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Elaborer un budget

-------Dominique Rolland
Trsorier de PDM 2008 ------------------

Aprs la synthse de votre projet, le budget est le second lment capital de votre dossier. Cest ce que le dcideur va lire en second. En effet, le budget va lui permettre dvaluer et de valider la demande de financement que vous lui ferez. Il doit tre soign, et parfaitement cohrent avec la dure du projet, les dates cls et les ralisations envisages. Budgtiser un projet cest : Rcapituler lensemble des dpenses prvues pour la dure totale du projet (si dure > 1 an, plusieurs budgets annuels) Construire un plan de financement, prvoyant les ressources envisages pour couvrir les dpenses. Estimer votre budget de manire raliste et raisonnable : ne pas gonfler ou craser certaines dpenses ne pas demander plus pour avoir moins Le budget doit vivre en fonction des ralisations de ressources et de cots et il est constamment ractualis. Prsentation gnrale Si le format de budget ou si limprim est impos, il faut sy conformer. Certaines lignes budgtaires sont fixs par des coefficients quil faut respecter. Exemple : le bailleur demande que les ressources propres prives doivent reprsenter 15% du budget. Prsenter un budget synthtique qui tient sur une page. Utiliser la monnaie de rfrence du ou des bailleurs de fonds, utiliser les sparateur de milliers et mettre des nombres sans chiffres aprs la virgule. Enfin, vrifier lquilibre du budget et les totaux : total ressources prvisionnelles = total dpenses prvisionnelles Un budget sera un tableau dont la partie droite regroupe les ressources et la partie gauche les dpenses. Pour chaque ligne de ressource Le bailleur ou la provenance La date de demande La date de ralisation Le montant Le % du total des ressources Les ressources seront classes selon leur provenance.

Pour chaque ligne de dpense Lactivit concerne, dans lordre o les activits sont prsentes dans le projet La date ou la dure de cette activit Le responsable ou lorganisme Le montant Lindication Prvu / ralis pour faire le suivi avec le mme tableau A la lecture du budget, on doit comprendre le droulement du projet et son positionnement dans le temps. Les ressources prvisionnelles Avant de solliciter un bailleur de fonds, vous devez dterminer la somme prcise lui demander, en tenant compte des fourchettes de subvention et des montants gnralement accords. Pour chaque bailleur, noter la date de demande et la date de ralisation du financement, en faisant ressortir des ressources sollicites et acquises . Mettre en avant les ressources obtenues auprs de partenaires locaux. Un projet associatif reste une initiative prive. Une ONG est dabord NG . Demander 80% de financement public peut paratre peu acceptable . Les dpenses prvisionnelles Les frais administratifs affects au projet : tlphone, courrier, fournitures de bureau, ne devraient pas dpasser 10% du total du budget. Cela peut tre un forfait quon naura pas besoin de justifier. Les alas et imprvus ne devraient pas dpasser 5% du budget et se rapportent des vnements non matriss : inflation, taux de change, Ils seront justifis dans le bilan du projet. Les modes de calcul doivent tre justifis. On peut faire apparatre des valorisations raisonnables pour des matriels donns ou des heures de bnvolat. Les diffrents niveaux de budget Il peut y avoir trois niveaux de budget : Un investissement initial : construction dun btiment, mise en place dune structure Un accompagnement sur une dure limite: formation des acteurs locaux. Les dpenses de fonctionnement et de maintenance : frais de personnel, achat de consommables ou de mdicaments, entretien des btiments et des matriels Les diffrents niveaux de budget Il peut y avoir trois niveaux de budget : Un investissement initial : construction dun btiment, mise en place dune structure, Un accompagnement sur une dure limite: formation des acteurs locaux Les dpenses de fonctionnement et de maintenance : frais de personnel, achat de consommables ou de mdicaments, entretien des btiments et des matriels,

Toutes les dpenses de fonctionnement et de maintenance sont des dpenses rcurrentes quon reconduit chaque anne. Ds llaboration du budget, il faut en prvoir la couverture terme pour assurer la viabilit financire du projet. Il faut galement prvoir des amortissements permettant le renouvellement terme des matriels Il est important de prparer la prise en charge du projet terme par les bnficiaires : Capacit de gestion du projet Capacit dauto financement ou recherche de relais dactions. --------------------------------

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