III.

ENTREGAS CERTIFICADAS
1. DEFINICIN.
La Entrega Certificada es una alianza estratgica a travs de la cual el Proveedor y el Cliente se comprometen a realizar todas las operaciones necesarias para garantizar al Consumidor Final total confiabilidad en trminos de la calidad del producto, de la informacin que suministra, de su manejo fsico, y de la exactitud de los documentos que amparan cada transaccin. Cuando el Proveedor utiliza para la entrega una Empresa Prestadora de Servicios Logsticos -EPSL- esta empresa ser considerada como parte integral de la compaa proveedora y por lo tanto, bajo el esquema de Entregas Certificadas que se est planteando, el Cliente est certificando al Proveedor. Ha sido definida como una de las mejores prcticas en los programas de Respuesta Eficiente al Consumidor ECR, al minimizar los costos asociados con la verificacin, el tiempo en el recibo, la manipulacin de la mercanca, las notas contables, las devoluciones y la repeticin de operaciones en el proceso logstico.

2. OBJETIVO GENERAL.
Eliminar la repeticin de verificaciones con base en la garanta ofrecida por el Proveedor sobre la seguridad de su proceso. El Proveedor certifica que lo facturado (reseado en el aviso de despacho o la remisin), solo incluye artculos solicitados y que la cantidad anunciada para cada uno es igual a la entregada fsicamente. Beneficios Generales de la Entrega Certificada: Reducir el tiempo de atencin del proveedor para recibo de mercanca: espera, descargue y verificacin. Reducir la excesiva manipulacin de la mercanca. Reducir el desgaste administrativo en la solucin de diferencias. Asegurar la calidad de la entrega desde el comienzo de la cadena de abastecimiento. Consolidar la relacin como socios entre el Proveedor y el Cliente.

3. DEFINICIN DEL ACUERDO .

Conjuntamente los socios comerciales (cliente, proveedor, EPSL) analizan la situacin actual, y definen el acuerdo para entregas certificadas, precisando el procedimiento para desarrollar cada uno de los siguientes puntos:

 Determinar la manera de comunicarle el pedido al proveedor: EDI, Fax, Correo,

Telfono, etc. Definir la frecuencia de pedido, das de pedido, fecha y hora de entrega. Determinar la forma de entregar la informacin, al transportador y al cliente, sobre la mercanca enviada: Aviso de Despacho (EDI), Factura o Remisin. Determinar la forma de enviar la informacin, al transportador y al cliente, de la mercanca recibida: Aviso de Recibo (EDI), Factura Remisin visada con la firma del recibidor y el sello del cliente. Definir entre el proveedor y el cliente las EPSL que harn parte del acuerdo en entregas certificadas. Definir el procedimiento a seguir en los casos que vaya a haber un cambio en la EPSL. Precisar la duracin de cada etapa de la alianza para entrega certificada as como el porcentaje de revisin. Definir los perodos de vencimiento y criterios de calidad del producto que se utilizan como base para la inspeccin de la mercanca en el recibo. Precisar los empaques y sub-empaques a utilizar al entregar la mercanca. En todos los casos el subempaque definido deber poderse manejar como una unidad, de tal forma que ser indispensable el uso de algn implemento que permita agrupar los elementos que lo conforman. Igualmente, se deber establecer cuales ser las garantas ofrecidas por el proveedor a su cliente, que le permitan a ste ltimo saber que la unidad no ha sido violada. Definir las condiciones de manipulacin de la mercanca entre el proveedor y la EPSL. Convenir la informacin y codificacin a utilizar tanto en unidades de venta como en empaques. Definir metas para calificar la capacidad de respuesta a los pedidos de mercanca. Definir los esquemas de seguridad que se utilizarn para el transporte de la mercanca. Definir las caractersticas de los vehculos que llevarn a cabo la entrega en el punto de recibo (centro de distribucin, punto de venta, bodegas principales del hospital, etc.) Lista de los facilitadores con los que deber contar el cliente para recibir la mercanca. Se consideran facilitadores el personal, el espacio y los equipos para manipulacin de mercanca. Acordar el esquema de administracin e intercambio de estibas, canastillas y empaques en general. Acordar el procedimiento y causales para la devolucin de mercanca. Acordar el procedimiento para los casos en que sucedan averas y extravos. Establecer los mecanismos para la solucin de problemas en el recibo: diferencias en precios, cantidades, presentacin del producto, empaques, documentos, etc. Determinar un acuerdo para solucionar los casos en que se detectan errores despus de haber efectuado la entrega de la mercanca.
Establecer los mecanismos y procedimientos de comunicacin para los casos de fuerza mayor, en los que no se pueda cumplir una cita en un punto de entrega por situaciones ajenas al proveedor y a la EPSL

(derrumbes, cierre de vas, etc.) Para estos casos, el cliente no registrar una mala calificacin a la entrega. Definir el esquema en el que generador de la carga le enva las Instrucciones de Transporte a la EPSL: EDI, fax o telfono. Definir como la EPSL le confirma la Reserva del Servicio de Transporte al generador de la carga: EDI, fax o telfono. Cuando el operador logstico prepara el pedido, se debe definir como el proveedor le comunica los pedidos que debe preparar, por medio de Instrucciones de Despacho (EDI) o una lista de despacho en papel. Si el proveedor requiere que las Solicitudes de Accin Correctiva sean recibidas directamente por la EPSL, esta situacin deber acordarse entre las partes.

4. CONDICIONES PARA Previa a la Alianza).

4.1. Proveedor.

LOS

PARTICIPANTES

EN LA

ALIANZA (Evaluacin

Unidad de Empaque: Contar con Empaque diseado especialmente para el producto de acuerdo con sus especificaciones y los requerimientos de la demanda. Identificacin y Codificacin de Empaques y Subempaques: Expresando el contenido y la identificacin con cdigo de barras EAN/UCC-13, EAN/UCC 14 (utilizando las simbologas ITF-14 o EAN/UCC-128) o el serial del empaque o la estiba SSCC bajo el sistema EAN/UCC 128. Proceso de Facturacin: Posterior a la separacin de la mercanca y en el caso de utilizar EDI despus del Informe de Recibo. Certificacin de las EPSL a contratar: Cada proveedor debe informar al cliente sobre la(s) EPSL que estn certificadas. Cumplimiento del Programa Establecido para Efectuar las Entregas: Mnimo del 90% combinado (95% en Unidades x 95% en Referencias) medido en los 2 ltimos meses. Porcentaje de Entregas a Tiempo: Mnimo de 95% de cumplimiento en los dos ltimos meses. El proveedor debe tener la capacidad de informar al cliente si entregar oportunamente el pedido. Porcentaje de Exactitud en Facturacin: Confiabilidad absoluta en la factura (cero informes de diferencias). Capacitacin del Personal: Implementar un programa de capacitacin del personal de despachos en el procedimiento de entregas certificadas, definiendo un responsable directo o Padrino como interlocutor con el recibo del Cliente.

 Paletizacin: Cuando el volumen de la mercanca lo amerite se despachar la carga paletizada en estibas de intercambio estndar. Capacidad de generar y recibir mensajes EDI Cumplimiento del 95% de las citas con la EPSL para la recoleccin de la mercanca 4.2. Cliente El Cliente debe brindar condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad y agilidad; debe ofrecer Personal idneo y bien capacitado, disponer de una infraestructura fsica y de sistemas adecuados para la recepcin de la mercanca, debe contar con: Muelles con plataformas niveladoras. Equipo para manejo fsico de mercanca : Montacargas, Estibadoras, Carretillas, etc. Bsculas. Lectores para Cdigos de barras. Capacidad de generar y recibir mensajes EDI Mecanismos que permitan programar las entregas y ofrecer un tiempo mximo de recibo, entendido como la permanencia del proveedor desde el momento de la cita hasta que abandona las instalaciones del cliente. Cumplimiento del 95% de las citas convenidas. Registro del tiempo de permanencia del Proveedor en el recibo. Cumplimiento tiempo de atencin acordado entre las partes: 95% Se considera tiempo de atencin, aquel que transcurre entre la llegada del camin a las instalaciones del cliente (de acuerdo con la programacin de entrega) y salida del mismo de dichas instalaciones. Cuando la entrega la lleva a cabo una EPSL que a la vez esta entregando mercanca de varios proveedores, este indicador no ser considerado. Contar con los facilitadores necesarios para hacer la recepcin: 95%. Herramientas para evaluar el cumplimiento de todo lo pactado, utilizando ndices de gestin para las variables a controlar. Acuerdo interno con sus organismos de control para avalar los procedimientos de la Entrega Certificada. Definicin de un interlocutor especial Padrino que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el Proveedor en la aplicacin de ste programa.

Para la medicin del tiempo de atencin y disponibilidad de facilitadores, el industrial podr acordar con la EPSL el seguimiento a dichos indicadores. 4.3 EPSL Definicin de un interlocutor especial padrino que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el proveedor y el cliente en la aplicacin de este programa. Cumplimiento de las citas acordadas para la recoleccin del 95%.

Cumplimiento de las citas acordadas para la entrega del 95%. Capacidad de informar al cliente y al proveedor en los casos en que no se pueda cumplir una cita. Facturacin del servicio de transporte: 100% de documentos correctos. Capacidad de generar y recibir mensajes EDI Utilizacin de los sistemas de seguridad acordados. Procedimiento a seguir en el caso en que la entrega requiera verificacin 100%.

5. PROCEDIMIENTO SUGERIDO PARA UNA ENTREGA CERTIFICADA .

5.1. Preparacin y despacho del Pedido. Recibo del pedido. Verificacin del cupo de crdito y dems condiciones comerciales. Reserva de la mercanca. Generacin de la lista de Picking, con el visto bueno de la persona encargada de asegurar la calidad del despacho al cliente. En el caso de Operadores Logsticos, el proveedor debe enviar las Instrucciones de Despacho va EDI. Preparacin del pedido por parte del proveedor u operador logstico utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente, con el fin de garantizar el despacho de lo solicitado en la calidad acordada y la facturacin de cantidades iguales a las fsicamente entregadas. En el caso d despacho de cajas mixtas, la lista de empaque estar contenida en el Aviso e de Despacho. Generacin y envo del Aviso de Despacho hacia el cliente y la EPSL. Si el sistema de aviso de despacho utilizado no es EDI, el proveedor al pedir la cita debe especificar la cantidad y tipo de camiones que sern despachados para entregar la mercanca solicitada por el cliente En los despachos de paqueteo, el proveedor debe incluir en la etiqueta de despacho (rtulo) el nmero localizacin del punto de entrega simbolizado en cdigo de barras. Facturacin registrando el nmero del sello de seguridad que lleve el vehculo al igual que el nmero de estibas, cajas o recipientes. Se debe tener en cuenta la posibilidad de un carrusel1 de sellos para entregas parciales en varios almacenes. Nota: Estos datos debern incluirse en el Aviso de Despacho cuando se aplica EDI. Asegurar calidad en la entrega, cumpliendo las normas ISO correspondientes. Cargue del vehculo y colocacin de sello de seguridad o su equivalente.

5.2. Transporte de la Mercanca.

1

La EPSL debe recibir las Instrucciones de Transporte del generador de la carga.

Es un sistema donde el proveedor, que tiene que despachar a varios destinos, expresa en el documento remisorio el nmero del sello impuesto al comenzar el despacho, as como los nmeros de los sellos que deben ser colocados en el vehculo luego de finalizar cada entrega. De esta forma, quien recibe en un destino verifica que llegue el sello anunciado y garantiza que al finalizar el recibo cierra con el sello anunciado para el siguiente destinatario.

Enva la Confirmacin de la Reserva e indica los datos del vehculo, del funcionario y la cantidad y tipo de vehculos a utilizar en el despacho. El vehculo llega al lugar y hora pactada para recoger la mercanca. Se hace el conteo del nmero de empaques y se verifica la calidad de los embalajes. En el caso de transporte masivo y semimasivo se colocan los sellos de seguridad teniendo presente lo acordado con el cliente. Se recibe copia del aviso de despacho generado por el proveedor. Tramitar los documentos de transporte: remesas,... En los casos en los que la mercanca no es despachada directamente al punto de entrega, se valida el descargue y/o cargue del camin con los avisos de despacho, haciendo lectura de los cdigos de barras en la mercanca transportada. En el caso de despachos por paqueteo, el cdigo de barras de la etiqueta de despacho (rtulo) incluye el nmero de localizacin del punto de entrega. Entrega la mercanca en los puntos de despacho de acuerdo con las fechas y horas pactadas. Recibe los documentos firmados de la entrega y, cuando aplique, el material de intercambio (activos retornables: estibas, canastillas, etc.) y las devoluciones. Recibe copia del Aviso de Recibo (va EDI) del cliente y la solicitud de acciones correctivas, si es el caso. Enva la factura de los servicios prestados (va EDI) al generador de la carga.

5.3. Recibo de la Mercanca. Atencin al proveedor en la fecha y hora asignada. Recibo del aviso de despacho (si existe EDI) o del documento remisorio que ampara la mercanca. Asignacin del espacio en la zona de descargue, para que el proveedor coloque los embalajes o las estibas con la mercanca. Verificacin del sello de seguridad, debe corresponder al relacionado en el documento de entrega. Si existe diferencia y/o no tiene sello de seguridad se proceder a verificar al 100%. El recibidor cuenta los embalajes, estibas o recipientes enviados y entrega el resultado al responsable del manejo de los documentos, quien verifica que coincida con el nmero especificado en la factura o aviso de despacho. El responsable de la operacin consulta el tamao de la muestra a chequear fsicamente aplicando el plan de muestreo correspondiente a la fase en que se encuentre el proceso de certificacin (ver Tabla # 1). En el momento de la verificacin se har lectura de los cdigos de barras en las referencias, empaques, subempaques y estibas, correspondientes a la muestra. A excepcin de las devoluciones mano a mano, la mercanca para devolucin se debern entrega en empaques debidamente sellados por el cliente. Las devoluciones de paquetes promocionales debern contener todos los artculos que hagan parte de dicho paquete.

Tabla # 1: Plan de Muestreo

TAMAO DEL LOTE (Cajas) 2-8 9-15 16-25 26-50 51-90 91-150 151-280 281-500 501-1.200 1.201-3.200 3.201-10.000 10.001-35.000 NIVEL DE INSPECCIN RIGUROSO NORMAL REDUCIDA Muestra Muestra Muestra 3 2 2 5 4 3 8 5 4 13 8 8 20 13 10 32 20 12 50 32 13 80 50 18 125 80 20 200 125 32 315 200 40 500 315 50 No. ACEPTACIN No. RECHAZO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

El cliente se reserva el derecho de efectuar revisin usando un nivel de inspeccin mayor (Hasta del 100%) al lote entregado cuando lo considere conveniente.

Escoge aleatoriamente las cajas a verificar, de acuerdo con la muestra establecida en el paso anterior. Verifica al detalle la cantidad, la calidad de la mercanca, la fecha de vencimiento, la correcta marcacin y los requisitos de ley que correspondan (Estampillas, lista de ingredientes, precio mximo al pblico, etc.) para cada uno de los artculos y recipientes que conforman la muestra. En el caso de encontrar toda la muestra a conformidad se dar por recibido el lote completo. La aceptacin de la mercanca implica el trmite del documento remisorio con el Visto Bueno del recibo. El recibidor, firma y sella el documento de Recepcin en seal de aceptacin. En el caso de detectar en la muestra alguna inconsistencia se debern ejecutar los siguientes pasos: 1. Revisin exhaustiva (100%) de todo el lote. 2. Comunicacin de la novedad al proveedor, solicitando la solucin inmediata y la accin correctiva correspondiente. 3. En el Seguimiento Oficial a Proveedores con Entrega Certificada se califica como rechazado el resultado de la muestra, se reportan los errores detectados segn su tipo y se cuantifican los problemas aplicando la poltica de reclamos. 4. El cliente no recibe la mercanca cuando los artculos no renen las condiciones necesarias para ser vendidos (presentacin, avera, vencimiento, peso, cdigo de barras, precio mximo, estampillas, etc.); cuando el pedido no est vigente o cuando las polticas de reclamos lo ameriten. 5. Cuando se recibe la mercanca en cantidades diferentes a las facturadas, el cliente emite los informes de diferencias como soporte de las notas contables correspondientes (Dbito o Crdito). Para todos los casos se debe registrar el resultado del proceso de recibo en el formato Seguimiento a proveedores con entrega certificada Al finalizar el proceso de recibo es importante verificar al interior del vehculo que transport la mercanca para garantizar el descargue del lote completo enviado por el proveedor.

6. FASES PARA LA CERTIFICACIN.

Tabla #2: Definicin de las Fases con su Nivel de Inspeccin y Acciones a Realizar al Encontrar Inconsistencias. No. FASE
Fase 1

NOMBRE
Previa

NIVEL DE INSPECCIN
Al 100%

ACCIONES A REALIZAR AL ENCONTRAR INCONSISTENCIAS

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Debe comenzar el ciclo nuevamente de acuerdo con tabla de duracin por fase. Si el problema se repite se suspende el programa por 3 meses. Pasar al nivel de inspeccin riguroso por el trmino de una Inspeccin Normal fase. Si no presenta problema pasa a la fase 3. Si el Normal problema se repite regresa a la fase 1. Pasar al nivel de inspeccin riguroso por el trmino de una Inspeccin Reducida fase. Si no presenta problema pasa a la fase 4. Si el Reducida problema persiste regresa a la fase 1. Si el problema es segunda vez que se presenta, en un tiempo igual al necesario para alcanzar la certificacin 100% Slo Certificacin. ocasionalmente, (Tabla #3) se aplica durante una fase el plan de muestreo Inspeccin con frecuencia con Inspeccin Normal; si durante sta se repite el mismo o Ocasional definida en la se detecta otro problema, se cancelar el programa de (Entrega de ltima columna de Entregas Certificadas en la regin o a nivel nacional Diploma y Carta la tabla de cuando corresponda. Si no se detectan problemas en esta de Certificacin) Duracin por Fase fase, se recobra la condicin de CERTIFICADO sin restricciones.

Tabla #3: Duracin por Fase.

FRECUENCIA DE ENTREGAS DIARIA 2 VECES POR SEMANA SEMANAL QUINCENAL MENSUAL # DE ENTREGAS PERFECTAS CONSECUTIVAS 24 12 # DE MESES POR FASE 1 1.5 MNIMO PERODO PARA ALCANZAR CERTIFICACIN 3 meses 4.5 meses MNIMO # DE INSPECCIONES EN CERTIFICACIN 3 AL MES 2 AL MES 1 AL MES 1 C/2 MESES 1 C/3 MESES

8 2 6 meses 6 3 9 meses 4 4 12 meses Se cuantifica en forma independiente en cada sitio de entrega.

Notas : El cliente est en el derecho de ubicar a un proveedor, desde el inicio, en la fase de certificacin que ste crea conveniente. Para todas las inconsistencias que se presenten se debe seguir la poltica de reclamos y realizar las acciones correctivas correspondientes. Las empresas cuya frecuencia de entregas no esta contemplada en la Tabla No. 3, debern llegar a una acuerdo especial con el cliente, con el fin de conseguir la certificacin. Tanto la certificacin como la descertificacin del proceso de entregas, se oficializarn con una carta dirigida por el responsable por parte del cliente al responsable por parte

del proveedor, esta carta deber llevar copia a los representantes legales de ambas compaas; para el caso de cambio de fase, esta carta no llevar la mencionada copia. El proveedor generar, en el momento de la certificacin, una carta oficializando el convenio suscrito con la(s) EPSL evaluadas. En cada regional se lleva el registro individual de los recibos, pero la certificacin oficial exige el cumplimiento de las condiciones a nivel nacional.

7. POLTICA DE RECLAMOS Y SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS.

Es un procedimiento para dar solucin gil y coordinada a errores AISLADOS que se presenten con una entrega certificada. Cuando se presenta una novedad en el recibo de una ENTREGA CERTIFICADA, los pasos a seguir para solucionar la situacin, son los siguientes: Tan pronto se detecte el error, el "padrino" de la parte afectada avisar telefnicamente a su contraparte, quien lo solucionar inmediatamente para no generar agotados en el rea de venta o de servicio al cliente. El padrino afectado elaborar la SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA, siendo obligacin del otro responder en mximo 5 das hbiles (se anexa formato). El cliente registra todas las entregas en el formato Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada. Consigna todos los errores (As sean propios). Acumula durante un periodo igual al mnimo necesario para alcanzar la certificacin (ver Tabla #3) todos los que afectan la CONFIABILIDAD de la entrega, aplicando las siguientes pautas: Tanto en el caso del proveedor, como del cliente algunas situaciones que podran generar Solicitudes de Accin Correctiva podrn ser tratadas como excepciones previo acuerdo de las partes, evitndose la generacin de dichas solicitudes. El cliente no generar Solicitudes de Accin Correctiva a la EPSL. Cuando la Solicitud de Accin Correctiva se debe a la EPSL, el proveedor la tramitar con ese ltimo.
A.

Calidad del producto:

Se devuelve la mercanca despus de avisar al proveedor y se acumula el hecho como un problema cuando se detectan productos con fecha vencida (ver norma anexa) y con mala presentacin. Este tipo de error equivale a un (1) problema en el cuadro de Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada.
B.

Faltantes y Sobrantes:

Se registra la inconsistencia como un problema cuando la diferencia entre el documento remisorio y la cantidad fsicamente recibida supera la cantidad establecida segn la Tabla #4. Este tipo de error equivale a un (1) problema en el cuadro de Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada

Tabla # 4: Tolerancias sobre Faltantes y Sobrantes de Mercanca.

UNIDADES CON DIFERENCIAS TAMAO DEL LOTE EN UNIDAD DE (FALTANTES O SOBRANTES VENTA. 0 1-499 1 500-999 2 1.000-1499 3 1.500-1999 4 2.000-2499 5 2.500-2999 6 3.000-3499 7 3.500-3999 8 4.000-4499 9 4.500-4999 10 5.000-5499 11 5.500-5999 12 6.000-6499 13 6.500-6999 14 7.000-7499 15 7.500-7999 16 8.000-8499 17 8.500-8999 18 9.000-9499 19 9.500-999 20 10.000-12499 25 12.500-15000 Nivel de Tolerancia: 0.2 %

C.

Peso Inferior al Declarado:

Se acumula como problema cuando la diferencia supera la tabla de Tolerancias sobre Pesos Inferiores a los Declarados (Tabla # 5). Este tipo de error equivale a un (1) problema en el cuadro de Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada. Tabla # 5: Tolerancias sobre Pesos Inferiores a los Declarados.
PESO DECLARADO EN GRAMOS Hasta 100 101 330 331 1000 1001 1333 1334 1667 1668 2000 2001 2333 2334 2667 2668 3000 3001 3333 3334 3667 3668 4000 4001 4333 4334 4667 4668 5000 TOLERANCIA PESO DECLARADO EN GRAMOS EN GRAMOS 5 5001 5333 10 5334 5667 15 5668 6000 20 6001 6333 25 6334 6667 30 6668 7000 35 7001 7333 40 7334 7667 45 7668 8000 50 8001 8333 55 8334 8667 60 8668 9000 65 9001 9333 70 9334 9667 75 9668 10000 Nivel de Tolerancia 1.5% (excepto al principio). TOLERANCIA EN GRAMOS 80 85 90 95 100 105 110 115 120 125 130 135 140 145 150

10

D.

Sellos de Seguridad o su Equivalente:

Falta sello de seguridad o llega con sello diferente al relacionado en el documento remisorio. Cometer dos (2) veces este tipo de error, equivale a un (1) problema en el cuadro de Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada.
E.

Nmero de Recipien tes:

Nmero de canastas, cajas o estibas recibidas diferentes al nmero relacionado en el documento remisorio. Cometer dos (2) veces este tipo de error, equivale a un (1) problema en el cuadro de Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada.
F.

Errores en Marcacin, Codificacin y/o Identificacin:

Imprecisiones en cdigos de barras, precios o identificacin de unidades de venta y de empaque. Al tercer lote con al menos un PLU (EAN 13) o empaque (EAN 14 EAN/UCC128) mal marcado, se registra como problema. Cometer tres (3) veces este tipo de error, equivale a un (1) problema en el cuadro de Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada.

De acuerdo con el nmero de problemas acumulados en un perodo, se efectan los cambios de fase indicados en la columna Acciones a Realizar al Encontrar Inconsistencias de la Tabla # 2. Una vez consolidado el proceso, el proveedor y el cliente definirn un sistema de penalizacin con consecuencias pecuniarias, de tal manera que se minimice el riesgo de error manteniendo vivo el inters del proveedor por garantizar la calidad de todas sus entregas.

8. OBSERVACIONES. El Supervisor de recibo debe mantener una carpeta con los formatos SEGUIMIENTO A PROVEEDORES CON ENTREGA CERTIFICADA (anexo) actualizados para cada proveedor. Al presentarse cualquier error aislado, as no sea necesario registrarlo como problema, se deber llenar el formato SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA. Quincenalmente el Supervisor designado por el Cliente, deber consolidar el seguimiento de los resultados obtenidos tanto de los Almacenes como del Centro de Distribucin para cada proveedor. Una vez obtenido el consolidado y previo al anlisis de los proveedores que ameriten cambio de fase de certificacin o descertificacin, el Supervisor enviar la informacin correspondiente al responsable del programa de certificacin por parte del cliente.

11

 El cambio de fase amerita una carta dirigida al responsable del programa del proveedor. Un proveedor descertificado podr reingresar al programa de certificacin despus de superar el perodo definido en la siguiente tabla: Tabla # 6: Tiempo Mnimo para el Reingreso del Proveedor Descertificado segn su Reincidencia.
REINCIDENCIA TIEMPO DEFINIDO PARA REINGRESAR AL PROGRAMA

Primera vez Segunda vez Tercera vez

Tres meses Seis meses No hay posibilidad de reingresar

La informacin que se obtenga de las solicitudes de accin correctiva y el formato de seguimiento, es la base para que el proveedor haga la respectiva evaluacin a su(s) EPSL certificada(s).

12

IV. ANEXOS

13

NMERO :_________ SOLICITUD DE ACCIN CORRECTIVA

DEPENDENCIA :___________________ FECHA :_____________ PEDIDO No.:_________________ DOCUMENTO REMISORIO:________________ CAUSALES DE ACCIN CORRECTIVA: A. Calidad del Producto. Mala Presentacin Fecha de Vencimiento C. Peso Inferior al Declarado E. Sello de Seguridad. No. de Sello Diferente al Anunciado Vehculo sin Sello F. Marcacin Codificacin Identificacin
Correcto ________ Incorrecto ________
Anunciado ___________ Recibido ___________

PROVEEDOR:________________________________

B. Cantidad Sobrante Faltante D. Diferencia en Nmero de Recipientes.

G. Otras Causas _______________________________ I. Lectores con Cdigo de Barras K. Disponibilidad del recibidor M. Devoluciones por OC va EDI dobles (nmero consecutivo diferente)

Comerciante : H. Disponibilidad de muelles J. Disponibilidad de Equipos para manejo de mercanca L. Cancelacin OC en el muelle de recepcin

PARA LAS CAUSALES A, B, C y F (DILIGENCIAR LAS SIGUIENTES CASILLAS):

Total unidades de la entrega

Causa Plu (EAN 13) Pedidas Anunciadas Entregadas Recibidas Diferencia % Error

Descripcin de la causa: ________________________________ ________________________________ __________________ ________________________________ ________________________________ __________________ ________________________________ ________________________________ __________________ ________________________________ ________________________________ __________________
NOTA: Adjuntar informe de recibo resaltando el problema.

ANLISIS Y COMPROMISO DEL PROVEEDOR CON LA ELIMINACIN DEL PROBLEMA

(Para uso del Proveedor) NOMBRE DEL RESPONSABLE _________________________________________________________ CARGO ____________________________________________________________________________ PROVEEDOR _______________________________________________________________________ FECHA ____________________ RESPUESTA A ACCIN CORRECTIVA No.______________________ PLAZO PARA SU IMPLEMENTACIN _____________________________________________________ Descripcin de lo sucedido y plan de mejoramiento: ________________________________ _________ ________________________________ ________________________________ __________________ ________________________________ ________________________________ __________________ ________________________________ ________________________________ __________________ ________________________________ ________________________________ __________________
NOTA: La respuesta oficial debe entregarse en un mximo de cinco (5) das hbiles.

Firma Padrino Cliente.

Firma Padrino Proveedor.

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TIPOS DE RECIPIENTES

Los siguientes son los cdigos y descripcin de los tipos de empaque ms comunes, segn el Elemento de Datos 7065 del Directorio D.96A del estndar EDIFACT/EANCOM:

202 = Estiba Estndar BX = Cajas Plegadizas CS = Caja Corrugada DPE = Display HR = Canastilla MPE = Multiempaque NE = Productos sin Empaque PU = Bandeja RO = Producto en Rollo SA = Costal o Bulto SW = Termoencogible

16

Fecha

Seor Responsable Proceso de Certificacin Empresa Ciudad

Con base en los resultados obtenidos en el proceso de verificacin adelantado hasta el momento, queremos oficializar la CERTIFICACIN de su proceso de entrega de mercanca. Estamos convencidos de los beneficios mutuos que generar el cumplimiento riguroso de los compromisos adquiridos para garantizarle al consumidor final la calidad ofrecida a un costo razonable. Durante esta etapa efectuaremos chequeos ocasionales y aplicaremos las acciones acordadas en el manual de Entregas Certificadas. Muchas felicitaciones para todo su equipo de trabajo.

Cordialmente,

Responsable del Proceso de Certificacin (Cliente) C.C. Representante Legal del Proveedor Representante Legal del Cliente Representante Legal de la EPSL

17

I. CONTENIDO

I. II. III. 1. 2. 3. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 5. 5.1. 5.2. 5.3. 6. 7. 8. IV.

Contenido. Tablas. Entregas Certificadas. Definicin. Objetivo General. Definicin del Acuerdo. Condiciones para los Participantes en la Alianza. Proveedor. Cliente. EPSL Procedimiento sugerido para una Entrega Certificada. Preparacin y Despacho del Pedido. Transporte de la Mercanca. Recibo de la Mercanca. Fases para la Certificacin. Poltica de Reclamos y Solicitud de Acciones Correctivas. Observaciones. Anexos. Anexo # 1: Solicitud de Accin Correctiva. Anexo # 2: Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada. Anexo # 3: Tipos de Recipientes Anexo # 4: Carta de Certificacin. Anexo # 5: Diploma.

i ii 1 1 1 1 3 3 4 4 4 4 5 6 8 9 10 13 14 15 16 17 18

II. TABLAS
Plan de Muestreo. 6 Definicin de las Fases con su Nivel de Inspeccin y Acciones a Realizar 8 al Encontrar Inconsistencias. Duracin por Fase. 8 Tolerancias sobre Faltantes y Sobrantes de Mercanca. 10 Tolerancias sobre Pesos Inferiores a los Declarados. 10 Tiempo de Reingreso del Proveedor Descertificado segn Reincidencia. 12

Tabla #1. Tabla #2. Tabla #3. Tabla #4. Tabla #5. Tabla #6.

ii