PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIN DE PERSONAL

Cdigo: EDU-GTA-DRH-PO02 Revisin: 2 Fecha: Septiembre de 2009

Elabor

Revis

Rosa California Rodriguez Zubieta Jefe de Departamento de Recursos Humanos

Octavio Galindo Gordillo / Rosa California Rodrguez Zubieta Titular de la UAJ / Jefe de Departamento de Recursos Humanos /

Autoriz

Sabs Prez Campero Gerente Administrativo Tcnico

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OBJETIVO: Contratar al personal seleccionado para cubrir las vacantes que se presenten, en cada una de las reas de la entidad. GLOSARIO: EARS.- Encargado/a del rea de Reclutamiento y Seleccin. EECT.- Encargado/a de la Elaboracin de los Contratos de Trabajo. ETIMSS.-Encargado/a trmites IMSS. JDRH.- Jefe/a de Departamento de Recursos Humanos. DRH.- Departamento de Recursos Humanos. GTA.- Gerencia Tcnico Administrativa. JPVF.- Jefe del Punto de Venta Forneos DCA.- Departamento de Control Administrativo. JPV.- Jefe de Punto de Venta. SDCA.- Sub jefe del Departamento de Control de Administrativo. MARCO NORMATIVO: Ley del Seguro Social. Ley Federal de Trabajo. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendara y su Reglamento. Lineamientos de Austeridad, Racionalidad, Disciplina y Control del Ejercicio Presupuestario 2009. (o disposicin que se encuentre vigente) Ley Federal de Entidades Paraestatales. Normas internas que regulan las relaciones de trabajo de EDUCAL. Manual General de Organizacin. REFERENCIAS: Lineamientos para la elaboracin y actualizacin de manuales de procedimientos, enero 2009. ALCANCE: Aplica a las GTA y al DRH, as como a todas las reas de Educal. Responsabilidades: Del Responsable del rea donde se presenta la vacante: Notificar hasta con dos das de anticipacin al DRH, para que proceda a gestionar la contratacin del personal seleccionado, especificando los datos del formato Solicitud de personal. 2

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Con el objeto de no detener la operacin de las ferias y puntos de venta, la contratacin podr realizar en el momento en que surja la necesidad, informando de inmediato al JDRH, para que proceda a gestionar lo conducente, en trminos del formato de solicitud de personal. En caso de ferias y puntos de venta, recabar la documentacin necesaria para la contratacin y remitirla al DRH, de acuerdo con el listado de requisitos de contratacin, segn corresponda. En el caso de renovacin de contrato, notificar al DRH, por lo menos con tres das de anticipacin al vencimiento. Del Personal de nuevo ingreso (empleado): Presentar para documentacin: efectos de su contratacin, la siguiente

Solicitud de empleo (formato comercial) debidamente requisitada Copia de su acta de nacimiento Copia de la Clave nica de Registro Poblacional (CURP) Copia de un comprobante de domicilio reciente (recibo de telfono, predio, estado de cuenta bancario, etc). Copia de su credencial de elector Copia del ltimo comprobante de estudios Copia de la hoja rosa, carnet, modificacin salarial, pre afiliacin o cualquier documento que contenga el nmero de IMSS. Copia de la Cartilla de Servicio Militar (varones) Tres fotografas tamao infantil recientes Dos cartas de recomendacin en original. Hoja de datos (formato proporcionado por Educal) Consentimiento para ser asegurado y designacin de beneficiarios (formato proporcionado por Educal) Escrito donde manifieste bajo protesta de decir verdad, si se encuentra desempeando otro empleo, cargo o comisin; o si est prestando servicios por honorarios dentro de cualquier dependencia o entidad. (formato proporcionado por EDUCAL) En caso de encontrarse desempaando otro empleo en la Administracin Pblica Federal, autorizacin de compatibilidad de empleo emitida en trminos que dispone el Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendara por la dependencia o entidad contratante conforme a las disposiciones que expida la Secretara de la Funcin Pblica, Del EARS: Solicitar, verificar y cotejar la documentacin requerida en la responsabilidad del personal de nuevo ingreso (empleado), para integrar el expediente. 3

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Tramitar la constancia de no inhabilitacin. Impartir una pltica de Induccin al personal contratado para ocupar una plaza, al momento en que se presente a entregar sus documentos. Integrar el expediente del personal de nuevo ingreso durante los 15 das hbiles siguientes a la contratacin. NOTA: El expediente de personal contendr adems de la documentacin solicitada, referida en la responsabilidad del personal de nuevo ingreso (empleado); lo siguiente: Original del contrato de trabajo debidamente firmado. Constancia de no inhabilitacin. Alta ante el IMSS. Registro Federal de Contribuyentes (formato R-1 y/o consulta impresa en el sistema automatizado. Solicitud de vacaciones. Constancias de capacitacin. Formatos de movimiento de personal.
Del JPVF: Verificar que la documentacin del candidato a contratar sea de acuerdo al formato Relacin de documentos que deber entregar el personal de nuevo ingreso Enviar la documentacin y contrato del candidato al DCA en la mensajera siguiente inmediata. Realizar los trmites de alta ante el IMSS del personal contratado, a ms tardar dentro de los primeros 5 das hbiles a partir de la fecha de ingreso. Entregar al EARS el documento de alta ante el IMSS, para su archivo en el expediente. Del EECT: Elaborar el contrato de trabajo respectivo, y en su caso remitirlo al rea correspondiente, para recabar la firma del empleado. Integrar al expediente el contrato correspondiente. Mantener actualizado el reporte de vencimientos de los contratos para proceder a solicitar el finiquito correspondiente, independientemente de la nueva contratacin que se haga. Notificar a los responsables de cada rea 8 das hbiles antes al vencimiento del contrato. En caso de terminacin de contrato, se apegar al procedimiento de finiquitos. Del JDRH: Coordinar y supervisar el debido cumplimiento de las actividades de las reas a su cargo. Firmar el formato de movimiento de personal.

Del ETIMSS:

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Del GTA: Firmar los contratos correspondientes.

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DIAGRAMA DE BLOQUES PARA OFICINAS CENTRALES Y PUNTOS DE VENTA LOCALES EARS Inicio 1
Solicitar al candidato a contratar la documentacin requerida

CANDIDATO A CONTRATAR

EECT

GTA

7
Elaborar el contrato

8
Firma el contrato respectivo

2
Verificar documentacin

9
Recibir el contrato

3
Entregar formatos para su llenado al candidato a contratar

4
Llenar los formatos solictados

5
Verificar que los formatos estn debidamente requisitados.

6
Elaborar el formato de movimiento de personal

10
Informar sobre las condiciones de trabajo

Fin del procedimiento

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DIAGRAMA DE BLOQUES PARA FERIAS Y PUNTOS DE VENTA FORNEAS

JPV o Supervisor SDCA EARS EECT DCA

Inicio

1 Solicitar al candidato la documentacin requerida Recibir documentacin

3 Recibir la documentacin

Recibe contrato firmado

2 Enviar documentos y formatos Elaborar el formato de movimiento de personal

Elaborar contrato 7

Recibir contrato

Recibir contratos

Fin del procedimiento

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Descripcin de actividades para oficinas centrales y puntos de venta locales: ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE EARS

1. Solicitar al 1.1 Solicita a la persona seleccionada, se candidato a presente en las oficinas de EDUCAL, contratar la con la documentacin que se indica documentacin en la responsabilidad del personal de requerida. nuevo ingreso (empleado) para su contratacin. 2. Verificar 2.1 Recibe la documentacin. documentacin. 2.2 Verifica que los datos de toda la documentacin coincidan entre s y rene los documentos para integrar el expediente. 3. Entregar formatos 3.1 Entrega al candidato a contratar, los para su llenado al formatos Hoja de datos personales candidato a Anexo 1, el Consentimiento para ser contratar. asegurado, y designacin de beneficiarios en original y dos copias, dndole instrucciones para su llenado Anexo 2 y la constancia de no compatibilidad con otros empleos Anexo 3 4. Llenar los formatos 4.1 Recibe formatos e instrucciones de solicitados. llenado, los requisita y los devuelve al EARS. 5. Verificar que los 5.1 Recibe los formatos y revisa que estn formatos estn correctamente requisitados. debidamente 5.2 Distribuye el formato de Consentimiento para ser asegurado y requisitados. designacin de beneficiarios de la siguiente manera: Original: Para la aseguradora. Copia: Para el expediente de la persona a contratar. 5.3 La hoja de datos y el formato de compatibilidad los integrar al expediente correspondiente. 6. Elaborar el 6.1 Elabora formato de Movimiento de formato de personal Anexo 4, recaba la firma Movimiento de correspondiente e integra expediente. personal. 6.2 Distribuye de la siguiente manera: Original: para el Encargado de Nmina. Copia verde: para el Encargado de

EARS

EARS

Candidato a contratar EARS

EARS

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7. Elaborar contrato.

el

8. Firmar contrato respectivo. 9. Recibir contrato

10. Informar sobre las condiciones de trabajo.

IMSS, impuestos y prestaciones. Copia rosa: para el Encargado de Contratos, con la hoja de datos personales. Copia azul: para el Encargado de Control de Personal. Copia amarilla: para expediente del personall 7.1 Recibe la copia rosa del formato junto EECT con la Hoja de datos personales Anexo 1. 7.2 Elabora el contrato por el periodo indicado, de acuerdo a las polticas de contratacin de la empresa y lo emite en dos tantos. 7.3 Recaba la firma de la persona contratada en los dos tantos del contrato y lo entrega a la GTA para firma del Gerente. 8.1 Recibe los dos tantos del contrato. GTA 8.2 Firma y devuelve al encargado de la elaboracin de contratos del DRH. 9.1 Recibe el contrato en dos tantos EECT debidamente firmado y lo archiva en el expediente segn corresponda. 10.1 Informa a la persona contratada EARS sobre las condiciones de trabajo. 10.2 Imparte una pltica de Induccin al personal contratado para ocupar una plaza, al momento en que se presente a entregar sus documentos. 10.3 En su caso, da instrucciones para el registro de asistencia NOTA: Durante los primeros 10 das, a partir de la fecha de ingreso del contratado, se elaborar la credencial de identificacin. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Descripcin de actividades para ferias y puntos de venta forneos

ETAPA 1. Solicitar candidato

ACTIVIDAD

RESPONSAB LE

al 1.1 Solicita a la persona seleccionada, la JPV o a documentacin que se indica en la supervisor 9

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contratar la responsabilidad del personal de nuevo de zona documentacin ingreso (empleado) para su contratacin. requerida. 2. Enviar documentos 2.2 Enva al SDCA, los documentos del JPV o y formatos candidato a contratar y los formatos supervisor requisitados (hoja de datos y de zona compatibilidad de empleo va correo electrnico. 3 Recibir 3.2 Recibe los documentos y consigna los SDCA documentacin datos correspondientes en el formato solicitud de personal, 3.3 Recaba firma del JDLF o JDLZC, segn corresponda y posteriormente del GL. 3.4 Entrega documentacin junto con la solicitud de personal del candidato a contratar al DRH. 3.5 Da seguimiento a la documentacin complementaria del candidato a contratar la cual es enviada por mensajera proveniente del PV. 4 Recibir 4.2 Recibe la documentacin junto con la EARS documentacin solicitud del personal. 4.3 Recaba firma de autorizacin y visto bueno del GTA y de la JDRH en la solicitud de personal. 5 Elaborar el 5.2 Elabora formato de Movimiento de EARS formato de personal Anexo 4 y recaba la firma Movimiento de correspondiente e integra al expediente. personal. 5.3 Distribuye el formato de la siguiente manera: Original: para el Encargado de Nmina. Copia verde: para el Encargado de IMSS, impuestos y prestaciones. Copia rosa: para el Encargado de Contratos, con la hoja de datos personales. Copia azul: para el Encargado de Control de Personal. Copia amarilla: para expediente del personall 6 Elaborar el 6.2 Recibe la copia rosa del formato junto EECT contrato. con la Hoja de datos personales Anexo 1. 6.3 Elabora el contrato por el periodo indicado de acuerdo con las polticas de contratacin de la empresa y lo emite en 10

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dos tantos. 6.4 Enva el contrato por mensajera interna o externa segn corresponda al JPV, para que ste recabe la firma del candidato a contratar. Recibir contrato 7.2 Recibe contrato y recaba la firma del candidato contratado, en el acto, dentro los 2 das posteriores a su recepcin. 7.3 Una vez firmado el contrato, lo enva en el servicio de mensajera siguiente DCA. Recibir contrato 8.2 Recibe contrato debidamente firmado firmado por el candidato. 8.3 Turna contrato al DRH. Recibir contratos 9.2 Recibe los contratos respectivos, los registra y recaba firma del GTA. 9.3 Integra el contrato al expediente de la persona contratada. FIN DEL PROCEDIMIENTO

JPV o supervisor de zona

DCA

EECT

TIEMPO APROXIMADO DE EJECUCIN: ANEXOS

5 das hbiles, por lo menos para ambos.

Nombre Documento Hoja de personales.

del datos

Propsito

Cdigo documento

Contar con las generalidades del candidato a contratar, as como de Anexo.1 su plaza y sus repercusiones. Consentimiento para ser Otorgar con oportunidad la asegurado y prestacin del seguro y beneficiarios Anexo 2 designacin de del candidato. beneficiarios. Constancia de no Verificar que la persona contratada compatibilidad con no tenga otro empleo como servidor Anexo 3 otros empleos pblico. Contar con un Formato nico de Movimiento de personal. Anexo 4 Personal.

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ANEXOS 1. HOJA DE DATOS PERSONALES

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2. CONSENTIMIENTO PARA SER ASEGURADO Y DESIGNACIN DE BENEFICIARIOS

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4. MOVIMIENTO DE PERSONAL

Registros Documentos de Trabajo Hoja de datos personales Movimiento de personal Historial de cambios: Revisin Nm. 2 Fecha de aprobacin Diciembre 2009 de Descripcin del cambio Actualizacin procedimiento del Motivo(s) Emisin de los nuevos lineamientos para la elaboracin y actualizacin de manuales y procedimientos 2009 Tiempo conservacin Permanente Permanente de Responsable de conservar EARS EARS Cdigo de registro identificacin nica Anexo 1 Anexo 2 o

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