EVALUACION DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO

GAMERO JUAREZ & ASOCIADOS AUDITORES

CUESTIONARIO DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Empresa: Ao auditado:.. Auditor encargado:.. Fecha:.. NO APLIC

PREGUNTA ASPECTOS GENERALES 1. Incluye nuestro Archivo Permanente el ultimo organigrama? 2. Se encuentran sealadas razonablemente las obligaciones de los funcionarios y empleados? (Manual de Funciones) 3. Se utilizan manuales en el departamento de contabilidad? 4. Existe un reglamento interno aprobado por la autoridad de Trabajo 5. El alcance de la auditoria interna es razonablemente correcto? 6. Los auditores internos se guan por un programa escrito 7. Emiten informes escritos los auditores internos sobre el trabajo desarrollado? 8. Todo el personal que tiene puesto de responsabilidad esta convenientemente afianzado? 9. El personal que disfruta de vacaciones es sustituido por alguien durante su ausencia? 10. Estn colocados en tal forma los empleados que guarden alguna relacin de parentesco Que haga difcil la colusin? 11. Los registros de contabilidad: a. Son computarizados? b. Se llevan al da? c. Se prepara balances mensuales? 12. Se encuentran bajo control presupestal los gastos y los costos? 13. Se hace una revisin peridica de los seguros en vigor por algn funcionario autorizado? 14. Son todos los asientos de diario probados por un funcionario autorizado 15. Se encuentran los asientos de diario Debidamente explicados y comprobados? 16. La compaa sigue la practica de registrar todos los ingresos y gastos por medio de cuentas deudoras y acreedoras de modo que la contra cuenta de una partida de caja sea siempre cuenta de balance?

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NO

OBSERVACIONES Por ser una Auditoria Recurrente

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PREGUNTA Continua: 17. Existen polticas de planificacin presupuestal en forma anual 18. La licencia de funcionamiento esta vigente y actualizada 19. Existe la Sntesis de Legislacin Laboral en lugar visible y al alcance los trabajadores 20. Existe una asistencia social (cuando la empresa tiene mas de 100 trabajadores) CAJA Y BANCOS Efectivo en Caja 1. Los fondos de caja chica se manejan a travs De fondos fijos? 2. Se hacen arqueos sorpresivos? (Explique frecuencia) 3. Los fondos fijos de la compaa son razonables para sus necesidades? 4. Estn los pagos individuales de los fondos en efectivo limitados a una cantidad mxima? cual es su mximo? 5. Estn los desembolsos de caja chica debidamente respaldados por comprobantes? 6. Por lo que se refiere a estos comprobantes: a. Se hacen en tal forma que dificulten su alteracin? b. Estn firmados por las personas que dispusieron del efectivo? c. Se presentan para su inspeccin a la persona que firma el cheque de reembolso? d. Estn aprobados por un empleado responsable? 7. Los cheques de reembolso se expiden a favor de la persona encargada del fondo? 8. Esta prohibido usar los fondos de caja para hacer efectivos cheques de funcionarios, empleados, clientes y otras personas? 9. Se prepara una Planilla Diaria por los ingresos? 10. Existe una caja fuerte (como se custodia el efectivo) EFECTIVO EN BANCOS 1. Las funciones de contabilidad y de caja estn divididas y desempeadas por empleados competentes y completamente independientes entre si? 2. Estn todas las cuentas de bancos y las. personas que firman contra ellas, autorizadas por el Consejo de Administracin? 3. Existe la costumbre de notificar al banco inmediatamente cuando una persona autorizada para firmar abandona el empleo o la compaa? 4. Se registran en libros las transferencias de un banco a otro? 5. Se registran las operaciones de caja en la Fecha en que se recibe el dinero o en la que
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OBSERVACIONES

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PREGUNTA Continua fueron expedidos los cheques? PAGOS CON CHEQUES 1. Las siguientes aprobaciones de alguna persona Autorizada se requieren los comprobantes antes de ser pagados? a. Aprobacin de precios? b. De recibo de mercanca? c. De sumas clculos, descuentos, etc d. De la cuenta a la cual deba ser cargado? e. Aprobacin final para su pago? El giro de cheques requiere la firma de dos personas 2. Se utiliza cheque-voucher u otro medio de control para cheques emitidos? 3. Los comprobantes son cancelados convenientemente al pagarlos? 4. Esta prohibido firmar cheques en blanco? 5. La mquina protectora de cheques se usa antes o simultneamente con la firma? 6. Los cheques sin usar estn convenientemente guardados de tal manera que se evite sean usados sin autorizacin? DEPOSITOS 1. Los ingresos son depositados diariamente en su totalidad y de acuerdo a la planilla diaria de ingresos? 2. Los registros de contabilidad, estan encomendados a otra persona que no sea el cajero? 3. Las remesas recibidas por correo se entregan al cajero directamente por la persona que abre la correspondencia? 4. Existe control adecuado sobre las ventas de contado y de mostrador mediante el uso de cajas registradoras notas de venta? numeradas, recibos, etc? 5. Existe el control adecuado sobre ingresos miscelneos procedentes de las ventas de desperdicios, dividendos, rentas, etc? 6. Prepara el cajero un duplicado de la boleta de deposito y esta es sellada por el banco? 7. El sistema contable en uso evita que la Documentacin relativa a los costos sea manejada por empleados a cargo de los auxiliares y cuentas por cobrar los cobros sern registrados en el libro de caja? 8. Cuando se reciben los cheques y se acreditan con ellos directamente las cuentas por cobrar existen medidas de seguridad para evitar mal uso de ellos?
9. Los cheques devueltos por el banco por cualquier causa son entregados directamente a un empleado diferente de aquel que hace los

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SI

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OBERSVACIONES

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depsitos?
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PREGUNTA Continua: CONCILIACIONES BANCARIAS 1. Las cuentas son conciliadas por alguien que no firme cheques o que no tenga a su cuidado fondos o libros de caja? a. Cuentas generales? b. Cuentas de sueldos? c. Cualquier otra cuenta? 2. Se concilian las cuentas bancarias mensualmente? 3. Precise quien hace las conciliaciones 4. El procedimiento seguido en las conciliaciones es adecuado para descubrir falsificaciones? endosos indebidos, cheques sin registrar, traspasos de fondos entre bancos, etc., sin que se hayan corrido los asientos correspondientes? 5. Las conciliaciones son verificadas por un empleado responsable o por el contador? (precise) CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS 1. Existe una separacin definida entre: a. Las labores de los empleados que levan las cuentas corrientes y b. Las labores del cajero? 2. Los despachos se hacen solamente por pedidos autorizados? 3. Se emiten Guas de Remisin? 4. El departamento de facturacin enva directamente copias de sus facturas al departamento de cobranza? 5. El departamento de facturacin hace un resumen de sus facturas para pasarlo directamente al departamento de contabilidad? 6. Se controlan numricamente las facturas por alguna persona que no sea empleado del departamento de facturacin? 7. En todas las facturas se verifican los precios sumas, clculos, descuentos, etc., despus de haberse formulado? 8. Las notas de crdito por devoluciones y por bonificaciones son aprobadas por algn funcionario autorizado? 9. La mercanca devuelta por los clientes es recibida por el departamento respectivo y las notas de crdito correspondientes estn amparadas por una nota de entrada al almacn? 10. Los castigos de cuentas incobrables son aprobadas por algn funcionario autorizado? 11. Existe un control apropiado sobre las cuentas incobrables castigadas? 12. Se continan las gestiones de cobro despus de que las cuentas incobrables son castigadas en la contabilidad? 13. Se formula relacin o listados de cuentas por
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OBERSVACIONES

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cobrar mensualmente? PREGUNTA Continua 14. Se preparan mensualmente relaciones de morosidad por antigedad de las cuentas por cobrar? 15. Dichas relaciones son revisadas por algn empleado autorizado? 16. Se envan confirmaciones por sorpresa peridicamente por los auditores internos o por algn funcionario autorizado? 17. Las diferencias reportadas por los clientes se investigan por una persona distinta a la encargada del auxiliar de cuentas por cobrar? de las cobranzas? 18. Las facturas pendientes de cobro las tiene a su cuidado otra persona diferente al cajero, y al encargado del auxiliar de cuentas por cobrar? 19. Se examinan peridicamente las facturas y se concilian contra los saldos de las cuentas respectivas por un empleado independiente al encargado del auxiliar de cuentas por cobrar? 20. Existe algn control para asegurar que los cobros hechos por los vendedores son enviados a la compaa rpidamente? 21. Los cobradores firman la relacin de cobranzas que se les entrega por su cobro? 22. Liquidan diariamente los cobradores? LETRAS POR COBRAR 1. El gerente de crdito u otro funcionario aprueba la recepcin de los documentos por cobrar? 2. Existe un control computarizado de letras por cobrar 3. Los documentos por cobrar y colaterales son manejados por alguien que no tenga acceso a los libros de contabilidad? 4. Se formula mensualmente relacin de letras por cobrar y esta es confrontada con la cuenta de control respectiva 5. Se examinan peridicamente las letras y se concilian contra los saldos respectivos por un empleado independiente al encargado del registro de documentos por cobrar? 6. Los documentos estn fsicamente guardados en lugares apropiados 7. Existe un registro de letras descontadas a travs de una cuenta del mayor general con objeto de tener un control contable sobre os mismos? 8. Se prepara estados mensuales de letras descontadas? INVENTARIOS 1. Existe el sistema de inventarios permanentes sobre todas las partidas mayores de inventarios? 2. Este sistema se lleva sobre cantidades y valores? (si la respuesta es no, explquense las condiciones actuales)
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SI

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OBSERVACIONES

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X X X X X

PREGUNTA Continua: 3. Son independientes las personas encargadas de llevar los registros de inventarios perpetuos de las que realizan los pases de control general? 4. El sistema es computarizado? 5. Los inventarios son fsicamente contados cuando menos una vez al ao? 6. Se ajustan en libros las diferencias encontradas al hacerse el recuento? 7. Estos ajustes son probados por algn funcionario que no pertenezca al personal de almacn? 8. Se preparan instrucciones escritas para la toma de inventarios fsicos? 9. Estas instrucciones incluyen todos los procedimientos necesarios para garantizar un recuento correcto? 10. Los recuentos fsicos estn sujetos a: a. Una supervisin adcuada? b. Un doble recuento por alguien que no trabaje en almacn? c. Control por medio de tarjetas de inventario numeradas o algn otro sistema en el cual la Posibilidad de errores por articulo no Contados o duplicados sea misma? d. Verificacin especial cuando sea necesario? 11. La supervisin de los recuentos fsico es hecha por alguna persona del Departamento de contabilidad? 12. Al hacer los recuentos fsicos, la compaa considera los artculos que deben ser dados de baja? 13. Son los almaceneros las nicas personas que tiene acceso a los lugares donde se encuentran las existencias? 14. Existe algn control sobre las mercancas que por considerase obsoletos o por alguna otra causa han sido dadas de baja en libros pero que fsicamente se encuentran en el almacn? 15. Los movimientos en la cuenta de almacn tiene solamente origen por a. Entradas reportes de produccin o de artculos recibidos a satisfaccin del almacenero? b. Salidas requisiciones numeradas u ordenes de embarque c. Ajustes sobre recuentos fsicos debidamente aprobados por algn funcionario autorizado? d. Baja de artculos obsoletos, fuera de moda o Por alguna otra causa, debidamente Autorizados por algn funcionario?
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OBSERVACIONES

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16. Los artculos estn convenientemente protegidos contra deterioro fsico? 17. Se tiene el control adecuado sobre PREGUNTA Continua: artculos dados en consignacin, material que entrara en proceso, que debe almacenarse, etc.? 18. El sistema en uso asegura mediante Requisiciones prenumeradas u otro control que Todas las entregas de mercancas ser registren? 19. Hay personas responsables para ver que nada Sale d la empresa sin una autorizacin escrita? 20. Se revisan las multiplicaciones, los precios, las sumas y todos los clculos aritmticos de los inventarios fsicos? 21. Los procedimientos o instrucciones de la Empresa nos aseguran: a. Que todos los artculos que pertenecen a la compaa han quedado incluidos en el inventario? b. Que todos los artculos facturados pero no entregados a la fecha del balance han sido excluidos del inventario? 22. Se tiene un sistema de costos controlado debidamente por el sistema general de contabilidad? VALORES 1. Los valores estn depositados en caja-fuerte en algn banco, o guardados de alguna otra manera que fsicamente ofrezca seguridad? 2. Se requiere la presencia de dos funcionarios autorizados para tener acceso a los valores? 3. El registro de valores se encuentra fuera de control de quienes custodian dichos valores? 4. Los valores estn registrados a nombre de la Compaa o debidamente endosados a ella? 5. Las operaciones que se realizan con los valores son autorizados por el directorio, gerente de finazas o alguna otra persona autorizada? 6. Los registros de valores contiene el suficiente Detalle que permita en cualquier momento su Completa identificacin? 7. Se hace de los valores un recuerdo peridico por sorpresa, por los auditores interno u otros funcionarios? 8. Se vigilan en vista de una posible realizacin los valores que se han castigado o a los que se les ha constituido una reserva total? ACTIVO FIJO 1. Se llevan registros auxiliares del activo fijo en Forma adecuada? 2. Se hace peridicamente un inventario fsico del Activo fijo y se compara con los registros respectivos? 3. Los recuentos fsicos se hacen bajo la supervisin de empleados no responsables del cuidado y control de estas propiedades?
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OBSERVACIONES

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Banco Unico

4. Las diferencias de importancia encontradas entre los recuentos fsicos y los libros que lleva el

PREGUNTA Continua: departamento de contabilidad se han informado a la gerencia? 5. Existe una poltica definida sobre las autorizaciones de inversiones en activo fijo? 6. Las personas que tienen a su cuidado el activo Fijo, estn obligadas a reportar cualquier cambio habido, como ventas, traspasos, bajas, obsolescencia, excedentes, movimientos, etc.? 7. La venta de activo fijo, requiere la autorizacin previa Directorio? 8. Se llevan registros del activo totalmente depreciado y que aun se encuentre en uso, an cuando se haya dado de baja, en los libros? 9. El activo fijo esta debidamente asegurado? 10. Se revisan peridicamente as plizas de seguro? 11. Por lo que se refiere a herramientas a. Fsicamente estn al cuidado de una persona? b. Se entregan solo contra una nota autorizada? 12. Las adiciones a las cuentas de maquinaria y equipo: a. Se inician con una orden o requisicin que muestre la necesidad de efectuar la inversin y el costo estimado de ella? b. Se acumula y registra el costo de las adiciones mediante ordenes de trabajo? c. Si es as, se comparan los costos reales con los estimados? 13. Sigue la empresa una poltica adecuada y bien definida para distinguir las adiciones capitalizables de las erogaciones que deben considerarse como gastos de mantenimiento y reparacin? DOCUMENTOS POR PAGAR Y PASIVO A LARGO PLAZO 1. La persona o departamento que autoriza fiablemente el pago d documentos es independiente? a. Del departamento de compras? b. De quien haya solicitado la erogacin? c. Del cajero o de quien firma cheques? 2. Se lleva algn registro de documentos por pagar? 3. Se necesita la firma de dos funcionarios que autorizan el giro de cheques para los pagos? 4. Se concilia peridicamente el registro auxiliar de cuentas por pagar con la respectiva cuenta del mayor? 5. Se cancelan debidamente los documentos pagados? 6. Se guardan convenientemente los documentos pagados?
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OBSERVACIONES

No existe persona Responsable

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X X X X X Mancomunado

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PREGUNTA Continua: CUENTAS POR PAGAR COMPRAS Y GASTOS 1. Las funciones de compras estn separadas de aquellas de contabilidad, recepcin de mercancas y embarque de las mismas? 2. Se necesita autorizacin escrita para efectuar todas las compras? 3. Los pedidos de compras son autorizadas por un funcionario responsable? 4. Los pedidos de compras estn numerados progresivamente? 5. El departamento d contabilidad recibe directamente una copia de la orden de compra? 6. Se verifica las facturas en el departamento d contabilidad? a. Contra las ordenes de compra? b. Contra los avisos de entrada c. Contra los informes de inspeccin? 7. Se han establecido responsabilidades para la verificacin de facturas, en los aspectos de: a. Precios? b. Clculos? c. Cargos con fletes? 8. El departamento de contabilidad guarda la copia de lanota de recepcin junto con la factura del proveedor? 9. Hay procedimientos suficientes para asegurarnos que se hacen reclamaciones por todos los faltantes o artculos que se reciben deteriorados? 10. Las cuentas de gastos de agentes de aduana los fletes se identifican con sus respectivas compras? 11. Los costos son hechos por empleados responsables? 12. Son examinados los comprobantes de compras y de gastos por un funcionario o empleado responsable, con el fin de cerciorarse de que los documentos comprobatorios estn completos y de que se han cumplido con los requisitos establecidos? 13. Las facturas de publicidad se revisan peridicamente, comprobndola con los anuncios publicados? 14. Hay algn funcionario responsable que revise las facturas y la correccin de los clculos aritmticos? 15. Se pasan las facturas y sus comprobantes junto con el cheque de pago, a la persona que va a firmarlo? 16. Se cancelan las facturas para evitar su doble pago? 17. La relacin de cuentas por pagar se prepara cuando menos trimestralmente y se confronta con el libro mayor?
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OBSERVACIONES

X X X X X Gerente de Compras Gerente de Compras

X X X

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PREGUNTA Contina: 18. Los estados de cuenta mensuales recibidos de los proveedores son conciliados con el registro de cuentas por pagar? 19. Se requiere la aprobacin de persona autorizada para los ajustes a los registros de cuentas por pagar? 20. Los anticipos a proveedores se consideran como cuentas por cobrar? 21. Las devoluciones hechas a proveedores se controlan de modo tal que se asegure que la cuenta proveedores se ha cargado con el importe de dichas devoluciones? 22. Las compras de bienes y servicios que constituyen gastos de administracin y gastos de ventas, son aprobados y autorizados por funcionario? 23. Se solicita cotizaciones a proveedores par los gastos de administracin y gastos de venta ha efecto de elegir lo mas conveniente? 24. Como se costean las ventas? 25. Existen presupuestos operativos de gastos de administracin y de ventas? CAPITAL SOCIAL Y PAGO DE DIVIDENDOS 1. Los ttulos de acciones y los talonarios de las mismas se utilizan en forma numrica ininterrumpida? 2. El capital segn libros es igual al capital segn escritura pblica de constitucin o con modificatorias? 3. Se tiene certificados de acciones guardados como sigue: a. En una caja de seguridad bajo llave? b. En custodia con un funcionamiento autorizado? 4. Los certificados de acciones no emitidos y sus talonarios quedan al cuidado d funcionarios responsables? 5. Las capitalizaciones contables estn respaldadas por la respectiva escritura pblica? 6. Los cupones de dividendos se cancelan debidamente y se archivan cuando se han pagado? 7. Se lleva el libro Registro y Transferencia de acciones? REMUNERACIONES 1. Existen constancias debidamente aprobadas por Lo siguiente (indique quien la aprueba) a. Cambios en el personal? b. Sueldos y clasificaciones por clase de trabajo? c. Polticas de contratacin de nuevo personal 2. Aprueba el Directorio los sueldos de ejecutivos de alta jerarqua?
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OBSERVACIONES

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X X X Promedio.

Modificatorias

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PREGUNTA Contina: 3. Se conservan los archivos anteriores en forma Independiente e inaccesible a persona que: a. Preparan planillas? b. Aprueban planillas? c. Pagan planillas? 4. Hay contratos individuales de trabajo? 5. Existen files para el archivo de documentos personales, currculo, etc., del personal? 6. Se utilizan relojes marcadores u otros medios para registrar la asistencia? 7. Se autorizan por empleados responsables las horas extras u otras prestaciones especiales? 8. Existe una separacin definida de labores entre: a. Tomadores de tiempo? b. Personal que prepara las planillas? c. Personal que hace los pagos? 9. Existe un departamento independiente dedicado a al elaboracin de las planillas? 10. Las personas que preparan las planillas son independientes en sus funciones de aquellas encargadas de la contratacin o despido de personal? 11. Se revisan todos los clculos de las planillas antes de efectuar los pagos? 12. Se concilian los totales de las planillas sueldos con los mostradores en planillas? anteriores, investigando los cambios especficos? 13. Las planillas se elaboran por computo? 14. La distribucin contable de la planilla la revisa una persona independiente al departamento de planillas? 15. Las planillas estn sujetas a una aprobacin final por algn funcionario responsable? 16. Si los sueldos se pagan en efectivo a. Se retira del banco el monto neto de las planillas? b. Se toma las debidas precauciones para guardar el dinero y protegerlo contra robo de empleados o extraos? 17. Los sueldos no reclamados estn encomendaos a otras personas que no sean las que preparan las planillas, ni las que hacen los pagos? 18. La distribucin de cheques o sobres de sueldos es supervisada peridicamente por alguien independientemente del departamento de personal? 19. Las personas que pagan son cambiadas de cuando en cuando? 20. Se entrega boleta de pago al personal? 21. Los sueldos no reclamados se vuelven a depositar en el banco, despus de un periodo de razonables? 22. Los pagos de sueldos no reclamados que se
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OBSERVACIONES

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PREGUNTA Continua: hagan posteriormente, requieren aprobacin de algn funcionario que no sea encargado de la preparacin de la planilla? 23. Se reviso los clculos de deposito de C. T. S.? 24. Se cumple semestralmente con los depsitos C. T. S.? 25. Existen convenios individuales (contratos) por los que la empresa hace de depositaria de los depsitos de C. T. S.? 26. Los contratos estn aprobados por el Ministerio de trabajo

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OBSERVACIONES

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Prep... Rev.

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