el que desea utilizar, luego busque en la lista de Artculos llamada Seleccin el producto, y luego haga click en el botn Incluir. Si es por Departamento busque en la lista y seleccione con un click el requerido. 3. A partir de este momento se puede editar el tipo de descuento (Descuento o Precio) el porcentaje o monto y la fecha tope del convenio haciendo doble click sobre cada campo del registro. Escriba los datos. 4. Para finalizar presione el botn Salir. Borrar: 1. Para cancelar un convenio simplemente haga click sobre l y luego en el botn de Borrar. 2. Para finalizar presione el botn Salir.

Operaciones de Inventario de un Cliente:
Mas informacin Ver Operaciones .
Estadsticas y Proyecciones de un Cliente:
Retencin de Impuestos en Moneda
Podemos Visualizar: Nmero de Ventas Ventas al Contado en Moneda Ventas a Crdito en Moneda Total Ventas en Moneda Impuesto IVA Cobrado Descuentos en Moneda Flete en Moneda Descuentos Pronto Pago en Moneda Numero de Devoluciones Monto de Devoluciones en Moneda Utilidad en Moneda Nmero de Pagos Nmero de Notas de Debitos Monto Notas de Debito en Moneda Nmero de Notas de Crdito Monto de Notas de Crdito
Ms informacin Ver Estadsticas Paso a Paso: Crear o Modificar un Cliente: 1. Haga click en el botn Incluir de la barra de botones para crear un Cliente. Haga click en el botn Modificar de la barra de botones para editar la informacin del cliente. 2. Edite el registro actual. 3. Para almacenar los cambios, presione el botn Grabar. 4. Haga click en el botn Salir. Eliminar un Cliente: 1. Haga click en el botn Borrar de la barra de botones. 2. En la ventana de mensaje confirme o no su accin. 3. Haga click en el botn Salir.
Nota: Para que un cliente pueda ser borrado de la base de datos no debe tener deudas o saldo pendiente en las cuentas por cobrar de la empresa.

Histrico de Precios Cliente:
Permite llevar la informacin acumulada del ltimo precio que se le dio al cliente en los tems de inventario, igualmente registra la informacin relacionada al documento con el cual se hizo la transaccin. Para activar el histrico de precios es necesario realizar varios pasos:
1.- Incluir en la ficha de clientes el campo de activar histrico. 2.- Activar en la ficha de clientes a travs de la paleta General la opcin de histrico de clientes. 3.- En el mdulo a2 Administrativo Marcar aquellos clientes que deben llevar histrico de precios.
Activar Histrico
ltimo precio que se le dio al cliente en los tems de inventario.
Pg. 133

Fecha de Emisin en el Archivo de Clientes:
Se dispone de una variable que busca el manejo de vencimientos para los carnets fue agregada a la base de datos de clientes, la misma puede ser incluida en la forma de clientes para saber el momento en que el carnet fue emitido. Al momento de la facturacin si el sistema detecta que el carnet est vencido arroja un mensaje de advertencia. Para asignar la vigencia del carnet es necesario editar el campo VIGENCIA_CARNET en el archivo SSistema.Dat y colocar su valor en aos.
Paso a Paso: 1. Ejecutar el Mdulo de sistema. 2. Seleccionar la opcin Administracin de Usuarios.
3. Seleccionar el Usuario. 4. Seleccionar la opcin Mens. 5. Seleccionar la forma de clientes.
6. Presionar el botn Configurar.
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7. Agrandar la forma para poder colocar la variable.
8. Seleccionar dentro de la etiqueta denominada Campos disponibles la variable Maneja Seriales
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9. Arrastrar y pegar la variable en la forma en el espacio preparado para este fin.
10. Seleccionar dentro de la etiqueta Propiedades, la opcin Orden de entrada siendo la ms adecuada 12. Recuerde presionar el botn definido con una mano para que pueda ser aceptado el cambio.
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11. Grabar los cambios.
12. Seleccione en la Forma que guardar los cambios, General (igual para todos los usuarios) (particular para este usuario).
Tabla de Contenido

Men Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Vendedores:
Los vendedores pueden tener doble figura, como vendedores y/o cobradores. Para ambas se establecen varias formas de pago de comisiones generadas por las transacciones realizadas. Cabe destacar que a2 slo genera reportes de comisiones ganadas mas no paga las mismas. En esta pantalla se introducen los datos bsicos del vendedor como su nombre, apellido, telfonos, e-mail, etc. Adems se selecciona el o los tipos de comisin que devengaran. Las comisiones disponibles por la aplicacin son:
Ficha de Vendedores
Por Departamento: Estas comisiones se configuran en cada departamento de inventario y tienen mayor prioridad que las comisiones por venta. Para mayor informacin sobre como configurar las comisiones por Departamento haga click aqu. Por ventas: Se calculan a razn de las ventas realizadas, y el porcentaje a aplicar son los establecidos en la tabla de comisiones por ventas del vendedor. Por Cobranza: Se establecen comisiones por la cobranza, a razn de los porcentajes configurados o establecidos por el administrador o gerente de ventas. Por Volumen: Se configura a razn de rangos de volmenes de ventas expresado en moneda, para cada peldao de la tabla de configuracin se asigna un monto o porcentaje. Por Utilidad: Se establecen rangos de utilidad en montos o porcentajes, para los cuales se asocia la comisin establecida. En esta comisin se toma en cuenta es la ganancia obtenida de las transacciones de ventas, por tanto deben estar debidamente configurados los costos de todos los productos de lo contrario existe riesgo de perdida.
Pg. 138

Paso a Paso: Crear: 1. Haga click en el botn de Incluir de la barra de botones. 2. Introduzca los datos requeridos. Para parametrizar las tablas de comisiones haga clickk en la barra de botones en los iconos de comisiones. 3. Para grabar haga click en botn Grabar. Si desea cancelar haga click en el botn Cancelar. 4. Para terminar haga click en el botn Salir. Modificar o Borrar: 1. Para modificar haga click en el botn de Modificar de la barra de botones. Para borrar haga click en el botn de Borrar. En ambas opciones se muestra la lista de Vendedores para ser seleccionado uno de ellos. Si eligi borrar confirme su accin. 2. En caso de modificar realiza los cambios necesarios. Recuerda el paso 2 de Crear. 3. Para grabar haga click en botn de Grabar. 4. Para terminar haga click en el botn de Salir.
Clientes por Vendedor:
Clientes por Vendedor
Opcin Detalle:
Ver detalle clientes
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Comisiones sobre las Ventas (Vendedores):
Son las comisiones ms fciles de configurar, simplemente se establece los porcentajes a pagar de comisin por venta realizada para cada tipo de precio y oferta.
Como funciona: De cada tem vendido en el periodo se calcula el porcentaje aplicado al cada precio u oferta utilizada, se realiza la sumatoria de todas las comisiones para obtener un total general. Paso a Paso: 1. Escriba los porcentajes a aplicar para cada tipo de precio y ofertas. 2. Haga click en el botn de Aceptar.
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Comisiones sobre Cobranzas (Vendedores):
Las comisiones por cobranza se estipulan en dos etapas, en la primera parte se introduce los porcentajes de: Comisin por Cobranza: Aplicado al total cobrando en el periodo a documentos no vencidos, su clculo nace de la suma algebraica de todos los recibos de caja adjudicados al vendedor. Del total se obtiene el valor en moneda basado en el porcentaje introducido. El segundo valor requerido es para las retenciones a aplicar al vendedor por cheques devueltos y descuentos adjudicados a clientes de l. En el caso de documentos vencidos se aplica la tabla de comisiones estipulada por rangos de das y porcentajes los cuales deben ser menores a la comisin por cobranza antes mencionado.
Se puede introducir comisiones fijas en moneda o porcentajes del monto cobrado.
Paso a Paso: 1. Escriba los porcentajes requeridos en la primera parte de las comisiones por cobranza. 2. Para configurar la tabla de comisiones para documentos vencidos haga click en el botn titulado Tabla. 3. En la tabla: haga click en la segunda columna primera fila titulado Das, introduzca el Hasta del rango a trabajar, presione ENTER y escriba el porcentaje o monto (para usar montos activa el cuadro de verificacin ubicado en la parte inferior izquierda). 4. Repita los pasos 2 y 3 tantas veces como rangos requiera. 5. Para finalizar haga click en el botn Aceptar. Repita este paso.
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Comisin por Volumen de Ventas (Vendedores):
Las comisiones por volmenes son utilizadas en los casos donde se busque pagar comisiones a travs de metas de ventas al personal de ventas, normalmente se establecen rangos que comienzan a dar frutos altos, con la intencin de incentivar al departamento a lograr las metas sugeridas. Las estrategias de utilizadas para este tipo de comisiones son variadas, desde mrgenes nfimos en los primeros rango y muy atractivos en los ms altos, hasta una escalera balanceada de porcentajes segn el rango.
Paso a Paso: 1. En la tabla haga click en la segunda columna primera fila titulado Valor Final, introduce el Hasta del rango a trabajar, presione la tecla ENTER y escriba el porcentaje o monto (para usar montos activa el cuadro de verificacin ubicado en la parte inferior izquierda). 2. Repita los pasos 2 y 3 tantas veces como rangos requiera. 3. Para finalizar haga click en el botn Aceptar.
Pg. 142

Comisin por Margen de Utilidad Bruta sobre las ventas (Vendedores):
En este tipo de comisiones hay que tener en cuenta que si los artculos o productos del inventario han sido creados sin establecer un costo real, traera como consecuencia que el clculo de utilidad sea errado lo cual repercutir directamente en las ganancias de la empresa, adems de pagar montos excesivos a los vendedores. En la tabla se permite entrar tanto el rango y la comisin en montos fijos o porcentajes, lo cual abarca un gran abanico de posibilidades en los rangos. Cabe destacar que no se pueden mezclar montos fijos en un rango y en el siguiente porcentaje.
Paso a Paso: 1. Seleccione en los cuadros de verificacin ubicados en la parte inferior izquierda, como sern ingresados los valores. 2. En la tabla haga click en la segunda columna primera fila titulado Valor Final, introduce el Hasta del rango a trabajar, presione la tecla ENTER y escriba el valor 3. Repita los pasos 2 y 3 tantas veces como rangos requiera. 4. Para finalizar haga click en el botn de Aceptar.
Pg. 143

Transacciones de Ventas por Vendedor:
Ver Transacciones de venta
Estadsticas y Proyecciones Vendedores:
Podemos visualizar: Numero de Operaciones (Facturas Procesadas) Total Ventas en Moneda Total Cobros en Moneda Comisin Venta en Moneda Comisin Cobranza Total Comisin Ver Estadsticas
Estadsticas y Proyecciones Vendedores
Tabla de Contenido
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Men Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Tarjetas de Crdito:
a2 permite para los clientes diferentes formas de pagos, una de ellas se configura en esta pantalla, Tarjetas de Crdito, las cuales tienen caractersticas especiales al momento de cancelar una transaccin de ventas. Las particularidades de las tarjetas de crdito las estipula cada banco emisor, los cuales tiene total autonoma en definir el porcentaje de retencin y los das de Diferimiento segn las caracterstica del negocio. La retencin a aplicar se calcula en base al monto total de la venta y se refiere a la comisin que cobra el banco por el uso de esta forma de pago.
Los das de Diferimiento aplican desde el momento que se deposita la relacin de tarjetas de crdito en el banco y no al momento de realizada la venta o transaccin. Es muy importante hacer estas relaciones el mismo da que se produzca as el dinero estar disponible en la cuenta bancaria de forma ms eficiente. Paso a Paso: Crear: 1. Haga click en el botn de Incluir de la barra de botones. 2. Introduzca los datos requeridos. Para parametrizar la tabla de Retenciones de ISRL haga click en la barra de botones en los iconos de Retenciones. 3. En la Tabla de ISRL, haga click en la segunda columna primera fila e introduzca el monto final del primer rango, presione la tecla ENTER y escribe el porcentaje de Impuesto. Repita este procedimiento tanta veces sea requerido. Al terminar haga click en el Botn Aceptar. 4. Para grabar haga click en botn Grabar. Si desea cancelar haga click en el botn Cancelar.. 5. Para terminar haga click en el botn Salir. Modificar o Borrar: 1. Para modificar haga click en el botn de Modificar de la barra de botones. Para borrar haga click en el botn Borrar. En ambas opciones se muestra la lista de Tarjetas de Crdito para ser seleccionado una de ellas. Si eligi borrar confirme su accin. 2. En caso de modificar realiza los cambios necesarios. Recuerde el paso 2 y 3 de Crear. 3. Para grabar haga click en botn Grabar. 4. Para terminar haga click en el botn Salir.
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Tabla de Retenciones de Impuesto Sobre las Ventas (Tarjetas de Crdito):
Segn lo estipulado en la ley de impuesto sobre la renta se deben aplicar retenciones de impuestos segn el monto de la venta, los cuales se dividen en rangos, donde se realiza la bsqueda del rango a aplicar de arriba hacia abajo donde la correspondencia de rangos ocurra.
% de Retencin
Valor Inicial
Valor Final
Paso a Paso: 1. En la tabla haga click en la segunda columna, primera fila titulada Valor Final, introduzca el "Hasta" del rango a trabajar, presione la tecla ENTER y escriba el valor. 2. Repita el paso 1 tantas veces como rangos requiera. 3. Para finalizar haga click en el botn Aceptar.
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Reporte General de Ventas (Tarjetas de Crdito):
Esta opcin visualiza la siguiente ventana: Imprime las ventas a Contado, Crdito o ambas, realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Las facturas son el tipo de transaccin, que se pueden visualizar, si se desea.
Reporte General de Ventas
En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los tems, incluir los costos de operacin y los fletes. Imprime los siguientes datos: Fecha de emisin, documento, monto bruto (sin impuestos), el impuesto 1 o IVA., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada de la factura, el saldo restante, el total del precio costo, el monto de la utilidad, el porcentaje de utilidad de cada factura y el descuento parcial. Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de pgina, el total de ingresos o pagos realizados, el saldo deudor, la utilidad total en monto y porcentaje, el total de facturas y operaciones en el lapso dado.
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Filtro muestra:
En este filtro se puede agrupar las operaciones por detalles de transaccin, por das, por depsitos, zonas, vendedores, clientes, usuarios, tarjetas de crdito y clasificacin.
Se pueden ordenar por Total de monto de ventas, los descuentos de ventas, los saldos pendientes y el monto o porcentaje de las utilidades. Los filtros alteran la visualizacin del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las caractersticas seleccionadas en esta ventana.
Reporte General de Ventas:
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Estadsticas y Proyecciones Tarjetas de Crdito:
Informacin que podemos visualizar: Nmero de Operaciones: Nos indica la cantidad de operaciones de venta que se han efectuado con la forma de pago tarjetas de crdito. Total Ventas en Moneda: Ventas Brutas de las transacciones de ventas con tarjetas de crdito. Retencin en Moneda: Monto que el Banco nos retuvo por concepto de uso. Retencin Impuesto: Monto de impuesto Retenido. Total Retencin: Total Retencin la suma de las dos tanto la de uso del Banco como la de los impuestos Ingresos en Moneda: Ingresos Netos despus de las retenciones.
Estadsticas y Proyecciones
Tabla de Contenido Venezuela: www.a2.com.ve Colombia: www.a2colombia.com Pg. 149

Men Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Monedas:
Formulario para la caracterizacin de las monedas a utilizar en la aplicacin. La aplicacin solo trabaja relacionando dos monedas, una nacional y una extranjera, es decir, si utiliza dlares, dlares y bolvares, o euros y bolvares.
Ficha del Archivo de Monedas.
En el men de Detalle se muestran las siguientes opciones: Operaciones en Ventas: Reporte configurable de las operaciones de ventas que involucren a la moneda seleccionada. Para ms informacin haga click aqu. Operaciones en Compras: Reporte configurable de las operaciones de compras que involucren a la moneda seleccionada. Para ms informacin haga click aqu. Paso a Paso: Crear o Modificar: 1. Haga click en el botn Incluir en la barra de botones para crear un tipo de moneda. Haga click en el botn Modificar de la barra de botones para editar la informacin. 2. Edite el registro actual. 3. Para almacenar los cambios, presione el botn Grabar. 4. Para salir, presionar el botn Salir. Eliminar: 1. Haga click en el botn de Borrar en la barra de botones para buscar el tipo de moneda. 2. En la ventana de mensaje confirme o no su accin. 3. Haga click en el botn Salir.
Pg. 150

Activado automticamente para los usuarios autorizados a modificar el factor de cambio de las monedas en el momento de entrar en la aplicacin, o puede accederse por medio de la combinacin de teclas Ctrl. + M.
Factor de Cambio ctrl.+ M.
Se muestran las distintas monedas utilizadas por la aplicacin las cuales deben ser configuradas a travs de las opciones de monedas en el Men Mantenimiento. Para ms informacin haga click aqu. Paso a Paso: 1. Mueva el cursor con las teclas de Flechas del teclado o simplemente haga click sobre el nombre de la moneda a modificar. 2. Borre la cantidad mostrada en la columna titulada Factor de Cambio, con la tecla BackSpace o borrar hacia la izquierda ubicada normalmente arriba de la tecla ENTER principal del teclado. 3. Ingrese el nuevo factor de cambio y presione ENTER. 4. Para verificar si el cambio fue procesado debe aparecer la fecha del da actual en la columna titulada Ultima Actualizacin y el monto anterior en la columna Cambio Anterior, de no ser as vuelva al paso 2. 5. Haga click en el botn Salir.
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Estadsticas y Proyecciones Archivo de Monedas:
Tasa de Cambio: Promedio de Factor de cambio. Compras Unidades: cantidad de productos comprados con la moneda activa. Compras: cantidad de compras efectuadas con la moneda activa. Ventas Unidades: cantidad de productos o servicios vendidos con la moneda activa. Ventas: cantidad de ventas efectuadas con la moneda activa. Costo Ventas: Monto expresado en la moneda activa del costo de las ventas. Descuentos: Monto expresado en la moneda activa de los descuentos otorgados en los procesos de ventas. Utilidad: Monto expresado en la moneda activa de la utilidad o obtenida de las ventas. Total Comisiones: Monto expresado en la moneda activa del total de las comisiones generadas en ventas a clientes que posean la moneda activa como moneda por defecto. Cargos Unidades: Cantidad de artculos cargados que posean la moneda activa por defecto. Cargos: cantidad de cargos efectuados con artculos que posean la moneda activa por defecto. Descargos Unidades: Cantidad de artculos descargados que posean la moneda activa por defecto. Descargos: cantidad de descargos efectuados con artculos que posean la moneda activa por defecto. Cheques Emitidos: cantidad de cheques emitidos con la moneda activa. Monto Cheques: Monto total de cheques emitidos con la moneda activa. Notas Dbito: Cantidad de Notas de Dbito procesados donde se utilice la moneda activa. Monto Notas Dbito: Monto total de Notas de Dbito procesadas donde se utilice la moneda activa. Depsitos Recibidos: cantidad de depsitos procesados en los bancos con la moneda activa. Monto Depsitos: Monto total de los depsitos procesados en los bancos con la moneda activa. Notas de Crdito: Cantidad de Cuotas de Crdito procesadas donde se utilice la moneda activa. Monto Notas Crdito: Monto total de Notas de Crdito procesadas donde se utilice la moneda activa.
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Reporte General de Ventas Archivo de Monedas:
Esta opcin visualiza la siguiente ventana:
Reporte General de Ventas
Imprime las ventas a Contado, Crdito o ambas, realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Las facturas son el tipo de transaccin, que se pueden visualizar, si se desea. En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los tems, incluir los costos de operacin y los fletes. Imprime los siguientes datos: Fecha de emisin, documento, monto bruto (sin impuestos), el impuesto 1 o IVA., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada de la factura, el saldo restante, el total del precio costo, el monto de la utilidad, el porcentaje de utilidad de cada factura y el descuento parcial. Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de pgina, el total de ingresos o pagos realizados, el saldo deudor, la utilidad total en monto y porcentaje, el total de facturas y operaciones en el lapso dado.
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Reporte de Transacciones de Compra Archivo de Monedas:
Imprime las transacciones de compras: rdenes de compra, compra de mercanca, devoluciones en compras y notas de entrega realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Se puede establecer como tipo de transaccin las rdenes de compra, compra de mercanca o notas de entrega. Adems puede mostrar las transacciones en trnsito, pendientes o procesadas. En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los tems, incluir los costos de operacin y los fletes. Si se detallan los tems, se pueden detallar los seriales.
Reporte de Transacciones de Compra Imprime los siguientes datos: Fecha de emisin, documento, monto bruto (sin impuestos), descuentos, el impuesto 1 o IVA., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada y el saldo restante. Si se imprime los detalles, se muestra el cdigo del tem, su descripcin, la cantidad, el costo, otros costos y el total. Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de pgina, el total de rdenes de compra, total de compra de mercanca y el total de operaciones realizadas en el lapso dado.
Tabla de Contenido
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Men Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Proveedores:
Los proveedores o los entes encargados de suministrar los distintos artculos o servicios para el adecuado funcionamiento de la empresa, son registrados en a2, para as poder llevar unos controles exactos de todas las operaciones comerciales realizadas.
Ficha del Archivo de Proveedores
En la primera parte se especifican los datos del proveedor tales como su Nombre, Descripcin del servicio o artculos, direccin, telfonos, etc. En la parte superior derecha se establecen las propiedades de Proveedor Activo, el cual cuando est marcado, habilita las transacciones de compras con el mismo y Descuentos Pronto Pago de existir este tipo de convenio facilidad de negocios por parte del proveedor.
Nota: En el rengln de monedas si se especifica una moneda distinta a la utilizada por la aplicacin se activa el uso de multimoneda para el proveedor.
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En la segunda parte se establece la informacin relacionada con el crdito y otras caractersticas como: Lmite de Crdito en moneda, das de crdito, Porcentaje de Retencin en los casos donde el proveedor sea una Agente Recaudador de Impuestos, Direccin, Forma de Envo y Forma de Pago.
Ficha de Proveedores Datos Crdito
Adems de las caractersticas antes mencionadas existen caractersticas avanzadas que son las siguientes: Productos: Listado de aquellos productos o servicios suministrados por el proveedor. Para ms detalles haga click aqu. Operaciones: Reporte donde se muestran las distintas transacciones efectuadas con el proveedor.
Paso a Paso: Crear o Modificar: 1.Haga click en el botn Incluir de la barra de botones para crear un Proveedor. 2.Haga click en el botn Modificar de la barra de botones para editar la informacin del proveedor. 3.Edite el registro actual. 4.Para almacenar los cambios, presione el botn Grabar. 5.Haga click en el botn Salir. Eliminar: 1.Haga click en el botn Borrar de la barra de botones. 2.En la ventana de mensaje confirme o no su accin. 3.Haga click en el botn Salir. Nota: Para que un proveedor pueda ser borrado de la base de datos debe tener sus cuentas por pagar a la empresa saldo en 0.

Estado de Cuenta Proveedores:
Esta opcin muestra la siguiente pantalla:
Estado de Cuenta Proveedores
Imprime los datos del proveedor (cdigo, nombre, activo o no, direccin, telfono, RIF, NIT, e-mail) con sus respectivos documentos de operaciones, los cuales presentan los siguientes datos: cdigo de la operacin, fecha de emisin del documento, fecha de vencimiento del documento, nmero del documento, descripcin o nombre del documento, los dbitos, crditos, saldo de la cuenta y el saldo del documento. Totaliza las cuentas individuales de cada proveedor y el monto general de la deuda de los proveedores seleccionados.
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Cuando se presiona el botn Filtrar se muestra la ventana:
Filtros Reporte Estado de Cuenta Proveedores
En este filtro de operaciones, se pueden imprimir los proveedores con sus respectivas transacciones en el lapso comprendido entre la fecha inicial y fecha final. Estos filtros alteran la visualizacin del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las caractersticas seleccionadas en esta ventana.
Estado de Cuenta del Proveedor Ejemplo
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Descuentos Pronto Pago Proveedores:
En la tabla de descuentos de pronto pago se establecen los parmetros de rangos de das y descuentos a aplicar al cumplirse los mismos.
Hasta (das)
De (das)
(%) Descuento Adicional
(%) Descuento
Tabla de Descuentos Pronto Pago Proveedores
Los rangos de das comienzan desde cero hasta la cantidad establecida por el usuario, cabe destacar que este nmero ser repetido en la prximo rango como valor inicial, en donde se permite modificar el valor "Hasta" si es requerido. Los porcentajes o montos de descuento son aplicados en cascada, es decir el de la izquierda primero y luego el de la derecha. Tomando en cuenta esta observacin en el caso de porcentajes no es igual sumar los porcentajes y aplicarlos que calcular uno primero y al resto el segundo. Nota: El rango a seleccionar se obtiene de arriba hacia abajo donde ocurra la primera correspondencia. Paso a Paso: 1. Haga click en la celda de la segunda columna llamada das primera fila (exprese el Hasta del rango) e introduzca el nmero. Presione ENTER, automticamente se repite este nmero en la primera columna segunda fila indicando el Desde del segundo rango. 2. Ahora se introduce los porcentajes o montos de descuento a establecer, el primero a aplicar y luego el segundo. 3. Para establecer los rangos sucesivos repita cuantas veces sea necesario los pasos 1 y 2. 4. Al terminar haga click en el botn Aceptar.

tems del Proveedor (Productos del Inventario):
Se activa cuando se realiza una compra. Muestra el inventario de productos o servicios para el proveedor actual, presentando el nombre del producto, la fecha de compra, nmero del documento de compra, cantidad de la ltima compra, costo de la ltima compra, si la aplicacin trabaja en multimoneda, la moneda y el factor de cambio, y por ltimo la referencia del producto. Presenta la siguiente ventana:
Productos del Proveedor
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Transacciones de Compra a Proveedores:
La opcin visualiza: Imprime las transacciones de compras: rdenes de compra, compra de mercanca, devoluciones en compras y notas de entrega realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Se puede establecer como tipo de transaccin las rdenes de compra, compra de mercanca o notas de entrega. Adems puede mostrar las transacciones en trnsito, pendientes o procesadas. En la casilla Documento se puede seleccionar una factura en particular del total de facturas realizadas en el periodo. Se puede detallar los tems, incluir los costos de operacin y los fletes.
Transacciones de Compra
Imprime los siguientes datos: Fecha de emisin, documento, monto bruto (sin impuestos), descuentos, el impuesto 1 o IVA., el impuesto 2 o I.A.L., el flete, la cantidad cancelada y el saldo restante. Si se imprime los detalles, se muestra el cdigo del tem, su descripcin, la cantidad, el costo, otros costos y el total. Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de pgina, el total de rdenes de compra, total de compra de mercanca y el total de operaciones realizadas en el lapso dado.
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El botn Filtrar muestra:
Filtros Transacciones de compras
En este filtro se puede agrupar las operaciones por detalles de transaccin, por das, por depsitos, proveedores, usuarios y clasificacin. Los filtros alteran la visualizacin del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las caractersticas seleccionadas en esta ventana.
Listado de Transacciones de Compra
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Estadsticas y Proyecciones Proveedores:
Las estadsticas y proyecciones en a2, se realizan por proveedor y no en conjunto lo cual permite estudiar a profundidad las distintas variables listadas a continuacin. Nota: Las siguientes variables son calculadas a razn de los periodos de trabajo del sistema.
Estadsticas y Proyecciones Proveedores
Variables Disponibles: No. Compras: Cantidad de veces que se cargaron o realizaron compras al proveedor. Compras Contado (Moneda): Total en moneda de las compras realizadas, con forma de pago contado. Compras Crdito (Moneda): Total en moneda de las compras realizadas, con forma de pago crdito. Total Compras (Moneda): Total Compras Contado + Total de Compras Crdito. Impuestos (Moneda): Total de impuestos pagados en las compras, expresados en moneda. Descuentos Compras (Moneda): Monto en moneda de los descuentos otorgados por el proveedor. Fletes (Moneda): Monto en moneda de todos los fletes pagados. Descuentos Pronto Pago (Moneda): Monto en moneda de todos los Descuentos pronto pago procesados. No. Devoluciones: Cantidad de devoluciones efectuadas al proveedor. Monto Devoluciones (Moneda): Monto en moneda del total de devoluciones efectuadas. No. Pagos: Cantidad de pagos efectuados al proveedor. Monto Pagos (Moneda): Monto en moneda del total de pagos efectuados. No. Notas Dbito: Cantidad de Notas de Dbito procesadas al proveedor. Monto Notas Dbito (Moneda): Monto en moneda de las Notas de Dbito procesadas. No. Notas de Crdito: Cantidad de Notas de Crdito procesadas al proveedor. Monto Notas Crdito: Monto en moneda de las Notas de Crdito procesadas. Retencin Impuestos (Moneda): Monto en moneda del total de Retenciones aplicadas por el proveedor. Para mayor informacin Ver Estadsticas
Tabla de Contenido
Men Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Bancos:


En esta ventana se caracterizan las cuentas bancarias utilizadas por la aplicacin para llevar el control de: Emisin de Cheques Depsitos Notas de Dbito Bancarias Notas de Crdito Bancarias Transferencias entre cuentas Bancarias Conciliaciones Bancarias
Ficha de Bancos
La informacin mnima requerida de la cuenta es: Nmero de Cuenta, Descripcin, Tipo y Moneda. Se pueden configurar cuentas con moneda distinta a la utilizada por la aplicacin como base. El nombre descriptivo de esta opcin en el Men Principal de la aplicacin es Bancos, lo cual no indica que su funcin sea la de crear nombres de bancos sino de Cuentas Bancarias. Si en un mismo banco se tiene ms de una cuenta, se debe crear el banco tantas veces como cuentas existan, por tal motivo en el campo Descripcin debe describirse de forma inequvoca el nombre de la cuenta, es decir el nombre del banco ms una descripcin de funcionalidad de la misma, Ej.: UNIDO PRINCIPAL.. Otras Opciones: Banco Activo: Al estar marcado indica que la cuenta bancaria puede ser utilizada. Dbito Bancario: Activa el impuesto al Dbito Bancario. Imprimir Comprobante: Activa la impresin de comprobantes por cada documento realizado. Cheques No Endosables: Predetermina el sello de No Endosable en los cheques. (Puede ser desactivado en la emisin de cheques) Cuando empezar a controlar el banco con la aplicacin? R: La recomendacin es comenzar el primer da del mes en curso, con la finalidad de poder cuadrar a futuro las conciliaciones bancarias. Partiendo de esta premisa se explica en esta ayuda como configurar una cuenta bancaria correctamente. Paso a Paso:

Crear: 1. Haga click en el botn Incluir de la barra de botones. 2. Introduzca los datos requeridos. 3. Haga click en el men Detalles, seleccione Saldos y luego Formatos. 4. Para grabar haga click en botn Grabar. Si desea cancelar haga click en el botn Cancelar. 5. Para terminar haga click en el botn Salir.
Modificar o Borrar: 1. Para modificar haga click en el botn Modificar de la barra de botones. Para borrar haga click en el botn Borrar.. En ambas opciones se muestra la lista de Cuentas Bancarias para ser seleccionada una de ellas. Si eligi Borrar confirme su accin. 2. En caso de Modificar, realice los cambios necesarios. Recuerde el paso 3 de Crear. 3. Para grabar haga click en botn Grabar. 4. Para terminar haga click en el botn Salir.
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Entrada del Saldo Inicial en Bancos: Al momento de incluir un banco nuevo, el sistema al momento de
grabar el banco, abre una ventana para que el saldo anterior conciliado sea incluido. Al momento de Incluir un banco se abre la ventana de forma automtica para la inclusin del saldo anterior conciliado. De esta forma se genera una nota de dbito crdito en el estado de cuenta del banco que permite cuadrar el disponible con el saldo que muestra el gris de transacciones.
Esto para evitar crear un banco nuevo sin colocarle el saldo de la ltima conciliacin. Sin embargo queda a criterio del usuario incluirlo no y hacerlo luego como se explica en el siguiente punto (Saldos Bancarios).
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Saldos Bancarios:
En la ventana de saldos se establecen tres parmetros muy importantes en la configuracin de cuentas bancarias que son:
Saldo Banco
Saldo ltima conciliacin: Es el saldo de la conciliacin del periodo pasado inmediato, es decir si el mes actual es Febrero la ltima conciliacin es Enero. Este saldo debera ser el Saldo segn el estado de cuenta del mes anterior. Crea de manera automtica en las transacciones bancarias, una nota de crdito con la descripcin "Movimiento de Apertura de Cuenta". Fecha ltima conciliacin: fecha de la ltima conciliacin, la cual debera ser la el ltimo da del mes anterior. Depsitos en trnsito: muestra el saldo total de todos depsitos elaborados con cheques y notas de dbitos con diferimientos. Dbitos diferidos: muestra el saldo de los cheques y notas de crditos diferidas. Saldo Actual: Saldo segn banco, para la fecha. Se recomienda no modificar este campo. Saldo Disponible: Saldo obtenido de efectuar la siguiente operacin: Saldo Actual menos movimientos diferidos (no del banco, sino aquellos movimientos procesados por la aplicacin ms no entregados o realizados en la entidad bancaria en otras palabras "Engavetados"). Se recomienda no modificar este campo. Nota: En esta ventana se permite obtener por pantalla los ltimos 20 movimientos bancarios ingresados en la aplicacin. Haga click en el botn titulado "Vistazo". Paso a Paso 1. Introduzca los datos solicitados. 2. Haga click en el botn Aceptar.
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Formatos de Impresin Bancos:
En esta ventana se realiza la seleccin de los formatos de impresin para los documentos de: Cheques, Notas de Dbito y Notas de Crdito. Para cada uno de ellos pueden existir varios tipos de formatos de los cuales hay que seleccionar uno para su uso al momento de elaborar estos documentos en el mdulo de transacciones bancarias.
Adems se especifica el nmero del prximo cheque. Todos estos formatos estn ubicados en el Mdulo de Usuarios en la opcin Formatos de Impresin:
Los formatos de Impresin son explicados ampliamente en el manual del Mdulo de Sistema.
Pg. 168

Reporte de Transacciones Bancos:
Cuando se selecciona esta opcin se visualiza la siguiente ventana:
Reporte de Transacciones Bancarias
Este reporte muestra un listado de las transacciones del banco seleccionado. Puede seleccionar la denominacin de la moneda. Cuando se activan las monedas, se puede expresar todas las transacciones en moneda local o dejarlas en su moneda original. Las transacciones pueden estar agrupadas por bancos o por los beneficiarios de la cuenta. Los datos se muestran en dos o tres lneas, dependiendo de si se detallan los conceptos o no. La primera lnea contiene la informacin del banco: nmero de cuenta, nombre del banco y si est activo o no. En la segunda lnea se tienen los datos referentes a las transacciones: fecha de creacin, fecha de liberacin, tipo, documento, beneficiario o concepto, monto de la transaccin, saldo a la fecha y estatus de la transaccin (conciliadas, no conciliadas y diferidas). En la tercera lnea, si se visualiza, se indican los conceptos, los cuales son: cdigo, nombre del banco, el monto del dbito y el monto del crdito. Si se detalla el movimiento, en la primera lnea, se imprime el concepto. En el pie o fin de las lneas, se presenta un cuadro donde se totaliza el nmero de transacciones por cheque con su respectivo monto final, e igualmente el nmero de notas de dbito, depsitos, notas de dbito, el total de dbitos y crditos diferidos.
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Filtros de Transacciones Bancarias
En este filtro de operaciones, se pueden escoger los tipos de operaciones, un rango de fechas (si no escribe nada se selecciona todo el periodo) y su estatus. Si se selecciona un concepto y/o un beneficiario y/o monto, el reporte solo especifica estas caractersticas. En cuanto al monto, se puede visualizar los que sean iguales a, mayores o iguales a, menores o iguales que, y diferente que un monto dado.
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Estos filtros alteran la visualizacin del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las caractersticas seleccionadas en esta ventana.
Estadsticas y Proyecciones Bancos:
Podemos Visualizar: Saldo Inicial: Saldo ingresado como saldo inicial al crear el banco o segn ltima conciliacin hecha. Saldo Final: Saldo al final del periodo actual segn conciliacin. No. Cheques: Cantidad de cheques emitidos. Monto Cheques: Monto total obtenido de todos los cheques emitidos. No. depsitos: Cantidad de Depsitos procesados. Monto Depsitos: Monto total obtenido de todos los depsitos realizados. No. Notas Dbito: Cantidad de Notas de Dbitos procesadas. Monto Notas Dbito: Monto total obtenido al sumar todas las Notas de Dbito. No. Notas Crdito: Cantidad de Notas de Crdito procesadas. Monto Notas Crdito: Monto total obtenido al sumar todas las Notas de Crdito. Para mayor informacin Ver Estadsticas
Pg. 171

Conceptos y Cuentas Contable Bancos:
Una de las caractersticas ms resaltantes de esta versin es la facultad de consolidar la informacin administrativa hacia la contabilidad con una gran flexibilidad en cuanto a la manera de construccin del comprobante, a2 siempre siguiendo un esquema innovador y practico implementa esta nueva alternativa para crear comprobante sin alterar el estilo de contabilizacin de la empresa o contador , para complementar la gestin consolidadora se le incluyo la posibilidad de implementar centros de costos en todas las transacciones para luego ser trasladadas hacia la contabilidad , todas estas nuevas caractersticas tiene como finalidad la de satisfacer la diferentes gamas de usuarios del mercado. En Bancos Consolidacin Bancaria - Contable le permitir postear todos los movimientos generados en el mdulo de bancos a contabilidad de forma automtica.
Consolidacin Bancaria, Cuentas Contables
La consolidacin Administrativa Contable es un concepto moldeable al estilo de trabajo del departamento contable o al contador, de manera que no es un patrn fijo por el contrario el usuario establece como va a estar constituido el comprobante contable para ello es necesario que se configure en el mdulo de sistema, el cual es explicado detalladamente en el punto Integracin Administrativa Contable a2.
Tabla de Contenido
Pg. 172

Men Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Conceptos Bancarios:
Los conceptos de pago son muy variados, en esta seccin se elabora una lista de los ms usados para evitar inconsistencias en la relacin de cheques emitidos y as poder tener coherencia en la terminologa usada en la gestin bancaria.
Conceptos Bancarios
Paso a Paso: Crear: 1. Haga click en el botn Incluir de la barra de botones. 2. Introduzca los datos requeridos. 3. Haga click en el men Detalles, seleccione Saldos y luego Formatos. 4. Para grabar haga click en botn Grabar. Si desea cancelar haga click en el botn Cancelar. 5. Para terminar haga click en el botn Salir.
Pg. 173

Modificar o Borrar: 1. Para modificar haga click en el botn Modificar de la barra de botones. Para borrar haga click en el botn Borrar. En ambas opciones se muestra la lista de Conceptos para ser seleccionado uno de ellos. Si eligi borrar confirme su accin. 2. En caso de modificar realiza los cambios necesarios. Recuerde el paso 3 de Crear. 3. Para grabar haga click en botn Grabar. 4. Para terminar haga click en el botn Salir.
Archivo de Conceptos
Pg. 174

Transacciones por Conceptos Bancarios:
Este reporte muestra de los conceptos seleccionados de las transacciones en un lapso de tiempo dado. Pueden estar activos, no activos, o ambos. Se puede ordenar por cdigo o nombre del concepto. Los conceptos se pueden agrupadas por categoras, detallarse y adems seleccionar una categora y un tipo de concepto. Los datos se muestran en una o dos lneas, dependiendo de si se detallan los conceptos o no. La primera lnea contiene: cdigo del concepto, su descripcin, el monto de los dbitos, crditos y la diferencia. En la segunda lnea muestra la fecha de creacin, fecha de liberacin, tipo, documento, beneficiario o concepto, monto de la transaccin y estatus.
Listado de Transacciones por Conceptos Bancarios
Nota: Si su aplicacin a2 Herramienta Administrativa Configurable versin 2.72, esta conectada con la Contabilidad a2, el manejo de los conceptos tiene un tratamiento diferente, ya que la integracin con el mdulo de Bancos se tendra que hacer indicndole a cada concepto que cuenta contable le corresponde.

Conceptos y Cuentas Contables: Si la aplicacin se configur para estar integrada con a2 Contabilidad la
ficha de Conceptos tendra una opcin nueva como muestra la figura: Conceptos y Cuentas Contables
Conceptos y Cuentas Contables
Teniendo que asignar la cuenta contable que le corresponde a ese concepto especifico, presionando Este paso se deber hacer tanto para la cuenta contable correspondiente al Debe y al Haber.
Catalogo de Cuentas Contables Venezuela: www.a2.com.ve Colombia: www.a2colombia.com Pg. 176

Una vez completado este paso ya los conceptos estn ligados a una cuenta contable lo que permitir a la hora de elaborar una transaccin bancaria desde el mdulo de bancos omitir el paso de asignacin de una cuenta contable en ese momento. Reporte de Transacciones por Conceptos elaborado desde el Men de Opciones Informes:
Reporte de Transacciones por Conceptos
Agrupar por conceptos: Esta posibilidad le permite visualizar los conceptos agrupados por categoras para este ejemplo tenemos creadas las siguientes:
Conceptos
Tipo de Concepto
Categoras
Fig. 200, Archivo de Conceptos
Pg. 177

Quedando el Reporte Agrupado por Categoras de la siguiente forma:
Reporte Agrupado por Categoras
Listado de Transacciones por Conceptos
Transacciones Detalladas:
Reporte Detallado por Categoras
Listado de Transacciones Bancarias por Conceptos (Detallado)
Pg. 178

Tipo de Concepto: Ingreso, Egreso, Gasto Todas, para el Ejemplo mostrado hemos seleccionado Todas. Categora para el Ejemplo mostrado tenemos definidas las siguientes: Ventas, Comisiones Bancarias, Energa Elctrica, Compras, Sueldos y Salarios, Telfonos y Comunicaciones, Mantenimiento y Limpieza y Material de Oficina. Rango de Fecha: desde, hasta: Nos pernito seleccionar entre un rango de fechas y de esta forma visualizar la informacin en los das que deseemos.
Estadsticas y Proyecciones Conceptos
Estadsticas y Proyecciones Conceptos Bancarios
Podemos visualizar la siguiente informacin: Nmero de Operaciones: Cantidad de operaciones bancarias realizadas bajo el concepto actual. Total Dbitos: Monto en moneda del total de operaciones de Dbito realizadas con el concepto. Total Crditos: Monto en moneda del total de operaciones de Crdito realizadas con el concepto. Saldo Mes: Total Dbitos - Total Crditos. Para mayor informacin Ver Estadsticas
Tabla de Contenido
Pg. 179

Men Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Beneficiarios:
Su funcin es la de definir la lista de Beneficiarios para utilizar en la emisin cheques. Se debe incluir en esta lista todas las personas jurdicas o no, a las cuales se les paga a travs de cheques.
Paso a Paso: Crear: 1. Haga click en el botn Incluir de la barra de botones. 2. Introduzca los datos requeridos. 3. Para grabar haga click en botn Grabar. Si desea cancelar haga click en el botn Cancelar. 4. Para terminar haga click en el botn Salir. Modificar o Borrar: 1. Para modificar haga click en el botn Modificar de la barra de botones. Para borrar haga click en el botn Borrar. En ambas opciones se muestra la lista de Beneficiarios para ser seleccionado uno de ellos. Si eligi borrar confirme su accin. 2. En caso de modificar, realice los cambios necesarios. 3. Para grabar haga click en botn Grabar. 4. Para terminar haga click en el botn Salir.
Pg. 180

Transacciones Bancarias por Beneficiario:
Reporte de Transacciones por Beneficiario
Este reporte muestra un listado de los bancos seleccionados en los cuales tiene cuenta la empresa. Pueden estar activos o no activos, o ambos. El orden es por nmero de cuenta o nombre del banco. Puede seleccionar la denominacin de la moneda. Cuando se activan las monedas, se puede expresar todas las transacciones en moneda local o dejarlas en su moneda original. Las transacciones pueden estar agrupadas por bancos o por los beneficiarios de la cuenta. Los datos se muestran en dos o tres lneas, dependiendo de si se detallan los conceptos o no. La primera lnea contiene la informacin de los bancos: nmero de cuenta, nombre del banco y si est activo o no. En la segunda lnea se tienen los datos referentes a las transacciones: fecha de creacin, fecha de liberacin, tipo, documento, beneficiario o concepto, monto de la transaccin, saldo a la fecha y estatus de la transaccin (conciliadas, no conciliadas y diferidas). En la tercera lnea, si se visualiza, se indican los conceptos, los cuales son: cdigo, nombre del banco, el monto del dbito y el monto del crdito. Si se detalla el movimiento, en la primera lnea, se imprime el concepto. En el pie o fin de las lneas, se presenta un cuadro donde se totaliza el nmero de transacciones por cheque con su respectivo monto final, e igualmente el nmero de notas de dbito, depsitos, notas de dbito, el total de dbitos y crditos diferidos.
Pg. 181

Filtro del Reporte de Transacciones Bancarias
En este filtro de operaciones, se pueden escoger los tipos de operaciones, un rango de fechas (si no escribe nada se selecciona todo el periodo) y su estatus. Si se selecciona un concepto y/o un beneficiario y/o monto, el reporte solo especifica estas caractersticas. En cuanto al monto, se puede visualizar los que sean iguales a, mayores o iguales a, menores o iguales que, y diferente que un monto dado.
Pg. 182

Estos filtros alteran la visualizacin del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las caractersticas seleccionadas en esta ventana.
Listado de Transacciones por Beneficiario
Pg. 183

Estadsticas y Proyecciones Beneficiarios:
Estadsticas y Proyecciones Beneficiario
Podemos Visualizar la siguiente informacin: Nmero de Operaciones: Cantidad de operaciones bancarias realizadas bajo el beneficiario actual. Total Dbitos: Monto en moneda del total de operaciones de Dbito realizadas con el beneficiario. Total Crditos: Monto en moneda del total de operaciones de Crdito realizadas con el beneficiario. Saldo Mes: Total Dbitos - Total Crditos. Para mas detalle Ver Estadsticas.
Pg. 184

Asociar un Concepto Cuenta Contable a un Beneficiario:
Activando la seccin de cuentas contables desde el mdulo de sistema es posible incluir un concepto o una cuenta contable asociada al beneficiario. De esta manera al momento de elaborar un cheque a un determinado beneficiario, no es necesario indicarle la cuenta, el sistema la coloca de forma automtica.
Posibilidad de Asignar una cuenta contable a un beneficiario, para que esta opcin este disponible debe estar instalada la contabilidad as como integrada al administrativo.
Tabla de Contenido
Pg. 185

Posibilidad de Manejar las imgenes de los archivos maestros (clientes, inventario, autorizados) Externas al archivo de datos, de esta manera se mantiene la base de datos ms liviana y al
mismo tiempo se le incorpor la posibilidad de manejar imgenes JPG.
Para activar el manejo de imgenes externas basta con crear una carpeta en el directorio de los datos con el nombre Imgenes. (Ej.: Empre001\Data\Imagenes). Al momento que el sistema detecta la presencia de este directorio de datos de forma automtica dirige las imgenes segn los archivos (Clientes, Inventario, Proveedores y Autorizados).
Tabla de Contenido
Pg. 186

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75 (Captulo 1- Men Mantenimiento) Tomo 2

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Clientes Cuentas X cobrar Intereses de mora

Proveedores Cuentas X pagar Retenciones de IVA

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Licencia Demostrativa Usuario Demo, Clave 1234

Si la clave o el usuario son invlidos no podr entrar en la aplicacin. Recuerde: Demo:

Usuario: Demo Clave: 1234 Usuario: Master Clave: 1234

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Informacin del Sistema:

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Men: Mantenimiento Transacciones Ventas Compras Bancos Informes Sistema

ALT + M ALT + T ALT + V ALT + C ALT + B ALT + I ALT + S

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Manejo de los Clientes:

Manejo de los Proveedores:

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Funciones bsicas para el manejo de todas las Fichas (Formas):

Cancela la operacin actual

Imprime reporte de la informacin mostrada.

Muestra listado de tem de los rubros donde estamos trabajando

Crea incluye nuevo registro.

Activa el modo de modificacin de registros

Elimina borra registro actual

Almacena los cambios realizados al registro actual.

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A continuacin se describen cada una de las opciones del Men Manteniendo.

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Men Mantenimiento.- (Departamentos) Productos de inventario y servicios:

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Men Mantenimiento.- (Departamentos) Tallas y Colores:

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Reporte Inventario Impresoras

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Exportar el reporte en los formatos: ASCII, Documento, Excel y HTML

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Las Variables Disponibles para los Departamentos son: