ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ

Organizao e Manuteno do Arquivo

Relatrio da visita de estudo ao Arquivo Municipal Da Ribeira Grande

Formadora: Margarida Medina Formanda: Anabela Moniz n2 Curso: Tcnico Comercial

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Rua dos Mercadores n 76, 9500-092 Ponta Delgada Telefone 296 285 461 Fax 296 285 463 E-mail: geral@aprodaz.com

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Relatrio Final
No mbito da UFCD de Organizao e Manuteno do Arquivo eu e a minha turma do curso de Tcnicos Comerciais, no dia 12 de Janeiro, pelas 14:00 horas, realizmos uma visita de estudo ao Arquivo Municipal da Ribeira Grande, com a formadora Margarida Medina. A visita constou da visualizao do arquivo deste edifcio e na sua explicao, e tambm tivemos uma breve explicao do que era a biblioteca. Chegmos Ribeira Grande por volta das 14horas e 30 minutos, e no hall de entrada espermos pela Dra. Ana Cristina Moscatel, Tcnica Superior do Arquivo que recebeu-nos com grande alegria e satisfao. Tem a seu cargo a custdia, manuteno e divulgao no s dos fundos de produo municipal, como a documentao da Cmara Municipal de Ribeira Grande ou da extinta Administrao do Concelho da Ribeira Grande, e tambm cerca de 45 fundos particulares, fruto de doaes e depsitos que foram sendo feitos ao longo das ltimas duas dcadas. Este arquivo j est neste edifcio desde 1504, e os documentos que l esto so de consulta intermdia. Os documentos que esto no arquivo so histricos e pertencem a entidades pblicas e a particulares. A Dra. Ana disse-nos que h livros paroquiais e da ouvdoria l guardados para enriquecerem a histria da nossa ilha, como tambm disse que o arquivo era para consulta no de toda a gente mas de quem precise de um documento.

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Relativamente eliminao dos documentos, antes da eliminao precisamente dita, estes mesmos documentos tm que ser por vezes consultados e a eliminao ser aprovada pela Comisso dos Arquivos da Regio Autnoma dos Aores. Depois estes mesmos documentos so triturados para no serem vistos por terceiros e para no haver divulgao da informao que existe nesses documentos, e, por fim, estes documentos iro ser colocados na reciclagem. Ainda tambm com a Dr. Ana ficmos mais informados de como se realiza a manuteno do arquivo, a importncia dos documentos histricos e com as informaes magnficas sobre o nosso povo aoriano e, principalmente, a sua cultura. Tambm foi explicado que devemos ter sempre em considerao a conservao de todos os documentos e a sua limpeza. A realizao da limpeza de todos aqueles documentos feita com um material preparado para a sua preservao. Depois houve a possibilidade de estarmos num espao para que ns pudessemos expor as nossas opinies sobre como seria possvel fazer um arquivo correcto. Precisa ser uma tarefa dividida entre os arquivistas e os servios administrativos porque, assim, ir ser mais fcil de arquivar por um plano personalizado de arquivo Como foi referido, alguns documentos so normalmente digitalizados e guardados em suporte digital, para um dia mais tarde poderem ser visualizados porque os documentos originais j no esto em condies de ser consultados, tambm depende do tipo de documento porque nem todos podem ser consultados por qualquer pessoa. Nos dias de hoje, existem softwares eficientes para dar a entrada e a classificao aos documentos, porm estes programas no so regulamentados em algumas cmaras municipais, e assim torna-se difcil sabermos qual o plano de arquivo de cada cmara Municipal, e torna-se difcil a consulta dos documentos

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existentes em cada cmara, pois o sistema de classificao varia tambm de cmara para cmara. Tivemos o gozo de estar presentes perante alguns documentos e livros antigos, vimos livros escritos por escriturrios que tinham uma letra muito individual da poca antiga onde era usada na escrita tinta e ferro agrupado, pois esta escrita era feita com uma brilhante pena de escriturrio que se usava antigamente. Depois estivemos com a Dr. Mnica Medeiros, que nos explicou como funcionava a biblioteca e como esta era organizada. Pudemos analisar como era o plano de classificao e catalogao dos livros que existam na biblioteca, todos os livros de vrios autores esto mostra agrupados por assuntos, pois muito mais fcil a sua localizao. No mesmo stio existe um espao prprio para crianas, sendo as crianas acompanhadas por uma monitora permanente, que cativa as crianas que frequentam o local, estas crianas vo para l ler, desenhar, estudar entre outros; vo porque gostam e assim passam o seu tempo livre na biblioteca. Neste mesmo local pode-se encontrar um espao preparado para fazerem pesquisas, muitas das vezes quem pode-se encontrar mais so professores e estudantes. A populao frequenta mais para fazer as suas pesquisas para trabalhos escolares. Na minha opinio, achei muito interessante a nossa viagem at ao Arquivo Municipal da Ribeira Grande. No princpio estava chato, era muito BLA BLA, mas depois comecei a gostar vi que o Arquivo tem muitas informaes preciosas guardadas pois posso dizer que toda a histria daquele Arquivo uma sobrevivncia para a instituio. Foi muito importante a explicao da Dr. Ana Cristina, pois foi muito simptica e muito esclarecedora, e percebi muito bem a importncia e, principalmente, irei saber como concretizar qualquer tarefa difcil na empresa.

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Pois eu sendo daquela zona nunca me deu gozo ir l, nunca achei interessante, mas agora posso dizer que depois desta visita irei voltar l com os meus filhos, para eles conhecerem a instituio pois vai ser importante para eles tambm.

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