Estructura y organizacin econmica del club: los presupuestos

Para desarrollar las tareas administrativas se hace necesario estructurar y organizar el club y en esta organizacin desempean un papel fundamental los miembros de la Junta Directiva, que tienen el deber de gestionar el funcionamiento promoviendo, dirigiendo y ejecutando todas las actividades. De entre los miembros de la junta, el tesorero y el secretario determinan un modelo de organizacin funcional en la entidad; el primero encargndose de la actividad econmica, tutelando los libros de contabilidad; y el segundo de la tarea administrativa y tutela de los libros documentales, dependiendo ambos del presidente. En el organigrama funcional mencionado, que es el ms extendido entre los clubes, tesorero y secretario dependen de la autoridad del presidente y sin que ninguno de los dos mande sobre el otro. Pero ms all de esta sencilla divisin del trabajo es importante lograr una buena coordinacin entre ambos departamentos. En la organizacin econmica, el tesorero del club es el encargado de administrar los recursos econmicos, confeccionando los presupuestos, valorando los ingresos y los gastos. Para ello, realizar tareas como la fijacin de cuotas de socios y abonados, autorizar los pagos, gestin de cuentas bancarias, presupuestos necesarios, registros contables y la presentacin de las cuentas anuales a la asamblea. - En primer lugar, realizar el control de ingresos previstos por el club en diferentes aspectos. Se fijarn las cuotas de socios y abonados, y las entradas a los partidos de los diferentes equipos del club, que se puede considerar como un punto crtico en la gestin. Si se cometen errores en esta tarea, por ejemplo, se puede ocasionar la desaparicin de algn equipo o la prdida de socios. Se deben controlar los precios en base a tres factores: conseguir la autofinanciacin, los precios establecidos por otros clubes similares y cunto estn dispuestos a pagar los socios. Pero adems, es necesario considerar el carcter de promocin del deporte como obra social en el entorno del club. Tambin estn los ingresos que llegan al club y complementan a los anteriores por medio de las posibles subvenciones que se reciben. Entre estas ayudas habr que considerar las que provienen de las instituciones pblicas (ayuntamientos, cabildos,...), las que son de tipo puntual, como por ejemplo para organizar un torneo y cuando se recibe dinero para el mantenimiento de las instalaciones, o rentabilizar su cesin. Igualmente, los ingresos que se pueden recibir por la publicidad y los recursos atpicos. Se pueden resolver problemas como el del equipamiento, ofreciendo la publicidad del equipaje a una firma comercial o aadir al nombre del equipo o club el de alguna marca publicitaria. No se debe olvidar en este punto la posibilidad ms sencilla de la publicidad esttica de las firmas comerciales en las instalaciones que utiliza el club, que puede presentar el problema de compartirlas con otras entidades de la competencia. Cuando el club tiene ambiciones ms amplias se debe intentar la financiacin a travs del merchandising, que consiste en la venta de productos publicitarios (bolgrafos, camisetas,) que pueden generar algunos beneficios. - En segundo lugar, el tesorero es encargado de realizar el control de los gastos que se van a generar en el club, comenzando por las fichas de los

Manolo Jos Santana Rodrguez Profesor de Matemticas y diplomado por la Universidad de Estudios Deportivos (UEDEP)

deportistas y equipos que tiene la entidad. Este gasto se puede estimar fcilmente puesto que la Federacin correspondiente establece los precios a principio de temporada, al igual que sucede con los costes de arbitrajes a repartir a lo largo de la temporada. Otro gasto importante ser el de material deportivo fungible (equipajes, balones,...) que se reflejar en las cuentas anuales y diferente al material fijo (porteras,...) que debe ser amortizable pues es una inversin a un determinado plazo, cuando se realiza. No sern menos importantes los llamados gastos corrientes (agua, luz, limpieza,...) que tambin son aproximadamente predecibles, as como la posibilidad de reservar una cantidad para gastos de mantenimiento y reparaciones imprevisibles. Por ltimo, el club debe contemplar entre sus gastos, los derivados de plizas de seguros para cubrir la responsabilidad civil en las instalaciones, al igual que los gastos destinados a las relaciones pblicas del club y para la promocin de las actividades que se organizan. - Una vez realizados el control de ingresos y de gastos se debe comenzar la confeccin del presupuesto de la temporada, con una temporalizacin de ingresos y gastos a lo largo del ao en un sencillo proceso que debe contemplar algunas consideraciones importantes al respecto. Se comenzar por recoger la informacin de todos los responsables de tareas en la junta para comprobar sus peticiones, revisarlas y justificar las diferentes propuestas confrontando los ingresos y los gastos, y como realizar el reparto por departamentos (por ejemplo: prensa) o por tareas. As se elaborar el borrador del presupuesto que deber ser aprobado primero por la junta directiva y que ms tarde ser sometido a la aprobacin de la asamblea de socios. En todo este proceso de realizacin del presupuesto hay que tener en cuenta algunas consideraciones relevantes: el presupuesto debe ser lo ms real posible, por lo que no es conveniente que sea arriesgado en el planteamiento cuando existan dudas sobre la aparicin de posibles dificultades. La temporalizacin ya aludida es importante para evitar problemas, especialmente que el club pueda carecer de liquidez en algn momento de la temporada, puesto que a veces los cobros no coinciden con los ingresos previstos, o los pagos con los gastos a realizar. Esto incluso puede suceder en un club con supervit, cuando se tarda en cobrar a los deudores pero hay que pagar a los acreedores. El club se puede ver obligado a pedir crditos, mientras que la mala planificacin puede llevar a que en otra parte de la temporada se disponga en caja de un dinero que no es necesario y est ingresado en una cuenta bancaria sin ninguna rentabilidad. Para financiar un posible crecimiento se pueden tomar tres caminos diferentes: el endeudamiento con entidades financieras que puede comprometer el futuro, el aumento de las cuotas y los precios que puede reducir la masa social, y la bsqueda de ingresos alternativos como la sponsorizacin que no es un recurso fcil. En cualquier caso, los directivos deben evitar tentaciones que comprometan el patrimonio saneado del club, pues ellos son ave de paso, pero la entidad permanece. En definitiva, que la labor del tesorero se convierte en un punto clave de la gestin cotidiana del club y para ello se puede ayudar utilizando procesos informticos como son las hojas de clculo. Adems de estas tareas, el tesorero deber conocer algunos fundamentos contables bsicos, puesto que tiene que interpretar las cuentas de la entidad. Si no es un experto en contabilidad deber ayudarse y asesorarse o delegar estas funciones en alguna persona especialista en esta materia, aunque esto tenga un coste para el club. l es el encargado de registrar todas las operaciones contables, realizando los asientos y llevando diariamente las cuentas basndose en el principio de partida doble (debe-haber), reflejndolas en los libros contables de los que es el responsable y que tendr que presentar a la asamblea de socios.

Asientos Contables: - Cumplir el principio de partida doble: DEBE=HABER - No hay Deudor sin Acreedor - A una cuenta deudora corresponde una cuenta acreedora EJEMPLOS: Supuesto: El club compra material publicitario por valor de 360 euros. Se paga el 20% al contado y el resto a plazos. Cuentas que intervienen: 1-Publicidad- Activo 2-Caja- Activo 3-Acreedores- Pasivo> Exigible a corto plazo

Aumenta-1 Disminuye-2 Aumenta-3 Total

DEBE 360

HABER 72 288 360

360

Ejemplo: Pago recibo de la luz. Cuenta de caja (Activo): DEBE Saldo Inicial Abono en cuenta Total Saldo final MODELO PRESUPUESTO:

CAJA HABER 90 30 60 150 30 150-30= 120 euros

Recibo luz

1Cuatrimestre 2 Cuatrimestre

3 Cuatrimestre

Anual

INGRESOS Cuotas Socios EntradasAbono Subvenciones Publicidad Atpicos Otros... Total 3606,07 1202,02 0 601,01 300,51 0 5709,61 1202,02 1202,02 300,51 601,01 300,51 120,20 3726,28 GASTOS 601,01 1081,82 360,61 420,71 120,20
2.584,35 1.141,92

0 1202,02 0 601,01 300,51 120,20 2223,74

4808,10 3606,07 300,51 1803,04 901,52 240,40 11659,63

Fichas Arbitrajes Gastos Corrient. Material Dep. Instalaciones

Total Saldo

4207,08 1081,82 360,61 1202,02 120,20

6.971,74 -1.262,13

0 1081,82 360,61 420,71 120,20

1.983,34 240,40

4808,10 3245,47 1081,82 2043,44 360,61

11.539,43 1.201,02

En este supuesto de presupeuesto de un club se puede observar que existe una obligacin de aplazar pagos en el primer cuatrimestre, por lo que sera conveniente reordenar el cobro de cuotas o realizar

ms cobros de publicidad y atpicos en el comienzo de temporada.