MATRIZ DE FUNCIONES

AREA: CIRUGIA HSJ FECHA: 16, 17 DE FEBRERO DE 2010

OBJETIVO:
EL OBJETIVO DEL ESTUDIO ES IDENTIFICAR LAS FUNCIONES DE CADA UNO DE LOS MIEMBROS DEL REA DESDE LA PERSPECTIVA DE LA PLANEACIN, LA EJECUCIN, EL MONITOREO Y LA RETROALIMENTACION PARA ESTABLECER REAS DE OPORTUNIDAD.

ELABOR: AOB.

PROCEDIMIENTO:

SE ENTREVIST A LOS INVOLUCRADOS DEL REA ANALIZADA, SE ANOTARON LAS FUNCIONES DE CADA INTEGRANTE EN UNA MATRIZ . SE CLASIFICARON DICHAS FUNCIONES (PLANEACIN, EJECUCIN, MONITOREO Y RETROALIMENTACIN) Y SE GRAFICARON LOS RESULTADOS OBTENIDOS.

ORGANIGRAMA
A 0 1

RESULTADOS DEL ESTUDIO

PLANEACIN

EJECUCIN

MONITOREO

RETROALIMENTACIN

0%

98%

0%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

3 CxC Separar facturas para entrega a acontabildiad y a trfico 1 1 Reporte de recepin e facturas 1 Facturar 1 Notas de crdito 1 Recibos de pagos parciales 1 Revisin de referencias 1 Cierre de facturacin 1 factura mensual a GA transportes por sus gastos CxC CxC

TOTAL CARGO CLASIFICACION DE FUNCIONES

Asistente Credito y Cobranza- Ofelia Navarro

jefe de credito y cobranza: Omar de la Cruz

Nmero de personas Nmero de funciones

Gerente CxC. Juan Carlos

0 0

1 1 1 Registro de pagos en el sistema Reportede cobranza Clculo de descuentos por pronto pago,notas de crdito Autorizar embarques Cobro a morosos Ajustes de precios Cartas de cobro y reportes de edo cuenta conciliacin de pagos de contado por variaciones Notas de credito por devoluciones y percances Custodia y cobro de cheques postfechados Reporte de cobranza mensual, Actividades extraordinarias 1 1 Reporte de anticipos 1 Coordinar rea de cxc 1 Planear actividades del da 1 Supervisar y coordinar al personal 1 1 Dar seguimiento a clientes 1 Autorizar crditos 1 Negociaciones con clientes 1 1 Reporte mensuales 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Generar reporte de conrol de depsitos diarios

Cierre mensual: entregar facuras, notas credito, remisiones a contabilidad

1 Actrividades especiales 0 0 p Planeacin 0 1 e Ejecucin s 0 0 Monitores c 0 1 Retroalimentacin 9 11 Total

1 1 0 1 0 1 1 21 0 0 0 0 0% 5% 0% 5% 100%

Dar seguimiento a vendedores para cobrar

1 RH

Reportes y controles de la secretara del trabajo (Seguridad y capacitacin) 1 1 1 1 1 1 1 Promocin de crditos de fonacot y FAMSA

Dotaciones de personal nuevo ingreso y semestral 1

Cja de ahorro 1

Calculo de cargas laborales 1 1 1

Pago de Nmina 1 1 1

Reclutamiento (excepto produccin) 1 1

TOTAL CLASIFICACION DE FUNCIONES CARGO

Recursos Humanos y admon red 1

1 0 1 Nmero de personas Nmero de funciones Contratacin de personal (no la seleccin)

Admon cuentas (tarjetas) de banco de empleados

Conciliacin y arbitraje y coordinacin con despacho juridico Control ambiental Coordinacin vigilantes

Administracin de la red 1 1 Coordinacion mtto hardware 1

Soporte a usuarios de Solomon 1 1 1 0 20 0 0% 80% 0% Compra de hardware y software

Planeacin 0

Ejecucin

Monitores 0

Calculo reparto utilidades y bonificacion 1

Organizacin eventos navideos

Servicio comedor y control de higiene

Reporte de pasivo laboral (mensual)

Control de vacaciones

Revisin de incentivo de produccin

Seguridad Industrial

e e e
p e s

Conteo tiempo extra

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 20

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Control de asistencia

0 25 Total 25

0% Retroalimentacin 100%

Compras nacionales grupo acerero y GA transportes: Patricia

Encargado almacn refacciones-Jose Rogelio Torres Sandoval, 1

Supervisar y coordinar personal 1 1 1 1 1 1 1 1 Control de inventarios de billet en excel

Calculo de compensacin de trabajadores 1 Traspasos entre almacenes y ubicaciones 1 1

Reporte de movimientos y produccin a contabildiad para cierre Acitividades ocasionales, venta de fonderia en siderurgica Inventario anual 1 1

Capturar costos de billet 1 1

Ingresar produccin en excel por atado 1 1

Revisar produccin y dar entrada al sistema 1

TOTAL CARGO

Jefe de logstica y embarques

Auxiliar de Almacen-Miguel Hernndez

Auxiliar de Compras- Ignacio 3 1 1

6 0 0 1 Nmero de personas Nmero de funciones Reporte diario de inventarios

CLASIFICACION DE FUNCIONES c p

Los articulos de stock se calculan empiricamente Supervisar almacen Revisin de factura Revisin de caducidad de facturas 1

Inventario fsico anual del almacen

Generar reporte detallado y resumen de importe de compras del mes, salida de refacciones y servicios Revision de asistencia y horas extra de almacen Alta de catalogo de articulos, proveedores, activos (todo lo que ella compre que no est en su catalogo lo da de alta)

Revisar pendientes del almacn 1 1 Revisar faltantes 1 Recibir Urgencias y pedir telefonicamente a proveedores con crdito 1 Elaborar requisiciones de compra de refacciones segn solicitud de usuarios 1 Revisar stock 1 Revisin de facturas (parte fiscal), registrar recepcin en el sistema 1 Recepcin de materiales 1 Hacer requerimiento materiales stock, al revisar inventario y ver que falta se hace pedido

Evento 12 Diciembre 1

Control de entradas y salidas de papeleria

Verificar facturas en solomon

Efectuar ordenes de compra p

p p e p e s
p c

Dar seguimiento a compras

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0

Cotizar

1 1 1 Efectuar salidas a usuario Apoyar a los usuarios en hacer requisiciones Recepcin de materiales Separar facturas para entrega a contabildiad y a trfico 1 Reporte de recepin e facturas Revisin de facturas Programar pagos de proveedores Elaborar ordenes de compra (eventual) Compras (pedirlas) Recepcin de papelera cuando la compradora no est 1 1 1 1 1 1 1 Capturar facturas

Checar recibo nocturno

8 0 0 6 6 Ejecucin 12 1 2 6 8 37 13 10 0 0 1 1 Total 0 0 1 0 Monitores Retroalimentacin

22% Planeacin 32% 3% 5% 100%

e s c

5 Elaboracin de estados financieros Revisin del rea de embarques (transacciones fuera del sistema) Compras y negociacines GA transportes 1 1 1 1 1 1 1 Orden de compra acero 1 Estudios solicitudes crdito 1 Anlisis mensuales de costos 1

3 Contabilidad

2 Contabilidad

1 Contabilidad

3 Contabilidad Auxiliar Contable (captura)-Mayra Alejandra Alonso Garca

2 Contabilidad Tesorero y cuentas por pagar- Gustavo Armando Mendoza Lopez 1

4 Auxiliar Contable (contabilizar ing, egres, impuestos)Imelda Sachez Galvan Contabilidad 1

Importaciones 1 1

Comercio exterior (exportaciones) 1 1

Revision mensual reportes fiscales 1 1 1

Relaciones con bancos para crdito 1

Ealaboracin flujo caja 1

Programacin de pagos grandes 1

TOTAL CARGO CLASIFICACION DE FUNCIONES

Contador Beatriz Ramrez

Auxiliar Contable (GA tpte) Patricia Hernandez Gzlz

Auxiliar Contable Minerva Zapata

6 0 1 1 1 1

Nmero de personas Nmero de funciones Autorizar pagos grandes

Conciliacin diaria de bancos (excepto cuenta cheques mensual) Flujo de caja, inversiones Pago de crditos Elaboracion de cheques y consecicin de firmas

Anticipos y reposicin de gastos de GA transportes y vendedores Reporte diario de caja Renovacin de pagares de banco (bajio)

Registro mensual de ventas d eGA transportes en excel, captura en Compaq y registrar en Solomon Contabilizar ingresos y egresos en compaq y solomon (paralelo) 1 1 1 Revisin e Ingreso de viaticos: excel , compaq y solomon 1 Registro de fletes de GA 1 Crditos de IETU, y todos los fiscales de GA transporte 1 Estados financieros GA transporte 1

IETU Y DIOT DE GA 1 1

Actividades ocasionales 1 1

Elaborar Archivo 2% nmina 1 1

Digitar nminas en excel 1 1

Registro de Facturas para pago de fletes 1 1

Registro diario de ventas en Excel 1 1

Actividades Ocacionales 1

Actualizar sistema con las transferencias

Efectuar pago de nmina

Efectuar pagos

Elaborar el plan de pagos

e
e e

Estados financieros y bancos acionistas

Declaraciones anuales fiscales

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 0 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Oficios oficina: copias, engargolar, imprimir estados financieros Contaiblizar ingresos (polizas en excel y polizas de diario) y egresos (contabilizar polizas cheque) Pagos provisionales de IVA, retenciones, IETU Reportes informativos.

0% 0 0 0 2 5 6 7 45 0 0 0 0 3 46 0 0 0 0 0 0 0 10 5 6 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 10 15 0 0 0 0 0 0 0 0 98% 0% 0% 100%

Planeacin

Ejecucin

Monitores

Retroalimentacin

Total

Coniliacin CXP excel y compaq

Conciliacin de clientes CXC, excel y compaq

e e e e
p e s c

Revisar capturas

1 1 1 1 1 1 1 1

Captura de ingresos y egresos

16 Revision mensual reportes fiscales 0 0 Comercio exterior (exportaciones) 0 0 0 0 Orden de compra acero 0 0 0 0 0 0 0 Estudios solicitudes crdito Anlisis mensuales de costos Declaraciones anuales fiscales Estados financieros y bancos acionistas Elaborar el plan de pagos Efectuar pagos Importaciones Revisin del rea de embarques (transacciones fuera del sistema) Compras y negociacines GA transportes Elaboracin de estados financieros

15

14 Calidad

Relaciones con bancos para crdito 0

Ealaboracin flujo caja

Programacin de pagos grandes

TOTAL CARGO CLASIFICACION DE FUNCIONES

Encargado control de calidad

0 0 0 0 0

Nmero de personas Nmero de funciones Autorizar pagos grandes

c p c

Pago de crditos c 2 Elaboracion de cheques y consecicin de firmas Anticipos y reposicin de gastos de GA transportes y vendedores Reporte diario de caja Renovacin de pagares de banco (bajio) Cotizar Dar seguimiento a compras Efectuar ordenes de compra Los articulos de stock se calculan empiricamente Supervisar almacen Revisin de factura Revisin de caducidad de facturas Muchas urgencias y Refacciones internacionales las compra florentino 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Inventario fsico anual del almacen Generar reporte detallado y resumen de importe de compras del mes, salida de refacciones y servicios Revision de asistencia y horas extra de almacen Alta de catalogo de articulos, proveedores, activos (todo lo que ella compre que no est en su catalogo lo da de alta) Evento 12 Diciembre Contratacin de perosonal (no la seleccin)

Calculo de cargas laborales

Pago de Nmina

Reclutamiento (excepto produccin)

Control de entradas y salidas de papeleria

Verificar facturas en solomon

Actualizar sistema con las transferencias

Conciliacin diaria de bancos (excepto cuenta cheques mensual) Flujo de caja, inversiones

p p p e
c

Efectuar pago de nmina

0 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 p p c c

Reportes y controles de la secretara del trabajo (Seguridad y capacitacin)

Admon cuentas (tarjetas) de banco de empleados

Conciliacin y arbitraje y coordinacin con despacho juridico Control ambiental Coordinacin vigilantes

Administracin de la red 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Coordinacion mtto hardware Soporte a usuarios de Solomon Compra de hardware y software Registro mensual de ventas d eGA transportes en excel, captura en Compaq y registrar en Solomon Contabilizar ingresos y egresos en compaq y solomon (paralelo) Revisin e Ingreso de viaticos: excel , compaq y solomon Registro de fletes de GA Crditos de IETU, y todos los fiscales de GA transporte Estados financieros GA transporte

Calculo reparto utilidades y bonificacion 0

Organizacin eventos navideos 0

Servicio comedor y control de higiene

Reporte de pasivo laboral (mensual)

Control de vacaciones

Revisin de incentivo de produccin

Seguridad Industrial

Conteo tiempo extra

Control de asistencia

Dotaciones de personal nuevo ingreso y semestral

Cja de ahorro

Promocin de crditos de fonacto y FAMSA

e e e s s

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Digitar nminas en excel Elaborar Archivo 2% nmina Actividades ocasionales IETU Y DIOT DE GA Captura de ingresos y egresos Revisar capturas Conciliacin de clientes CXC, excel y compaq Coniliacin CXP excel y compaq Oficios oficina: copias, engargolar, imprimir estados financieros Contaiblizar ingresos (polizas en excel y polizas de diario) y egresos (contabilizar polizas cheque) Pagos provisionales de IVA, retenciones, IETU Reportes informativos. Revisar pendientes del almacn Revisar faltantes Recibir Urgencias y pedir telefonicamente a proveedores con crdito Elaborar requisiciones de compra de refacciones segn solicitud de usuarios Revisar stock Revisin de facturas (parte fiscal), registrar recepcin en el sistema Recepcin de materiales Hacer requerimiento materiales stock, se revisa inventario para hacer pedido Checar recibo nocturno Capturar facturas Efectuar salidas a usuario Apoyar a los usuarios en hacer requisiciones Recepcin de materiales

Registro de Facturas para pago de fletes

Registro diario de ventas en Excel

1 1 1 1 1 1 1

Actividades Ocacionales

Separar facturas para entrega a acontabildiad y a trfico Reporte de recepin e facturas Facturar Notas de crdito Recibos de pagos parciales Revisin de referencias Cierre de facturacin factura mensual a GA transportes por sus gastos Cierre mensual: entregar facuras, notas credito, remisiones a contabilidad Generar reporte de conrol de depsitos diarios Registro de pagos en el sistema Reportede cobranza Clculo de descuentos por pronto pago,notas de crdito Autorizar embarques Cobro a morosos Ajustes de precios Cartas de cobro y reportes de edo cuenta conciliacin de pagos de contado por variaciones Notas de credito por devoluciones y percances 0 Custodia y cobro de cheques postfechados Reporte de cobranza mensual, Actividades extraordinarias Reporte de anticipos Coordinar rea de cxc Planear actividades del da Supervisar y coordinar al personal Dar seguimiento a clientes Autorizar crditos

Negociaciones con clientes Reporte mensuales Dar seguimiento a vendedores para cobrar Actrividades especiales 1 1 1 Revisarresultados de pruebas y metodologia de anlisis Anlisis metalurgico en fonderia cuando hay variaciones Cordinacin con chofer de camin para entrega de chatarra Coordinacion para entrega de pedidos con operador de la camioneta Revisar resultados en pizarrn Coordinar con Produccion y ventas el programa de material a cargar Asegurar con mantenimiento que estan los rodillos para los cambios Inventario diario de billet (control no oficial, no se como lo lleva embarques) 1 1 1 1 0 0 0 0 0 #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0 0 0 #DIV/0! #DIV/0! Planeacin 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Ejecucin Monitores Retroalimentacin Total Revisar planeacin de coladas p e s c Revisar arranque en la noche cuando falta supervisor

4 Elaborar notas de crdito 1 1 1 1 1 1 1 Imprimir certificados de calidad Hacer reporte mensual de cierre de mes 1

Asignar los viajes 1

Coordinar carga de camiones 1

Elaborar Ordenes de compra de fletes GASA- GA transporte 1

Hacer reporte de faltantes 1 1

Elaborar Ordenes de compra a Grupo Acerero y Externos 1 1

Bitcora de entradas y salidas de GASA 1 1

TOTAL CLASIFICACION DE FUNCIONES CARGO

Encargada de Transporte y Trfico

Encargado de Mantenimiento

6 0 1

Nmero de personas Nmero de funciones Conseguir Unidades

c p

Verificaciones y vigencia de documentos y seguros 1 Reporte mensual 1 Rastreo de Unidades Coordinar Mantenimiento Correctivo

Dar seguimiento al semforo de llantas

Compras (aceite y filtros, y plafonoes lo hace GASA, el resto el encargado mtto Control de combustible escaneo de las unidades por viaje

Coordinar talachas de llantas 1 1 1 1 Supervisor del mecnico

Cobranza 1 1

Revisin de gastos de proveedores por flete 1

Coordinar mantenimeinto Preventivo

Desgloce escenal de casetas 1

Liquida gastos de viaje a operadores 1

p
p

Hacer facturas a GASA 1

e p e e p s
p c

Elaborar cartas de porte

1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

9 0 0 5 8 13 Ejecucin 1 2 0 0 27 11 16 0 0 1 1 0 0 0 1 Monitores Total Retroalimentacin

33% Planeacin 48% 4% 7% 100%

e s c

solomon no se puede meter por paquete, hay que hacerlo en excel El nm de paquete va mas all del numero de colada Se imprimen facturas en blanco ya que la impresin es la liberacin de la factura El billet se recibe sin costo, lo que genera que no se pueda utilizar el sistema de inventarios en solomon, no se puede registra la produccin.