Gestion

électronique des
documents
procédé informatisé visant à définir,
concevoir, produire, organiser, diffuser et
gérer des informations et des documents
papier ou des documents électroniques
au sein d'une organisation

Cet article ne cite pas suffisamment

ses sources

Si vous disposez d'ouvrages ou

d'articles de référence ou si vous
connaissez des sites web de qualité
traitant du thème abordé ici, merci de
compléter l'article en donnant les
références utiles à sa vérifiabilité et en
les liant à la section « Notes et
références »

En pratique : Quelles sources sont

attendues ? Comment ajouter mes
sources ?

La gestion électronique des documents

(GED ou en anglais DMS pour Document
Management System ou EDM pour
Electronic Document Management)
désigne un logiciel informatisé visant à
organiser et gérer des informations sous
forme de documents électroniques au
sein d'une organisation.

Les logiciels de GED intègrent d'autres

fonctionnalités permettant de faciliter
voire d'automatiser la gestion des
documents. Parmi ces fonctionnalités,
on trouve notamment des fonctions de
LAD-RAD permettant la reconnaissance
automatique des documents et
l'extraction de données spécifiques, les
fonctionnalités d'OCR pour permettre une
recherche sur tous les éléments
contenus dans les documents stockés,
des systèmes de diffusion plus ou moins
élaborés.
Ces solutions intègrent aussi bien
souvent des processus de circuits de
validation numérique plus connus sous le
nom de workflows, qui permettent de
réaliser l'ensemble du processus
d'approbation d'un document de manière
numérique.

Plus récemment, les solutions de GED

peuvent intégrer des notions de travail
collaboratif dont notamment des tchats
documentaires et/ou des outils
d'annotation des documents sous forme
de calques apposés sur les documents.

Certaines GED offrent des

fonctionnalités plus gadget mais parfois
facilitant la vie des utilisateurs de
découpage ou fusion de fichiers PDF.

L'une des principales distinctions entre

les solutions de GED réside dans leur
capacité ou non à créer ou éditer des
documents en leur sein. Les GED les plus
simples ne permettent que de stocker
des documents et parfois pas toujours
d'en visualiser simplement le contenu; les
plus évoluées permettent de créer un
document quel qu'en soit le type
directement depuis la GED, et bien sûr
ultérieurement de l'éditer facilement,
sans avoir à le télécharger préalablement
(ce qui reste un fonctionnement répandu
dans les GED).
Le classement des documents dans une
GED est basé soit sur un système
d'arborescence relativement classique,
soit sur un système d'index (des mots
clés qui définissent les caractéristiques
d'un document), soit par un mix des 2.

La recherche des documents est bien

souvent un point fort des solutions de
GED.

La GED participe aux processus de

collaboration, de capitalisation et
d'échange d'informations. Elle prend en
compte le besoin de gestion des
documents selon leur cycle de vie, avec
une étendue plus ou moins large selon le
système (création, édition, finalisation,
utilisation, stockage, archivage).Parfois,
la gestion native et automatique des
différentes versions des documents vient
ajouter un élément essentiel à la gestion
documentaire : la traçabilité totale des
actions et la facilité de rétroaction ou de
comparaison.

Les solutions et projets de GED peuvent

permettre des gains en qualité et en coût
rapide pour les organisations, qu'il
s'agisse d'entreprises privées ou
d'administrations. À titre d'exemple, le
retour sur investissement d'un projet
« standard » de dématérialisation de
factures est inférieur à un an.
Une GED dispose de fonctions de
classement / navigation et également
d'un moteur de recherche qui permettent
de retrouver les contenus gérés, au
moyen de vues, de recherches
structurées ou plein texte (« full text »).

Il existe quatre étapes majeures dans la

gestion électronique des documents :
acquisition, traitement, stockage et
diffusion. Pour diffuser des documents
nouveaux, il convient d'ajouter une
cinquième étape : la conception.

Acquisition des documents

Les documents sont importés dans les
GED soit manuellement soit
automatiquement. Manuellement, les
possibilités sont :

le glisser/déposer du fichier
électronique
le parcours d'arborescence et la
fonction d'import de fichiers
la possibilité d'utiliser la commande
native Windows "enregistrer-sous"
lorsque la GED peut être vue comme
un répertoire réseau, ce qui permet
notamment d'enregistrer directement
dans la GED tout document, y compris
des téléchargement internet par
exemple (documentations utiles,
factures..)
Les fonctionnalités d'import automatique
sont plus variées :

import automatique de tous les

documents déposés dans un (ou
plusieurs) répertoires (parfois avec une
notion de filtre sur le nom ou le type de
document). C'est ce procédé qui est le
plus souvent utilisé en lien avec un
scanner réseau pour récupérer sous
format électronique les scans des
documents papiers.
import automatique depuis un ou des
adresses mails soit de la totalité du
mail, soit simplement du texte, soit
simplement des pièces-jointes, soit du
texte et des pièces jointes sous forme
séparées mais souvent liées
via des connecteurs avec des sites
webs permettant de collecter par
exemple de manière automatique les
factures des fournisseurs les laissant
à disposition sur leur site
via des connecteurs à des systèmes
spécifiques comme en France le
système CHORUS PRO pour les
factures des collectivités
en connectant la GED à des systèmes
informatiques externes comme des
lecteurs réseau, des solutions
d'hébergement cloud (drive); des ERP,
des bases de données...
Dans le cas de l'intégration de
documents papier, et sous réserve de
bien décrire les processus de
dématérialisation, les documents en
papier peuvent ensuite être détruits (soit
parce qu'ils n'ont pas d'intérêt, soit parce
que la valeur probatoire des copies
électroniques est certaine) ou archivés.
Attention cependant, pour ce qui est des
archives publiques, la copie électronique
de document n'autorise pas
obligatoirement sa destruction ;

Organisation des documents

Les documents peuvent être organisés
au sein de la GED soit dans une
arborescence (faible plus value) soit au
travers d'un système d'index (également
appelé méta données). C'est ce type de
système que nous connaissons tous
pour la description des morceaux de
musique (artiste, compositeur, album,
année, genre...). Il s'agit d'un corpus de
mots décrivant le contenu du document
et qui lui sont associés. L'immense
avantage d'un système par index est qu'il
permet une présentation des documents
propres à chaque besoin (voir tous les
morceaux de tel artiste, ou tous les
morceaux de tel genre,...) ce qu'un
système d'arborescence ne permet pas
par nature.
L'indexation permet également de
catégoriser voir de décrire plus
facilement des images ou des vidéos.

Indexation automatique
L'un des enjeux majeurs actuels face à la
masse de documents traités est
l'automatisation des tâches.

En matière de GED, l'indexation

automatique des documents permet de
simplifier leur catégorisation et/ou d'en
extraire des données pertinentes et utiles
pour d'autres systèmes.

Souvent, une GED peut intégrer ou être

complétée d'un outil de LAD/RAD
(Lecture Automatisée de Documents/
Reconnaissance Automatisée de
Documents). Ces outils vont reconnaitre
dans une typologie de documents
structurés donnée, typiquement les
factures, quel est le type précis (pour les
factures le fournisseur), c'est la RAD;
ensuite, la solution va appliquer des
règles de reconnaissance des données
propres au type (le fournisseur ici)
détecté et ainsi extraire par exemple pour
les factures : SIRET, fournisseur, date de
la facture, date de paiement, numéro de
facture, montants HT,TTC, TVA, totaux
voire par ligne, etc... Ces données
pourront servir d'index (on pourra
retrouver ainsi les factures de tel
fournisseur, dans telle période de temps,
et tel intervalle de montants ou
contenant tel "mot clé") et pourront
également être exportées, mises à
disposition ou transmises à des
systèmes tiers comme un solution de
comptabilité.

Intelligence Artificielle &

contenus
L'analyse des contenus non structurés
(en anglais Content analytics ou Content
analysis) permet de passer de la gestion
à la valorisation des documents.
L'analyse de contenu consiste à extraire
de cette masse d’information une forme
compréhensible et intelligible
d’information. L’analyse syntaxique,
sémantique et morphologique des
contenus[1] et la réconciliation sont alors
possibles en prenant en compte
l’identification des exceptions. Le
résultat de ce travail ne serait pas
audible sans la mise en œuvre de
systèmes de représentation qui
permettent une navigation progressive et
multidimensionnelle dans la
connaissance extraite. Les solutions
d'analyse de contenus numériques
proposent cette valorisation. La
transformation des documents en
indicateurs, d’indicateurs en tendances,
de tendances en situations, de situations
en décision, représente l’enjeu du marché
du Content Analytics.
Les solutions les plus élaborées intègrent
également des capacités dites
d'Intelligence Artificielle. Celles-ci
peuvent permettre :

de comprendre l'indexation manuelle

réalisée par les utilisateurs pour
suggérer les index pour les documents
similaires suivants
de détecter des caractères spécifiques
et importants de certains documents
notamment les documents devant être
classés comme confidentiels ou bien
de documents intégrants des données
personnelles au sens du RGPD.
Circuit de validation
Les solutions de GED intègrent
désormais toutes des circuits de
validation ou workflow qui consistent à
faire passer un document par différentes
étapes auprès de différents utilisateurs
ou groupes d'utilisateurs qui peuvent dès
lors les valider.

Contrairement à un processus papier, les

processus électroniques sont d'une part
beaucoup plus rapide, la rencontre
physique entre le document et le valideur
n'étant plus nécessaire, et les étapes
étant enchainées automatiquement, et
d'autre part beaucoup plus fiable en ne
pouvant pas être détournés si les
solutions sont assez robustes et en étant
en règle générale totalement traçables.

Selon les solutions, la définition des

workflows est plus ou moins avancés
entre l'utilisation de simples tampons
"validé", "refusé"... , et des descriptions
complètes, conditionnelles, avec des
notions de durée, d'étapes sous étapes,
retour en arrière, fonctionnement en cas
d'absence, etc.

Avec une solution avancé, n'importe quel

processus de fonctionnement peut être
décrit, que ce soit un simple processus
de validation d'un document interne
(élaboration d'une plaquette, ...) ou de
validation très complexe de process
qualité par exemple, en passant
évidemment par la validation du
paiement de factures.

Le workflow lié à la validation d'un

document est paramétrable et prend en
compte les droits d'accès et les profils
des utilisateurs du système ; il agit le
plus souvent sur le statut, la version et la
visibilité du document.

Diffusion des documents

Les solutions de GED permettent
nécessairement de diffuser les
documents vers l'extérieur. Selon les
solutions et leur structure, les
fonctionnalités peuvent être assez
différents sur ce point. Voici les
différents systèmes de diffusions
rencontrés :

envoi de document par lien hypertexte

pointant sur la base (nécessite ou pas
une licence utilisateur, lien
éventuellement traçable)
envoi de documents par mail, à l'unité
mais aussi en masse
envoi par courrier en éditique
envoi via des solutions spécifiques
comme CHORUS Pro en France pour
les factures destinées aux collectivités
 envoi vers un coffre-fort numérique
pour les bulletins de salaire
envoi pour signature électronique

Il est parfois possible d'envoyer

facilement un lot de documents (par
exemple des factures) via CHORUS Pro si
le destinataire est un établissement
public, et sinon par mail si une adresse
mail est renseignée ou à défaut par
courrier, fonction des indexs des
documents.

Recherche des documents

La difficulté à localiser un document est
probablement un des enjeux les plus
basiques, transversaux et chronophages
au sein des organisations. 46% des
salariés trouvent qu'il est parfois ou
souvent difficile de trouver le document
qu'ils recherchent. En moyenne, il faut 18
minutes pour localiser un document ; un
employé passe selon les sources 7,5
heures par semaine[2]  à 8,8 heures par
semaines, 1,8 heure par jour. Une GED
facilite grandement la recherche des
documents en intégrant un moteur de
recherche plus ou moins puissant mais
généralement toujours basé notamment
sur une recherche dite plein-texte des
documents en son sein (recherche sur
n'importe quel mot ou expression
contenue dans les documents). La
plupart des solutions mettent en
surbrillance le mot ou expression
recherchée dans les résultats de
recherche proposés. En outre, les
solutions avancées offrent une détection
de doublon, a posteriori (alerte après
dépose, système peut efficace et assez
chronophage) ou en amont (alerte au
moment de déposer le document)
limitant les résultats de recherche
pouvant apparaître et la multiplicité des
versions des documents. La capacité à
proposer une visualisation des
informations sous forme d'arborescence
spécifique à chaque corps de métier
permet également de faciliter l'acccès à
l'information à tous.
Selon une étude serdaLAB, l'amélioration
de l'accès à l'information et le partage
des informations sont les principales
motivations dans les projets de gestion
électronique de documents.

Enjeux

Amélioration de l'accès aux

documents

La GED est avant tout la mise en œuvre

d'une méthodologie de travail
(collaboratif). Une petite, moyenne ou
grande organisation qui n'envisagerait la
GED que sous l'angle logiciel risquerait
de connaître une perte financière énorme.
C'est la mise en œuvre efficace de cette
méthodologie qui est le garant du succès
d'une solution de GED et non le produit
« seul » qui ne sert que de « support » à
cette méthode. Pour être correctement
appliquée et efficace, toute solution de
GED nécessite que l'on consacre un
budget « prestation d'accompagnement
et de mise en œuvre » en rapport avec
l’investissement logiciel.

Bien qu'encore peu connue de la plus

grande majorité des entreprises,
notamment des PME et des TPE, la GED
est un enjeu économique réel. Elle peut
améliorer la rentabilité de l'ordre de 3 à
5 % (du chiffre d'affaires) [réf. nécessaire]. La
ruée vers la GED découle du coût de la
composante (traitement, production,
stockage, recherche, etc.) dite « papier »
dans une entreprise.

Limites

Il est important de noter que la diversité

des « contenants » ou des sources de
données non structurées ou semi-
structurées font que les enjeux associés
à la GED deviennent de plus en plus
complexes. Les entreprises doivent en
effet tenir compte du volume croissant
de contenus ou de données issus
d’applications web, de systèmes de
messagerie électronique (instantanée ou
non), de formulaires ou catalogues
électroniques, de nouvelles formes
d’applications collaboratives comme les
wikis ou les blogs, ou encore
d’applications « rich media » incluant des
images vidéos et du son.

Histoire
Les prémices de la GED peuvent être
perçus dès les années 1940 et années
1950.

Vannevar Bush imagine en 1945 les

bases d'une machine, appelée le Memex,
permettant d'archiver, de lier, d'annoter
des documents multimédia[3], préfigurant
la GED et les liens hypertexte. Suzanne
Briet pose en 1951 les premiers
fondements de l'indexation par la
production de métadonnées
documentaires : elle décompose livre en
unités plus élémentaires, et introduit la
notion de « documents seconds » et de
contenu « inter-documentaire ». De plus,
elle considère qu'un document est un
« objet qui informe quelle que soit sa
forme matérielle »[4].

Le terme de GED apparaît dans les

années 1980 pour désigner
l'informatisation de la recherche de
documents imprimés au sein de
collections[5]. Michael Buckland montre
notamment l'impact de l'ordinateur sur la
gestion des bibliothèques et la recherche
d'information[6].

Les premières bases des outils de

gestion électronique de documents
apparaissent à la fin des années 1980 et
dans les années 1990[7].

En 1995, le premier logiciel à avoir été

développé pour la GED fut dénommé
Taurus[8]. Ce logiciel documentaire, créé
pour les besoins de la documentation
technique, présente aussi la particularité
d’avoir été le premier logiciel directement
développé sous Windows ; auparavant
les logiciels étaient développés sous MS-
DOS. Il fut inventé par Jacques Guérin. Un
des plus grands projets mis en place
grâce au logiciel Taurus consistait en la
numérisation, le classement, le stockage
et l'archivage des 740 000 documents
composant les registres d’état civil de la
mairie de Bordeaux. L'étape de
dématérialisation des registres dura
6 mois et coûta plus de 3,5 millions de
francs[9]. Elle permit de sauvegarder les
documents originaux et d'améliorer la
recherche des informations contenues
dans ces registres.

Tendances

La mobilité est un axe de développement

et de différenciation pour les éditeurs de
gestion de contenu. Les premières
solutions de gestion de contenu sur
mobile sont apparues en 2009[10].

Les solutions de gestion de contenu

intègrent de plus en plus de
fonctionnalités collaboratives, comme la
possibilité de créer des communautés et
d'échanger des informations et
documents. Le développement de
conseil d'administration sans papier en
figure un intéressant exemple en
entreprise.

Représentant encore une part minime du

marché, les solutions open source de
gestion de contenu gagnent du terrain.
Les éditeurs open source enregistrent
des taux de croissance cinq fois plus
élevés que les éditeurs propriétaires.
[réf. souhaitée]

On observe également de nouvelles

tendances notamment dans le domaine
des SaaS (Logiciels en tant que Services)
avec l'apparition de solutions plus
spécifiques telles que les logiciels de
collecte de documents[11].

Organisation de la
profession en France
L'APROGED, qui regroupait les éditeurs de
GED en France a été mise en liquidation
judiciaire le 2/10/2015[12].
Notes et références
1. Anne Abeillé, Traitement des langues
naturelles, CNET, 1995

2. « Temps perdu à la recherche d'un

document » (https://digital-solutions.
konicaminolta.fr/combien-de-temps-
perdez-vous-a-chercher-un-documen
t/)  [archive], sur konica minolta,
17 janvier 2017 (consulté le
15 janvier 2022)
3. (en) Vannevar Bush, « As we may
think » (https://www.theatlantic.com/
magazine/archive/1945/07/as-we-m
ay-think/303881) [archive du
17 août 2018 (https://web.archive.or
g/web/20180817003942/https://ww
w.theatlantic.com/magazine/archiv
e/1945/07/as-we-may-think/30388
1/) ], sur
https://www.theatlantic.com/world/
[archive], 1945 (consulté le
22 août 2018)
4. Suzanne Briet, « Qu'est ce que la
documentation ? » (http://martinetl.f
ree.fr/suzannebriet/questcequeladoc
umentation/) [archive du
30 janvier 2018 (https://web.archive.
org/web/20180130022244/http://m
artinetl.free.fr/suzannebriet/questce
queladocumentation/) ], Editions
Documentaires Industrielles et
Techniques - EDIT, 1951 (consulté le
3 août 2018)
5. Stéphane Crozat, Gestion de
contenu : GED, ECM et au delà...,
14 septembre 2016 (lire en ligne (htt
ps://stph.scenari-community.org/do
c/ecm.pdf) [archive du 23 août 2018
(https://stph.scenari-community.org/
doc/ecm.pdf) ] )
[PDF]
6. (en) Michael Keeble Buckland, « Library
services in theory and context » (htt
p://digitalassets.lib.berkeley.edu/sun
site/Library%20Services%20in%20Th
eory%20and%20Context,%202nd%20
Edition.pdf) [archive du
19 février 2018 (https://web.archive.
org/web/20180219184251/http://dig
italassets.lib.berkeley.edu/sunsite/Li
brary%20Services%20in%20Theory%
20and%20Context,%202nd%20Editio
n.pdf) ] , Berkeley digital library
[PDF]

sunsite, 1988 (ISBN 0-08-035754-7,

consulté le 23 août 2018)

7. SerdaLab 2009, p. 52-56

 8. Informatique documentaire (http://w
ww.defidoc.com/infor_doc/Informati
Doc.htm)  [archive] defidoc.com -
octobre 2003.

9. « Taurus - Premier logiciel de

gestion électronique de
documents » (http://www.gestion-do
cuments.fr/taurus-logiciel-ge
d/)  [archive], sur www.gestion-
documents.fr (consulté le
12 juillet 2016)

10. SerdaLab 2009, p. 181-184

11. (en) « Document Collection
Management: Definition, Processes,
Strategies and Resources », Blog •
Clust,‎3 septembre 2018 (lire en ligne
(https://blog.clustdoc.com/document
-collection-management-definition-pr
ocesses-strategies-and-resource
s/)  [archive], consulté le
29 décembre 2020)

12. « Procédure collective » (https://ww

w.procedurecollective.fr/fr/liquidatio
n-judiciaire/1286711/association-apr
oged.aspx)  [archive]
Voir aussi

Articles connexes

Analyse Documati Enterprise

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Liens externes

Bibliographie

SerdaLab, Ged et Gestion de contenu :

Marché et tendances en 2009-2010,
Serda, 2009, 214 p.

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