Etapa de CONTROL Proceso Administrativo Definicin La evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones,

para establecer las medidas correctivas necesarias. Importancia 1. Establece medidas para corregir las actividades, de la forma que se alcancen los planes exitosamente 2. Se aplica a todo; las cosas, a las personas, y a los actos. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro. 3. Localiza los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen las medidas correctivas 4. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en el proceso de planeacin 5. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores 6. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Principios del control: Equilibrio A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que s esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la responsabilidad delegada este siendo debidamente ejercida. De los objetivos Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. De la Oportunidad. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Costos del control El establecimiento de un sistema del control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. De excepcin El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratgicas requieren de control. y

Etapas de Control 1. 2. 3. 4. Establecimiento de estndares (planes. Objetivos, metas, indicadores) Medicin de resultados Correccin Retroalimentacion

1. Establecimiento de estndares Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecte el control. 2. Medicin de resultados: Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. 3. Correccin: La utilidad concreta y tangible del control esta en la accin correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de carcter netamente ejecutivo. Antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviacin es un sistema o una causa. 4. Retroalimentacion: Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacion, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

Factores de Control Constituyen los elementos esenciales sobre los cuales se aplica el control, en otras palabras, son los principales atributos de la gestin que resulta necesario medir en las empresas u organizaciones: 1. Cantidad: Se aplica en actividades en las que el volumen es ms importante 2. Tiempo: se controlan las fechas programadas 3. Costo: es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa 4. Calidad: se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa. Control y su Periodicidad Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo clasificarse en: Control Preliminar: es aquel que se efecta antes de realizar las actividades, es decir, corresponden a todas las iniciativas que toma la empresa para asegurar el cumplimiento de metas y objetivos. En esta categora se pueden encontrar los procedimientos, los reglamentos internos y los estndares de desempeo.

Control concurrente: es el tipo de control ms posicionado en la mente de los trabajadores

y se ejerce de manera simultnea a la ejecucin y realizacin de las actividades. Es un proceso continuo y contribuye al mejoramiento continuo. Controlo posterior: Se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas. Permite recoger valiosa informacin que retroalimenta a la administracin.

Control por reas Funcionales Tal como se seal en clases, el control es perfectamente aplicable a cualquier rea de gestin de la empresa, incluso es posible aplicar control a todas las reas de trabajo pero a un costo muy alto para la Direccin. De acuerdo a lo sealado anteriormente, es posible aplicar control en las siguientes reas de la gestin empresarial: Control de produccin: La funcin de control en esta rea busca el incremento de la eficacia, la reproduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Control de calidad: Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un efecto no deseado en el producto. Control de inventarios: Su objetivo primordial es determinar el nivel ms econmico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados. Cabe sealar, que los inventarios al mnimo tienen el riesgo de no cumplir con las demandas de clientes, y por otra parte, los excesos de inventarios producen alto costo para la gestin. Control de ventas: Los pronsticos y presupuestos de las ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permitan fijar normas de realizacin sin las cules seria avaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. Control de finanzas: Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y de los rendimientos en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran (control de gastos, inversiones y de ingresos) Control contable: Ninguna empresa por pequea que sea, puede operar con xito si no cuenta con informacin verdica, oportuna y fidedigna acerca de la situacin del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo. Control de recursos humanos: Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento. A continuacin se indican las gestiones del rea de personal que se pueden controlar: Evaluacin del reclutamiento de personal Evaluacin de la capacitacin y desarrollo Evaluacin de sueldos y salarios Evaluacin sobre seguridad, y servicios y prestaciones

Control de factores de Higiene y Seguridad laboral: Consiste en evaluar y monitorear el cumplimiento del programa de trabajo del rea de prevencin de riesgos y de la aplicacin de la normativa vigente sobre higiene y seguridad laboral.