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Una planilla de clculo una es aplicacin utilizada para un tipo especial de documentos (plantillas de clculos u hojas de clculos) que

almacenan datos alfanumricos (texto y nmeros ) y que permiten realizar operaciones bsicas y/o complejas sobre estos documentos

Objetivos: Poder operar con una planilla de clculos ingresando: Datos alfabticos y numricos Operar con frmulas sencillas Crear grficos sencillos que sinteticen los datos

Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los programas , All aparece una lista con los programas que se encuentran instalados en su Pc . Para abrir el programa hacer clic en puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y presionar donde se lee Microsoft Excel,

Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botn se despliega un men similar al que ve a la izquierda, Al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegar una lista con los programas que hay instalados en su Pc.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE MS- EXCEL 2003

Opciones del programa en la parte Superior derecha

Minimizaren la pantalla

Cerrar el Programa

Cerrar el Programa

RestaurarMaximizar en la pantalla

Barra de Ttulo
Barra de mens Barra de Formato Barra Estndar Barra de frmulas

celda Fila
Columna

Zona de trabajo
Desplaza arriba/ abajo

Etiquetas de las Hojas

Diferentes formas de Crear un Nuevo Documento: 1- Ejecutando el comando Nuevo del men Archivo. (Fig. 2) 2- Clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas Estndar. 3- Utilizando la combinacin de teclas <CTRL + U> 4- Ejecutando la opcin Libro en blanco en la seccin Nuevo Libro del panel de tareas Nuevo documento. (Fig. 3)

Cada Libro contiene 3 Hojas, por lo que si Ud. desea agregar una Hoja nueva NO tiene que ir a Nuevo sino a Insertar / Hoja de Clculo En cada libro se pueden insertar (agregar) hasta 256 Hojas Si desea cambiar el nombre de la Hoja deber hacer doble clic Esa etiqueta se sombrear permitindole modificar el nombre

Diferentes formas de Guardar a) Guardar Se utiliza para guardar la primera vez o ir guardando los cambios realizados en el documento.

Se le da un nombre a la Planilla de clculo

La primera vez que se guarda un Archivo Guardar y Guardar como es igual.

Una vez que guard la primera vez su archivo y contina trabajando es conveniente que cada algunos minutos presione con el Mouse El cono de Guardar. De esta manera quedan guardados las ltimas acciones que realiz en el documento O solo presionar combinando las teclas

GUARDAR COMO: Sucede que a veces es necesario modificar un documento o ubicarlo en otro sitio de la Mquina. All recurrimos a GUARDAR COMO Ventajas: A veces es necesario conservar el archivo Original y la nueva versin a la vez

A diferencia del Procesador de textos los datos se ingresan en una celda (cuadraditos) Al terminar de escribirlo hay que Validar. Esto se puede hacer de varias formas

1- Presionado la tecla Enter al finalizar la escritura 2- Haciendo clic con el mouse 3-Desplazndose despus de escribir con las Teclas de Movimiento Una vez que valid el dato si deseo modificarlo puedo hacerlo presionando la Tecla F2

Los datos numricos siempre se ingresan con el teclado numrico

Opcin 1: Herramientas/ Personalizar Opcin 2: Ver / Barra de Herramientas

F1 F2
dato

Abre a la derecha la ayuda de Excel Sita el curso dentro de la celda que se edito para modificar sin borrar todo el

F3 Muestra el cuadro de dilogo Pegar nombre. F4 Absolutiza una celda

MAYS+F3 muestra el cuadro de dilogo Insertar funcin .

CTRL+F4 cierra la ventana del libro seleccionado.

F5 Muestra el cuadro de dilogo Ir a.

CTRL+F5 restaura el tamao de ventana de la ventana del libro seleccionado .

Para deshacer y rehacer algn cambio que Haya realizado debe presionar los siguientes Iconos o combinar las teclas

Para seleccionar todo el texto de una sola vez

Ctrl + c: Copia Ctrl + v: Pega Ctrl + x: Corta

Direccin General de Capacitacin Legislatura de la ciudad de Buenos Aires

El tipo de datos que se pueden ingresar son A- Numricos (se alinean a la Izquierda de la Celda) B- Texto (se alinean a la derecha de la Celda)

C- Alfanumricos (se alinean a la derecha de la Celda) D- Fechas (se alinean a la Izquierda de la Celda) C B A A D A A A A

Para Insertar una Hoja de calculo hay dos opciones

1- Insertar/ Hola de Clculo

2- Botn derecho sobre Alguna de las etiquetas de Hoja Opcin Insertar aparecer un cuadro del cual seleccionar Hoja de Clculo

Para insertar filas hay dos opciones: 1- Etiqueta INSERTAR de la Barra de Men / Fila 2- Botn derecho del Mouse Insertar/ Insertar Celdas
Cuando se Inserta una fila siempre hay que prestar atencin donde esta posicionado el cursor (se marca el cuadradito de la celda avisando que sa es la que est activa) SIEMPRE la fila se va a insertar por arriba de donde est el cursor activado

Para insertar filas hay dos opciones: 1- Etiqueta INSERTAR de la Barra de Men / Columna 2- Botn derecho del Mouse Insertar/ Insertar Columna
Cuando se Inserta una COLUMNA siempre hay que prestar atencin donde esta posicionado el cursor (se marca el cuadradito de la celda avisando que sa es la que est activa) SIEMPRE la columna se va a insertar a la izquierda de donde est el cursor activado

Varias opciones permiten ajustar el Contenido: 1- Colocar el cursor entre la lnea de separacin de las dos columnas y hacer doble clic con el botn izquierdo del Mouse. 2- Ir a la Etiqueta Formato/ Celdas/ Alineacin Alli podremos Ajustar Texto (tildar casilla) Reducir hasta ajustar (tildar casilla) la celda quedar mas alta el dato quedar mas pequeo el dato abarcara ms de 1 celda

Permite diferentes Alineaciones

Combinar celdas (tildar casilla)

Para colocar el Encabezado hay que ir a la opcin VER de la Barra de Herramientas Luego a Personalizar Encabezado, lo que Abrir un cuadro para poder escribir. En cual de las secciones Ud. Ingresar el texto no influye Una vez creado debe presionar el botn ACEPTAR.

En encabezado y el pie de pgina Solo se ve en Vista Preliminar Y cuando se imprime la planilla

Es importante colocar los mrgenes porque sirve de gua para saber si se imprime todos los datos que se encuentran en la planilla A veces sucede que no se colocan los mrgenes y cuando se enva a imprimir quedan los datos impresos cortados

Mrgenes

Lnea que indica el margen todo lo que est a la derecha de la lnea punteada saldr en otra hoja. Si se necesita que no quede en dos partes la impresin se puede modificar el tamao de la hoja, y la direccin (de vertical a Horizontal)

Margen Derecho y Margen Inferior Mrgenes

El margen cambi de posicin al modificar la orientacin de La hoja y ahora al imprimir los datos quedarn en una hoja

Se puede modificar la cantidad de copias que se desean Por defecto el programa Imprime 1 Antes de imprimir permite ver como va a quedar 1

DIFERENTES OPCIONES PARA IMPRIMIR 1- Si se desea imprimir slo un sector tildar la opcin Seleccin 2- Si se desea imprimir la planilla que se est visualizando por pantalla tildar la Opcin Hojas Activas 3- Si se desea imprimir algunas hojas se coloca desde que nmero hasta que nmero 4- Si se desea imprimir todo el Libro tildar la Opcin Todo el Libro

El cuadro permite modificar el tamao del papel

El cuadro permite modificar los mrgenes, el borde de Encuadernacin y la orientacin del papel

Refiere a la orientacin del papel

El cuadro permite realizar modificaciones respecto a Encabezados y pie de pginas, Seccin, etc

Para insertar una imagen puede hacerlo de varias formas: Imgenes Prediseadas (coleccin de Imgenes que trae el programa) Desde Archivo: Colocar imgenes que se encuentran en una carpeta Desde Escner o Cmara Web o Digital:

Si desea insertar una imagen que se encuentre en La Web debe seguir estos pasos: 1- Guardar la imagen en alguna carpeta de la Pc. 2- Ir a INSERTAR/ IMAGEN/ desde ARCHIVO, all Seleccionar la imagen deseada y por ultimo presionar el botn Aceptar

nodos
Para agrandar o achicar una imagen se procede de la siguiente forma: Agrandar: Siempre se toman los nodos de los extremos nunca del sector medio, y en este caso sosteniendo el 1er botn del mouse presionado mover el mouse hacia fuera hasta lograr el tamao deseado Reducir: Siempre se toman los nodos de los extremos nunca del sector medio, y en este caso sosteniendo el 1er botn del mouse presionado mover el mouse hacia dentro hasta lograr el tamao deseado

Para aplicar AUTOFORMATO, primero debe estar situado en alguna de las celdas de la tabla de datos a los que quiere aplicar esta opcin. Luego dirigir el puntero del mouse a Formato/ Autoformato, hacer clic con el 1er botn del mouse y aparecer un cuadro con varias opciones. Seleccionar el que se desee y presionar aceptar

Se pueden agregar hasta 3 formatos 2 opciones : por Valor de la celda o por Frmula Aqu se aplic el criterio de Que los valores menor que 2500 se vean en color de fuente Azul

El formato condicional es de suma utilidad para visualizar datos aplicando criterios de seleccin Ej: mayor que, menor que, igual que, etc

Hay que posicionarse en la ltima celda de la columna y Al apretar el icono se realiza una suma automticamente. Va a aparecer la frmula de la Suma y a continuacin deber presionar la tecla enter para que se realice la operacin

Este procedimiento se denomina Editar la frmula

Para sumar el resto de las columnas podemos hacerlo una a una o si se posiciona en la celda donde calcul la suma y se coloca el cursor en el extremo inferior derecho de la celda, aparece una cruz de color negro . Si se la toma de ese extremo y se mueve el mouse hacia la derecha, la frmula se aplica para todas Las columnas de forma automtica sin necesidad de presionar el icono de AUTOSUMA

En este caso no utilizamos el icono de AUTOSUMA ya que si lo hiciramos la suma se hara Incluyendo la columna Das de Vacaciones por lo que el resultado sera incorrecto Procedimiento: SIEMPRE que se calcula una frmula hay que colocar primero el signo luego hacer clic En las columnas H3 e I3 y a continuacin presionar enter. Para el resto de las celdas ahora se puede colocar el mouse en la parte inferior de la celda , a la derecha. Y arrastrar hacia abajo. El programa realizar el clculo ahora si automticamente

Recordar que SIEMPRE que se calcula una frmula hay que colocar primero el signo Y que los nmeros y signos se ingresan con el TECLADO NUMERICO

A continuacin debe hacer clic en las celda/s que quiere restar colocar el signo - y por ltimo presiona la tecla Enter Si lo que desea es multiplicar seleccionara la celdas que desea multiplicar (si es entre ellas, Ej = H3 * I3 y luego presionar la tecla Enter .Si fuera que debe multiplicar una celda por un nmero se expresa: = H3 * 5 y luego presionar la tecla enter. El asterisco es el operador que le indica al programa que debe multiplicar

Si lo que desea es DIVIDIR seleccionara la celdas que desea multiplicar (si es entre ellas, Ej = H3 / I3 y luego presionar la tecla Enter . Si tuviera que multiplicar una celda por un nmero se expresa: = H3 / 5 y luego presionar la tecla enter. La barra paralela es el operador que le indica al programa que debe dividir

Para calcular el Precio mas alto, el ms bajo o el Promedio, debe hacer lo siguiente: Colocar el curso en la celda donde se desea que aparezca el resultado, colocar el signo =, Escribir la formula correspondiente: Ej =max( abrir el parntesis y seleccionar todos los Valores de la columna presionando con el mouse y moviendo hacia abajo hasta tomar todos, luego cerrar el parntesis y presionar La tecla Enter y al momento aparecer el resultado esperado.

Para graficar debe seleccionar la seccin de la planilla que desee (incluyendo los encabezados de la columna) luego tocar el icono de la barra de herramientas para que surja el Asistente para Grficos y luego seleccionar el tipo de grfico y presionar luego el botn siguiente

modelos
Presionando aqu se ve la Vista previa

Aparece el siguiente men de opciones en el cual se puede optar por diferentes tipos de grficos. En sta oportunidad la eleccin recae en el Grfico de Columnas Se puede elegir entre algunas opciones de diseo del mismo

CAqui hay varias cuestiones que puede modificar. Titulo de grfico: Ingresar un ttulo

Debe presionar siguiente

La leyenda es la acotacin que el asistente deja a la derecha del grfico. Destildando la opcin se quita la leyenda

Siempre el grfico sintetiza la informacin. por lo que debe incorporar aquellos datos que permitirn una rpida interpretacin. Para ello basta tildar la casilla que corresponda

Despus de presionar Finalizar el programa permite: 1- Colocar el Grfico en una hoja nueva o 2- Agregarlo a la planilla en la que est trabajando

modelos
Presionando aqu se ve la Vista previa

Aparece el siguiente men de opciones en el cual se puede optar por diferentes tipos de grficos. En sta oportunidad la eleccin recae en el Grfico Circular Se puede elegir entre algunas opciones de diseo del mismo

En ste caso el nombre de la Categora es el producto Una vez realizado todos las modificaciones, cliclear en Finalizar

Aparece el siguiente men de opciones en el cual se puede optar por diferentes tipos de grficos. En sta oportunidad la eleccin recae en el Grfico de Barras Se puede elegir entre algunas opciones de diseo del mismo

Se siguen los pasos descriptos anteriormente para obtener el grfico de Columnas Ya que los pasos son similares

Bibliografa: http://office.microsoft.com/en-us/training/CR006195817.aspx

Material elaborado por la Prof. Marisa Elena Conde -Febrero 2011-