Dz.Urz.MON.07.1.13 DECYZJA Nr 16/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ z dnia 9 stycznia 2007 r.

w sprawie wprowadzenia wytycznych postpowania dla onierzy i pracownikw komrek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podlegych Ministrowi Obrony Narodowej w kontaktach z wykonawcami i osobami dziaajcymi na ich rzecz (Dz. Urz. MON z dnia 29 stycznia 2007 r.) Biuro do spraw Procedur Antykorupcyjnych Na podstawie 2 pkt 14 rozporzdzenia Rady Ministrw z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegowego zakresu dziaania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426), w celu wdroenia rozwiza w zakresie zapobiegania i zwalczania zjawisk korupcyjnych oraz realizacji polityki przejrzystoci dziaa subowych, ustala si, co nastpuje: 1. Wprowadza si wytyczne postpowania dla onierzy i pracownikw komrek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podlegych Ministrowi Obrony Narodowej w kontaktach z wykonawcami i osobami dziaajcymi na ich rzecz, stanowice zacznik do decyzji. 2. Dyrektorzy (szefowie, komendanci, kierownicy) komrek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podlegych Ministrowi Obrony Narodowej powiadamiaj podlegych onierzy i pracownikw o treci wytycznych, o ktrych mowa pkt 1. 3. Decyzja wchodzi w ycie z dniem ogoszenia. ZACZNIK Wytyczne postpowania dla onierzy i pracownikw komrek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podlegych Ministrowi Obrony Narodowej w kontaktach z wykonawcami i osobami dziaajcymi na ich rzecz Rozdzia 1 Postanowienia oglne 1. Wytyczne okrelaj zasady postpowania onierzy i pracownikw komrek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podlegych

Ministrowi Obrony Narodowej w kontaktach z przedsibiorcami oraz innymi osobami fizycznymi i prawnymi: 1) wykonujcymi na rzecz komrek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podlegych Ministrowi Obrony Narodowej, zwanych dalej "jednostkami", odpatne umowy, w szczeglnoci na dostawy, wiadczenie usug lub prace budowlane; 2) ktre z racji zakresu prowadzonej dziaalnoci mog stara si o zawarcie umw, o ktrych mowa w pkt 1; 3) agentami handlowymi, przedstawicielami i wsppracownikami podmiotw, o ktrych mowa w pkt 1 i 2; 4) wykonujcymi na rzecz podmiotw, o ktrych mowa w pkt 1-3, usugi w zakresie reklamy, promocji i reprezentacji; 5) ktre dziaaj na rzecz podmiotw wskazanych w pkt 1-4 - zwanych dalej "wykonawcami i osobami dziaajcymi na ich rzecz". 2. W kontaktach z wykonawcami i osobami dziaajcymi na ich rzecz naley zachowa wiadomo, e mog one same lub za porednictwem wynajtych specjalistw, stosowa dziaania majce zapewni im przychylno onierzy i pracownikw jednostek lub majce wpyn na postpowanie jednostek zgodnie z ich interesami. 3. W kontaktach z osobami, o ktrych mowa w 1, naley kierowa si zasadami: 1) godnoci i honoru; 2) zdrowego rozsdku i umiaru; 3) ochrony dobrego imienia Ministerstwa Obrony Narodowej i Si Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; 4) pierwszestwa interesw Ministerstwa Obrony Narodowej i Si Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej wobec interesw tych osb; 5) unikania sytuacji, ktre mogyby wywoywa powstanie dugu materialnego lub honorowego albo poczucia wdzicznoci wobec tych osb; 6) unikania zachowa, ktre mogyby by interpretowane jako faworyzowanie tych osb w stosunku do ich konkurentw lub ktre do takiego faworyzowania by prowadziy. Rozdzia 2 Rozliczanie kosztw 4. 1. Przy rozliczaniu kosztw poniesionych w zwizku z bezporednimi kontaktami z wykonawcami i osobami dziaajcymi na ich rzecz naley przyj zasad: "kady paci za siebie". W szczeglnoci: 1) koszty subowych podry krajowych i zagranicznych, w tym koszty dojazdw, wyywienia i noclegw, onierzy i pracownikw jednostek pokrywa si wycznie z budetu, ktrego dysponentem jest Minister Obrony Narodowej; 2) w restauracjach i innych miejscach wsplnego przebywania naley da oddzielnego rachunku i opaca go z wasnych rodkw. 2. Dopuszczalne jest korzystanie: 1) ze standardowych poczstunkw przewidzianych w danej firmie dla goci biurowych, jeeli nie s one bardziej wystawne od poczstunkw stosowanych w jednostce dla goci; 2) ze standardowych, oglnodostpnych poczstunkw i posikw podczas targw, seminariw i konferencji;

3) ze standardowych posikw w stowkach zakadowych, jeeli skorzystanie z innych form wyywienia wizaoby si z nadmiernymi trudnociami; 4) z lokalnego transportu zapewnianego przez wykonawc w obrbie miejscowoci bdcej siedzib wykonawcy lub pomidzy miejscem zakwaterowania a siedzib wykonawcy albo jej zakadw, jeeli skorzystanie z innych form transportu wizaoby si z nadmiernymi trudnociami. 3. Poza przypadkami, o ktrych mowa w ust. 2, niedopuszczalne jest korzystanie z innych form fundowania posikw, poczstunkw, przejazdw, ani pokrywania innych kosztw. Rozdzia 3 Przedsiwzicia promocyjne 5. 1. Przy rozpatrywaniu propozycji wsplnych przedsiwzi o charakterze promocyjnym lub podobnym (konferencje, prezentacje, imprezy charytatywne, imprezy promocyjne) lub uczestniczenia w przedsiwziciach organizowanych przez wykonawcw i osoby dziaajce na ich rzecz, naley postpowa zgodnie z zasad, e zadaniem onierzy i pracownikw jednostek jest wycznie promowanie Ministerstwa Obrony Narodowej i Si Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej. 2. W przypadkach, o ktrych mowa w ust. 1: 1) dopuszczalne i zalecane s przedsiwzicia promocyjne zwizane bezporednio z zawarciem lub wykonywaniem zawartej umowy, organizowane wsplnie przez jednostki i wykonawc; naley zadba, aby w trakcie tych przedsiwzi byy promowane obie strony umowy; 2) dopuszczalne jest udzielanie pomocy krajowym przedsibiorstwom sektora obronnego w przedsiwziciach promocyjnych skierowanych na rynki zagraniczne; 3) w przedsiwzicia, ktre nie s zwizane bezporednio z podpisaniem lub wykonywaniem zawartej umowy, nie powinny angaowa si jednostki oraz jej onierze i pracownicy. Rozdzia 4 Prezenty, materiay promocyjne i informacyjne 6. 1. Niedopuszczalne jest przyjmowanie do prywatnego uytku od wykonawcw i osb dziaajcych na ich rzecz, adnych prezentw, nawet nie majcych wartoci handlowej, ani adnych korzyci majtkowych lub osobistych. Wyjtkiem jest przyjmowanie podczas wsplnych przedsiwzi promocyjnych lub w trakcie targw materiaw promocyjnych o znikomej lub adnej wartoci handlowej. 2. Dopuszczalne i zalecane jest przyjmowanie materiaw informacyjnych (druki, filmy, aplikacje komputerowe). 3. Niewskazane jest uywanie na terenie jednostek materiaw promocyjnych, promujcych wykonawcw i osoby dziaajcych na ich rzecz, ich marki i znaki towarowe. Rozdzia 5 Kontakty towarzyskie 7. 1. Kontakty towarzyskie z pracownikami wykonawcw i osb dziaajcych na ich rzecz, nawizane zanim powstaa relacja "onierz lub pracownik jednostki" - "pracownik

wykonawcy i osoby dziaajcej na jej rzecz" mog by kontynuowane w dotychczasowej formie i intensywnoci, przy zachowaniu zasad okrelonych w niniejszych wytycznych. 2. W przypadkach innych ni okrelone w ust. 1, nie zaleca si rozwijania kontaktw towarzyskich. Rozdzia 6 Przedsiwzicia i imprezy okolicznociowe zewntrzne 8. 1. W przypadku zaangaowania Ministerstwa Obrony Narodowej, Si Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej lub onierzy i pracownikw jednostek w rnego typu przedsiwzicia o charakterze naukowym, popularno-naukowym czy dyskusyjnym (forum, konferencja, sympozjum) zwizane z obronnoci lub w imprezy o charakterze okolicznociowym, charytatywnym albo towarzyskim, proponowane s formy takie jak: uczestnictwo, wygoszenie referatu, patronat, uczestnictwo w komitecie honorowym, partnerstwo czy te pomoc przy organizacji imprezy. 2. W przypadku, gdy przedsiwzicie lub imprez organizuj wykonawcy i osoby dziaajce na ich rzecz, naley stosowa zasady okrelone w 3. 3. Zaangaowanie jednostek lub ich przedstawicieli jest dopuszczalne, jeeli przedsiwzicie lub impreza nie ma jawnego lub ukrytego charakteru promocyjnego czy reklamowego na rzecz wykonawcw i osb dziaajcych na ich rzecz. 4. W innych przypadkach, w ktrych nie jest jasne, czy organizator naley do podmiotw wskazanych w 1, naley zwrci si do organizatorw o: 1) szczegowe okrelenie celu przedsiwzicia lub imprezy; 2) szczegowe okrelenie proponowanej formy zaangaowania si jednostek lub przedstawicieli Ministerstwa Obrony Narodowej lub Si Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; 3) szczegowe przedstawienie programu; 4) przedstawienie informacji o organizatorze oraz osobach nim zarzdzajcych; 5) przedstawienie listy wsporganizatorw, partnerw, patronw, sponsorw, czonkw komitetw honorowych lub organizacyjnych oraz listy innych osb prawnych i fizycznych, ktrych nazwy (nazwiska), logo, znaki towarowe bd publikowane lub promowane w zwizku z przedsiwziciem lub imprez; 6) zapewnienie, e w zwizku z przedsiwziciem lub imprez nie bd prowadzone dziaania o charakterze promocji wykonawcw i osb dziaajcych na ich rzecz, produkowanych przez te podmioty wyrobw czy wiadczonych usug. Rozdzia 7 Najem i uyczanie lokali oraz terenw 9. Odpatne wynajmowanie i bezpatne uyczanie lokali i terenw jednostek na przeprowadzanie przedsiwzi i imprez, moe odbywa si na zasadach okrelonych w 5. 10. W umowie najmu lub uyczenia powinno znajdowa si w szczeglnoci: 1) owiadczenie organizatora, e w zwizku z przedsiwziciem lub imprez nie bd prowadzone adne dziaania o charakterze promocji wykonawcw i osb dziaajcych na ich rzecz, realizujcych zamwienia dla jednostek lub starajcych si albo mogcych si stara o takie zamwienia, ani ich znakw towarowych, produkowanych wyrobw czy wiadczonych usug;

2) uprawnienie wynajmujcego (uyczajcego) do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku stwierdzenia, e owiadczenie organizatora nie odpowiada stanowi faktycznemu. 11. Dopuszczalne jest wynajmowanie i uyczanie lokali i terenw jednostek w celu: 1) przeprowadzenia prezentacji lub pokazw na rzecz Ministerstwa Obrony Narodowej; 2) przeprowadzenia prezentacji lub pokazw organizowanych przez krajowe przedsibiorstwa sektora obronnego dla odbiorcw zagranicznych. Rozdzia 8 Sponsorowanie przedsiwzi i imprez 12. Przy wyborze darczycw, sponsorujcych przedsiwzicia i imprezy organizowane lub wsporganizowane przez jednostki, albo odbywajce si na terenie jednostek, naley kierowa si nastpujcymi zasadami: 1) niedopuszczalne jest sponsorowanie przedsiwzi i imprez przez wykonawcw i osoby dziaajcych na ich rzecz, chyba, e chodzi o wsplne przedsiwzicie promocyjne, zwizane z podpisaniem lub wykonywaniem umowy; 2) dopuszczalne jest sponsorowanie przedsiwzi i imprez przez inne osoby, pod warunkiem, e nie bdzie to zwizane z promocj nazw, logo lub znakw towarowych osb, o ktrych mowa w 1. Rozdzia 9 Prezentacje 13. 1. Dziaania informacyjne, dotyczce produktw i usug, ktre mog by przedmiotem zainteresowania jednostek, powinny by przeprowadzane przez wykonawcw (producentw, usugodawcw) lub ich przedstawicieli w formie oficjalnych prezentacji lub pokazw. 2. Wskazane jest, aby te prezentacje lub pokazy odbyway si na terenie jednostek lub podczas targw. 3. W przypadku, gdyby koszty prezentacji lub pokazu na terenie jednostek lub podczas targw byy zbyt wysokie lub prezentacja taka bya niemoliwa z przyczyn technicznych lub organizacyjnych, dopuszczalne jest przeprowadzenie prezentacji lub pokazu na rzecz oficjalnej delegacji Ministerstwa Obrony Narodowej na terenie wykonawcy. 4. Koszty zorganizowania prezentacji lub pokazu powinien ponie wykonawca, z wyjtkiem kosztw podry krajowych i zagranicznych przedstawicieli jednostek, ktre powinny by rozliczane na zasadach okrelonych w 4. 5. Prezentacje i pokazy mog odbywa si take podczas oficjalnych konferencji i posiedze grup roboczych Organizacji Traktatu Pnocnoatlantyckiego i Unii Europejskiej, ujtych w planie kontaktw zagranicznych Ministerstwa Obrony Narodowej. Rozdzia 10 Sytuacje wtpliwe i nieprzewidziane 14. W sytuacjach wtpliwych lub nieprzewidzianych niniejszymi wytycznymi: 1) naley kierowa si zasadami okrelonymi w 3;

2) dyrektorzy (szefowie, komendanci, kierownicy) mog zwrci si o wyraenie opinii do Penomocnika Ministra Obrony Narodowej do spraw Procedur Antykorupcyjnych.