ACCESS 2007 NIVEL 2

CONTENIDOS
PERSONALIZAR CAMPOS: .......................................................................................................... 1 INGRESO DE DATOS .................................................................................................................. 1 TIPOS DE DATOS.................................................................................................................... 1 Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son: ............................................................. 1 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS ............................................................................................. 4 Tamao del campo ............................................................................................................ 5 Formatos Personalizados Campos ..................................................................................... 6 Mscara de entrada ........................................................................................................ 12 Regla de validacin.......................................................................................................... 16 Texto de validacin: ........................................................................................................ 20 Requerido: ...................................................................................................................... 20 Permitir longitud cero: .................................................................................................... 20 Indexado: ........................................................................................................................ 21 Los ndices:...................................................................................................................... 21 Principal: ......................................................................................................................... 22 CONSULTAS ............................................................................................................................ 23 Consultas con parmetros ................................................................................................... 23 Las consultas multitabla ...................................................................................................... 24 Combinar tablas .................................................................................................................. 24 LAS CONSULTAS DE RESUMEN ............................................................................................ 25 LAS CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS...................................................................... 27 LAS CONSULTAS DE ACCIN ................................................................................................ 29 Consultas de creacin de tabla. ....................................................................................... 29 Consultas de actualizacin............................................................................................... 30 Consulta de datos anexados. ........................................................................................... 31 Consulta de eliminacin .................................................................................................. 33 LOS FORMULARIOS ................................................................................................................. 34 La vista diseo de formulario .............................................................................................. 34 La pestaa Diseo de formulario ..................................................................................... 34 LOS INFORMES ........................................................................................................................ 40 La vista diseo de informe................................................................................................... 40

La pestaa Diseo de informe ......................................................................................... 40 LOS CONTROLES DE FORMULARIO E INFORME ........................................................................ 44 Propiedades Generales de los Controles.............................................................................. 44 IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS .............................................................................................. 55 IMPORTACIN DE DATOS .................................................................................................... 55 EXPORTACIN DE DATOS .................................................................................................... 58

PERSONALIZAR CAMPOS: INGRESO DE DATOS

TIPOS DE DATOS.
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales. Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo. En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access slo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo. Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco. Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar. 1

S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina. Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas. Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l. El asistente para bsquedas En algunas ocasiones, el valor a introducir en una columna no puede ser cualquiera sino que est extrado de una lista de valores vlidos para ese campo. Por ejemplo un campo Sexo con los valores F o M, un campo Ciudad con los valores Santiago, Valdivia, Antofagasta, etc. Esta lista de valores puede ser una lista de valores fijos que definamos nosotros (sera el caso del campo sexo) o tambin puede ser una lista de valores extrados de una tabla existente en nuestra base de datos (podra ser el caso del campo Ciudad si tenemos una tabla de ciudades). En Access podemos definir esta lista de valores vlidos de una forma cmoda y rpida utilizando el Asistente para bsquedas.

Para arrancar este asistente hay que posicionarse en la ventana de diseo de tabla sobre el tipo de datos del campo que va a contener los datos extrados de la lista y seleccionar el tipo Asistente para bsquedas. A continuacin aparece la primera pantalla del asistente donde nos pide si queremos obtener los valores de una tabla o consulta o si queremos escribir los valores.

Columna de bsqueda basada en una lista de valores 2

Si contestamos la segunda opcin (Escribir los valores que desee) aparece la siguiente pantalla donde indicaremos los valores rellenando la columna: Una vez introducidos todos los valores pulsar en el botn Siguiente para pasar a la ltima pantalla donde nos permite cambiar el nombre de la columna. Slo queda hacer clic en el botn Finalizar. La pestaa Bsqueda - Lista de valores Con el asistente hemos definido el campo con una lista de bsqueda basada en una lista de valores, esto se ve reflejado en las propiedades del campo en la pestaa Bsqueda de la siguiente manera:

Las propiedades ms importantes nos indican lo siguiente: Mostrar control: Cuadro combinado, esto indica que a la hora de introducir datos en el campo, este aparecer como un cuadro combinado con una flecha a la derecha que permita desplegar la lista de valores. Tipo de origen de la fila: En nuestro caso es una lista de valores lo que hemos introducido. Origen de la fila: en esta propiedad tenemos los diferentes valores de la lista separados por un punto y coma Columna dependiente: podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el nmero de orden de la columna. Encabezados de columna: indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con encabezados de columna. Si esta propiedad contiene el valor S coger la primera fila de valores como fila de encabezados. Ancho de columnas: permite definir el ancho que tendr cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma. Filas en lista: indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Ancho de la lista: indica el ancho total de la lista. Limitar a lista: Si esta propiedad contiene No podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si indicamos S obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor. Mostrar solo valores de origen de la fila: Muestra slo los valores que coinciden con el origen de la fila. Observa cmo una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente. A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos. Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo, esta ltima pestaa est explicada en el tema 3 junto con el asistente de bsqueda. Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos.

Tamao del campo

Tipo de datos Usado para almacenar Texto Limitaciones o restricciones

Datos alfanumricos Almacena hasta 255 caracteres. (texto y nmeros) Almacena hasta 2 GB de datos (es el lmite de tamao para todas las bases de datos de Access) si el campo se rellena mediante programacin. Recuerde que si se agregan 2 GB de datos, el funcionamiento de la base de datos ser lento. Si se proporcionan los datos manualmente, se pueden proporcionar y ver un mximo de 65.535 caracteres en el Datos alfanumricos campo de tabla y en todos los controles enlazados al campo. (texto y nmeros) Cuando se crean bases de datos con el formato de archivo de Office Access 2007, los campos Memo tambin admiten la edicin de texto enriquecido. Para obtener ms informacin, vea los artculos Formato de datos en tablas, formularios e informes, Escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido e Insertar, cambiar o eliminar un campo Memo. Los campos de tipo Nmero usan un valor de Tamao del campo que controla el tamao del valor que el campo puede contener. El tamao del campo se puede establecer en 1, 2, 4, 8 16 bytes. Para obtener ms informacin sobre los campos de tipo Nmero, vea el artculo Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores numricos. Access almacena todas las fechas como enteros de precisin doble de 8 bytes.

Memo

Nmero

Datos numricos

Fecha/Hora

Fechas y horas

Para obtener ms informacin sobre el uso de los campos Fecha/Hora, vea el artculo Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores de fecha. Almacena los datos como nmeros de 8 bytes con una precisin de cuatro posiciones decimales. Use este tipo de datos para almacenar datos financieros y cuando Access no debe redondear los valores.

Moneda

Datos monetarios

Almacena los datos como valores de 4 bytes; suele usarse en Valores nicos creados claves principales. Autonumrico por Access al crearse un Para obtener ms informacin sobre las claves principales, vea registro nuevo. el artculo Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal. S/No Datos booleanos Access usa -1 para todos los valores S y 0 para todos los (verdaderos o falsos). valores No.

Almacena hasta 2 GB de datos (el lmite de tamao para todas las bases de datos de Access). Recuerde que si se agregan 2 GB de datos, el funcionamiento de la base de datos ser lento. Los campos de tipo Objeto OLE crean imgenes de mapa de bits del documento original u otro objeto y, a continuacin, muestran ese mapa de bits en los campos de tabla y los controles de formulario o informe de la base de datos. Para que Access represente esas imgenes, debe haber un servidor OLE (es decir, un programa que admita ese tipo de archivo) registrado en el equipo donde se ejecuta la base de datos. Si no hay ningn servidor OLE registrado para un tipo de archivo determinado, Access muestra un icono de imagen rota. Se trata de un problema conocido para algunos tipos de imagen, sobre todo las imgenes JPEG. En general, deben usarse campos de tipo Datos adjuntos para los archivos.accdb en vez de campos de tipo Objeto OLE. Los campos de tipo Datos adjuntos usan el espacio de almacenamiento de manera ms eficaz y no se ven limitados por la falta de servidores OLE registrados. Para obtener ms informacin sobre el uso de datos adjuntos, vea la ltima fila de esta tabla y vea el artculo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos. Almacena hasta 1 gigabyte de datos. Se pueden almacenar vnculos a sitios Web, sitios o archivos ubicados en una intranet o red local (LAN), y sitios o archivos ubicados en un equipo.

Objeto OLE

Imgenes, documentos, grficos y otros objetos de programas de Office y programas basados en Windows.

Hipervnculo

Direcciones Web

Datos adjuntos

Es algo nuevo para los archivos.accdb de Office Access 2007. Se pueden adjuntar a los registros de una base de datos imgenes, archivos de hojas de clculo, documentos, grficos y otros tipos de archivo compatibles, de manera muy similar a como se adjuntan archivos a los mensajes de correo electrnico. Tambin se pueden ver y editar los archivos adjuntos, dependiendo de cmo el diseador de la base de Cualquier tipo de archivo datos configure el campo Datos adjuntos. Los campos de tipo admitido. Datos adjuntos proporcionan mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE y usan el espacio de almacenamiento de manera ms eficaz ya que no crean una imagen de mapa de bits del archivo original. Para obtener ms informacin sobre cmo usar los datos adjuntos, vea el artculo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos.

Formatos Personalizados Campos

Aplicar un formato personalizado es una posibilidad que debe tenerse en cuenta cuando se trabaja con tipos de datos que no tienen una opcin de formato predefinida en Access o cuando los formatos predefinidos no satisfacen las necesidades del usuario. Para aplicar formatos personalizados, se escriben conjuntos de caracteres literales y marcadores de posicin en un campo. Cuando se aplica un formato a un campo de tabla, ese mismo formato se aplicar automticamente a cualquier control de formulario o informe que se enlace (vincule) a ese campo de tabla. 6

Para crear un formato personalizado, escriba varios caracteres en la propiedad Formato de un campo de tabla. Estos caracteres incluyen marcadores de posicin (como 0 y #), separadores (como puntos y comas), caracteres literales y colores. Adems, puede especificar formatos para cuatro tipos de valores numricos: positivo, negativo, cero (0) y nulo (no definido). Si decide crear un formato para cada tipo de valor, debe definir primero el formato de los valores positivos, luego el de los valores negativos, despus el del cero y por ltimo el del valor nulo. Asimismo, debe separar los formatos con un carcter de punto y coma. Ejemplos de formatos personalizados #.###,##;(#.###,##)[Rojo];0.000,00;"No definido" Esta cadena tiene cuatro formatos personalizados y muestra lo siguiente: Los valores positivos, con dos posiciones decimales. Los valores negativos, con dos posiciones decimales, entre parntesis y en color rojo. Los valores iguales a cero, como el nmero 0, siempre con dos posiciones decimales. Los valores Null (Null: valor que puede especificarse en un campo o usarse en expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos campos, como los de clave principal, no pueden contener un valor Null.), con las palabras "No definido". Las cuatro secciones de la cadena estn separadas con un carcter de punto y coma (;). A continuacin se describe cada seccin: El signo de nmero (#) es un marcador de posicin para dgitos. All donde no se encuentre ningn valor para una posicin, Access mostrar un espacio en blanco. Si desea mostrar ceros en lugar de espacios en blanco (por ejemplo, para mostrar el nmero 1234 como 1234,00), utilice el nmero 0 como marcador de posicin. De forma predeterminada, la primera seccin muestra los valores positivos. Si desea utilizar un formato con valores ms grandes o ms posiciones decimales, puede agregar ms marcadores de posicin para el valor decimal, por ejemplo, #.###,###. Por ejemplo, 1234,5678 aparecer como 1.234,568. Observe que este formato utiliza el punto como separador de miles y la coma como separador decimal. Si hay ms valores decimales en el registro que marcadores de posicin en el formato personalizado, Access redondea los valores y slo muestra la cantidad de valores especificada por el formato. Por ejemplo, si el campo contiene 3.456,789, pero su formato especfica dos posiciones decimales, Access redondea el valor decimal a 0,79. De forma predeterminada, la segunda seccin slo muestra valores negativos. Si el dato no es un valor negativo, Access deja el campo en blanco. En el ejemplo de formato anterior, los valores negativos estn incluidos entre caracteres literales: parntesis de apertura y cierre. Adems, se utiliza la declaracin de color [Rojo] para mostrar los valores negativos en rojo. De forma predeterminada, la tercera seccin define el formato de todos los valores iguales a cero (0). En este caso, cuando el campo contiene el valor cero, se muestra 0.000,00. Para mostrar texto en lugar de nmeros, puede utilizar "Cero" (entre comillas dobles). De forma predeterminada, la cuarta seccin define lo que ven los usuarios cuando un registro contiene un valor nulo. En este caso, ven las palabras "No definido". Tambin puede usar otro texto, como "Nulo" o "****". Tenga en cuenta que al incluir los caracteres entre comillas dobles, el formato trata esos caracteres como literales y los muestra exactamente tal como se escriben. Especificar un formato para los tipos de datos Nmero y Moneda 7

Si no especifica un formato personalizado para los valores numricos y de moneda, Access muestra los nmeros en el formato de nmero general y los valores de moneda en el formato de moneda. Para crear un formato personalizado, utilice los caracteres de formato que se muestran en la tabla siguiente. Tambin puede especificar en qu color desea que aparezca el valor numrico o de moneda.
Carcter # Descripcin Se utiliza para mostrar un dgito. Cada aparicin del carcter representa una posicin numrica. Si no hay ningn valor para una posicin, Access muestra un espacio en blanco. Adems, puede utilizarse como marcador de posicin. Por ejemplo, si aplica el formato #.### y escribe el valor 45 en el campo, se ver como 45. Si escribe 12.145 en un campo, Access mostrar 12.145, aunque se haya definido un nico marcador de posicin a la izquierda del separador de miles. 0 Utilice este carcter para mostrar un dgito. Cada aparicin del carcter representa una posicin numrica. Si no hay ningn valor para una posicin, Access muestra un cero (0). Utilice estos caracteres para indicar dnde debe colocar Access los separadores de miles y de decimales. Access utiliza los separadores definidos en la configuracin regional de Windows. Para obtener informacin sobre esa configuracin, vea el artculo sobre cmo la configuracin regional de Windows puede afectar a la forma en que se muestran los datos (en ingls). Utilice estos caracteres para insertar espacios en blanco, caracteres matemticos (+ ) y smbolos financieros ( $) en cualquier lugar de las cadenas de formato, cuando sea necesario. Si desea utilizar otros smbolos matemticos comunes, como una barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*), coloque esos smbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocarlos en cualquier lugar. Se utiliza para obligar a Access a mostrar el carcter que sigue inmediatamente a continuacin. Es lo mismo que colocar un carcter entre comillas dobles. Utilice este carcter para que todos los valores se alineen a la izquierda. Cuando se impone la alineacin a la izquierda, no se pueden usar los marcadores de posicin de dgitos # y 0, pero se pueden usar marcadores de posicin para los caracteres de texto. Para obtener ms informacin sobre estos marcadores de posicin, vea Formatos personalizados para los tipos de datos Texto y Memo. Se utiliza para convertir el carcter que aparece inmediatamente detrs del asterisco (*) en un carcter de relleno, es decir, un carcter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos numricos alineados a la derecha y rellena con espacios en blanco el rea situada a la izquierda del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato y, en ese caso, Access rellenar todos los espacios en blanco con el carcter especificado. Por ejemplo, el formato ##*~,00 representa un importe monetario como 45~~~~~,15. El nmero de tildes (~) mostradas en el campo depende del nmero de espacios en blanco en el campo de la tabla. % E+, Eo e+, eSe utiliza como ltimo carcter de una cadena de formato. Multiplica el valor por 100 y muestra el resultado con un signo de porcentaje al final. Se utiliza para mostrar los valores con la notacin cientfica (exponencial). Utilice esta opcin cuando el formato cientfico predefinido no proporcione espacio suficiente para los valores. Utilice E+ o e+ para mostrar valores como exponentes positivos y E- o e- para mostrar exponentes negativos. Estos marcadores de posicin se deben utilizar junto con otros caracteres.

Separadores de miles y de decimales

espacios en blanco, + - $ ()

\ !

Suponga, por ejemplo, que aplica el formato 0,000E+00 a un campo numrico y, a continuacin, escribe 612345 en el campo. Access mostrar el valor como 6,123E05. Primero, redondea el nmero de posiciones decimales a tres (el nmero de ceros a la derecha o a la izquierda del separador decimal). A continuacin, calcula el exponente del nmero de dgitos que aparecen a la derecha (o a la izquierda, segn la configuracin de idioma) del separador decimal del valor original. En este caso, el valor original insertara "612345" (cinco dgitos) a la derecha de la coma decimal. Por ese motivo, Access muestra 6,123E+05, y el valor resultante es el equivalente de 6,123 x 105. "Texto literal" [color] Coloque entre comillas dobles cualquier texto que desee mostrar a los usuarios. Se utiliza para aplicar un color a todos los valores de una seccin del formato. Debe incluir el nombre del color entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.

Especificar un formato para tipos de datos Texto y Memo Los tipos de datos Texto (tipo de datos Texto: en una base de datos de Microsoft Access, tipo de datos de campo. Los campos de texto pueden contener hasta 255 caracteres o el nmero de caracteres especificado por la propiedad TamaoDeCampo, el que sea inferior.) y Memo (tipo de datos Memo: en una base de datos de Microsoft Access, es un tipo de datos de campo. Los campos Memo pueden contener hasta 65.535 caracteres.) no aceptan formatos predefinidos. El tipo de datos Texto admite solamente formatos personalizados, el tipo de datos Memo acepta tanto formatos personalizados como de texto enriquecido. Normalmente, se aplican formatos personalizados a los tipos de datos Texto y Memo para facilitar la lectura de los datos de las tablas. Por ejemplo, si utiliza un formulario web para recopilar nmeros de tarjeta de crdito y almacena esos nmeros sin espacios, puede utilizar un formato personalizado para agregar los espacios pertinentes y facilitar su lectura. Los formatos personalizados para los tipos de datos Texto y Memo slo permiten dos secciones de formato en la cadena. La primera seccin de la cadena de formato controla la apariencia del texto y la segunda seccin se aplica a los valores en blanco o cadenas de longitud cero. Si no especifica ningn formato, Access alinea todo el texto en las hojas de datos a la izquierda. En la tabla siguiente se enumeran y explican los formatos personalizados que se pueden aplicar a los campos cuyos tipos de datos son Texto o Memo. Carcter @ Descripcin Se utiliza para mostrar cualquier carcter que haya disponible para esta posicin de la cadena de formato. Si Access agota todos los caracteres de los datos subyacentes y quedan ms marcadores de posicin, stos aparecern como espacios en blanco. Por ejemplo, si la cadena de formato es @@@@@ y el texto subyacente es ABC, el texto se alinear a la izquierda con dos espacios en blanco iniciales. & Se utiliza para mostrar cualquier carcter que haya disponible para esta posicin de la cadena de formato. Si Access agota todos los caracteres de los datos subyacentes y quedan ms marcadores de posicin, stos no mostrarn nada. Por ejemplo, si la cadena de formato es &&&&& y el texto es ABC, slo se mostrar el texto alineado a la izquierda. ! Utilice este carcter para que los marcadores de posicin se rellenen de 9

izquierda a derecha y no de derecha a izquierda. Este carcter debe colocarse al principio de la cadena de formato. < Utilice este carcter para convertir todo el texto a minsculas. Este carcter debe colocarse al principio de la cadena de formato, pero puede ir precedido de un signo de exclamacin (!). Utilice este carcter para convertir todo el texto a maysculas. Este carcter debe colocarse al principio de la cadena de formato, pero puede ir precedido de un signo de exclamacin (!). Cuando se utiliza, el carcter que aparece inmediatamente detrs del asterisco se convierte en un carcter de relleno, es decir, un carcter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos de texto alineados a la izquierda y rellena con espacios en blanco el rea situada a la derecha del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato. En ese caso, Access rellenar todos los espacios en blanco con el carcter especificado.

>

espacio en Utilice estos caracteres para insertar espacios en blanco, caracteres blanco, + - matemticos (+ -), smbolos financieros ( $) y parntesis en cualquier lugar de $ () las cadenas de formato, cuando sea necesario. Si desea utilizar otros smbolos matemticos comunes, como una barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*), coloque esos smbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocar esos caracteres en cualquier lugar de la cadena de formato. "Texto literal" \ [color] Coloque entre comillas dobles cualquier texto que desee mostrar a los usuarios. Se utiliza para obligar a Access a mostrar el carcter que sigue inmediatamente a continuacin. Es lo mismo que colocar un carcter entre comillas dobles. Utilice este formato para aplicar un color a todos los valores de una seccin del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.

Especificar un formato para el tipo de datos Fecha/Hora Si no especifica un formato predefinido o personalizado, Access aplicar el formato de fecha general: dd/m/aaaa h:nn:ss a.m./p.m. Los formatos personalizados para los campos de tipo Fecha/Hora pueden contener dos secciones: una para las fechas y otra para las horas. Estas secciones se separan con un carcter de punto y coma. Por ejemplo, se puede cambiar el formato de fecha general a dd/m/aaaa;h:nn:ss. Carcter Separador de fecha Descripcin Se utiliza para controlar dnde debe colocar Access el separador de das, meses y aos. Access utiliza el separador definido en la configuracin regional de Windows. Para obtener informacin sobre esa configuracin, vea el artculo sobre cmo cambiar la configuracin regional de Windows para modificar la apariencia de algunos tipos de datos (en ingls). Se utiliza para mostrar el formato de fecha general. Utilice este formato para mostrar el da del mes con uno o dos dgitos. Si quiere 10

c d o dd

mostrar un solo dgito, utilice un solo marcador de posicin. Si quiere dos dgitos, utilice dos marcadores de posicin. ddd dddd ddddd dddddd s m o mm mmm mmmm t Utilice este formato para mostrar el da de la semana abreviado a tres letras. Por ejemplo, lunes aparece como lun. Utilice este formato para mostrar el nombre completo de los das de la semana. Utilice este formato para mostrar el formato de fecha corta. Utilice este formato para mostrar el formato de fecha larga. Utilice este formato para mostrar el nmero del da dentro de la semana. Por ejemplo, lunes aparece como 2. Utilice este formato para mostrar el mes como un nmero de uno o dos dgitos. Utilice este formato para mostrar el nombre del mes abreviado a tres letras. Por ejemplo, octubre aparece como oct. Utilice este formato para mostrar el nombre completo de los meses. Utilice este formato para mostrar el nmero del trimestre en curso del calendario (1-4). Por ejemplo, para una fecha correspondiente al mes de mayo, Access muestra 2 como valor del trimestre. a aa aaaa Separador de hora h o hh n o nn s o ss ttttt a.m./p.m. A/P o a/p a.m.p.m. Utilice este formato para mostrar el da del ao, del 1 al 366. Utilice este formato para mostrar los dos ltimos dgitos del ao. Nota Es recomendable escribir y mostrar los cuatros dgitos del ao. Utilice este formato para mostrar todos los dgitos de un ao comprendido en el intervalo 0100-9999. Se utiliza para controlar dnde debe colocar Access el separador de horas, minutos y segundos. Access utiliza el separador definido en la configuracin regional de Windows. Utilice este formato para mostrar la hora con uno o dos dgitos. Utilice este formato para mostrar los minutos con uno o dos dgitos. Utilice este formato para mostrar los segundos con uno o dos dgitos. Utilice este formato para mostrar el formato de hora larga. Utilice este formato para mostrar valores de un reloj de 12 horas con a.m. o p.m. al final. Access utiliza el reloj del sistema del equipo para definir el valor. Utilice este formato para mostrar valores de un reloj de 12 horas con A, P, a o p al final. Access utiliza el reloj del sistema del equipo para definir el valor. Se utiliza para mostrar valores de un reloj de 12 horas. Access utiliza los indicadores de maana y tarde especificados en la configuracin regional de Windows.

espacio en Utilice espacios en blanco, caracteres matemticos (+ -), smbolos financieros blanco, + - $ ($ ) y parntesis en cualquier lugar de las cadenas de formato, cuando sea () necesario. Si desea utilizar otros smbolos matemticos comunes, como una 11

barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*), incluya esos smbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocarlos en cualquier lugar. \ * Se utiliza para obligar a Access a mostrar el carcter que sigue inmediatamente a continuacin. Es lo mismo que colocar un carcter entre comillas dobles. Se utiliza para convertir el carcter que aparece inmediatamente detrs del asterisco (*) en un carcter de relleno, es decir, un carcter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos de texto alineados a la izquierda y rellena con espacios en blanco el rea situada a la derecha del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato. En ese caso, Access rellenar todos los espacios en blanco con el carcter especificado. Coloque entre comillas dobles cualquier texto que desee mostrar a los usuarios. Utilice este formato para aplicar un color a todos los valores de una seccin del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.

"Texto literal" [color]

Si desea que en un campo de una hoja de datos, un formulario o un informe aparezca determinado valor, aunque en el campo se almacene otro valor diferente, cree un campo de bsqueda. Para obtener ms informacin sobre los campos de bsqueda, vea Personalizar la forma en que se muestran los datos mediante la creacin de un campo de bsqueda. Para controlar el formato en el que se especifican los datos, vea Crear una mscara de entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado. Para obtener ms informacin sobre cmo agregar formato de texto enriquecido a un campo, vea Insertar o agregar un campo de texto enriquecido.

Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Las mscaras de entrada controlan el modo en que los usuarios escriben los datos en una base de datos. Por ejemplo, una mscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir los nmeros de telfono en el formato usado en Suecia o escribir las direcciones en el formato usado en Francia. En este artculo se explica cmo crear y usar las mscaras de entrada. Una mscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y caracteres de mscara que controlan lo que se puede y no se puede escribir en un campo. Por ejemplo, una mscara de entrada puede requerir a los usuarios que escriban fechas o nmeros de telfono segn las convenciones de un pas o una regin determinada, tal y como se muestra en los siguientes ejemplos: AAAA-MM-DD (___) ___-____ ext. ___ Cuando el enfoque est en un campo o control que contiene una mscara de entrada, es posible que se puedan reemplazar los caracteres de marcador de posicin con valores 12

personalizados, pero no se puedan cambiar o quitar los caracteres literales o caracteres separadores. Por ejemplo, es posible que pueda rellenar una fecha pero no cambiar los guiones que separan las diferentes partes de la fecha: 2006-01-09. Adems, una mscara de entrada puede obligar al usuario a escribir datos en una o varias secciones del campo o control. Por ejemplo, si escribe un nmero de telfono pero no un cdigo de rea en una mscara (___) 555-0187 ext. ___ e intenta guardar los cambios, no podr hacerlo si no especifica el cdigo de rea. El comportamiento exacto depende de cmo el diseador de la base de datos haya configurado la mscara de entrada. Dado que pueden obligar a los usuarios a escribir los datos de una manera especfica, las mscaras de entrada proporcionan una amplia validacin de datos. Esto significa que pueden ayudar a evitar que los usuarios escriban datos no vlidos (como un nmero de telfono en un campo de fecha). Adems, pueden ayudar a asegurar que los usuarios escriban los datos de manera coherente, por lo que puede resultar ms fcil buscar datos y mantener la base de datos. Se usa una mscara de entrada cuando los usuarios deben escribir los datos de una manera especfica. Se pueden agregar mscaras de entrada a los campos de tabla y los controles de formulario siempre y cuando sea lgico proceder de esa manera. Por ejemplo, se puede agregar una mscara de entrada a un campo de tipo Fecha/Hora de una tabla, o bien, a un control de cuadro de texto en un formulario que se enlaza a un campo de tipo Fecha/Hora. Sin embargo, las mscaras de entrada no se pueden usar de manera indiscriminada. De forma predeterminada, se pueden aplicar mscaras de entrada a los campos de tabla cuyo tipo de datos es Texto, Nmero (excepto Id. de rplica), Moneda y Fecha/Hora. Se pueden aplicar asimismo a los controles de formulario, como cuadros de texto, enlazados a campos de tabla con esos tipos de datos. Si no est familiarizado con los tipos de datos, vea el artculo Formato de datos en tablas, formularios e informes. Se pueden agregar mscaras de entrada a los campos de tabla ejecutando el Asistente para mscaras de entrada, o bien, especificando manualmente las mscaras en una propiedad de campo (la propiedad Mscara de entrada). El proceso bsico es el mismo para agregar una mscara de entrada a un control ubicado en un formulario. Por ejemplo, si usa las herramientas proporcionadas por Access para crear automticamente un formulario, el control apropiado hereda las mscaras de entrada aplicadas a los campos de tabla. Asimismo, se pueden agregar manualmente mscaras de entrada a los controles de un formulario, como tablas, agregndolas a la propiedad Mscara de entrada del control. Componentes y sintaxis de una mscara de entrada Las mscaras de entrada contienen tres secciones, separadas por signos de punto y coma. La primera seccin es obligatoria y las dems son opcionales. El siguiente ejemplo es una mscara de entrada para nmeros de telfono con formato de EE.UU.: (999) 000-000;0;La primera seccin define la cadena de la mscara y consta de marcadores de posicin y caracteres literales. En la segunda seccin se indica si se desean almacenar los caracteres de la mscara y algn dato en la base de datos. Escriba 0 si desea almacenar la mscara y los datos. Escriba 1 si desea almacenar nicamente los datos. En la tercera seccin se define el marcador de posicin usado para indicar las posiciones de los datos. De forma predeterminada, Access usa el carcter de subrayado (_). Si desea usar otro carcter, escrbalo en la tercera seccin de la mscara. De forma predeterminada, una posicin slo acepta un carcter o espacio. En la anterior mscara de ejemplo, los usuarios deben escribir los nmeros de telfono con formato de EE.UU. La mscara contiene dos caracteres de marcador de posicin: 9 y 0. El 9 indica un dgito opcional (puede que no siempre se especifique un cdigo de rea), mientras 13

que el 0 indica un dgito obligatorio. El 0 de la segunda seccin almacena los caracteres de la mscara con los datos, por lo que los datos son ms fciles de leer. Por ltimo, en la tercera seccin se especifica el guin (-) en vez del carcter de subrayado (_) como marcador de posicin. Diferencias entre las mscaras de entrada y los formatos de presentacin Cuando proceda, recuerde que puede definir primero las mscaras de entrada y, a continuacin, aplicar otro formato de presentacin a los mismos datos. Por ejemplo, puede definir una mscara de entrada que obligue a los usuarios a escribir las fechas con un formato europeo, como AAAA.MM.DD, y posteriormente aplicar un formato de presentacin que reorganice el ao, el mes y el da. Por ejemplo, el formato de presentacin Fecha mediana representa las fechas como DD-MMM-AAAA, o bien, 24-ago-2006, independientemente de la mscara de entrada original. Para obtener ms informacin sobre cmo usar los formatos de presentacin con los datos, vea el tema Formato de datos en tablas, formularios e informes. Por ltimo, recuerde que las mscaras de entrada pueden interferir con los formatos de presentacin, y viceversa. Para obtener ms informacin, vea la seccin Probar una mscara de entrada. Referencia a los caracteres de mscaras de entrada En la tabla siguiente se muestran y se describen los marcadores de posicin y los caracteres literales que se pueden usar en una mscara de entrada. Carcter 0 9 # L ? A a & C ., : ; - / Uso Dgito. Se debe escribir un solo dgito en esta posicin. Dgito. Los dgitos en esta posicin son opcionales. Se debe escribir un dgito, un espacio, un signo ms o un signo menos en esta posicin. Si se omite esta posicin, Access inserta un espacio en blanco. Letra. Se debe escribir una sola letra en esta posicin. Letra. Las letras en esta posicin son opcionales. Letra o dgito. Se debe escribir una sola letra o un solo dgito en esta posicin. Letra o dgito. Las letras o dgitos en esta posicin son opcionales. Cualquier carcter o espacio. Se debe escribir un solo carcter o un espacio en esta posicin. Cualquier carcter o espacio. El uso de caracteres o espacios en esta posicin es opcional. Marcadores de posicin de decimales y millares, separadores de fecha y hora. El carcter que seleccione depende de la configuracin regional de Microsoft Windows. Todos los caracteres subsiguientes aparecen en maysculas. Todos los caracteres subsiguientes aparecen en minsculas. Hace que la mscara de entrada se rellene de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda. Obliga a Access a mostrar el carcter que aparece inmediatamente detrs. Es lo mismo que incluir un carcter entre comillas dobles. Incluye todo el texto que deben ver los usuarios entre comillas dobles.

> < ! \ "Texto literal"

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Contrasea

En la vista Diseo de las tablas o los formularios, si se establece la propiedad Mscara de entrada en Contrasea, se crea un cuadro de entrada de contrasea. Cuando el usuario escribe una contrasea en el cuadro, Access almacena los caracteres pero muestra asteriscos (*).

Ejemplos de mscaras de entrada Los ejemplos que figuran en la siguiente tabla muestran algunas formas en las que se pueden usar las mscaras de entrada. Esta mscara de Proporciona este Notas entrada tipo de valor (000) 000-0000 (206) 555-0199 En este caso, es preciso escribir un cdigo de rea porque en esa seccin de la mscara (000 entre parntesis), se usa el marcador de posicin 0.

(999) 000-0000!

En este caso, en la seccin de cdigo de rea se utiliza el marcador de posicin 9, de manera que los cdigos (206) 555-0199 de rea son opcionales. Adems, el signo de ( ) 555-0199 exclamacin (!) hace que la mscara se rellene de izquierda a derecha. Permite sustituir los cuatro ltimos dgitos de un nmero de telfono con formato de Estados Unidos por letras. Observe el uso del marcador de posicin 0 en la seccin de cdigo de rea; por tanto, el cdigo de rea es un carcter obligatorio. Cualquier nmero positivo o negativo que no supere los cuatro caracteres y sin separador de millares ni posiciones decimales. Una combinacin de letras obligatorias (L) y opcionales (?) y nmeros obligatorios (0). El signo de mayor que obliga a los usuarios a escribir todas las letras en mayscula. Para usar una mscara de entrada como sta, se debe establecer el tipo de datos del campo de tabla en Texto o Memo. Un cdigo postal obligatorio y una seccin opcional de cuatro dgitos adicionales. Un nombre o apellido con la inicial automticamente en mayscula. 1-55615Un nmero de libro con el texto literal, el primer y el ltimo dgito obligatorios y cualquier combinacin de letras y caracteres entre esos dgitos. Una combinacin de letras y caracteres obligatorios, todos en maysculas. Utilice este tipo de mscara de entrada para, por ejemplo, ayudar a los usuarios a escribir nmeros de pieza u otras formas de inventario correctamente. 15

(000) AAA-AAAA

(206) 555-TELE

#999

-20 2000

>L????L?000L0

VERDEVE339M3 MAY R 452B7

00000-9999 >L<??????????????

9811598115-3007 Cecilia Cornejo

ISBN 0- ISBN &&&&&&&&&-0 507-7

>LL00000-0000

DB51392-0493

Regla de validacin
Una regla de validacin limita o controla lo que los usuarios pueden escribir en un campo de tabla o un control (como un cuadro de texto) de un formulario. Microsoft Office Access 2007 permite validar los datos de diversas maneras y, a menudo, se usan varias de esas tcnicas para definir una regla de validacin. Las reglas de validacin se pueden considerar como un conjunto de capas y se pueden usar algunas o todas esas capas para asegurar que los usuarios escriben correctamente los datos. Tipos de datos En general, los tipos de datos representan la primera capa de validacin. Cuando se disea una tabla de base de datos, se define un tipo de datos para cada campo de la tabla y ese tipo de datos restringe lo que los usuarios pueden escribir. Por ejemplo, los campos de tipo Fecha/Hora aceptan nicamente fechas y horas, un campo de tipo Moneda acepta nicamente datos monetarios, etc. Tamaos de campo Los tamaos de campo son otra capa de validacin. Por ejemplo, si se crea un campo que almacene nombres, se puede configurarlo de modo que acepte un mximo de 20 caracteres. De este modo, se puede evitar que usuarios malintencionados peguen grandes cantidades de texto incoherente en el campo, o bien, que un usuario sin experiencia escriba por error un nombre y un apellido en un campo diseado para que slo pueda contener un nombre. Propiedades de tabla Las propiedades de tabla proporcionan tipos de validacin muy especficos. Por ejemplo, se puede establecer la propiedad Requerido en S y, como resultado, obligar a los usuarios a escribir un valor en un campo. Se puede usar asimismo la propiedad Regla de validacin para requerir que se escriban valores especficos, y la propiedad Texto de validacin para informar a los usuarios de los errores. Por ejemplo, si se escribe la regla >100 Y <1000 en la propiedad Regla de validacin, se obliga a los usuarios a especificar valores comprendidos entre 100 y 1.000. La regla [FechaFin]>=[FechaInicio] obliga a los usuarios a escribir una fecha de finalizacin igual o posterior a la fecha de inicio. Si se escribe el texto "Especifique valores comprendidos entre 100 y 1.000" o "Especifique una fecha de finalizacin igual o posterior a la fecha de inicio" en la propiedad Texto de validacin, se indica a los usuarios que han cometido un error y se indica cmo corregirlo. Mscaras de entrada Se puede usar una mscara de entrada para validar los datos obligando a los usuarios a escribir los valores de una manera determinada. Por ejemplo, una mscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir las fechas en un formato europeo, como 14.04.2007. Puede usar algunas o todas estas tcnicas para validar los datos. Algunas de estas caractersticas, como los tipos de datos, forman parte de la base de datos de forma predeterminada, pero otras tcnicas, como las propiedades de campo, las reglas de validacin y las mscaras de entrada, las puede usar a su discrecin. En este artculo se explica cmo usar las propiedades Texto de validacin y Regla de validacin en los campos de tabla, consultas y controles de formulario. En este artculo no se abordan las dems herramientas de validacin, como son los tipos de datos, los tamaos de campo y las mscaras de entrada.

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Tipos de reglas de validacin Se pueden crear dos tipos bsicos de reglas de validacin: Reglas de validacin de campo Use una regla de validacin de campo para comprobar el valor especificado en un campo al salir del campo. Por ejemplo, supongamos que tiene un campo de fecha y especifica >=#01/01/2007# en la propiedad Regla de validacin de ese campo. La regla obliga a los usuarios a escribir fechas que coincidan o sean posteriores al 1 de enero de 2007. Si especifica una fecha anterior a 2007 e intenta ir a otro campo, Access evitar que salga del campo hasta que solucione el problema. Reglas de validacin de registro (o tabla) Use una regla de validacin de registro para controlar cundo puede guardar un registro (una fila de una tabla). A diferencia de las reglas de validacin de campo, las reglas de validacin de registro hacen referencia a otros campos de la misma tabla. Las reglas de validacin de registro sirven para comprobar los valores de un campo con respecto a los valores de otro campo. Por ejemplo, supongamos que su compaa le obliga a enviar los productos en un plazo de 30 das y, si no lo hace, deber reembolsar al cliente parte del precio de compra. Podr definir una regla de validacin de registro como [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 para evitar que alguien especifique una fecha de envo (el valor del campo FechaObligatoria) demasiado lejana. Si la sintaxis de las reglas de validacin parece crptica, en las tablas de la seccin Lo que se puede incluir en una regla de validacin se explica la sintaxis y se muestran algunas reglas de validacin de ejemplo. Dnde usar las reglas de validacin Se pueden definir reglas de validacin para las tablas y los controles de formularios. Cuando se definen reglas para tablas, esas reglas se aplican cuando se importan los datos. Para agregar reglas de validacin a una tabla, se abre la tabla en la vista Diseo y se configuran varias propiedades de la tabla. Para agregar reglas de validacin a un formulario, se abre el formulario en la vista Diseo y se agregan las reglas a las propiedades de los controles individuales. Los pasos descritos en la seccin Validar datos al escribirlos en los campos de una tabla explican cmo se agregan las reglas de validacin a las propiedades de los campos de una tabla. Los pasos descritos en la seccin Validar datos al incluirlos en un formulario, que aparece ms adelante en este artculo, explican cmo se agregan las reglas a las propiedades de los controles individuales. Lo que se puede incluir en una regla de validacin Las reglas de validacin pueden contener expresiones, es decir, funciones que devuelven un solo valor. Las expresiones se pueden usar para realizar clculos, manipular caracteres o comprobar datos. Cuando se crean reglas de validacin, se usan las expresiones principalmente para comprobar datos. Por ejemplo, una expresin puede comprobar si existe un valor de una serie de valores, como "Tokio" O "Mosc" O "Pars" O "Helsinki". Las expresiones tambin pueden realizar operaciones matemticas. Por ejemplo, la expresin <100 obliga a los usuarios a especificar valores menores que 100. La expresin ([FechaPedido] - [FechaEnvo]) calcula el nmero de das transcurridos entre la fecha en que se hizo el pedido y la fecha de envo. Validar datos al escribirlos en un formulario La manera ms fcil y ms rpida de aplicar una regla de validacin a un formulario es agregar primero la regla al campo de tabla subyacente y, a continuacin, usar las herramientas de creacin de formulario automatizada incluidas en Access para crear un formulario. Por 17

ejemplo, en la ficha Crear, en el grupo Formularios, puede optar por la creacin de un formulario simple, un formulario dividido, un formulario de varios elementos, etc. Cuando usa una de estas herramientas, los controles del formulario heredan las propiedades de tabla subyacentes, inclusive las reglas de validacin y el texto de validacin. Asimismo, puede aplicar una regla de validacin a un control de formulario abriendo el formulario en la vista Diseo y agregando una regla a la propiedad Regla de validacin y el texto del mensaje a la propiedad Texto de validacin del control. Se pueden agregar reglas de validacin a algunos controles de formulario, no a todos. La manera ms fcil de determinar si se puede agregar una regla de validacin a un control es abrir el formulario en la vista Diseo y seguir los pasos descritos en esta seccin. Recuerde que un control puede tener otra regla de validacin que el campo de tabla al que est enlazado. Cuando existe un conflicto entre las reglas de validacin, la regla definida para el campo de tabla tiene prioridad. Asimismo, recuerde que las reglas de controles y campos de tabla pueden cancelarse mutuamente y, por lo tanto, impedir que se introduzcan datos. Por ejemplo, supongamos que aplica la siguiente regla a un campo de fecha de una tabla: <#01/01/2007# Y, a continuacin, aplica esta regla al control de formulario enlazado al campo de tabla: >=#01/01/2007# El campo de tabla requiere ahora valores anteriores al ao 2007, pero el control de formulario le obliga a especificar fechas posteriores a ese ao, por lo que no puede especificar ningn dato. Si lo intenta en estas condiciones, Access le indicar que especifique fechas anteriores y posteriores a las definidas por las reglas de validacin en conflicto, por lo que se encontrar en un callejn sin salida. En los siguientes pasos se explica cmo agregar reglas de validacin a los controles, cmo bloquear los controles y, por consiguiente, evitar que los usuarios cambien los datos. Ejemplos de reglas de validacin La siguiente tabla incluye ejemplos de reglas de validacin de campo y de registro, adems de texto de validacin explicativo. Estos ejemplos se pueden adaptar a los datos propios. REGLA DE VALIDACIN <>0 >=0 TEXTO DE VALIDACIN Especifique un valor que no sea cero. El valor debe ser igual o mayor que cero. O bien, Especifique un nmero positivo. 0 o >100 ENTRE 0 Y 1 El valor debe ser igual que cero o mayor que 100. Especifique un valor con un signo de porcentaje. (Se usa con los campos que almacenan los valores numricos como porcentajes). Especifique una fecha anterior a 2007. La fecha debe ser del ao 2007. La fecha de nacimiento no puede ser una fecha futura.

<#01/01/2007# >=#01/01/2007# Y <#01/01/2008# <Fecha()

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CompCadena(Mays([Apellidos]), [Apellidos],0) = 0 >=Int(Ahora()) HOM

Los datos del campo Apellidos deben escribirse en maysculas. Especifique la fecha de hoy. Escriba H para hombre o M para mujer.

COMO "[A-Z]*@[A-Z].com" O "[A-Z]*@[A- Escriba una direccin de correo electrnico Z].net" O "[A-Z]*@[A-Z].org" vlida que termine en.com,.net u.org. [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 Escriba una fecha obligatoria que no sea posterior a un plazo de 30 das a partir de la fecha de pedido. Escriba una fecha de finalizacin que sea igual o posterior a la fecha de inicio.

[FechaFin]>=[FechaInicio] Sintaxis de las reglas de validacin comunes

Las expresiones en las reglas de validacin no tienen ninguna sintaxis especial. En esta seccin se explica la sintaxis de algunos de los tipos ms comunes de reglas de validacin. Recuerde que las expresiones y funciones pueden llegar a ser muy complejas, por lo que no se abordan de manera exhaustiva en este artculo. Para obtener ms informacin sobre las expresiones, vea el artculo Crear una expresin. Para obtener informacin sobre las funciones, vea el artculo Funciones (organizadas por categora). Tenga en cuenta estas reglas cuando cree expresiones: Escriba los nombres de los campos [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30. de tabla entre corchetes; por ejemplo:

Escriba las fechas entre signos de almohadilla (#); por ejemplo: <#01/01/2007#. Escriba los valores de texto entre comillas dobles; por ejemplo: EN ("Tokio","Pars","Mosc"). Adems, observe que los elementos van separados con una coma y las listas aparecen entre parntesis. Adems de estas reglas, en la siguiente tabla se muestran los operadores aritmticos comunes y ejemplos de cmo usarlos. OPERADOR NO FUNCIN EJEMPLO

Comprueba si hay valores opuestos. Se NO > 10 (es lo mismo que <=10). puede usar delante de cualquier operador de comparacin, salvo NO ES NULO. Comprueba si hay valores iguales a los EN ("Tokio","Pars","Mosc") elementos de una lista. El valor de comparacin debe ser una lista de valores separados por comas que aparece entre parntesis. Comprueba si hay un intervalo de valores. Deben haber dos valores de comparacin (un valor alto y un valor bajo) y esos valores deben ir separados por el separador Y. ENTRE 100 Y 1000 (es lo mismo que >=100 Y <=1000)

EN

ENTRE

COMO NO

Busca cadenas modelo coincidentes en los COMO "Geo*" campos de tipo Texto y Memo. ES Obliga a los usuarios a escribir valores en el NO ES NULO 19

NULO

campo. Equivale a establecer el valor de la propiedad de campo Requerido en S. Sin embargo, cuando se habilita la propiedad Requerido y un usuario no especifica un valor, Access muestra un mensaje de error poco descriptivo. En general, el uso de las bases de datos resulta ms fcil si se utiliza NO ES NULO y se escribe un mensaje descriptivo en la propiedad Texto de validacin. Especifica que todos los datos que se >= #01/01/2007# Y especifiquen deben ser verdaderos o estar <=#06/03/2008# dentro de los lmites especificados. NOTA Se puede usar Y tambin para combinar reglas de validacin. Por ejemplo: NO "Reino Unido" Y COMO "R*". Especifica que uno o varios datos pueden ser verdaderos. Menor que. Menor o igual que. Mayor que. Mayor o igual que. Igual que. Distinto de. enero O febrero

O < <= > >= = <>

Texto de validacin:
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

Requerido:
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

Permitir longitud cero:

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.

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Indexado:
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin ndice. S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.

Los ndices:
Un ndice en informtica es como el ndice de un libro donde tenemos los captulos del libro y la pgina donde empieza cada captulo. No vamos a entrar ahora en cmo se implementan los ndices internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero s daremos unas breves nociones de cmo se definen, para qu sirven y cundo hay que utilizarlos y cuando no. Un ndice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma ms rpida adems de proporcionar una ordenacin distinta a la natural de la tabla. Un ndice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas se ordenarn segn los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un ndice sobre la columna poblacin de una tabla de clientes, el ndice permitir recuperar los clientes ordenados por orden alfabtico de poblacin. Si el ndice se define sobre varias columnas, los registros se ordenarn por la primera columna, dentro de un mismo valor de la primera columna se ordenarn por la segunda columna, y as sucesivamente. Cmo definir un ndice Los ndices forman parte de la estructura de la tabla, luego se definen y modifican desde la vista Diseo de tabla. Si el ndice se basa en un slo campo. Seleccionar el campo y modificar la propiedad Indexado. Si pulsamos en la flecha de la derecha aparecen tres opciones: No: no tiene ndice. S (Con duplicados) :se define un ndice con duplicados es decir que en la tabla podremos tener varias filas con el mismo valor en esa columna. S (Sin duplicados): se define un ndice sin duplicados es decir que en la tabla no podremos tener dos filas con el mismo valor en esa columna. Si el ndice se basa en varios campos. Tenemos que abrir la ventana ndices haciendo clic en el botn ndices que se encuentra en la pestaa Diseo. En la primera columna se pone el nombre del ndice, en la segunda columna el nombre del campo sobre el que se basa el ndice, y en la tercera columna podemos indicar el orden (si queremos que las filas de la tabla se ordenen de forma ascendente o descendente). Si el ndice se basa en varias columnas se pone el nombre del ndice en una primera lnea con el primer 21

campo que contiene y en las lneas siguientes se indican los dems campos que forman el ndice.

Principal:
Indica si el ndice es el de la clave principal o no. nica: permite indicar si permitimos valores duplicados o no. nica = S significa que no admite valores duplicados. Ignorar Nulos: si ponemos que s las filas que tengan el valor nulo en el campo sern excluidas del ndice. Para modificar ndices ya definidos o borrar ndices o crear nuevos ndices utilizar la misma mecnica que para crear, borrar y modificar campos de una tabla.

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CONSULTAS
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas. Consultas de seleccin. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de accin. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. Consultas especficas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso. Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL, con el que aprenders a realizar estas consultas.

Consultas con parmetros

A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida. En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro. Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta. En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este: En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda que especifique que la Poblacin es igual al Valor a introducir, de esta manera: Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre de parmetro sino como un valor. Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el botn Parmetros de la pestaa Diseo. En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato. 23

La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el botn Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automticamente el tipo del valor introducido por el usuario.

Las consultas multitabla

Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde obtiene esos datos. Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo de consulta) haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo: Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y as sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenacin puede alcanzar dimensiones gigantescas. Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos tablas.

Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho si aadimos a la zona de tablas, tablas relacionadas, estas aparecern automticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta. Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relacin definida entre ellas. Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente. Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la consulta de la siguiente manera: Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan. Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra tabla que cumpla la condicin, veamos un ejemplo: En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no tengan curso asignado. Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa. La composicin externa 24

La composicin externa se utiliza cuando queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla. Este tipo de combinacin se define de la siguiente manera: Aadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta. Combinar las dos tablas por los campos de unin: Hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas. En el cuadro de dilogo que aparecer haz clic en el botn Tipo de combinacin. Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos combinados (campos de unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una combinacin externa deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3 segn lo que queramos obtener. Si seleccionamos la opcin 2, la combinacin aparecer de la siguiente forma: Si seleccionamos la opcin 3, la combinacin aparecer de la siguiente forma: El sentido de la flecha nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.

LAS CONSULTAS DE RESUMEN

En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta, por eso las denominamos consultas de resumen, tambin se conocen como consultas sumarias. Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen. Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen. En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin, en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas. Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaa de Diseo. En cualquiera de los dos casos se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total: wk Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila, ese valor le indicar a Access qu hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo: Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen de la derecha. Las funciones de agregado Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden utilizar en

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una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla. Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin. A continuacin describiremos esas opciones. La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor. La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para representar el valor del resultado. La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los mismos con valores 0 que con valores nulos. Las opciones Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior. Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre estas opciones. La opcin Cuenta, cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces. Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve el nmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opcin Expresin y escribirlo as: Agrupar registros. Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla y producen una nica fila resultado. La opcin AgruparPor permite definir columnas de agrupacin. 26

Una consulta de resumen sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se realizan sobre todos los registros del origen. Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupacin y cada grupo as formado genera una fila en el resultado de la consulta y adems todos los clculos definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupndolos por el campo Poblacion. De esta manera la funcin cuenta() la calcular sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma poblacin). La consulta quedara as: Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin. Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin. Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a formar un nico grupo. Incluir expresiones La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un nombre de columna. Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mn( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna que aparezcan con la opcin AgruparPor. En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresin puedo poner Max(nhoras)Mn(nhoras) pero no Max(suma(nhoras)). Incluir criterios de bsqueda La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del origen de la consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definira de la siguiente forma: wk Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no tenga la opcin Dnde, en este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de la consulta. Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de condicin que en una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT), existe una limitacin, en la fila Criterios: no se podr poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupacin.

LAS CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS

Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla. 27

Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que disear una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta. La consulta quedara mucho ms elegante y clara presentando los datos en un formato ms compacto. Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es mucho ms cmodo y rpido utilizar el asistente. El asistente para consultas de referencias cruzadas Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer clic en el botn Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaa Crear: Elegir la opcin Asist. consultas de tabla ref. cruzadas del cuadro de dilogo. Aparece la primera ventana del asistente: En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde coger los datos. Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las filas que entrarn en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta ser el origen de la consulta de referencias cruzadas. En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos dicho una de las columnas de agrupacin servir de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas, si una de esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la primera como encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas. Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el botn: Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habr en el resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos halla en el origen de la consulta. Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos. A continuacin pulsamos el botn Siguiente. En esa ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Aqu slo podemos elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen, generar una columna con el valor como encabezado de columna. En la parte inferior de la ventana se puede ver cmo quedar el resultado. Despus de pulsar el botn Siguiente> pasamos a la siguiente ventana: En esta ventana nos pregunta qu valor debe calcular en la interseccin de columna y fila. En la lista Funciones: seleccionamos la funcin de agregado que permite calcular ese valor, y en la lista Campos: elegimos el campo sobre el cual actuar la funcin de agregado. El asistente nos permite tambin aadir a la consulta una columna resumen de cada fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. Para que el asistente aada esta columna tenemos que activar la casilla S, incluir suma de filas. En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este nombre tambin ser su ttulo.

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Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta, por ejemplo: o bien: Modificar el diseo, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de consulta donde podremos modificar la definicin de la consulta. La vista Diseo La vista diseo de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de una consulta resumen con una fila aadida, la fila Tab ref cruz. Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el asistente. Normalmente nosotros no tendremos que cambiar el diseo, si acaso el ttulo de las columnas que no sean encabezado de columna y el orden de las columnas que no sean encabezado de columna.

LAS CONSULTAS DE ACCIN

Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros. En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale un cuadro de dilogo para confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla.

Consultas de creacin de tabla.

Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de seleccin. Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. Tambin puede ser til para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas. Para crear una consulta de Creacin de tabla: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla. Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla. Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo: Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla: Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla. Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar. Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos donde queremos guardar la nueva tabla. Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta: La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin en ella definimos la consulta de 29

seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que en la barra de ttulo despus del nombre de la consulta pone Consulta de creacin de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se crear.

Consultas de actualizacin.
Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o slo los que cumplan una determinado condicin. Para crear una consulta de actualizacin Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla que queremos actualizar. Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo: A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar a. El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar. En la fila Actualizar a: escribimos la expresin que calcula el nuevo valor a asignar al campo. La expresin puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresin basada en campos del origen, tambin podra ser un parmetro. Esta expresin debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada. La expresin debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se est actualizando. Si para el clculo de la expresin se utiliza una columna que tambin se modifica, el valor que se utiliza es el antes de la modificacin, lo mismo para la condicin de bsqueda. Para que la actualizacin afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de bsqueda. Si la consulta no incluye criterio de bsqueda se actualizarn todos los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de bsqueda [Cdigo curso] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [cdigo curso] hemos puesto nulo, lo que significa que actualizar el campo cdigo curso al valor nulo en los registros donde cdigo curso sea igual a cero. Si actualizamos una columna definida como parte de una relacin, esta columna se podr actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. Para ver los datos que se modificarn antes de realizar la actualizacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono. Al ejecutar la consulta se realizar la actualizacin de la tabla. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila Actualizar a: sin ms, Access se encargar de aadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos est contenido en un campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le aada las comillas. 30

Por ejemplo, supongamos que hemos aadido a la tabla alumnado un nuevo campo Provincia para almacenar en l la provincia del alumno y como la mayora de nuestros alumnos viven en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia de todos los alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la provincia. En la consulta a crear habra de poner en la cuadrcula la columna Provincia y en la fila Actualizar a: poner [Poblacin] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor del campo Poblacin. Tambin podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresin basada en el campo que estamos actualizando u otro campo que tambin actualizamos en esa consulta. En estos casos se utilizar, para calcular la expresin, los valores antes de la actualizacin. Por ejemplo queremos subir un 5% el precio de nuestros artculos, la expresin a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sera [precio] * 1,1 (esta expresin es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)). Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar para la actualizacin. Por ejemplo supongamos que hemos aadido un campo horas restantes a la tabla alumnado para guardar el nmero de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. Podramos crear una consulta para actualizar ese campo con el nhoras del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos les quedar la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene que contener el campo horas restantes y el campo nhoras del curso en el que est matriculado el alumno, por eso habra que combinar las tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedara as: Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Esta opcin nos permite visualizar los datos sin que se cree la nueva tabla. La opcin Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn de la pestaa Diseo. Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla. Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la consulta y heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal, ndices, etc.

Consulta de datos anexados.

Las consultas de datos anexados son consultas que aaden filas enteras a una tabla. Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla. La insercin se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente cogiendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendr un origen (la tabla o tablas de donde coger los datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de la consulta de creacin de tabla ya que definimos una consulta de seleccin que permite obtener los datos a grabar y lo que vara es que ahora indicaremos en qu columna del destino queremos almacenar cada valor.

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Para crear una consulta de datos anexados Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino. Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar. Haz clic en el botn Anexar de la pestaa Diseo: Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos insertar los nuevos registros. Normalmente la tabla estar en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. De ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar. Pulsamos Examinar. Aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos que queremos. Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta. La ventana de diseo ser parecida a la de una consulta de seleccin, en ella definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que tiene una nueva fila Anexar a. Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla destino y en Base de datos de destino la base de datos donde se encuentra la tabla destino. En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en qu campo de la tabla destino queremos dejar el valor definido en esa columna. En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino, este valor puede ser un campo del origen, un valor fijo, o cualquier expresin vlida. Podemos incluir un criterio de bsqueda para seleccionar del origen los registros que se insertarn en el destino. Cuando no rellenamos algn campo del destino, el campo se rellenar con el valor que tenga en su propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no se anexa nada a los campos Fecha inicial y Fecha final por lo que se rellenarn a nulo (su valor predeterminado). Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar valor a esa columna para que el sistema le asigne el valor que le toque segn el contador, si por el contrario queremos que la columna tenga un valor concreto, lo indicamos en la fila Campo:. Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor, asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no aade la fila y da un mensaje de error de 'infracciones de clave'. Por eso en nuestro ejemplo asignamos al campo Cdigo Curso el valor de la expresin [Cdigo Curso] + 1000 para que no se generen cdigos duplicados que ocasionaran errores (suponiendo que los cdigos de curso que tenemos actualmente no llegan a 1000). Si tenemos definido un ndice nico (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que ya existe en la tabla tambin devuelve el mismo error. Si la tabla destino est relacionada con otra, se seguirn las reglas de integridad referencial.

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Consulta de eliminacin
Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de bsqueda especificado. Para crear una consulta de eliminacin: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla de la que queremos borrar los registros. Haz clic en el botn Eliminar de la pestaa Diseo: A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostra, por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Eliminar. El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. Se utiliza una combinacin de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de bsqueda. En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qu tabla queremos eliminar los registros. En este caso tambin debemos cambiar las propiedades de la consulta para que nos permita ejecutarla. Haciendo clic en el botn Hoja de propiedades de la pestaa Diseo, y cambiando la propiedad Registros nicos a S. En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opcin Dnde indica un criterio de bsqueda, y la opcin Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna. Para ver los datos que se borrarn antes de realizar la eliminacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Al ejecutar la consulta se realizar la eliminacin de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminacin. Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar. Si la tabla donde borramos est relacionada con otras tablas se podrn borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. Si no puede borrar todas las filas que tena que borrar nos manda un mensaje avisndonos que no ha podido eliminar tantas filas por infringir esas reglas.

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LOS FORMULARIOS
La vista diseo de formulario
La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante. Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin en el men contextual. Nos aparece la ventana Diseo de formulario:

El rea de diseo consta de tres secciones La seccin Encabezado de formulario En ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. La seccin Detalle En ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de formulario En ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botn Encabezado o Pie del formulario de la pestaa Organizar: Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, que puedes ver en la imagen anterior.

La pestaa Diseo de formulario

En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece cuando entramos en la Vista Diseo del formulario. El primer botn que vemos es uno de los ms tiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una vista a otra. Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseo. Access 2007 introduce la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto final. Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grfico dinmico. 34

En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo. En la parte central puedes ver la seccin Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn. Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botn para acceder a la ayuda de Access. La seccin Controles y campos

Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles. En el panel Controles y campos de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden aadir al formulario. Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn. El botn activar o desactivar la Ayuda a los controles.

Si lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinado tipo de controles se abrir un asistente para crearlos. El resto de la seccin se compone de los siguientes tipos de controles Etiqueta: sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Ttulo. Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningn sitio. 35

En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =. Cuadro combinado. En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda tambin a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un slo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista, la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando aadimos un cuadro combinado al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Cuadro de lista. A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando aadimos un cuadro de lista al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Grupo de opciones se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee. Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de casillas de verificacin, botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones. Botn de opcin, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto, sino, este otro. Casilla de verificacin, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto, sino este otro. Botn de alternar, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. Botn de comando. Un botn de comando permite ejecutar una accin con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc. Al hacer clic en el botn, no slo se ejecutar la accin correspondiente, sino que tambin parecer que se presiona y se suelta el botn. Tambin tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar ms de treinta acciones predefinidas distintas. Control pestaa, se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias pestaas. Control imagen para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al cambiar de registro. Marco de objeto independiente para insertar controles como un archivo de sonido, un documento Word, un grfico, etc. 36

Sern controles que no variarn al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a otro. Salto de pgina, el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario pero s en la vista Preliminar y a la hora de imprimir. Lnea para aadir una lnea en el formulario. Rectngulo para aadir un rectngulo al formulario. Trabajar con controles Seleccionar controles. Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los ms grandes) y controladores de tamao (los ms pequeos) como vemos en la siguiente imagen: A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado pequeos o finos (como en el caso de las lneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es muy til utilizar la lista desplegable de seleccin de controles que se encuentra en la parte superior de la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botn Hoja de Propiedades en la pestaa Diseo. Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y seleccionar el control que te interesa. Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada la tecla Maysculas y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar. Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el rea de diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos los controles que entren en ese cuadrado quedarn seleccionados (no hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado). Aadir controles Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, debers abrir la Lista de campos haciendo clic en el botn Agregar campos existentes en la pestaa Diseo. En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. A continuacin hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo en el rea del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo. Tambin podremos aadir campos de otras tablas distintas a la de origen. Si queremos aadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, utiliza la seccin Controles y campos que hemos visto en el apartado anterior, lo encontrars en la pestaa Diseo. Haz clic sobre el tipo de control que queremos aadir, vers que el cursor ha tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el rea del formulario donde queremos definir el control, apretamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado arrastramos el ratn hasta dejar el control del tamao deseado. Copiar controles Copiar controles es muy rpido y til si deseas introducir varios controles de un mismo tipo. 37

Slo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio (tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + C). Luego pgalos en el formulario utilizando el botn Pegar de la pestaa Inicio o la combinacin de teclas Ctrl + V. Este mtodo te ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo tipo sin tener que repetir la operacin de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el formulario en el cuadro de controles. Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre diferente. Puedes modificar este nombre haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Propiedades en el men contextual. Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratn sobre el control hasta que el puntero del ratn tome forma de mano. En ese momento pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar el control hasta su posicin definitiva. Cuando seleccionamos un control tambin se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se movern tanto el control como su etiqueta. Para mover nicamente su etiqueta mover el ratn encima del controlador de movimiento de la etiqueta y cuando el puntero del ratn toma la forma de un dedo ndice arrastrar la etiqueta. Tambin podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo ndice debe aparecer encima del controlador de movimiento del control. Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se movern todos. Cambiar el tamao de los controles. Para cambiar el tamao de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamao, a continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tamao, cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamao deseado. Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamao de uno de ellos, se cambiarn todos. Con el botn Autoformato que se encuentra en la pestaa Organizar podemos cambiar con un clic el aspecto de nuestro formulario asignndole un diseo de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen tambin en el asistente para formularios. Tambin podemos agregar un subformulario haciendo clic en el botn Subformulario de la pestaa Diseo (junto al resto de los controles). Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso activo). Adems de poder utilizar la pestaa Organizar para modificar el formato de nuestros formularios podemos aprovechar unas cuantas opciones que nos sern muy tiles para mejorar la presentacin de los objetos que creemos:

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Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guindonos por la cuadrcula pero tenemos una opcin del men Formato que nos permite realizarlo de forma ms cmoda. Seleccionamos los controles de la seccin Alineacin: izquierda, derecha, arriba, abajo. Podemos utilizar el botn para que los controles se alineen automticamente. Utiliza las opciones de la seccin Tamao para ajustar el tamao de los controles. Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos ajustar y pulsamos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer. Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido. A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula. Ajustar al ms alto: todos los controles toman la altura del ms alto. Ajustar al ms corto: todos los controles toman la altura del menos alto. Ajustar al ms ancho: todos los controles toman la anchura del ms ancho. Ajustar al ms estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho. Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero ajustar el tamao y despus alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineacin. Utiliza la opcin Delimitacin para enlazar dos controles diferentes, de modo que si modificas uno el otro se actualice para cuadrar con el primero. Ajustar el espacio entre controles. Si queremos cambiar la distancia entre controles, adems de moverlos libremente por el rea de diseo, podemos utilizar unas opciones de la seccin Posicin. Seleccionamos los controles que queremos ajustar y elegimos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer: dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir). Tambin podemos hacer lo mismo con el espacio vertical, como dejar el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).

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LOS INFORMES
La vista diseo de informe
La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario. Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn. Nos aparece la ventana diseo: El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones: 1. La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe. 2. La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada pgina. 3. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. 4. La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina. 5. La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe. Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en la pestaa Organizar: Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas. Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin. Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

La pestaa Diseo de informe

Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes opciones:

Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios. A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra. El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra un hibrido entre la vista Informes y Diseo y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla. 40

La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora. Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes hars aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. El botn permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante. Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn. Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario. La seccin Controles y campos Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando. En la pestaa Diseo encontrars los mismo controles que vimos en el tema anterior: Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn. El cuadro incluye los siguientes tipos de controles: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Ttulo. Para insertar un hipervnculo tenemos un botn. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se suele utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios. Botn de alternar, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. Botn de opcin, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto, sino, este otro. Casilla de verificacin, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto, sino, este otro. Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =. Cuadro combinado, Cuadro de lista, Grupo de opciones, Botn de comando y Control pestaa. Se suelen utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios. 41

Control imagen para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al cambiar de registro. Marco de objeto independiente para insertar controles como un documento Word, un grfico, etc. Sern controles que no variarn al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a otro. Salto de pgina, el salto de pgina produce un cambio de pgina aunque no se haya llegado al final de la pgina. Tambin podemos agregar un subinforme. Un subinforme es un informe que se inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal, y el informe dentro del informe se denomina subinforme. Una combinacin informe/subinforme se llama a menudo informe jerrquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de forma idntica a los subformularios que vimos en el tema anterior. Lnea para aadir una lnea en el informe. Rectngulo para aadir un rectngulo al informe. Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un formulario, si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios controles, repasa la unidad anterior. Imprimir un informe Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access. Imprimir directamente Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Exploracin para seleccionarlo. Despliega el Botn de Office y coloca el ratn sobre la flecha que aparece junto al comando Imprimir, en el desplegable que se abrir selecciona Impresin Rpida. Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de dilogo Imprimir. Abrir el cuadro de dilogo Imprimir Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo y seleccionando la opcin Imprimir del Botn de Office. Se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de impresin como te explicaremos a continuacin: Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresin. En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien slo algunas pginas. Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final. Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos activar la opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros. En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir.

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Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas. La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora. Con el botn Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta ventana cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresin por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc. Con el botn Configurar podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes, impresin a varias columnas, etc. Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana sin aceptar no se imprime nada. Abrir el informe en vista previa Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin definitiva. Para abrir la vista previa tienes dos opciones: Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botn de Office, colocar el ratn en la flecha al lado del comando Imprimir y seleccionar Vista previa en el men desplegable. Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Exploracin y seleccionar la opcin en el men contextual. O si aparece, elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas. La ventana Vista previa En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora. Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera pgina, a la pgina anterior, a una pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima pgina. En la parte superior tenemos una nueva y nica pestaa (la pestaa Vista preliminar) con iconos que nos ayudarn a ejecutar algunas acciones: El botn reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sola pantalla, permite visualizar hasta seis pginas en la misma pantalla. Agrupar y ordenar Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una lnea de totales, tambin podemos definir una determinada ordenacin para los registros que aparecern en el informe. Para definir la ordenacin de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido, lo abrimos en Vista Diseo y hacemos clic sobre el botn de la pestaa Diseo. Se abrir la seccin Agrupacin, orden y total que te mostramos a continuacin: Puedes aadir un grupo de ordenacin haciendo clic en Agregar un grupo. Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden estableceremos un orden dentro de ese grupo. Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenacin dentro de un grupo. Puedes hacer clic en el vnculo Ms para ver ms opciones de ordenacin y agrupacin. Con las flechas puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.

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LOS CONTROLES DE FORMULARIO E INFORME

Propiedades Generales de los Controles
En temas anteriores vimos cmo crear formularios e informes utilizando el asistente, tambin hemos aprendido a manejar los controles para copiarlos, moverlos, ajustarlos, alinearlos, etc. En este tema vamos a repasar los diferentes tipos de controles y estudiar sus propiedades para conseguir formularios e informes ms completos. Empezaremos por estudiar las propiedades comunes a muchos de ellos: Nombre: Aqu indicaremos el nombre del control. Puedes darle el nombre que t quieras, pero asegrate de que es lo suficientemente descriptivo como para poder reconocerlo ms tarde. Un buen mtodo sera asignarle el nombre del control ms una coletilla indicando de qu control se trata. Por ejemplo, imagina que tenemos dos controles para el campo Curso, una etiqueta y un cuadro de texto. Podramos llamar a la etiqueta curso_eti y al campo de texto curso_txt. De este modo facilitamos el nombre de dos controles que referencian a un mismo campo. Visible Si la propiedad se establece a No el control ser invisible en el formulario. Por el contrario, si lo establecemos a S el control s que ser visible. Su uso parece obvio, pero nos puede ser muy til para cargar informacin en el formulario que no sea visible para el usuario pero sin embargo s sea accesible desde el diseo. Tambin podemos utilizar esta propiedad para ocultar controles, para mostrarlos pulsando, por ejemplo, un botn. Mostrar cuando Utilizaremos esta propiedad para establecer cundo un control debe mostrarse. De este modo podemos hacer que se muestre nicamente cuando se muestre en pantalla y esconderlo a la hora de imprimir (muy til por ejemplo para los botones de un formulario que no queremos que aparezcan en el formulario impreso). Izquierda y Superior Estas dos propiedades de los controles hacen referencia a su posicin. Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del formulario o informe y de su borde superior. Normalmente sus unidades debern ser introducidas en centmetros. Si utilizas otras unidades de medida, como el pxel, Access tomar ese valor y lo convertir en centmetros. Ancho y Alto Establecen el tamao del control indicando su anchura y altura. De nuevo la unidad de medida utilizada es el centmetro.

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Color del fondo Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo ms sobre el resto del formulario. Para cambiar el color, teclea el nmero del color si lo conoces o bien coloca el cursor en el recuadro de la propiedad y pulsa el botn que aparecer a la izquierda. Entonces se abrir el cuadro de dilogo que ya conoces desde donde podrs seleccionar el color que prefieras. Estilo de los bordes Cambia el estilo en el que los bordes del control se muestran. Color y Ancho de los bordes Establece el color del borde del control y su ancho en puntos. Efecto especial Esta propiedad modifica la apariencia del control y le hace tomar una forma predefinida por Access. Al modificar esta propiedad algunos de los valores introducidos en las propiedades Color del fondo, Estilo de los bordes, Color de los bordes o Ancho de los bordes se vern invalidadas debido a que el efecto elegido necesitar unos valores concretos para estas propiedades. Del mismo modo si modificamos alguna de las propiedades citadas anteriormente el Efecto especial dejar de aplicarse para tomarse el nuevo valor introducido en la propiedad indicada. Nombre y Tamao de la fuente Establece el tipo de fuente que se utilizar en el control y su tamao en puntos. Espesor de la fuente, Fuente en Cursiva y Fuente subrayada Estas propiedades actan sobre el aspecto de la fuente modificando, respectivamente, su espesor (de delgado a grueso), si debe mostrarse en cursiva o si se le aadir un subrayado. Texto de Ayuda del control Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre como ayuda contextual a un control. Texto de la barra de estado: Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre en la barra de estado cuando el usuario se encuentre sobre el control. Un ejemplo muy claro de su uso sera que cuando el usuario se encontrase sobre el campo Nombre en la barra de estado se pudiera leer Introduzca aqu su nombre. ndice de tabulacin Una de las propiedades ms interesantes de los controles. Te permite establecer en qu orden saltar el cursor por los controles del formulario/informe cuando pulses la tecla TAB. El primer elemento deber establecerse a 0, luego el salto se producir al control que tenga un valor inmediatamente superior. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: En l aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulacin. Puedes arrastrar y colocar los controles en el orden que prefieras, de esta forma, las propiedades ndice de tabulacin de los controles se configurarn de forma automtica. Tambin accedemos a este cuadro pulsando el icono en la pestaa Organizar. Etiquetas y Cuadros de Texto Ya hemos visto cmo insertar un campo en el origen de datos, este campo, la mayora de las veces estar representado por un cuadro de texto y una etiqueta asociada. Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los campos y los ttulos, mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va cambiando, normalmente ser el contenido de un campo del origen de datos. La propiedad que indica el contenido de la etiqueta es la propiedad Ttulo. La propiedad que le indica a Access qu valor tiene que aparecer en el cuadro de texto, es la propiedad Origen del control. 45

Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos, cuando el usuario escriba un valor en el control, estar modificando el valor almacenado en la tabla, en el campo correspondiente del registro activo. Cuando queremos utilizar el control para que el usuario introduzca un valor que luego utilizaremos, entonces no pondremos nada en el origen del control y el cuadro de texto se convertir en independiente. Tambin podemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos calculados, en este caso debemos escribir en la propiedad Origen del control la expresin que permitir a Access calcular el valor a visualizar, precedida del signo igual =. Por ejemplo para calcular el importe si dentro de la tabla slo tenemos precio unitario y cantidad. En el ejemplo anterior hemos creado un campo calculado utilizando valores que extraamos de otros campos (en el ejemplo los campos precio y cantidad). Tambin es posible realizar clculos con constantes, por lo que nuestro origen de datos podra ser =[precio]*0.1 para calcular el 10% de un campo o incluso escribir =2+2 para que se muestre en el campo el resultado de la operacin. Cuadros Combinados y Cuadros de Lista Estos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario puede elegir uno o varios de los valores. El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro combinado aparece como un cuadro de texto con un tringulo a la derecha que permite desplegar el conjunto de los valores de la lista. Una de las formas ms sencillas para crear un control de este tipo es utilizando el Asistente para controles. Su uso es muy sencillo, slo tendrs que activar el asistente antes de crear el control sobre el formulario o informe haciendo clic en su icono en la pestaa Diseo. Una vez activado el Asistente, cuando intentes crear un control de Cuadro de lista o Cuadro combinado se lanzar un generador automtico del control que, siguiendo unos cuantos pasos sencillos, cumplimentar las propiedades del control para que muestre los datos que desees. En el tema 3, con el asistente para bsquedas, ya tuvimos nuestro primer contacto con los cuadros combinados y de lista, aqu repasaremos las propiedades ms importantes. Tipo de origen de la fila En esta propiedad indicaremos de qu tipo ser la fuente de donde sacaremos los datos de la lista. Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla o de una consulta. Si seleccionamos Lista de valores el control mostrar un listado de unos valores fijos que nosotros habremos introducido. La opcin Lista de campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos pertenecientes a una tabla o consulta. En cualquier caso se debern indicar qu campos o valores sern mostrados con la siguiente propiedad: Origen de la fila En esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar en el control. Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta o tambin podremos escribir una sentencia SQL que permita obtener los valores de la lista. Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta. 46

Si, por el contrario, habamos elegido Lista de valores, deberemos introducir todos los valores que queremos que aparezcan en el control entre comillas y separados por puntos y comas: "valor1";"valor2";"valor3";"valor4"... Columna dependiente Podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el nmero de orden de la columna. Encabezados de columna Indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con encabezados de columna. Si cambiamos esta propiedad a S, coger la primera fila de valores como fila de encabezados. Ancho de columnas Permite definir el ancho que tendr cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma. Ancho de la lista Indica el ancho total de la lista. Limitar a lista Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos S obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor. Filas en lista Indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro combinado. Seleccin mltiple Esta propiedad puede tomar tres valores, Ninguna, Simple y Extendida. Si seleccionamos Ninguna el modo de seleccin de la lista ser nico, es decir slo podremos seleccionar un valor. Si seleccionamos Simple permitiremos la seleccin mltiple y todos los elementos sobre los que hagas clic se seleccionarn. Para deseleccionar un elemento vuelve a hacer clic sobre l. Seleccionando Extendida permitiremos la seleccin mltiple, pero para seleccionar ms de un elemento deberemos mantener pulsada la tecla CTRL. Si seleccionamos un elemento, pulsamos la tecla MAYUS y dejndola pulsada seleccionamos otro elemento, todos los elementos entre ellos sern seleccionados. Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro de lista. Una vez incluido el control sobre el formulario o informe podremos alternar entre estos dos tipos haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Cambiar a... Este es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo prcticamente todas sus propiedades intactas, sobre todo aquellas relativas a los orgenes de datos. Esta opcin tambin est disponible en el men contextual de los cuadros de texto.

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El Control Grupo de Opciones Ahora veremos un nuevo grupo de controles que nos servirn para mostrar al usuario un conjunto limitado de alternativas representadas por Botones de opcin, Casillas de verificacin o Botones de alternar. Si queremos utilizar este grupo de controles la forma ms sencilla ser insertando un control de tipo Grupo de opciones. Dentro de este grupo de opciones introduciremos tantos controles de tipo botn de opcin, casillas de verificacin o botn de alternar como deseemos. La mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee y slo puede elegir una opcin cada vez de entre el grupo de opciones. En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma especial. El control Grupo de opciones deberemos vincularlo en su propiedad Origen del control al campo que queremos que se encuentre vinculado en la tabla. Los controles de opcin que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad llamada Valor de la opcin, que ser el valor que se almacene en la tabla al seleccionarlos. Por tanto, debers establecer la propiedad Valor de la opcin para cada uno de los controles de opcin de forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar en el campo que indiquemos en el Origen del control del control Grupo de opciones. La propiedad Valor de la opcin slo admite un nmero, no podrs introducir texto por lo que este tipo de controles nicamente se utilizan para asociarlos con campos numricos. En un formulario o infirme, un grupo de opciones puede ser declarado como independiente y por lo tanto no estar sujeto a ningn campo. Por ejemplo, se puede utilizar un grupo de opciones independiente en un cuadro de dilogo personalizado para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a continuacin alguna accin basada en esa entrada. La propiedad Valor de la opcin slo est disponible cuando el control se coloca dentro de un control de grupo de opciones. Cuando una casilla de verificacin, un botn de alternar o un botn de opcin no est en un grupo de opciones, el control no tiene la propiedad Valor de la opcin. En su lugar, el control tiene la propiedad Origen del control y deber establecerse para un campo de tipo S/No, modificando el registro dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario. Del mismo modo que vimos con los controles de lista, es aconsejable crear estos controles con la opcin de Asistente para controles activada. As, al intentar introducir un Grupo de opciones en el formulario o informe se lanzar el generador y con un par de pasos podrs generar un grupo de controles de forma fcil y rpida. Si no quieres utilizar el asistente, primero crea el grupo de opciones arrastrndolo sobre el rea de diseo, a continuacin arrastra sobre l los controles de opcin, y finalmente tendrs que rellenar la propiedad Valor de la opcin de cada control de opcin y la propiedad Origen del control del grupo de opciones. El Control Pestaa Cuando tenemos una gran cantidad de informacin que presentar, se suele organizar esa informacin en varias pestaas para no recargar demasiado las pantallas. Para ello utilizaremos el control Pestaa: Un control Pestaa es un contenedor que contiene una coleccin de objetos Pgina. 48

De esta forma cuando el usuario elige una pgina, sta se vuelve Activa y los controles que contiene susceptibles de cambios. Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada pgina individualmente. Una vez insertado el control Pestaa deberemos hacer clic sobre el ttulo de una de las Pginas para modificar sus propiedades. El ttulo de la pgina se podr modificar a travs de la propiedad Nombre. Para insertar elementos dentro de una pgina deberemos crearlo dentro de ella. Una vez hayas seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que quieres insertar, solamente debers colocar el cursor sobre la pgina hasta que quede sombreada y entonces dibujar el control. Cuando termines slo tendrs que cambiar de pgina haciendo clic sobre su ttulo y rellenarla del mismo modo. Es posible aadir nuevas Pginas o eliminarlas, para ello slo tienes que hacer clic derecho sobre el control Pestaa y seleccionar Insertar pgina para aadir una nueva pgina o hacer clic en Eliminar pgina para eliminar la pgina activa. Si tienes ms de una pgina incluida en el control Pestaa debers utilizar la opcin Orden de las pginas en el men contextual para cambiar su disposicin. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Utiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposicin de la pgina seleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estar situada ms a la izquierda y, al contrario, la que se encuentre en la parte inferior estar situada ms hacia la derecha. Cuando hayas terminado pulsa el botn Aceptar y podrs ver el control Pestaa con las Pginas ordenadas. Las Herramientas de Dibujo Nuestro siguiente paso ser echarle un vistazo a dos de los controles que nos ayudarn a mejorar el diseo de los formularios o informes que creemos: las Lneas y los Rectngulos. En ambos casos su creacin es la misma (e igual tambin para el resto de los controles). Basta con seleccionar el control o y luego dibujarlo en el formulario o informe. Para ello slo tienes que hacer clic en el punto en el que quieras que empiece el control, y sin soltar el botn del ratn, desplazamos el cursor hasta que el control alcance el tamao deseado. En el caso del control Lnea la tecla MAYUS nos ser de mucha utilidad. Si mantenemos esta tecla de nuestro teclado pulsada mientras realizamos las acciones anteriores podremos crear lneas sin inclinacin, es decir, completamente horizontales o verticales. Estos controles debern ser utilizados sobre todo para separar elementos y marcar secciones en nuestros documentos. De esta forma alcanzaremos diseos ms limpios y organizados, lo cual, adems de causar que el usuario se sienta ms cmodo trabajando con el formulario o informe, har que realice su trabajo de una forma ms rpida y ptima. Las propiedades de estos controles son prcticamente todas las que vimos en el primer punto de este tema y que son comunes a todos los controles. Lo nico que aadiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo mencionado anteriormente, un diseo cargado con demasiados controles Lnea y Rectngulo al final resultan difciles de trabajar tanto desde el punto de vista del usuario como de la persona que est realizando el diseo, t. 49

Imgenes y Marcos de Objeto En este apartado veremos cmo mostrar imgenes (o otro tipo de objetos) en un formulario o informe de Access. Para ello nos serviremos de los controles Imagen, Marco de objeto independiente y Marco de objeto dependiente. Pero antes de comenzar partiremos desde los principios bsicos. Primero que nada deberemos saber que una imagen no es ms que un tipo de objeto que se ha creado en otra aplicacin y que ms tarde utilizaremos en Microsoft Access. De este mismo modo, Access permite la visualizacin de otros tipos de documentos (como archivos de Excel, Word, PowerPoint, PDF's, etc...) y su inclusin en un formulario o informe. Por tanto, Access nos va a permitir mostrar este tipo de informacin en nuestros documentos de una forma muy sencilla. Veamos cmo. El control Imagen nos va a servir para mostrar imgenes en nuestros trabajos. Para ello slo tendrs que seleccionar el control en la pestaa Diseo y dibujarlo sobre el formulario o informe. En este momento se abrir un cuadro de dilogo donde tendrs que seleccionar la imagen que quieras mostrar. Aqu elegiremos la imagen que queremos mostrar y pulsaremos el botn Aceptar. La imagen estar lista para utilizarse en el formulario o informe. Una vez tenemos el control Imagen listo en el documento podremos acceder a sus propiedades. Vemoslas: Imagen: Aqu deber indicarse la ruta de la imagen en nuestro disco duro. En un principio visualizars la ruta de la imagen que escogiste en el paso anterior. Modo de cambiar el tamao En esta propiedad podremos escoger entre tres opciones, Recortar, Extender y Zoom. Si seleccionamos la opcin Recortar slo se mostrar un trozo de la imagen que estar limitado por el tamao del control Imagen. Si hacemos ms grande el control se mostrar ms parte de la imagen. Seleccionando la opcin Extender har que la imagen se muestre completa dentro del espacio delimitado por el control. Esta opcin deforma la imagen para que tome exactamente las dimensiones del control. Con la opcin Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus proporciones originales. El tamao de la imagen se ver reducido o aumentado para que quepa dentro del control. Distribucin de la imagen Esta propiedad nos permitir escoger la alineacin de la imagen dentro del control. Puede tomar los valores Esquina superior izquierda, Esquina superior derecha, Centro, Esquina inferior izquierda o Esquina inferior derecha. Esta opcin es ms til cuando mostramos la imagen en modo Recortar. Mosaico de imgenes: Puede tomar los valores S y No. En el modo Zoom utilizaremos esta opcin para que se rellenen los espacios vacos que se crean al ajustar la imagen con copias de esta.

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Direccin de hipervnculo Puedes incluir una direccin a un archivo o pgina web para que se abra al hacer clic sobre el control. Por ltimo hablaremos de la propiedad ms interesante del control Imagen: Tipo de imagen. El Tipo de imagen puede ser Incrustado o Vinculado. Seleccionando un tipo u otro decidiremos si Access almacenar el objeto dentro del archivo de la base de datos o simplemente lo vincular y la imagen deber existir siempre en un archivo externo de imagen. En otras palabras, un archivo incrustado forma parte del archivo de la base de datos y por tanto los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejarn nicamente en el archivo en la base de datos. Un archivo vinculado se enlaza al archivo de la base de datos y no forma parte de ella. Si modificamos el archivo de imagen que corresponde al objeto vinculado, cuando abras la base de datos la imagen se actualizar y mostrar los cambios realizados. Los controles de Marco extienden la funcionalidad del control Imagen y lo hacen todava ms verstil. En un principio, el control Marco de objeto independiente es muy parecido al control Imagen. Permite la inclusin de un objeto dentro de un formulario o informe. En este caso el control de Marco de objeto independiente es capaz de insertar casi cualquier tipo de objeto en l. La forma en la que lo insertaremos ser el mismo. Deberemos seleccionarlo en el Cuadro de Controles y colocarlo en el formulario o informe. Una vez hecho esto se abrir un cuadro de dilogo: Aqu se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y modificarlo desde cero, o seleccionar la opcin Crear desde archivo y se nos dar la opcin de seleccionar un archivo ya existente. El listado que aparece en Tipo de objeto: muestra todos los tipos de objeto que Access es capaz de incluir dentro del control. Si dejamos la casilla Mostrar como icono desmarcada, el objeto se mostrar con una pequea pre-visualizacin que podremos tratar como hicimos con el control Imagen. En el caso contrario, si marcamos la opcin, el control Marco de objeto independiente se mostrar como el icono de la aplicacin que lo abre, por ejemplo si el objeto es un archivo de Word, se mostrar as. Las propiedades que debemos tener en cuenta de este objeto son las siguientes: Tipo de presentacin: Escoge entre Contenido para pre-visualizar parte del archivo, o Icono para que se muestre el icono de la aplicacin encargada de abrir el archivo. Activacin automtica: Aqu podremos seleccionar el modo en el que queremos que se abra el archivo contenido en el marco. Podemos elegir entre Doble clic, Manual y Recibir Enfoque. Normalmente las dos ltimas opciones requerirn de un trabajo de programacin adicional, pero al encontrarse fuera del mbito de este curso pasaremos a ver directamente la primera opcin.

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Si seleccionamos la opcin Doble clic podremos abrir el archivo haciendo doble clic sobre el control o, con este seleccionado, pulsando la combinacin de teclas CTRL + ENTER. Activado: Selecciona S o No. Esta propiedad permite que el control pueda abrirse o no. Bloqueado: Si cambiamos esta propiedad a S, el objeto se abrir en modo de slo lectura. Podr ser modificado, pero sus cambios no sern guardados. Esta funcin es muy til para mostrar informacin que slo queremos que sea leda. Nosotros como administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al objeto y actualizarlo a nuestro gusto. Por ltimo la propiedad Tipo OLE nos indica si el archivo est siendo tratado como un archivo vinculado o incrustado. Esta propiedad es de slo lectura y se nos muestra a ttulo informativo, no podremos modificarla. En un principio los archivos insertados mediante un Marco se incrustan directamente en la base de datos para mayor comodidad. Slo existe un modo de que, al insertar el objeto, ste quede vinculado y es insertando un archivo ya existente. En el momento en el que estamos insertando el objeto desde un archivo deberemos marcar la casilla Vincular si queremos que el archivo no se incruste en la base de datos y pueda ser manipulado directamente desde fuera. El Marco de objeto dependiente es muy similar a un objeto vinculado. La nica diferencia es que este control deber vincularse siempre a un campo de una tabla o consulta utilizando su propiedad Origen del control. De este modo, podemos, por ejemplo, incluir las fotos de los productos y almacenarlos en la misma tabla que el resto de su informacin. Una de las caractersticas que derivan de este hecho es que para cada uno de los registros (filas) de la tabla se almacenarn imgenes (u objetos) diferentes. Este objeto tiene las mismas propiedades que el anterior. Es imprescindible que el campo de la tabla al cual se vincula el control sea de tipo Objeto OLE, para que sea capaz de almacenar la informacin del archivo y guardarla en la tabla As, una vez creado el formulario, podremos incluir el tipo de archivo que queramos simplemente haciendo clic derecho sobre el control y seleccionando la opcin Insertar objeto.... Se abrir el cuadro de dilogo que vimos anteriormente cuando queramos insertar un objeto en un Marco independiente. En este caso, de nuevo deberemos elegir entre crear el objeto desde cero o abrir uno existente. Si decidimos abrir uno que ya existe se nos dar la opcin de Vincularlo en vez de Incrustarlo. Ten en cuenta que si quieres que el Marco muestre correctamente una imagen esta deber ser del tipo BMP y este tipo de imagen suele ocupar bastante... As que, resumiendo, ests son las consideraciones que debers tener en cuenta cuando utilices controles de Imagen o Marcos de objeto: En un formulario o informe podemos incluir una imagen o un objeto. Tanto los objetos dependientes como los independientes pueden ser vinculados o incrustados.

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Cuando incrustamos un objeto en un formulario o informe, Access lo guarda en un archivo en la base de datos, por lo que un archivo incrustado siempre estar disponible. Si cambiamos de ruta un archivo vinculado, Access no ser capaz de encontrarlo. Deberemos actualizar tambin la ruta almacenada en la base de datos. Cuando tenemos un objeto vinculado podremos verlo y modificarlo desde la base de datos, pero los cambios se almacenarn en un archivo externo. Incrustar archivos muy grandes no es aconsejable, pues hace que la base de datos pese ms y sea ms lenta. El Botn de Comando En este apartado hablaremos de los Botones de Comando, que con diferencia es uno de los controles que ms nos ayudarn a realizar determinadas acciones. Como su nombre indica estos controles sirven para ejecutar comandos cuando son pulsados. Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchsimas acciones en un solo botn gracias a la integracin de este programa con el lenguaje de programacin Visual Basic y al uso de macros. Pero nosotros nos centraremos en el uso de este control a travs del Asistente wk para controles. Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botn de Comando nos aparece una cuadro de dilogo. Veremos paso a paso cmo deberemos seguirlo para conseguir nuestro objetivo. En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se pulse el botn. Como puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas en Categoras. Selecciona la Categora que creas que se ajusta ms a lo que quieres realizar y luego selecciona la Accin en la lista de la derecha. Pulsa Siguiente para continuar. Ahora podrs modificar el aspecto del botn. Puedes elegir entre mostrar un Texto en el botn, o mostrar una Imagen. En el caso de escoger Imagen, podrs seleccionar una entre las que Access te ofrece. Marca la casilla Mostrar todas las imgenes para ver todas las imgenes que Access tiene disponible para los botones. Tambin podras hacer clic en el botn Examinar para buscar una imagen en tu disco duro. Cuando hayas terminado pulsa Siguiente para continuar, y que aparezca la pantalla que veremos en la siguiente pgina.... En esta ltima pantalla le daremos un nombre al control Botn de Comando para poder reconocerlo ms tarde en la lista de controles. Pulsa Finalizar para terminar. Al ser tan fcil aadir Botones de comando con el Asistente este control se convierte en una forma muy verstil de aadir acciones a tus formularios e informes. Como podrs ver en las primeras ventanas del Asistente para controles existen varias acciones que podrs realizar. Con la categora de Exploracin de registros podrs moverte de forma rpida por todos los datos del formulario, buscando registros o desplazndote directamente a alguno en particular.

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Utiliza las acciones de Operaciones con registros para aadir nuevos, duplicarlos, eliminarlos, guardarlos o imprimirlos. Del mismo modo podrs jugar con los formularios aplicndoles filtros y actualizndolos. En cualquier momento podrs aadir un botn para abrir, cerrar o imprimir informes, formularios y consultas.

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IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS

IMPORTACIN DE DATOS
La importacin implica una transferencia de datos almacenados en archivos externos, de diversas procedencias, a una tabla de la base de datos 1. Trabajando con Microsoft Access 2007, las opciones de importacin se encuentran en el grupo de comandos IMPORTAR de la ficha DATOS EXTERNOS de la cinta de opciones.

Tras la inspeccin de estos comandos se deducen los formatos de archivo compatibles cuyos datos pueden ser objeto de importacin: datos de bases de datos de Microsoft Access, dBase o Paradox; datos procedentes de hojas de clculo Excel o Lotus 1-2-3; datos almacenados en archivos de texto delimitado y de ancho fijo; datos de una libreta de direcciones de Outlook; datos de Listas de SharePoint; datos de SQL Server; datos de archivos XML; datos de documentos HTML EJEMPLO: Importacin de los datos almacenados en el archivo de texto MUNICIPIOS a la tabla MUNICIPIOS. En la cinta de opciones de Microsoft Access, en la ficha DATOS EXTERNOS, debe hacerse un clic en el comando ARCHIVO DE TEXTO del grupo IMPORTAR. En ese momento deben especificarse: El nombre del archivo donde se encuentran los datos a importar: municipios.txt
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Aunque en general se hace referencia a la importacin de una tabla, tambin se pueden importar desde otra base de datos objetos como consultas, formularios o informes.

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 Si realizar una importacin o una vinculacin: importacin El destino de los datos a almacenar (nueva tabla o tabla existente): nueva tabla

Tras aceptar el cuadro de dilogo anterior, el asistente para la importacin de texto guiar durante todo el proceso de importacin. Los pasos a seguir son los siguientes: El primer paso del asistente exige elegir el formato que mejor se adecua a la estructura de los datos. El programa reconoce el formato delimitado (los datos estn separados por un delimitador que puede ser un tabulador, una coma, un punto y coma, un espacio) y el formato de ancho fijo (los datos de cada atributo o cualidad tienen un ancho fijo).

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Elegido, en este caso, el formato delimitado, el segundo paso del asistente exige elegir el delimitador de los datos. Asimismo, debe indicarse si la primera fila del archivo contiene los nombres de los diversos atributos o cualidades presentados en el fichero.

El tercer paso del asistente permite crear o modificar los nombres de los atributos y fijar el tipo de datos que estos van a presentar.

El cuarto paso del asistente da la opcin de fijar la clave principal de la tabla que est siendo creada. 57

El quinto y ltimo paso del asistente pide que se fije el nombre de la tabla creada con los datos contenidos en el fichero de texto original. Finalizada la importacin del archivo de texto, Microsoft Access da la opcin de guardar los pasos seguidos en el proceso, para repetirlos en caso de tener que importar datos de un archivo con estructura similar.

EXPORTACIN DE DATOS
La exportacin implica la transferencia de datos almacenados en algn objeto de la base de datos (tabla, consulta, formulario...) a un archivo externo nuevo. Trabajando con Microsoft Access 2007, las opciones de exportacin se encuentran en el grupo de comandos EXPORTAR de la ficha DATOS EXTERNOS de la cinta de opciones.

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Tras la inspeccin de estos comandos se deducen los formatos de archivo compatibles a los que se puede realizar la exportacin: a bases de datos de Access, dBase, Paradox o SQL Server; a listas de SharePoint; a hojas de clculo de Excel o Lotus 1-2-3; a archivos de Word u otro formato de texto; a archivos XML o a documentos HTML. EJEMPLO: exportacin de la tabla MUNICIPIOS al archivo de texto MUNICIPIOS En la cinta de opciones de Microsoft Access, en la ficha DATOS EXTERNOS, debe hacerse un clic en el comando ARCHIVO DE TEXTO del grupo EXPORTAR. En ese momento deben especificarse: El nombre y formato del archivo de destino: MUNICIPIOS.txt Si realizar la exportacin de datos manteniendo el formato Si abrir automticamente el archivo de destino tras la exportacin Si exportar el total de registros o nicamente el conjunto previamente seleccionado Tras aceptar el cuadro de dilogo anterior, el asistente para la exportacin de texto guiar durante todo el proceso de exportacin. Los pasos a seguir son los siguientes: El primer paso del asistente exige elegir el formato de exportacin deseado. El programa reconoce el formato delimitado (los datos estn separados por un delimitador que puede ser un tabulador, una coma, un punto y coma, un espacio) y el formato de formato de ancho fijo (los datos de cada atributo o cualidad tienen un ancho fijo). Elegido, en este caso, el formato delimitado, el segundo paso del asistente exige elegir el delimitador de los datos. Asimismo, debe indicarse si la primera fila del archivo debe contener los nombres de los diversos atributos o cualidades presentados en la tabla. El tercer y ltimo paso del asistente pide que se confirme el nombre del fichero de salida. Finalizada la exportacin de la tabla, Microsoft Access da la opcin de guardar los pasos seguidos en el proceso, para repetirlos en caso de tener que exportar datos de una tabla con estructura similar.

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