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REPUBLIQUE DU BENIN --------------------MINISTERE DE LAGRICULTURE, DE LELEVAGE ET DE LA PECHE --------------------DIRECTION DES FORETS ET RESSOURCES NATURELLES ---------------------

PROJET RESTAURATION DES RESSOURCES FORESTIERES DANS LA REGION DE BASSILA


DFRN / GTZ / GFA TERRA SYSTEMS

MANUEL DE COMPTABILITE SIMPLIFIEE A PARTIE DOUBLE AU PROFIT DES ORGANISATIONS VILLAGEOISES

VOLUME II PERSONNEL DENCADREMENT

VERSION PROVISOIRE

SOMMAIRE
TITRE INDEX DES SIGLES ET ABREVIATIONS AVANT PROPOS INTRODUCTION I - PRESENTATION DU CADRE COMPTABLE 1.1 Ncessit dun systme comptable partie double 1.2 Le systme minimal de trsorerie et ses exigences 1.2.1 Prsentation du systme minimal de trsorerie 1.2.2 Les exigences du systme minimal de trsorerie 1.3 Les fondements du systme : le principe de comptabilit partie double 1.4 Prsentation du dispositif comptable des organisations villageoises II - DEMARCHE CONCEPTUELLE 2.1 Quelques conditions defficacit du dispositif comptable des organisations villageoises 2.2 Caractristiques gnrales des organisations villageoises et implications sur la configuration du systme minimal de trsorerie 2.3 Conception du systme comptable des organisations villageoises 2.3.1 Etape 1 : Analyse de la structure de lorganisation 2.3.1.1 Les ressources de lorganisation villageoise 2.3.1.2 Les emplois 2.3.2 Etape 2 : Analyse des activits 2.3.2.1 Analyse des charges 2.3.2.2 Analyse des produits 2.3.3 Etape 3 : Analyse des besoins de gestion de lorganisation 2.3.4 Etape 4 : Le respect des exigences rglementaires 2.4 Plan comptable et livres comptables des structures villageoises 2.4.1 Le plan comptable 2.4.1.1 Les comptes du patrimoine 2.4.1.2 Les comptes de gestion 2.4.2 Le principe de la partie double 2.4.2.1 Les livres comptables 2.4.2.2 Exploitation du principe de la partie double III - PROCESSUS DE MISE EN PLACE DU DISPOSITIF PAGE Iii 1 2 3 3 4 4 5 5 6 7 7 7 9 10 10 11 12 12 13 14 15 15 15 15 16 17 17 18 19

3.1 Programmation et conduite des formations 3.1.1 Rle de la formation dans la mise en place du dispositif 3.1.2 Programmation des modules de formation 3.1.2.1 objectifs des modules de formation 3.1.2.2 Proposition de modules de formation 3.2 Phase de configuration des supports comptables et dimplantation du dispositif comptable 3.2.1 Typologie des livres comptables 3.2.2 Considrations pour le tracer des livres comptables 3.2.2.1 Langage et forme de prsentation des livres comptables 3.2.2.2 Principes de regroupement des comptes dans un livre comptable 3.2.2.3 La frquence de manipulation des comptes 3.2.3 Dispositions pratiques pour lutilisation des livres comptables 3.3 Llaboration dun plan de suivi 3.3.1 Ncessit dun plan de suivi 3.3.2 Le mcanisme de suivi du dispositif comptable IV LORGANISATION COMPTABLE 4.1 Le processus comptable 4.1.1 Lenregistrement comptable 4.1.2 Le classement et la conservation des pices comptables 4.1.3 Le traitement des donnes comptables 4.1.4 Schma rcapitulatif de lorganisation comptable 4.2 Les procdures financires 4.2.1 La procdure des achats 4.2.2 La procdure des ventes 4.2.3 La procdure de ngociation des subventions 4.2.4 La procdure de trsorerie 4.2.4.1 Utilisation dun compte bancaire local 4.2.4.2 La tenue de la caisse 4.3 Les procdures comptables CONCLUSION BIBLIOGRAPHIE

20 20 20 20 21 22 22 23 23 23 24 24 24 24 25 27 27 27 28 29 29 31 31 31 32 32 32 33 34 36 37

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INDEX DES SIGLES ET ABREVIATIONS

SMT SVGUA SYSCOA UEMOA

: : : :

Systme Minimal de Trsorerie Structure Villageoise de Gestion de lUnit dAmnagement Systme Comptable Ouest Africain Union Economique et Montaire Ouest Africain

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AVANT-PROPOS
Le manuel de comptabilit simplifi partie double au profit des structures villageoises consacre les efforts du Projet Restauration des Ressources Forestires dans la rgion de Bassila, visant offrir un outil adquat de gestion ncessaire pour accompagner le dveloppement des organisations paysannes de la Sous-prfecture de Bassila en particulier et du Bnin en gnral. Il rpond notamment la ncessit de diffrenciation des informations financires et comptables, dcoulant de la conduite au sein de ces organisations, des activits de plus en plus diversifies. Il importe de rappeler au passage que la bonne tenue dun systme de comptabilit partie double constitue une des principales conditions dune gestion transparente et rationnelle des ressources naturelles dont regorge la rgion de Bassila. Le prsent document est le deuxime volume du manuel de comptabilit simplifi partie double des organisations villageoises. Il vient en complment du premier module qui sert de guide denregistrement des oprations comptables au profit des SVGUA des forts classes de Bassila et de Pnessoulou. Le prsent volume qui est destin au personnel dencadrement, sert de guide pour la configuration et la mise en place de dispositifs comptables similaires dans dautres types dorganisations villageoises de la Sousprfecture de Bassila ou dautres rgions du Bnin. En tant que tel, il retrace la dmarche mthodologique adopter depuis la phase conceptuelle, jusqu la phase de suivi du fonctionnement du dispositif comptable, aprs son implantation effective. Le projet Restauration des Ressources Forestires dans la rgion de Bassila exprime ses sincres remerciements tous les acteurs dhorizons divers, qui ont contribu la ralisation de ce manuel. Tous les espoirs sont permis, que son utilisation rationnelle permettra toutes les parties concernes de renforcer efficacement les capacits de gestion des membres des organisations villageoises, en vue du dclenchement effectif dun processus de dveloppement endogne Bassila en particulier et au Bnin en gnral.

INTRODUCTION
Depuis quelques annes, les institutions publiques ou prives de ralisation ou de promotion du dveloppement local font recours de plus en plus la participation active des partenaires la base. Pour que ces partenaires puissent jouer le rle de facteur dterminant de succs de ces institutions, le renforcement de leurs capacits institutionnelles simpose pour garantir leur prennit. Les mcanismes dappui organisationnel des structures villageoises comportent plusieurs volets dont principalement la gestion rigoureuse des ressources gnres par les activits, domaine dans lequel la comptabilit sinscrit en bonne place. Les oprations caractre financier, cest--dire portant sur largent, ont toujours jou un rle fondamental dans la vie socio-conomique des peuples. Limportance des sommes manies et la multiplicit (et la diversit) des activits (donc des oprations) imposent aux responsables dune structure, unit conomique, davoir une organisation comptable futelle minuscule, en vue de satisfaire les diverses obligations qui lui sont assignes. La tenue dune comptabilit au stade du systme minimal de trsorerie nest rien dautre quune disposition drogatoire prvue par le rfrentiel du systme comptable ouest-africain en faveur des organisations de trs petite taille et peu structures, telles que les organisations villageoises, des fins de production dinformations pour les prises de dcisions et des fins de contrle interne et externe. Le prsent document est un guide conceptuel dcrivant la dmarche de configuration et dimplantation des dispositifs comptables simplifis partie double dans les organisations villageoises, quelle que soit la nature de leurs activits. A ce titre, il est structur en quatre parties, savoir : La prsentation du cadre comptable ; La dmarche conceptuelle ; La mise en place du dispositif comptable ; Lorganisation de la comptabilit.

I - PRESENTATION DU CADRE COMPTABLE

1.1 NECESSITE DUN SYSTEME COMPTABLE SIMPLIFIE A PARTIE DOUBLE Le besoin dun systme de comptabilit simplifi partie double au profit des organisations paysannes se justifie notamment par la diversification de plus en plus pousse des activits que ces organisations mnent et qui implique la ncessit pour elles de disposer dinformations financires et comptables plus diffrencies. A ce besoin de diffrenciation des informations comptables et financires sajoute la ncessit pour les organisations paysannes de remplir les obligations lgales et rglementaires. Il importe en effet de rappeler lune des dispositions du rglement relatif au droit comptable des Etats membres de lUnion Economique et Montaire Ouest Africain qui stipule : sont astreintes la mise en place dune comptabilit, dite comptabilit gnrale, les entreprises soumises aux dispositions du droit commercial, les entreprises publiques, parapubliques, dconomie mixte, les coopratives et, plus gnralement les entits produisant des biens et des services marchands ou non marchands, dans la mesure o elles exercent, dans un but lucratif ou non, des activits conomiques titre principal ou accessoire qui se fondent sur des actes rptitifs, lexception de celles soumises aux rgles de la comptabilit publique (Syscoa, 1997, p.18, dition Foucher). Le rfrentiel du systme comptable ouest africain (Syscoa) qui est en vigueur dans les pays de lUEMOA depuis quelques annes, prvoit trois diffrents systmes comptables auxquels les entreprises et les organisations doivent se conformer, selon leur taille et lenvergure de leurs activits. On distingue notamment : Le systme normal : ce systme concerne les entreprises ralisant un chiffre daffaires annuel hors taxes suprieur ou gal 100 millions de francs CFA ou disposant dun effectif moyen au cours de lexercice suprieur 20 travailleurs. Le systme allg : sont concernes par ce systme, les entreprises qui ont la fois un effectif moyen au cours de lexercice infrieur ou gal 20 travailleurs, avec un chiffre daffaires annuel hors taxes infrieur 100 millions mais suprieur ou gal : trente millions pour les activits commerciales et de ngoce, vingt millions pour les activits artisanales, et dix millions pour les services.

Le systme minimal de trsorerie : il concerne les trs petites units dont le chiffre daffaires hors taxes est selon le cas infrieur : trente millions pour les activits commerciales et de ngoce, vingt millions pour les activits artisanales, et dix millions pour les services.

Il importe de remarquer que pour les organisations villageoises en gnral caractrises par une trs petite taille et un faible volume des transactions, le systme normal et le systme allg du Syscoa peuvent savrer trs complexes et donc non adapts. 1.2 LE SYSTEME MINIMAL DE TRESORERIE ET SES EXIGENCES Comme lillustre bien les trois systmes comptables numrs prcdemment, lune des rformes du Syscoa est quil comporte un cadre drogatoire dans lequel peuvent sinscrire les trs petites units ralisant des recettes maximales ou des fonds propres qui ne sont pas suprieurs au seuil fix. Le volume dactivit des organisations villageoises est bien compris dans ce seuil. Le cadre drogatoire dont sinspire le dispositif comptable partie double propos pour les organisations villageoises est entirement rgi par le systme minimal de trsorerie (S.M.T.). Il vise permettre aux trs petites units daccder une reprsentation chiffre de leurs activits et de leur situation, sans les enfermer dans les procdures et les contraintes dune comptabilit complte. Dautre part, le SMT se veut un systme simple et volutif, susceptible de sadapter aux diverses formes dactivits conomiques lmentaires gnralement menes par les organisations villageoises. 1.2.1 Prsentation du systme minimal de trsorerie Ce systme repose sur lenregistrement, au jour le jour, de toute opration ayant pour consquence une modification de la trsorerie. Il sagit en dautres termes de toutes les dpenses et les recettes qui affectent les avoirs de lentreprise, quil sagisse de la caisse, dun compte bancaire ou dun compte postal. Ces enregistrements conduisent ncessairement ltablissement dun tat des recettes et des dpenses dgageant le rsultat de lexercice (quil sagisse dun bnfice ou dune perte). Ce rsultat est pris en compte dans ltablissement de la situation patrimoniale de lorganisation. Le systme minimal de trsorerie repose sur la tenue correcte des livres de recettes-dpenses et dun grand-livre comprenant trs peu de comptes.

1.2.2 Les exigences du systme minimal de trsorerie Comme tout systme comptable, la mise en uvre du systme minimal de trsorerie implique le respect scrupuleux de quelques exigences minimales vis--vis de la comptabilit. Ces exigences se rsument pour lessentiel comme suit. Les documents comptables du S.M.T. regroupement un ou plusieurs livres de recettes-dpenses (selon quil existe ou non dautres avoirs liquides en dehors de la caisse), ainsi que de plusieurs comptes soit de type patrimonial, soit de type exploitation, cest--dire donnant lieu lenregistrement des charges et des produits. Ainsi, le S.M.T. exigent que soient enregistres continuellement dans les livres de recettesdpenses (sous forme de journal) et ce, dans lordre chronologique, toutes les oprations caractrisant les activits relles de lorganisation. Pour le bon fonctionnement du systme, un nombre minimum de comptes doivent tre oprationnels, notamment : Caisse, capital, Rsultat, Ventes, autres produits, Achats, Autres charges. En cas de ncessit, il est possible de crer dautres comptes de trsorerie. Notons que les comptes du S.M.T. tels que dcrits, sont favorables au respect du principe de la partie double dans lenregistrement des oprations comptables. Comme prsent prcdemment, le S.M.T. prvoit la fin de chaque exercice, ltablissement dun compte de rsultat et dun bilan (traduisant les modifications opres sur le patrimoine de lentreprise la fin de lexercice). Pour que la comptabilit applicable dans les organisations villageoises puisse satisfaire aux exigences de rgularits et de scurit, lorganisation comptable doit obligatoirement se fonder sur le principe de la partie double. Le respect de ce principe permet au dispositif comptable de gnrer des tats financiers fiables, sincres, et de servir par consquent dinstrument de preuve, dinstrument dinformation des tiers et dinstrument de gestion. 1.3 LES FONDEMENTS DU SYSTEME : LE PRINCIPE DE LA COMPTABILITE A PARTIE DOUBLE Il faudrait signaler que le systme de comptabilit partie double sinscrit pleinement dans un raisonnement la fois conomique et logique : Dune part, tout ce qui est employ par lorganisation doit avoir t obtenu de quelque faon (soit par lactivit conomique de lorganisation, soit par des apports de ressources externes)

Dautre part, tout ce qui a t obtenu (provenant dorigines diverses) doit tre utilis de manire dfinitive (il sagit dans ce cas dune consommation) ou provisoire (dans ce cas, les biens restent disposition). En raison de ce principe de base, lenregistrement dune pice comptable ncessite obligatoirement une analyse pralable de lopration quelle traduit, afin didentifier les origines et les destinations des fonds en mouvement. La consquence principale du raisonnement de base de la comptabilit partie double se ramne lgalit entre les emplois et les ressources (Emplois = Ressources). Cette galit qui se vrifie la fois pour chaque opration considre isolment et bien videmment pour le cumul des oprations, conduit le trsorier ou le comptable de lorganisation enregistrer chaque opration comptable sous deux angles diffrents et donc dans deux comptes diffrents. 1.4 PRESENTATION DU DISPOSITIF ORGANISATIONS VILLAGEOISES COMPTABLE DES

Le dispositif simplifi partie double comprend un ensemble de comptes qui peuvent tre regroups en deux grandes catgories, savoir les comptes de bilan et les comptes dexploitation ou comptes de gestion. Le chapitre suivant (chapitre 2) prsente le dtail des comptes du dispositif comptable des organisations villageoises.

II - LA DEMARCHE CONCEPTUELLE

2.1 QUELQUES CONDITIONS DEFFICACITE DU DISPOSITIF COMPTABLE DES ORGANISATIONS VILLAGEOISES Rappelons, dentre de jeu, que le systme minimal de trsorerie (SMT) du SYSCOA, repose sur la tenue dun tat des recettes et des dpenses au sein des trs petites units. Bien que fonde sur le SMT, la comptabilit des structures villageoises doit, pour garantir la qualit, lexhaustivit et la clart de linformation financire : Respecter les principes comptables fondamentaux, notamment les principes de continuit de lexploitation, dintangibilit, etc. Constituer une base de donnes fiable permettant aux dcideurs des organisations villageoises de prendre des dcisions adaptes au bon moment. Cela suppose que le dispositif comptable sadapte au mieux, aux spcificits de ces organisations. Rpondre aux exigences de transparence lexamen des partenaires de la structure : tout dabord les adhrents, les collectivits locales et les institutions qui apportent leurs subventions, les tablissements de crdits qui participent au financement des activits, etc. ; rappelons que tout partenaire doit pouvoir tre inform sur laffectation des ressources de la structure, quelle que soit la nature de sa participation (cotisation, subvention, crdit ou autres).

Pour satisfaire tous ces impratifs, la conception dun systme comptable efficace procde dune dmarche particulire. 2.2 CARACTERISTIQUES GENERALES DES ORGANISATIONS VILLAGEOISES ET IMPLICATION SUR LA CONFIGURATION DU SYSTEME MINIMAL DE TRESORERIE En gnral, les organisations villageoises, units de petite taille ont les caractristiques suivantes : La cration de la structure villageoise peut tre spontane ou suscite (donc prcipite. De ce fait, elle ne suit pas toutes les tapes pratiques du processus entrepreneurial ; 7

La structure constitue un lieu de dveloppement de lducation des membres. Notons au passage que les structures villageoises regroupent gnralement : des hommes, des femmes, des jeunes des professions agricoles et artisanales htroclites, la plupart dentre eux tant des analphabtes, des lettrs dscolariss et quelques lettrs de niveau lmentaire ; Lobjet de lentreprise peut tre : fournir des services aux membres ou aux non-membres, offrir un emploi occasionnel ou permanent aux membres, bref amliorer les conditions de vie membres, protger lenvironnement etc. Les activits conomiques exerces sont les prestations de services, la transformation des produits agricoles et forestiers. Les services rendus sont orients vers le march local, environnant ou lointain Les associs au dpart nont pas prdispositions favorables un bon profil entrepreneurial. Dautre part, le capital social est faible parfois inexistant. Les moyens mis en uvre au sein de la structure villageoise sont domins par la force de travail, do une prpondrance des charges salariales dans la structure des cots de lentreprise. Hormis ces caractristiques dordre organisationnel ; plusieurs autres caractristiques de nature conomique financire et comptable peuvent tre soulignes : les produits dactivit de ces petites organisations se rduisent aux seules ventes de produits ou/et aux prestations de services ; lactivit est trs souvent saisonnire, soit au stade de production, soit au stade de commercialisation ou au niveau des deux stades. Le volume de la clientle est trs limit. Les achats et les ventes se font gnralement au comptant au prix du march. Ainsi, lactivit financire et comptable se ramne en gnral au seul binme Dpenses-Recettes . De ce fait, les flux financiers sont de loin les plus nombreux par rapport aux flux rels. Les immobilisations acquises ou acqurir par lentreprise sont de taille et ou de valeur insignifiante ou faible. Les dpenses se composent presque exclusivement des charges de fonctionnement qui elles sont trs limites quant leur volume, et comprennent principalement la consommation des fournitures, les salaires et indemnits, les frais de transports les cots des services rendus lentreprise par des tiers (partenaires ; prestataires de service etc.). Les organisations de ce type nont gnralement pas de stocks importants. Leurs disponibilits sont souvent dtenues dans deux postes, savoir un compte Caisse et un compte ouvert dans une banque locale ou dans une institution de microfinance ; il sen suit une multitude doprations de virements internes de fonds. 8

Les ressources durables de ces entreprises se composent du capital social (lorsque celui-ci existe), des droits dadhsion, des cotisations, des subventions, et parfois des emprunts. Ces caractristiques influencent le rle dvolu dornavant la comptabilit et influencent la dmarche dlaboration et de mise en uvre du systme comptable dans ces types dorganisations. 2.3 CONCEPTION DUN SYSTEME ORGANISATIONS VILLAGEOISES COMPTABLE DES

Le systme comptable se compose dtats spars pour chaque compte ou groupe de comptes figurant dans les tats financiers. Par exemple, on tient un tat spar pour le compte dactif Caisse, qui permet de voir chaque mouvement frappant les disponibilits (entre ou sortie dargent) au cours de lexercice, suite des oprations de ventes et dachats. Des tats identiques existent pour tous les autres postes dactif, de passif, ainsi que pour les comptes ou groupes de comptes de produits et de charges du compte de rsultat. Lensemble list de tous ces comptes dsigne le plan comptable. La conception du plan comptable a des rpercutions importantes sur la vie de lorganisation villageoise et sur ses activits. La structure et le niveau de dtail du plan comptable dterminent le type et lventail dinformations dont les dirigeants pourront disposer pour lanalyse et la prise des dcisions (stratgiques et oprationnelles). Sil est trop simplifi, le plan comptable ne fournira pas les informations suffisamment prcises ncessaires la production dindicateurs pertinents pour le suivi des performances de lorganisation. En revanche, si lon cherche en savoir trop en mettant en place un plan comptable extrmement dtaill, il en rsultera un trop grand nombre de comptes, ce qui alourdira le systme comptable. De plus, en raison du trs faible niveau dinstruction (voire de lanalphabtisme partiel ou total) de ses membres, la structure villageoise ne pourra jamais appliquer un tel systme comptable qui se rvlera trop complexe aux yeux de ceux-ci. Il rsulte de ce qui prcde que le plan comptable (ou la liste des comptes du dispositif comptable) doit tre dtermin pour chaque structure en fonction de ses oprations effectives, de sa structure, de ses besoins en gestion, et en suivant les exigences rglementaires. Le processus conceptuel du dispositif comptable des organisations villageoises regroupe plusieurs tapes qui se prsentent comme suit.

2.3.1 ETAPE 1 : ANALYSE DE LA STRUCTURE DE LORGANISATION Dans le cadre de son activit, lentreprise dispose de moyens de production (quipements, stocks, trsorerie, etc.) quelle obtient partir des ressources mises sa disposition (apports des membres, droits dadhsion, cotisation, subventions reus, emprunts contracts). Lanalyse de la structure de lorganisation vise identifier les comptes relatifs aux diffrents lments de son patrimoine. Linventaire exhaustif des moyens prsents et futurs permet de distinguer les moyens de financement et les moyens rels. 2.3.1.1 Les ressources de lorganisation

Elles indiquent lorigine des fonds qui ont permis de financer les lments du patrimoine. On distingue notamment : Le capital social : Cest un terme classique qui dsigne tout simplement les apports des diffrents membres ou adhrents de lorganisation. Il faut chercher savoir si au moment de la naissance (ou constitution) de lorganisation, les membres ont apport de largent frais ou des quipements, sous forme de mise (communment appele part sociale). Les droits dadhsion, les cotisations, les dons : Les droits dadhsion dsignent le montant dargent qui est exig aux nouveaux adhrents lorganisation, une fois que celle-ci est dj cre. Les cotisations sont des efforts ou contributions que les membres sont appels payer durant la vie de lorganisation. Les dons quant eux dsignent les soutiens financiers ou matriels que diverses personnes ou institutions apportent lorganisation pour lencourager. Ces soutiens deviennent, tout comme les droits dadhsion et les cotisations, entrent sous la rubrique des ressources propres de lorganisation. Il est ncessaire recueillir ds le dpart, des informations sur lexistence ventuelle de ces ressources. Les subventions : Il faut demander aux dirigeants sils bnficient des subventions pour les quipements. Des renseignements clairs doivent tre recueillis sur la nature de ces subventions, leur objet, leur dure, les conditions de leur obtention et les conditions de leur utilisation. Remarque : Au cas o les subventions ne concerneraient pas lacquisition des quipements, elles entreront plutt sous la rubrique des subventions dexploitation qui caractrisent lactivit de lorganisation et non sa structure. Les emprunts et dettes diverses : Il faut interroger les dirigeants sur un engagement financier possible de leur part ; sils ont contract ou pourront tre amens contracter des emprunts auprs des banques locales (institutions de microfinance), des ONG ou dautres structures de financement. Les entreprises peuvent tre aussi amenes 10

rechercher des financements, voire mme prendre des avances auprs de leurs partenaires particuliers (fournisseurs, clients ou autres). Des renseignements doivent tre recueillis ce niveau. 2.3.1.2 Les emplois

Les emplois regroupent lensemble des lments compris dans le patrimoine de lorganisation. Ils constituent la justification de lutilisation qui est faite des ressources numres prcdemment. On distingue : Les immobilisations : Elles regroupent entre autres : les quipements (magasins, machines, matriels de terrain, etc.), les matriels de transport (motos, vlos, vhicules) et les matriels de bureau (meubles, machines de bureau, etc.). Dans le cadre de llaboration du dispositif comptable de lorganisation, il est ncessaire voire indispensable, de procder un inventaire exhaustif des immobilisations acquises. Les immobilisations non encore acquises mais dont lacquisition est fort probable doivent aussi tre rpertories. Toutefois, il est prfrable que le degr de dtail dans les subdivisions des comptes soit limit pour viter que le plan comptable soit trop complexe et lourd manipuler. Les prts accords par lentreprise : Il sera fait un inventaire des dbiteurs rels et probables de lentreprise (cest--dire ceux qui la structure villageoise accorde ou sera appele accorder des prts ou des avances sous diverses formes). Les disponibilits : Le compte bancaire : Les structures villageoises de trs petite taille ne sont pas contraintes de se faire ouvrir un compte dans une banque classique (BOA, ECOBANK, etc.). Par contre, elles tireront dnormes avantages se faire ouvrir un compte dans banque de leur localit, notamment dans une institution de microfinance implante dans le village ou aux environs (CLCAM, CVEC, CREP, CVECA, CIPEN, etc.). Cela dpend de limportance de leurs disponibilits (cest--dire des flux dentre et de sortie dargent) et de la nature de leurs activits. Dans ce cas, ce compte doit tre identifi par la dnomination de linstitution. La caisse : Elle joue un rle fondamental dans le bon fonctionnement des organisations villageoises. Cest le carrefour des oprations financires de lentreprise. Toutes les recettes et toutes les dpenses transitent quasiment par la caisse. Cest pourquoi obligatoirement, toutes les structures villageoises, quelle que soit leur taille, doivent disposer dune caisse (et donc dun compte Caisse), comme cest le cas pour toute sorte dentreprise.

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2.3.2 ETAPE 2 : ANALYSE DEXPLOITATION)

DES

ACTIVITES

(OPERATIONS

Certaines oprations ont dincidence sur le rsultat dexploitation, cest-dire le rsultat qui se dgage des activits courantes de la structure villageoise. Notons que cette dernire fournit des biens et services pour la commercialisation : il sagit des produits. La production de ces biens et services ncessite la consommation par la structure, dautres biens et services : il sagit des charges. 2.3.2.1 Analyse des charges

Daprs le rglement du systme comptable ouest africain, les charges sont des emplois dfinitifs ou des consommations de valeurs dcaisses ou dcaisser par lentreprise (Syscoa, 1997, Foucher, p.150). On distingue, au niveau des organisations villageoises, des entreprises menant leurs activits dans les zones rurales ou des institutions prives (ONG), trois grandes catgories de charges : Les charges directement lies aux activits principales de lentreprise : Ce sont des ressources dont la consommation est troitement lie la production des biens ou aux prestations de services de lentreprise. Elles sont uniquement destines aux activits principales de lentreprise. Ces charges disparaissent ds que la production du bien ou la prestation de service est supprime. Cest le cas par exemple : des dpenses relatives aux travaux damnagement forestier pour les SVGUA, des frais dentretien des ruches et des frais de rcolte du miel pour lAssociation des Apiculteurs). des frais de consommation des intrants agricoles (insecticides, semences, etc.) et des frais dentretien des parcelles agricoles pour les Groupements Villageois (GV).

La dmarche didentification de ces charges consiste inventorier toutes les dpenses directement lies ces activits principales de la structure villageoise. Puis les comptes enregistrant ces dpenses sont alors de facto identifis. On veillera limiter les dtails dans les subdivisions, pour raison de simplification du dispositif comptable. Les frais de gestion ou de fonctionnement de lorganisation : Ce sont des frais courants et gnraux de gestion. Ce sont des frais rcurrents dans toute organisation, quelle que soit sa taille et quelle que soit sa nature juridique ou conomique. On reprendra tout simplement lensemble de ces comptes tels quils figurent dans le plan comptable gnral, do on supprimera, aprs pointage en collaboration avec les

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acteurs de lorganisation, les comptes que les oprations de lentreprise nimpliqueront pas. Cest le cas par exemple : des frais dachat des fournitures de bureau, des indemnits et des frais de dplacement pays aux membres de des frais de location des bureaux, des frais dentretien des meubles et autres quipements, etc.

Les autres charges : Ce sont des charges de nature trs exceptionnelle pour ces entreprises voluant dans les zones rurales. Elles interviennent rarement dans lorganisation. Lorsquelles surviennent, leur frquence est trs faible ou ngligeable. Elles doivent cependant tre inventories et prises en compte ds leur apparition. On y classe par exemple : les impts et taxes (lorsque lorganisation est assujettie aux impts), les charges diverses (telles que les frais dassurance des vhicules et des motos, les pertes lies aux catastrophes : incendies, accidents, vols, etc.), les frais financiers (intrts pays pour les crdits bancaires) et les dotations aux amortissements (constatation de la dgradation progressive lie lutilisation des quipements).

2.3.2.2 Analyse des produits Les produits sont les ressources gnres par lactivit de lentreprise. On distingue, au niveau des organisations villageoises, des entreprises menant leurs activits dans les zones rurales ou des institutions prives (ONG), trois grandes catgories de produits : Les ventes de biens : Il sagit des ventes de marchandises pour les activits purement commerciales et des ventes de produits finis pour des activits dexploitation des produits agricoles (produits marachers, crales, etc.), des ressources forestires (noix de cajou, karit, miel, etc.), des produits dlevage (lait, fromage, volaille, ufs, etc.), des ressources halieutiques (poissons), des carrires (sable, gravier, etc.), et pour les activits de transformation des produits agricoles (charbon, beurre, savon, etc.). Il sagit aussi des ventes dautres produits fabriqus (petite industrie, petite transformation, entreprises artisanales). Les produits sont identifis partir de la connaissance exacte des activits conomiques menes par lentreprise. Les prestations de service : Il sagit des travaux facturs et des services vendus. Les travaux facturs concernent les constructions de 13

tout genre (constructions, travaux publics, ouvrages darts, travaux damnagement du territoire, dassainissement, travaux divers lis la protection de lenvironnement, les travaux agricoles, etc.). Les services vendus concernent : la formation, lducation publique, la sensibilisation, les tudes, la sous-traitance, la main duvre, le transport, lentretien, les rparations, la restauration, le gardiennage, etc. Les prestations de service sont identifies partir de la connaissance exacte de la nature relle des services prests ou prester par lorganisation villageoise. Les autres produits : Il sagit essentiellement des subventions reues pour lexploitation, des revenus financiers et des autres revenus nentrant pas dans les prcdentes rubriques.

Remarque : On ne tiendra que les produits effectivement ou probablement impliqus ou engendrs par les oprations de lentreprise. 2.3.3 ETAPE 3 : ANALYSE LORGANISATION DES BESOINS DE GESTION DE

Lentreprise peut dsirer connatre le cot de chacune de ses diverses activits principales. On procde alors lanalyse des charges en rfrence aux diffrentes activits, cest--dire par imputation des dpenses aux diffrents produits principaux. Cette analyse entrane deux implications majeures pour le systme comptable : Les produits gnrs par les activits principales de la structure sont clats par nature (diffrentiation des informations). De la mme manire, les charges inhrentes aux activits principales sont clates en charges imputables directement aux activits (donc par nature) et engendres par celles-ci.

Une telle diffrenciation prsente limportant avantage de favoriser une analyse conomique des diffrentes activits menes par lentreprise. Cest le stade prcurseur dune mise en uvre de la comptabilit analytique, outil de gestion par excellence. En effet la possibilit de connatre les cots partiels des divers produits principaux constitue un levier essentiel de gestion de la performance au triple plan commercial, technique et financier. Par ailleurs, il pourrait tre fait mention, ventuellement, de tous les partenaires de lorganisation qui sont concerns par la rpartition des diffrentes recettes gnres par celle-ci (cest le cas par exemple dans les SVGUA o les recettes de ventes des produits forestiers sont rparties

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entre plusieurs partenaires : la commune, le village, ladministration forestire, la structure villageoise, les groupements, etc.). 2.3.4 ETAPE 4 : LE RESPECT DES EXIGENCES REGLEMENTAIRES Les exigences de fiabilit, dexhaustivit, de clart des informations et des tats financiers, quelle que soit la taille de lorganisation, commandent le respect scrupuleux de tous les principes comptables fondamentaux. Dans cette optique et en vertu du principe de limportance significative, les comptes non prvus au dpart seront ouverts ds que les oprations de lentreprise lexigeront. 2.4 PLAN COMPTABLE ET LIVRES STRUCTURES VILLAGEOISES 2.4.1 LE PLAN COMPTABLE En raison des caractristiques des organisations villageoises numres plus haut, le plan comptable doit tre suffisamment simplifi. Il est une adaptation du plan comptable gnral qui dcoule du systme minimal de trsorerie du Syscoa. Par contre, il sera fait abstraction des numros de comptes, pour allger le systme et faciliter lassimilation et lappropriation du dispositif comptable par les acteurs des organisations villageoises. De mme, le choix des intituls de comptes doit tenir compte du niveau dassimilation des utilisateurs. On distingue deux grandes catgories de comptes, savoir : Les comptes de patrimoine qui devront figurer au bilan : Il sagit des comptes qui traduisent les lments du patrimoine de la structure. Les comptes de gestion qui devront plutt figurer au compte de rsultats : Il sagit des comptes dont le regroupement permet de dterminer le rsultat excdentaire ou dficitaire de lexercice. COMPTABLES DES

La structure du plan comptable applicable aux organisations villageoises se prsente comme suit. 2.4.1.1 Les comptes de patrimoine ou comptes du bilan

a. Comptes de ressources (ou du passif) Ces comptes indiquent lorigine des fonds. Cest le rpertoire des moyens de financement de la structure villageoise. Apports des membres (Capital social) Rsultat de lexercice 15

Subvention dinvestissement (lorsque la distinction est faite entre exploitation et quipement) Emprunts et dettes diverses : Pour raison de simplification, ce compte regroupe les dettes long terme, les dettes moyen terme et les dettes court terme (fournisseurs, avances reues des clients, dettes vis--vis des membres, personnel, etc.).

b. Comptes demplois (ou de lactif) Ces comptes rpertorient tous les lments lorganisation, justifient laffectation des ressources. du patrimoine de

Equipements : Ce compte regroupe les Terrains, Matriel industriel et commercial, Matriel agricole, petit outillage, Matriel de bureau (table, armoire, caissette, etc.), Matriel de transport (vhicule, moto, vlo, etc.), Troupeaux, Greniers, etc. Stocks : Ce compte regroupe les stocks de marchandise, de produits, de matires, de fournitures, etc. ; il est utilis lorsque la structure dtient souvent des stocks. Prts et crances diverses : Pour raison de simplification, ce compte regroupe les prts long terme et moyen termes, et les prts court terme (avances donnes aux fournisseurs, crances sur les clients, les membres de la structure, etc.). Compte bancaire local : Il sagit du ou des compte(s) ouvert(s) auprs des institutions de microfinance de la localit. Caisse. Les comptes de gestion (ou comptes de rsultat)

2.4.1.2

a. Comptes de charges Ces comptes dcrivent toutes les dpenses ou emplois dfinitifs relatifs lactivit de la structure. Ils affectent directement le rsultat de lexercice. Dpenses lies aux achats de marchandises (lorsque la structure mne une activit purement commerciale : par exemple achats de produits agricoles pour la revente) Dpenses dexploitation (directement lies lactivit de production) : Achat de matires, Achats de fournitures diverses, Frais de sous-traitance, Rmunrations des travaux directement lis lactivit principale, etc. 16

Dpenses de fonctionnement (il sagit des frais gnraux, dpenses relatives la gestion de lorganisation) : Achats de fournitures de bureau, Frais de transport et dplacement des membres Frais dentretien et de rparation des quipements et matriels Frais de location des matriels et des locaux Frais de formation des membres Indemnits et frais de supervision Salaire des employs (lorsque la structure emploi un salari) Amortissement des quipements et des matriels Autres frais : Frais bancaires, Assurance des vhicules et motos,

b. Comptes de produits Ces comptes relvent toutes les recettes et tous les produits gnrs par les activits de la structure villageoise. Ils affectent directement le rsultat de lexercice. Recettes des ventes de produits divers (il est possible dobtenir les recettes par produit ou par catgorie de produits) Recettes des travaux facturs ou des services vendus (il est galement possible dobtenir les recettes par type de travaux ou de services) Subventions obtenues pour lexploitation

Remarque : Dans certains cas (exemple des SVGUA), les recettes issues des ventes des produits, travaux ou services doivent faire lobjet dune rpartition systmatique entre plusieurs partenaires. Le cas chant, cest seulement la partie qui revient lorganisation villageoise qui entre dans le calcul du rsultat de lexercice. Dans ce cas, le dispositif comptable comporte un livre spcifique pour les rpartitions systmatiques des recettes. 2.4.2 LE PRINCIPE DE LA PARTIE DOUBLE 2.4.2.1 Les livres comptables

Tous les besoins dinformation des organisations villageoises peuvent tre satisfaits partir des comptes prcdemment numrs qui composent le systme comptable. En raison de la trs petite taille de ces organisations, les comptes peuvent tre tenus suivant le systme dit centralisateur . Lintrt du systme centralisateur pour ces structures locales rside surtout dans la possibilit quil offre de prsenter les flux des dcoulant des activits suivant une mthode analytique. Pour mettre en uvre ce systme centralisateur, il sera tenu plusieurs supports ou livres comptables auxiliaires : livre de caisse, livre de compte bancaire local, livre des crances, livre des dettes, livre des stocks, etc.

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Le dtail des livres comptables fera lobjet du chapitre suivant (mise en place du dispositif comptable). 2.4.2.2 Exploitation du principe de la partie double

Le principe de la comptabilit en partie double fait partie des principes sacrs de la comptabilit. Il implique simplement que tout mouvement affectant un lment quelconque dun livre comptable en dbit est ncessairement accompagn dun mouvement symtrique et de mme importance sur un ou plusieurs autres lments dun autre livre comptable ou de plusieurs autres livres comptables en crdit. En consquence, lon obtient tout moment lgalit sacre : Total Dbit = Total Crdit

En application de ce principe, toute criture comptable prsente lune des formes ci-aprs : Un compte au dbit et un compte au crdit du mme montant. Un compte au dbit et plusieurs comptes au crdit (dun montant total gal celui du compte dbit). Plusieurs comptes au dbit et un compte au crdit(dun montant gal la somme de ceux des comptes dbits). Plusieurs comptes au dbit et plusieurs comptes au crdit (le total des montants du dbit tant gal celui des comptes crdits.

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III - LA MISE EN PLACE DU DISPOSITIF COMPTABLE

Il importe de rappeler limportance du dispositif comptable, en tant quinstrument dinformation et de dcisions relatives la gestion des structures villageoises. Ainsi, pour garantir lefficacit de ce prcieux outil de gestion, sa conception a fait lobjet dune dmarche mthodique et rigoureuse. Toutefois, malgr toute lattention qui a caractris la phase conceptuelle de cet instrument, aucun rsultat pertinent ne peut dcouler de son utilisation si sa mise en place est nglige ou prcipite. Il va donc de soi que la mise en place du dispositif comptable des organisations villageoises est un processus qui ncessite autant dattention que prcdemment. Ce processus vise trois principaux objectifs, savoir : Susciter lintrt des partenaires cibles pour son utilisation. Cela suppose que ceux-ci soient pralablement informs, voire convaincus sur les questions suivantes quils pourraient se poser : Pourquoi un dispositif comptable pour grer les activits ? En quoi consiste le dispositif partie double et quelles sont les amliorations quil comporte par rapport la partie simple ? Le dispositif comptable partie double nest-il pas complexe et contraignant pour les organisations villageoises ?

Identifier les difficults dadaptation du dispositif aux activits relles des structures villageoises, en vue dapporter les mesures correctives ncessaires. Assurer aux membres des structures concernes, la formation ncessaire lutilisation efficace du dispositif comptable. Cette formation simpose en effet, pour amener les participants acqurir les connaissances de base sur lesquelles repose le systme comptable, ainsi que les rgles et principes observer au sein des structures pour son bon fonctionnement. Ce chapitre est subdivis en trois sections, savoir : Programmation et conduite des formations Configuration des supports comptables et implantation du dispositif comptable Elaboration dun plan de suivi.

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3.1 PROGRAMMATION ET CONDUITE DES FORMATIONS 3.1.1 Rle de la formation dans la mise en place du dispositif Le processus de mise en place du dispositif comptable repose fondamentalement sur la mise en uvre dun plan de formation bien appropri. En effet, la formation sinscrit principalement dans une optique dadaptation des membres des organisations villageoises aux changements intervenus dans la conduite de leurs activits, du fait de lintroduction dun systme de comptabilit. A ce titre, le plan de formation mettre en place sadresse prioritairement aux responsables qui ont en charge la gestion des structures villageoises. Ce plan vise donc susciter en leur sein, des changements de comportements, en vue dadopter une attitude nouvelle de transparence, de rationalit et de rigueur, ncessaire pour garantir lefficacit du dispositif comptable. Toutefois, cette formation interpelle galement les autres membres des structures villageoises qui nassument pas encore une responsabilit directe dans la gestion, pour deux principales raisons : Dune part, la formation vise transmettre aux membres, les comptences ncessaires et suffisantes pour leur permettre dexcuter les tches de contrle de la gestion de leur organisation, et par consquent de participer plus efficacement aux prises de dcisions. Dautre part, elle vise prparer les membres pour un futur proche ou lointain, notamment en les dotant des capacits relles pour assumer dsormais des responsabilits ventuelles de gestion.

3.1.2 Programmation des modules de formation En raison du rle capital de cet instrument dans le succs du dispositif comptable, le plan de formation doit tre labor et conduit avec minutie. 3.1.2.1 Objectifs des modules de formation Les modules de formations doivent permettre datteindre les trois objectifs principaux numrs plus haut, savoir : Susciter lintrt des partenaires cibles pour son utilisation ; Identifier les difficults dadaptation du dispositif aux activits relles des structures villageoises ; Assurer aux membres des structures concernes, la formation ncessaire lutilisation efficace du dispositif comptable.

Lors de lexcution du plan de formation, une cohrence devra tre rigoureusement observe entre les diffrents modules, en vue de faciliter 20

la comprhension progressive du systme comptable et de son fonctionnement par les bnficiaires. 3..1.2.2 Proposition de modules de formation A titre indicatif, les modules suivants peuvent tre proposs dans leur ordre de prsentation. Squence 1 : Rle de la comptabilit dans la gestion des organisations villageoises. Cette squence vise amener les participants dcouvrir limportance de la comptabilit dans la vie quotidienne des organisations. Elle comprend deux modules, savoir : Module 1 : Pourquoi les organisations villageoises ont-elles besoin de la comptabilit ? Module 2 : Le rle de la comptabilit : production dinformation pour la gestion et le contrle.

Squence 2 : Initiation au dispositif comptable partie double Cette squence vise transmettre aux bnficiaires, les connaissances de base relatives au fonctionnement du systme comptable. Elle comprend deux modules : Module 1 : Les instruments comptables et leur maniement Module 2 : Les mcanismes comptables : lanalyse et la transcription des oprations Squence 3 : Les tches comptables en amont et en aval de lenregistrement des oprations Cette squence dcrit les diffrentes tches excuter par les responsables de la structure villageoise tout au long du cycle comptable. Notons au passage que le cycle comptable commence avec les enregistrements comptables et la tenue des livres comptables, et stend jusqu linterprtation des tats financiers, en vue dune prise de dcision. Cette squence est compose de trois modules : Module 1 : Comment organiser le travail de la comptabilit ? Module 2 : Le cycle comptable Module 3 : Linterprtation des tats financiers Squence 4 : Les tches spcifiques de la comptabilit Il sagit ici des traitements comptables rservs quelques oprations spcifiques, telles que les erreurs qui surviennent lors des

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enregistrements et les transactions relatives lexploitation des noix de cajou. Cette squence comprend deux modules : Module 1 : Mthode de correction des erreurs Module 2 : Comptabilisation des oprations spcifiques aux transactions sur les noix de cajou Remarque : En dehors des squences qui viennent dtre numres, il peut tre opportun, selon les contextes, de prvoir dautres modules de formations, notamment sur le calcul et la comptabilisation des amortissements de matriel. 3.2 PHASE DE CONFIGURATION DES SUPPORTS COMPTABLES ET DIMPLANTATION DU DISPOSITIF COMPTABLE Cest une phase pratique qui est essentiellement consacre la mise en place du dispositif comptable dans les organisations villageoises. Il importe de noter que la russite de cette phase est troitement lie aux conditions qui ont prsid la phase des formations. 3.2.1 Typologie des livres comptables A partir de la dmarche adopte durant la phase conceptuelle (voir le chapitre prcdent), il est possible de dresser une typologie de livres comptables standards couvrant lensemble des oprations et garantissant un systme comptable aisment manipulable et assurant la fiabilit de linformation financire et des tats financiers. On distinguera : Un livre des fonds propres (Apports, Cotisation, Surplus). Un livre de subventions. Un livre des emprunts et dettes diverses. Un livre des immobilisations (les quipements). Un livre des prts et crances diverses. Un livre de compte bancaire local (institution de microfinance). Un livre de caisse. Un livre de charges directement lies aux activits principales de lentreprise. Un livre des frais de gestion de lentreprise. Un livre des autres charges. Un livre des ventes de produits et de services. Un livre des produits divers. Un livre de ventilation des recettes des activits principales de lentreprise. Un livre daffectation des recettes aux divers partenaires de lentreprise (en cas de ncessit).Ces livres ne sont utiliss quen cas de besoin.

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Toutefois, pour rduire le nombre de livres et dviter des encombrements, il est possible de combiner plusieurs comptes dans un seul livre (exemple : le compte des prts et crances diverses et le compte des emprunts et dettes diverses peuvent faire lobjet dun seul livre comptable). 3.2.2 Considrations pour le tracer des livres comptables Les livres comptables, supports de la comptabilit des organisations villageoises sont nettement diffrents des journaux auxiliaires de la comptabilit classique. En effet, pour concilier les contraintes de respect des normes comptables de prsentation des Etats financiers avec limprieux besoin dallgement et de simplification ncessaire pour lassimilation et la manipulation aise par les utilisateurs, plusieurs considrations devront guider le tracer des livres comptables dont la tenue marque le point de dpart du cycle comptable. 3.2.2.1 Langage et forme de prsentation des livres comptables

Les intituls donns aux livres comptables et aux diffrentes rubriques quils comportent doivent tre le plus comprhensible possible pour les utilisateurs. Le cas chant, les appellations et les termes de ces livres comptables seront dfinis avec la contribution des utilisateurs, pour accrotre la lisibilit des supports par ceux-ci. Dautre part, chaque livre comptable est une prsentation en plusieurs colonnes : Soit dun compte avec des rubriques explicatives dtailles dexploitation et de tenue (remplissage) de ce document, Soit dun regroupement de plusieurs comptes avec aussi ces rubriques explicatives facilitant la tenue (le remplissage) du document. Principes de regroupement des comptes dans un livre comptable

3.2.2.2

Les critres de regroupement des comptes en un livre comptable seront principalement : Lorigine des ressources externes, Les conditions dobtention des ressources internes, Lobjet des dpenses, La finalit de la consommation dfinitive des ressources.

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3.2.2.3

La frquence de manipulation des comptes

Tous les comptes mouvements au moins deux fois par semaine (en moyenne en priode dintenses activits) ou deux fois par mois, peuvent faire lobjet des livres comptables spars ou dtats spars. Dans la mme logique, La ressource ou la catgorie de ressources ainsi que la dpense ou la catgorie de dpenses ayant une importance relative peuvent faire lobjet de livres spars. Toutefois, il faudrait tenir compte de la pertinence des informations qui seront issues dun traitement spar des donnes. 3.2.3 Dispositions pratiques pour lutilisation des livres comptables Pour suivre le dtail des transactions affectant les biens, les dettes, les charges et les produits, toutes les oprations effectues dans lentreprise seront transcrites dans les comptes. Rappelons que les comptes donnent une reprsentation numrique des augmentations ou des diminutions exprimes en valeurs montaires. Toutefois, tous les comptes nauront pas la prsentation classique double colonnes (dbit, crdit). Seuls les comptes de situation patrimoniale auront ncessairement cette prsentation classique : ils saugmenteront par le dbit et seront diminus par le crdit en ce qui concerne les comptes dactif ; les comptes du passif quant eux saugmenteront par le crdit et seront diminus par le dbit. En effet, dans le SMT seuls ces comptes connaissent une variation dans les deux sens en (+) ou en (-). Par contre, les comptes de charges et de produits auront une prsentation uni-colonne. Ainsi, seule la colonne de dbit sera prsente pour les comptes de charges (abstraction faite de la colonne crdit) et seule la colonne de crdit sera prsente pour les comptes de produits (abstraction faite de la colonne dbit). 3.3 LELABORATION DUN PLAN DE SUIVI 3.3.1 Ncessit dun plan de suivi Le plan de suivi du fonctionnement du dispositif comptable simpose pour plusieurs raisons : Dune part, ce plan offre lheureux avantage didentifier, lors de lutilisation du dispositif comptable par les organisations villageoises, les insuffisances ventuelles et les difficults dadaptation aux situations relles des utilisateurs. Ainsi pourrait sen suivre la mise en uvre des mesures correctives ncessaires.

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Dautre part, le suivi permet dapporter les rectifications et toutes les prcisions ncessaires la comprhension quont les utilisateurs du systme comptable mis en place leur profit. Il permet notamment dviter toute interprtation errone, ainsi que des attitudes de dviation dans la conduite du processus comptable. Notons que ce renforcement nest possible qu travers des rappels des modules de formation portant sur les notions antrieurement tudies. Par ailleurs, la mise en uvre dun plan de suivi permet dvaluer le dispositif en termes defficacit de la dmarche dimplantation, ainsi que du systme comptable lui-mme, par rapport aux objectifs qui ont guid sa mise en place. Cest galement un moyen efficace pour apprcier les capacits de gestions des organisations villageoises, face leur mission dacteurs principaux du dveloppement local. 3.3.2 Le mcanisme de suivi du dispositif comptable Le plan de suivi est mis en uvre par les responsables de la structure prenne qui ont en charge la mise en place du dispositif de comptabilit dans les organisations paysannes. Le suivi est constitu de visites priodiques des organisations villageoises daccueil du dispositif comptable, et principalement des responsables chargs de la gestion de ces structures. Dans ce cadre, les actions suivantes sont envisageables : La formation du personnel de la structure prenne charg de lencadrement des structures villageoises, sur lutilisation du systme comptable. Cette formation permettra daccrotre les capacits de ce personnel assurer un encadrement de proximit lendroit des membres de la structure, notamment sur la comptabilit. La mise en uvre au profit des structures villageoises, des modules de formations de renforcement des connaissances en comptabilit, en vue de rafrachir lattention des dirigeants sur leurs tches quotidiennes et priodiques en comptabilit. A cet effet, une formation est envisageable en dbut danne sur les enregistrements comptables et lorganisation comptable ; une deuxime formation en fin danne peut tre ncessaire pour rappeler les tches comptables excuter en fin dexercice (laboration des tats financiers, clture des comptes). Envisager les possibilits dlargir les formations aux autres membres de lorganisation villageoise, en vue de les prparer aux tches de contrle de la gestion que font les responsables et si possible aux responsabilits futures dans la gestion de lorganisation. Il nest pas carter, dans la mesure de la disponibilit des moyens, de prvoir des systmes dencouragement au profit des organisations villageoises ayant fait preuve de plus de srieux dans la tenue de la 25

comptabilit. Le cas chant, ce systme dencouragement devra se baser sur les critres de transparence et de rgularits des critures et des documents comptables, ainsi que sur la clart des tats financiers annuels. Possibilit dlargir la formation sur dautres notions telles que : la procdure dlaboration du budget linterprtation des rsultats de la comptabilit etc.

Remarque : Pour accrotre le degr dassimilation et lintrt que les membres des organisations villageoises portent pour le dispositif comptable, les actions de suivi devront prserver lautonomie des acteurs dans la tenue de la comptabilit.

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IV - ORGANISATION DE LA COMPTABILITE

4.1 LE PROCESSUS COMPTABLE Il importe de rappeler que la tenue de la comptabilit dans une organisation villageoise implique ncessairement quatre tapes que sont : lenregistrement des oprations caractre comptable le classement des pices tenant lieu de preuve des oprations le traitement comptable la conservation des documents

Chaque tape implique des documents spcifiques, ainsi que des rgles particulires de conduite que le trsorier est tenu dobserver. Ces rgles visent essentiellement garantir la fidlit, la sincrit et la transparence des informations comptables vis--vis de toutes les personnes qui ont un droit de regard sur lorganisation (les membres, les fournisseurs, les clients, les institutions de financement, les autorits locales, etc.).
Pices comptables numrotes, analyses et enregistres

Pices comptables classes

Traitement (Etats financiers)

Conservation des prcieux documents

4.1.1 Lenregistrement comptable Cest la premire tape du travail comptable qui consiste crire les informations comptables dans les documents appropris. Il importe de noter que lenregistrement comptable se fait aprs une analyse rigoureuse des oprations comptables devant permettre didentifier les documents dans lesquels les critures devront tre portes. 4.1.1.1 Que faut-il enregistrer ?

Toute information faisant lobjet dune criture comptable doit tre obligatoirement base sur un fait rel. Cest pourquoi elle doit tre ncessairement matrialise par un support appel pice comptable qui constitue la preuve de lopration. La pice comptable dsigne un papier qui prouve (atteste) une opration ou un fait caractre comptable. Elle a une double utilit, savoir :

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dclencher lenregistrement : en ce qui concerne les oprations courantes, cest seulement lorsque le trsorier reoit la pice comptable quil doit passer lcriture comptable ; servir de preuve toute occasion de contrle : la pice comptable est lun des documents importants qui servent de base au contrle. O enregistrer les pices comptables ?

4.1.1.2

Le systme comptable des structures villageoises est compos de plusieurs livres ou comptes destins recevoir les critures des informations portes sur les pices comptables, dans le but de retracer le reflet de la ralit des oprations lies aux activits de la structure. Dans la logique comptable, chaque compte fait lobjet dun livre comptable. Les livres qui varient suivant lopration dont la pice est la preuve, et dont lensemble constitue ce que lon appelle le Grand Livre, sont conus dans le strict respect du principe de la partie double. 4.1.1.3 Comment faire un enregistrement ?

Pour chaque pice comptable, le trsorier doit identifier en respectant le principe nonc prcdemment, quels sont les livres ou les comptes qui sont concerns et dans lesquels il faut passer les critures. 4.1.1.4 Quand faut-il passer les critures comptables ?

Lenregistrement comptable se fait tous les jours, au fur et mesure de la ralisation des oprations. On dit que lenregistrement comptable est une opration continue. 4.1.2 Le classement et la conservation des pices comptables Le classement est indispensable pour conserver et pour garder accessibles tout moment les informations comptables et les lments de preuve. Un classement mthodique et rigoureux est un pralable pour les manipulations ultrieures pour fins de contrles et de vrifications, ou mme dexploitations pour des prises de dcisions. Cela explique et justifie la ncessit de procder une numrotation systmatique et rigoureuse des pices comptables, dans un ordre chronologique avant lenregistrement et le classement. En vue de permettre une bonne conservation des documents comptables, la mise en place dun quipement minimum savre ncessaire.

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4.1.3 Le traitement des donnes comptables Cest une tape de traitement des donnes enregistres qui dbouche sur llaboration des documents de synthse encore appels tats financiers couvrant une priode dactivit. Plus concrtement, le traitement des comptes qui se fait priodiquement permettra de produire : Le compte de rsultat qui donne la situation de nos dpenses par rapport nos recettes, afin de dduire si la structure a enregistr un excdent ou un dficit budgtaire. Le bilan qui constitue une photo rcapitulant lensemble des avoirs ou emplois (actif) et des moyens ou ressources (passif) de la structure une date donne.

4.1.4 Schma rcapitulatif de lorganisation de la comptabilit Compte tenu de ce qui prcde, larchitecture de lorganisation de la comptabilit peut se rsumer par le schma suivant qui rcapitule toutes les tapes de lactivit comptable :

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Schma de lorganisation comptable Numroter Analyser (imputer) Classer aprs enregistrement

Pices comptables

Analyse comptable

Enregistrement chaque jour dans les livres (partie double)

Grand-Livre

Traitements priodiques
D O C U M E N T S D E S Y N T H E S E

Compte de Rsultat Charges Produits

Bilan au . Actif Passif

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4.2 LES PROCEDURES FINANCIERES 4.2.1 La procdure des achats Cest la description de tout le processus ou mcanisme permettant la structure villageoise dobtenir des matires premires, des fournitures, des quipements, des services, dont elle a besoin pour assurer son fonctionnement. La procdure dachat comprend les tches suivantes : Rception et validation des besoins dachat ou des besoins de service : Ici, il faut rpondre aux questions suivantes : Qui a besoin de quoi ? A qui sadresser t-on dans la structure ?

Passation des commandes : Qui est habilit sadresser au fournisseur et sur quelle base ? Quels sont les critres de choix des fournisseurs ? Quels sont les critres de recrutement des ouvriers de terrain ou de prestataires de services ?

Rception des livraisons : Qui doit recevoir qui est achet et comment ? Qui doit apprcier le travail fait par les ouvriers de terrain (par exemple) et comment ?

Rception et traitement des factures fournisseurs : Qui reoit les factures fournisseurs ? Qest-ce quil en fait ? Qui tablit les tats de paiement des ouvriers et comment, sur quelle base ?

4.2.2 La procdure des ventes Cest la description de tout le mcanisme par lequel un client obtient de la structure un produit ou service dont il a besoin. La procdure de vente comprend les tches suivantes : Rception de la commande des clients : Qui reoit le client ? Qui reoit la commande et qui ngocie avec lui des termes de contrat de vente ou de prestation de services ?

Facturation : Qui tablit la facture ? Qui la signe ? En combien de copies la facture est-elle tablie ? 31

Comment la facture est-elle tablie ?

Rglement de la facture : - Qui reoit le rglement et comment acquitte-t-il de la facture ? - Quelle est la destination des diffrentes copies de la facture ? 4.2.3 La procdure de ngociation des subventions Cest la description des clauses principales que doit comporter un contrat de subvention au profit de la structure et sur lesquelles la procdure prcise les conditions de ngociation. Le contrat de subvention comporte les rubriques suivantes : la nature de la subvention, son objet, son montant, sa finalit, les conditions de son exploitation, sa dure, etc. La procdure de ngociation indique les conditions dacceptation de son objet et de sa finalit, ainsi que les critres dacceptation des conditions de son exploitation. 4.2.4 La procdure de trsorerie La procdure de trsorerie porte sur les oprations dentre et de sortie de fonds de lentreprise quel que soit le mode de ralisation. 4.2.4.1 Utilisation dun compte bancaire local (microfinance)

Lentreprise a un compte dans une institution de microfinance (Exemple : compte CLCAM) qui est employ pour les encaissements des subventions, les encaissements des ventes et pour les retraits pour alimenter la caisse. Dpt dans le compte Les espces encaisses lors des ventes doivent tre dposes dans le compte ds que le montant de la caisse atteint 20.000 FCFA. Le trsorier (qui tient la caisse) doit vrifier chaque fois, la conformit des recettes provenant des ventes avec les reus dlivrs. Les versements de subventions effectus directement par le bailleur de fonds dans le comte bancaire local ou par lentreprise (si elle a reu ces subventions en espces ) donnent lieu un avis de versement ou une quittance de versement adresse lentreprise. Les bordereaux ou quittances de versement dans le compte sont viss par le responsable de lorganisation pour contrle dusage, avant dtre enregistrs dans le livre compte dinstitution de microfinance.

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Le retrait despces du compte Les retraits de fonds destins alimenter la caisse doivent tre faits sur linitiative du trsorier faisant office du caissier, qui soumet la demande lapprobation des responsables de la structure. La demande de retrait de fonds appuye dun tat justificatif de lutilisation du dernier approvisionnement est soumise aux responsables avec le document de retrait pour signature. 4.2.4.2 La tenue de la caisse

Encaissements despces Il sagit de lencaissement des rglements des ventes. Le caissier acquitte les copies de facture de vente. Il peut sagir galement des subventions reues en espces des bailleurs de fonds. Le caissier dlivre un reu de versement despces aux bailleurs de fonds. Il peut sagir enfin des espces retires dun compte bancaire local et verses en caisse pour les dpenses courantes. Le caissier tablit le document de retrait despces que doivent signer les responsables qualifis de lorganisation. Dcaissement despces La caisse est utilise pour effectuer des rglements en espces des dpenses courantes. Ces dpenses doivent tre autorises par les responsables qualifis de lorganisation. Lautorisation est matrialise soit par la signature des pices justificatives, soit par lapposition de la mention Bon payer sur celle-ci suivie de la signature au visa. Le contrle de caisse est ralis par un responsable qualifi qui doit assurer, au moins une fois par mois, de faon inopine, que le solde du livre caisse est conforme lencaisse relle. Ce contrle est matrialis par un procs-verbal sign du caissier et du contrleur. Protection des fonds et valeurs en caisse Les espces en caisse et les documents de possession dun compte bancaire local doivent tre suffisamment protgs contre les cas de vol et les manuvres frauduleuses. Il est souhaitable que chaque organisation villageoise soit dote dun coffre fort double fermeture pour la tenue de la caisse.

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4.3 LES PROCEDURES COMPTABLES Le trsorier de lorganisation villageoise est charg de la tenue correcte de la comptabilit travers les documents comptables (tenue des livres comptables), sous lautorit du premier responsable. Les membres du bureau doivent traiter les pices comptables au fur et mesure quelles sont reues. La procdure comptable comporte essentiellement le guide dimputation. Lobjet du guide dimputation est de fournir aux utilisateurs qui ont la charge de la comptabilit, des rfrences qui puissent leur faciliter le travail. Ce guide prend en compte les principales oprations traites au sein de chaque organisation villageoise. Entre autres oprations, on distingue notamment : Versement direct de la subvention dans un compte bancaire local. parle bailleur de fonds Compte Banque locale X X Subvention

Versement de la subvention en espces lentreprise. Caisse X Subvention X

Ventes rgles par le client qui verse directement les recettes dans le compte de banque locale (microfinance). Compte Banque locale X Ventes de produits / services X

Ventes rgles en espces par le client (Caisse) Caisse X Ventes de produits / services X 34

Retraits du compte bancaire local pour alimenter la caisse. Caisse X Versements despces dans le compte bancaire local Compte Banque locale X Caisse X Compte Banque locale X

Rglement dune dpense de fonctionnement en espces Dpenses de fonctionnement X Caisse X

Rglement dune dpense dexploitation en espces Dpenses dexploitation X Caisse X

Achat dun quipement rgl en espces Achat dquipement X Caisse X

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CONCLUSION
Il importe de retenir lissue de ce qui prcde que la conception et la mise en place dun dispositif comptable dans les organisations villageoises, est et demeure un processus relativement long. Cela sexplique entre autres par : Le faible niveau dinstruction des utilisateurs de cet outil, face des principes et des rgles relativement complexes qui ont guid son laboration et qui exigent un niveau dinstruction significatif. Le respect de ces principes et des normes comptables qui oblige un minimum dexhaustivit dans linventaire des activits et des comptes devant dcouler des transactions courantes. Le besoin de formation qui simpose pour la comprhension et lassimilation des concepts fondamentaux de la comptabilit, et dont la russite conditionne lefficacit du dispositif comptable dans les organisations villages. Toutefois, le fort degr de simplification qui caractrise ce dispositif comptable, rpond limprieuse ncessit de le rendre accessible aux responsables, puis aux membres des organisations villageoises qui ont en charge la gestion rationnelle et transparence (donc garantissant la cohsion, la justice et la paix sociale) des ressources naturelles. Il ne sagira donc en aucun cas, de prcipiter les diffrentes tapes autour desquelles sarticule le prsent guide conceptuel, au risque de porter atteinte au rsultat attendu, savoir la matrise par les populations locales, de lutilisation des diffrents livres comptables, en vue dune bonne tenue de la comptabilit dans les organisations villageoises.

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