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Simplificao Administrativa
Planejamento da Simplificao
Mapeamento do Processo
Mapeamento do Processo
rvore de Solues
Modelagem do Processo
Proposta de Simplificao
Fim
Painel de Bordo
- Ferramenta: Fluxograma - Resultado: Representao grfica dos processos de trabalho
ENTRADAS
PROCESSO
Sequenciar os subprocessos Identificar os atores
SADAS
S1-DFA:
Fluxogramas
S2-DFA:
Relao
das
preenchidos (S1-IEP).
Fim
2. DFA: Desenho dos Fluxogramas Atuais; 3. IEP: Identificao dos Elementos do Processo; 4. ARS: rvore de Solues; 5. MDP: Modelagem do Processo; 6. Sn: sada, nmero.
Um fluxograma um desenho grfico feito com smbolos padronizados, que mostra a seqncia lgica das etapas de realizao de um processo de trabalho.
Identificao do fluxo do processo de trabalho, bem como das interaes entre os subprocessos; Identificao dos potenciais pontos de controle; Identificao das oportunidades de melhoria.
De posse dos Formulrios de Identificao dos Elementos do Processo, que foram construdos para todos os subprocessos, a equipe d, em conjunto com GT, dever observar, se h uma seqncia entre os subprocessos identificados. Caso haja, devero ser colocados em ordem de forma a permitir uma viso global de todo o processo a ser trabalhado. importante ressaltar que ser desenhado um fluxograma para cada subprocesso de trabalho identificado, de forma a permitir uma viso global de todo o processo a ser trabalhado.
Procede-se analise da seqncia entre os subprocessos de forma que se visualize a ordem do processo como um todo.
Deve ainda ser identificado quem o ator responsvel pela etapa, podendo ser representado, dentre outros, por:
um setor do prprio rgo (diretoria de administrao, coordenao de informtica; servio de capacitao institucional); uma outra organizao (rgo externo); um grupo de pessoas (equipe tcnica, equipe de apoio);
uma funo exercida por um grupo de pessoas (agentes de sade, analistas judicirios); nome de uma profisso (gestor, mdico, promotor, engenheiro); um sistema de informao (sistema de contabilidade, sistema financeiro, sistema de cadastro de fornecedores - SICAF); outro subprocesso de trabalho.
Lembre-se de que: Todas as informaes contidas nos Formulrios de Identificao dos Elementos do Processo so importantes, nenhuma delas pode ser desprezada.
Existe uma infinidade de modelos que podem ser utilizados para o desenho dos fluxogramas do processo de trabalho,e nada impede o uso de outro modelo de melhor entendimento e de mais fcil aplicao.
Para efeito deste Guia, foi escolhido um modelo simplificado (Anexo Ferramentas) que possibilita um rpido entendimento de seus elementos constitutivos, bem como a utilizao de ferramenta de uso comum e de fcil manuseio.
O desenho inicial dos fluxogramas poder ser feito, em um primeiro momento, pela Equipe d, para s ento, apresentar ao GT, que validar o desenho, revisando-o, a partir da verificao da coerncia com o processo desenvolvido no dia a dia.
Para o desenho, sugere-se a utilizao de um software de apresentao, pois tal ferramenta possui formas e objetos que facilitam a construo dos fluxos.
Desse modo, tomando por base o subprocesso Requisio, utilizado como exemplo, teramos o seguinte fluxograma:
REQUISIO DE PRODUTO/SERVIO
rea Solicitante
Tcnico Administrativo
Oramentao
Gestor Administrativo
Sendo que: 1. atores: representados pelos bonecos na cor laranja, esquerda do desenho; 2. atividades: representadas pelas caixas dispostas na respectiva linha de cada ator; 3. seqncia das aes: representada pelas setas, que indicam o fluxo das aes.
Feitos os desenhos de todos os fluxogramas, a Equipe d dever reunir com o GT, para a validao do resultado. Caso sejam muitos fluxogramas, a Equipe d e o GT podem se dividir em subgrupos de trabalho e distribuir os desenhos entre si, para otimizar o tempo. Aps a validao, a Equipe d, proceder correo dos fluxogramas, conforme as sugestes/observaes dadas.
No se deve
A concluso desse passo dar-se- com a validao do desenho dos fluxogramas feita pela Equipe d, suas respectivas correes e a divulgao dos resultados.
O Desenho dos Fluxogramas Atuais o ltimo passo da Fase de Mapeamento dos Processos de Trabalho. Finalizada esta fase, a Equipe d comear a preparao da prxima fase - a de Anlise e Melhoria dos Processos de Trabalho, que se inicia com a rvore de Solues.