Sistema Logstico de la Refinera Conchn - Petrleos del Per.

I) Estructura: La actividad logstica en Refinera Conchn, estn centralizada en la Unidad Logstica, que pertenece al Departamento de Administracin. A su cargo est el Jefe de Unidad, quien es el mximo responsable de que todas estas actividades se cumplan con eficiencia y de manera coordinada entre todos los elementos que la conforman, as como con todas las reas con las que mantiene intercambio de informacin y materiales. Est formada por 5 departamentos que son los siguientes: 1) Catalogacin y Control, rea encargada de controlar los niveles de inventario en los almacenes, velando porque se mantengan en los niveles adecuados segn los objetivos trazados de rotacin de stock y de servicio al cliente. Asimismo se encarga de llevar a cabo la catalogacin de materiales para estandarizarlos, con la finalidad de hacer ms eficiente el manejo de stos. 2) Contratos, rea encargada de la administracin de los contratos de servicios y revisin de bases administrativas para concursos menores y mayores de bienes. 3) Almacn, rea encargada de la recepcin, control, almacenaje y despacho de los materiales, que la refinera requiere para su normal funcionamiento. Se cuenta con 3 almacenes y son los siguientes: Almacn N1: Para el almacenamiento de productos nuevos, de poca envergadura como: bombas, pequeos tubos, material de ferretera, de seguridad, cilindros de oxgeno, nitrgeno, etc. Se encuentra totalmente techado, iluminado, y cuenta adems con 4 oficinas donde se encuentra el personal administrativo y operadores. Posee un rea de 300 m2. Almacn N2: Para almacenamiento de grandes planchas metlicas, tubos de acero de gran longitud, material refractario, etc. Posee un rea de 2000m2. Almacn N3: Para almacenamiento de material usado, de gran envergadura y que se encuentra en mal estado. No est techado y solo cuenta con un enmallado metlico alrededor de su permetro. Posee un rea de 3000m2.

4) Planeamiento, rea encargada de llevar a cabo estudios de mercado para estimar el valor referencial de los tems, para luego elaborar las bases administrativas y llevar a cabo los concursos. 5) Compras, rea encargada de adquirir los materiales requeridos por los dems departamentos, en la calidad definida y cantidades solicitadas, bajo los principios de principios eficiencia, economa, transparencia, auditabilidad, moralidad, libre competencia, imparcialidad, vigencia tecnolgica, trato justo e igualitario y legalidad. 6) Gestin de Procesos, rea encargada de elaborar las bases administrativas de los procesos de compra, para poder salir a concurso pblico. II ) FUNCIONES: Las funciones que se llevan a cabo en la Unidad Logstica, estn relacionadas nicamente con el abastecimiento, ya que la distribucin es responsabilidad del departamento Comercial, y son las siguientes: Administracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) Adquisicin de bienes y servicios. Almacenaje Gestin de inventarios.

realizadas con el objetivo de suministrar los materiales para el mantenimiento y funcionamiento de la planta; consumibles para pruebas de laboratorio, bombas, mangueras, bridas tubos, planchas, as como artculos de menor valor como tiles de oficina, equipos de seguridad industrial, artculos de ferretera, etc. La compra de crudo, materia prima ms importante del proceso de refinacin, est centralizada en el Edificio Principal, escapando ese manejo a la Unidad Logstica de Refinera Conchn. El manejo de los productos terminados (gasolinas, solventes, etc) es responsabilidad del rea Comercial, quienes tienen a su cargo la administracin de la planta de ventas.

Descripcin de las Actividades: Administracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) Todos los requerimientos de materiales que superen las 4 UIT (14000 Soles), se deben incorporar al Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. (PAAC). El PAAC es un consolidado de todos los requerimientos de las distintas reas, las mismas que deben prever sus necesidades para el ao siguiente. El departamento de Compras es el encargado de administrar el PAAC, es responsable de que las fechas establecidas se cumplan. Adquisicin de bienes y servicios. Las compras estn normadas por el Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones de Petrleos del Per S.A. Todas las compras son realizadas por el departamento de Compras, y se clasifican en 3 grupos, segn el monto del requerimiento: No Sujetas a Reglamento: Compras menores a 4 UIT Concursos Menores: Compras desde los 14000 soles hasta 1, 000 000.00 de soles. Concursos Mayores: Compras superiores a un 1,000 000 de soles. Almacenaje. Todos los materiales son recepcionados, controlados y despachados por almacn a los usuarios. Asimismo es el encargado de emitir la conformidad de los materiales para generar el desembolso a los proveedores. Gestin de inventarios. Se han clasificado los materiales en 2 grupos: los de Stock y los Cargo Directo. Los materiales de Stock son todos aquellos que han sido catalogados, es decir; se les ha asignado un cdigo, facilitando as su control Son controlados por almacn y por el rea de Catalogacin y Control, quienes deben generar el respectivo pedido de material para su reposicin. Los materiales de Cargo Directo, lo conforman todos aquellos que no han sido catalogados. No se reponen inmediatamente por falta de inventarios, sino a partir del pedido de material del usuario.

III) Diagnstico de la Situacin Actual de la Unidad Logstica. Actualmente los esfuerzos de la Unidad Logstica se han centrado en disminuir el ndice de Rotacin de Inventarios, el mismo que ha mostrado un desmejoramiento en los ltimos meses. A continuacin se exponen las causas y recomendaciones.
INDICE DE ROTACION DE INVENTARIO PERIODO ENERO-AGO 2008
AO 2008 ABR MAY 377.61 345.71

ENE INDICE IRI (EN DIAS) 294.87

FEB 362.15

MAR 356.04

JUN 345.37

JUL 391.8

AGO 361.35

META 166

1. CAUSAS DEL PROBLEMA La causa principal es que los usuarios consumen menos material de lo que ingresa al almacn por lo que se tiene gran capital inmovilizado que asciende a $1889,894.74 de Cargo Directo y S/. 624,232.03 de Stock, debido a lo siguiente: 1. 2. 3. 4. Desconocimiento de los materiales en almacn por parte de los Inmovilizacin prolongada y deterioro de materiales en almacn Materiales sobrantes de proyectos Materiales para equipos que son obsoletos

usuarios.

2. ANALISIS DE LAS CAUSAS DEL PROBLEMA 1 Desconocimiento por parte de los usuarios de Los usuarios no tienen acceso a

los materiales de cargo directo y de stock. un sistema que les permita conocer en tiempo real la informacin de los materiales y las cantidades que se encuentran en los almacenes tanto de cargo directo como de stock, generando que los usuarios emitan pedidos de algunos materiales que ya existen en almacn con caractersticas similares lo cual ocasiona que stos no roten. 2 Inmovilizacin y deterioro de los materiales Actualmente en nuestros almacenes algunos materiales no cuentan con una ubicacin definida, lo cual evita que estos sean encontrados generando una nueva adquisicin y por ende el incremento de la cantidad de los materiales y la inmovilizacin de los mismos (mayor tiempo de permanencia en almacn) aumentando as los costos de existencias. As mismo se da el caso que los materiales se encuentran ubicados en ambientes inadecuados provocando que los agentes contaminantes tales como la sal, gases y otros daen el material ocasionando el deterioro en ellos. 3 ejemplo: Se realiz un pedido para realizar el cambio de reflectores en el rea de tanques adquiriendo 60 kits para equipo de incendio multivoltaje de luminarias de vapor de sodio 400W por el monto $13,748.77; y slo se consumi 01kit, Materiales sobrantes de proyectos y Materiales

de proyectos que no se ejecutaron (Cargo Directo). Como por

quedando a la fecha un sobrante de 59 kits que an no se retiran de almacn. Otro caso, es el material para el mantenimiento del aerorefrigerante del cual se hizo la compra de tubera aleteada por el monto total de $35,000.00 y dicho proyecto no se lleg a ejecutar quedando a la fecha la totalidad del pedido en almacn. 4 Repuestos para equipos que actualmente son

obsoletos (Materiales Codificados Inactivos). Pistones para bombas, sin

embargo esta bomba fue reemplazada por otro equipo ms moderno, quedando estos materiales obsoletos o inservibles.

3. RECOMENDACIONES PROB. 1: Desconocimiento por parte de los usuarios de los materiales de cargo directo y de stock. SOL. : a) Difundir peridicamente a los usuarios la informacin del tipo y cantidad de materiales existentes en Almacn a fin de que sus requerimientos se adecuen en la medida de lo posible a la estandarizacin de los materiales existentes en almacn. b) Dotar a los usuarios (jefes) de un sistema para que ellos puedan visualizar con facilidad la informacin de los materiales de cargo directo y materiales de stock . PROB.2: Inmovilizacin y deterioro de los materiales SOL. : a) Aplicar la herramienta Lay Out para optimizar la distribucin lgica y ordenada del almacn.

b) Adecuar correctamente los almacenes segn los tipos y caractersticas de los materiales almacenados.

PROB.3: Materiales sobrantes de proyectos y Materiales de proyectos que no se ejecutaron(Cargo Directo) SOL. : a) Realizar el Seguimiento a los usuarios para que estos realicen el consumo total de los pedidos de material. b) Coordinar con el usuario para que los materiales no utilizados en los proyectos de los cuales se origin el requerimiento, se utilicen en proyectos similares u otras actividades. c) d) Ofrecer a otras operaciones los materiales que no sern Hacer el APR (Aprobacin para retirar) para utilizados en Operaciones Conchn. descongestionar el almacn, en el caso que los materiales no sean requeridos por ninguna operacin o que se encuentren obsoletos. PROB.4: Repuestos para equipos que actualmente son obsoletos (Materiales Codificados Inactivos) SOL. : a) Coordinar con el usuario para ofrecer a otras operaciones los materiales que no sern utilizados en Operaciones Conchn. b) Hacer el APR para descongestionar el almacn en el caso que los materiales no sean requeridos por ninguna operacin o que se encuentren obsoletos.