ANALISIS DE PUESTO CONCEPTO: Se denomina anlisis de puesto o de trabajo, el proceso de estudio, investigacin e identificacin de todos los componentes del

puesto, desde tareas, responsabilidades y funciones hasta el establecimiento de los requisitos de capacidad que demanda su ejecucin satisfactoria. El anlisis de trabajo se define como el proceso por el cual se determina la informacin pertinente relativa a un trabajo especifico, mediante la observacin y el estudio. Es la determinacin de las tareas que componen un trabajo y de las habilidades, conocimientos, capacidades y responsabilidades requeridas del trabajador para su adecuado ejercicio y que diferencian el trabajo de todos los dems. E.LANHANM INFORMACIONES QUE SE DEBEN OBTENER: Las informaciones que se necesitan para llevar a cabo un anlisis de puesto efectivo se dividen en los (4) aspectos siguientes: Identificacin y naturaleza del puesto. Descripcin del puesto. Requerimientos de capacidad. Otros requerimientos. IDENTIFICACIN Y NATURALEZA DEL PUESTO: El analista de personal debe identificar el puesto y localizar su ubicacin departamental y geografica. Debera definir el tipo de trabajo, si corresponde al trabajo clalificado en el rea de profesional universitario o del nivel tcnico, o es trabajo manual o semicalificado, o de administracin general. En esta etapa se determinara si l titulo del nombramiento concuerda con la funcin especifica. DESCRIPCIN DELTRABAJO: Se trata de obtener informaciones referentes a que trabajo especifico tiene signado el puesto y al esfuerzo fsico y/o mental requerido para realizar el trabajo. La descripcin del trabajo deber proporcionar datos que permitan determinar como se ejecuta el trabajo. Una descripcin del trabajo debidamente elaborada, facilita la fase de anlisis. Cuando sucede lo contrario, el anlisis del puesto resultara lo ms complejo y arduo de todo el proceso de descripcin y valuacin. REQUERIMIENTO DE CAPACIDAD: El anlisis de puesto al valorar las diferentes tareas del trabajo y determinar su nivel de complejidad y dificultad, permitir definir los requerimientos de capacidad y experiencia necesarios para desempear efectivamente el trabajo. OTROS REQUERIMIENTOS: Un exhaustivo anlisis de trabajo debe procurar obtener otras informaciones, tales como:

Supervisin ejercida o recibida Grado de discreciononalidad para tomar decisiones. Responsabilidad del puesto. Relaciones publicas Condiciones de trabajo. Riesgo de trabajo. Adiestramiento necesario. ESPECIFICACIN DE CLASE: Es la descripcin que hace el analista luego de haber obtenido y analizado las informaciones referentes al puesto, a fin de enunciar las tareas, responsabilidades y funciones comunes a los cargos agrupados en la clase, indicando a la vez los requerimientos de idoneidad exigidos a la persona. ELEMENTOS DE LA ESPECIFICACIN DE CLASE El analista debe considerar los siguientes elementos, al momento de elaborar la especificacin de clase: Titulo. Cdigo. Naturaleza del trabajo. Tareas tpicas. Caractersticas especiales. Conocimientos, habilidad y destrezas requeridos. Periodo probatorio. Valor en puntos. Escala de sueldos. VALORACIN DE PUESTO CONCEPTO: Este proceso esta ntimamente ligado al anlisis de puesto y trata de justificar el valor real de los cargos de una institucin para otorgarles la remuneracin adecuada a las complejidades y dificultades de ejecucin de sus tareas. La valoracin de puesto ofrece a los niveles normativos y decisorios de la organizacin, elementos cientficos y consistentes para formular una poltica de remuneracin justa.

Los mtodos de mayor uso y difusin para valorar puestos son los siguientes: Mtodo de rango. Mtodo de clasificacin. Mtodo de comparacin de factores. Mtodo de puntos. METODO DE RANGO: Consiste en ordenar los puestos de acuerdo a su importancia, comenzando por el ms sencillo hasta el de mayor complejidad y dificultad en sus tareas y responsabilidades. El puesto no se divide en factores, sino que se considera como un todo y como tal es comparado con los dems para may determinar su jerarqua. METODO DE CLASIFICACION: Se fundamenta en una definicin previa de clases elaborada por el analista de personal, lo que permite que los puestos sean clasificados y agrupados de acuerdo con las especificaciones de dificultad, complejidad, experiencia e idoneidad predeterminados. METODO DE COMPARACIN DE FACTORES: Consiste en la identificacin y definicin de factores de evaluacin, los cuales se dividen a su vez en niveles con su correspondiente valor monetario. METODO DE PUNTOS: Es el mas usado, tanto en organizaciones publicas como privadas. Consiste en el estudio de las partes componentes del puesto para clasificarlo de acuerdo a la acumulacin de puntos factoriales. El mtodo de puntos comprende (4) fases: Identificacin y definicin de factores. Valoracin de factores. Gradacin de factores. Valoracin de trabajo. Definicin de anlisis de puesto El anlisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en trminos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recoleccin, evaluacin y organizacin de informacin sobre un puesto de trabajo determinado

Situaciones donde se necesita o recomienda el anlisis de puesto:

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administracin a pensar en la necesidad de realizar un anlisis de puesto como los siguientes: Cuando se funda la organizacin Cuando se crea nuevos puestos Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologas o procedimientos Cuando se va a actualizar el sistema de compensacin y de salarios de una empresa Igualmente, si se presenta los siguientes sntomas es necesario que la administracin considere evaluar la implementacin de un proceso de anlisis de puesto. Los empleados se quejan de que no saben qu tareas especficas se les requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictosvy malentendidos. .La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen,lo que provoca duplicacin de esfuerzos y conflictos ocasionales. La contratacin y seleccin son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias. La mano de obra no est adecuadamente capacitada. La productividad general de la organizacin no resulta aceptable para la administracin. La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta. Si se realizar un adecuado anlisis de puesto se obtendr descripciones de puestos bien preparadoos y realizados lo que ayuda a la administracin a satisfacer sus necesidades en aspectos crticos de poltica de personal, corno remuneraciones, contratacin y seleccin,diseo organizacional, evaluacin del desempeo y la planificacin de la mano de obra.

Datos que se renen en el anlisis de puesto La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en el proceso de anlisis de puesto como los siguientes: Actividades del trabajo Actividades y procesos del trabajo. Registros de las actividades Procedimientos utilizados. Responsabilidad personal. Actividades orientadas al trabajador Comportamiento humano, como acciones fsicas y la comunicaci6n en el trabajo. Movimientos elementales para el anlisis de mtodos. Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo Tangibles e intangibles relacionados con el puesto Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar. Habilidades requeridas Desempeo del trabajo Anlisis de error. Normas de trabajo. Medicin del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea. Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos) Condiciones fsicas de trabajo.

Requerimientos personales para el puesto Identidad del puesto dentro de la estructura de la organizacin

Beneficios para los gerentes de departamentos Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad Permite realizar una mejor seleccin del personal Facilita efectuar una evaluacin objetiva de sus subalternos. Beneficios para los empleados Permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto. Puede ser utilizado como una gua para su autodesarrollo

Elegir el administrador del programa de anlisis de puesto El administrador del programa instituye procedimientos, confecciona modelos, dirige la reunin de datos, verifica la marcha y se asegura del cumplimiento del calendario de ejecucin. Puede ser el gerente de recursos humanos o algn otro. Sus funciones ms importantes consisten en eliminar superposiciones en las descripciones, asegurar que stas estn redactadas en un estilo uniforme, dirigir los mtodos de revisin, correccin y aprobacin, y cerciorarse de que los proyectos de descripciones lleguen a ser textos definitivos. Por esto, quien sea nombrado administrador del programa debe estar familiarizado con la compaa, sus unidades de trabajo y divisiones funcionales. Debe ser respetado por todos, desde los administradores superiores a los supervisores de lnea.El administrador del programa y los supervisores de lnea deben tener una meta comn y confianza mutua. Algunas compaas se valen de unconsultor externo para presentar un nuevo programa de descripcin de puestos.Se los emplea en medida diferente, que a veces va hasta la total responsabilidad por la preparacin del manual definitivo de descripciones de puestos de la empresa. Algunas compaas contratan al consultor para que acte como asesor del administrador. Puede fijar rumbos, compartir sus experiencias, sugerir mtodos o proporcionar aquellos servicios crticos de que carece la compaa. Aumenta la pericia del administrador del programa durante su evolucin. Proceso de obtencin de informacin para el anlisis de puestos Esa compuesta por seis pasos que son: Asegurar, para su xito, que el apoyo de la administracin superior sea visible. Identificar los puestos que es necesario analizar. Escoger el mtodo que se utilizar para la obtencin de los datos Reunir y organizar la informacin obtenida

Revisar la informacin con los participantes Desarrollar una descripcin y especificacin de puesto Proceso de obtencin de informacin para el anlisis de puestos 1. Apoyo visible de la administracin superior Para asegurar el xito de un programa de descripcin de puestos, es necesario que resulte visible el apoyo de la administracin superior. Los altos ejecutivos deben comunicar sus deseos acerca del programa, as como lo que esperan de los gerentessubalternos y supervisores. Cuanto ms amplia sea la participacin deadministradores y supervisores en la preparacin del programa, ms importante ser esta comunicacin. El presidentede la compaa u otro alto ejecutivo a cargo debe hacer un anuncio oficial, una declaracin normativa, dirigida a los que habrn de verse afectados.

El anuncio oficial debe contener elementos como: La razn fundamental para realizar este anlisis. La persona o grupo que se encargar de su preparacin y ejecucin. Las unidades de organizacin que abarca el programa. El calendario para la puesta en vigor. Qu se esperar de los empleados y administradores durante el desarrollo del programa A continuacin se observa un ejemplo de un memorando enviado con relacin al incio de un programa de anlisis de puesto.

Memorando Para: Todos los gerentes y supervisores De: Rodrigo Cseres Gerente General Asunto: Programa de anlisis de puesto Fecha: 20 de junio de 2006 En nuestro empeo por instituir un sistema justo y equitativo de remuneraciones para todos nuestros empleados, hemos determinado la necesidad de iniciar un proceso de anlisis de puesto que permita establecer un plan orgnico de sueldos y salarios durante el transcurso de este ao. Como primerpaso hemos designado a un comit de tres personas para que prepare e inicie un programa de descripcin de puestos en toda nuestra organizacin.Los miembros deeste comit son los seores Juan Gmez, Jos Rodrguez y ngel Surez. Lalicenciada Adela Jimnez, gerente de recursos humanos, iintegar el comit como miembro coordinador Hemos encomendado al comit la tarea de iniciar los esfuerzos necesarios, a travs del Departamento de Personal, para supervisar el programa y revisar todos los proyectos de descripcin para asegurar su coherencia antes de su aprobacin por la gerencia general.

Esperamos que esta labor quede terminadahacia fin de ao.El Departamento de Personal se reunir con Uds. individualmente o en pequeos grupos para familiarizarlos con los detalles del programa y los calendarios generales.Su participacin en este programa es un componente necesario para su cumplimiento. El comit les pedir su asistencia en la confeccin de las primeras descripciones de puestos bajo su competencia. Por lo tanto, su plena cooperacin ser importante para lograr el xito de este proceso de anlisis de puesto.

2. Identificar los puestos que es necesario analizar. Para ello, se debe utilizar un organigrama o, de existir, tambin sera til el anlisis de puesto anterior

El organigrama es una grfica que muestra el esqueleto de la estructura organizacional y donde se presenta el ttulo de la posicin y a travs de lneas conectoras quien reporta a quien, y quien est a cargo de qu departamento.

3. Escoger el mtodo que se utilizar Se puede utilizar cualquiera de los mtodos que se describen a continuacin:

La entrevista La observacin de puesto Cuestionario de puesto Bitcora del empleado Combinacin

La entrevista en el proceso de obtencin de informacin en el nalisis de puesto Con el mtodo de la entrevista, el analista discute todos los detalles del trabajo con una o ms personas queocupen el puesto en la actualidad. El analista emplea una lista de control (queser descrita ulteriormente) para conducir la discusin.Toma apuntes de las respuestas y luego les da cabida en las distintas secciones de la descripcin de puesto. El analista no necesita entrevistar a todas las personas que ocupen un puesto basta con una muestra representativa. Por ejemplo, si en un tipo de puesto se emplea a diez personas, bastar con entrevistar a dos o tres de ellas

El supervisor puede ayudar a identificar a las dos o tres personas que representen a los

miembros de mayor y menor capacitacin o experiencia del grupo. El analista puede entonces fijar las especificaciones mnimas y mximas del puesto.

Ventajas de la tcnica de la entrevista La tcnica de entrevistas ofrece ciertas ventajas: Logra la participacin libre y directa de los empleados. Proporciona al analista una mejor comprensin del puesto. Permite el examen y aclaracin de sectores vagos o complejos de trabajo que no pueden ser comunicados con facilidad.

Desventajas de la tcnica de la entrevista Existen algunas desventajas enlas entrevistas para el anlisis de puestos: Algunos empleados pueden sentirse amenazados e incmodos para poder aportar informacin adecuada. Las entrevistas tal vez se limiten a los elementos que tengan mayor vigencia y dejen de lado los aspectos ms generales del puesto. Existe la tendencia a que los empleados y supervisores se concentren en los requisitos que describen a la persona que ocupa el puesto en la actualidad y no al puesto mismo. Adems, el supervisor puede poner nfasis en lo que l desea que el empleado haga, en lugar de lo que en realidad hace.

La preparacin de los formularios de entrevistas La Figura que aparece al lado presenta un modelo que el analista puede utilizar para reunir informacin para el anlisis de puestos.( Los rubros que contiene este modelo son los mismos que el analista puede utilizar para disear formularios para los mtodos de entrevista y cuestionarios a fin.de obtener la informacin necesaria para la preparacin de las descripciones de puestos. Si bien el entrevistador puede no hacer todas las preguntas de este modelo en la entrevistas o cuestionarios, debe incluir gran parte de ellas en el formulario para entrevistas. Antes de comenzar sus entrevistas, el analista debe estudiar el organigrama y las designaciones presentes de los puestos. Debe informar a los supervisores sobre la naturaleza y duracin de las entrevistas. Por su parte, los supervisores deben informar individualmente a los empleados que sern entrevistados sobre el objetivo de la entrevista y la hora en que se llevar a cabo. Si bien una conversacin sobre el terreno permite que el entrevistador observe las condiciones detrabajo y asista a demostraciones, ella puede provocar distracciones e incomodidad. Es preferible que el analista realice las entrevistas en privado y en un medio neutral. Luego de llevadas a cabo, podrn hacerse v~sitas al lugar de trabajo, donde se podrn hacer

demostraciones Y discutir las condiciones. Manera de llevar a cabo las entrevistas Para aliviar la tensin, el entrevistador debe comenzar con comentarios triviales.Debe explicar luego el objetivo de la entrevista y la manera en que la llevar a cabo. Tambin debe decir al empleado cmo se utiizar la informacin reunida. El analista debe preparar cuidadosamente sus preguntas para evitar ambigedades y dobles sentidos.Debe animar al empleado a que hable y darle tiempo suficiente para que pueda responder o justificar sus afirmaciones. La entrevista debe llevarse en tono de conversacin, siempre que se concentre en su objetivo.El entrevistador slo habr de tomar apuntes de vez en cuando. As se distraer menos la atencin y no se pondr en peligro la conversacin como ocurrira si se registrara absolutamente toda idea. Al final de la entrevista, el empleado debe tener la oportunidad de brindar ms informacin o hacer preguntas. Inmediatamente despus de terminada la entrevista, el analista debe redactar todos sus apuntes, observaciones e informaciones. El formulario para las entrevistas y la planilla son herramientas valiosas para este propsito, ya que proporcionan presentacione~ uniformes para poder comprar la informacin obtenida en entrevistas diferentes. La confeccin de la descripcinde puestos no necesita comenzarse hasta despus de realizadas varias entrevistas.

La observacin en el proceso de obtencin de informacin en el nalisis de puesto Con arreglo a esta tcnica, el analista simplemente observa a algunas personas que ocupan el puesto que se examina mientras desempean sus tareas.De vez en cuando hace preguntas sobre diversos elementos del trabajo. Durante esta observacin, toma cuidadosamente notas que luego emplea para la confeccin de las descripciones de puestos.

Ventajas de la tcnica de la observacin Entre las ventajas que brinda esta tcnica, se cuentan las siguientes: Mediante la observacin, el analista se familiariza directamente con el trabajo El analista puede observarcondiciones importantes de trabajo que a menudo constituyen los aspectos distintivos de ciertos puestos. El analista puede observar varios puestos al mismo tiempo, sin interferir en la corriente de trabajo.

Desventajas de la tcnica de la observacin Existen tambin ciertas desventajas: Algunos empleados pueden sentirse incmodos si se ven observados.

Las dimensiones intangibles del trabajo, como sus elementos o requisitos mentales o la interaccin personal, no se observan con facilidad. La observacin adecuada de un puesto en que las actividades de rutina son la excepcin requiere mucho tiempo. Por ejemplo, para observar cabalmente el puesto de un supervisor, el analista necesitara acompaarlo varios das o quizs semanas para poder familiarizarse con todos los elementos del puesto.

El custionario en el proceso de obtencin de informacin en el nalisis de puesto El mtodo ms empleado en el anlisis de puestos es el cuestionario amplio. Se lo distribuye a todos los empleados de un departamento Lo llenan y lo devuelven al supervisor o analista. No todas las compaas que emplean esta tcnica piden que los empleados mismos llenen el cuestionario. Lo hacen tambin los supervisores o gerentes Esto es lo comn cuando la administracin decide no dar participacin a los empleados en la confeccin de las descripciones de sus puestos.

Ventajas de la tcnica del cuestionario Entre las ventajas que ofreceeste mtodo estn las siguientes: Los cuestionarios constituyen un mtodo eficaz y rpido para reunir gran cantidad de informacin. Por supuesto, los cuestionarios deben estar bien preparados y presentados. Los cuestionarios son herramientas eficaces cuando los puestos por analizar estn bien estructurados. Si los puestos estn localizados en puntos geogrficos dispersos,el analista puede reunir informacin sin necesidad de viajar. Las respuestas escritas a los cuestionarios son una constancia permanente de todos los hechos relatados. Son expresin de los participantes y no apuntes informales del analista.

Desventajas de la tcnica del cuestionario Algunas de las desventajas delos cuestionarios son: Eliminan el contacto y la discusin entre el analista y el empleado. Las respuestas escritas pueden dejar de laja algunas cuestiones esenciales. Para que los cuestiinarios sean eficaces, se necesita prepararlos muy cuidadosamente. Llenarlos lleva tiempo. Pueden surgir problemas de interpretacin para quien los llena como para el analista que tiene que correlacionar las respuestas.

Cmo reunirinformacin mediante el cuestionario de puestos Un cuestionario debe ir precedido de instrucciones claras sobre la manera de llenarlo. El analista debe acompaar al cuestionario una nota explicativa, la exposicin de sus objetivos, de qu se har con la informacin y los procedimientos que lo sucedern. Tambin es de responsabilidad del gerente operativo explicar a los empleados los objetivos del

cuestionario y aclarar cualquier problema que pudiera surgir. Cuestionario para el anlisis de Puesto: nTtulo del Puesto _____________________________________________________ nDepartamento ________________________________________________________ nSupervisor ____________________ nPuesto del Supervisor ___________________________________________________

nCondiciones de Trabajo: nStatus: Tiempo completo Tiempo parcial nDas de trabajo: L M M J V S D nHoras por Da: ______________ Horas Semanales: _________________ nse requiere viajar? Si No nDe contestar si, qu tanto por ciento del tiempo debe viajar? ______ %

nPropsito: nDescriba el propsito general o responsabilidad de este puesto. nTareas y responsabilidades principales n____________________________________________________________________________ _______________________ _____________________________________________________________________________ ______________________ n_____________________ ____________________________________________________________________________ nTareas y responsabilidades secundarias: n____________________________________________________________________________ ______________________ n____________________________________________________________________________ ______________________ n____________________ _____________________________________________________________________________ _

nResponsabilidades de Supervisin: nRequiere esta posicin el supervisar personal? Explique nRequisitos de Educacin: nEscuela Superior Grado Tcnico Bachillerato Maestra Doctorado nEspecializacin requerida _________________________________

nExperiencia: nQu experiencia se requiere para este puesto?

nHabilidades Tcnicas: nQu habilidades tcnicas se requieren para esta posicin? nCondiciones Fsicas: nDescriba las condiciones en las que se realiza este trabajo. _____________________________________________________________________________ ___________________ n____________________________________________________________________________ ______________________ n____________________ _____________________________________________________________________________ _ nCompletado por ________________________ nFecha ________________________________ nTtulo ________________________________ nAprobado por __________________________

La bitacora o parte de empleado en el proceso de obtencin de informacin en el nalisis de puesto Este mtodo impone a cada empleado llevar una bitcora o un parte de sus actividades durante un perodo determinado. Este mtodo es aceptable cuando el trabajo es de rutina y se repite a corto plazo, una semana o en algunos casos un mes. Los puestos de produccin, oficinistas, administracin de oficinas, o de servicio y mantenimiento, se prestan a la confeccin de partes. Este mtodo no brinda al ana1ista informacin adecuada cuando el trabajo vara mucho, o cuando las tareas no se repiten a corto plazo. Se trata, evidentemente, del caso de los puestos de supervisin y administracin, ventas y comercia1izacin, y tareas de tipo profesional o creador.

Ventajas de la tcnica de la bitcora Las ventajas de este mtodo son las siguientes: El ana1ista ahorra tiempo cuando rene gran informacin sobre muchos puestos. Los empleados pueden incluir en el parte toda la diversidad de sus tareas rutinarias sin tener que interpretar preguntas ambiguas. El mtodo soslaya la renuencia de algunos empleados a participar en entrevistas.

Desventajas de la tcnica de la bitcora

Existen algunas desventajas: No hay contacto personal entre el ana1ista y el empleado. El ana1ista no puede observar los factores que afectan el desempeo del puesto. Los empleados tal vez sospechen que los partes se emplearn para hacer anlisis de tiempos que permitan a la administracin fijar normas de produccin. El mtodo se limita a puestosrutinarios y repetitivos.

Combinacin de mtodos en el proceso de obtencin de informacin en el nalisis de puesto Se utiliza dos o ms mtodos al obtener informacin Ejemplo de una combinacin de mtodos en un banco con sucursales en el interior del pas Posiciones Mtodo Gerenciales y de supervisin Trabajos rutinario o manuales Entrevista Cuestionario

Bitcora Observacin Ubicacin Casa Matriz

Entrevista Ubicacin Sucursales en el interior Cuestionario