Aliana Bblica Universitria do Brasil

Quem Recebe

Por: Patrcia Ferreira da Silva Castro Reviso: Natan Borges de Castro

Goinia GO Outubro 2009

1-Introduo Receber um encontro da ABU sempre motivo de alegria para o grupo local. Isso percebido na indicao das cidades em um Conselho Regional (CR). Entretanto, durante os preparativos, essa alegria d lugar ao desnimo em decorrncia de tantos detalhes no previstos. corrente: falta de informao sobre o que, realmente, deve ser feito; desavenas entre o grupo; sobrecarga e exausto fsica e mental de alguns. Assim o objetivo desse material minimizar ao mximo as dvidas dos grupos, informar qual a estrutura bsica para receber um encontro regional, e servir como direcionamento s atividades que o grupo deve realizar; evitando ento o trauma que a maioria dos grupos chega: No queremos, por um longo tempo, sediar outro encontro. Existem muitas vantagens em sediar um evento da ABU, dentre elas: Privilgio em servir Regio Centro-Oeste; Ter maior nmero de participantes no encontro por no ter gastos com viagens; Experimentar maior coeso e unio no grupo ao fim de todo o trabalho; Possibilidade de convidar pessoas novas (que no viajariam para um encontro fora da sua cidade) para conhecerem o Movimento. 2- Como comear? Uma experincia que tem dado certo em grupos que j receberam encontros da ABU a deciso de formar EQUIPES de trabalho. Consiste no seguinte: o grupo local se divide em grupos pequenos (2 ou 3 pessoas) para ficarem responsveis pelas atividades referentes a um determinado assunto. Por exemplo: EQUIPE do LOCAL - Joozinho e Mariazinha ficam responsveis por conseguirem o local para o evento e verificar todas as condies deste; EQUIPE da ALIMENTAO Aninha e Pedrinho ficam responsveis por definir quem vai cozinhar durante o encontro, o cardpio e as compras, e assim por diante. Com essa medida, todo o trabalho divido e ningum fica sobrecarregado. importante que uma pessoa, pode ser o presidente do grupo, fique responsvel por verificar se tudo est acontecendo de acordo com o programado, se as equipes esto dando conta do recado, se precisam de ajuda, remanejar pessoas, enfim, um apagador de incndios! A prestao de contas das equipes poder ser feita em reunies peridicas, quando todo o grupo se rene para orar, confraternizar e resolver os detalhes ainda pendentes. Poderamos relacionar vrias equipes de trabalho, entretanto, isso poderia dificultar as atividades do grupo local no sentido de prend-lo em um esqueleto, enquanto o mais importante de tudo que o grupo tenha autonomia, liberdade e criatividade, se adequando em tudo a sua realidade local. Assim, de acordo com o encontro que o grupo vai receber, com a demanda de trabalho, com o nmero de pessoas envolvidas nas atividades que as Equipes de trabalho podem ser montadas. Ento, mos a obra!!! 3- Local 3.1. Fcil acesso importe que o local que sediar o encontro seja de fcil acesso aos participantes pois estes, geralmente, no tm conhecimento prvio da cidade ou regio. Assim, tudo que puder facilitar a chegada deve ser pensado, como por exemplo: Fica perto da rodoviria/aeroporto? Tem algum nibus que leva da rodoviria direto ao local do encontro ou outra forma de buscar os participantes deve ser providenciada? Todas as informaes de como chegar ao local sero trabalhadas no tpico 4-Informaes PrEncontro. 3.2. Espao fsico: O espao para o encontro deve ter:

Local para culto onde sero realizadas todas as plenrias, exposies bblicas, e outras atividades com a totalidade dos participantes, dessa forma, deve ser silencioso e reservado. importante que tenha as seguintes estruturas: plpito (melhor se for mvel), cadeiras confortveis, tela para projeo, aparelho de datashow, Instrumentos Musicais (Violo Eltrico ou Teclado) assim como os equipamentos necessrios e aparelhagem de som (Mesa de Som, potncia, Caixas amplificadoras, microfones, Cubos para instrumentos). Local pra reunio de grupos pequenos onde sero realizados, no caso de CRs, Comisses e Grupos Temticos; no caso de CFs, EBIs e Silncio Reflexivo, assim como reunies diversas. Estes espaos podem ser salas ou ao ar livre. No caso de ser ao ar livre, importante que tenha proteo do sol e que no permita a indiscrio de ouvir conversas alheias, ou seja, um espao amplo, porm reservado. Quartos devem ser divididos em ambiente masculino e feminino. No recomendado que os participantes do mesmo sexo fiquem todos no mesmo quarto, principalmente em um encontro com muito participantes e com longa durao (CF), para evitar transtornos ao dormir e facilitar o descanso. Em locais quentes ou com muitos insetos, o ventilador torna-se imprescindvel ou, se possvel, aparelho de ar-condicionado. extremamente recomendvel que os quartos sejam no mesmo local onde as reunies acontecem para permitir o descanso durante o dia e minimizar os transtornos com pessoas que podem se perder no caminho. Colches o ideal que os participantes no tenham que lev-lo para facilitar a viagem dos grupos distantes, ficando na responsabilidade do grupo local providenci-los. Estes devem ser confortveis (D-28 ou D-33). Para um encontro longo como um CF, dormir em colches finos prejudica o descanso e o aproveitamento. Em um CR, por exemplo, tendo s estes, o problema menor j que so um ou dois dias, mas no o ideal. Quanto mais confortveis, melhor! Banheiros Chuveiro quente o mnimo, mesmo em locais quentes!!! Devem ser pelo menos dois chuveiros para banheiros dos participantes do mesmo sexo para evitar filas enormes e atraso no programa. Quanto mais, melhor! Os sanitrios no devem ser junto com os chuveiros. Alimentao deve-se ter local para as refeies que permitam a comunho e de fcil acesso, tambm para evitar filas grandes e atrasos. O grupo pode optar por ter alguns de seus membros responsveis por cozinhar durante o encontro, mas no recomendvel para evitar que estes deixem de participar do encontro e se sintam sobrecarregados. Sempre tem aquela tia da igreja ou me de algum ABUense que ter o maior prazer nesse servio. Outra opo que pode diminuir muito o trabalho combinar com algum restaurante perto do local do encontro o fornecimento de refeies com preos mais baixos ou at mesmo usar o espao do restaurante para as principais refeies como almoo e jantar. Nesse caso, ficam por responsabilidade do grupo o caf da manh, lanche da tarde e noite, totalizando 6 refeies dirias com fartura, mas sem esbanjar.

4- Informaes Pr-Encontro Depois de organizar tudo isso, o prximo passo veicular as informaes. 4.1. Site da ABUB e Lista de e-mail da Regio Todas as informaes sobre o evento devem ser enviadas para o(a) secretrio(a) regional de comunicao e pra Assessora de Comunicao da ABUB, Giovanna Amaral (giovanna@abub.org.br). Eles se encarregaro de criar um hotsite para o evento e postar as informaes. Isso facilitar muito o acesso s informaes, as inscries e o controle de dados dos inscritos. Alm disso, a Regio Centro-Oeste tem uma lista de e-mail no Yahoo Grupos. Nela so veiculadas todas as informaes da nossa regio e da ABUB. Existem moderadores dessa lista, assim, s so aprovados e-mails de interesse coletivo, respostas pessoais so redirecionadas. Dessa forma, todas as informaes

sobre o encontro que a sua cidade est organizando devero ser encaminhadas para essa lista, assim fica garantido que todos os grupos da nossa imensa regio estejam bem informados. Se algum do grupo local ainda no faz parte da lista, deve enviar um e-mail para abucentroestesubscribe@yahoogrupos.com.br pedindo pra ser adicionado. Ento, quais informaes devem ser enviadas pra a lista de e-mail da regio? 4.2. Divulgao O grupo local tem toda liberdade de fazer um marketing do encontro que vai sediar, pode escrever emails incentivando os grupos a participarem usando a criatividade. J foram usados: cartazes, sites na internet, contagens regressivas, vdeos. O grupo pode usar o que for mais vivel e criativo! 4.3. Inscries As inscries sero feitas no site da ABUB (www.abub.org.br). Os participantes do encontro devem fazer suas inscries antecipadamente para permitir que o grupo local se organize quanto ao nmero de pessoas que iro receber e hora da chegada dos mesmos. importante que o grupo anfitrio estabelea uma data limite para que as inscries sejam feitas. Esta data limite ser o tempo suficiente para o grupo anfitrio se organizar. Ser rigoroso nesse aspecto facilitar a logstica de todo encontro. Ao final do encontro, cada participante deve receber uma cpia eletrnica dos contatos das pessoas com quem conviveu durante o encontro. Isso facilita a comunicao e troca de experincias entre os grupos. O grupo anfitrio responsvel por disponibilizar e enviar esses contatos aos participantes. 4.4. Informaes Bsicas Alm das informaes sobre a inscrio outras informaes devem ser veiculadas na lista de e-mail o mais rpido possvel, so elas: Data e horrio de incio das atividades os grupos precisam se organizar pra viajar e chegar ao local sem atrasos. Preo o preo do encontro deve custear todas as despesas com alimentao e estadia de cada participante. As despesas do obreiro regional e de outros expositores bblicos podem ser subsidiadas pelo grupo, assim como dos participantes dos grupos mais distantes, entretanto, se o grupo no tiver condies, no primeiro caso, a tesouraria regional assume os custos. O que levar? sempre bom lembrar que necessrio levar a um encontro objetos de higiene pessoal, bblia, caderno de anotaes, caneta, mquina fotogrfica... alm de coisas peculiares de cada cidade, como por exemplo, sombrinha/capa de chuva nas cidades chuvosas, roupa de frio, protetor solar, repelentes e o que mais for necessrio. O que mais se tem incentivado nos ltimos encontros o uso de CANECAS/COPOS pessoais pra evitar uso dos descartveis, o que ajuda o no poluir e diminui os custos. Uma boa medida para incentivar veementemente o uso das canecas avisar que no encontro os copos descartveis sero VENDIDOS por um preo bem exorbitante! Endereo completo o endereo do local do encontro deve ser enviado com a maior clareza possvel, acrescentando os pontos de referncia, principais vias e direes a tomar em rotatria, viadutos e similares. O Como Chegar deve ser enviado contendo o trajeto para quem chega de NIBUS pela rodoviria, de CARRO por todas as entradas possveis da cidade e do AEROPORTO. O MAPA indispensvel! Ele deve conter todas as informaes necessrias e com clareza que j foram mencionadas, mas uma coisa importante, ele tem que ser em um formato que permita ser impresso!!! Contato local Mesmo com todas essas informaes veiculadas importante enviar para a lista de e-mails da regio e constar no site da ABUB contatos com nome, e-mail e telefones de pessoas que possam ser contatadas para tirar quaisquer dvidas, principalmente na chegada dos grupos. 5- Estrutura para Recepcionar

Depois de todos os preparativos, os grupos comeam a chegar, como recepcion-los? 5.1. Buscar quem chega Aos participantes que chegarem de carro, o mapa os levar at o encontro, j os que chegarem na rodoviria ou no aeroporto local devem ser conduzidos para o local do evento por pessoas do grupo local que conhecem bem a cidade. Assim, equipes para buscar quem chega devem estar de prontido para receber os participantes, se possvel, com um carro a disposio. 5.2. Limpeza do local e identificao do mesmo O local deve estar limpo para receber os participantes, principalmente os banheiros e o local de reunies. Tanto os banheiros quanto os quartos devem estar sinalizados com cartazes ou qualquer outra forma de identificao a quem so destinados, para facilitar a localizao, por exemplo: Dormitrio Feminino, Sanitrio Masculino e assim por diante. Se houver necessidade, outros locais tambm podem ser identificados, como locais para reunies e refeitrio... Se na fachada do local do encontro ou no caminho para o mesmo no houver nenhum tipo de identificando que naquele lugar acontecer o encontro da ABU, o grupo deve providenciar para evitar que os participantes se percam na chegada. 5.3. Confirmao da inscrio e pagamento Para que os dados pessoais dos participantes sejam confirmados e/ou alterados, novas inscries sejam feitas, e o pagamento da taxa de inscrio seja efetuado ou confirmado logo na chegada dos participantes, precisa-se de pelo menos um computador. Este deve conter o banco de dados. Esse procedimento facilita a logstica do grupo local em relao ao nmero de refeies dirias, alojamento, dentre outros. importante que esse procedimento no seja demorado para evitar atraso no programa, podendo ser interrompido para a abertura do encontro e retomado depois durante a programao. 5.4. Crach e envelopes de recados TODO participante deve ter um crach de identificao. imprescindvel ter espao para o NOME e o GRUPO de ABU do participante. Esses dados podem ser escritos pelo grupo que est recebendo o encontro, pelo prprio participante ou ser impresso. Poder identificar as pessoas pelo nome durante as conversas propicia a comunho. O crach dever ser entregue ao participante, preferencialmente, durante o credenciamento aps sua chegada. No aconselhvel escrever/imprimir os dados dos participantes nos crachs antes da chegada desde, mesmo que tenha feito sua pr-inscrio, para evitar perda de material por no comparecimento do mesmo ao encontro. Ningum to conhecido que todos conhecem o seu nome! Assim, TODOS precisam usar crach! Uma outra forma de comunho que era tradio em nossos encontros regionais, mas que infelizmente, est caindo em desuso so os envelopes de recadinhos. Resgatar essa tradio um desafio aos grupos! Consiste em cada participante receber um envelope de carta simples quando confirmar seus dados de inscrio (pode ser junto com o crach para facilitar). O participante escreve seu nome e grupo de ABU que pertence do lado de fora do envelope e prega no local destinado, que pode ser uma parede reservada, muro de recados, ou o que estiver disponvel; resguardando-se que os envelopes estejam bem pregados para no se perderem e identificados. O contedo dos bilhetinhos escritos durante o encontro, geralmente, so agradecimentos, incentivos, e o que mais a criatividade permitir. um espao pra expressar por escrito os sentimentos. Ao final do encontro, cada participante pega seu envelope de recadinhos e leva consigo as lembranas das pessoas, experincias e comunho compartilhada.

5.5 Ceia Nos encontros da ABUB, a ceia sempre o encerra. Ento importante que seja providenciado os elementos po e suco de uva, alm dos recipientes como bandeja e clices. 5.6 Material didtico Em encontros de Capacitao (CF, ERCA, ERA IPL) os participantes acompanham todo o encontro com o auxlio de uma apostila produzida, geralmente, pelo obreiro regional. A impresso do material fica na responsabilidade do grupo local e deve ser nos seguintes moldes: papel A4 branco ou reciclado (preferencialmente), frente e verso, encadernado e, se possvel, capa colorida. O custo da impresso da apostila deve ser coberto pelo valor da inscrio paga pelos participantes. 6- Estrutura durante o encontro 6.1. Computador e data-show disposio

importantssimo esses equipamentos para apresentao de palestras, relatrio, etc. didtico e economiza papel. 6.2. Bebedouro/gua no local de reunies

O bebedouro deve ser prximo ao local de reunies. Se isso no for possvel, colocar jarras/gales de gua dentro do local de reunies pode ser uma boa opo pra evitar que os participantes tenham que se ausentar da programao para buscar gua. 6.3. Limpeza

A limpeza do local no incio do encontro de responsabilidade do grupo que est sediando o encontro, mas a limpeza durante o encontro pode e deve ser compartilhada com os participantes no que diz respeito aos banheiros, arrumao das cadeiras do auditrio, locais de uso comum e os pratos e talheres das refeies. Pode ser feita escala ou simplesmente contar com voluntrios nos momentos oportunos. A limpeza ao final do encontro tambm poder ser compartilhada com os participantes que tiverem suas viagens agendadas para mais tarde. O local dever ser entregue limpo. 6.4. Carro disposio

Ter um carro a disposio no um luxo, principalmente em eventos de longa durao. Preletores que se ausentam antes do fim ou at mesmo os que chegam depois do incio do encontro, uma emergncia, enfim, situaes em que a presena de um carro e um motorista habilitado facilitam a logstica. 6.5. Profissional de sade para emergncia/farmcia

Em eventos grandes (1 semana ou mais) importante verificar se existem profissionais de sade ou estudantes na equipe ou dentre os participantes que possam garantir o socorro a uma emergncia ou mesmo cuidar de doenas mais brandas. Assim, uma pequena farmacinha com medicamentos bsicos (antitrmico, analgsico, antiinflamatrio) muito til, mas resguardando-se que est ficar em poder de pessoas capacitadas para medicao. 6.6. Local de descanso e silencioso para obreiro/expositor bblico

Os preletores tm a necessidade de descanso e silncio maior que os participantes, assim, o quarto em que eles ficaro alojados devem ser o mais silencioso possvel, favorecendo o descanso e o estudo.

6.7.

Cadeiras confortveis

A maior parte do tempo os participantes estaro sentados, portanto, as cadeiras devem ser confortveis, de preferncia anatnicas para garantir a sade fsica dos mesmos. 6.8. Cumprimento dos horrios

A rigidez no cumprimento dos horrios um marca nos encontros da ABU. Portanto, recomendvel que tenha uma pessoa do grupo para informar que a prxima programao ter incio em xxx minutos, iniciando ento o famoso pr-tempo. Sendo este, tempo suficiente para os participantes se descolarem para o local de reunies. importante tambm que as refeies no atrasem seu incio e fim. Os palestrantes devem ser avisados de maneira educada quanto tempo tem para sua fala e aos que se delongarem, de maneira mais educada ainda, devem ser informados que o tempo esgotou, geralmente, essa incumbncia dada a pessoa que preside o evento. 6.9. Som e instrumentos musicais

frequente nos encontros da ABU a deficincia de instrumentos musicais e sonorizao. Precisamos cuidar disso com mais zelo. importante ter ao menos um violo eltrico, microfones, pedestais e um caixa aplificadora. Quanto mais recursos tiverem, mais bonita ficar nossa adorao. 7- O programa do encontro O programa do encontro feito pelo obreiro regional juntamente com a diretoria regional. A comunicao entre esse basicamente via e-mail. Geralmente, uma ou duas pessoas do grupo que vai sediar o encontro so includas na lista de discusso com a finalidade de dividir as alegrias e dificuldades encontradas, opinar quanto aos ajustes no programa e tirar dvidas. 8- Questes financeiras O valor cobrado na inscrio do encontro deve ser suficiente para cobrir os custos com alimentao e material. No ser permitido que o objetivo de realizar um encontro regional da ABU seja gerao de lucro financeiro para o grupo local. A administrao das finanas do encontro poder ser feita pelos tesoureiros locais ou outra pessoa que o grupo determinar, deixando claro que ao fim do encontro, esta pessoa ter que prestar contas aos tesoureiros regionais. A justificativa dessa prestao de contas encontra-se no fato do grupo local estar sediando um evento regional, assim, tanto o lucro quanto o prejuzo financeiro trazido so de responsabilidade do Caixa Regional. Em caso de supervit o valor dever ser depositado na conta da ABUB e identificado como pertencentes ao caixa regional. Em caso de dficit deve-se solicitar aos tesoureiros regionais e nacional que faam que depositem o valor necessrio pra cobrir os prejuzos. A recomendao que o valor das inscries individuais seja calculado de modo que cubram todos os gastos necessrios e permita que o encontro seja auto-sustentvel.

Esperamos que sediar um encontro da ABUB seja uma Beno para cada grupo local.

Patrcia Ferreira da Silva Castro Farmacutica Bioqumica Ex-Aluna ABU OP

Orientaes para a Logstica de um treinamento da ABUB O que uma cozinha deve ter para se tornar adequada para um treinamento? Verificar o nmero de pessoas que trabalham no preparo dos alimentos, se a equipe d conta de preparar tudo com pontualidade e de acordo com o nmero de participantes no treinamento. Verificar a higiene da cozinha e das pessoas que trabalham nela. Observem se usam touca, avental e unhas sem esmalte durante o preparo das refeies. Verificar o armazenamento dos alimentos. As carnes devem ser frescas, compradas na mesma semana do treinamento e conservadas em um freezer, as frutas, legumes e verduras devem estar em bom estado e armazenadas em locais frescos. Se o treinamento durar mais que uma semana, os alimentos devem ser comprados novamente, assim ter sempre alimentos frescos e evitar estragos e desperdcios. Se o nmero de pessoas no treinamento for grande, o ideal que a cozinha tenha um fogo industrial, caso no tenha verificar o estado do fogo disponvel para que o tempo de coco dos alimentos no exceda o tempo que deve ser gasto no preparo das refeies. Verificar se a cozinha possui todos os utenslios necessrios para o preparo dos alimentos. Caso no tenha deve ser providenciado o essencial: garrafas trmicas, leiteras, coador de caf, bandejas, panelas grandes, panelas mdias, panela de presso, tabuleiros (formas), conchas, colheres grandes, facas grandes, pegador de macarro, tbua para cortar alimentos, pratos, copos, talheres, xcaras, etc. Verificar o cardpio para os dias do treinamento. Deve ter pelo menos uma fruta no caf da manh e legumes e verduras nas refeies. No deve misturar muitos carboidratos numa s refeio, como por exemplo: arroz, macarro, farofa, batata, etc. Ex: Caf da manh (Bsico) Caf, leite, po, margarina, queijo e presunto, bolo e mamo. Achocolatado em p para quem no toma caf. Almoo e jantar (Opes bsicas) Arroz, feijo, carne (bovino, suno, peixe ou ave), salada (cenoura, chuchu e beterraba cozidas e alface, tomate e cebola). Arroz, feijo, macarro, carne (bovino, suno, peixe ou ave) e salada (alface, tomate e cebola). Arroz, feijo, farofa, carne (bovino, suno, peixe ou ave), salada (cenoura, beterraba e repolho ralados). Macarronada bolonhesa, queijo ralado e salada (alface, tomate e cebola). Se em alguma refeio for servido peixe ou carne suna, importante que as pessoas tenham uma segunda opo sendo de carne bovina ou ave. Sobremesa: Uma fruta da estao ou um doce. Bebida: Suco de fruta (da estao) e muita gua. Ch Biscoitos doces e/ou salgados, ch e/ou suco. Por ltimo, verificar se o local possui bebedouros e de onde vem gua, pois o ideal que seja mineral.
Por Ivanilsa de Oliveira Obreira da Regio Leste da ABUB