Request for Proposal (RFP) por Glenn Wheaton, 20 de novembro de 2008 A Request for Proposal (RFP), o principal documento

o que enviado aos fornecedores que os convida a apresentar uma proposta para fornecer bens ou servios. Internamente, uma RFP tambm pode ser referido como um projeto de terceirizao, um documento, ou um evento associado (licitao). Ao contrrio de uma Request for Information (RFI) ou uma Request for Quotation (RFQ), uma RFP projetado para obter fornecedores para fornecer uma soluo criativa para um problema de negcio ou problema. RFPs deve ser usado com cuidado, pois podem ter um monte de tempo para a organizao e seus fornecedores. No entanto, para projetos mais complexos, uma RFP pode ser o caminho mais eficaz para adquirir os bens ou servios necessrios. Quando usar uma RFP O pessoal de compras no deve usar uma RFP quando eles so apenas solicitando informaes de fornecedores, quer apenas preos, informaes ou s querem se envolver em um cenrio de licitao. Um RFP faz uso de licitao (esta uma forma eficaz de origem), mas uma RFP no deve ser usado se o custo o critrio de avaliao nico ou principal. Um RFP deve ser usado quando um projeto suficientemente complexo que merece uma proposta de um fornecedor. RFPs so teis quando a criatividade fornecedor e abordagens inovadoras para os problemas so necessrios. importante lembrar que o processo de RFP pode levar uma quantidade significativa de tempo para ser concludo e pode resultar em atrasos para o incio do projeto. Portanto, ela s faz sentido usar isso quando os benefcios de obter propostas dos fornecedores so maiores do que o tempo extra necessrio para preparar a RFP e para gerenciar o processo de RFP. Benefcios Um dos principais benefcios que podem surgir se o processo de RFP tratado bem que a organizao ter um bom controle sobre os riscos do projeto potencial para um projeto complexo. A organizao tambm vai entender os benefcios potenciais que pode realizar durante o curso do projeto. Usando uma RFP tambm encoraja os fornecedores a apresentar propostas organizadas que podem ser avaliados utilizando uma metodologia quantificveis. Alm disso, permite uma RFP fornecedores sabem que a situao ser competitivo. O cenrio de licitao frequentemente o melhor mtodo disponvel para a obteno do melhor preo e, se feito corretamente, o melhor valor. Um RFP tambm d o pessoal compra e interessados no projeto a possibilidade de visualizar como o projeto ir para a abordagem e que os fornecedores iro usar para complet-lo. Inconvenientes H vrias desvantagens do uso de uma RFP. Primeiro, eles podem ser extremamente demorado para compra pessoal. Segundo, eles podem ser extremamente demorado para os

fornecedores. Alguns fornecedores vo olhar para a RFP e vai optar por no participar porque levaria muito tempo para responder. Estes fornecedores podem tambm tornar-se desanimado e sente que uma pequena chance de ganhar os impede de investir o tempo necessrio para criar a proposta. Terceiro, que muitas vezes pode ser muito difcil dizer com preciso resumir os requisitos para o projeto. Isso pode levar a respostas fornecedor pobres ou pobres de preos desde o fornecedor no sabia realmente o que a organizao estava olhando para comprar. Finalmente, pode ser mais difcil dizer com preciso pontuao ou avaliar as respostas a um fornecedor RFP, uma vez que pode ser demorado, detalhado, ou exigem conhecimento especializado para avaliar. Elementos chave A Solicitao de Proposta bem projetado deve conter vrios elementos importantes. A maioria dos elementos so comuns para RFPs, mas pode variar entre indstrias e entre os setores pblico e privado. Estas incluem uma viso geral da questo de negcios, uma descrio do produto ou servios necessrios, os requisitos de negcios detalhado, outras informaes, o formato de proposta, data de vencimento, os critrios de seleo, linha do tempo, as perguntas, como responder e ponto de contato. Alguns RFPs ir conter informaes sobre uma fuga de custo, sugestes abordagem, ou outros documentos que possam ser necessrias. Estes elementos RFP so descritas nas sees abaixo. Uma viso geral da questo de negcio Deve haver uma descrio sucinta do problema de negcio ou o problema que est dirigindo esta compra particular. Deve ser declarado em um ou dois pargrafos e deve dar aos fornecedores um resumo do projeto de terceirizao e por que ele foi iniciado. Descrio dos Produtos ou Servios O pedido para a proposta deve conter uma descrio breve mas convincente dos produtos ou servios que so necessrios. Na maioria dos RFPs, os bens ou servios que a empresa necessita so complexos e podem ser difceis de descrever em detalhe. No entanto, uma boa descrio desses bens ou servios vai ajudar muito os fornecedores no desenvolvimento de uma proposta excelente e altamente segmentada. Detalhada Requisitos de Negcio Alm da descrio dos produtos ou servios, com a maioria das RFPs h requisitos de negcios detalhado que precisam ser claramente definidos no documento. Estes podem incluir requisitos de suporte, as orientaes de entrega, especificaes de projeto, mtricas de qualidade, etc O objetivo da seo de requisitos de negcio dar os detalhes fornecedores do que necessrio pela empresa para esta compra, para que os fornecedores podem vir com uma proposta que atenda a esses requisitos. Muitas vezes, a seo de requisitos ocupa uma boa parte da SDP. Se as exigncias no refletem exatamente as necessidades da empresa, os fornecedores no iro apresentar propostas para as questes-chave. sempre importante

para colaborar com as pessoas que esto usando os produtos ou servios para este projeto de terceirizao para assegurar que os requisitos so precisos. Outras informaes necessrias para a Proposta s vezes h informaes adicionais que os fornecedores tero a fim de formular uma proposta. Esta informao geralmente a informaes sobre as operaes internas da organizao que os escritores proposta vai precisar. Esta informao pode incluir mtricas de uso, projees de demanda, informaes sobre o desempenho atual, os resultados do inqurito interno, etc A chave para esta seo no fornecer fornecedores com informaes muito pouco ou demais. Pelo contrrio, dar-lhes apenas com as informaes que eles precisam. Sugestes abordagem Para RFPs em que o pessoal compra de saber o que eles exigem, pode fazer sentido para sugerir uma abordagem para os fornecedores. Muitas empresas no tero esta seo porque eles esto procurando formas criativas de abordar o problema e no quero forar os fornecedores em um molde. Mtricas de Desempenho Se aplicvel, descrever algumas mtricas de desempenho que ser utilizado para medir o desempenho do fornecedor do contrato no futuro. Isso ajudar a fornecedores ter uma idia quantificveis do que constituir um excelente desempenho. Formato da Proposta Qualquer RFP precisa especificar o formato ea durao das propostas de fornecedores. Um formato altamente estruturado apresentao de propostas faz com que seja mais fcil comparar as respostas dos fornecedores. Ele tambm ir incentivar a clareza e orientaes no mbito das propostas de fornecedores. Alguns dos melhores RFPs lugar as suas necessidades de negcios em um ponto por ponto e formato de incentivar os fornecedores para responder a cada ponto. O RFP deve indicar o comprimento mximo da proposta. Ter um comprimento mximo ajudar a reduzir o tempo necessrio para analisar a proposta e tambm ir garantir que os fornecedores mantm informaes desnecessrias a um mnimo. Data de Vencimento A data de vencimento para as propostas de fornecedores deve ser claramente indicada prximo ao incio da RFP e em outros lugares relevantes. Isso garante que os fornecedores de saber quando devido. Critrios de Seleo Esta uma parte importante e contm informaes essenciais para os fornecedores. Este deve

indicar claramente as reas e as mtricas que as propostas fornecedor ser avaliado. Se possvel, o RFP deve divulgar a ponderao de que uma determinada seo ou tpico ser dado como parte da pontuao proposta global. Essa ponderao muitas vezes descrita como uma porcentagem ou em termos de pontos, de um total possvel. Esta seo mais do que qualquer outro, ajuda os fornecedores a concentrar suas respostas sobre os critrios em que suas propostas sero julgadas. Perguntas Fornecedor poder solicitar esclarecimentos ou fazer a pergunta sobre at mesmo os RFPs mais bem escrito. Qualquer RFP deve especificar claramente o mecanismo pelo qual os fornecedores podem fazer perguntas. RFPs mais boa vontade definir um perodo de tempo durante o qual fornecedor perguntas podem ser enviadas. Este perodo de tempo no deve ser muito prximo do prazo para a apresentao proposta. O ponto de contacto para a RFP, ento, obter respostas e fornecer respostas por escrito aos fornecedores. Em geral, til para mostrar as perguntas e respostas para todos os fornecedores pode v-los e torn-los parte da RFP como uma emenda. Isto pode trazer mais clareza aos requisitos e fornecer a documentao para o projeto. Timeline A linha do tempo deve exibir a data de criao RFP, a RFP data de envio, o perodo de tempo para perguntas, a data de vencimento para apresentao de propostas, o perodo de seleo, ea data de atribuio projetada. Isso tudo deve ser comunicada o mais claramente possvel. Ponto de Contato O ponto de contato a pessoa que lida com as interaes com os fornecedores. Isto significa que todas as perguntas fornecedor e comentrios sobre a RFP ser direcionado para essa pessoa. Algumas empresas tambm incluem um back-up ponto de contato no caso de o principal ponto de contato fora do escritrio ou indisponvel. Composio de custos Esta seo opcional e est includo em apenas algumas propostas. Para permitir comparaes de custo, alguns RFPs vai exigir que os fornecedores de apresentar uma repartio dos custos para garantir a comparao. sempre uma boa idia para especificar um formato de preos nesta seo para fazer os preos se podem ser comparadas com preciso. Outros Documentos Alguns RFPs tm outros documentos que precisam ser preenchidos, como parte do processo de RFP. Estes poderiam ser certificaes diversidade, acordos para certos termos e condies ou formulrios outra empresa especfica. Estes tambm devem ser includos com a RFP se eles fazem parte de procedimentos normais de uma empresa.

Como responder Isto incluir instrues especiais sobre como responder solicitao SDP. Isso pode incluir informaes sobre o endereo de onde enviar a proposta. Deve incluir o formato de apresentao (cpia impressa, eletrnica, etc). Tambm deve especificar quaisquer requisitos de submisso adicionais e pode enfatizar a prazo. Concluso Se usado corretamente e nas circunstncias corretas, uma RFP uma excelente ferramenta que comprar o pessoal pode usar a fonte os melhores produtos ou servios, dentre vrias ofertas dos fornecedores. Enquanto o processo de RFP mais demorado e exige mais esforo, pode fornecer uma empresa com viso nica do risco do projeto e pode ajudar a empresa a determinar a melhor maneira de avanar com um projeto complexo. Quando uma empresa decide ir com uma RFP como a ferramenta de sourcing, importante seguir todas as melhores prticas e para escrever a RFP de forma concisa e clara para garantir que as propostas fornecedor vai entregar o melhor valor possvel com a mais visados preos.