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COMM Collection est une srie de guides pratiques l'intention des communicateurs fdraux. Ils sont le fruit de travaux mens par des fonctionnaires fdraux, actifs dans le domaine de la communication. Le COMMnetKern, compos des responsables communication des services publics fdraux et prsid par le SPF Personnel et Organisation et le SPF Chancellerie du Premier Ministre, en a valid les contenus et est charg de leur mise en uvre.
Dj parus : N 1 N 2 N 3 N 4 N 5 N 6 N 7 N 8 N 9 N 10 N 11
Utilisation efficace du courrier lectronique COMMtrainings Rsidence (puis) Vision et missions de la communication interne Identit visuelle des autorits fdrales belges Pourquoi et comment raliser un rapport annuel Les points de contact de l'administration fdrale Prvoir et grer une communication de crise Vision et missions de la communication externe Concevoir et diffuser une lettre d'information lectronique Code de dontologie des communicateurs fdraux Pourquoi et comment dvelopper une identit visuelle
A savoir La version lectronique de cette brochure est disponible en format PDF sur www.p-o.be, rubrique "Information gnrale" "Publications".
Introduction
Le prsent guide a pour objectif daccompagner les collaborateurs, non professionnels de la communication, dans llaboration des plans de communication de leurs projets. La communication est une composante essentielle dun projet. Tout comme la gestion du projet doit faire lobjet dune mthodologie adquate, les actions de communication doivent tre structures et se drouler en phase avec le projet.
Suivez les tapes pas pas et compltez les diffrents tableaux pour aboutir un plan de communication complet. Vous trouverez cette fin des tableaux simples et bien expliqus. Pour vous inspirer, vous trouverez galement en annexe un exemple de plan complt: la communication sur lintroduction dun nouveau systme informatique au sein dune organisation. A la lecture de ce guide, vous dcouvrirez bien vite que vous tes capable dlaborer vous-mme un plan de communication. Ont activement collabor la ralisation de ce document: Nathalie Duflos Paul Soyeur Cathy Verbyst Lorna Baert Ann Cossement Astrid Neve Peter Grouwels Arlin Bagdat Fabrice Degregorio Ludo Meulebrouck Katleen Vanmuylders Sofie Jacobs Batrice Best Jona De Leye Veerle Custers
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SPF Personnel et Organisation SPF Intrieur SPF Personnel et Organisation SPF Scurit sociale SPF Intrieur SPF Intrieur SPF Intrieur SPF Intrieur SPF Finances Ministre de la Dfense INASTI INASTI SPF Sant publique SPF Sant publique SPP Politique scientifique
A faire
Formulez vos objectifs de communication de manire SMART.
A faire
Identifiez les parties impliques, les moyens disponibles et les limitations afin dvaluer la faisabilit de votre plan de communication.
versus inspecteurs ou collaborateurs itinrants); - son utilisation des mdias et ses prfrences en la matire. Quattendez-vous des groupes cibles? Vos attentes sont-elles fortes ou faibles? Demandez-vous si vous voulez quune partie implique: soit informe de lexistence du projet; comprenne le projet; soit convaincue de la valeur ajoute du projet; collabore au projet; convainque les autres de la ncessit du projet;
Plus vous attendez de quelquun, plus votre communication doit tre intensive et interactive. Quel(le) est leur principal(e) souci, barrire ? Il est trs important de vous demander quel est le principal souci/la principale proccupation ou barrire de chacune des parties impliques dans le cadre du projet et les changements que celui-ci implique. En cas de doute, faites un petit sondage. Interpellez quelques personnes pour connatre leur opinion. Ecoutez ce qui se raconte aux abords du distributeur de caf ou dans la caftria, ou posez la question directement aux parties impliques. Il est crucial dmettre les bonnes hypothses ce stade tant donn que toute la communication en dcoulera.
3. Tableau complter
Groupes cibles (y compris sous-groupes) Quattendez-vous deux? Leur principal(e) souci/ proccupation/barrire
A faire
Consacrez du temps une analyse en profondeur des groupes cibles. Ne vous contentez pas dun exercice superficiel. Divisez si ncessaire chaque groupe cible en sous-groupes.
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Etape 4: messages
1. Directives
Pour faire passer efficacement linformation, optez pour un seul message par action de communication. Adoptez le principe KISS: keep it short and simple!
A faire
Privilgiez un message unique et simple par action de communication.
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Planning de communication - A quel moment laction de communication sera-t-elle ralise? (date) - Quel groupe de personnes voulez-vous atteindre avec cette action? (groupe cible)
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- Quel est le contenu de laction de communication? (message) - Quelle mthode de communication faut-il utiliser pour transmettre le message? (moyen: e-mail, newsletter, sance dinformation, dpliant, affiche, ) - Qui transmettra le message? (expditeur) - Combien de fois cette action prcise sera-t-elle rpte? (priodicit: unique, hebdomadaire, mensuelle, ) (frquence) - Quel matriel sera ncessaire pour la bonne excution de laction de communication: brochure, document dinformation, ? (matriel) - Qui est en pratique le responsable de la ralisation de laction? (responsable)
3. Conseils pratiques
Ligne du temps Tracez, pour chaque groupe cible, une ligne horizontale, sur laquelle vous indiquerez les actions de communication axes vers ce groupe. Ecrivez chaque action de communication (courrier, sance dinformation, runion, ) sur un post-it et collez-le sur la ligne du temps. Lorsque vous serez certain, sur base des donnes de votre analyse des groupes cibles, que chaque groupe cible bnficie de la communication dont il a besoin, votre plan de communication visuel est termin. Vous pouvez alors le finaliser. Planning de communication Remplissez pour chaque bloc du plan de communication visuel une ligne complte sur le planning de communication. Ordonnez les lignes selon la chronologie. Toutes les colonnes du tableau doivent tre compltes de manire vous obliger prparer toutes les actions de communication et ne rien laisser au hasard. Vous pouvez soit complter un tableau pour lensemble des actions de communication planifies, soit complter un tableau par groupe cible ou par objectif, au choix. Pour les actions de communication dune certaine ampleur, il peut tre utile de rdiger une fiche par action mentionnant lobjectif, le budget, les tches accomplir, le responsable,
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Contrle Contrlez sur base de votre tableau danalyse des groupes cibles si vous avez prvu assez dactions de communication et si elles sont suffisamment varies et interactives pour les parties impliques dont vous attendez beaucoup; les parties impliques qui ont encore un long chemin parcourir pour tre impliques. Ces groupes demandent plus dinteractivit, de varit et de rptition dans la communication. Consultez nouveau la liste des moyens et des limitations que vous avez tablie. Dautres moyens sont-ils ncessaires?
4. Tableaux complter
Plan de communication visuel: ligne du temps
Mois 1 Mois 2 Mois 3 Mois 4 Mois 5
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A faire
Etablissez un plan de communication reprenant tous les moments de communication et les actions y affrentes. Compltez toutes les cases du planning de communication. Contrlez vos actions de communication sur base de votre analyse des groupes cibles. Vrifiez si elles correspondent aux conclusions que vous avez tires lors de cette analyse.
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A faire
Veillez ce quil y ait un feed-back permanent sur les actions ralises et procdez aux ajustements ncessaires.
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A faire
Beaucoup de projets se ressemblent. Lexprience acquise aujourdhui vous sera sans aucun doute encore utile dans le futur. Faites toujours un debriefing de vos actions pour affiner vos comptences.
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Conclusion
Dresser un plan de communication, cest bien plus quun simple brainstorming sur quelques ides de communication originales. Cest sarrter sur lobjectif du volet communication de votre projet, sur les parties impliques, le message, les limitations auxquelles vous tes confront, Chaque aspect dun plan de communication, de lexpditeur jusquau canal de communication, doit tre mrement rflchi. Pour vous y aider, le prsent guide vous a propos un plan en 7 tapes ainsi que des tableaux complter. Vous pouvez dsormais vous lancer dans la cration de votre premier plan de communication. Nhsitez pas vous faire conseiller davantage par un de vos collgues du service communication de votre organisation.
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Bibliographie
Le plan de communication: Dfinir et organiser votre stratgie de communication, Thierry Libaert, 2003, Ed. DUNOD, ISBN 21-0007026-6 Guide de la communication pour l'entreprise, Heude Rmi Pierre, 2003, Ed. Maxima, ISBN: 2-84001-334-7 La communication publique en pratique, Messager Marianne, 1995, Ed. Les Editions d'Organisation, ISBN:2-7081-1786-6 Organiser la communication interne, Lebel Marie-France, Lebel Pierre, 1992, Ed. Les Editions d'Organisation, ISBN:2-7081-0936-7 Formuler des objectifs SMART: www.belgium.be > Fonctionnaires > Cercles de dveloppement > Fils conducteurs pour collaborateur et chef fonctionnel Het communicatieplan: opzet en uitvoering in 8 stappen, Waardenburg, Marten, 1999, uitg. KLUWER, ISBN 9026-73010 Werkboek communicatieplanning: het communicatieplan: stappen, kernvraag en elementen, t Lam, Peter, 2000, uitg. COUTINHO, ISBN 90-6283-216-4 Tante Mariette en haar fiets: handboek overheids- en verenigingencommunicatie, Goubin Eric, 2002, uitg. Vanden Broele, ISBN 90-5753-974-8 Overheidscommunicatie: de theorie in de praktijk, Jumelet Lydia, Wassenaar Iris, 2003, uitg. ThiemeMeulenhoff, ISBN: 90-06-95023-8 Overheidscommunicatie: de binnenkant van het vak, Galjaard Chiel, 1997, uitg.Lemma, ISBN:90-5189-666-2 Interne communicatie als managementinstrument: strategien, middelen en achtergronden, Koeleman Huib, 1992, uitg.Bohn Stafleu Van Loghum, ISBN:90-313-1362-9 Communicatiemanagement voor organisaties: structuur, methodiek en onderzoek, Schoemaker H., Vos M., 1996, uitg. Lemma, ISBN:905189-285-3 www.mediahuis.nl Tableaux complter: www.belgium.be > Fonctionnaires > Communication > Politique de communication > Plan de communication
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Annexe: un exemple
A titre dexemple, vous trouverez ci-dessous le cheminement suivi pour llaboration dun plan de communication relatif un projet.
Moyens disponibles: documentation ou textes existants: syllabus du programme ICT, moyens techniques: un ordinateur portable et un beamer. Limitations: budget: pas de budget supplmentaire prvu, dlai: fin juin 2006, disponibilit: une personne disponible un jour par semaine.
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Baisse du rendement
Etape 4: messages
Quel est le centre de votre communication? Le nouveau systme prsente un certain nombre davantages pour vos activits quotidiennes.
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Janvier 2006 Fvrier 2006 Mars 2006 Avril 2006 Juin 2006
Mai 2006
Ligne du temps
Leurs dirigeants
Runion avec le prsident: collaboration
Etat davancement des connaissances des collaborateurs Runion: - Info sur le projet - prire de demander aux suprieurs de motiver leurs collaborateurs
Le prsident de lorganisation
Les syndicats
Planning de communication
groupe cible prsident infos sur le projet + prire de demander aux suprieurs de motiver leurs collaborateurs infos sur le projet + demander de motiver leurs collaborateurs et de donner du temps pour la formation infos sur le projet infos sur le projet + consquences concrtes + avantages du nouveau systme sance dinformation chef de projet 1x lettre prsident dinformation 1x runion chef de projet + prsident 1x fiche de projet runion chef de projet 1x fiche de projet message moyen expditeur frquence matriel responsable chef de projet
date
10/01
Planning de communication
14/01
dirigeants
chef de projet
14/01 collaborateurs
syndicats
10/02
02/03
collaborateurs
invitation la formation
1x
document avec infos pratiques (lieu, temps) 1x par groupe de 20 pers. service ICT permanent syllabus, exercices liste des rponses aux FAQ
15/03
collaborateurs
fonctionnement du systme
collaborateurs
chef de projet
01/05 et 01/07
chef de projet
2x
chef de projet
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SPF Chancellerie du Premier Ministre Direction gnrale Communication externe Rue de la Loi 16 1000 Bruxelles Tl. : 02/501.02.11 E-mail : communicationexterne@belgium.fgov.be www.belgium.be SPF Personnel et Organisation Direction gnrale Communication interne Rue de la Loi 51 1040 Bruxelles Tl. : 02/790.58.00 E-mail : info@p-o.be www.p-o.be
Editeur responsable: Georges Monard rue de la Loi 51 1040 Bruxelles Dpt lgal: D/2005/7737/36 Dcembre 2005