We advocacy

Procédure de déploiement
de l’add-in standard ‘we
advocacy’

Septembre 2021
Sommaire

Sommaire 1

Suivi des mises à jour 2

Introduction 2

Rappel du principe général de fonctionnement 4

Pré-requis nécessaires 5

Approche recommandée pour un déploiement efficace 6

1. Installation manuelle par les utilisateurs sur Outlook Web Application 7

2. Installation manuelle par les utilisateurs sur Outlook Desktop 12

3. Installation en mode silencieux 16

Point d’attention sur les utilisateurs et groupes. 20

4. Désinstallation en mode silencieux 23

5. Désinstallation manuelle par l’utilisateur depuis Outlook Desktop 27

6. Désinstallation manuelle par l’utilisateur depuis Office Web Application 30

Conclusion 33

1
Suivi des mises à jour

V0 - octobre 2021 S. Leblond version initiale

2
Introduction

Ce document présente la procédure de déploiement et d’administration de l’add-in Office 365 de

la solution we advocacy.

Il n’en présente pas la solution fonctionnelle et est à destination d’un administrateur système afin
de servir de guide au bon déploiement de la solution pour les clients de messagerie Outlook et
Office Web Application sous Windows pour les licences Microsoft 365.

3
Rappel du principe général de fonctionnement

We advocacy est une application qui permet de communiquer plus efficacement en interne et
externe en impliquant les collaborateurs de l’entreprise. La plateforme regroupe un grand pan
fonctionnel :

Communication externe (signatures + bannières)

La plateforme permet de gérer de façon centralisée les signatures emails des utilisateurs
et de pouvoir également planifier l’insertion de campagnes marketing / communication au
sein de ces signatures pour relayer des communications de l’entreprise ( journées portes
ouvertes, …)

Cette fonctionnalité est paramétrée par un administrateur depuis une console d’administration
accessible en ligne appelée le back office. Après s’être authentifié auprès du serveur we
advocacy, l’administrateur de la solution définit les différentes campagnes de communication
externe.

Pour information, la notion d’administrateur correspond à un rôle donné dans l’application à un

utilisateur authentifié. Bien souvent le rôle d’administrateur est assigné à une personne du
service communication ou RH. Chaque administrateur peut définir d’autres administrateurs
métiers ainsi qu’une délégation.

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Pré-requis nécessaires

A savoir :

- Les add-ins sont pris en charge sur Windows et Online Office applications.
- La mise en place d’un add-in pour un utilisateur peut prendre jusqu’à 72h.
- Les administrateurs Exchange et les administrateurs globaux peuvent déployer un
add-in.

Pour que le déploiement de l’add-in fonctionne, les utilisateurs doivent être inscrits à Office avec
leur ID d’organisation et posséder une boîte aux lettres Exchange Online active. Votre annuaire
d’abonnement doit être dans (ou fédéré pour) Azure Active Directory.

L’add-in est un complément qui utilise un système d’activation basé sur des événements. Grâce
à cette fonctionnalité, l’application peut exécuter des tâches suite à certains événements sans
que l' utilisateur ait besoin de lancer explicitement le complément.

La prise en charge de cette fonctionnalité a été introduite par Microsoft dans l’ensemble des
conditions requises 1.10. La prise en charge de la version 1.10 dans Outlook sous Windows avec
un abonnement Microsoft 365 est disponible depuis la version 2104 (build 13929.20296).

Concernant Outlook, vos utilisateurs doivent donc utiliser l’une des versions suivantes :

Plateforme Version principale d’Office/Outlook

Windows Abonnement Microsoft 365

Navigateur web Interface utilisateur moderne d’Outlook lors de sa connexion à

Exchange Online : abonnement à Microsoft 365, Outlook.com

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Approche recommandée pour un déploiement efficace

Afin d’effectuer un déploiement de l’add-in de manière optimum, nous recommandons de suivre

ces trois étapes :

1. Déployez l’add-in sur un petit groupe comprenant des membres concernés par le projet
et des personnes du service informatique. Vous pouvez activer l’indicateur “Est-ce qu’il
s’agit d’un déploiement de test”.
2. Une fois l’étape 1 réussie, déployez l’add-in à d’autres utilisateurs de l’entreprise.
3. En cas de réussite de l’étape 2, effectuez un déploiement complet et désactivez
l’indicateur “Est-ce qu’il s’agit d’un déploiement de test”.

Selon la taille de l'audience, vous pouvez supprimer l’étape 2 ou ajouter des étapes
intermédiaires.

6
1. Installation manuelle par les utilisateurs sur Outlook Web
Application (OWA)

Dans le cas d’un client type Office 365, we advocacy met à disposition un add-in, disponible pour
OWA.

Afin d’installer l’add-in “weadvocacy”, il faut tout d’abord vous rendre dans votre boîte mail
Outlook Web Application (OWA). Puis créez un nouveau courrier :

Par la suite, il est nécessaire de cliquer sur les “...” en bas à droite de la rédaction d’un message :

7
Puis choisissez “Télécharger des compléments” :

8
Une pop-up s’ouvre dans laquelle vous devez cliquer sur “Mes compléments” :

Par la suite, en bas de la page, la notion “Ajouter un complément personnalisé” proposera deux
choix.

9
L’installation de l’add-in weadvocacy se fait par le biais d’un lien url, cliquez donc sur "À partir
d’une URL... ”

Enfin, renseignez l’URL : https://app.weadvocacy.com/officeaddin/manifest.xml

10
Vérification que le plugin est bien activé dans Outlook

Pour vérifier que l’add-in est bien activé, le logo weadvocacy doit apparaître lors que la création
d’un nouveau mail dans la liste présente en bas à droite :

11
2. Installation manuelle par les utilisateurs sur Outlook
Desktop

Dans le cas d’un client type Office 365, we advocacy met à disposition un add-in, disponible pour
Outlook Desktop.

Afin d’installer l’add-in “weadvocacy”, il faut tout d’abord vous rendre dans votre boîte mail
Outlook.

Dans “Accueil”, vous trouverez la notion “Télécharger des compléments”.

Une pop-up s’ouvre dans laquelle vous devez cliquer sur “Mes compléments” :

12
Par la suite, en bas de la page, la notion “Ajouter un complément personnalisé” proposera deux
choix.

13
L’installation de l’add-in weadvocacy se fait par le biais d’un lien url, cliquez donc sur "À partir
d’une URL... ”

Enfin, renseignez l’URL : https://app.weadvocacy.com/officeaddin/manifest.xml

14
Vérification que le plugin est bien activé dans Outlook

Pour vérifier que l’add-in est bien activé dans Outlook, la notion “Mes signatures mail” doit
apparaître lors de la rédaction d’un nouveau mail :

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3. Installation en mode silencieux

Dans le cas d’un client type Office 365, we advocacy met à disposition un add-in, disponible pour
OWA et Outlook Desktop.

Afin d’installer l’add-in “weadvocacy” de manière indolore pour vos équipes, vous pouvez faire le
choix de le faire depuis la console d’administration d’Office 365.

Pour ce faire, rendez-vous sur Office.com puis cliquez sur l’icône en bas à gauche :

Puis cliquez sur “Admin” :

16
Une fenêtre s’ouvre alors dans laquelle vous trouverez un menu sur la gauche. Cliquez alors sur
“Afficher tout” :

17
Puis cliquez sur “Paramètres” et “Applications intégrées” :

Une fois sur la page des applications intégrées, rendez-vous sur l’onglet “Charger les
applications personnalisées” :

18
Une fenêtre s’ouvre. Choisissez alors de “fournir un lien vers le fichier de manifeste” et
renseignez l’URL : https://app.weadvocacy.com/officeaddin/manifest.xml puis cliquez sur
“Suivant” :

Par la suite, sélectionnez les utilisateurs pour lesquels vous souhaitez installer l’add-in we
advocacy. Vous pouvez choisir “Toute l’organisation”, “Utilisateurs/Groupes spécifiques” ou
“Seulement moi”.

Vous pouvez également choisir de “Tester le déploiement” si vous souhaitez attendre le

déploiement de l’application pour l’ensemble de l’organisation (Cf. Approche recommandée pour
un déploiement efficace). Une fois votre choix fait, cliquez sur “Suivant” :

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Point d’attention sur les utilisateurs et groupes.
Les administrateurs peuvent affecter l’add-in à l’ensemble de l’entreprise ou à des utilisateurs et
groupes spécifiques. Cependant, chaque option a des conséquences différentes :

- Tout le monde : Cette option installe l’add-in pour à tous les utilisateurs de l’organisation;
faites donc attention à vouloir réellement déployer l’add-in à l’ensemble de votre
entreprise.
- Utilisateurs : Pour déployer l’add-in à un utilisateur, il est nécessaire que celui-ci soit créé
au préalable dans votre annuaire.
- Groupes : Si l’add-in est déployé pour un groupe, l’ensemble des utilisateurs présents
dans ce groupe seront concernés. Lorsqu’un utilisateur est supprimé d’un groupe, il perd
l’accès à l’add-in.
- Moi uniquement : Ici, seul l’administrateur faisant la manipulation se verra attribuer
l’add-in.

Vous arriverez, dans l’étape d’après, sur la page d’acceptation des demandes d’autorisations.
Cliquez sur “Suivant” :

20
Enfin, validez la procédure en cliquant sur “Terminer le déploiement”.

21
L’add-in we advocacy s’affiche alors dans votre liste de compléments :

Il s’affiche également sur votre boîte mail lors de la rédaction d’un message :

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4. Désinstallation en mode silencieux

Si vous souhaitez désinstaller l’add-in de manière silencieuse, vous devez dans un premier temps
vous rendre sur Office.com puis cliquez sur l’icône en bas à gauche :

Puis cliquez sur “Admin” :

23
Une fenêtre s’ouvre alors dans laquelle vous trouverez un menu sur la gauche. Cliquez alors sur
“Afficher tout” :

Puis cliquez sur “Paramètres” et “Applications intégrées” :

24
Dans la liste de vos compléments, sélectionnez l’add-in we advocacy.

Une fenêtre s’ouvre alors, cliquez sur “Supprimer une application” :

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Enfin, cochez “Oui, je suis sûr de vouloir supprimer l’application et les données associées” et
cliquez sur “Supprimer” :

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5. Désinstallation manuelle par l’utilisateur depuis Outlook
Desktop
L’add-in we advocacy est un complément qui agit sur votre boîte mail et qui peut être désinstallé
à tout moment.

Si vous avez installé l’add-in de façon manuelle et souhaitez le désinstaller pour un utilisateur,
allez dans sa boîte de réception personnelle. Sur la page d’accueil, cliquez sur “Télécharger des
compléments” :

Une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous devez cliquer sur “Mes compléments” :

27
Recherchez l’add-in “Mes signatures mail” et cliquez sur “...” en bas à droite :

Enfin, cliquez sur “Supprimer” :

28
6. Désinstallation manuelle par l’utilisateur depuis Office
Web Application
L’add-in we advocacy est un complément qui agit sur votre boîte mail et qui peut être désinstallé
à tout moment.

Si vous souhaitez le faire pour un utilisateur, allez dans sa boîte de réception personnelle est
rédigé un nouveau mail. Dans les “...” présent en bas à droite, vous trouverez le complément
“Mes signatures mail” proposé par we advocacy.

Pour désinstaller l’add-in we advocacy de manière locale, cliquez tout d’abord sur “Télécharger
des compléments”. Une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous devez cliquer sur “Mes compléments”
:

29
Recherchez l’add-in “Mes signatures mail” et cliquez sur “...” en bas à droite :

30
Enfin, cliquez sur “Supprimer” :

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Conclusion
Pour tout complément d’informations, merci de nous contacter sur support@weadvocacy.com.

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