UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

SEDE DEL ATLNTICO. RECINTO DE PARAISO. BACHILLERATO EN INFORMTICA EMPRESARIAL. IF-6201, INFORMTICA APLICADA A LOS NEGOCIOS. PROFESOR: LVARO MENA M.

RESUMEN LECTURA No.6

LA PLANEACIN DE RECURSOS EMPRESARIALES: LA COLUMNA VERTEBRAL DEL E-BUSINESS.

ESTUDIANTE: WILLIAM ULLOA ARAYA. CARN: A86450

II-2011

LA PLANEACIN DE RECURSOS EMPRESARIALES: LA COLUMNA VERTEBRAL DEL E-BUSINESS.

Los lderes del mercado capacitaron a sus negocios para que actuaran rpidamente apoyados en una columna vertebral transaccional llamada planeacin de recursos empresariales (ERP). Los sistemas ERP han ayudado a reducir los inventarios, acortar la duracin de los ciclos, reducir los costos y mejorar las operaciones en general. La ERP funciona como lubricante de la informacin y facilita el intercambio de datos entre las divisiones corporativas, por medio de la unificacin de los procesos importantes. Como resultado, productores lderes de ERP, como SAP, Oracle, PeopleSoft, J.D. Edwards y Baan, ya son muy conocidos. La ERP no es un sistema aislado, sino un marco de trabajo que incluye aplicaciones administrativas (finanzas, contabilidad), aplicaciones de recursos humanos (nmina, beneficios) y de planeacin de recursos de manufactura (MRP) (abastecimiento, planeacin de la produccin). La ERP une los procesos de negocios ms importantes: el proceso de pedidos, la elaboracin de resultados del libro mayor, la nmina y la produccin, en una sola familia de mdulos de software. QUIN UTILIZA REALMENTE LAS SUITES DE ERP? Las suites de ERP estn surgiendo para actuar como columna vertebral de la empresa. Algunas corporaciones que han implementado las ERP son: 3Com Corporation. Chevron Products Company. General Motors (GM).

Qu tienen en comn 3Com, Chevron y GM? Estas compaas eligieron comprar instalaciones se software de ERP ya integrados para llevar sus negocios. Su departamento de operaciones est dejando de basarse en una burocracia de operaciones de negocios, para convertirse en una red de prestacin de servicios.

LA PRESTACIN EFICAZ DE SERVICIOS REQUIERE APLICACIONES INTEGRADAS EN EL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES.

La excelencia en la prestacin de servicios requiere que toda la corporacin se ubique en un ambiente unificado de transacciones. Ericsson despus de implementar un sistema de ERP de Glovia, la compaa reconoci una significativa mejora operativa: El tiempo de proceso de las rdenes de venta se redujo en una hora, a 10 minutos. El tiempo de proceso de las rdenes de compra se redujo de una a cuatro horas, a menos de cinco minutos. El tiempo de ejecucin de la programacin de la produccin se redujo de 18 horas a 30 minutos. Ahora 98% de los pedidos se entrega a tiempo.

El objetivo de Ericsson era tener una sola visin integrada de todos los recursos de informacin: resultados del libro mayor, cuentas por pagar/cobrar, introduccin de pedidos, sistemas de cobranza, ventas, marketing, materia prima, compras, administracin de datos de los productos, control de piso del taller y operaciones de manufactura, por nombrar slo las variables ms comunes. POR QU LA DIRECCIN EST DISPUESTA A PAGAR MILLONES DE DLARES POR LAS SUITES DE ERP? Los motivos son los siguientes: La necesidad de crear un marco de trabajo en el que mejore el proceso de los pedidos de los clientes. La necesidad de consolidar y unificar funciones de negocios. La necesidad de integrar un amplio rango de tecnologas dispares, junto con los procesos que dan soporte. La necesidad de crear nuevas bases sobre las que puedan desarrollarse aplicaciones de la siguiente generacin.

LA SEGUNDA OLA: EL COMERCIO ELECTRNICO MOTIVA LA DEMANDA DE ERP. El comercio electrnico y otros motivos dentro de los negocios estn orillando a las compaas a reemplazar sus aplicaciones hechas en casa. Los principales motivos de negocios que obligan al cambio estructural incluyen: El reemplazo de los complejos sistemas heredados del pasado: Tener demasiados sistemas y muy poca integracin, no es til para los negocios. La obtencin de un mayor control: Los directivos quieren saber cunto han vendido, que han vendido, el status de todo su inventario y por qu el inventario tiene la apariencia que tiene. La administracin de operaciones mundiales: Para administrar las actividades locales y coordinar operaciones mundiales, las aplicaciones deben cambiar. Este cambio debe ocurrir por tres razones: condiciones de negocios ms limitadas, las presiones de administrar mundialmente y las intensas exigencias de servicio de los clientes.

El manejo de la desregulacin en la industria y el cambio regulatorio: En muchas industrias, las nuevas exigencias gubernamentales como la desregulacin motivan la necesidad de las aplicaciones. El mejoramiento de la integracin de decisiones en toda la empresa: El modelo integrado de aplicaciones, administrativas y financieras, que fungen como punto central para todas las aplicaciones empresariales.

El primer paso para lograr estos objetivos en que las empresas obtengan una visin integrada de sus operaciones de negocios. LA DECISIN RESPECTO DE LA ARQUITECTURA DE LA EMPRESA. ERP= LA PLANEACIN DE LA

Para encontrar la aplicacin de ERP que mejor se adapte a las necesidades de negocios de una organizacin, los directivos deben preguntarse: Qu clase de compaa queremos ser? Las aplicaciones ERP sirven para optimizar los procesos, facilitar una mejor coordinacin dentro de la empresa, mejorar el servicio a clientes y, en general, mejorar los resultados de la compaa. No alinear bien las aplicaciones de ERP, los procesos de negocios y los objetivos del comercio electrnico, puede provocar errores hasta en las mejores compaas. En particular, los directivos deben evaluar las cuestiones tecnolgicas y arquitectnicas del producto, adems de su funcin central. La tecnologa no es el nico reto por enfrentar en el manejo de la transformacin. El impacto de la ERP no se limita al software. Adoptar una ERP afecta significativamente la arquitectura organizacional, los procesos, a las personas y los procedimientos. Para tomar decisiones correctas, la direccin necesita comprender la base tcnica de la funcionalidad de los negocios y el comercio electrnico, as como la relacin entre la tecnologa y la recuperacin de la inversin. LA DECISIN DE LA ERP: CONSTRUIR O COMPRAR EL SOFTWARE. Las compaas tenan dos alternativas en la eleccin de una arquitectura de ERP: una aplicacin muy compleja y diseada a la medida que cumpla con los requerimientos especficos de la empresa, desarrollada, generalmente, en un ambiente heredado; o una aplicacin pre empacada diseada para adaptarse a un ambiente cambiante y que se poda implementar con mayor rapidez y un menor costo. Para resolver las limitaciones de las aplicaciones diseadas a la medida, ha surgido una nueva clase de soluciones de software: las aplicaciones pre empacadas. La decisin de construir o comprar se inclina hacia la compra de software comercial pre empacado de fabricantes especializados, por varias razones:

Slo organizaciones con un gran capital pueden mantener, de manera viable, el alto costo total de la propiedad y complejidad asociadas con el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones diseadas a la medida. Las aplicaciones instaladas se estn volviendo tcnicamente obsoletas. Las soluciones pre empaquetadas integran las mejores prcticas de negocios de diversas industrias. Las compaas se dan cuenta de que el desarrollo de software puede no ser la principal competencia. Se calcula que ms del 70% de los proyectos internos de software fracasa.

Las soluciones pre empaquetadas requieren que las organizaciones apliquen procesos de reingeniera a sus prcticas de negocios establecidas, o que las personalicen con una reprogramacin intensiva que cubra sus necesidades. LAS CAPACIDADES DE LAS SOLUCIONES PRE EMPACADAS DE ERP. Las soluciones pre empacadas de COTS ERP se han vuelto muy sofisticadas con los aos y proporcionan la siguiente funcionalidad, vital para un comercio electrnico eficaz: La consolidacin del departamento de operaciones: permite a las compaas obtener mejor beneficio de sus capacidades y presenta una sola cara a los proveedores. La meta es centralizar las operaciones. La creacin de un solo departamento de operaciones que soporte mltiples canales: las compaas estn buscando una perfecta integracin de las operaciones, que pueda dar soporte a todas las vas que llevan al cliente. Facilitar los cambios en las prcticas de negocios: tratar de cambiar prcticas de negocios establecidas es muy doloroso. Para solucionarlo, las compaas toman las mejores prcticas conjuntas en diversas soluciones de ERP para generar el cambio. Facilitar los cambios en la tecnologa: utilizando conjuntos flexibles de herramientas de software, los clientes modifican las suites de las aplicaciones para adaptarlas a sus prcticas de negocios.

LA APLICACIN PARA LA ERP QUE SIGUE MARCANDO EL PASO: EL GRANDIOSO SAP. SAP es el segundo creador mayor de software en trminos de capitalizacin de mercado. En 1973, la compaa sac su primer producto, un paquete de contabilidad financiera llamado R/1, y en 1979 lo reemplazaron con R/2. Crearon un software que poda ayudar a las compaas, de cualquier tamao, a vincular sus procesos de negocios, enlazar sus funciones de negocios separadas, y manejar a toda la empresa de manera ms coordinada. El paquete R/3 es una hazaa tcnica que incorpora muchas caractersticas deseadas, y automatiza los procesos bsicos de negocios: tomar pedidos, verificar el crdito, verificar los pagos y obtener un buen balance en los libros.

La solucin empresarial R/3 de SAP consiste en un conjunto integrado de aplicaciones pre configuradas que permiten a las compaas planear y administrar recursos, sobre una base de tiempo real. EL USO DE LA ERP EN EL MUNDO REAL. Consideremos el caso de tres compaas que han construido sus negocios en torno de la ERP. Microsoft: Microsoft dedic diez meses y 25 millones de dlares a instalar el R/3 de SAP. Los requerimientos se dividieron en tres departamentos: finanzas, abastecimiento y recursos humanos. Los objetivos bsicos de finanzas eran simplificar y consolidar. En el departamento de abastecimiento, los objetivos eran incrementar la rapidez de las transacciones, manejar en cualquier momento el nmero de transacciones de abastecimiento, y la rapidez en el proceso de las transacciones. Los requerimientos del departamento de recursos humanos eran: proporcionar informacin ms precisa, oportuna y consistente a cerca del personal. Owens- Corning: Owens- Corning debe ofrecer a sus clientes la posibilidad de realizar todas sus compras de recubrimientos exteriores, material aislante, entre otras, con una sola llamada. Entre los objetivos clsicos de la administracin de las rdenes de venta estn: Aceptar pedidos de clientes de cualquier lugar del mundo en un solo sistema. Asignar fechas de envo a los productos que se tienen en existencia. Programar fechas futuras de envo para los productos que no se tienen en existencia. Verificar el estado de un pedido 24 horas al da, siete das a la semana.

El ejemplo de Owens- Corning muestra que uno de los principales objetivos de la implementacin de la ERP, es desarrollar estrategias paralelas en toda la compaa. Colgate- Palmolive: los beneficios de la ERP son tangibles: Colgate decidi implementar el R/3 de SAP para que la compaa pudiera tener acceso a datos ms oportunos y precisos, sacar el mximo provecho al capital de trabajo, y reducir los costos de manufactura. Entre los beneficios que obtuvo Colgate a partir de la implementacin de la ERP, estn los siguientes: Colgate tena 75 centros de datos, ahora tiene 2 centros de datos, con slo 40 empleados.

Antes a Colgate le tomaba de 1 a 5 das adquirir un pedido, y otro da o 2 para procesarlo. Ahora, la adquisicin y procesamiento de los pedidos no necesitan ms de cuatro horas. Antes las entregas a tiempo se realizaban slo el 91.5% de las veces, y los pedidos se entregaban correctamente 97.5% de las veces. Despus del R/3 las cifras son 97.5% y 99% respectivamente.

LA IMPLEMENTACIN DE LA ERP: ENFRENTAR LOS PROBLEMAS CON INTELIGENCIA. Es importante observar que cada suite de aplicaciones de ERP tiene su propia arquitectura, caractersticas personalizadas, procedimientos de instalacin y nivel de complejidad. Por ejemplo, veamos el caso de SAP. Las compaas que implementan SAP utilizan diversas estrategias: Un enfoque paso a paso, en que se instala un solo mdulo de SAP a la vez. Una tcnica de quitar y poner, por medio de la cual se retiran todos los viejos sistemas de una sola vez y se reemplazan con SAP. Un enfoque de quitar y poner modificado, en el que diversos mdulos se implementan a la vez.

LA GUA PARA UNA IMPLEMENTACIN RPIDA: EL ENFOQUE ERP ACELERADO. Por desgracia, la mayora de las suites de aplicaciones de ERP no pueden mantener el paso, llena demasiado tiempo instalar los sistemas, y una vez instalados, lleva demasiado tiempo adaptarlos a los siempre cambiantes procesos de negocios, vitales para el xito competitivo. Las compaas exitosas se esfuerzan por comprender sus procesos de negocios, simplificar e introducir la automatizacin. Las compaas poco exitosas, comienzan su implementacin de ERP con la automatizacin, dejando de lado los importantes pasos de comprender y simplificar sus procesos. Para reducir lo complicado de la implementacin y enfrentar las cuestiones del tiempo necesario para instalarlo, SAP tiene una metodologa llamada ASAP, SAP Acelerado. ASAP se sirve de un formato metdico de preguntas y respuestas para orienta a los clientes a travs de distintas caractersticas. Veamos las fases de la metodologa de implementacin. En la fase de preparacin del proyecto se organiza el lanzamiento del proyecto y se hacen todos los arreglos para el equipo del proyecto. Durante la fase de la elaboracin del plan de accin, los consultores documentan los requerimientos de la empresa y sus modelos de procesos de negocios. En la fase piloto, se configura el software para adaptarlo a la estructura de la compaa.

En la fase final se consolida todo el trabajo de las fases anteriores, con el objetivo de preparar el sistema para la aceptacin final. En la fase de evaluacin se revisa el sistema para garantizar que todos los requerimientos de negocios se hayan cumplido.

Utilizar metodologas conjuntas reduce el riego y aporta consistencia al proyecto en general. LA GUA PARA LA OBTENCIN DE NUEVAS HABILIDADES DE LIDERAZGO. La administracin de una coordinacin efectiva abarca una combinacin de las siguientes cuatro habilidades: Pensamiento estratgico: El grave error que cometen los usuarios es quedarse atrapados en el efecto de seguir la moda que rodea a una nueva tecnologa; sin ponerse a pensar en lo que realmente estn tratando de mejorar en su negocio. Reingeniera de procesos: Uno no puede implementar sistemas a gran escala sin cambiar los procesos primero. La reingeniera de procesos es primordial para obtener el mayor beneficio posible del software. Manejo de la complejidad de la implementacin: Con alarmante frecuencia, ocurren casos de proyectos de ERP que se retrasan con respecto de las fechas programadas y que rebasan el presupuesto, as como casos de compaas que ganan millones de dlares en un sistema y slo utilizando un pequeo porcentaje de sus actividades. Administracin de la transicin: Coordinar una transaccin sin problemas y superar la resistencia de los empleados, pueden ser factores importantes para terminar con xito un proyecto.

EL FUTURO DE LAS APLICACIONES DE ERP. El objetivo de largo plazo es tener una mayor flexibilidad en las operaciones. 1. Componentes no mdulos: Histricamente, los sistemas de ERP se construyeron a partir de mdulos interdependientes. En el futuro, los componentes individuales funcionarn de manera independiente, con la capacidad de integrarse perfectamente unos con otros. 2. Un cambio paso a paso, en lugar de una reingeniera masiva: Los fabricantes deben ofrecer productos listos para usarse que permitan a las compaas cambiar en pasos fciles, avanzando con seguridad cada una de las etapas terminadas. 3. Configuracin dinmica, y no esttica, de los sistemas de ERP: Los componentes de ERP se deben reconfigurar de manera dinmica para adaptarlos a las cambiantes necesidades de negocios. 4. Administracin de mltiples relaciones estratgicas de sociedad y con proveedores: Los sistemas de ERP del futuro modelarn y estarn al tanto de los procesos que afecten la actividad del negocio.

LA SIGUIENTE GENERACIN: LA ERP SE EST CONVIRTIENDO EN PLANEACIN DE LA CADENA DE ABASTECIMINETO. En la actualidad, los sistemas de planeacin incluidos en la ERP son rudimentarios. Los sistemas de SCP surgen como un complemento para los sistemas de ERP, con el fin de proporcionar capacidades inteligentes de soporte en la toma de decisiones. Un sistema de SCP est diseado para trabajar sobre otros sistemas existentes, y tomar datos de todos los pasos de la cadena de abastecimiento, para ofrecer una imagen clara y global de hacia dnde se dirige la empresa. LA ADMINISTRACIN Y MANTENIMIENTO DE LAS APLICACIONES DE ERP ES UN GRAN NEGOCIO. Cada vez ms, las compaas se dan cuenta de que la mejor frmula para la administracin de programas complejos de aplicacin de ERP, es emplear una variedad de herramientas de administracin. Veamos las categoras bsicas: Administracin del servicio: Monitorea el desempeo y disponibilidad de las aplicaciones de ERP. Administracin del uso: Administra la aplicacin durante su uso. Administracin del sistema: Administra la red y los sistemas de ERP, as como otras aplicaciones en red.