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Modelagem de Processos

Renata Araujo & Marcos Borges

UFRJ
Sistemas de Workflow 2003

Modelagem de Processos
Questes:
Por que descrever um processo? Como a descrio de um processo pode ser utilizada? Em que situaes a descrio de um processo pode ajudar? Qual o problema em se manter as descries de processos implcitas?

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Modelagem de Processos
Gerncia de Projetos
Custos e estimativas Base para o desenvolvimento de planos de projetos Acompanhamento de projeto Coordenao Automao Guia para equipes

Documentao do processo para propsitos legais Compreenso e Melhoria


Modelo descritivo tanto do processo corrente como do processo desejado Clarificao de idias j assumidas Suporte comunicao sobre o processo Anlise de oportunidades de melhoria Simulaes para a determinao de melhores caminhos
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Definies

Sistemas de Workflow 2003

Modelagem de Processos em Organizaes Objetivo:

Entendimento da organizao atravs da Entendimento da organizao atravs da representao dos seus processos de representao dos seus processos de negcios. negcios.

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Modelagem de Processos em Organizaes Objetivo:

Entendimento da organizao atravs da Entendimento da organizao atravs da representao dos seus processos de representao dos seus processos de negcios. negcios.

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Processo de Trabalho
Sequncia de atividades realizadas para atingir um objetivo de trabalho Sequncia de atividades realizadas para atingir um objetivo de trabalho
Gerente inicia processo de Seleo 1 2 Secretrio recebe currculos e encaminha para analistas

Gerente de Recursos Humanos Analista avalia currculo

currculo

Secretrio 3
avaliao

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Analista de RH

Processo de Negcio

Cadeia de Valor
Tempo Lucro Tecnologia

Atividade Fornecedores

Atividade

Atividade Clientes

Informao
Procedimento onde documentos, informaes e tarefas so passadas entre Procedimento onde documentos, informaes e tarefas so passadas entre participantes de acordo com um conjunto de regras definidas a serem participantes de acordo com um conjunto de regras definidas a serem alcanadas ou realizadas para o objetivo do negcio alcanadas ou realizadas para o objetivo do negcio
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Processos de Negcio

Processos de Relao c/ Fornecedores


FORNECEDORES

Processos Internos Organizao

Processos de Atendimento a Clientes


CLIENTES

Uma coleo de tarefas de trabalho interrelacionadas, iniciada em resposta a um evento, atingindo um determinado resultado para o cliente e os demais interessados no processo.
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Elementos de um Processo

Trabalho/Processo = objetivo direcionado

Reviso de Currculos de Reviso de Currculos de candidatos a emprego candidatos a emprego

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Elementos de um Processo
Objetivo = razo para realizao do trabalho

Seleo criteriosa de empregados

Reviso de Currculos de Reviso de Currculos de candidatos a emprego candidatos a emprego

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Elementos de um Processo
Atividades = decomposio do trabalho em tarefas a serem realizadas

Seleo criteriosa de empregados

Reviso de Currculos de Reviso de Currculos de candidatos a emprego candidatos a emprego


Reviso Reviso de Currculo de Currculo

Envio de Envio de Carta de Carta de Recusa Recusa

Agendamento Agendamento de Entrevista de Entrevista Sistemas de Workflow - 2003 12

Elementos de um Processo
Atores/Agentes = se encarregam das atividades Habilitaes = conhecimento necessrio aos atores para realizao das atividades

Seleo criteriosa de empregados

Reviso de Currculos de Reviso de Currculos de candidatos aaemprego candidatos emprego

Reviso Reviso de Currculo de Currculo

Gerente de Recursos Humanos Envio de Envio de Carta de Carta de Recusa Recusa

Secretria

Modelo da Organizao

Secretria

Agendamento Agendamento de Entrevista de Entrevista


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Elementos de um Processo
Entradas/Sadas = produtos necessrios/gerados a cada atividade/processo
Seleo criteriosa de empregados

Reviso de Currculos de Reviso de Currculos de candidatos aaemprego candidatos emprego


currculo Reviso Reviso de Currculo de Currculo Gerente de Recursos Humanos Envio de Envio de Carta de Carta de Recusa Recusa

Secretria

Modelo da Organizao

Secretria

Agendamento Agendamento de Entrevista de Entrevista currculo

currculo, carta de recusa

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Elementos de um Processo
Regras = dependncia entre atividades
Incio Incio

Seleo criteriosa de empregados

Reviso de Currculos Reviso de Currculos de candidatos aa de candidatos emprego emprego

Modelo Workflow Reviso Reviso de Currculo de Currculo

currculo

Gerente de Recursos Humanos

Candidato Candidato Qualificado? Qualificado? Sim

No

Envio de Envio de Carta de Carta de Recusa Recusa

Secretria

currculo, carta de recusa

Modelo da Organizao Secretria

Agendamento Agendamento de Entrevista de Entrevista

currculo

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FIM FIM

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Modelo de Negcio da Organizao


Quem?
Modelo de Interao do Negcio Modelo da Organizao

Onde?
Modelo de Localizao

Quando?
Modelo de Eventos

Como?

Porque?
Modelo de Processos Modelo de Objetivos

Modelo Workflow

O que?
Quem so as pessoas da organizao Como o trabalho realizado Como os objetivos se ligam aos processos de negcios Produtos/servios gerados pelos processos
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Modelo de Objetos de Negcio 16

Objetivo da Modelagem de Processos

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As organizaes conhecem seus processos?

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Modelagem de Processos em Organizaes Objetivo:

Entendimento da organizao atravs da Entendimento da organizao atravs da representao dos seus processos de representao dos seus processos de negcios. negcios.

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Modelagem de Processos em Organizaes Onde se quer chegar:


Entendimento uniforme do negcio

Como:
Representao e descrio do Modelo de Negcios da Organizao Conhecimento e uso disseminado pela organizao

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Modelo de Negcio da Organizao


Quem?
Modelo de Interao do Negcio Modelo da Organizao

Onde?
Modelo de Localizao

Quando?
Modelo de Eventos

Como?

Porque?
Modelo de Processos Modelo de Objetivos

Modelo Workflow

O que?
Quem so as pessoas da organizao Como o trabalho realizado Como os objetivos se ligam aos processos de negcios Produtos/servios gerados pelos processos
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Modelo de Objetos de Negcio 21

Modelos de Negcio (Organizao)

O Modelo da O Modelo da organizao permite organizao permite visualizar a estrutura visualizar a estrutura da organizao at o da organizao at o nvel de funo. Os nvel de funo. Os elementos da elementos da organizao sero organizao sero usados nos demais usados nos demais modelos. modelos.

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Modelos de Negcio (Objetivos)

Objetivos da Organizao

O Modelo de O Modelo de objetivos permite a objetivos permite a organizao explicitar organizao explicitar seus objetivos e ligaseus objetivos e ligalos aos processos de los aos processos de negcios e estrutura negcios e estrutura organizacional. organizacional.

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Modelos de Negcio (Processos)


Atividades Domnio dos Processos

Processos O Modelo de O Modelo de processos permite processos permite modelar a estrutura de modelar a estrutura de processos e atividades processos e atividades que sero associadas que sero associadas para modelar o para modelar o workflow dos workflow dos processos. processos.

Relacionamento Com o Cliente

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Modelos de Negcio (Workflow)


Os processos que Os processos que apoiam a estratgia do apoiam a estratgia do negcio so negcio so detalhados no Modelo detalhados no Modelo de Workflow. de Workflow. Esta viso detalhada Esta viso detalhada do modelo de negcios do modelo de negcios ajuda a visualizar e ajuda a visualizar e analisar como as analisar como as vrias unidades vrias unidades organizacionais organizacionais trabalham em conjunto trabalham em conjunto atravs da avaliao atravs da avaliao das suas atividades das suas atividades internas e as internas e as concesses de uma concesses de uma para outra. para outra.
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Modelos de Negcio (Interao)

O Modelo de Interao O Modelo de Interao do Negcio permite do Negcio permite representar a relao da representar a relao da organizao com os seus organizao com os seus clientes, fornecedores, clientes, fornecedores, competidores e com os competidores e com os elementos da sua elementos da sua estrutura interna. estrutura interna. Este modelo prov uma Este modelo prov uma viso estratgica do viso estratgica do negcio que pode ser negcio que pode ser avaliada e modelada em avaliada e modelada em detalhes pelos demais detalhes pelos demais modelos. modelos.
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Modelos de Negcio (Casos de Uso)

Cada atividade do Cada atividade do modelo de processos modelo de processos pode ser detalhado com pode ser detalhado com o Modelo de Casos de o Modelo de Casos de Uso. Uso. O modelo de Casos de O modelo de Casos de Uso permite o Uso permite o entendimento das entendimento das principais interaes principais interaes entre o sistema e o entre o sistema e o usurio, que ocorrem nos usurio, que ocorrem nos processos. processos.

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Modelo do Negcio
define

Conhecimento da Organizao

Modelo do Negcio

Viso Unificada

Diviso

Diviso

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Diviso

Diviso

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Modelagem de Processos em Organizaes Objetivo:

Entendimento da organizao atravs da Entendimento da organizao atravs da representao dos seus processos de representao dos seus processos de negcios. negcios.

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Memria Organizacional

Memria Memria Organizacional Organizacional

Dados produzidos na organizao que possam ser utilizados em decises presentes e futuras
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Entendimento da Organizao
Quem, Quando, Onde, Porque, e Como Elicitao e Explicitao do Conhecimento
Explicitao das discordncias Identificao de duplicidades Identificao de inconsistncias Identificao de aspectos obscuros Guia de entendimento para novos colaboradores Clarificao dos prximos passos

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Modelo do Negcio
define

Conhecimento da Organizao Induz a Melhoria Contnua

Modelo do Negcio

define

Processos

Viso Unificada

Implementao

Diviso

Diviso

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Diviso

Diviso

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Mtodo

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Modelo, Mtodo e Ferramentas Como desenvolver um projeto de modelagem de processos?

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Metodologia para Modelagem de Processos


Emoldurando o processo
Estabelecimento da fronteira dos processos
Metas e Objetivos Mapa geral do processo e contexto Stakeholders

O Ambiente
Misso, estratgia e objetivos Competncias Crenas e cultura

Elicitao de Requisitos e Avaliao Inicial


Quantificao de requisitos Mtricas Entrevista com stakeholders Habilitadores de processos

Anlise de Requisitos e documentao


Remoo de requisitos desnecessrios Associao de requisitos a stakeholders Casos de Uso Realizando requisitos atravs de casos de uso Documentao de requisitos e casos de uso 35

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Mtodologia para Modelagem de Processos


Modelagem do Processo Com- (As-is)
Tcnicas bsicas
Organizando a equipe Preparao Construindo um diagrama inicial Nveis subsequentes de detalhes

Anlise de riscos
Participantes faltantes e reas misteriosas Interao entre participantes Desacordo Resoluo de conflitos

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Mtodologia para Modelagem de Processos


Modelagem do processo futuro (to-be)
Gerao de idias Reviso de melhores prticas Desenvolvimento do processo ideal

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Mtodologia para Modelagem de Processos


Escopo de processos Diagramas
Use cases ANSI Swim Lanes Geographic IDEF

Anlise de diagramas
Tcnicas para descoberta de oportunidades de melhoria

Anlise de custo/benefcio
Capturando mtricas Alternativas para medidas de custo e benefcios Tcnicas para anlise de custo e benefcio

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Modelagem de workflow
Aspectos relacionados s atividades
Fluxos Aplicaes/ferramentas

Aspectos relacionados aos atores


Recursos, papis, estratgias organizacionais Notificao, sincronizao, gerncia de tarefas a fazer

Aspectos relacionados s dependncias


Controle prescritivo: sequncia, alternativas, loops, paralelismo, repetio Controle descritivo: limites, atrasos Fluxo de dados

Aspectos causais
Porque o processo est sendo realizado?
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Linguagens de Modelagem

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Requisitos das linguagens para modelagem de processos


Representao natural de todos os aspectos do processo Modularizao, decomposio e abstrao Flexibilidade Suporte navegao (traceability) Execuo (formal) do modelo Compreensibilidade Adaptao

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IDEF
Baseada no SADT Dcada de 70 Inicialmente utilizada para aplicar mtodos estruturados para a melhor compreenso de como melhorar a produtividade em manufatura

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IDEF

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Redes de Petri
Ferramenta grfica matemtica para a modelagem de processos concorrentes, asncronos, distribudos, paralelos, no determinsticos e estocsticos Benefcios
Fundamentao matemtica
Capacidade de prever deadlocks e alcance de passos no processo

Representao grfica
Fcil compreenso Maneira intuitiva de se descrever processos paralelos

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Redes de Petri

Play the token game! Play the token game!

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UML
A UML tem sido considerada como linguagem com potencial para modelagem de processos de negcio e de workflow:
Diagramas de Casos de Uso Diagramas de atividades

RFP submetida ao OMG:


UML Extensions for Workflow Process Definition

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UML

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Swimlanes

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Swimlanes

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Workflow Management Coallition - WPDL

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Unified Process Model (UPM)


Introduz todas as entidades necessrias para se descrever um processo concreto

Submetido como padro ao OMG

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Unified Process Model (UPM)


DependencyType depends on WorkerType 0..* 1 performs assists input output 1..* 0..* 1 StateMachineType responsible for 1 0..* contains 0..* ArtifactType 0..*

1..*

0..*

0..* ActivityType decomposes

Core elements
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Unified Process Model (UPM)

TextualDescription

ProcessElement

GuidanceType

Figure 2 - Process elements

ActivityType

WorkerType

Person

LifeCycleType

ArtifactType

WorkflowType

ToolType

ConditionType

Process elements

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Ferramentas de Suporte

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Ferramentas
Trabalham com modelos capazes de representar vises
estrutura organizacional processos funes dados
referentes aos processos de negcios da organizao

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Ferramentas

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Provison Workbench (Proforma)

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PROTOS

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Outras Funcionalidades
Ferramenta de planejamento
Planejamento da implementao e estratgia de execuo

Ferramenta de anlise da Organizao


Mapear e planejar a mudana da organizao

Ferramenta de Modelagem e Anlise


Modelar o presente, o futuro e especular (what-if)

Ferramenta de avaliao de custos das atividades


Avaliar o custo das atividades do processo (recursos e tempo)

Ferramenta de Simulao grfica do modelo


Medir a produtividade, qualidade e outras medidas

Ferramenta de Anlise de Benchmark


Comparar com processos de outras organizaes

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Pesquisas

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Processos
Processo desejado Processo oficial Processo corrente Processo percebido Processo observado

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Case-Handling
Problema
Processos complexos nem sempre conseguem ser expressos totalmente Ou so simplificados para serem implementados em uma ferramenta
processo ideal no suportado processo realmente executado pelos participantes no reflete o modelo (workflow contornado)

Ou necessrio esforo para enderear todas as excees


modelo resultante torna-se complexo e de difcil manuteno

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Case-Handling
Premissa: roteamento no o nico mecanismo que dirige o fluxo de trabalho Focando o roteamento:
Trabalho necessita estar vestido em atividades. Dificuldades em definir a granularidade de uma atividade Dados relacionados ao caso que gerou a execuo do processo ficam escondidos. Esconder o contexto de execuo pode gerar erros e ineficincias no processo O roteamento foca o que deveria ser feito e no o que poderia ser feito

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Case-Handling

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Case-Handling
Mudana de paradigma para modelagem e execuo de workflow:
O caso e no o roteamento deveria dirigir o fluxo de trabalho

Caso:
Produto sendo manufaturado durante a execuo do processo.

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Product-Driven Case-Handling
Conceitos
Caso como conceito principal para roteamento entre ilhas de trabalho. O caso um produto sendo manufaturado e todos os participantes devem ter percepo sobre seu contexto Ex.
Avaliao de um candidato a emprego O veridicto sobre uma violao de trnsito Liberao de um seguro

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Product-Driven Case-Handling

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Product-Driven Case-Handling
Para tratar um caso, atividades devem ser realizadas Execuo de atividades menos rgida/formal:
No necessitam ser completamente realizadas Podem ser no atmicas Atividades so marcadas com pontos onde a transferncia de trabalho possvel ou desejvel

Participantes podem ter mais liberdade mas, necessitam saber o mximo sobre o caso. Participantes necessitam saber menos sobre o fluxo de atividades mas sim sobre o estado de um caso.
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Product-Driven Case-Handling
Caso possui estrutura e estado corrente:
Coleo de objetos de dados A logstica de um fluxo de trabalho se dar, portanto, pela presena de dados e no pelo fluxo de atividades

Todos os dados relevantes para um caso devem estar disponveis


Assumindo-se critrios de autorizao Formulrios so criados para apresentar diferentes vises dos objetos de dados associados a um caso Atividades podem ser associadas a formulrios para a apresentao de dados mais relevantes Objetos podem ser mandatrios (obrigatrios para realizao de uma atividades) e restritos (mandatrios e no sero utilizados em atividades subsequentes.

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Product-Driven Case-Handling
Atores
Agrupados em papis Papis so especficos para processos e atividades Relacionamentos entre papis
O papel gerente tambm tem o papel empregado

Para processo e atividades, os seguintes papis podem ser definidos:


Execute role - o participante que tem este papel pode executar uma atividade Skip role - o participante que tem este papel pode pular atividades - til para tratar excees Redo role - o participante que tem este papel pode refazer atividades (undo/redo) - til para a realizao de loops no processo Os papis podem assumir valores: nobody/everyone Ex.
Se especifico uma atividade com redo role = nobody, estou especificando um ponto sem retorno no meu processo.

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FLOWer
FLOWer
Empresa: Pallas Athena Apresentao completa do contexto de um caso O sistema no fora a execuo de um processo em uma ordem pr-definida.

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FLOWer
FLOWer Case Guide

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FLOWer
FLOWer Case Guide - Formulrio

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FLOWer
Em cada formulrio h a indicao:
Dos dados mandatrios para uma atividade corrente (na linha de status) Dos dados que necessitam ser confirmados

Um formulrio pode ser associado a mais de uma atividade Embora esteja executando uma atividade corrente, se o participante preenche dados de outras atividades, o sistema automaticamente considera as atividades realizadas. Controle de acesso
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Workflow mining
Problema:
A execuo de um workflow implica em sua completa definio em atividades Discrepncias entre o processo definido e sua execuo real Modelagem de processos em geral feita por um grupo de consultores, gerentes e especialistas O projeto inicial de um workflow , em geral, incompleto, subjetivo e em alto nvel.

Abordagem:
Tcnica para descoberta do workflow a partir de sua execuo real. Processo reverso: obtendo informao do workflow enquanto o mesmo acontece

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Workflow mining
Premissas:
possvel registrar eventos de forma que:
Cada evento se refira a uma tarefa Cada evento se refira a uma instncia do processo Eventos acontecem de forma totalmente ordenada

Sistemas transacionais, como workflow podem ser fonte destas informaes.

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Workflow mining
Tcnica:
Registro de eventos (execuo de tarefas) Construo de grafos de dependncias e frequncia
Para uma tarefa A:
Frequncia geral de execuo de A Frequncia da tarefa A diretamente precedida de uma atividade B Frequncia de A diretamente sucedida por outra atividade B Frequncia de A direta ou indiretamente precedida por outra tarefa B mas antes da prxima ocorrncia de A Frequncia de A direta ou indiretamente sucedida por outra tarefa B mas antes da prxima ocorrncia de A Mtrica que indica a fora de uma relao causal entre A e B

Indues lgicas sobre os grafos de dependncias Gerao de novos processos a partir destas indues

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Workflow Modeling using Proclets


Problema:
Exemplo: Processo de Engenharia de um produto que compreende vrios componentes
Algumas tarefas deste processo so realizadas para todo o produto (levantamento de requisitos) Outras tarefas so executadas para seus componentes (determinar o consumo de energia de cada componente) Se um porduto pode ter um nmero varivel de componentes, como modelar o desenvolvimento do produto em um nico processo?

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Workflow Modeling using Proclets


Outro exemplo: Avaliao de artigos para uma conferncia
Objetivo: seleo de artigos dentro de um conjunto extenso baseada na qualidade e nmero mnimo e mximo de artigos. Conjunto de pessoas aceitam ser avaliadores Autores submetem artigos Artigos so distribudos entre avaliadores Problemas:
Avaliadores podem rejeitar o convite ou rever mais artigos. Revisores podem falhar em entregar as revises a tempo. Para distribuio efetiva, o conjunto de artigos deveria ser considerado como um todo e no considerando cada artigo individualmente A seleo tambm deve considerar o conjunto de artigos como um todo.

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Workflow Modeling using Proclets

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Workflow Modeling using Proclets

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Trabalhos do Grupo

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Trabalhos do Grupo
Tese Hadeliane
Mtodo para projeto de workflow a partir do modelo de negcio

Tese Dbora
Mtodo para levantamento de requisitos a partir do modelo de negcio

Tese Mauro
Adaptao de processos em sistemas de workflow

Tese Rosa
Modelagem colaborativa de processos de negcio

Tese Carla Dila etc


Process Beans

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