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MANUAL ELECTRONICO ACTIVO FIJO

Starsoft
SISTEMA GOLD EDITION 2011

STARSOFT
Calle Tiahuanaco 146 - Urb. Maranga -San Miguel - Lima 451-9770 / 452-2993

1. FINALIDAD

La presente Gua de Operacin del Software StarSoft Activo Fijo versin SQL, tiene por finalidad explicar de una manera fcil y didctica el manejo del Sistema, de manera que los usuarios puedan operar y administrar fcilmente todas las bondades que tiene este moderno sistema de informacin.

INGRESO AL SISTEMA En esta opcin ingresamos al sistema de activos fijos, primero seleccionamos la empresa en la cual se va a trabajar en el sistema y luego ingresamos el cdigo de usuario y el password.

Nota.- Por defecto el cdigo de Administrador es: Enter y el Password: Soft.

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3. 3.1.

BASE DE DATOS Cuentas Contables

Esta opcin es muy importante, aqu se va a definir las cuentas contables (con relacin al Plan de Cuentas) con las que se elaborar el asiento de depreciacin y ajuste que ser enviado al modulo de contabilidad. El Plan de Cuentas se define en el Sistema de Contabilidad de acuerdo al giro del negocio de la Empresa. Por ejemplo:

Cuenta de activo

33101

Esta cuenta es la ms importante porque define el tipo de activo fijo a ingresar.

Cuenta de depreciacin 39101 Esta cuenta acumula la depreciacin de cada activo fijo, por eso es importante que cada cuenta de activo tenga su respectiva cuenta de depreciacin. Cuenta de provisin: 68101 Esta cuenta almacena las provisiones efectuadas con la finalidad de valuar los activos. Cuenta de activo ACM 33801 Esta cuenta acumula el ajuste por inflacin de los activos. Cuenta de depreciacin ACM 39801 Esta cuenta acumula el ajuste por inflacin de la depreciacin de los activos. Cuenta de resultado 89801 Esta cuenta nos va a permitir verificar como se comportan los resultados de acuerdo al Movimiento de Activos. Tasa 10% Aqu se ingresa la tasa de depreciacin dependiendo del tipo de activo fijo, la tasa la podemos encontrar en el Reglamento del Impuesto a la Renta. Meses 120 Los meses lo determina automticamente el sistema de acuerdo a la vida til del activo fijo, en relacin a la tasa de depreciacin.

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3.2

Tipos de Anexos

En esta opcin hay que definir los anexos con los que se va a trabajar. Accionistas Clientes Proveedores Trabajadores Terceros Relacionados Directores Honorarios AFP Bancos Municipalidades
Si la empresa cuenta con el Software de Contabilidad StarSoft, las tablas sern tomadas directamente de este sistema.

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Para poder ingresar un nuevo anexo, se da doble click en el grupo de anexos y se abrir una ventana, donde podr ingresar los anexos correspondientes a cada grupo, dando click en el botn Nuevo.

ACTIVOS FIJOS

En esta opcin adicionales.

se registran los Activos Fijos de la empresa, indicando

algunos datos

Algunas opciones se podrn llenar presionando la tecla F1 y aparecer una tabla de ayuda, la cual se debi haber llenado previamente en Base de Datos/Tablas de Ayuda.

GRUPO: Se presiona la tecla F1 y se elige el grupo al cual pertenecer el activo.

COD. ACTIVO: La numeracin es en forma automtica e independiente por cada grupo de activos creado en Base de Datos/Tablas de Ayuda.

DESCRIPCIN: Se define el concepto del activo. MARCA: Se registra la marca del activo. MODELO: Se registra el modelo del activo. COLOR: Se ingresa el color del activo. AO DE FABRICACION: Se ingresa el ao de fabricacin del activo
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NMERO DE PARTE DE FBRICA: Se ingresa el nmero de parte de fbrica de activo NUMERO DE PLACA: Se ingresa el nmero de placa del activo. NMERO DE SERIE DE FABRICACION: Se define ingresando l nmero de serie del activo

CODIGO DEL ANEXO: Se define el cdigo del anexo con el que se va a registrar. CODIGO DE FABRICACION: Se ingresa el cdigo de fabricacin del activo. COMPROBANTE CONTABLE: se ingresa el nmero de documento de la compra. CUENTA CONTABLE: Se ingresa la cuenta contable correspondiente al Activo. ESTADO DE BIEN: Se define el estado del bien segn estados de bien. la tabla de

CODIGO DE ALMACEN: Se ingresa el cdigo de ingreso al almacn del activo. CODIGO DE RELACION: Cdigo alterno para el bien TASA: Tasa de depreciacin para el activo PAIS DE ORIGEN: Se ingresa el pas de procedencia del activo. NUMERO DE FACTURA: Se ingresa adquisicin del bien l nmero de factura de

NUMERO DE GUIA: Se ingresa el nmero de la gua de remisin del bien comprado FECHA DE ADQUISICIN: Se ingresa la fecha bien. de adquisicin del

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MONEDA: Se registra el tipo de moneda, MN moneda nacional o ME Moneda extranjera. TIPO DE CAMBIO: Se ingresa el tipo de cambio. VALOR COMPRA: Se ingresa el valor del bien. CENTRO DE COSTOS: Se ingresa el centro de costos, a la cual pertenece el activo. CANTIDAD DE ACTIVO: Se ingresa la cantidad del activo. FECHA DE ACTIVACION: Se ingresa la fecha en que los bienes sean utilizados en la generacin de rentas gravadas. FORMA DE PAGO: Se ingresa las formas de pago segn ayuda. Tablas de

MODO DE ADQUISICION se ingresa la forma como fue adquirido el producto. CALCULAR DEPRECIACION: Se define si el activo va a estar afecto a depreciacin. OTRAS ANOTACIONES: se puede ingresar cualquier informacin importante del activo. SALDOS INICIALES: Al hacer click en este botn, se abrir una ventana donde se ingresar el valor actualizado y la depreciacin acumulada de activos que se adquirieron antes de empezar en el sistema.

NOTA:- No es obligatorio llenar todos los datos que se piden, solamente es obligatorio llenar los datos que tienes la siguiente marca >>.
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3.4

TABLAS

DE

AYUDA

Son las tablas generales donde se registran datos variables referentes a los Activos Fijos.
TABLAS GENERALES

Son las tablas que se refieren directamente a la transaccin del activo, ejemplo la forma de pago, modo de adquisicin, tipo de moneda etc.
Se cuenta con las siguientes Tablas Generales:

GRUPOS O FAMILIA: Se crean de acuerdo a la naturaleza de los activos, Ejemplo: unidades de transporte, muebles de oficina, equipo de cmputo, etc. Dentro de cada uno de estos grupos se generan los cdigos correlativos de los Activos. TIPOS DE MONEDA: En esta tabla se configuran los dos tipos de moneda que permite trabajar el sistema MN moneda nacional y ME moneda extranjera.
FORMA DE PAGO: Se configuran las diversas formas de pago con que se adquiri el activo. Ej.

CONTADO CREDITO LEASING MODOS DE ADQUISICION: Se configuran los tipos de adquisicin de los activos. Estos pueden ser: COMPRADO DONADO NUEVO USADO MOTIVOS DE BAJA: Se configuran los motivos de baja de un activo, ROBO REEMPLAZO
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VENTA DETERIORO INCIDENCIAS: Aqu se define todos los tipos de incidencia que se pueden generar sobre un determinado activo. Las incidencias estn referidas a todo tipo de variacin que sufriera un activo, tales como: reparaciones, mejoras, cambios o acoplamientos, los cuales incrementan el valor del activo. ESTADO DEL BIEN: Se configura el estado en el que se encuentra el activo cuando se adquiere ste. NUEVO USADO DETERIORADO
TIPO MANTENIMIENTO: Aqu se registra los reparaciones menores que podra hacerse al activo. conceptos de mantenimiento o

CONCEPTOS GENERALES: Aqu se configuran los conceptos generales del sistema para que se personalice el mdulo.

TABLA DE UBICACIONES Esta tabla se usa para definir la ubicacin general de los activos dentro de la estructura de la empresa, la tabla de ubicacin varia de acuerdo al tamao de la Empresa (por lo que no es obligatorio llenar todas las tablas de ubicacin). Su contenido servir para controlar la asignacin de los Activos. EMPRESAS: Si la empresa que estamos trabajando posee activos en otras empresas como filiales o afiliadas se definir en esta tabla la relacin de estas; de no darse el caso sta puede quedar vaca PAISES: Si es una empresa Transnacional entonces se va a tener activos en otros pases mediante esta tabla vamos a saber la ubicacin de cada uno de los activos, en los diferentes pases. DEPARTAMENTOS: Si es una empresa nacional y tiene sucursales en varios departamentos se detallar la relacin de departamentos.

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DISTRITO/LOCALIDAD: Cuando la empresa no posee sucursales fuera del departamento, pero si en diferentes distritos se detallara la relacin de distritos con su respectivo cdigo. AGENCIAS /SUCURSALES: Si es una empresa que tiene varias agencias o sucursales se configurar la ubicacin de los activos dentro de las agencias y sucursales de la Empresa. EDIFICIOS / PLANTA: Si la empresa tiene varios pisos o plantas, entonces se definir la ubicacin especfica del activo. Este dato es muy til para los inventarios fsicos. OFICINAS /SECCION: Si la empresa esta distribuida por oficinas o secciones, entonces se define la ubicacin especfica del activo. Este dato es muy til para los inventarios fsicos. CENTRO DE COSTOS: Si la empresa maneja centro de costos, ubicar sus activos en base a estos, de tener el sistema de contabilidad los centros de costos sern tomados directamente de este sistema. DIVISIONES: Si es una empresa que tiene su estructura de acuerdo a divisiones entonces de acuerdo a esa estructura debe distribuir los Activos para su inmediata ubicacin. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: Si es una empresa que su estructura esta hecha de acuerdo a departamentos administrativos entonces de acuerdo a esta estructura debemos distribuir los activos para su inmediata ubicacin.
3.5 INDICES PARA EL AJUSTE: En esta opcin, no es necesario ingresar el ndice de ajuste porque se debe configurar un concepto general: No_Ver_ACM y debe estar en verdadero.

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4.

INVENTARIO

Aqu se tiene un control de todos los activos que se ha ingresado al sistema, como si todo fuera un gran Almacn, este inventario nos sirve para llevar un control real de todos los activos que se han ingresado, frente a una toma de inventario al final del periodo. INGRESO DEL INVENTARIO FISICO

4.1

Esta opcin se utiliza en el momento que se realice un inventario de activos. Al final de la toma de inventarios en esta opcin, se ingresa todo el inventario fsico tomado. Para ingresar el inventario fsico que se realizo, se ingresa a Inventario / Ingreso de Inv. Fsico, se elige el grupo al cual vamos a ingresar los activos, y se da click en el botn Aceptar.

Luego aparecer la siguiente ventana, donde se da click en el botn Nuevo (si es el primer inventario que se realiza) o se ubica el activo y se presiona el botn Editar (para ingresar la nueva ubicacin del activo).

Despus de ingresar el inventario fsico se da click en el botn Actualiza Asignac. para actualizar la ubicacin de los activos en Procesos/Asignaciones.

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Nota.- Cuando se ingresa el inventario fsico no es obligatorio llenar todos los datos de ubicacin. 4.2

CONCILIACION DE INVENTARIO

En esta opcin se realiza la conciliacin entre el listado de maestro de asignaciones y el ingreso del Inventario fsico, esta conciliacin nos sirve para verificar las diferencias, faltantes entre el listado del maestro de asignaciones y el ingreso del inventario fijo.
En esta opcin tenemos dos tipos de conciliaciones:

CONCILIACION MAESTRO / INVENTARIO FISICO.- Se realiza la conciliacin de inventario entre el maestro de activos y el registro de inventario fsico, mostrando un reporte con esta informacin. CONCILIACION INVENTARIO LGICO / INVENTARIO FISICO.- Se realiza la conciliacin de inventario entre el registro de inventario lgico y el registro de inventario fsico, mostrando un reporte con esta informacin.

5.

PROCESOS

Estos procesos se realizan despus de haber ingresado toda la Base de Datos del sistema, los procesos sirven para emitir los reportes del sistema de Activos Fijos actualizados.

5.1. - ASIGNACIONES Una vez ingresado todos los Activos de la empresa, en esta opcin se detallara la ubicacin del activo, es decir a que persona, rea, sucursal, o distrito al cual ha sido asignado el Activo. (Una vez asignado un activo se podr continuar con la opcin 4- Inventario).

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5.2.- DAR DE BAJA.


En este proceso damos de baja al activo, por diversos motivos establecidos en base de datos. Estos pueden ser por cambio, robo, desuso, venta, debindose incorporar la fecha en la cual se retira el Activo. Al efectuarse esto el activo dejar de sufrir depreciacin desde la fecha indicada.

5.3.- INCIDENCIAS Una vez que se ha definido en la base de datos los motivos de incidencias, en esta opcin se aplicar, sobre el activo determinado, el tipo de incidencia, el costo en el cual se ha incurrido, la fecha en la cual se di est y otros datos complementarios. Para ingresar una incidencia se da click en el botn Nuevo y se llenan los datos necesarios.

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5.4.- MANTENIMIENTO DE ACTIVO


En esta opcin se registran los mantenimientos o reparaciones activo en un periodo determinado. que haya sufrido un

5.5.- IMPRIMIR CODIGOS DE BARRA. En esta opcin podemos imprimir los cdigos de barras de los activos fijos conforme a su cdigo.

5.6.- CALCULO DEPRECIACION/ AJUSTE Este proceso es el ms importante en el sistema de activos fijos porque va a calcular la depreciacin mensual de todos los activos que se tienen en el sistema y son estos clculos los que se reflejaran en los asientos contables. Para lograr resultados exactos y tiles es necesario haber definido la tasa de depreciacin al momento de haber creado las Cuentas Contables (Base de Datos /Ctas Contables).
Para que se calcule la depreciacin y el ajuste se indica el mes y ao del cual se desea hacer el clculo, luego se da click en el botn Procesar.

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5.7.- GENERA EL ASIENTO CONTABLE Una vez realizado el proceso anterior y habiendo obtenido los clculos se generaran los asientos contables, estos dependern de la configuracin de las cuentas contables ingresadas en la base de datos. Se genera un asiento por la depreciacin. La transferencia de los asientos al sistema de contabilidad depender del enlace que la empresa creada tuviera con el sistema de contabilidad (opcin Utilidades).

6.- CONSULTAS En este Men podemos obtener el Reporte de Historial de Activo.

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6.1.- HISTORIAL DEL ACTIVO En esta opcin nos muestra una relacin de todo el historial del activo o Kardex que esta ingresado en el sistema. Este historial es como un archivo de los datos ingresados de los Activos registrados en el sistema.

7.- REPORTES
En esta opcin se muestran los diversos reportes para el control gerencial de los activos. 7.1.- ACTIVO En esta opcin podemos obtener dos reportes: Maestro de Activo.- Este reporte nos mostrar los activos registrados con los datos ingresados cuando se registraron estos (valor de compra, fecha de compra, marca, etc.). Saldo Inicial.- Este reporte nos mostrara los saldos iniciales (depreciacin y ajuste) de los activos que se compraron antes de adquirir el sistema. Ambos reportes se pueden filtrar por cuenta contable, por grupos de activos y/o por fecha.

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7.2.- ASIGNACIONES

En esta opcin nos muestra reportes relacionados con las Asignaciones a los Activos, estos reportes se pueden filtrar por el tipo de ubicacin del activo, por grupos de activos y por fecha; as podemos obtener los siguientes reportes:

Maestro de Asignaciones Ubicacin Fsica. Organizacin. Valor de Compra

7.3.- BAJAS

Este reporte nos muestra una relacin de los activos que han sido dados de baja a una fecha determinada, se puede filtrar por grupos de activos, por motivos de baja y por fecha. Las bajas significan los activos que por motivos de desuso, cambio, venta, robo ya no forma parte de la relacin de Activos Fijos operativos de la empresa.

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7.4.- INCIDENCIAS Este reporte nos muestra todas las incidencias de los activos fijos en un periodo

determinado, cuando un activo ha sufrido una mejora o un deterioro y esto incrementa o disminuye su valor. Este reporte lo podemos filtrar por el tipo de incidencia, por grupo de activos y por fecha.

7.5.- MANTENIMIENTO DE ACTIVOS

Este reporte muestra los mantenimientos o reparaciones que hayan sufrido los activos, este reporte se puede filtrar por grupos de activos, por el tipo de mantenimiento de activos y por fecha. Se puede sacar en Moneda nacional y/o Moneda Extranjera.

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7.6.- KARDEX DE ACTIVO

En este reporte vamos a tener un kardex de activo como si fuera un gran almacn a una fecha determinada. Este reporte puede emitirse en Soles o en Dlares.

7.7.- AJUSTE Y DEPRECIACIN


Este es el reporte ms importante del sistema, aqu nos muestra el clculo de la depreciacin y el ajuste por inflacin mensual y acumulada por activo fijo.

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8.- CONFIGURACION:

Aqu se va a configurar incluye:

todo lo relacionado con el funcionamiento del sistema, esto

8.1.- CREAR 8.1.1. EMPRESA Aqu se crean las empresas con las que voy a trabajar. Se registra los siguientes datos: o CODIGO DE EMPRESAS.- El sistema lo enumera automticamente o se puede asignar en forma manual. o RUC.- Se ingresa el nmero de RUC de la empresa. o RAZON SOCIAL.- Se ingresa el nombre de la empresa o DIRECCIN.- Se ingresa la direccin de la empresa o TELEFONO.- Se ingresa el telfono de la empresa o REPRESENTANTE.- Se ingresa el nombre del representante legal de la empresa o FAX.- Se ingresa el numero de fax o REPORTE.- Se ingresa el nombre que se desea que aparezca en el reporte. o NUMERACION AUTOMATICA.- Si deseo que se genere numeracin automtica, caso contrario lo dejo en blanco. la

o NUMERO DE CARACTERES ALFA NUMERICOS.- Si le doy a la opcin anterior automtico, los caracteres Alfanumricos son automticos, si no le doy esa opcin los caracteres van a ser manuales.
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8.1.2. USUARIOS
Por seguridad el sistema tiene esta opcin, donde se puede crear una contrasea a una persona, limitndole las opciones a las cuales pueda ingresar. En esta opcin se crea los usuarios ingresando el cdigo de usuario, nombre de usuario, password, y luego se marca las opciones del men que se le va a autorizar

8.1.3. ADMINISTRADOR
En esta opcin se crea los administradores ingresando el cdigo de administrador, nombre de administrador, password, y luego se confirma este ltimo.

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8.2.- AO DE INICIO DEL SISTEMA


Se registra la fecha de inicio del sistema, es decir a partir de que ao es que vamos a registrar los activos, estableciendo una diferencia con la fecha de activacin del bien habida en los libros, esto definir si el activo arrastra o no depreciacin.

8.3.- CAMBIAR DE EMPRESA ACTIVA Se utiliza cuando se tienen diferentes empresas en el sistema, esto nos va a permitir cambiar la empresa que s esta trabajando y entrar a otra sin salir del sistema. El sistema permite ingresar hasta 999 empresas que trabajan de forma independiente. 8.4.- CAMBIAR FONDO DE PANTALLA Se utiliza para cambiar el fondo de pantalla del sistema. Puede elegir cualquier imagen que tenga en su PC

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INDICE INDICE 1. FINALIDAD 2. INGRESO AL SISTEMA 3. BASE DE DATOS 3.1 CUENTAS CONTABLES 3.2 TIPOS DE ANEXOS 3.3 ACTIVOS FIJOS 3.4 TABLAS DE AYUDA o Tablas Generales o Tablas de Ubicacin 3.5 INDICES PARA EL AJUSTE 4. INVENTARIO 4.1 INGRESO DE INVENTARIO FISICO 4.2 CONCILIACION DE INVENTARIO 5. PROCESOS 5.1 ASIGNACIONES 5.2. DAR DE BAJA 5.3. INCIDENCIAS 5.4. MANTENIMIENTO DE ACTIVO 5.5. IMPRIMIR CODIGO DE BARRAS 5.6. CALCULO DEPRECIACION / AJUSTE 5.7. GENERA ASIENTO CONTABLE 6. CONSULTAS 6.1. HISTORIAL DEL ACTIVO / KARDEX 7. REPORTES 7.1. ACTIVO 7.2. ASIGNACIONES 7.3. BAJAS 7.4. INCIDENCIAS 7.5. MANTENIMIENTO DE ACTIVOS 7.6. KARDEX DE ACTIVOS 7.7. AJUSTE Y DEPRECIACIN 8. CONFIGURACIN 8.1. CREAR o Empresa o Usuarios o Administrador 8.2. AO INICIO DEL SISTEMA 8.3. CAMBIAR EMPRESA ACTIVA 8.4. CAMBIAR FONDO DE PANTALLA

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