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Les techniciens de Drger Safety visitent leurs clients, arms de leur dossier numrique

Pour procurer ses techniciens toutes les informations ncessaires lorsque ceux-ci se rendent en clientle afin dassurer la maintenance des appareils, Drger Safety Belgium dsirait laborer ce quon appelle un Service Portal, en ayant pour ce faire recours Microsoft SharePoint. Drger Safety Pays-Bas disposait dj dun tel portail. Il avait t mis en oeuvre par une socit externe sur base de SharePoint 2003. La Belgique dsirait suivre cet exemple mais en sappuyant sur SharePoint 2007 quelle dsirait galement utiliser pour tendre son intranet. Cette version offre davantage de possibilits, exige moins de travail sur mesure et procure plus de puissance lorsquil sagit deffectuer des requtes sur linformation, dclare Peter Gielen, ICT Manager chez Drger Safety Benelux. Alors que nous tions encore en phase danalyse, nous avons appris que SharePoint 2010 ferait bientt son apparition sur le march. Nous avons donc dcid, de concert avec notre partenaire informatique Xylos, de mettre la version de test de SharePoint 2010 lpreuve. Voil maintenant six mois que nous collaborons avec Xylos, tant en Belgique quaux Pays-Bas. Nous avons demble accroch. Leur mthode no-nonsense convient parfaitement notre culture dentreprise. Jusquil y a peu, lorsquil passait chez un client pour assurer la maintenance dun produit, un technicien de Drger Safety Belgium ne disposait pas toujours de toute la documentation ncessaire. Le dossier papier se trouvait dailleurs au sige central de Wemmel. Pourtant, il arrivait souvent que des rgles strictes prvalent sur le site de certains clients, comme par exemple linterdiction dutiliser des GSM ou des ordinateurs dans certains locaux, lobligation de se prsenter un endroit spcifique, de disposer dun laisser-passer spcial pour accder un lieu prcis, etc. Par le pass, de telles informations taient conserves en ordre dispers. Outre ces informations pratiques, Drger Safety Belgium voulait galement mettre toutes les informations utiles rsidant dans le systme SAP la disposition des techniciens, sans pour autant devoir en passer par une licence SAP. Toutes les informations utiles devaient tre accessibles de manire conviviale et transparente en un endroit unique et nos techniciens devaient pouvoir y ajouter des informations, telles quun contrat en Word ou un plan en PDF, de manire trs simple, dclare Peter Gielen. Xylos nous a concoct cette solution. Dsormais, nos techniciens disposent, sur leur laptop, de toutes les informations ncessaires via le Service Portal et se prsentent parfaitement prpars chez nimporte quel client.

PrOFiL
Drger Safety distribue des quipements de scurit les plus divers, principalement destins aux services de police et dincendie mais aussi, par exemple, au secteur industriel. De concert avec Drger Medical, qui se spcialise en matriel mdical, la socit fait partie de Drger, qui emploie plus de 10.000 personnes et compte des sites dans le monde entier.

DFi
Tot voor kort had een technicus van Drger Safety Belgium niet altijd het volledige dossier ter beschikking wanneer hij bij een klant langskwam voor een onderhoud van de toestellen. Naast allerlei praktische informatie over de klant moest de technicus ook alle nuttige informatie uit het SAP-systeem kunnen raadplegen.

SOLUTiON
Jusquil y a peu, un technicien de Drger Safety Belgium navait pas toujours un dossier complet disposition lorsquil passait chez un client pour la maintenance des appareils. Outre toutes sortes dinformations pratiques concernant le client, le technicien devait aussi consulter toutes les informations utiles figurant dans le systme SAP.

AvANTAGeS
Accessibilit de toutes les informations utiles en un seul endroit ajout trs simple dinformations complmentaires par les techniciens exportation de donnes de SQL vers SharePoint par un module spcialement conu cet effet cration automatique dun mini-site SharePoint distinct pour chaque produit, contrat et client possibilit pour les techniciens de consulter linformation sur leur laptop, mme lorsquils ne sont pas connects internet obtention rapide de rsultats visuels lors des dveloppements en SharePoint 2010, de quoi fournir directement une reprsentation concrte lutilisateur runions plus efficaces grce aux sites de runion associs aux sites dquipes et une intgration avec Outlook partage plus efficace des informations client et produits entre les employs

c a s e s t u dy
Connexion SAP-SharePoint moyennant un brin de sur-mesure
Linformation venant du systme SAP est transfre vers une base de donnes SQL. Une sorte de base de donnes intermdiaire, explique Peter Coppens, Business Unit Manager Learning & Productivity Services chez Xylos. Nous avons dvelopp un module pour exporter automatiquement ces donnes vers SharePoint. Au dpart de cette base de donnes SQL, lapplication cre

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automatiquement un site SharePoint distinct pour chaque produit, contrat ou client. Nous avons ainsi cr prs de 36.000 mini-sites diffrents que les techniciens peuvent consulter sur leur laptop, mme lorsquils ne sont pas connects internet. ils peuvent naviguer dun mini-site lautre sans problme et connecter des sites apparents. Lapplication contrle une fois par semaine si des modifications ne sont pas intervenues dans SAP. Si ncessaire, de nouveaux sites sont crs, danciens sites limins ou adapts. Xylos a labor un environnement de test de telle sorte que quelques utilisateurs puissent se faire la main de manire concrte. La prsentation pouvait encore tre amliore en rorganisant certaines choses. De ce point de vue-l aussi, SharePoint 2010 apporte de belles amliorations, tmoigne Peter Coppens. Ds la phase danalyse, un informaticien accorde beaucoup dimportance la mise en page mais lutilisateur ne sait pas toujours ce quil dsire aussi longtemps quil na pas pu jeter un oeil sur des crans tangibles. Cest typiquement ce moment-l, alors que les premiers dveloppements viennent dtre boucls, que surgissent toutes sortes de questions. Le dveloppeur doit alors commencer repasser les plats. SharePoint 2010 permet dobtenir trs rapidement des rsultats visuels, de telle sorte que lutilisateur voit immdiatement ce quoi il aura droit.

il est possible, en utilisant le bouton create meetingsite dvelopp spcialement par Xylos, de crer automatiquement dans SharePoint un site de runion partir de son agenda et de le coupler un site dquipe dtermin, explique Peter Dielen. La technologie se charge du reste: tout est demble automatiquement complt dans SharePoint et un hyperlien est insr dans le titre de la demande de runion. Les participants concerns peuvent le slectionner pour retrouver toutes les informations ncessaires. Drger Safety Belgium se chargera elle-mme de lextension de lintranet, extension qui, elle aussi, sera effectue avec SharePoint 2010. Nous estimons important de pouvoir assurer nous-mme la maintenance de notre SharePoint. Cest pourquoi nous faisons en partie reposer la responsabilit sur les paules de lutilisateur final. Cest ainsi par exemple que le directeur marketing sera responsable du matriel marketing se trouvant dans SharePoint. Nous allons transposer progressivement les informations figurant sur nos serveurs de fichiers vers SharePoint parce que nous ne croyons pas dans une opration de type big bang. il nest dailleurs pas dans nos intentions de tout basculer vers SharePoint. Nous ninjecterons dans SharePoint que les informations qui doivent tre partages entre collgues, celles sur lesquelles nous travaillons de concert, celles pour lesquelles une gestion de version est importante et celles qui doivent demeurer disponibles long terme. Cest par exemple le cas de toutes sortes de procdures et procds iSO qui sont rassembls dans notre manuel numrique. De mme, chaque catgorie de produits aura droit son propre site au sein de SharePoint, avec photos, documents, fiches et certificats. Les responsables produits se chargent de grer eux-mmes linformation. ils se sont dj, pour partie, familiariss avec SharePoint 2007 et auront dsormais droit un cours de remise niveau afin de pouvoir se lancer avec la toute dernire version.

Des sites dquipe pour des runions plus efficaces


Autre raison importante pour laquelle Drger Safety Belgium aura recours SharePoint: les sites dquipe. Chaque dpartement dispose de son propre site dquipe mais il existe aussi - de manire temporaire ou non - des sites dquipe qui dpassent les frontires dun dpartement. Cest ainsi par exemple que des sites dquipe peuvent voir le jour autour dun projet dtermin. en collaboration avec Xylos, Peter Gielen a labor de vritables bureaux virtuels afin de favoriser la collaboration, quel que soit lendroit o se trouvent les utilisateurs. et il y a plus. Chaque runion impose de suivre un schma bien dtermin. Un agenda et une liste dactions doivent par exemple tre systmatiquement prvus. Par le pass, chacun tenait jour des documents pars qui ntaient pas lis une runion, une quipe ou un agenda. Dsormais, chaque site dquipe est pourvu dun site de runion sous-jacent, associ des objectifs, des points dagenda, des documents affrents et des listes dactions. etant donn que toutes les actions sont rpertories dans la base de donnes centrale, un utilisateur peut, dun simple clic, consulter lensemble de ses actions en cours, en ce compris celles qui sont disperses sur divers sites de runion. Grce la synchronisation instaure avec Outlook,

Toutes les informations utiles devaient tre accessibles de manire conviviale et transparente en un endroit unique et nos techniciens devaient pouvoir y ajouter des informations de manire trs simple. Peter Gielen, ICT Manager chez Drger Safety Benelux

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