MODELAMIENTO DE PROCESOS EN ARIS Metodologa y Taller

Ana Mara Garca J 2010

AGENDA

1. Que es modelo de piso 2. Metodologa para la construccin de un modelo de piso 3. Objetos y atributos mas utilizados en el modelamiento de piso 4. Otros modelos utilizados 5. Taller de modelamiento de piso con un proceso genrico 6. Taller de modelamiento de piso con un proceso de la entidad

Que es proceso de piso

Cadenas de Evento-Proceso para describir los procesos en detalle

A travs de la relacin alternada de eventos y funciones se puede crear una cadena llamada EventEvent-driven Process Chain (EPC). /CPE Un evento creado por una funcin dispara una funcin subsecuente. Eventos disparan funciones.

Funciones crean eventos

Que es proceso de piso

Definicin de Funcin
Una Funcin es una actividad / tarea / operacin que se realiza sobre un objeto para alcanzar uno o varios objetivos dentro de la compaa.

Validar Cotizacin del Cliente

Operacin (Verbo) Objeto (sustantivo)

Que es proceso de piso

Evento: Definicin
Un evento describe el estado de un objeto que es relevante para el negocio. Este estado puede controlar o influir la actividad del proceso. Los eventos no consumen tiempo. Representacin grfica:
Evento

Nombrando una convencin: objeto+ participio e.g. orden actualizada

Que es proceso de piso

Pedido de Ventas Recibido

eEPC/CPEe:

Una Funcin es una actividad, o accin, ejecutada sobre un objeto.

Accin Objeto Verbo en Infinitivo Sustantivo

Verificar Pedido de Ventas

Sustantivo Verbo en Participio

Objeto Estado

Pedido de Ventas Verificado

Fin del Da

Cuando hacer
Ocurrencia Temporal

Eventos identifican
ocurrencias temporales o cambios relevantes en la informacin empresarial, que controlan o influencian los prximos procedimientos del proceso de negocio.

^
Analizar Crdito del Cliente XOR

Que hacer
Los eventos activan la ejecucin de funciones y/o son creados por las funciones. Los eventos no consumen tiempo.

Crdito del Cliente Rechazado

Crdito del Cliente Aprobado

Que es proceso de piso

Proceso predecesor

Evento

Insumo 2

Insumo 1

Herramienta de Propsito General

Sistema de Informacin

Cargo 1

Cargo 2

Actividad

Producto

Riesgo

Evento

Insumo 2

Actividad 2

Evento

Proceso Sucesor

Que es proceso de piso Componentes de un proceso de Negocio

Soporte a clientes

Conoc.

ERP MRP
Ex. Ex.

Proceso Sucesor

Conoc.
Orden del cliente
Proceso predecesor

Realizar Seguimiento Orden

Seguimiento orden efectuado

Orden del Cliente recibida

Programar Orden

Orden Programada

Conoc.

Proceso Sucesor

Orden de
Programador produccin Produccin

Producir Orden
SW Prod.
Ex.

Producto elaborado

Riesgo

Materia Prima Programador Produccin

Tecnologa

Producto

AGENDA

1. Que es modelo de piso 2. Metodologa para la construccin de un modelo de piso 3. Objetos y atributos mas utilizados en el modelamiento de piso 4. Otros modelos utilizados 5. Taller de modelamiento de piso con un proceso genrico 6. Taller de modelamiento de piso con un proceso de la entidad

Metodologa para la construccin de un proceso de piso Requisitos:

1. Entender claramente la estructura de cadenas de valor de procesos de la Organizacin hasta el nivel previo a piso (Incluye tener claridad de los lmites de inicio y fin de cada proceso) 2. Debe llevarse a cabo de izquierda a derecha, de cliente a cliente 3. Tener definido y entendido el objetivo del proceso 4. Tener identificados insumos y productos del proceso 5. Conocer claramente los componentes del proceso a modelar segn alcance del proyecto

Metodologa para la construccin de un proceso de piso Construir modelo de piso siguiendo las actividades:
1. Identificar eventos de inicio y procesos predecesores, y eventos finales y procesos sucesores 2. Modelar flujo de ejecucin (actividadeseventos-operadores), teniendo presente:
Eventos indispensables: de inicio y fin del proceso, antes y despus de operadores, antes y despus de cpsulas Hay actividades de transformacin, de enrutamiento, sin valor agregado (sirve para posterior anlisis de mejoramiento) Reflejar reglas de negocio

Metodologa para la construccin de un proceso de piso

Proceso predecesor

Evento

Insumo 1

Insumo 2

Herramienta de Propsito General

Sistema de Informacin

Cargo 2

Cargo 1

Actividad

Producto

Riesgo

Evento

Insumo 2

Actividad 2

Cargo 1

Producto 2

Evento

Evento

Proceso Sucesor

Proceso Sucesor

Metodologa para la construccin de un proceso de piso eEPC: Operadores Lgicos

XOR

XOR - O exclusivo Slo una de las alternativas - Obligatorio 0,45

0,3

0,25

Describir las reglas o relacin lgica existente, entre los Eventos y Funciones.
And - Y Todas las alternativas - Obligatorio

0,7

0,5

0,45

OR - O (Y/O) Por lo menos una de las alternativas

Metodologa para la construccin de un proceso de piso Construir modelo actividades: de piso siguiendo las

3. Tener en cuenta las reglas semnticas:

Toda ramificacin de proceso debe tener conector lgico Cuando el flujo de ejecucin es ramificado mediante un conector, y requiere cerrarse, debe utilizarse el mismo conector Los eventos finales de un proceso deben ser los mismos eventos iniciales de su proceso sucesor, as como los eventos iniciales de un proceso deben ser los mismos eventos finales de su predecesor Siempre deben existir eventos de inicio y fin del proceso Despus de eventos no debe ir Xor ni Or

Metodologa para la construccin de un proceso de piso

Ev4.1za Ev4.1zc F4.1ta F4.1tc

eEPC:
Type: is evaluated by Type: leads to

?
F4.1z F4.1x Type: leads to

?
En las conexiones entre Evento y Funcin, cuando existe ms de una conexin de entrada, o cuando existe ms de una conexin de salida, las mismas deben ser estructuradas con Operadores Lgicos
Ev4.1t

Ev4.1y

?
F4.1ya Ev4.1xa Ev4.1xc

?
F4.1yc

Metodologa para la construccin de un proceso de piso

Process Interface Link para el proceso predecesor

Reglas de Estructuracin
Evento final del proceso predecesor. Evento inicial (disparador) del Proceso actual. Dependencia lgica y temporal entre Eventos y Funciones

Cuando hacer Que hacer

XOR Rule

Fx.2.3

EVx.2.3

Cuando una ruta es cerrada por una regla, GENERALMENTE es la MISMA regla la que define los posibles tipos de rutas
XOR

Process Interface Link para el proceso sucesor

Evento final del proceso actual. Evento inicial (disparador) del Proceso sucesor

Metodologa para la construccin de un proceso de piso

VACD - Procesos C A B D

Interaccin entre Procesos de piso:

Proceso de piso Subproceso B

A A1

eEPC Subproceso C (primer nivel)

B B

eEPC Subproceso D (primer nivel)

B

Proceso de piso Subproceso A

XOR B1 C A A2 XOR A1 B A2 B K K I I M XOR B2 C B3 D

B1 XOR

B2

B3

Metodologa para la construccin de un proceso de piso Reglas semnticas para uso de Operadores

No utilice OR / XOR despus de1 (UN) evento!!

Metodologa para la construccin de un proceso de piso Construir modelo de piso siguiendo las actividades:
4. Modelar flujo de transformacin de insumos en productos 5. Modelar otros elementos seleccionados por la organizacin segn el alcance definido: cargos que ejecutan o contribuyen con la ejecucin de las actividades, sistemas de informacin y herramientas de propsito general que apoyan cada actividad, riesgos, polticas, documentos registros, Conocimientos

Metodologa para la construccin de un proceso de piso

Proceso predecesor

Evento

Insumo 1

Insumo 2

Sistema de Informacin

Herramienta de Propsito General

Cargo 1

Cargo 2

Actividad

Producto Registro

Riesgo

Evento

Insumo 2

Actividad 2

Cargo 1

Producto 2

Evento

Evento

Proceso Sucesor

Proceso Sucesor

Metodologa para la construccin de un proceso de piso

Construir modelo de piso siguiendo las actividades:

6. Considerar posibilidades de crear cpsulas cuando:
Una actividad del flujo de ejecucin tiene asociado un procedimiento o instructivo especfico. Un grupo de actividades afines amerita agruparse en una actividad como cpsula, evitando la complejidad del modelo.

Metodologa para la construccin de un proceso de piso

A

Cpsula I
A1

XOR B1 C A A2 K

K K I I M XOR B2 C B3 D I l.3

Metodologa para la construccin de un proceso de piso Construir modelo de piso siguiendo las actividades:
7. Crear FAD con resumen de proceso de piso, asociado con el objeto que se desagrega en piso. Puede incluir informacin como
Objetivo del proceso Insumos y productos Cargo responsable Indicador de medicin Normatividad

Metodologa para la construccin de un proceso de piso Diagrama de asignacin de funciones

Manufatura

Planejamento

Produo

Distribuio

Plano Mestre

Converso

Customizaes

Fine Scheduling

Qualidade

Expedio

Controle da Produo

Suporte Industrial

Controle de trfego

Procurement

Indicador

Politicas/ Normatividad

Proceso

Cargo

Insumo

Producto

AGENDA

1. Que es modelo de piso 2. Metodologa para la construccin de un modelamiento de piso 3. Objetos y atributos mas utilizados en el modelamiento de piso 4. Otros modelos utilizados 5. Taller de modelamiento de piso con un proceso genrico 6. Taller de modelamiento de piso con un proceso de la entidad

Objetos y atributos mas utilizados en el modelamiento de piso

Informacin que comnmente se modela para los procesos de piso

1.

Objetivo: Propsito del proceso en trminos de su producto a entregar (Atributo del objeto que se desagrega en piso)

2.

Indicador de Gestin: Medicin de la gestin del proceso acorde con la eficiencia en el cumplimiento de su objetivo (para los que aplique), pudindose medir oportunidad, efectividad, conformidad, o cumplimiento, dependiendo del proceso. Incluye Nombre, objetivo, Tipo de indicador (eficiencia, eficacia, efectividad), Formula, fuente de informacin, responsable de medicin, frecuencia de medicin, meta y limites. (Objeto en el modelo FAD)

3.

Alcance: Eventos determinantes de inicio y terminacin del proceso de piso (Por lectura de eventos iniciales y finales)

Objetos y atributos mas utilizados en el modelamiento de piso

4. Polticas del proceso: directrices internas para la ejecucin del proceso de piso (Atributo del objeto que se desagrega en piso)

5.

Insumos del proceso y sus proveedores (Objeto en el modelo FAD)

6.

Productos del proceso y sus clientes (Objeto en el modelo FAD)

7.

Base Legal o Normatividad: Marco legal para la ejecucin del proceso. Incluye la descripcin del documento (Objeto en el modelo FAD)

8.

Definicin de trminos: Aclaracin de trminos especiales de los procesos

9.

Polticas especficas de la actividad (Atributo del objeto actividad en piso)

Objetos y atributos mas utilizados en el modelamiento de piso

10. Riesgos: Con sus medidas de control, de contingencia y su indicador de medicin. Incluye Nombre, objetivo, Formula, fuente de informacin, responsable de medicin, frecuencia de medicin, meta y limites. (Objeto en el proceso de piso asociado con la actividad o en el modelo FAD asociado con el objeto que se desagrega en piso, con modelo de asignacin de nmeros indicadores)

11.

Registros del proceso: Formatos, actas, contratos, planillas, etc diligenciados en el proceso con la descripcin del documento, su cdigo y versin, Vinculo al documento o informacin electrnica o fsica, Tiempo de almacenamiento, Quienes tienen acceso, estado (vigente, obsoleto)

12.

Descripcin de actividades del proceso (Atributo del objeto actividad del diagrama de piso)

Objetos y atributos mas utilizados en el modelamiento de piso

Proceso predecesor/ sucesor

Actividad

Herramienta de Propsito General

Conocimiento

Normatividad

Sistema de Informacin
Evento

Indicador de gestin/ Control

Trmino tcnico

Riesgo

Cargo
Registro

Insumo/Producto

AGENDA

1. Que es modelo de piso 2. Metodologa para la construccin de un modelamiento de piso 3. Objetos y atributos mas utilizados en el modelamiento de piso 4. Otros modelos utilizados 5. Taller de modelamiento de piso con un proceso genrico 6. Taller de modelamiento de piso con un proceso de la entidad

7. Otros modelos utilizados

1.Product/Service Tree Aplicacin: Para estructura de documentos (inventario de normatividad) (ver ejemplo en ARIS)
Documentos Entidad Intranet Entidad Circulares

Circulares de otras entidades Sitio Web Entidad Circulares Internas de Entudad Sitio Web Entidad Circulares Externas de Entidad

Reglamentos

Procedimientos internos, manuales y guias

Resoluciones

Resoluciones de Entidad

Resoluciones de otras entidades

Decretos

Directivas Presidenciales

7. Otros modelos utilizados

1. Product/Service Tree Aplicacin: Para estructura de productos o servicios (Ver ejemplo en ARIS, proceso estructuracin de servicios)
Modelo conceptual de P/S aprobado

Valoracin del riesgo del P/S Implicaciones financieras, tecnicas operativas, jurdicas del P/S Plan de negocio del P/S

Modelo de rentabilidad del P/S

7. Otros modelos utilizados

2. Modelo de trminos tcnicos

Terminos Tecnicos Entidad

Fotogramas

Aplicacin: Para estructura o inventario de trminos o definiciones (Ver ejemplo en ARIS)

Contratos Repo

Acuerdo de confidencialidad

Bien Obsoleto

Contrato de Garanta Contingencias Pasivas

Archivo de gestin

7. Otros modelos utilizados

3. Diagrama Soporte de informacin Aplicacin: Para estructura o inventario de registros (Ver ejemplo en ARIS)

Contratos de Entidad

Certificados de Entidad

Actas de Entidad

POR ESTANDARIZAR Contrato empleado temporal Certificado asistencia capacitacion

POR ESTANDARIZAR

POR ESTANDARIZAR Acta con exclusin inmueble o traslado para administracin

Contrato de administracin de activos

POR ESTANDARIZAR Certificado de tiempo de servicios y sueldo del Director

POR ESTANDARIZAR Acta Inicial de Microfilmacin

POR ESTANDARIZAR Contrato de Soporte de software

Certificado de existencia y representacin legal

N/A

POR ESTANDARIZAR Acta de Cierre del Contrato del pago de seguro de depsitos

N/A Contrato de encargo Fiduciario Certificados de Ingresos y Retenciones

POR ESTANDARIZAR Actas

POR ESTANDARIZAR

POR ESTANDARIZAR Contrato de trabajo Certificado de trabajo

POR ESTANDARIZAR Actas de comits

POR ESTANDARIZAR

POR ESTANDARIZAR Contrato para ADH

Garantas y certificados de ttulos hipotecarios VIS

POR ESTANDARIZAR

POR ESTANDARIZAR Acta de Recepcin de Ofertas de Servicios

7. Otros modelos utilizados

3. Diagrama Soporte de informacin Aplicacin: Para estructura o inventario de registros (Ver ejemplo en ARIS)
Formatos de Entidad Cartas de Entidad Acuerdos de Entidad Informes de Entidad

N.A. Formato Lista de chequeo de auditoria

POR ESTANDARIZAR Cartas de confirmacin Convenio de desempeo

POR ESTANDARIZAR Prospecto de emisin

POR ESTANDARIZAR

Formato evaluacin induccion personal

POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR Carta de confirmacin de negociacin de divisas

POR ESTANDARIZAR Acuerdo por Informe de Suspension seguimiento Temporal de Contrato a entidades de Trabajo financieras

POR ESTANDARIZAR

POR ESTANDARIZAR Formato de Control de Fotocopiado por Dependencias

POR ESTANDARIZAR Acuerdo confidencialidad venta de cartera Comunicado de Prensa

POR ESTANDARIZAR Formato Beneficiarios Acuerdo de nivel de servicio

POR ESTANDARIZAR Registro Informe de auditoria

POR ESTANDARIZAR Formato Recibo de Consignacin Aporte de Cesantas del FNA

POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR Acuerdo Estudios previos de entrega de informacion de la contratacin con entidad financiera

POR ESTANDARIZAR Formato Planilla unificada de autoliquidacin de aportes

Listado Maestro de Documentos

7. Otros modelos utilizados

Indicadores de gestin EMPRESA

4. Arbol de indicadores Aplicacin: Para estructura o inventario de indicadores (Ver ejemplo en ARIS)

Indicadores Gestin jurdica corporativa

Oportunidad en la atencin y seguimiento a los procesos jurisdiccionales

Indicadores Gestin FInanciera corporativa

Eficacia en el cumplimiento del presupuesto anual del Fondo

Oportunidad de pagos

Efectividad de la programacin del flujo de caja

Conformidad del presupuesto anual del Fondo

Indicadores Gestin de TAlento Humano

Cumplimiento de objetivos, tanto individuales como corporativos

7. Otros modelos utilizados

SI de ENtidad

5. Application System Type Diagram

PORFIN

OneWorld

Herramientas de propsito general de la entidad

Aplicacin: Para estructura o inventario de SI (Ver ejemplo en ARIS)

Finanzas

Excel

Mantenimiento

Word

RRHH

Internet

PILLAR

SIEBEL

7. Otros modelos utilizados

6. Access Diagram
Tipo de interfaz de usuario Tipo de sistema operativo

Aplicacin: Para complementar informacin de un SI (Ver ejemplo de cruce de informacin en ARIS)

Tipo de SGBD

Lenguaje de programacin

OneWorld

Servidor 1

7. Otros modelos utilizados

7. Risk Diagram (disponible con el modulo ARIS Risk Scout) Aplicacin: Para estructura o inventario de riesgos (Ver ejemplo en ARIS)
Mapa de Riesgos por proceso Entidad
Mapa de Riesgos por proceso de Entidad

Planeacin Corporativa

Prestacin de Servicios

Gestin de atencin a clientes

Gestin de Talento Humano

Gestin Jurdica Corporativa

Verificacin Corporativa

No dar cumplimiento a objetivos estratgicos aprobados por Equipo de PC

Falencias en las coberturas de los contratos.

Inoportunidad en la contestacin de la tutela.

Incumplimiento de las obligaciones de seguridad social

Preclusin de trminos procesales

No comunicar los hallazos de auditora a los dueos de procesos

Falencias en el diagnstico de la realidad organizacional

Prdida en el valor de la operacin de venta

Inoportunidad en la atencin de la solicitud.

Incumplimiento de requerimientos legales en la administracin de la Nmina

Autorizacin mal impartida.

No contar con un programa de auditora actualizado para los procesos misionales

No presupuestar correctamente los recursos financieros del Proyecto

Realizar un pago incorrecto, bien sea por valor o por acreedor

No seleccionar una persona idnea para el cargo requerido

Cubrimiento inadecuado a los procesos misionales por parte de la auditora

Liquidar, recaudar y contabilizar incorrecta o inopor las respectivas cuotas

Recibir activos sin conocer con certeza su calidad

No cumplir con el numero proyectado de cierres de procesos liquidatorios

No efectuar oportuna y correcta/ los seguimientos a convenios de desempeo

No responder las reclamaciones en el tiempo establecido

7. Otros modelos utilizados

8. Diagrama de asignacin de nmeros indicadores

(disponible con el modulo ARIS Risk Scout)

Aplicacin: Para describir control y contingencia del riesgo

Eficiencia en el cumplimiento de los objetivos estratgicos

Definir un plan de choque Seguimiento peridico al cumplimiento de objetivos corporativos

Coordinar y focalizar esfuerzos del equipo No dar cumplimiento a objetivos estratgicos aprobados por Equipo de PC

Ajustar Metas

AGENDA

1. Conceptualizacin bsica de modelamiento 2. Beneficios del Modelamiento de procesos 3. Premisas metodolgicas para diseo de cadenas de valor 4. Que es modelo de piso 5. Metodologa para la construccin de un modelamiento de piso 6. Objetos y atributos mas utilizados en el modelamiento de piso 7. Otros modelos utilizados 8. Taller: Construccin de cadena de valor, desagregacin en diferentes niveles y piso

AGENDA

1. Conceptualizacin bsica de modelamiento 2. Beneficios del Modelamiento de procesos 3. Premisas metodolgicas para diseo de cadenas de valor 4. Que es modelo de piso 5. Metodologa para la construccin de un modelamiento de piso 6. Objetos y atributos mas utilizados en el modelamiento de piso 7. Otros modelos utilizados 8. Taller de modelamiento de piso con un proceso genrico 9. Taller de modelamiento de piso con un proceso de la entidad