Certificados Digitales

Qu es un certificado digital? Un certificado digital es un documento electrnico generado y firmado digitalmente por una entidad de certificacin, la cual garantiza la vinculacin entre la identidad del usuario que realiza transacciones y el Banco. En este caso es Bancolombia quien genera dicho archivo electrnico. Este archivo deber ser descargado en el computador donde el cliente realiza las transacciones a travs de la Sucursal Virtual Empresas. Cada certificado digital es nico e intransferible por usuario y la empresa puede tener tantos certificados como superusuarios o usuarios aprobadores tenga. El certificado digital solo ser requerido para las siguientes transacciones: 1. Transferir fondos desde una de cuenta de ahorros y/o corriente (Bancolombia Fiduciaria Bancolombia). 2. Programar transferencias de fondos 3. Pagar la nmina manual y/o a travs de un archivo (Bancolombia ACH). 4. Pagar proveedores de forma manual y/o con un archivo (Bancolombia ACH) 5. Aprobar la creacin de nuevos usuarios 6. Administrar programacin de pagos de tarjeta de crdito 7. Aprobar productos propios inscritos por otro(s) 8. Aprobar productos de terceros inscritos por otro(s) usuario(s) 9. Administrar transferencias programadas 10. Pagar la(s) tarjeta(s) de crdito 11. Programar los pago(s) de tarjeta(s) de crdito 12. Pagar facturas a terceros 13. Programar Pagos de facturas a terceros 14. Abonar crdito(s) 15. Desembolsar Credipagos Virtual 16. Emitir y reemitir certificado(s) digital(es) 17. Transferencias en lote manual o con archivo nicamente los usuarios con perfil de aprobacin de transacciones de la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia, requieren un Certificado Digital. Cul es su vigencia? Los certificados digitales emitidos por Bancolombia tienen vigencia de un ao y son de uso exclusivo para la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia.

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Para qu sirve un certificado digital? Un certificado digital sirve para incrementar los niveles de seguridad que ofrece la Sucursal virtual, adicional al usuario y clave el certificado se convierte en un segundo nivel de seguridad para proteger las transacciones de riesgo, el certificado digital debe presentarse en el momento de realizar estas transacciones, por ejemplo: el pago de nmina o de algn proveedor. Cuando el Banco identifica la veracidad de dicho certificado, la transaccin es ejecutada, de lo contrario no se podr procesar.

1. Proceso de emisin masiva

Esta actividad es realizada por el Banco, inicialmente se realizar una emisin masiva a todos los superusuarios, administradores y transaccionales del esquema de seguridad control dual y administracin delegada, posteriormente se emitir a medida que se vayan realizando nuevas activaciones ( nuevas ventas ). NOTA : Para el proceso de instalacin el cliente debe recordar la respuesta a la pregunta secreta, de lo contrario es recomendable ANTES de realizar el proceso de instalacin, realizar el cambio de esta respuesta.

2. Proceso de instalacin
a. Una vez el Banco emita los certificados digitales, usted como usuario principal le aparecer la siguiente pantalla al ingresar a la Sucursal Virtual Empresas:

b. Para comenzar el proceso de instalacin del certificado digital, presione el botn ACEPTAR, si aun no desea realizar este proceso presione el botn CANCELAR. ( la prxima vez que ingrese a la Sucursal Virtual Empresas podr realizar este proceso ). c. Si presion ACEPTAR, se le desplegar la siguiente pantalla:

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Deber ingresar la respuesta a la pregunta secreta. Si no recuerda la respuesta a esta pregunta, puede presionar el botn NO RECUERDO RESPUESTA con lo cual el certificado ser revocado. Paralelamente se enviar un correo electrnico al Banco o al usuario en su empresa con permiso de emisin de certificados digitales. d. Luego de ingresar la respuesta, presione el botn CONTINUAR. Inmediatamente su pantalla mostrar la siguiente ventana, ante la cual deber presionar el botn SI. Nota : Esta pantalla es propia del navegador, solo se recomienda presionar el SI porque esta dentro de la Sucursal Virtual Empresas.

e. Se generar la siguiente pantalla. Presione ACEPTAR para continuar con la instalacin.

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f.

La Sucursal Virtual Empresas le presenta el siguiente mensaje, presione el botn CONTINUAR INSTALACIN:

g. En seguida de presionar este botn, se presenta el siguiente mensaje en el que se debe seleccionar Si.

h. Al continuar con la instalacin, el sistema presentar una ventana generada automticamente por el navegador de Internet. Presione el botn SI. Nota : Esta pantalla es propia del navegador, solo se recomienda presionar el SI porque esta dentro de la Sucursal Virtual Empresas.

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i.

Finalmente, el navegador de Internet presenta una ventana donde muestra el resultado de la instalacin del certificado digital. Al presionar ACEPTAR, usted ser remitido a la pgina inicial de la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia.

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3. Proceso de Emisin:
Si requiere emitir un certificado digital para un usuario al interior de la empresa deber realizar los siguientes pasos: a) Ingrese al men Mdulo Administrativo Certificados Digitales y seleccione la opcin Emitir Certificados, tal como aparece en la imagen a continuacin:

b) En la siguiente pantalla, se despliegan los usuarios que nunca han tenido un Certificado Digital. Seleccione el usuario y presione el botn ACEPTAR.

c) Posteriormente, saldr una pantalla de verificacin con los detalles del usuario al cual se le emitir el certificado, si estos datos son correctos, presione aceptar.

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d) De

esta

forma

queda

emitido

el

certificado

al

usuario

seleccionado.

e) Si este usuario requiere aprobacin, est transaccin quedara pendiente hasta que el usuario correspondiente lo apruebe. Desde la opcin Mdulo Administrativo Certificados Digitales Administrar Certificados.

4. Proceso de Revocacin:
Para Revocar un certificado digital, el usuario debe ingresar a la opcin de Certificados Digitales del Mdulo Administrativo y seleccionar Administrar Certificados. La sucursal presenta la siguiente pantalla:

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En sta se selecciona el usuario al que se desea revocar el certificado y se presiona el botn de REVOCAR. Inmediatamente el certificado queda revocado.

5. Proceso de Presentacin:
Cuando se desea aprobar cualquiera de las transacciones que requieren certificado digital, la sucursal solicitara la presentacin del mismo, de la siguiente manera:

En esta ventana, se presentarn todos los certificados digitales instalados en el computador, se debe elegir el del usuario que est realizando la operacin y presionar el botn ACEPTAR, en este momento es cuando Bancolombia verifica la autenticidad del certificado del usuario y certifica que es el usuario autorizado quien Certificados Digitales - Sucursal Virtual Empresas Propiedad de Bancolombia S.A. (2007) V 1.3 8

est realizando la transaccin. En caso de no encontrar ningn certificado instalado en el computador, la transaccin no podr realizarse.

6. Proceso para Exportar el Certificado Digital

Bancolombia recomienda que este proceso sea hecho nica y exclusivamente si es necesario. A continuacin se detalla el procedimiento para exportar el certificado digital para el Microsoft Internet Explorer 6.0 : Ingrese a la opcin del men del explorador: Herramientas - Opciones de Internet Contenido, se presenta la siguiente pantalla:

1. Presione el botn CERTIFICADOS..., All podr consultar los certificados que el computador tiene instalados, de la siguiente forma:

Seleccione el certificado que desea sustraer y presione el botn EXPORTAR. Inmediatamente se presentar un ayudante para la exportacin. Para comenzar, se debe presionar el botn SIGUIENTE. Certificados Digitales - Sucursal Virtual Empresas Propiedad de Bancolombia S.A. (2007) V 1.3 9

El asistente solicitar si se exporta la clave privada. Es recomendable por seguridad que as sea, por lo que se debe seleccionar esta opcin como se ve en la imagen y presionar el botn SIGUIENTE:

En este momento el asistente pregunta por el formato de archivo de exportacin para lo cual se debe seleccionar la opcin Intercambio de informacin personal PKCS # 12 (.PFX), seleccionar la opcin Permitir proteccin segura (requiere IE 5.0, Windows NT 4.0 con SP4 o posterior) y presionar el botn Siguiente, como se aprecia en la imagen:

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A continuacin deber asignarle una clave al certificado digital que va a sustraer y presione el botn SIGUIENTE:

2. Seguido de este paso, deber especificarle un nombre al certificado que exportar y deber presionar el botn SIGUIENTE.

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3. El asistente presentar una ventana con el resumen de las opciones escogidas como se ve en la imagen. Para confirmar deber presionar el botn FINALIZAR.

4. En la ltima ventana y para terminar con el proceso, presione el botn ACEPTAR.

El resultado de la exportacin del certificado se presenta en una pequea ventana como se muestra en la imagen. Presione ACEPTAR para concluir el proceso.

7. Proceso para importar el Certificado Digital Bancolombia recomienda que este proceso sea hecho nica y exclusivamente si es necesario. A continuacin se detalla el procedimiento para importar el certificado digital para el Microsoft Internet Explorer 6.0: Ingrese a la opcin del men del explorador: Herramientas - Opciones de Internet Contenido, se presenta la siguiente pantalla: Certificados Digitales - Sucursal Virtual Empresas Propiedad de Bancolombia S.A. (2007) V 1.3 12

Presione el botn CERTIFICADOS..., All podr consultar los certificados que el computador tiene instalados, de la siguiente forma:

En la siguiente ventana presione el botn IMPORTAR. 1. Aparecer un asistente de importacin, Presione el botn SIGUIENTE.

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2. El asistente le solicitar ingresar el nombre del archivo (certificado digital).

Puede utilizar el botn Examinar para ubicarlo ms fcilmente. Al hacerlo, presione el botn SIGUIENTE en la parte baja de la ventana.

NOTA: Cercirese de que en el momento de la bsqueda, seleccione el tipo de archivo PFX, de lo contrario el certificado no podr ser utilizado.

3. La ventana siguiente del asistente lo llevar a ingresar la clave que en el momento de la exportacin le fue asignado al certificado digital. Ingrese dicha clave y presione el botn SIGUIENTE. Ninguna de las dos opciones debe ser marcada:

4. Una vez que el sistema valida y verifica la clave, seleccione la segunda opcin como se observa en la imagen y presione el botn SIGUIENTE.

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5. Para concluir el proceso de importacin del certificado digital, presione el botn FINALIZAR. Un mensaje aparecer en la pantalla anunciando que el certificado ha quedado correctamente instalado en el computador.

8. Proceso para Quitar un Certificado Digital de un computador En caso de haber instalado el certificado digital en un computador de manera temporal, puede retirarlo de este. El procedimiento es sencillo y por seguridad debe hacerse, pues al dejarlo expuesto a otras personas que utilicen ese computador estara comprometiendo la utilizacin del certificado digital y por ende el acceso a transacciones de riesgo en la Sucursal Virtual Empresas. 1. Para comenzar con el proceso, ubique en el men superior del navegador la opcin Herramientas - Opciones de Internet y presione el botn CERTIFICADOS.

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2. De la lista de certificados digitales hallados en este computador, seleccione el que desea eliminar y presione este botn QUITAR , tal como se aprecia en la imagen:

3. En la siguiente ventana se realiza la confirmacin de la eliminacin del certificado de este computador.

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9. Reemisin de un Certificado Digital En caso de haber comprometido o extraviado el certificado digital, es posible reemitir otro a travs del mdulo de autogestin (Olvid su Clave), como se presenta en la imagen a continuacin.

El usuario deber diligenciar los campos que el sistema solicita e incluyen el NIT de la empresa, el Id o usuario, la fecha de nacimiento y el correo electrnico.

Si los datos ingresados son los correctos, el la siguiente pantalla, se solicitar ingresar la respuesta de la pregunta secreta que el usuario defini en el momento de la creacin del mismo. En caso de que los datos ingresados no sean los correctos, no se podr avanzar y solicitar contactarse con el usuario administrador. Se recomienda ingresar a la Sucursal Virtual Empresas y actualizar los datos.

Una vez que se valida la informacin de la respuesta a la pregunta secreta y si esta es incorrecta, el sistema informar al usuario que la respuesta no coincide con la que est Certificados Digitales - Sucursal Virtual Empresas Propiedad de Bancolombia S.A. (2007) V 1.3 17

en el Banco, siguiendo el mismo procedimiento que opera con la regeneracin de clave. La pantalla que se le presentar al usuario le sugerir retornar a la Sucursal Virtual Empresas y actualizar sus datos, el Certificado Digital le ser revocado. El mensaje que le saldr al usuario es el siguiente:

Pero si el usuario no recuerda la respuesta y presiona sobre el botn No recuerdo respuesta, se generar una alerta de la situacin del usuario, que ser enviada al Sper Usuario, al Administrador (segn el rol del usuario que esta haciendo la solicitud de reemisin y el tipo de empresa) o al Banco si es un Superusuario. En este caso, si el certificado est activo ser revocado dejando el usuario activo pero sin Certificado Digital. El usuario podra continuar entrando a la Sucursal Virtual Empresas y continuar realizando transacciones de consulta y cualquier otra transaccin que no necesita presentar el Certificado Digital. Si la respuesta ingresada es la correcta, el sistema habr solicitado la reemisin de su Certificado Digital y deber esperar a ser contactado por el Sper Usuario, por el usuario administrador o por el Banco, segn sea el caso. El mensaje que tendr el usuario en su pantalla ser la siguiente:

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10. Preguntas frecuentes (FAQs)

1. Tienen algn costo los certificados digitales? No, los certificados digitales no tienen ningn costo. 2. Cuntos certificados digitales necesita una empresa? Los certificados digitales se emiten por usuario, cada usuario debe tener su propio certificado. 3. Si en la empresa, varios empleados utilizan el mismo computador para realizar todas las transacciones en la Sucursal Virtual Empresas cuantos certificados se necesitan? Cada sper usuario o usuario aprobador debe tener su propio certificado digital sin importar en qu computador se instale. Se pueden instalar tantos certificados como sea necesario en un mismo computador. Recuerde que el certificado es personal e intransferible. 4. Todos los usuarios de la empresa tienen que tener certificado digital ? No, solamente deben tener certificado digital aquellos usuarios que aprueban transacciones. 5. Para qu sirve un certificado digital? Un certificado digital es una herramienta adicional de seguridad que le permite al Banco cerciorarse de que quien aprueba cierta transaccin en la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia es quien dice ser. 6. El certificado digital se puede instalar en ms de un computador ? Tcnicamente es posible a travs de las opciones de exportacin e importacin propias del navegador, pero por motivos de seguridad Bancolombia recomienda que este proceso sea hecho nica y exclusivamente si es necesario, teniendo la precaucin de utilizar la opcin de QUITAR una vez realizada la transaccin desde el computador temporal. 7. Un usuario puede tener dos certificados digitales diferentes instalados en dos computadores diferentes? No es posible hacer esto pues los certificados son nicos por usuario. Un usuario no puede tener dos certificados diferentes. En caso de perderlo, o dejarlo instalado en otro computador, este se puede revocar y solicitar uno nuevo. 8. La utilizacin del certificado digital proporcionar ms seguridad para realizar transacciones en la Sucursal Virtual Empresas? La utilizacin del certificado digital aumenta la seguridad al utilizar un elemento adicional que debe presentar el usuario en el momento de realizar la transaccin. De esta manera en caso de que la clave se vea comprometida por Certificados Digitales - Sucursal Virtual Empresas Propiedad de Bancolombia S.A. (2007) V 1.3 19

alguna razn, no se podrn ejecutar transacciones monetarias si no se tiene el certificado digital. Por eso es tan importante que proteja este certificado muy bien de manera que nunca sea transferido a ninguna otra persona. Para realizar una transaccin, deben coincidir los tres parmetros de la pgina de registro (NIT de la empresa, ID del usuario y clave). Adems se debe presentar el certificado digital del usuario, de lo contrario no se podr ejecutar la transaccin. 9. Por qu cuando el sistema solicita la presentacin del certificado digital durante la aprobacin de una transaccin de riesgo aparecen dos Certificados asociados a un usuario? Probablemente el certificado digital emitido inicialmente fue revocado, mas no eliminado del men del explorador: Herramientas - Opciones de Internet Contenido Certificados Quitar. En este caso el certificado digital vlido es el ltimo de los posibles, que se visualizan en la pantalla Elegir un Certificado Digital. Es importante tener en cuenta que los certificados digitales que no estn vigentes (revocados o expirados) deben ser eliminados antes de proceder con el proceso de reemisin e instalacin con el fin de evitar contratiempos durante la aprobacin de las transacciones. 10.Por qu al realizar una transaccin el sistema reporta el mensaje certificado digital invlido? Revise la siguiente lista con el fin de identificar la posible falla: Es posible que otro usuario haya estado trabajando en este mismo computador por lo tanto el computador selecciona el certificado digital de este usuario. Para solucionar este problema cierre TODAS las ventanas del navegador e intente nuevamente. Es posible que no se haya instalado el certificado digital en este computador. Verifique que si est instalado a travs del men en el navegador: Herramientas - Opciones de Internet Contenido Certificados. Verifique que el certificado digital no se encuentre en estado Revocado o Expirado. Esto se puede hacer a travs del men en el navegador: Herramientas - Opciones de Internet Contenido Certificados. Verifique que est seleccionando en la pantalla Elegir un Certificado Digital, el certificado que le corresponde. 11.La clave que se solicitada en el momento de Exportacin/Importacin es la misma de la SVE? No. La clave del certificado digital es independiente de la clave utilizada por el usuario para ingresar a la SVE. Esta fue asignada en el momento de la exportacin del certificado digital.

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12.Durante la exportacin del CD es obligatorio generar una contrasea? No, pero recuerde que de esta manera usted puede darle una mayor seguridad a la utilizacin (Exportar / Importar) del Certificado. 13.Qu debe hacerse en caso de que haya olvidado la contrasea para importar el certificado digital en otro computador? Si puede realizar nuevamente el proceso de Exportacin del certificado digital, esto solucionar el problema, ya que podr asignarle una nueva contrasea. Recuerde que para hacer este procedimiento, no deber haber utilizar la opcin Quitar, puesto que si no, el certificado digital ya no residir en el computador. No es necesario utilizar la opcin Reemisin, pues esta slo debe utilizarse cuando no tenga forma de recuperar el certificado digital o en caso de que se encuentre comprometido. 14.Qu ocurre cuando no recuerdo la respuesta de la pregunta secreta, durante el proceso de instalacin del certificado digital? En caso de no haber presionado el botn No recuerdo la respuesta o no la ha contestado de forma errada en ms de tres oportunidades, puede suspender el proceso de instalacin y modificar la respuesta utilizando la opcin informacin del usuario. Pero si presion el botn No recuerdo respuesta o la ha contestado de forma errada en ms de tres oportunidades debe realizar lo siguiente: a. b. Si es usuario principal (segn esquema de seguridad en el cual opere la empresa), esperar a ser contactado por el Banco para iniciar el proceso de Reemisin. Si es un usuario con rol transaccional, debe contactar al usuario administrador de la SVE para solicitar la Reemisin.

15.Debo solicitar un nuevo certificado digital si regenero la clave? No, ambas opciones son independientes. El certificado digital sirve para incrementar los niveles de seguridad que ofrece la SVE adicional al usuario y la clave, es decir, el certificado digital es un segundo nivel de seguridad para proteger las transacciones de riesgo. 16.Qu debo tener en cuenta antes de instalar el certificado digital? Conocer o actualizar la respuesta a la pregunta secreta. 17.Cuntos intentos tengo disponibles para responder la respuesta a la pregunta secreta antes de revocar automticamente el certificado digital? Tres intentos. Certificados Digitales - Sucursal Virtual Empresas Propiedad de Bancolombia S.A. (2007) V 1.3 21

18.Durante el proceso de instalacin del certificado digital es posible presionar el botn No Recuerdo la Respuesta, realizar la Actualizacin de Informacin personal y luego regresar al proceso de instalacin? No. En este caso no es posible regresar a la instalacin del CD ya que en el momento en que presiona el botn No Recuerdo la Respuesta, el sistema revoca automticamente el certificado digital, por lo tanto debe realizar lo siguiente: a. b. Si es usuario principal (segn esquema de seguridad en el cual opere la empresa), esperar a ser contactado por el Banco para iniciar el proceso de Reemisin. Si es un usuario con rol transaccional, debe contactar al usuario administrador de la SVE para solicitar la Reemisin.

19.Qu ocurre si durante el proceso de instalacin del certificado digital selecciono en el momento de Elegir un certificado digital otro que corresponde a otro usuario diferente al que est realizando el proceso? Se revocar el certificado digital. Para la instalacin correcta del certificado digital es importante tener cuidado al seleccionar el usuario; de esta manera se evitar iniciar el proceso de Reemisin.

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