Vous êtes sur la page 1sur 143

Facturación informatizada con SP

Facturaplus
Version imprimible
Este documento deber servir exclusivamente como material de apoyo al contenido
del curso interactivo accesible a través de internet.

Indice
Módulo I. LA EMPRESA..............................................................
UD. 1. La empresa. Formas jurídicas. Objetivo de las empresas.3
UD. 2. Actividad de las empresas...................................... 7
UD. 3. Iniciar FacturaPlus. Menús de FacturaPlus................ 11
UD. 4. Creación de empresas y usarios. Gestión de empresas. 15
UD. 5. Gestión de usuarios............................................ 18
Módulo II. PROCESO DE COMPRAVENTA......................................
UD. 1. Introducción. Proceso de compraventa..................... 24
UD. 2. Creación de almacenes, familias, artículos y proveedor. 25
UD. 3. Proceso de compraventa en FacturaPlus.................. 32
Módulo III. CREACIÓN DE TABLAS GENERALES DEL PROGRAMA......
UD. 1. Enlace con ContaPlus.......................................... 40
UD. 2. Tablas generales................................................ 41
UD. 3. Clientes y agentes.............................................. 50
UD. 4. Transportistas, promociones y terminales.................. 52
Módulo IV. LA FACTURA.............................................................
UD. 1. Introducción...................................................... 55
UD. 2. El IVA............................................................. 58
UD. 3. La factura......................................................... 60
UD. 4. Medios de pago................................................. 63
Módulo V. EL ALMACÉN.............................................................
UD. 1. Introducción. El almacén...................................... 69
UD. 2. Existencias. Gestión de stocks............................... 74

Plataforma de Teleformación de IFES Página 1 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

UD. 3. Facturas recibidas en FacturaPlus........................... 79


UD. 4. Gestión de pagos en FacturaPlus............................ 80
Módulo VI. EL INVENTARIO.........................................................
UD. 1. El inventario. Funciones y clases de inventarios.......... 83
UD. 2. Sistemas de valoración de inventario....................... 88
Módulo VII. PROCESO DE FABRICACIÓN.......................................
UD. 1. Tablas de producción.......................................... 92
UD. 2. Órdenes de producción........................................ 98
Módulo VIII. PROCESO DE FACTURACIÓN.....................................
UD. 1. Presupuesto. Pedido y albarán............................. 103
UD. 2. Facturas y abonos............................................. 107
UD. 3. Liquidaciones a agentes..................................... 110
UD. 4. Gestión de cobros............................................. 115
UD. 5. Enlace SP ContaPlus......................................... 119
Módulo IX. INFORMES PERSONALIZADOS Y OTRAS OPCIONES........
UD. 1. Estadísticas e informes....................................... 122
UD. 2. Organización de ficheros y herramientas................. 129
UD. 3. Perfiles de usuario............................................ 134
UD. 4. Entorno del sistema. Avisos. Gestión del conocimiento 137
Facturación informatizada con SP Facturaplus

Página 2 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Módulo I. LA EMPRESA
UD. 1. La empresa. Formas jurídicas. Objetivo de las empresas
A los efectos de este curso, vamos a considerar empresa 'todo tipo de entidades que
realizan una actividad económica'. Por actividad económica entendemos 'la prestación
de servicios o entregas de bienes a cambio de una contraprestación'. En esta línea de
amplitud, entendemos que existen los siguientes tipos atendiendo a las diferentes
formas jurídicas que existen en el marco legal mercantil:

• 1. Empresario individual
• 2. Sociedades mercantiles
• 3. Sociedades laborales y cooperativas
• 4. Sociedades civiles y comunidades de bienes
• 5. Otras entidades

Cada una de estas entidades tiene una estructura y organización peculiar, que puede
estudiarse más detalladamente analizando la legislación que les afecta. Vamos a ver
conceptos básicos de cada una de ellas.

1. EMPRESARIO INDIVIDUAL
Es la forma jurídica más sencilla de empresa. Una persona física desarrolla
directamente la actividad. La identificación del titular de la actividad es el propio DNI del
titular.

La responsabilidad respecto a los riesgos derivados de la actividad económica que


desarrolle el empresario individual es ilimitada. Esto significa que responde para el
ejercicio de la misma con todo su patrimonio personal. Es uno de los principales
inconvenientes de esta forma jurídica.

El Código de Comercio no establece de manera taxativa obligaciones contables para


los empresarios individuales, que no están obligados a inscribirse en el Registro
Mercantil. Pero sí establece de forma genérica la obligación de los empresarios de
llevar una contabilidad ordenada mediante el libro de inventarios y cuentas anuales y
otro diario.

Dicha contabilidad puede ser llevada por el empresario o por otra persona autorizada.
Esto significa que no tienen obligación de elaborar cuentas anuales y depositarlas en el
Registro Mercantil (a no ser que estén inscritos), pero sí deben tener registro contable
de sus operaciones.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 3 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Fiscalmente los empresarios individuales pueden acogerse, dependiendo del epígrafe


de Impuesto de Actividades Económicas correspondiente a la actividad que realicen, al
régimen de estimación directa en sus dos modalidades (normal y simplificada) o al
régimen de estimación objetiva (más conocido como módulos ) y tributan en el IRPF.

No es necesaria la afectación de un patrimonio inicial mínimo para desarrollar una


actividad económica como persona física, sin perjuicio de las necesidades reales de
financiación que requiere cada actividad por sí misma.

Los trámites generales (los que no tienen nada que ver con una actividad en concreto)
de puesta en marcha son los más sencillos y rápidos que existen en el mundo mercantil
puesto que basta con un alta en censos en la Agencia Tributaria y después el alta de
autónomos en la Seguridad Social. Estos dos trámites previos pueden efectuarse en un
solo día. Puede ser necesaria la tramitación de una licencia de apertura, en caso de
desarrollar una actividad en un local abierto al público, y otros trámites en otros
organismos dependiendo de la actividad como en sanidad, transportes, etc.

La estructura y la organización legales de los empresarios individuales es sencilla; el


titular mercantil es el empresario. Pero es posible crear una estructura todo lo
complicada que se desee a través de personal laboral o externo vinculado a la empresa
a través de contratos, ya sean mercantiles o laborales, que, en muchos casos, generan
organizaciones más complicadas que las de otras empresas con formas sociales más
complejas.

2. SOCIEDADES MERCANTILES
Las más importantes son las anónimas, limitadas colectivas y en comandita. Se
caracterizan por tener una personalidad jurídica diferente a la de los socios que las
componen.

La responsabilidad en este tipo de sociedades está limitada a la aportación que


realizan los socios, sin perjuicio de la responsabilidad personal de los administradores.
Esta es una de las principales causas de su espectacular desarrollo en el mundo
mercantil.

Pero la limitación de responsabilidad tiene la contrapartida de que estas sociedades


tienen más obligaciones contables y registrales que ninguna otra. Además de lo
dispuesto para los empresarios individuales, las sociedades mercantiles deben llevar
un libro de actas (acuerdos de juntas con mención de convocatoria, constitución del
órgano, intervenciones que deban constar, acuerdos adoptados y resultados de las
votaciones), legalizar los libros contables obligatorios (balances de situación
trimestrales, diario, balance y cuenta de pérdidas y ganancias) y depositar las cuentas
anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria) en el Registro Mercantil.

Página 4 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Fiscalmente deben acogerse al régimen de estimación directa normal y tributar por el


Impuesto de Sociedades.

La aportación mínima de capital necesaria depende de la forma jurídica: las anónimas


requieren 60.010,00 euros, mientras que las limitadas necesitan 3.006,00 euros.

Respecto al número mínimo de socios, no es necesario más de un individuo para


constituir una anónima o limitada, debiendo en ese caso constar en su denominación la
palabra unipersonal .

Los trámites de constitución son algo circulares. Vamos a intentar resumir los de una
sociedad limitada, por ejemplo. Todo comienza con la solicitud de una certificación
negativa de denominaciones ante el Registro Mercantil Central. Tras recibir dicho
certificado, se realiza la aportación del capital mínimo en una entidad bancaria, a la que
habrá que solicitar la emisión de un certificado de aportaciones sociales. Con estos dos
certificados, los estatutos y el acta constituyente, podemos acudir al notario (a quien se
habrá solicitado cita anteriormente) y firmar la escritura de constitución. Una vez
obtenida la escritura de constitución y sus copias simples, podremos ir a la Agencia
Tributaria a solicitar el CIF provisional. Posteriormente hay que liquidar el Impuesto de
Operaciones Societarias (ante la Unidad Recaudatoria de la Comunidad Autónoma) y,
por último, acudir al Registro Mercantil para inscribir la sociedad. Una vez registrada, la
sociedad adquiere su verdadera personalidad jurídica, y es entonces cuando debemos
volver a la Agencia Tributaria para solicitar el CIF definitivo. Después ya estaremos en
condiciones de tramitar el alta censal de actividad en la Agencia Tributaria y el alta en
la Seguridad Social. Estos trámites son uno de los convenientes más importantes que
tienen las sociedades mercantiles.

La sociedad anónima está regulada en el Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de


diciembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades
Anónimas. En el Capítulo V del Texto Refundido se detallan las formas de organización
de estas entidades, que basan su organización en lo dispuesto en los estatutos y no
pueden apartarse del contenido de la Ley. La Ley contempla dos formas básicas:

• Mediante un consejo de administración (en caso de que existan cuatro o


más administradores). Estará formado por el presidente, el secretario y los
vocales.
• Mediante administrador único o administradores solidarios. Cada uno
responde de toda la administración. Supongamos que existe una deuda
contra la sociedad. Se podría reclamar en caso de impago el total de la
deuda a cada administrador solidario. Cada administrador mancomunado
responde por su parte. En este caso, la deuda reclamable a cada uno sería
la parte proporcional.

Algunas decisiones de la sociedad las puede adoptar el órgano de administración. Pero


todos los ejercicios deben convocar al menos una junta ordinaria y cuantas

Plataforma de Teleformación de IFES Página 5 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

extraordinarias sean necesarias para el ejercicio de la actividad, teniendo en cuenta las


atribuciones del órgano de administración.

Similar es la estructura organizativa de las sociedades limitadas que esté regulada por
la LEY 2/1995 de Sociedades de Responsabilidad Limitada. En el capítulo V se puede
consultar detalladamente la regulación legal de este tipo de entidades.

3. SOCIEDADES LABORALES Y COOPERATIVAS


Cuentan con la ventaja de tener la posibilidad de percibir más subvenciones que las
demás. Se basan en que la propiedad de la empresa es de los trabajadores. La
responsabilidad, la fiscalidad y las obligaciones contables operan como en las
sociedades mercantiles. Son necesarios al menos tres socios para constituir una
cooperativa. Los trámites de constitución son parecidos a los de sociedades
mercantiles, y la principal diferencia es que el registro donde se inscriben es el de
Cooperativas.

La LEY 27/1999 de Cooperativas regula la organización de estas entidades. En el


capítulo IV se regula la administración. Se basa en la existencia del consejo rector
similar al consejo de administración, aunque existen limitaciones en cuanto al número
de miembros que no sean socios, y la asamblea general, similar a las juntas de las
sociedades mercantiles.

4. SOCIEDADES CIVILES Y COMUNIDADES DE


BIENES
En la medida en que desarrollen actividades económicas, se consideran empresas.
Son uniones de varias personas físicas. No poseen la personalidad jurídica de las
mercantiles, tan valiosa en el ámbito empresarial, pero tienen un CIF que les permite
desenvolverse en el mundo económico con cierta soltura.

• La responsabilidad es ilimitada de todos los socios o comuneros. Este es el


principal inconveniente de estas entidades.
• Las obligaciones contables son similares a los empresarios individuales.
• Fiscalmente tributan por el IRPF atribuyendo la renta y los pagos a cuenta
generados proporcionalmente a la participación de los socios en la entidad.
• No se exige aportación mínima inicial para constituir una entidad de este
tipo.
• Bastan dos socios para constituir una sociedad civil.

Los trámites de constitución son muy sencillos. Es necesario elaborar un contrato de


constitución entre los socios en el que se suelen incluir unos estatutos. Una vez firmado
el contrato, debe liquidarse el Impuesto de Actos Jurídicos Documentados en la Unidad

Página 6 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Recaudatoria de la Comunidad Autónoma, y posteriormente solicitar a la Agencia


Tributaria el CI. Posteriormente hay que comunicar el CIF de la entidad en la Unidad
Recaudatoria de la Comunidad Autónoma y después tramitar el alta en la Agencia
Tributaria y en la Seguridad Social.

Este tipo de entidades están reguladas por el Código Civil, y después se rigen por el
contrato, donde es conveniente que se incluyan unos estatutos. La administración
puede organizarse libremente, aunque es muy recomendable basarse en lo dispuesto
para las sociedades mercantiles.

5. OTRAS ENTIDADES
Además de la variedad de formas jurídicas ya enunciadas, existe multitud de opciones
para constituir una entidad dependiendo del ámbito y la actividad, entre las que citar las
sociedades agrarias de transformación, las sociedades de desarrollo industrial regional,
las sociedades de garantía recíproca, los fondos de inversión, los fondos de pensiones,
las federaciones deportivas, los partidos políticos, las agrupaciones de interés
económico, las uniones temporales de empresa, etc. Fuera del ámbito económico,
podemos citar las asociaciones y fundaciones.

UD. 2. Actividad de las empresas


En el mundo económico podemos observar multitud de actividades empresariales. La
Clasificación Nacional de Actividades Económicas (CNAE) organiza el listado por
grupos de actividades. Veamos su distribución:

01.- Agricultura, ganadería caza y actividades de los servicios relacionados con las
mismas
02.- Selvicultura, explotación forestal y actividades de los servicios relacionados con las
mismas
05.- Pesca, acuicultura y actividades de los servicios relacionados con las mismas
10.- Extracción y aglomeración de antracita, hulla, lignito y turba
11.- Extracción de crudos de petróleo y gas natural. Actividades de los servicios
relacionados con las explotaciones petrolíferas y de gas, excepto actividades de
prospección
12.- Extracción de minerales de uranio y torio
13.- Extracción de minerales metálicos
14.- Extracción de minerales no metálicos ni energéticos
15.- Industria de productos alimenticios y bebidas
16.- Industria del tabaco
17.- Fabricación de textiles y productos textiles
18.- Industria de la confección y de la peletería
19.- Preparación, curtido y acabado del cuero; Fabricación de artículos de

Plataforma de Teleformación de IFES Página 7 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

marroquinería y viaje. Artículos de guarnicionería, talabartería y zapatería


20.- Industria de la madera y del corcho, excepto muebles, cestería y espartería
21.- Industria del papel
22.- Edición, artes gráficas y reproducción de soportes grabados
23.- Coquerías, refino de petróleo y tratamiento de combustibles nucleares
24.- Industria química
25.- Fabricación de productos de caucho y materias plásticas
26.- Fabricación de otros productos de minerales no metálicos
27.- Metalurgia
28.- Fabricación de productos metálicos, excepto maquinaría y equipo
29.- Industria de la construcción de maquinaria y equipo mecánico
30.- Fabricación de máquinas de oficina y equipos informáticos
31.- Fabricación de maquinaria y material eléctrico
32.- Fabricación de material electrónico. Fabricación de equipo y aparatos de radio,
televisión y comunicaciones
33.- Fabricación de equipo e instrumentos medico-quirúrgicos, de precisión óptica y
relojería
34.- Fabricación de vehículos de motor, remolques y semirremolques
35.- Fabricación de otro material de transporte
36.- Fabricación de muebles. Otras industrias manufactureras
37.- Reciclaje
40.- Producción y distribución de energía eléctrica, gas, vapor y agua caliente
41.- Captación, depuración y distribución de agua
45.- Construcción
50.- Venta, mantenimiento y reparación de vehículos de motor, motocicletas y
ciclomotores; venta al por menor de combustible para vehículos de motor
51.- Comercio al por mayor e intermediarios del comercio, excepto de vehículos de
motor y motocicletas
52.- Comercio al por menor, excepto el comercio de vehículos de motor, motocicletas y
ciclomotores; reparación de efectos personales y enseres domésticos
55.- Hostelería
60.- Transporte terrestre; Transporte por tuberías
61.- Transporte marítimo, de cabotaje y ora vías de navegación interiores
62.- Transporte aéreo y espacial
63.- Actividades anexas a los transportes. Actividades de agencias de viaje
64.- Correos y telecomunicaciones
65.- Intermediación financiera, excepto seguros y planes de pensiones
66.- Seguros y planes de pensiones, excepto seguridad social obligatoria
67.- Actividades auxiliares a la intermediación financiera
70.- Actividades inmobiliarias
71.- Alquiler de maquinaria y equipo sin operario, de efectos personales y enseres
domésticos
72.- Actividades informáticas

Página 8 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

73.- Investigación y desarrollo


74.- Otras actividades empresariales
75.- Administración pública, defensa y seguridad social obligatoria
80.- Educación
85.- Actividades sanitarias y veterinarias, servicios sociales
90.- Actividades de saneamiento público
91.- Actividades asociativas
92.- Actividades recreativas, culturales y deportivas
93.- Actividades diversas de servicios personales
95.- Hogares que emplean personal doméstico ”

Cada grupo luego se desglosa en las actividades. Por ejemplo, la división 55.-
Hostelería se desglosa en:

551 Hoteles
5511 Hoteles, moteles, hostales y pensiones con restaurante
5512 Hoteles, moteles, hostales y pensiones sin restaurante
552 Camping y otros tipos de hospedaje de corta duración
5521 Albergues juveniles y refugios de montaña
5522 Camping
5523 Otros tipos de hospedaje
553 Restaurantes
5530 Restaurantes
554 Establecimientos de bebidas
5540 Establecimientos de bebidas
555 Comedores colectivos y provisión de comidas preparadas
5551 Comedores colectivos
5552 Provisión de comidas preparadas”

Este listado es el que utiliza la Seguridad Social en los documentos de afiliación, y


también la AEAT para las declaraciones de Impuesto de Sociedades. Pero la lista que
utiliza la AEAT es la del IAE (Impuesto de Actividades Económicas). Las actividades se
clasifican en cinco grandes grupos:

1. Actividades empresariales de carácter mercantil. Tienen carácter mercantil las


actividades empresariales así calificadas conforme a las disposiciones del Código de
Comercio. En general, se clasificarán en este apartado todas las actividades que no
deban incluirse en ninguno de los números siguientes.

2. Actividades agrícolas y ganaderas. Se entiende por actividades agrícolas o


ganaderas aquellas mediante las cuales se obtengan directamente de las
explotaciones productos naturales, vegetales o animales y no se sometan a procesos
de transformación, elaboración o manufactura.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 9 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Se considerará proceso de transformación, elaboración o manufactura toda actividad


para cuyo ejercicio sea preceptivo el alta en un epígrafe correspondiente a actividades
industriales en las tarifas del Impuesto sobre Actividades Económicas.

Se incluyen entre las actividades agrícolas y ganaderas:

• a) La ganadería independiente.
• b) La prestación, por agricultores o ganaderos, de trabajos o servicios
accesorios de naturaleza agrícola o ganadera, con los medios que
ordinariamente son utilizados en sus explotaciones.
• c) Los servicios de cría, guarda y engorde de ganado.

3. Otras actividades empresariales de carácter no mercantil . En este número se


incluyen:

• Las actividades forestales


• Las actividades de artesanía, siempre que las ventas de los objetos
construidos o fabricados se realicen en los propios talleres de los artesanos.

4. Actividades profesionales de carácter artístico o deportivo . Las incluidas en la


sección tercera de las tarifas del Impuesto sobre Actividades Económicas.

5. Restantes actividades profesionales . Aparte de las artísticas y deportivas


indicadas en la clave anterior, son actividades profesionales, como regla general, las
incluidas en la sección segunda de las tarifas del Impuesto sobre Actividades
Económicas (incluso si son desarrolladas por comunidades de bienes y demás
entidades en régimen de atribución de rentas, a quienes la normativa del IAE obliga a
matricularse en el epígrafe correlativo o análogo de la sección primera).

En particular, tienen esta consideración los rendimientos derivados del ejercicio de


profesiones liberales. Luego, dentro de cada una se describen las actividades
concretas. Por ejemplo, el grupo 4. Actividades profesionales de carácter artístico o
deportivo, se desglosa en:

Página 10 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Esta lista se puede consultar en el Programa PADRE para confeccionar el IRPF, que
se puede descargar gratuitamente desde la página web de la Agencia Tributaria.

UD. 3. Iniciar FacturaPlus. Menús de FacturaPlus


Desde Inicio – Programas abrimos Grupo SP - SP Panel de Gestión como se observa:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 11 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Aparece la pantalla inicial de Grupo SP.

Podemos observar en la parte inferior izquierda la ventanita sombreada en azul


turquesaSP FacturaPlus Élite. Al pinchar sobre ella aparece como opción en la banda
lateral izquierda, en la parte superior, el siguiente icono:

Página 12 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Si pinchamos sobre él, se abre la primera ventana de FacturaPlus.

Pulsar A ceptar y se abre por fin FacturaPlus .

Plataforma de Teleformación de IFES Página 13 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Podemos observar que las cabeceras de los menús de FacturaPlus son:

• Global
• Sistema
• Almacén
• Fábrica
• Facturación
• SP ComerciaPlus
• Informes
• Útil
• Ventana
• Ayuda

A lo largo de este curso vamos a describir detalladamente el contenido de casi todos


los menús y sus opciones. A casi todas las opciones se puede acceder directamente

Página 14 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

pinchando sobre el icono correspondiente.

UD. 4. Creación de empresas y usarios. Gestión de empresas


El menú Global contiene la opción Empresas y Terminar .

En primer lugar se creará una empresa en Facturaplus. Supongamos que nuestra


empresa se llama FACTURACIÓN, S.L. Para crearla, vamos al menú Global –
Empresas . Aparece la ventana de Empresas .

La ventana se compone de una serie de iconos que van a ser una constante en cada
una de las funciones del programa FacturaPlus.

Añadir. Se utilizará en este caso para añadir una empresa.

Modificar. Sirve para cambiar datos de una empresa ya creada.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 15 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Eliminar. Con esta opción eliminaremos una empresa ya creada.

Zoom. Sirve para visualizar datos de empresas creadas.

Localizar. Se utiliza para buscar entidades por nombre o por código.

Consulta. Sirve para realizar consultas personalizadas.

Fuentes. Se usa para modificar el tipo de letra.

Imprimir. Sirve para imprimir.

Convertir. Para cambiar a euros.

Seleccionar. Para seleccionar una empresa ya creada.

Liberar. Para liberar una empresa bloqueada en FacturaPlus. Es posible que, por
errores, se bloquee una empresa o un usuario (aparece un punto rojo a la izquierda de
la empresa bloqueada). Con este botón podemos liberarlo (el punto rojo se convierte en
verde).

Para crear una empresa, pinchar sobre el botón Añadir y aparece una ventana con los
datos que debemos rellenar.

Página 16 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Una vez cumplimentada, se ha creado la empresa.

Supongamos que ya existía en 2006 y la teníamos creada. En ese caso, sería muy
razonable importar los ficheros maestros del ejercicio anterior. Para ello aparece la
pestaña de importación. Vamos a crear FACTURACIÓN 2007 importándola de
FACTURACIÓN 2006. Pinchamos sobre Global - Empresas y Añadir . Y pulsamos
sobre la pestaña Importación (a la derecha de Datos Generales). Aparece la siguiente
ventana:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 17 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Al pinchar sobre la lupa hemos seleccionado la empresa FACTURACIÓN 2006, y sobre


las pestañitas podremos seleccionar los ficheros a importar (stocks de productos,
pedidos, etc.). Una vez seleccionado Aceptar , el programa creará la empresa con los
ficheros maestros de FACTURACIÓN 2006.

Para cerrar la aplicación, pinchar sobre Global – Terminar o sobre la puerta


directamente (en la barra de iconos, el que está más a la derecha). Atención porque no
hemos cerrado del todo la aplicación, ya que para ello es necesario cerrar también el
panel de gestión que está en la barra de tareas con este icono . Hacer doble clic y

se recupera en pantalla para después cerrarlo.

UD. 5. Gestión de usuarios


Los usuarios de FacturaPlus son los que manejan el programa. Por defecto, cuando
accedemos al programa tenemos creado el usuario Supervisor . Pero es posible crear
tantos usuarios como sean necesarios y, además, establecer claves de entrada. Vamos

Página 18 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

a ver la gestión de usuarios de Facturaplus. Para acceder a ella, pinchamos sobre Útil
– 3. Perfiles de usuario – 1. Gestión de usuarios de esta forma:

Aparece la siguiente pantalla.

En principio nos planteamos la estructura de nuestra empresa y qué atribuciones


queremos para cada puesto en relación con la facturación. Por ejemplo, una empresa
con la siguiente estructura:
ADMINISTRADOR: Mariano

Plataforma de Teleformación de IFES Página 19 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Supongamos que Mariano quiere tener pleno acceso a todas las opciones del
programa pero no quiere que nadie tenga esa posibilidad.

Primero se crean los grupos de usuarios. En este caso habrá cuatro grupos:
Administrador, Departamento Compras, Departamento Ventas y Departamento
Contabilidad. Creamos los grupos de usuarios pinchando sobre Grupos (en la parte
izquierda, la antepenúltima). Los creamos al añadir grupos pinchando sobre .

Aparece una pantalla donde tecleamos un código y un nombre para cada grupo.

Una vez creados todos los grupos, hay que tener la ventana de grupos como se
observa.

Página 20 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Ahora ya podemos insertar los siete usuarios: Mariano (supervisor), Juan y Miguel
(Depto. Compras), Rodrigo y Pedro (Depto. Ventas) y Manuel y Gonzalo (Depto.
Contabilidad).

Como el supervisor ya está insertado, vamos pinchar sobre e introducir Mariano en


vez de supervisor , y crear la siguiente clave: MARIANO. Cada vez que entremos en el
programa con el usuario Mariano tendremos que teclear la clave MARIANO. Juan y
Miguel los añadimos dentro del grupo Depto. Compras con la clave COMPRAS , de
este modo:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 21 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Al pinchar sobre la lupa aparecen los grupos de usuarios, y al seleccionar con el ratón
el Depto. Compras, lo añadimos. Del mismo modo añadimos el resto de usuarios y los
asignamos a los grupos (departamentos) ya creados. La clave para el Depto.
Contabilidad es CONTABLE puesto que CONTABILIDAD no cabe.

Si salimos y volvemos a entrar en FacturaPlus, observaremos que existen todos los


usuarios creados. Pero si entramos en un usuario cualquiera, veremos que están
inactivas todas las funciones. Por ello hay que entrar como Mariano en Gestión de
usuarios y modificar las atribuciones de cada usuario. Queremos que usen las
siguientes opciones del programa según departamentos:

• Depto. Compras . Todas las opciones menos Global , Facturación , SP


Comercial Plus y Útil salvo Perfiles de usuarios .
• Depto. Ventas. Todas las opciones menos Global , Útil salvo Perfiles de
usuarios.
• Depto. Contabilidad. Todas las opciones menos Global , Útil salvo Perfiles
de usuarios .

Para ello entramos en Mapas y vamos marcando las opciones Totales para cada
departamento.

Página 22 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

De ese modo vamos dando acceso total a todas las opciones para cada usuario. Se
observa que se puede dar acceso de Sólo consulta , Total o Sin acceso . En el ejemplo
marcamos Acceso total o Sin acceso .

Del mismo modo, podemos marcar la posibilidad de emitir informes o listados por cada
usuario.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 23 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Módulo II. PROCESO DE


COMPRAVENTA
UD. 1. Introducción. Proceso de compraventa
El proceso de compraventa puede ser muy simple o muy complejo, dependiendo del
grado de control interno de la entidad. Es necesario establecer un control de
responsabilidades asociado a cada una las fases que lo componen, con el objeto de
evitar posibles errores e irregularidades. El proceso de compraventa se compone de las
siguientes fases:

• 1. Presupuesto.
• 2. Pedido-aceptación.
• 3. Entrega-recepción.
• 4. Recepción de la factura.

Cada fase lleva asociado un documento interno o externo que es preciso conocer.

1. PRESUPUESTO
Antes de realizar un pedido, es necesario cerciorarse de que la relación calidad-precio
de los productos que buscamos, en el proveedor elegido, es idónea para nuestra
entidad. Para ello es necesario solicitar al menos tres presupuestos, dependiendo de la
dificultad para encontrar proveedores, de la cuantía, etc.

El presupuesto es un documento que incluye los datos del proveedor, de los bienes (o
servicios) solicitados y los precios. Es fundamental guardarlo con el pedido, el albarán y
la factura al menos hasta recibir esta última y poder comprobar que todos los datos son
correctos.

El presupuesto sirve para estudiar la oferta más ventajosa y así poder elegir el
proveedor que va a efectuar la entrega o el servicio. En muchas entidades, por la
calidad de los productos y por otros motivos, es fundamental realizar una solicitud de
presupuestos lo más extensa posible y elegir minuciosamente el mejor. A veces el
precio no es lo más determinante sino la calidad, la premura, etc.

2. PEDIDO
Una vez determinado el contenido del pedido, podemos aceptar el presupuesto sin más

Página 24 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

o formular el pedido modificando alguna línea del presupuesto. Es muy aconsejable


que el pedido esté formulado por escrito (si es posible, en soporte digital) ya que si no
resulta imposible reclamar nada respecto a él. También es importante poder demostrar
que el pedido se ha enviado al proveedor. Eso es posible cuando lo enviamos por fax,
por correo electrónico con respuesta del receptor, por correo certificado, etc.

3. ALBARÁN DE ENTREGA
Posteriormente, cuando recibimos el bien o servicio se debe comprobar que lo que ha
llegado es lo que se solicitó en el pedido. Este proceso tan simple es uno de los que
originan más problemas en las relaciones proveedor-cliente, porque es posible que los
artículos que han llegado estén embalados y aparenten encontrarse en buenas
condiciones, pero que en realidad contengan vicios ocultos. Por eso es muy
recomendable realizar una inspección minuciosa de modo que toda reclamación se
realice en el plazo más breve posible. Es fundamental que las personas que
recepcionen el pedido tengan la información del contenido y puedan comprobar la
mercancía recibida con cada una de las líneas.

4. FACTURA
Por último, la factura debe ajustarse estrictamente al contenido del pedido y los precios
tienen que ser los consignados en el presupuesto. La factura es un documento externo
de mucha importancia en el mundo mercantil actual, y por ello hay que comprobar
sobre todo que los datos son correctos, además de verificar los precios, descuentos,
cargos por transporte, financieros, por pronto pago, etc.

Siguiendo con el recorrido de control interno, es fundamental que el receptor de la


factura tenga un “comprobado y conforme” del receptor del pedido y además pueda
comprobar la factura con el presupuesto aceptado.

UD. 2. Creación de almacenes, familias, artículos y proveedor


Para comenzar a introducir en el programa el proceso de compraventa, lo primero que
debemos hacer es tener clara la estructura de la empresa. Supongamos que nuestra
empresa se dedica a la compraventa de artículos de ladrillos y fabrica palés de madera
que utiliza para apilar los ladrillos en ellos y además los vende a terceros. Según estos
datos, vamos a considerar que la empresa tiene un solo almacén (que creamos como
Almacén 1). Si tuviésemos más de un almacén, en diferentes ubicaciones deberíamos
crear los almacenes en esta sección. Lo añadimos entrando en Sistema- 6. Almacenes
como se observa.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 25 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Se insertan con el botón Añadir y se introducen los datos sin más.


Para crear las familias de artículos se accede desde Sistema - 1. Tablas generales - 6.
Familias.

Página 26 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Para crear familias debemos usar el botón Añadir como en casi todas las opciones de
FacturaPlus. En el ejemplo que escribimos, tendremos las siguientes familias:

Ladrillos (30001) / Madera en tiras (31001) / Clavos (31002) / Palés (35001). Usamos
los códigos de acuerdo con el Plan General Contable, grupo 3 de Existencias , para
coordinarnos con contabilidad.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 27 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Una vez creadas todas las familias, la ventana mostrará el siguiente aspecto.

Página 28 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Una vez creadas las familias, debemos introducir los distintos artículos que vamos a
utilizar. En el ejemplo, los artículos son:

• Ladrillo caravista / Ladrillo gero / Termoarcilla 24 / Termoarcilla 19 / Ladrillo


tabique
• Tira de madera de chopo 1X20X150 / Tira de madera de chopo 1,5X20X150
• Clavos 20 mm / Clavos 15 mm
• Palet Recio / Palé carga media / Palé carga ligera

Para insertar artículos debemos Sistema – 7. Artículos como se observa.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 29 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Una vez pinchamos esta opción, accedemos a la ventana de artículos y pulsamos


sobre Añadir . Se abre una ventana.

Página 30 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Es posible introducir el código de barras y existen varias pestañas que incluyen Precio
de compra y Precio de venta . De este modo vamos insertando todos los artículos y los
asignamos a las familias correspondientes. Asignaremos los siguientes proveedores
(con las claves en cada uno entre paréntesis) a cada artículo:

• LADRILLOS YESTE, S.A (400003). Y ARCILLAS DEL EBRO, S.A (400002).:


Ladrillo caravista (3000101)/ Ladrillo gero (3000102) / Termoarcilla 24
(3000103)/ Termoarcilla 19 (3000104)/ Ladrillo tabique (3000105)
MADERAS JULIAN, S.A.(400004) Y LAMBISTO, S.L.(400001): Tira de
madera de chopo 1X20X150 (3100101) / Tira de madera de chopo
1,5X20X150 (3100102)
CLAVOS JUBERO, S.L (400005): Clavos 20 mm (3100201)/ Clavos 15 mm
(3100202)
Palé Recio(3500101)/ Palé carga media (3500102)/ Palé carga ligera
(3500103)

Todos los artículos van al tipo general de IVA. La divisa que seleccionamos es el euro.
Para asignar más de un proveedor a algunos artículos debemos añadirlo en la pestaña
de Precio de compra . Se asignan proveedores desde la introducción de artículos
añadiendo sin más, o bien entrando en proveedores con la siguiente ruta Sistema – 4.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 31 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Proveedores.

Al final del proceso la ventana de artículos quedará del siguiente modo:

UD. 3. Proceso de compraventa en FacturaPlus


1. PEDIDO
Vamos a ver el proceso de compraventa partiendo de un pedido de la empresa.
FacturaPlus no ofrece la posibilidad de realizar un control de presupuestos recibidos;
únicamente se puede realizar un control de los presupuestos enviados. Por tanto,
vamos a partir de que hemos elegido un presupuesto y conocemos el contenido del
pedido. Supongamos que es el siguiente:

Página 32 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Vamos a introducir este pedido en FacturaPlus. Debemos ir a Almacén - 1. Pedidos. No


hay que confundir con Facturación - 2. Pedidos , donde se registran los pedidos de los
clientes.

Por supuesto, una vez abierto el menú Pedidos, hay que es añadir el pedido.
Pinchamos sobre Añadir y aparece lo siguiente:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 33 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Es necesario poner la fecha y después asignar el proveedor que ya estaba creado


previamente. Se hace pinchando sobre la lupa y después, sobre la ventana que
emerge, debemos pulsar sobre LAMBISTO, S.L.

Página 34 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Seleccionamos la forma de pago de igual modo. Vamos a suponer que se paga al


contado. Ahora ya podemos insertar los artículos del pedido pinchando sobre Añadir .
Aparece una pantalla para añadir el producto. Si pinchamos sobre la lupa, emerge la
siguiente ventana:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 35 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Seleccionamos los artículos del pedido y después introducimos las unidades y el precio
de cada uno. Queda el pedido como se observa.

Página 36 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Pinchamos sobre Actualizar y ya está insertado el pedido.

2. ALBARÁN
Supongamos que el pedido del apartado anterior se sirve el 8 de febrero. Como el
pedido ya está servido, pincharemos sobre Cambio de estado y aparece la siguiente
ventana:

Pinchamos sobre Impreso y ya hemos cambiado el estado del pedido a servido.


Entonces es posible generar el albarán, y para ello, desde el menú Pedido podemos
pinchar en Albarán y aparece la siguiente ventana:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 37 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Introduciremos la fecha de albarán y se genera un albarán con los datos del pedido.
Podemos comprobarlo si accedemos a Almacén - 2. Albarán del siguiente modo:

Tenemos un albarán con los mismos datos del pedido:

Página 38 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

El proceso de recepción de la factura lo explicaremos en el siguiente módulo.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 39 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Módulo III. CREACIÓN DE TABLAS


GENERALES DEL PROGRAMA
UD. 1. Enlace con ContaPlus
Para realizar plenamente algunas funciones del programa FacturaPlus es necesario
enlazar la empresa de FacturaPlus y ContaPlus cuanto antes. Para ello, vamos a Útil –
4. Entorno del sistema - 1. Personalización.

Pinchando sobre la lupa, seleccionamos en ContaPlus la empresa FACTURACIÓN


2007.

Página 40 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Una vez seleccionado, marcamos la casilla Act. Datos cliente en modificaciones y


pulsamos Aceptar . De este modo hemos enlazado FacturaPlus con ContaPlus.

UD. 2. Tablas generales


El menú Sistema es el más básico de FacturaPlus. En él introduciremos los datos
básicos para poder trabajar. La primera opción de Sistema es 1. Tablas generales . Se
accede como se observa.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 41 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Tenemos las siguientes opciones dentro de 1. Tablas generales:


• Divisas / Formas de pago / Bancos / Tipos de IVA / Propiedades de artículos
/ Familias / Grupos de Clientes / Departamentos / Tipos de llamadas /
Provincias / Zonas / Países / Cuentas de remesas / Grupos de venta /
Grupos de compra / Rappels.

Vamos a ver el contenido de algunas de estas opciones.

1. Divisas. Ya están creadas por defecto el euro y la peseta. Podremos introducir


tantas como sean necesarias para el ejercicio de nuestra actividad.
2. Formas de pago. Recoge las diversas formas de pago a proveedores. Se aconseja
insertar tantas como existan en la empresa. Por ejemplo, vamos a insertar la
domiciliación bancaria. Accedemos a Sistema - 1. Tablas generales - 2. Formas de
pago. Aparece una ventana donde tenemos que pulsar sobre Añadir y aparece la
siguiente ventana:

Página 42 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Se pueden añadir intereses por aplazamiento, descuentos por pronto pago, etc.

3. Bancos. Podemos insertar las entidades bancarias con las que trabajemos
siguiendo la mecánica del programa.

4. Tipos de IVA. En el siguiente módulo, en la unidad didáctica 2, se tratará el IVA.

5. Propiedades de artículos. Para insertar propiedades de artículos, debemos


modificar el entorno del programa. Primero debemos ir a Útil - 4. Entorno del sistema –
1. Personalización.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 43 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Si pinchamos, debemos entrar en la pestaña Cálcu. y modificar en la parte de abajo las


Propiedades . Cambiar a 1 ó 2. Aceptamos y ya es posible entrar en la opción 5.
Propiedades de artículos.

Esta opción permite introducir una serie de propiedades asociadas a los diferentes
artículos. Por ejemplo, introducir dos medidas del ladrillo caravista, 7x15 y 6x15 del
siguiente modo: entrar en la opción 5. Propiedades de artículos y después pulsar sobre
Añadir . Aparece la siguiente ventana:

Página 44 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Después rellenamos la tabla con los datos pinchando sobre Añadir .

Plataforma de Teleformación de IFES Página 45 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

6. Familias. Las familias de artículos ya han sido explicadas en el módulo anterior.


7. Grupos de clientes. En esta tabla definiremos los clientes por productos,
departamentos, áreas de negocio... según interese. Vamos a añadir dos grupos:
Clientes de ladrillos y Clientes de Palés. Al final la ventana de Grupos de clientes
queda así:

Página 46 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

8. Departamentos. Como la empresa tiene básicamente tres departamentos:


Compras, Ventas y Contabilidad además de la dirección, vamos a crearlos. Pinchamos
en Sistema - 8. Departamentos. Después pulsamos sobre Añadir e insertamos los
departamentos de la empresa.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 47 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Después de insertar los departamentos, la ventana de Departamentos quedará así:

9. Tipos de llamadas. Podemos establecer un código de tipos de llamadas, por


ejemplo, CLI para llamadas de clientes, PRO para llamadas de proveedores.

10. Provincias. Por defecto están insertados los códigos de provincias de España y el
extranjero con un único código.
11. Zonas. Si tenemos la empresa distribuida por zonas geográficas o virtuales,
podemos insertar los códigos correspondientes a cada una de ellas.
12. Países. Por defecto aparecen insertados una serie de países con su bandera.
13. Cuentas de remesas. Con esta opción podemos insertar los bancos con los que
giremos remesas de cobro a clientes. El Sufijo es un campo de tres dígitos incluido en

Página 48 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

el formato del cuaderno 19 del Consejo Superior Bancario para remesar recibos, y lo
mismo para el sufijo norma 58. Ambos los debe proporcionar la entidad bancaria.
14. Grupos de venta. Asignamos dos grupos de venta: Venta de ladrillos (01) y Venta
de palés (02). De este modo agrupamos los dos conceptos de venta que crearemos en
contabilidad en el subgrupo 70. Se crean como se ve:

15. Grupos de compra. Insertamos dos grupos de compra: Mercaderías (01) y


Materias primas (02) como se observa:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 49 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

16. Rappels . En esta opción se pueden establecer rappels por volumen de compras
de unidades o importe. Aparecen ya definidos por defecto cuatro niveles.

UD. 3. Clientes y agentes


1. CLIENTES
Accedemos a Clientes pulsando en Sistema – 2. Clientes .

Desde esta ventana podemos ver Documentos , Gráficos , Etiquetas y Vacaciones


asociados a cada cliente.

Vamos a añadir tres clientes:

MERCOLA, S.A. (430001), cliente de ladrillos, ALMACENES DE CONSTRUCCIÓN


GARRIDO, S.L.(430002), cliente de ladrillos Y JIMENO, S.C.(430003) cliente de palés.

Añadimos los datos de clientes de este modo:

Página 50 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Al final la ventana de clientes nos quedará así:

2. AGENTES
Accedemos a Clientes pulsando en Sistema – 3. Agentes.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 51 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Desde esta ventana podemos ver Documentos y Gráficos relacionados con cada
agente. Vamos a suponer que tenemos dos agentes comisionistas: Miguel Puente
Lobato y Joaquín Hernández Castro. Los insertamos como se observa:

UD. 4. Transportistas, promociones y terminales


1. TRANSPORTISTAS
Podemos crear dos transportistas: Manuel Estrada Márquez y SERTRANS, S.A. desde la tabla a
la que accedemos del siguiente modo:

Página 52 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Luego insertamos los transportistas.

2. PROMOCIONES
Podríamos crear promociones con nuestros artículos desde la tabla de Promociones a
la que se accede así,

Plataforma de Teleformación de IFES Página 53 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Podemos crear promociones por volumen de ventas o de productos.

3. TERMINALES
Con este nuevo módulo tendremos la posibilidad de añadir las descripciones de los
diferentes terminales de mano y tipos, dentro de los mismos, con los cuales deseemos
trabajar.

No vamos a introducir ningún ejemplo de terminales en este curso.

Página 54 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Módulo IV. LA FACTURA


UD. 1. Introducción
La factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la prestación de un
servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como
contraprestación. El Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, regula el deber de
expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y profesionales. En él se
establece la obligación para todos los empresarios y profesionales de expedir y
entregar factura en su artículo 1.

Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar factura por las
operaciones que realicen y a conservar copia o matriz de la misma, de acuerdo con la
disposición adicional séptima de la Ley 10/1985, de 26 de abril, de modificación parcial
de la Ley General Tributaria y el número 3 del apartado 1 del artículo 164 de la Ley
37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, en la forma
establecida en el presente Real Decreto.

Por otra parte, el artículo 2 puntualiza los casos en lo que no existe esta obligación.

2 . Deberán ser objeto de facturación la totalidad de las entregas de bienes y


prestaciones de servicios, realizadas por los empresarios o profesionales en el
desarrollo de su actividad, con excepción de las siguientes operaciones:

• 1. Las realizadas por sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido a
los que sea de aplicación el régimen de recargo de equivalencia salvo que
dichas actividades tributen en régimen de estimación directa en el Impuesto
sobre la Renta de las Personas Físicas.
• 2. Las operaciones exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido, en virtud
de lo establecido en el artículo 20 de su Ley reguladora, salvo aquellas a que
se refieren los números 2, 3, 4, 5, 15, 20, 21, 22, 24 y 25 del apartado 1 de
dicho artículo.
• 3. La utilización de autopistas de peaje.
• 4. Las que, con referencia a sectores empresariales o profesionales o
empresas determinadas autorice el órgano competente de la Administración
tributaria, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las
actividades económicas de los empresarios y profesionales.
• 5. Las realizadas por sujetos pasivos del Impuesto sobre la Renta de las
Personas Físicas en el ejercicio de actividades que estuvieran en régimen de
estimación objetiva.
• 6. Las realizadas por sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido en
el ejercicio de actividades que tributen en el régimen especial simplificado.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 55 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

No obstante, deberá expedirse factura por las transmisiones de los activos


fijos a que se refiere el artículo 123, apartado uno, número 3 de la Ley
reguladora del mencionado impuesto.

3. No obstante, lo dispuesto en el apartado anterior, los empresarios o profesionales


estarán obligados a expedir, en todo caso, una factura completa por las siguientes
operaciones:

• 1. Aquellas en las que el destinatario de la operación así lo exija para poder


practicar las correspondientes minoraciones o deducciones en la base y en
la cuota de aquellos tributos de los que sea sujeto pasivo.
• 2. Las entregas de bienes destinados a otro Estado miembro comprendidas
en el artículo 25, apartados 1, 2 y 3, de la Ley del Impuesto sobre el Valor
Añadido.
• 3. Las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la Comunidad
a que se refiere el artículo 21.1 y 2 de la Ley del Impuesto sobre el Valor
Añadido, excepto las realizadas por las tiendas libres de impuestos.
• 4. Las entregas de bienes a personas jurídicas domiciliadas en otro Estado
miembro que no actúen como empresarios o profesionales.
• 5. Aquellas cuyos destinatarios sean las Administraciones públicas a que se
refiere el artículo 2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común.
• 6. Las ejecuciones de obra a las que se refiere el artículo 91, apartado
uno.2, número 15 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• 7. Las entregas de oro de inversión exentas en virtud de lo dispuesto en el
artículo 140 bis de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.”

Se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión


de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado
tributario receptor (el comprador). El original debe ser custodiado por el receptor de la
factura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que
se registra su emisión. La importancia fiscal de la factura consta en el artículo 8.

1. Para la determinación de las bases o de las cuotas tributarias, tanto los gastos
necesarios para la obtención de los ingresos como las deducciones practicadas,
cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales,
deberán justificarse mediante factura completa, entregada por el empresario o
profesional que haya realizado la correspondiente operación.

A los efectos previstos en este Real Decreto se entiende por factura completa la que
reúna todos los datos y requisitos a que se refiere el apartado 1 del artículo 3. Los
destinatarios de las operaciones tendrán derecho a exigir de los empresarios o
profesionales la expedición y entrega de la correspondiente factura completa en los
casos en que esta deba emitirse con arreglo a derecho.

Página 56 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

2. Cuando los gastos imputados o las deducciones practicadas sean consecuencia de


una entrega o servicio independiente realizado por quien no sea empresario o
profesional, el destinatario de la operación deberá justificar aquéllos del siguiente
modo:

• Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, mediante


los medios de prueba admitidos en derecho siempre que consten la
identidad y domicilio de las partes, la naturaleza de la operación, el precio y
condiciones para su pago y el lugar y la fecha de su realización.
• Si el destinatario es empresario o profesional, mediante documento público o
privado, si se trata de la adquisición de bienes inmuebles, y mediante una
factura extendida por aquél al efecto en los demás casos. Esta factura
deberá ir firmada por el transmitente o prestador del bien o servicio y
contendrá los datos a que se refiere el apartado 1 del artículo 3 de este Real
Decreto, aludiendo a la contraprestación satisfecha. Cuando la operación
quede afectada por el régimen especial de bienes usados, objetos de arte,
antigüedades y objetos de colección, la factura de compra se ajustará, en su
caso, a lo que disponga la normativa relativa al Impuesto sobre el Valor
Añadido.

3. Tratándose de adquisiciones efectuadas a empresarios acogidos al régimen especial


de la agricultura, ganadería y pesca, los gastos que aquéllas supongan o las
deducciones que procedan habrán de justificarse mediante el recibo exigido por la
normativa del Impuesto sobre el Valor Añadido a emitir por el destinatario de la
operación. En el caso de adquisiciones de personas o entidades no establecidas en
España servirá de justificante el documento que contenga, en su caso, la liquidación
del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Cuando no proceda la expedición de los citados documentos, deberá justificarse la


adquisición, en su caso, en los términos establecidos en el apartado anterior.

4. Las facturas justificativas de los gastos imputados o las deducciones practicadas


deberán conservarse durante el plazo de prescripción de derecho de la Administración
para determinar las deudas tributarias afectadas por la operación correspondiente.

5. La adquisición de valores mobiliarios podrá justificarse mediante el documento


público extendido por el fedatario interviniente o el justificante bancario de la operación.
La adquisición de activos financieros con el rendimiento implícito se justificará en la
forma prevista en el artículo 59.2 del Reglamento del Impuesto sobre Sociedades
aprobado por Real Decreto 537/1997, de 14 de abril y el artículo 85 del Reglamento del
Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por Real Decreto
214/1999, de 5 de febrero.

6. Los gastos motivados y las deducciones originadas por operaciones realizadas por
entidades bancarias o crediticias podrán justificarse a través del documento, extracto o

Plataforma de Teleformación de IFES Página 57 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

nota de cargo expedido por la entidad en el que consten los datos propios de una
factura salvo su número y serie.

7. El centro de gestión y cooperación tributaria podrá autorizar para determinados


empresarios o profesionales o sectores económicos, atendiendo a sus características
específicas, que la factura completa sea sustituida por otro documento equivalente con
los efectos previstos en este artículo.

La correspondiente resolución determinará los requisitos que ha de reunir dicho


documento.

En este caso, para la determinación de las bases o de las cuotas tributarias afectadas,
los destinatarios de las correspondientes operaciones sólo podrán exigir que se expida
y se les entregue dicho documento equivalente.”

La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, y da al receptor


el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos
sustitutivos de factura, recibos o tiques para los casos específicamente detallados en el
Reglamento de IVA.

Se ha desarrollado también la e-factura, que está contemplada en el Real Decreto.

En la página web de la AEAT se incluye un modelo de factura telemática y varios


archivos explicativos para elaborarla.

UD. 2. El IVA
El Impuesto sobre el Valor Añadido es un tributo de naturaleza indirecta regulado por la
Ley 37/1992 que ha sido modificada sucesivamente para adaptarla al contenido de la
normativa europea. El IVA nos afecta a todos, tanto a empresas como a particulares,
tanto a entidades exentas o no sujetas, como al resto de entidades. Para analizar la
facturación del IVA, vamos a distinguir entre:

• 1. Entidades exentas o no sujetas a IVA.


• 2. Entidades en régimen general.
• 3. Entidades sometidas a regímenes especiales de IVA.
• 4. Otras operaciones.

1. ENTIDADES EXENTAS O NO SUJETAS A IVA


Este tipo de entidades no repercuten IVA en sus facturas. Por ejemplo, en el caso de
que vendan a un tercero por 1.000,00€, cobrarán ese mismo importe ya que no tienen
obligación de repercutir IVA. Por tanto, la factura emitida no contendrá importe alguno
de IVA. Sí debe contener una mención al artículo que contiene la exención o no

Página 58 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

sujeción, por ejemplo, una factura de formación contendrá la siguiente frase: “Actividad
exenta de IVA según art. 20.9 de la Ley y 7 del Reglamento de IVA”

Posteriormente no habrá que realizar ninguna declaración fiscal de IVA.

2. ENTIDADES EN RÉGIMEN GENERAL


En este caso facturaremos el IVA cada vez que efectuemos una operación en el ámbito
de nuestra actividad.

Supongamos, como en el caso anterior, que realizamos una venta por 1.000,00€
repercutiendo el 16% de IVA a nuestro cliente. En este caso, en la factura aparecerá
una base de 1.000,00 € y un IVA de 160,00 €.

Además del IVA al 16 %, existen dos tipos reducidos, 7% y 4% dependiendo de la


actividad que realice la empresa. Para consultar los tipos aplicables debemos acudir a
la ley de IVA.

3. ENTIDADES SOMETIDAS A REGÍMENES


ESPECIALES DE IVA
No es el objetivo del curso indagar en los regímenes especiales de IVA y su
facturación. Pero de forma sucinta vamos a enumerar los regímenes aplicables.

1) Régimen simplificado.

2) Régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

3) Régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de


colección.

4) Régimen especial de las agencias de viajes.

5) Regímenes especiales del comercio minorista, que son:

• Régimen especial de determinación proporcional de bases imponibles.


• Régimen especial del recargo de equivalencia.

Cada uno de estos regímenes tiene sus particularidades de facturación que deben
estudiarse detenidamente.

4. OTRAS OPERACIONES

Plataforma de Teleformación de IFES Página 59 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Las operaciones que tienen una relevancia más interesante respecto al IVA son las de
comercio exterior. Podemos distinguir dos tipos de operaciones con el exterior:

• Entregas intracomunitarias.

• Exportaciones.

Las entregas intracomunitarias son ventas o prestaciones de servicios efectuadas a


países miembros de la UE. No hay que repercutir IVA en este tipo de operaciones
siempre que facturemos a un operador intracomunitario acreditado. Este tipo de
operaciones tienen un control fiscal muy riguroso que es preciso conocer si se van a
efectuar. Tampoco hay que repercutir ningún IVA en las exportaciones. En estos casos,
el tratamiento fiscal es ligeramente distinto y será necesario conocerlo si se van a
efectuar este tipo de operaciones.

UD. 3. La factura
1. CONTENIDO DE LA FACTURA SEGÚN LA
NORMATIVA
Veamos el contenido del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, que regula el
deber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y los profesionales.
En el artículo 3 se establece el contenido mínimo de una factura. Veamos parte de su
contenido:
1. Toda factura y sus copias o matrices contendrán, al menos, los siguientes datos o
requisitos:
Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas será correlativa. Podrán
establecerse series diferentes, especialmente cuando existan diversos centros de
facturación.
Nombre y apellidos o denominación social, Número de Identificación Fiscal atribuido
por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la
Comunidad Económica Europea y domicilio, tanto del expedidor como del destinatario.
Cuando se trate de no residentes, deberá indicarse la localización del establecimiento
permanente.
Cuando el destinatario sea una persona física que no desarrolle actividades
empresariales o profesionales bastará que, respecto a ella, consten su nombre y
apellidos y su Número de Identificación Fiscal.
Descripción de la operación y su contra-prestación total. Cuando la operación esté
sujeta y no exenta del Impuesto sobre el Valor Añadido, deberán consignarse en la
factura todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible, así
como el tipo tributario y la cuota tributaria repercutida. Durante el período transitorio al
que se refiere el artículo 12 de la Ley 46/1998, de 17 de diciembre, sobre introducción

Página 60 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

del euro, la factura deberá contener la indicación de la unidad de cuenta que se utiliza,
sean pesetas, euros, otras subdivisiones del euro u otras divisas distintas del mismo.
Todas las cantidades de la factura estarán expresadas en la misma unidad monetaria
en la que se indica la contraprestación total.
Cuando la cuota del Impuesto sobre el Valor Añadido se repercuta dentro del precio, se
indicará únicamente el tipo tributario aplicado o bien la expresión IVA incluido, si así
está autorizado. Si la factura comprende entregas de bienes o prestaciones de
servicios sujetas a tipos impositivos diferentes en este impuesto, deberá diferenciarse
la parte de la base imponible sujeta a cada tipo y la cuota impositiva resultante.
Lugar y fecha de su emisión.
2. Se deberá expedir y entregar factura por los pagos anteriores a la realización de la
operación. En la correspondiente factura se hará indicación expresa de esta
circunstancia.
Sobre el deber de conservar las facturas y copias habla el artículo 2:

1. Los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar factura por


cada una de las operaciones que realicen y a conservar copia o matriz de la misma,
incluso en los casos calificados como autoconsumo en el Impuesto sobre el Valor
Añadido. Este deber incumbe incluso a los empresarios o profesionales acogidos al
régimen de estimación objetiva en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Es muy interesante la mención expresa que hace la normativa al régimen de módulos.


La normativa establece en su artículo 5 la norma general de emitir un único original, y
sus excepciones.

1. Los empresarios y profesionales solo podrán expedir un original de cada factura o


documento sustitutivo.
2. No obstante, será admisible la expedición de ejemplares duplicados de los originales
de las facturas o documentos sustitutivos en los siguientes casos:

• Cuando en una misma operación concurriesen varios destinatarios.


• En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.
• En cada uno de los ejemplares duplicados deberá hacerse constar la
expresión duplicado y la razón de su expedición.

3. Los ejemplares duplicados a que se refiere el apartado 2 anterior tendrán la misma


eficacia que los correspondientes documentos originales.
4. En todas las copias de las facturas el expedidor hará constar expresamente su
carácter de tal.”

El plazo de emisión de facturas es comentado en el artículo 6:

Las facturas o documentos sustitutivos deberán ser emitidos en el mismo momento de


realizarse la operación o bien, cuando el destinatario sea empresario o profesional,
dentro del plazo de treinta días a partir de dicho momento o del último día del período a

Plataforma de Teleformación de IFES Página 61 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

que se refiere el apartado 4 del artículo 2 de este Real Decreto. Las operaciones se
entenderán realizadas según los criterios establecidos en el artículo 75 de la Ley del
Impuesto sobre el Valor Añadido para el devengo de dicho impuesto.
En todo caso, las facturas o documentos equivalentes correspondientes a operaciones
intracomunitarias deberán emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que
termine el período de liquidación en que se hayan devengado las operaciones, según lo
dispuesto en el artículo 76 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Toda factura o documento equivalente deberá ser remitido a su destinatario en el
mismo momento de su expedición, o bien, cuando el destinatario sea empresario o
profesional, dentro de los treinta días siguientes.
Los empresarios y profesionales deben conservar las facturas tal y como se establece
en el artículo 7:

Los empresarios y profesionales están obligados a conservar las copias de las facturas
o documentos que las sustituyan, expedidas por ellos o por su cuenta durante el
período de prescripción del derecho de la Administración para determinar las deudas
tributarias afectadas por las operaciones correspondientes.
La obligación a que se refiere el párrafo anterior podrá sustituirse por la utilización de
películas microfilmadas o soportes magnéticos que contengan todos los datos de
dichos documentos.
La posibilidad y la forma de emisión de facturas rectificativas se establece en el artículo
9 del Real Decreto:

1. Los empresarios y profesionales deberán rectificar las facturas o documentos


equivalentes o sustitutivos de las mismas, emitidos por ellos en los casos en que las
cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente o se hayan
producido las circunstancias que, según lo dispuesto en el artículo 80 de la Ley del
Impuesto sobre el Valor Añadido, den lugar a la modificación de la base imponible,
siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se
devengó el Impuesto correspondiente a la operación gravada o, en su caso, de la fecha
en que se hayan producido las circunstancias a que se refiere el citado artículo 80.
No podrán ser objeto de rectificación las cuotas impositivas en los supuestos previstos
en el artículo 89, apartado tres, de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.
2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 89 de la Ley del Impuesto sobre el Valor
Añadido, la rectificación deberá efectuarse inmediatamente después de advertirse la
circunstancia que la motiva.
3. La rectificación deberá realizarse mediante la emisión de una nueva factura o
documento en el que se hagan constar los datos identificativos de las facturas o
documentos iniciales y la rectificación efectuada. Deberán establecerse series
especiales de numeración para estas facturas de rectificación.
No obstante, los empresarios y profesionales que, con posterioridad a la emisión de las
correspondientes facturas o documentos, concediesen a sus clientes descuentos u
otros beneficios, podrán emitir notas de abono numeradas correlativamente, en el caso
de que dichos clientes no sean empresarios o profesionales ni hubiesen exigido la

Página 62 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

expedición inicialmente de una factura completa. Asimismo, tratándose de descuentos


o bonificaciones por volumen de operaciones y en los demás casos que se autoricen
por el Departamento de Gestión de la Agencia Estatal de Administración Tributaria no
será necesaria la especificación de las facturas rectificadas bastando la simple
determinación del período a que se refieran.
Respecto a la e-factura, el artículo 9 bis establece lo siguiente:

1. Las facturas transmitidas por vía telemática a que se refiere el artículo 88.2 de la Ley
del Impuesto sobre el Valor Añadido, tendrán la misma validez que las facturas
originales.
La información contenida en la factura emitida y recibida debe ser idéntica.
La Administración Tributaria podrá exigir en cualquier momento al empresario o
profesional emisor o receptor su transformación en lenguaje legible, así como su
emisión en soporte de papel.
2. Los empresarios o profesionales o sus agrupaciones, que deseen utilizar el sistema
de facturación telemática, deberán solicitarlo a la Agencia Estatal de Administración
Tributaria, indicando los elementos que permitan comprobar que el sistema de
transmisión a distancia propuesto cumple las condiciones exigidas en este artículo.
La Agencia Estatal resolverá sobre la solicitud en el plazo de los seis meses siguientes
a su recepción, sin perjuicio del requerimiento de cuantos datos o nuevas
informaciones resulten necesarios para la resolución del expediente, en cuyo caso se
interrumpirá dicho plazo.
La factura es un documento cuya importancia mercantil y fiscal es indudable. Se
considera la pieza fundamental del tráfico mercantil.

2. LA FACTURA EN FACTURAPLUS
En FacturaPlus podemos registrar facturas emitidas y recibidas. Las facturas recibidas
las estudiaremos en el módulo siguiente y las emitidas las veremos en el módulo VIII.

UD. 4. Medios de pago


Los medios de pago más habituales son mediante:

Efectivo
Consiste en pagar en metálico la cantidad adeudada. Tiene el inconveniente de que no
se puede demostrar fácilmente que se ha efectuado el pago.

Cheque
Es un documento que, amparado en la Ley Cambiaría y del Cheque, confiere a su

Plataforma de Teleformación de IFES Página 63 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

legítimo tenedor en acreedor del librador. Asimismo, se dice que el cheque es un


documento ejecutivo debido a que confiere al tenedor la capacidad de actuar
judicialmente contra el librador en el momento en que se produzca el impago debiendo
aportar el tenedor tan sólo la documentación acreditativa de que se ha producido el
impago.

El cheque es uno de los instrumentos más utilizados para la movilización de recursos


desde una cuenta corriente, póliza de crédito o incluso libreta de ahorros. Ahora bien,
en nuestro país, y debido a las dificultades que podemos encontrar para la realización
del cobro, una vez que ha sido devuelto no es nada habitual su utilización en la
realización de transmisiones entre particulares.

Un cheque puede ser emitido por cualquier persona física o jurídica que tenga
capacidad legal para endeudarse. Así, las personas físicas han de ser mayores de
edad. En el caso de las personas jurídicas, se deberán respetar las siguientes normas:

• Antefirma, concepto por el que actúa el firmante y en nombre de quién.


• La persona que actúa como librador debe estar autorizada en documento
suscrito con la entidad librada, esto es, la persona firmante estará apoderada
por parte de la empresa para la firma de créditos.

Según la Ley Cambiaria y del Cheque, no es preceptivo que el documento tenga como
domicilio de pago una cuenta bancaria de tal modo que un cheque será considerado
como tal siempre y cuando en dicho documento queden reflejados los siguientes
datos:

• Denominación de cheque en el propio documento.


• En los documentos que muestren disparidad entre la cantidad en letra y en
número se tomará como válida la letra.
• Fecha de emisión.
• Firma autógrafa.

Pagaré
Es un documento que consiste en la promesa pura y simple de pagar una determinada
cantidad de dinero en un futuro a su legítimo tenedor. Así, la principal diferencia con
respecto del cheque es que en el momento de emisión del pagaré queda determinado
el momento a partir del cual se podrá hacer efectivo su cobro.

En cuanto a las personas que pueden emitir un cheque, estaremos a los


condicionantes ya comentados en el caso del pagaré, si bien se deberán seguir las
siguientes reglas:

• Denominación expresa de la palabra pagaré . Hemos de tener en cuenta que


es habitual que muchas empresas los editen, denominados pagarés de

Página 64 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

empresa . En estos casos, ocasionalmente encontramos aparentes pagarés


cuya única diferencia con uno correctamente emitido es que que en lugar de
la palabra pagaré aparece la palabra pagará . En estos casos la empresa
está entregando un papelito, ya que dicho documento no está contemplado
en la Ley Cambiaria y del Cheque, por lo que carece de carácter ejecutivo.
• Promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero en un momento
determinado.
• Fecha y lugar de emisión.
• Nombre de la persona a la que se deba efectuar el pago o a cuya orden se
tenga que efectuar. En el caso del pagaré, no están admitidos los pagarés al
portador, por lo que siempre se habrán de emitir a favor o la orden de una
persona determinada.
• Firma del emisor autógrafa. Al igual que el cheque, cada pagaré deberá
estar firmado a mano. No son válidos los medios mecánicos por la persona
autorizada para ello.

Transferencia bancaria
Una transferencia u orden de pago es el conjunto de instrucciones que, como titulares
de una cuenta bancaria, damos a la entidad financiera para que proceda a retirar
fondos de la cuenta y los abone a una persona determinada, bien mediante abono en la
cuenta del beneficiario o bien para que este pase a retirar los fondos en una
determinada entidad y sucursal.

Existen distintas modalidades de transferencia:

• Ordinaria. La más frecuente, es la que ordenamos directamente desde


nuestra entidad, comunicando su realización mediante carta, teléfono o
presencialmente.
• Magnética. Se utiliza cuando hay que realizar un elevado número de
transferencias, aportándose el listado de beneficiarios, importes y cuentas de
destino mediante un archivo informático. Se utiliza para el pago de nóminas
o pagos a proveedores, siendo más barata que la ordinaria ya que todo el
proceso es automático.
• Cuenta a cuenta. Tanto el origen como el destino de la transferencia es una
cuenta bancaria.
• Así mismo se podrán ordenar transferencias por ventanilla o recibirlas en
ventanilla .
• En una única moneda , la transferencia se emite y recibe en la misma
moneda.
• En dos monedas , la transferencia se emite en una moneda y se recibe en
otra.
• Vía banco de España. Estas transferencias no se realizan a través del
circuito tradicional, sino que el trasvase de fondos se realiza entre las
cuentas centralizadas que todos los bancos y cajas que operan en nuestro

Plataforma de Teleformación de IFES Página 65 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

país mantienen en dicha entidad.

Recibo bancario
Se trata de un documento que emite la empresa que desea realizar el cobro y que es
cedido a una entidad financiera para que ésta, a través del Sistema de Compensación
Electrónica, lo haga llegar hasta la cuenta especificada por el deudor de tal modo que
su importe se adeude en la cuenta del cliente.

En primer lugar se ha de tener presente que para la emisión de un recibo contra una
cuenta bancaria se ha de disponer de una autorización firmada por el cliente, de forma
autógrafa, por duplicado. En una de ellas se autoriza a la empresa a emitir recibos
contra la cuenta, y en la otra se autoriza a la entidad financiera a cargar los recibos
presentados hasta nueva orden. Así, para emitir los recibos deberemos disponer de
una base de datos donde se reflejen los datos de los librados. Estos datos son:

• Nombre o razón social.


• Clave bancaria de la entidad y sucursal en la que el cliente admite el pago.
• Número de la cuenta de cargo.
• Nombre del titular de la cuenta.
• Domicilio del titular.
• Población y provincia.
• Código postal.

Asimismo, cada uno de los recibos emitidos deberán reflejar los siguientes datos sobre
el emisor y el concepto en que se emite el recibo:

• Datos del emisor, nombre o razón social y número de identificación fiscal.


• Concepto del recibo. Si hace referencia a la liquidación de una o varias
facturas, identificación de las facturas liquidadas.
• Fecha de vencimiento del recibo.
• Datos completos del deudor.
• Importe del mismo con especificación del tipo de IVA aplicado y su importe.

Una vez que disponemos de todos los datos y las autorización del cliente para emitir
recibos para la compensación de las facturas que emitimos, la emisión de los recibos la
realizaremos de forma automática. A diferencia del cheque y del pagaré, que requieren
de firma autógrafa y, por tanto, no se puede completar su emisión de forma mecánica,
el recibo bancario sí permite la emisión completa de forma automática. De hecho, y
fijándonos en los requisitos del propio recibo, nos encontramos ante una letra de
cambio a expensas de liquidar actos jurídicos documentados, timbres. Este hecho,
unido a su realización automática, hace que en función de las necesidades de la
empresa utilicemos un formato u otro para el fichero electrónico generado:

Página 66 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

• Cuaderno 19 AEB cuando simplemente transmitimos los datos de los


recibos a la entidad financiera para que los ponga en circulación y compense
a su vencimiento.
• Cuaderno 32 AEB cuando queremos descontar dichos recibos en una
entidad financiera. En este caso, la entidad financiera liquidará actos
jurídicos documentados sobre cada uno de los nominales de los recibos
transformando dichos recibos en letras de cambio.
• Cuaderno 58 AEB cuando queremos anticipar el importe de los recibos sin
liquidar actos jurídicos documentados.

Evidentemente, en el caso de utilizar los recibos como fuente de financiación


deberemos firmar con la entidad financiera una póliza de garantías.

Tarjeta bancaria
Es un plástico que, dotado de una identidad única, permite a su titular movilizar fondos
desde su cuenta bancaria o crédito establecido hacia sí mismo o hacia un tercero. La
tarjeta utilizada como medio de pago es una forma de automatizar una transferencia
desde la cuenta del cliente hacia la cuenta del proveedor, asumiendo este último el
coste de la transferencia y siendo el banco del titular de la tarjeta el que asume los
posibles riesgos de insolvencia. Para que esta transferencia de fondos sea posible, las
tarjetas se emiten en función de una serie de estándares que conforman las distintas
redes: Tarjeta 6000, Visa, Master Card, American Express, Servired, etc.

Existen distintas modalidades de tarjetas bancarias:

• Tarjetas de crédito. La entidad emisora concede un crédito de compra que


podemos consumir como queramos a lo largo de un periodo de tiempo,
habitualmente un mes. Así, en función de la modalidad de amortización
elegida, al mes siguiente podremos disponer de la totalidad del límite de
crédito de la tarjeta o de la diferencia entre lo dispuesto en el período
anterior y el límite de la tarjeta. Su funcionamiento, por tanto, es muy similar
al de una cuenta de crédito. Estas tarjetas suelen tener una caducidad anual,
aunque su renovación suele ser automática.
• Tarjetas de débito. Tan sólo son un medio más para disponer del saldo de
nuestra cuenta, pudiendo estar asociadas a una cuenta corriente, de crédito
o una libreta de ahorros. El límite de este tipo de tarjetas es el saldo de la
cuenta, ya que al realizar una disposición se aplica de forma automática su
cargo en cuenta. La caducidad de este tipo de tarjetas suele ser plurianual,
ya que no representan un riesgo para la entidad que las emite.

Letra de cambio
Es un documento mercantil por el que una persona, librador, ordena a otra, librado, el

Plataforma de Teleformación de IFES Página 67 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

pago de una determinada cantidad de dinero en una fecha determinada o de


vencimiento.

El pago de la letra de cambio se puede realizar al librador o a un tercero llamado


beneficiario , tomador o tenedor , a quien el librador ha transmitido o endosado la letra
de cambio.

Las personas que intervienen en la emisión de una letra de cambio son:

• 1. El librado. Persona a la que se da la orden de pago (quien debe pagar).


Es el destinatario de la orden dada por el librador. El Código de Comercio
requiere que en la letra de cambio aparezca el nombre del librado, es decir,
el nombre del que debe pagar (Art. 410, Ord. 3).
• 2. El librador. Persona que ordena hacer el pago. En el Código de Comercio
se exige que la letra de cambio lleve su firma (Art. 410, Ord. 3).
• 3. El beneficiario o tomador. Aquél a cuya orden debe hacerse el pago de
la suma ordenada por el librador. Es necesario que en la letra se indique el
nombre del beneficiario o tomador. En nuestro Derecho no es válida la letra
al portador, y es imprescindible expresar el nombre de una persona como
beneficiaria (Art. 410, Ord. 6).
• 4. El fiador o avalista. Persona que garantiza el pago de la letra.

Página 68 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Módulo V. EL ALMACÉN
UD. 1. Introducción. El almacén
1. INTRODUCCIÓN. EL ALMACÉN EN
FACTURAPLUS
Hay un menú completo en FacturaPlus dedicado al almacén. Veamos su composición.

Las dos primeras opciones ya las conocemos e incluso las hemos utilizado. Sabemos
que al introducir un pedido, con un solo clic lo podemos convertir en un albarán
recibido. Para recordarlo, vamos a introducir el siguiente pedido y convertirlo en
albarán.

Supongamos que este pedido lo giran por domiciliación bancaria. Si ya lo hemos


imprimido. Recordad que hay que pinchar sobre Cambio de estado . También es
posible generar automáticamente el pedido al proveedor pinchando sobre Generar e

Plataforma de Teleformación de IFES Página 69 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

introducir el stock mínimo.

Este menú también permite mostrar u ocultar los totales pinchando sobre el botón
Totales . Si pinchamos sobre Albarán se genera el albarán correspondiente al pedido
seleccionado. Podríamos incluso generar la factura desde el menú de Pedido .

Si entramos ahora en el menú Almacén - 2. Albarán observamos la siguiente ventana:

Página 70 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Tenemos dos pedidos al mismo proveedor que podríamos haber agrupado y de ese
modo haber generado un único albarán. Ese es el contenido de la opción Agrupar .

Vamos a marcar el cambio de estado como que ya se ha imprimido pinchando sobre


Cambio de estado .

Si queremos registrar una factura por cada albarán, debemos pinchar sobre Factura y
aparece una ventanita con la fecha.

Es posible modificar la fecha. Suponed que las fechas son 09/02/07 y 05/03/07
respectivamente. Una vez facturados, los albaranes ya no se pueden modificar. La

Plataforma de Teleformación de IFES Página 71 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

ventana de albaranes queda del siguiente modo:

Ahora ya podemos salir del menú Albarán y entrar en 3. Factura . Si en vez de generar
la factura desde el menú Albarán hubiésemos pinchado desde Factura en Agrupar ,
habríamos podido generar una sola factura por los dos albaranes.

La opción Proyecto permite enlazar con contabilidad analítica con ContaPlus. De este
modo podremos asignar el proyecto utilizado en ContaPlus para llevar un control
analítico. Por último, el cambio de estado en este menú permite registrar las facturas
contabilizadas. El menú queda del siguiente modo:

Página 72 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Si continuamos viendo las opciones del menú Almacén , la siguiente es 4. Gestión de


pagos que veremos en la unidad didáctica de este módulo.

La opción 5. Movimientos de almacén permite registrar movimientos de mercancía


entre almacenes de nuestra empresa.

La siguiente opción 6. Regularización de almacenes habilita a modificar manualmente


las existencias de los almacenes para ajustar la existencia real a la que aparece en
FacturaPlus.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 73 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Por último, la opción 7. Histórico de movimientos presenta agrupados en una ventana


los movimientos entre almacenes y las regularizaciones de las opciones 5 y 6. En este
caso, como no hemos hecho ninguno, aparecerá vacío.

Página 74 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

UD. 2. Existencias. Gestión de stocks


1. CONCEPTO
Nos vamos a referir a existencias como bienes tangibles susceptibles de ser
almacenados que la empresa adquiere con la finalidad de venderlos, incorporarlos a su
proceso productivo o utilizarlos en el mantenimiento y la reparación del inmovilizado.

Serán, por tanto, los bienes propiedad de la empresa destinados a la venta, en la


actividad normal de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al
proceso productivo. Se pueden considerar como los elementos patrimoniales que se
caracterizan por su movilidad o rotación y desaparecen por su cuenta o por la
incorporación en el proceso productivo.

2. CLASES DE EXISTENCIAS
Las existencias se pueden clasificar atendiendo a diversos criterios, en donde se
destacan los siguientes:

• A) Atendiendo a clasificación del Plan General de Contabilidad

1. Materias primas. Elementos que se incorporan al proceso productivo para la


obtención del producto final de la empresa objeto de su actividad, es decir, aquellos
elementos que, mediante elaboración o transformación, se destinan a formar parte de
los productos fabricados.

2. Elementos y conjuntos incorporables. Aquellos elementos que se incorporan al


proceso productivo para la obtención del producto final, pero que no son la base de
dicho producto.

3. Materias auxiliares. Elementos que no forman parte del producto final pero que su
consumo se relaciona directamente con el volumen de producción.

4. Materiales para consumo y reposición. Se trata de elementos destinados a la


estructura de la empresa, es decir, a mantener su capacidad estructural. Tienen fines
de reparación del inmovilizado. Pueden ser los materiales energéticos, repuestos y
combustibles.

5. Productos en curso. Materiales que, una vez que han salido del almacén, se
incorporan al ciclo de producción incrementando su valor. Se encuentran en fase de
formación o transformación en un centro de actividad una vez terminado el ejercicio.

6. Productos semiterminados. Los fabricados por la empresa y no destinados

Plataforma de Teleformación de IFES Página 75 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

normalmente a la venta hasta que no hayan sido sometidos a procesos de elaboración,


incorporación o trasformación. Pueden ser considerados como los productos finales de
los procesos productivos intermedios.

7. Productos terminados. Son el producto final del proceso productivo. Por lo tanto,
son fabricados por la propia empresa y están destinados al consumo final o a la
utilización por otras empresas.

• B) Atendiendo a la imputación en la determinación del coste del


producto:

1. Materiales directos. Materiales que pasan directamente a formar parte del producto
final, es decir, que pueden identificarse de forma fácil con un producto determinado.
Representarán el mayor porcentaje de costes de materiales del producto.

2. Materiales indirectos. Todos los elementos destinados y utilizados en la fabricación


de un producto, diferentes de los materiales directos. El coste derivado del consumo de
materiales indirectos se considera gastos generales de fabricación que han de
imputarse al producto a través de diversos criterios de reparto.

• C) Atendiendo a la capacidad de almacenamiento:

1. Materiales almacenados. En general existe un desfase temporal entre el momento


de recepción de los diversos elementos y su utilización en el proceso productivo. Se
almacenan en lugares destinados especialmente para ellos. Dentro de este grupo
podemos incluir todos los elementos excepto los combustibles.

2. Materiales no almacenables. Los que no gozan de la característica de poder


almacenarse en lugares físicos. Dentro de este grupo incluimos todos los materiales
energéticos como luz, teléfono, etc., que se recogen en el Plan General de Contabilidad
bajo el epígrafe de Materiales para consumo y reposición.

Nosotros únicamente vamos a tratar existencias almacenables.

En Contabilidad de Costes se utiliza un sistema de inventario permanente, para


controlar, en todo momento, las entradas y salidas de elementos en almacén, y poder
determinar la cantidad consumida en el proceso productivo para calcular el coste del
producto final.

Desde la óptica interna, y en función de la naturaleza y concepto de materiales, bajo


Consumo de existencias se recoge el valor económico de los elementos consumidos
en el proceso productivo para la obtención del producto final caracterizándose por ser
inventariables.

3. LA GESTIÓN DE STOCKS
Página 76 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus
Facturación informatizada con SP Facturaplus

La gestión de stocks es una función destinada a optimizar todo el conjunto de


elementos almacenados por la empresa, intentando realizar una coordinación entre las
necesidades físicas del proceso productivo y las necesidades financieras de la
empresa. Su objetivo fundamental es asegurar la disposición de los materiales en las
mejores condiciones económicas para satisfacer las necesidades del proceso
productivo.

El problema fundamental de la gestión de stocks se centra en determinar la cantidad


que se debe mantener en almacén para evitar la ruptura del proceso productivo. Esta
cantidad mínima estará basada en factores como el volumen de pedido y el tiempo de
aprovisionamiento. En definitiva, se basará en determinar la inversión máxima en
existencias.

Se debe considerar que cuanto mayor sea la cantidad de elementos en almacén,


menor el riesgo de ruptura del proceso de producción. Pero, al mismo tiempo, mayor
serán los costes por este concepto, al cual se debe incorporar el coste de oportunidad
derivado de la inmovilización de recursos financieros materializados en existencias, y
los costes de mantenimiento y conservación.

Los sistemas principales de gestión de stocks son los siguientes:

• a) Sistema de volumen fijo de pedido (fixed orden system) . Consiste en


formular pedidos de igual volumen cuando el stock alcanza el punto de
pedido, también llamado nivel de reaprovisionamiento .
• b) Sistema de período fijo de pedido (Fixed internal orden system) . En este
sistema se formulan los pedidos por períodos fijos de tiempo, de tal forma
que en el momento de recibir el pedido el stock recupere el nivel deseado.
• c) Sistema de período fijo de pedido condicional (S.S. Policy) . Se trata de un
sistema similar al anterior, pero se fija un límite inferior para los pedidos.

Al hablar de existencias en almacén o stocks debemos considerar los siguientes


componentes:

• Stock activo o cíclico. Se constituye para hacer frente a las exigencias


normales del proceso de producción o de los clientes. Alcanza el máximo
valor cuando llega a almacén un pedido que se consume paulatinamente a
través del tiempo llegando a agotarse totalmente. El stock activo recupera su
valor máximo cuando llega un nuevo pedido al almacén y así
sucesivamente. Por ello, se denomina cíclico.

• Stock de seguridad. Se constituye para hacer frente a las demoras en el


plazo de entrega de los proveedores o a una demanda externa no esperada.
Complementa al stock activo. Cuando la variable demanda es bien conocida,
no es necesario.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 77 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

El nivel mínimo de existencias en almacén debe renovarse al ritmo previsto en función


de las demandas del proceso productivo. Esto determina lo que se denomina índice de
rotación , que relaciona por cociente el volumen total de salidas en un período de
tiempo determinado y las existencias medias para ese mismo período. Representa el
número de renovaciones de las existencias medias para satisfacer las salidas de
almacén. Indica la mayor o menor permanencia de los elementos en almacén y se
utiliza para elegir el sistema de almacén adecuado.

Al hablar de existencias medias, debemos distinguir si la empresa dispone o no de


stock de seguridad. Se obtendrán como cociente entre la diferencia del volumen
máximo y el mínimo del almacén, todo ello dividido entre 2, pues se está determinando
una cantidad media. Cuando la empresa no dispone de stock de seguridad, las
existencias medias serán (1/2 x q). Si llamamos Se al stock de seguridad, las
existencias medias en este caso serán (1/2 x q) + Se. El problema central de la función
de aprovisionamiento se basa en la determinación del volumen de materiales en
almacén que minimicen los costes del mismo, lo que se denomina lote económico .
Existen varios modelos que se ocupan de establecer este volumen, pero no vamos a
profundizar en ellos.

4. COSTE TOTAL DE LAS EXISTENCIAS


En la delimitación del coste de las existencias, debemos considerar los siguientes
elementos (se puede consultar la norma de valoración nº. 13 del Plan General de
Contabilidad):

• El precio de compra.
• Todos los gastos relacionados con las actividades de aprovisionamiento. La
suma del precio de compra con estos gastos adicionales se denomina precio
o coste de adquisición.
• Todos los gastos derivados de la función de almacén, que se denominan
coste de almacén , o bien coste de posesión .
• Los costes financieros.

Las variaciones en la cantidad de pedido pueden afectar a los diferentes componentes,


bien de forma individual o de manera conjunta.
1. Precio o coste de adquisición

Es la suma del precio de compra más los gastos derivados de la función de


aprovisionamiento, como pueden ser los transportes, si los paga el comprador, los
seguros, los gastos de recepción, inspección y almacenamiento y los del manejo físico
del material.

Cuando los productos son fabricados por la propia empresa, su valoración es un tanto
más complicada, pues su coste total será la suma de todos los costes directos y los

Página 78 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

indirectos de fabricación. Dentro de los costes directos se incluirán los de materiales y


mano de obra directamente aplicada.

2. Coste de posesión o de almacenamiento

Es el derivado de la conservación de las existencias en almacén, como pueden ser los


alquileres o la amortización de los locales; gastos de conservación, calefacción o
refrigeración; seguro, tanto de los almacenes propiamente dichos como de las
mercancías, que se suele imputar en función de la cantidad asegurada; alumbrado;
manipulación física de los elementos, pues cuando entran existencias en los
almacenes se ordenan y clasifican de la forma más adecuada; deterioro físico como las
mermas y pérdidas por envejecimiento físico y envejecimiento técnico u obsolescencia
por la aparición de nuevos elementos en el mercado.

3. Coste de renovación

Cada pedido que formula la empresa lleva aparejados un conjunto de costes entre los
que se encuentran los de preparación del pedido, otros de carácter administrativo, o
bien, de transporte, carga y descarga de los agentes, viajes de los agentes de ventas
para realizar negociaciones con los proveedores, etc. Al mismo tiempo, será necesario
realizar inspecciones en la cantidad entregada y registrar toda la mercancía.

Parte de estos costes se consideran fijos, como son los de preparación del stock ,
mientras que otra parte, como los derivados de los transportes, serán variables en
función del volumen del pedido.

4. Coste de rotura del stock

Este coste se va a producir cuando no hay existencias en almacén suficientes para


hacer frente a las necesidades del proceso productivo.

UD. 3. Facturas recibidas en FacturaPlus


Las facturas recibidas aparecen en FacturaPlus en el menú Almacén - 3. Facturas.

El menú debería llamarse Facturas recibidas puesto que las facturas emitidas están en
el menú Facturación . Una vez en 3. Facturas aparece una ventana que contiene las
opciones similares al resto de ventanas,

Plataforma de Teleformación de IFES Página 79 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

La única opción destacable es Proyecto , que permite enlazar con contabilidad analítica
de ContaPlus, de forma que podemos asignar un proyecto compatible con los
Proyectos-Departamentos del menú de Contabilidad analítica de ContaPlus.

UD. 4. Gestión de pagos en FacturaPlus


Desde el menú Almacén - 4. Gestión de pagos se accede a la opción de FacturaPlus
que trata la gestión de pagos. Como se puede observar, existen dos opciones: 1.
Recibos y 2. Pagos y devoluciones.

Desde 1. Recibos podremos ver las facturas recibidas. Aparecen dos. Si entramos en
ellas, podremos generar el pago de ambas.

Página 80 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Si suponemos que la factura de 9 de febrero fue devuelta y posteriormente se pagó,


generamos su devolución y posteriormente el pago. La ventana queda del siguiente
modo:

Podemos ver el documento de pago pinchando doble clic sobre cualquiera de los
recibos o sobre Modificar .

Plataforma de Teleformación de IFES Página 81 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Desde 2. Pagos y devoluciones veremos el proceso del recibo de 9 de febrero.

Este menú es muy sencillo y no contiene nada extraordinario. Podremos pulsar sobre
Cambiar estado si se trata de pagos contabilizados o no.

Página 82 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Módulo VI. EL INVENTARIO


UD. 1. El inventario. Funciones y clases de inventarios
1. CONCEPTO
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es la base del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos
por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto
mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal
función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán una
constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga
establecer un control sobre todas las partidas que afectan a su composición que son:

• Inventario (inicial).
• Compras.
• Devoluciones en compra.
• Gastos de compras.
• Ventas.
• Devoluciones en ventas.
• Mercancías en tránsito.
• Mercancías en consignación.
• Inventario (final).

El Inventario inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha


que comenzó el período contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los
inventarios, en el Mayor General, se lleva en función del método especulativo (se
efectúa un recuento que determina su número, y a través de un método de valoración
se determina su valor), y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el período
contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por ganancias y
pérdidas directamente.

En Compras se incluyen las mercancías compradas durante el período contable con el


objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el
cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de bienes que por
su naturaleza se incluyen en el inmovilizado de la empresa.

En Devoluciones en compra se refleja toda la mercancía comprada que la empresa

Plataforma de Teleformación de IFES Página 83 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

devuelve por cualquier circunstancia, aunque esta cuenta disminuirá la compra de


mercancías no se abonará a la cuenta Compras. Los gastos ocasionados por las
compras de mercancías incluirse como mayor valor de Compras .

Ventas controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la empresa y que
fueron compradas con este fin.

Por otro lado, Devoluciones en venta está creada para reflejar las devoluciones
realizadas por los clientes a la empresa.

En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior,


encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de
pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por
razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aún no han sido recibidas en el
almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar Mercancías en
tránsito .

Mercancía en consignación reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la
empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad. Por
lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan
vendido.

El Inventario actual (final) se realiza al finalizar el período contable y corresponde al


inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al
relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo, se
obtendrán las ganancias o pérdidas brutas en ventas de ese período.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento


de Compras que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso
de compras.

2. UTILIZACIÓN DEL INVENTARIO


Siempre que exista un proceso de fabricación de un producto físico vamos a necesitar
la utilización de inventarios. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este
inventario mediante una mejor programación de la producción o bien mediante una
organización más eficiente de la línea de producción. Como una alternativa, podríamos
pensar en subcontratar parte del trabajo de tal manera que la carga de llevar dicho
inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones conviene acumular
inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación y
planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, está bien. Sin
embargo, frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil.

El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artículos en

Página 84 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

proceso y artículos terminados simplemente se mantiene por una razón básica.


Principalmente los inventarios permiten realizar las funciones de compras, producción y
ventas a distintos niveles.

En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de


otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una
necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de máquina a máquina
y que éstas se preparen para producir una sola parte.

Las funciones que efectúa el inventarioson:

• Eliminación de irregularidades en la oferta.


• Compra o producción en lotes o tandas.
• Permitir a la organización manejar materiales perecederos.
• Almacenamiento de mano de obra.

Decisiones sobre inventario:

Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben tomar cuando
intentan llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas. Estas dos
decisiones se hacen para cada artículo en el inventario:

• 1. Qué cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se


va a reabastecer.
• 2. Cuándo reabastecer el inventario de ese artículo.

3. POLÍTICAS DE INVENTARIO
En la mayoría de los negocios los inventarios representan una inversión relativamente
alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la
empresa. Cada función tiende a generar demandas de inventario diferente y a menudo
incongruente:

• Ventas . Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a


las exigencias del mercado.
• Producción . Se necesitan elevados inventarios de materias primas para
garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación, y un colchón
grande de inventarios de productos terminados facilita niveles estables de
producción.
• Compras . Las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los
gastos de compras en general.
• Financiación . Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de
inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener
inventarios (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).

Plataforma de Teleformación de IFES Página 85 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Los propósitos de las políticas de inventarios deben ser:

• 1. Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.


• 2. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea
posible de lo planificado.
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un
nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión
insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la
imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y
producción (alto costo por falta de existencia).

4. TIPOS DE INVENTARIO
Existe multitud de clasificaciones de inventario que dependen fundamentalmente de
la naturaleza del producto que vamos a almacenar. Las más destacadas son:

• Inventario permanente. Se lleva en continuo acuerdo con las existencias en


el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también
como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y
las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las
diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes
o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los
registros permanentes son útiles para preparar los estados financieros
mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el
costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente
de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema
permanente ofrece un alto grado de control, porque los registros de
inventario están siempre actualizados. Antes los negocios utilizaban el
sistema permanente principalmente para los inventarios de alto costo
unitario, como las joyas y los automóviles, pero en la actualidad con este
método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las
cantidades para comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de
precios al cliente y los términos de venta. El conocimiento de la cantidad
disponible ayuda a proteger el inventario. El saldo de las cuentas
representativas de existencias ha de coincidir en cualquier momento con el
valor de los stocks .
• Inventario final. El que realiza el comerciante al cierre del ejercicio
económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una
nueva situación patrimonial en ese sentido después de efectuadas todas las
operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario inicial: se realiza al dar comienzos a las operaciones.
Inventario de productos terminados: todas las mercancías que un fabricante
ha producido para vender a sus clientes.
• Inventario en tránsito. Se utilizan con el fin de sostener las operaciones
para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores

Página 86 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe moverse de


un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede
tener una función útil para las plantas o los clientes y existe exclusivamente
por el tiempo de transporte.
• Inventario de materia prima. Representa existencias de los insumos
básicos de materiales que habrán de incorporarse al proceso de fabricación
de una compañía.
• Inventario en proceso. Existencias que se tienen a medida que se añade a
la materia prima bruta mano de obra, otros materiales y demás costos
indirectos, la que llegará a conformar un sub-ensamble o componente de un
producto terminado. Mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de
ser inventario en proceso.
• Inventario en consignación. La mercadería que se entrega para ser
vendida pero el título de propiedad lo conserva el vendedor.
• Inventario disponible. Se encuentra disponible para la producción o venta.
• Inventario de seguridad. Existen en un lugar dado de la empresa como
resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho
lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas
protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a
factores como tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que, al ser
de mala calidad, no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes
debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
• Inventario de mercaderías. Mercaderías que se tienen en existencia, aún
no vendidas, en un momento determinado.

5. REALIZACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO


Para realizar el conteo de las existencias de la empresa según la naturaleza de la
mercancía objeto del inventario debemos contar, pesar o medir y anotar todas y cada
una de las diferentes clases de bienes (mercancías) que se hallen en existencia en la
fecha del inventario, y evaluar cada una de las partidas. Se realiza una lista detallada y
valorada de las existencias.

Podremos determinar el inventario determinado por observación y comprobado con una


lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. O bien podremos realizar un
cálculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La
realización de este inventario tiene como finalidad que la cantidad real que existe en el
almacén de la empresa coincida con la registrada por el inventario. Además
deberá convencer a los auditores de que los registros del inventario representan
fielmente el valor de las existencias de la entidad caso de someterse a autidoría
contable. La preparación de la realización del inventario físico consta de varias fases:

• Preparación del almacén y del equipo humano que va a realizar el recuento.


• Distribución del trabajo y coordinación.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 87 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

• Recuento con identificación de las partidas anotadas.


• Registro del recuento.

UD. 2. Sistemas de valoración de inventario


En contabilidad es muy complicado determinar el valor de las existencias finales de
cada ejercicio. El Plan General de Contabilidad habla del método de identificación de
partidas como el método idóneo, pero eso es posible en muy pocos casos. Por tanto,
es necesario establecer métodos aplicables en la práctica y que determinen el valor de
las existencias finales atendiendo a la aplicación de un criterio que debe mantenerse en
el tiempo salvo exista una justificación importante para su cambio.

El análisis del valor tiene por finalidad el estudio de cada uno de los elementos que
intervienen en la fabricación de unos productos capaces de satisfacer a un futuro
usuario, un rendimiento equivalente, con un menor coste. Se plantea una relación entre
precio y calidad teniendo en cuenta la función a la que están destinados.

El Plan General de Contabilidad español en su norma de valoración número 13


establece que los bienes comprendidos en las existencias deben valorarse al precio de
adquisición o al coste de producción:

• Precio de adquisición. Comprenderá el consignado en factura más todos


los gastos adicionales que se produzcan hasta que los bienes se hallen en
almacén, tales como transportes, aduanas, seguros, etc. El importe de los
impuestos indirectos que recaen sobre la adquisición de las existencias sólo
se incluirá en el precio de adquisición cuando dicho importe no sea
recuperable directamente de la Hacienda Pública.

• Coste de producción. Se determinará añadiendo al precio de adquisición


de las materias primas y otras materias consumibles los costes directamente
imputables al producto. También deberá añadirse la parte que
razonablemente corresponda de los costes indirectamente imputables a los
productos de que se trate, en la medida en que tales costes correspondan al
período de fabricación.

Desde el punto de vista contable, la valoración de los elementos inventariables se


puede realizar atendiendo a diversos criterios, entre los que destacan los valores de
entrada en almacén y los valores de salida.

1. VALORACIÓN DE LAS ENTRADAS EN


ALMACÉN
Para determinar el valor de las entradas de existencias en almacén es necesario

Página 88 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

diferenciar entre las que se adquieren fuera de la empresa y las que son producidas
por ella misma.

Para los materiales que la empresa adquiere en el exterior, la norma de valoración


número 13 del Plan General de Contabilidad estable que deben valorarse por su precio
de adquisición y que comprenderá el precio de compra más todos los costes originados
de la función de compra. En el caso de los impuestos de carácter indirecto, sólo se
incluirán, como mayor valor de las existencias, los que no se puedan recuperar de
forma directa de la Hacienda Pública. Para la determinación del precio de adquisición
se deben deducir los descuentos por volúmenes de operaciones, pero nunca los
descuentos por pronto pago dado su carácter financiero.

Cuando los materiales son fabricados por la propia empresa, en su valoración deben
incorporarse el consumo de todos los factores utilizados para la obtención de los
mismos, es decir, de los costes directos más una parte proporcional de los indirectos
consumidos por la empresa.

2. VALORACIÓN DE LAS SALIDAS DE


ALMACÉN
Elegir un criterio de valoración para la salida de los materiales se plantea como
consecuencia de los diferentes precios de adquisición de cada una de las distintas
partidas y, sobre todo, de su incidencia en el proceso contable por la valoración de los
consumos en el proceso productivo y por el valor de las existencias finales, así como
para la valoración del resultado.

Dentro de los métodos de valoración de las salidas, los que recomienda el Plan
General de Contabilidad son:

• Método FIFO.
• Método LIFO.
• Métodos del coste medio ponderado.
• Método del coste estándar

Método FIFO (First In, First Out)

Para valorar los elementos en almacén, se supone que las primeras unidades que
entran son las primeras en salir. Se encontrarán, por tanto, distintas partidas, con
precios de adquisición distintos y momentos de compra diferentes, que se van
agotando de forma sucesiva hasta consumir los stocks . Según este método, las
existencias finales quedan valoradas al precio de las últimas entradas, con lo cual se
produce un incremento de costes indirectos que se imputan al material. Las unidades
consumidas, por tanto, se valoran al precio de las entradas más antiguas.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 89 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Método LIFO (Last In, First Out)

Está basado en el principio del método de adquisición. Supone que las últimas
unidades que entran en almacén son las primeras en salir, por lo que los consumos de
materiales están valorados en relación con las últimas unidades adquiridas, mientras
que las existencias finales tienen menor valor según las primeras entradas. Mediante la
aplicación de este método, si los precios están en alza, el coste de las ventas se
determina a precios reales de reposición, es decir, a precios elevados. El beneficio se
determina con cierta corrección.

Método del coste medio ponderado

Se basa en determinar un precio unitario ponderado de las materias dividiendo el coste


total de varias entradas entre su cantidad total y en aplicar este precio a las salidas.

Son métodos utilizados por empresas que almacenan sus productos durante largo
tiempo. A su vez, dentro de este método encontramos diferentes modalidades:

• Se calcula el coste medio de las entradas y del stock inicial después de cada
entrada. Precio medio ponderado continuo. Se suman en cantidad y en
precio todas las entradas desde el principio del período, considerando el
stock inicial hasta la primera entrada. Se divide el total de los precios entre el
total de las cantidades. El precio unitario que se ha determinado sirve para
valorar todas las salidas hasta el momento en que se realice otra entrada.
Cuando esto se produzca, será necesaria la determinación de otro precio de
salida considerando el stock residual existente en ese momento. De esta
forma, cada vez que se produce una entrada en almacén se aplica un nuevo
precio medio ponderado para valorar las salidas.

• Se calcula el coste medio de las entradas y del stock inicial al finalizar el


período. Precio medio ponderado simple. Se considera el conjunto de todas
las entradas del período contable y se valoran todas las salidas al precio
medio de todo el período. Este precio se calcula una vez al finalizar el
período. Su principal inconveniente es el retraso de información para la
elaboración de la contabilidad.

• Coste medio de las entradas. En este último caso no se considera el stock


inicial del período. El precio medio se determina únicamente con las
diferentes entradas. En este caso, se puede aplicar bien el método simple o

Página 90 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

el continuo. El ejemplo coincidiría con los anteriores puesto que no tenemos


stock inicial en el almacén.

Método del precio estándar

Supone la valoración, tanto de las entradas como de las salidas al mismo precio teórico
o estándar calculado por la empresa. Al final del ejercicio la empresa debe determinar
las desviaciones existentes entre el precio real de los materiales en almacén y el precio
estándar, que se imputará al resultado del período. Este valor se calculará según la
situación del mercado, de las estimaciones acerca de la mayor o menor rentabilidad del
artículo, sobre las experiencias pasadas, etc.

Este método es el que sugiere el Plan General de Contabilidad para las existencias de
productos que cumplan dos condiciones:

• Que se renueven constantemente.


• Que sean de importancia secundaria para la empresa.

Independientemente del criterio de valoración utilizado para la determinación de los


consumos y salidas de materiales del almacén, se debe cumplir la equivalencia de que
la suma de las existencias iniciales más las entradas ha de ser igual a la suma de las
salidas más las existencias finales:

Ei + entradas = Ef + salidas

Plataforma de Teleformación de IFES Página 91 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Módulo VII. PROCESO DE


FABRICACIÓN
UD. 1. Tablas de producción
El menú Fabricación se aplica a empresas con procesos de producción no sólo
industriales sino también entidades dedicadas a servicios y otras. El menú se compone
de tres opciones:

La primera, 1. Tablas de producción , se compone, como se puede observar en la


imagen anterior, de cuatro partes que vamos a estudiar.

Secciones
Son los departamentos a los que pertenece el personal. En el menú Sistema - 1.
Tablas Generales - 8. Departamentos se accede a una opción muy similar. Pero esa
opción es para definir los departamentos generales de la empresa. En esta otra vamos
a establecer las diferentes secciones de producción, esto es, partiendo de las tablas y
los clavos, vamos a fabricar palés listos para su venta o su utilización por la propia
empresa.

En la empresa, como el proceso de fabricación es simple, vamos a incluir tres


secciones: Almacén (ALM), Fabricación (FAB) y Control de calidad (CON). Las
añadimos como en todos los menús de FacturaPlus. Se verá algo así:

Página 92 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Operaciones
En esta opción se reflejarán todas las operaciones de la producción. La operación
puede ser:

• Productiva. Todo el tiempo de la operación se dedica exclusivamente a


producción.
• Improductiva. Parte del tiempo de la operación no genera producción
directa.
• Estructural. Todo el tiempo de la operación no genera producción directa.

Vamos a suponer que el proceso de fabricación tiene las siguientes operaciones:


almacén de clavos (ACL) operación improductiva, almacén de tiras de madera (ATM)
operación improductiva, almacén de palés (APA) operación improductiva, colocación
(COL) operación productiva, claveteado (CLA) operación productiva y control de
calidad (CAL) operación estructural. Creamos las operaciones como en todas las
ventanas de Facturaplus. La ventana quedará así:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 93 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Personal
Ahora ya podemos decir al programa quién trabaja en cada sección. Supongamos que
Manuel (MAN) y Roberto (ROB) trabajan en almacén, Pedro (PED), Domingo (DOM) y
Lorenzo (LOR) trabajan en fabricación, y Lucas (LUC) es el encargado del control de
calidad. El coste/hora de almacén son 11 €, de fabricación 12,32 € y control de calidad
17,29 €. Los introducimos como se ve:

Página 94 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Componentes
Ya sólo queda indicar al programa los componentes. Los componentes de fabricación
estarán formados por los artículos que se utilicen para producir en este caso los palés.
Por tanto, lo primero hay que introducir en la tabla de componentes es los productos
terminados: palé recio, palé carga media y palé carga ligera. La pantalla queda del
siguiente modo:

Ahora hay que indicar al programa las unidades necesarias para fabricar cada uno de
los tipos de palés. Supongamos que para fabricar un palé recio son necesarias 7 tiras
de 1,5 y 20 clavos de 20; para un palé medio se necesitan 3 tiras de 1,5 y 4 de 1
además de 8 clavos de 20 y 8 de 15; y para montar un palé ligero hacen falta 7 tiras de
1 y 16 clavos de 15. Vamos a introducir el escandallo mediante el botón Modificar .
Aparece la siguiente ventana:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 95 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Pinchamos sobre Añadir y así vamos a introducir los componentes de cada producto.
Pinchando sobre la lupa podremos seleccionar los artículos que son componentes.

Página 96 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Datos del palé carga media:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 97 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

De este modo debe aparecer cada producto con sus componentes.

UD. 2. Órdenes de producción


Antes de iniciar nuestra primera orden de fabricación, vamos a introducir un pedido de
clavos con las siguientes líneas:

Introducimos el pedido como se explicó en el módulo II y generamos la factura y el


albarán (la forma de pago por domiciliación bancaria).

Ahora vamos a añadir una orden de producción de 100 palés recios el 1 de marzo de
2007. Antes de comenzar, vamos a crear el almacén de productos terminados. Se
realiza desde Sistema - 6. Almacenes. Al añadir la nueva orden pide la siguiente

Página 98 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

información que vamos cumplimentando:

Vamos a suponer que fabricar 100 palés recios ocupa a Manuel una hora (10 minutos
del almacén de clavos, 30 de tiras de madera y 20 minutos del almacén de palés), a
Domingo dos horas (de colocación), a Pedro una hora (claveteado) y a Lucas 25
minutos (control de calidad). Esta información se introduce en la pestaña Partes de
personal o bien en la opción 3. Partes de personal del siguiente modo:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 99 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Al final el parte de horas queda como se observa:

Página 100 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Tenemos cuatro horas y 25 minutos trabajados y el coste de mano de obra de los 100
palés asciende a 55,16 €. Al final nuestra orden de producción queda de esta forma:

Pinchando en Actualizar ya se introduce la orden de producción completa. Si


pinchamos sobre el botón Cerrar/ Invertir podemos cerrar la orden de fabricación e
incluso detallar la ubicación de los palés en el almacén de producto terminado.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 101 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Una vez cerrada la orden de producción, ya habremos terminado el proceso. Aparecerá


un punto rojo a la izquierda de la orden.

Página 102 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Módulo VIII. PROCESO DE


FACTURACIÓN
UD. 1. Presupuesto. Pedido y albarán
1. PRESUPUESTO
El proceso de venta comienza cuando un cliente solicita información y precio de un
producto. Supongamos que MANRIQUE, S.A. solicita un presupuesto de la compra de
50 palés. Le enviamos el siguiente presupuesto:

Vamos a introducir el presupuesto en FacturaPlus. Para ello vamos al menú


Facturación - 1. Presupuestos.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 103 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Para introducir el presupuesto emitido, debemos pinchar sobre Añadir y vamos


rellenando los datos que pide la ventana. Hay que crear el cliente MANRIQUE, S.A. (se
puede crear desde la lupa pinchando sobre añadir). Después introducimos los datos del
presupuesto de la siguiente forma:

Hay que tener cuidado porque si no seleccionamos el almacén de productos


terminados dirá que no hay stock suficiente.

Página 104 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Insertamos la línea del presupuesto y ya tenemos el presupuesto en el programa.

2. PEDIDO
Posteriormente el cliente acepta el presupuesto. Por tanto, el presupuesto se convierte
en pedido. Para insertar un pedido con el mismo contenido que el presupuesto,
debemos pinchar, desde la ventana de Presupuestos a clientes sobre el botón Aprobar
y sale un mensaje para confirmar la aprobación.

Pinchamos sobre Sí y ya está insertado el pedido. Podremos comprobarlo si entramos


en Facturación - 2. Pedidos.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 105 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

3. ALBARÁN
Una vez generado el pedido, del mismo modo podremos generar el albarán para
entregar cuando se sirva la mercancía y queda del siguiente modo:

Página 106 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

UD. 2. Facturas y abonos


1. FACTURAS
Ya hemos estudiado el contenido necesario de una factura para ajustarse a la
legislación aplicable. Vamos a introducir una factura emitida en FacturaPlus partiendo
del albarán entregado el día que servimos la mercancía. Por tanto, desde Facturación -
3. Albaranes podemos generar directamente la factura.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 107 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

De este modo aparecerá un punto rojo a la izquierda y ya tenemos la factura emitida.


Podemos observarla haciendo doble clic sobre la línea donde se encuentra.

Página 108 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Entre las funciones de la izquierda destaca Edi, que sirve para generar una factura
telemática, muy interesante para las empresas que se plantean la ofimática como una
opción de trabajo real.

Por otro lado, la opción Proyecto sirve para enlazar con el desglose de contabilidad
analítica definido en ContaPlus.

2. ABONOS
Deben emitirse utilizando una serie diferente a las facturas. Suponed que MANRIQUE,
S.A. devuelve un palé y emitimos el correspondiente abono. Para ello accedemos
desde Facturación - 5. Abonos . Pinchamos sobre Añadir y aparece una pantalla como
la factura. Escribimos el número de factura.

Una vez tecleado el número completo de factura, aparecen los datos de la factura para
emitir el abono partiendo de esos datos. Pinchamos sobre la cantidad y la modificamos.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 109 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Pinchamos sobre Actualizar y ya está el abono generado como se observa.

UD. 3. Liquidaciones a agentes


Supongamos que la venta realizada ha tenido lugar gracias a Joaquín Hernández
Castro. Recordad que los agentes (comisionistas o comerciales) se creaban en
Sistema - 3. Agentes. En ese caso vamos a liquidar la comisión (5%) para él. Para
acceder pinchamos sobre Facturación - 7. Liquidaciones.

Página 110 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Posteriormente, desde 7. Liquidaciones podemos abonar la comisión al agente como


se observa.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 111 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Al seleccionar al agente, debemos teclear las fechas que queremos liquidar.


Desmarcamos las opciones Sólo docum. pagados y Sólo docum. comisión <>0 porque
no se ha cobrado aún y porque no tenemos comisión en la factura y sale la factura a
liquidar.

Página 112 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Pinchamos sobre cada línea para introducir el % de comisión.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 113 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Pinchamos sobre Actualizar y ya tenemos la liquidación generada neta que asciende a


75,95 € como se observa.

Página 114 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

UD. 4. Gestión de cobros


Existe la posibilidad de reflejar la gestión de cobro de recibos, de introducir remesas en
FacturaPlus e introducir las devoluciones de clientes. También se puede enlazar
FacturaPlus con banca electrónica.

1. RECIBOS
Desde Facturación - Gestión de Cobros - 1. Recibos.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 115 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Se accede a los recibos generados por la factura. Haciendo doble clic podemos ver el
recibo.

Podremos generar el pago, compensación o la devolución desde aquí. Vamos a


generar el cobro.

Página 116 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Hemos puesto la subcuenta de caja pero pondríamos la del banco correspondiente.


Pinchamos sobre Aceptar y hacemos lo mismo sobre el abono. De este modo aparecen
los dos recibos como PAGADOS.

2. REMESAS

Plataforma de Teleformación de IFES Página 117 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Podemos generar cuentas desde las que girar remesas (norma 19 o 58) de recibos o
de efectos. De este modo podremos generar las remesas desde Facturaplus para
posteriormente enlazar desde banca electrónica y girarlas desde el programa. Para ello
accedemos desde Facturación - Gestión de Cobros - 2. Remesas. Se observa la
pantalla desde la que podremos seleccionar las cuentas bancarias asociadas a
remesas.

Recomendamos asociar a una cuenta bancaria propia a la generación de remesas para


examinar las diferentes opciones que plantea el programa sobre este tema. También
podemos introducir un recibo en una remesa desde el menú Recibos .

3. PAGOS Y DEVOLUCIONES
Desde esta ventana se controlan los movimientos de fondos asociados a un recibo. En
la ventana de recibos tenemos los recibos y en la otra se reflejan todos los movimientos

Página 118 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

por separado.

4. ENLACE BANCA ELECTRÓNICA


Desde esta función podremos sintonizar la gestión de cobros con la gestión de banca
electrónica que es la forma más cómoda de controlar y realizar cobros y pagos de una
entidad.

UD. 5. Enlace SP ContaPlus


Desde esta función se pueden enlazar los movimientos de FacturaPlus con ContaPlus.
Para ello tendremos que haber creado en ContaPlus una empresa que se denomine
igual y tenemos que coordinar subcuentas. La ventana que aparece se ve así:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 119 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Recordad que desde Útil - 4. Entorno del sistema - 1. Personalización se pueden


establecer los parámetros para enlazar con ContaPlus. Para establecer la ruta de
enlace en ContaPlus se realiza desde el menú Global - 2. Selección de empresa.
Pinchamos en Modificar y la segunda pestaña sirve para enlazar la ruta del mismo
modo que se explicó en FacturaPlus.

Página 120 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Plataforma de Teleformación de IFES Página 121 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Módulo IX. INFORMES


PERSONALIZADOS Y OTRAS
OPCIONES
UD. 1. Estadísticas e informes
La información que se genera en FacturaPlus es muy numerosa. Pero es necesario
analizarla. Para ello se aconseja la utilización periódica de estadísticas e informes
(semanal, mensual o trimestralmente) de forma que se puedan analizar las variaciones
más importantes acaecidas en el periodo referidas a las partidas sobre las que
queramos realizar un control. Cada entidad debe, según su estrategia global, definir
una serie de informes que permitan analizar los movimientos de las variables
controlables. Una vez definida la estrategia global, partiendo por supuesto del plan de
negocio, debemos plantearnos los objetivos departamentales y así definir también
informes por departamentos que permitan controlar y mejorar día a día la gestión.

Vamos a bucear en el contenido del menú Informes de FacturaPlus. Está compuesto


por tres opciones:

Podemos abrir cuantas ventanas de informes queramos a la vez. Si accedemos a


Informes – 1. Estadísticas e informes aparecen informes para casi todas las opciones
de FacturaPlus. Son informes poco elaborados que agrupan la información según las
opciones del programa. Por ejemplo, si consultamos el informe de proveedores:

Página 122 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Si buscamos un resumen anual de compras, pinchamos sobre esa opción y la siguiente


pantalla permite seleccionar el proveedor. Elegimos Todos (opción predeterminada).

Plataforma de Teleformación de IFES Página 123 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Sale una pantalla con las opciones de destino del informe.

Página 124 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Podremos seleccionar la apariencia del informe, también la impresora e incluso pasarlo


a un fichero para adjuntarlo en un correo electrónico o guardarlo en el equipo. Si
pinchamos respetando las opciones predeterminadas, aparece la previsualización del
resumen de compras.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 125 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Podremos sacar cuantos informes nos interesen en función de las necesidades de


información de la empresa. Pero en FacturaPlus se puede obtener también información
un poco más elaborada. Para ello debemos acceder a 2. Estadísticas e informes
estándar . Por ejemplo, al consultar las estadísticas de proveedores observaremos:

Aparece un listado de los artículos comprados por cada proveedor.

Página 126 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Por tanto, vemos que las estadísticas de esta opción son un poco más elaboradas que
las anteriores, las cuales consistían únicamente en agregar información. Aquí la
información está agrupada por diferentes conceptos. Pero también tenemos los
informes, donde los datos están más elaborados. Por ejemplo, podemos sacar un
informe de tiempo consumido por sección. Para ello vamos a Informes de producción –
Informes de tiempos desglosado por secciones y aparece un informe por secciones de
producción (recordemos almacén, fabricación y control de calidad). Si consultamos la
sección de fabricación, por ejemplo:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 127 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Por último existe la opción de elaborar gráficos desde FacturaPlus, aunque puede ser
que, en algunos casos, sea más aconsejable sacar informes en Excel y desde ahí
elaborar los gráficos. Todas estas posibilidades se ejecutan desde Informes – 3.
Gráficos . Vamos a obtener un resumen de compras por familias. El gráfico quedaría
del siguiente modo:

Página 128 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

UD. 2. Organización de ficheros y herramientas


El menú Útil se ocupa de aspectos generales que afectan al funcionamiento del
programa. Consta de las siguientes opciones:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 129 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

1. ORGANIZACIÓN DE FICHEROS
La primera de las opciones es 1. Organización de ficheros . Este botón sirve para
actualizar todos los procesos del programa y resulta fundamental si se importan
archivos de ContaPlus o de otros equipos. Si pulsamos el botón correspondiente
aparece una ventana informativa como ésta:

Página 130 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Pinchamos sobre Sí y el proceso se realizará automáticamente.

2. HERRAMIENTAS
La segunda opción tiene a su vez cuatro posibilidades:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 131 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

En 1. Autochequeo podremos observar la configuración del sistema operativo, tanto


hardware como software . La 2. Calculadora puede ser útil para realizar operaciones
sin necesidad de utilizar otra máquina o programa. Está bien diseñada para ejecutar
todo tipo de operaciones.

Si pinchamos sobre 3. Agenda aparece una ventana en la que podremos insertar los
contactos mediante fichas.

Página 132 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Está bastante bien diseñada porque además permite imprimir etiquetas.

Podremos diseñar un planning anual si pulsamos sobre 4. Planning . Mediante un


código de colores podremos programar, por ejemplo, los días de análisis de informes y
estadísticas.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 133 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

UD. 3. Perfiles de usuario


Esta opción se subdivide en:

La 1. Gestión de usuarios ya la conocemos puesto que se explicó en el módulo 1.

La 2. Periféricos permite seleccionar la impresora sobre la cual imprimir y, en general,


cualquier periférico.

En 3. Colores y fuente s podremos seleccionar la apariencia de todos los elementos del

Página 134 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

programa.

Si queremos modificar la fuente en los totales que aparecen en los listados, pinchamos
sobre el símbolo . Aparecen todas las opciones en cuanto a fuentes del programa.

Plataforma de Teleformación de IFES Página 135 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Si pinchamos sobre 4. Restaurar valores originales se recuperan los valores originales


del programa en cuanto al tamaño de las ventanas, al tipo de letra en cada una de las
ventanas y al logotipo de fondo del área de trabajo para el usuario activo en ese
momento, esto es, en nuestro caso, para Facturación 2007.

Pulsando en 5. Barra de botones podremos observar los iconos asociados en cada


botón por cada uno de los componentes del menú.

Página 136 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

UD. 4. Entorno del sistema. Avisos. Gestión del conocimiento


1. ENTORNO DEL SISTEMA
Esta opción del menú Útil contiene varias posibilidades:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 137 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Si pinchamos en 1. Personalización accedemos a la opción que permite configurar


todas las propiedades importantes del programa. Ya hemos acudido a ella en algunas
ocasiones para enlazar el programa con ContaPlus, por ejemplo. Cada una de las
pestañas que contiene son diferentes entornos del programa sobre los que podremos
seleccionar propiedades. Veamos una imagen del contenido de esta opción:

Si pulsamos sobre 2. Documentos , el programa permite configurar el formato de cada


documento.

Página 138 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

La opción 3. Depuración de ficheros implica un proceso automático (parecido a la


organización de ficheros) que borra todos los archivos que no son de utilidad para el
programa, liberando espacio y mejorando la eficacia de los procesos del programa. Si
pinchamos sobre ella, aparecen dos mensajes de advertencia. Éste es el primero:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 139 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Tras el segundo mensaje de advertencia, pulsamos sobre Continuar y seleccionamos


todos los grupos de ficheros, aceptamos y el proceso se realizará en poco tiempo salvo
que hayamos trabajado muchos días sin haberlo hecho.

2. AVISOS
Esta opción habilita para introducir avisos al iniciar el programa. Supongamos que
queremos que al iniciar el programa aparezca el aviso de advertencia Este programa
es para uso exclusivo del personal de Contabilidad, Compras y Ventas de la empresa ”.
Nos introducimos en Útil - 5. Avisos y añadimos el aviso del siguiente modo:

Página 140 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Una vez fuera del programa, al volver a entrar aparece el aviso del siguiente modo:

Plataforma de Teleformación de IFES Página 141 de 143


Facturación informatizada con SP Facturaplus

3. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO


Con esta opción podremos realizar consultas sobre personas o entidades de cuyo
nombre no estemos seguros. Para operar con este botón, debemos introducir todos los
datos de cada cliente, proveedor o agente. De ese modo podremos buscar por CIF,
calle, código postal, etc. Veamos su apariencia:

Página 142 de 143 Facturación informatizada con SP Facturaplus


Facturación informatizada con SP Facturaplus

Plataforma de Teleformación de IFES Página 143 de


143