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Gerenciamento de mudanas e sistemas de informao: um estudo de caso sobre a implantao de um novo sistema acadmico na Faculdade SENAC Minas Integrantes:

Felipe Melquiades Otoni Silva Johnny Filipe Silva Jlia Beatriz Rodrigues de Souza Pmela Cristiane Bittencourt Thainan Rodrigues Ribeiro Professor Orientador: MsC. Fernando Eustquio Campos Utsch Moreira RESUMO O crescimento organizacional depende de vrios fatores. Manter uma fora de trabalho eficiente dentro da organizao um dos gargalos para as operaes do negcio. O impacto de uma mudana organizacional, se no for bem gerenciado, pode causar certa dificuldade no processo de manter pessoas na organizao. Desta maneira, este artigo apontou um estudo de caso sobre as consequncias da mudana organizacional com a implantao e desenvolvimento de um novo Sistema Acadmico, utilizando-se como objeto de anlise a mudana do Sistema GIZ da Faculdade SENAC MINAS de Contagem para um sistema corporativo da Rede SENAC, denominado Sistema S.A. Alm da anlise das caractersticas dos sistemas e do planejamento da mudana, o sucesso de sua implantao depende primordialmente da perspectiva da organizao, avaliando as resistncias, desvantagens e os possveis benefcios ocorridos devido a ela. Deve-se ainda considerar a perspectiva dos usurios, disponibilizando aes flexveis para avaliao e correo das exigncias de seus funcionrios e clientes. A obedincia a essas premissas possibilitaram que a mudana do sistema na faculdade SENAC Minas ocorresse de forma a aprimorar o processo acadmico, com a adeso e comprometimento dos envolvidos no processo.

Palavras-chaves: Monitoramento.

Sistemas

de

informao,

Mudana,

Planejamento,

ABSTRACT The growth model depends on several factors. Keeping an efficient workforce within the organization is one of the gateways to business operations. The impact of organizational change, if not well managed, can cause some difficulty in the process of keeping people in the organization. Thus, this article has pointed out a case study on the effects of organizational change with the implementation and development of a new academic system. It analyzes the change of the GIZ system of the University of SENAC MINAS of Contagem to the corporate system of the SENAC network, called the SA System. In addition to analyzing the characteristics of systems and planning for change, the success of its implementation depends primarily on the perspective of the organization, evaluating the resistance, the possible disadvantages and benefits occurring because of it. It should also consider the

perspective of users, providing flexible actions to assess and fix assumptions have made it possible for the change of the system of the University of SENAC MINAS to occur, in order to enhance the academic process, with membership and commitment of those involved in the process. Key Words: Information systems, Change, Planning, Monitoring

INTRODUO Chiavenato (2004) define Gesto de Pessoas como uma rea contingencial e situacional, pois depende de vrias particularidades. Cada organizao possui uma cultura, uma estrutura com caractersticas diversificadas e um contexto ambiental prprio, o que torna a gesto de pessoas uma rea sensvel mentalidade que predomina nas organizaes.

O sculo XX marcado por grandes mudanas e transformaes. Chiavenato (1999) discorre sobre trs eras organizacionais distintas que permitem a melhor compreenso de como gerenciar pessoas dentro de uma organizao. Na Era da Industrializao Clssica, o fenmeno da industrializao decorrente da Revoluo Industrial fez com que as empresas adotassem uma estrutura organizacional burocrtica caracterizada pelo formato piramidal e centralizador. O ambiente organizacional era estvel e a tecnologia era fixa. As mudanas nesta poca eram vagarosas, gradativas e previsveis. Na Era da Industrializao Neoclssica, a velocidade das mudanas aumentou progressivamente aps a Segunda Guerra Mundial, tornando-se cada vez menos previsveis e aumentando a competio entre as empresas. J nesta poca havia uma razovel capacidade para mudana e inovao. Na Era da Informao, que comeou no incio da dcada de 1990, as mudanas so intensas e inesperadas. A tecnologia da informao levou a mudanas em nvel mundial, o que provocou um aumento considervel na competitividade entre as organizaes. O mercado de capitais passou a migrar de um continente para outro numa frao de segundos em busca de novas oportunidades. O conhecimento passou a ser o recurso mais importante. A Gesto de Pessoas substituiu a antiga Administrao de Recursos Humanos colocando as pessoas e seus conhecimentos como a principal base da nova organizao. Para Chiavenato (2004), a Gesto de Pessoas possui seis processos bsicos dinmicos e integrados: Processo de Agregar, Aplicar, Recompensar, Desenvolver, Manter e Monitorar Pessoas. O Processo de Manter pessoas, segundo Chiavenato (2004), cria condies satisfatrias para as atividades das pessoas incluindo administrao da cultura organizacional, qualidade de vida e manuteno de relaes sindicais. O Processo de Monitorar pessoas utilizado para acompanhar e controlar as atividades das pessoas e verificar resultados. De acordo com Quintella (1998), nos dias atuais, mais do que em qualquer outra poca, se tornou de grande importncia saber gerenciar os processos de mudanas

e a introduo de novas tecnologias. Existe uma razo muito forte para isso que a dinmica de mudana tecnolgica muito intensa, no podendo se esquecer dos fatores humanos que tambm passaram por diversas adequaes nos ltimos anos. As organizaes, com o intuito de programar as mudanas com eficincia, eficcia e menor custo possvel, utilizam tendncias de concentrar-se primeiramente em aspectos como o redesenho da estrutura organizacional, planejamento de processos e realocao de pessoal. No entanto, costuma-se subestimar o impacto das mudanas no principal componente do sistema organizacional: as pessoas. Segundo Chiavenato (2004), as empresas passaram a concentrar-se no presente, dando lugar inovao, mudana de hbitos e nas maneiras de pensar e agir. O departamento de recursos humanos ajuda na criao de uma organizao criativa, renovadora e inovadora. A resistncia mudana, segundo Quintella (1998), uma reao natural e inevitvel no ambiente organizacional. Por consequncia das mudanas, vrias organizaes buscam compreender as barreiras encontradas por seus funcionrios, alm dos fatores de resistncia que influenciam na implantao de novas polticas. O crescimento das organizaes e sua permanncia no mercado dependem primordialmente de como ser feita a gesto das mudanas. Diante disso, definiu-se o seguinte problema de pesquisa: quais fatores contriburam positiva ou negativamente para implantao de um novo sistema acadmico na Faculdade SENAC MINAS e quais foram as resistncias encontradas nessa implantao? Nem sempre as mudanas implantadas nas organizaes ocorrem de maneira harmnica, podendo causar transtornos, resultando em desdobramentos negativos que podem prejudicar o desenvolvimento da organizao. Justifica-se com este artigo compreender quais os impactos que as mudanas podem causar nas organizaes e os benefcios que podem ser alcanados por meio de um monitoramento eficaz dessas mudanas.

REFERENCIAL TERICO

Nos tempos modernos, as organizaes tm sido alvo das to discutidas mudanas organizacionais. Entretanto, vale ressaltar que as mudanas ocorrem inevitavelmente no cotidiano sobre qualquer aspecto, no se restringindo ao contexto organizacional. indiscutvel o fato de que diversas transformaes tenham afetado profundamente a sociedade, contribuindo significativamente para a evoluo mundial. De acordo com Chiavenato (2003), a administrao da mudana comea com a anlise das foras ambientais e internas que criam a necessidade de mudanas na organizao, devendo estar sempre atenta aos problemas e oportunidades, porque a necessidade percebida que permite o diagnstico da mudana, para a implantao de maneira planejada e organizada.
Etapas da mudana organizacional:

Fonte: Chiavenato, Introduo teoria geral da administrao, 2003.

Neto (1999) afirma que as mudanas na estrutura das organizaes podem ser de

duas naturezas: a mudana no planejada e a mudana planejada ou estratgica. No processo no planejado ou reativo, a organizao procura manter um curso firme, solucionando os problemas na medida em que aparecem. J a mudana planejada ou estratgica procura atingir um objetivo estabelecido. Ghani (2002) afirma que a mudana planejada pode ser vista como um esforo proativo da organizao, no sentido de envolver seus membros e redefinir suas atividades para atingir um objetivo proposto pela alta administrao da organizao. Yauch e Steudel (2002) afirmam que existe, dentre outros, trs fatores a considerar quando se analisa a mudana organizacional: estimuladores da mudana organizacional; a capacidade da organizao em se adaptar a estas mudanas, incluindo as resistncias inerentes ao processo; e, principalmente, o reflexo destas mudanas no desempenho da organizao. O desafio de mudar enfrentado pelas organizaes tem se destacado nos ltimos tempos com maior intensidade, principalmente devido a fatores como a globalizao, a competitividade, o desenvolvimento sustentvel, o fortalecimento de novas potncias mundiais, e muitos outros que esto levando as empresas a se adequarem ao novo contexto e aos novos padres, a fim de no cair na temida obsolescncia organizacional. Alm do gerenciamento das mudanas, as organizaes devem conhecer e desenvolver conjuntamente polticas de gerenciamento de pessoas e de desenvolvimento de novas tecnologias, como os sistemas de informao, que auxiliem a administrao como um todo, interligando as reas gerencias. No prximo tpico, sero abordadas caractersticas e tipos de sistemas de informao. Sistemas de Informao Segundo OBrien (2004), sistema de informao um conjunto de pessoas, software, hardware, redes de comunicaes e recursos de dados que so coletados, transformados e que disseminam informaes nas organizaes. Pode ser definido como um conjunto de elementos inter-relacionados que formam as caractersticas

das empresas.
Uma empresa um exemplo de sistema organizacional no qual os recursos econmicos (entradas) so transformados por vrios processos organizacionais (processamento) em bens e servios (sada). Os sistemas de informao fornecem para a administrao informaes (feedback) sobre as operaes do sistema para sua direo e manuteno (controle), enquanto ele troca entradas e sadas com seu ambiente (OBRIEN, 2004, p.9).

Os sistemas de informao possuem, alm de suas caractersticas, recursos e produtos que desempenham papis diferentes, mas interagem entre si como um todo. Consistem em cinco recursos principais: pessoas, hardwares, softwares, dados e redes. Oliveira (2007) afirma que sistema de informao o processo de transformao de dados em informaes. E, quando esse processo est voltado para a gerao de informaes que so necessrias e utilizadas no processo decisrio da empresa, diz-se que este um sistema de informaes gerenciais. Verifica-se tambm que o processo administrativo apresenta a tomada de decises como elemento bsico; e para um adequado processo decisrio, necessrio ter um sistema de informao eficiente. Laudon (1999) conceitua sistema de informao como um conjunto de componentes inter-relacionados que trabalham juntos na coleta, recuperao, processamento, armazenamento e distribuio de informaes, com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenao, a anlise e o processo decisrio em organizaes. A tecnologia da informao pode ser utilizada estrategicamente para melhorar o desempenho dos negcios em diversos sentidos. (OBRIEN, 2004, p.55). Os sistemas podem ser classificados de diferentes formas, ora como operaes, ora como sistemas de informao gerencial. Os sistemas de apoio s operaes produzem uma diversidade de produtos de informao para uso interno e externo. J os sistemas de apoio operacional so aqueles que concentram em fornecer informao e apoio aos gerentes em sua tomada de deciso eficaz. Alm desses, existem tambm sistemas especialistas, que fornecem conselhos especializados

para tarefas operacionais; sistemas de gerenciamento do conhecimento, que apoiam a criao, organizao e disseminao de conhecimento de negcios aos funcionrios e gerentes das organizaes; sistemas de informao empresarial, que apoiam funes bsicas de negcio como contabilidade ou marketing e, finalmente, os sistemas de informao estratgica que aplicam a tecnologia da informao aos produtos, servios ou processos de negcios de uma empresa para obter vantagens estratgicas sobre seus concorrentes (OBRIEN, 2004). Para OBrien (2004), a superao ou consecuo dos requisitos e expectativas dos usurios para com um determinado servio envolve o desempenho, a confiabilidade, a durabilidade, a sensibilidade, a reputao e, principalmente, a gesto da qualidade do servio oferecido. Da se d a importncia do controle e do monitoramento no somente da implantao do novo sistema, mas principalmente do gerenciamento de todo o processo.

METODOLOGIA

Este artigo resultado de uma pesquisa de abordagem qualitativa, que teve por embasamento a anlise do fenmeno da mudana do sistema acadmico da Faculdade SENAC MINAS. O tipo de pesquisa quanto aos fins foi descritiva e analtica, por descrever o processo e analisar como a mudana foi conduzida na organizao. O tipo de pesquisa quanto aos meios foi um estudo de caso, no caso, a mudana do sistema acadmico da Faculdade SENAC Minas. A coleta de dados foi realizada por meio de entrevistas semi-estruturadas com funcionrios da Faculdade, sendo o diretor, dois professores, um tcnico de informtica e uma secretria. Foi tambm aplicado um questionrio aos alunos, visando conhecer a percepo deles em relao ao novo sistema. Do universo compreendido por cerca de 1000 alunos, foi utilizada uma amostra de 111 alunos do curso de graduao em Administrao da Faculdade SENAC MINAS, matriculados nos 5 6 e 7 perodos, escolhidos por terem utilizado o sistema anterior. ,

DEMONSTRAO E ANLISE DOS RESULTADOS

O SENAC foi criado em 10 de janeiro de 1946 pela Confederao Nacional do Comrcio (CNC), por meio do decreto-lei 8.621. A partir do ano seguinte, o SENAC passou a desenvolver um trabalho at ento inovador no pas: oferecer, em larga escala, educao profissional destinada formao e preparao de trabalhadores para o comrcio. Na mesma data de sua criao, tambm foi promulgado o decretolei 8.622, que dispe sobre a atuao da Instituio na aprendizagem comercial. At hoje, a aprendizagem uma das principais aes do SENAC. A Faculdade SENAC MINAS iniciou suas atividades em 2004 com o curso de Administrao de Empresas e hoje possui tambm o curso de Cincias Contbeis e ps-graduao. A Faculdade SENAC Minas utilizava um sistema acadmico chamado GIZ que, de acordo com o tcnico de informtica da instituio, era um sistema bsico e restrito, que atendia apenas Faculdade SENAC Minas. Em razo de no apresentar as caractersticas que a faculdade necessitava, foi adotado um novo sistema, o S.A., que utilizado por toda a rede SENAC, inclusive curso tcnico e aprendizagem comercial. O sistema S.A., classificado como sistema de informao interfuncional ou integrado, que possui caractersticas tanto operacionais quanto gerenciais. Foi implantado na Faculdade no primeiro semestre de 2008, sendo considerado pelos entrevistados muito melhor em relao ao sistema anterior. Por ser um sistema novo, o S.A. apresentou algumas falhas que, ao serem detectadas, eram corrigidas pela empresa administradora do sistema.
Existe uma rea no SENAC que responsvel pelas diretrizes de tecnologia de informao de todas suas unidades. A partir dessas diretrizes cabe a cada rea, a partir dos seus gestores, identificarem as necessidades relacionadas tecnologia de informao e encaminhar as atualizaes que so pertinentes. O processo da faculdade envolve toda a equipe, isto uma questo de cultura organizacional, inclusive todos tm que estar engajados neste processo. A deliberao para a mudana em si cabe a um nvel mais estratgico, ao nvel decisrio da direo, levando em considerao a

anlise que feita pela equipe de tecnologia da unidade e pelas manifestaes dos usurios. (Diretor, entrevistado)

O sistema acadmico S.A., segundo os alunos que responderam ao questionrio, atende muito bem s suas expectativas (grfico 1), sendo que houve pouca dificuldade no processo de adaptao (grfico 2). Do ponto de vista dos alunos, houve uma excelente adaptao, sendo que 74,77% dos que responderam aos questionrios no encontraram dificuldade na adaptao ao novo sistema.
Grfico 1

O novo sistema atende as expectativas

Fonte: dados de pesquisa.

Trs fatores contribuiram diretamente para o sucesso da implementao do sistema S.A.: Estimuladores da mudana: O novo sistema implantado na Faculdade, alm de superar as caractersticas do sistema anterior, disponibiliza aos seus usurios melhor funcionalidade, interface com os alunos, disponibilidade de informaes, flexibilidade, utilidade, contedo e facilidade de acesso. Segundo 58,56% dos alunos, o sistema GIZ atendia as necessidades dos estudantes e 65,77% afirmam que o sistema S.A. atende s expectativas.

Grfico 2

Grfico 3

Fonte: dados de pesquisa 2009. Grfico 4

Fonte: dados de pesquisa 2009. Grfico 5

Fonte: dados de pesquisa 2009. Grfico 6

Fonte: dados de pesquisa 2009

Fonte: dados de pesquisa 2009

Capacidade da organizao em se adaptar a estas mudanas: A capacidade de adaptao a essa mudana foi fortificada com o auxlio de treinamento e monitoramento do sistema S.A. antes mesmo de sua implantao na instituio, disponibilizando a interao mais adequada dos usurios s novas caractersticas do atual sistema.

Grfico 7.

Fonte: dados de pesquisa 2009.

Monitoramento da Mudana: Com uma implantao eficaz e monitorada, alm de obter resultados favorveis juntos aos seus clientes (alunos), a organizao garantiu um monitoramento gestor e estrutural muito mais coeso, sendo que o novo sistema utilizado por toda a rede SENAC. Alm disso, no somente a implantao foi bem sucedida como, principalmente, o monitoramento das resistncias geradas pela mudana, que possibilitaram redefinir estratgias e atividades, como questionrios aos alunos e entrevistas aos docentes, que melhorassem ainda mais o sistema acadmico da Faculdade SENAC MINAS.
Grfico 8.

Fonte: dados de pesquisa 2009.

CONCLUSO A capacidade das organizaes de se adaptarem aos processos de mudana pode ser vista como um diferencial competitivo. Tanto as mudanas decorrentes de fatores externos quanto as de fatores internos so de suma importncia para as organizaes, visto que o crescimento organizacional est integralmente ligado forma de gerenciar essas mudanas. A mudana planejada, estruturada e monitorada corretivamente a chave para o sucesso das mudanas nas organizaes, sendo totalmente controlada e administrada pelas empresas, gerando o mnimo nvel de resistncia possvel e resultando em ganhos e benefcios para as organizaes e para seus clientes ou usurios. Na Faculdade SENAC MINAS, o processo de mudana do sistema acadmico trouxe melhorias para o gerenciamento dos processos da faculdade e, principalmente, benefcios para seus alunos e para seu corpo docente, alcanando o objetivo de atender suas expectativas (financeiras, gestoras e processuais) e o total atendimento s necessidades de seus clientes. Alm da avaliao da mudana e do planejamento, vrios caminhos podem ser percorridos para que a mesma seja bem implantada. O sucesso depende principalmente da compreenso do que est ocorrendo no processo de mudana, do que se pretende alcanar e do comprometimento de todos os setores da organizao. Foram feitas algumas sugestes para o novo sistema S.A pelos alunos como, por exemplo, a disponibilidade no sistema de todo o histrico do aluno; criao de uma pasta individual para cada matria lecionada e para cada professor; disponibilizar a obteno de requerimentos atravs do sistema e agregar o sistema bibliotecrio (Pergamum) ao sistema acadmico. Alm disso, os professores entrevistados sugeriram o upload de arquivos de uma turma para outra.

REFERNCIAS CHIAVENATO, IDALBERTO. Introduo teoria geral da administrao: uma abordagem abrangente da moderna administrao das organizaes, 7. Ed.rev. e atual. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. CHIAVENATO, IDALBERTO, Gesto de Pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizaes, Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. Equipe de professores da FEA USP, As pessoas na organizao. So Paulo: Editora Gente, 2002. GHANI, A.K. JAYAKABALAN, V. SUGUMAR M. Impacto de tecnologia avanada da fabricao na estrutura organizacional. Jornal da pesquisa de gerncia da tecnologia elevada, Editora Elsevier Science, 2002. LAUDON, Kenneth & LAUDON, Jane, Sistemas de informao. Rio de Janeiro: LTC, 1999. OBRIEN, JAMES A. Sistemas de informao e as decises gerenciais na era internet. 2. Ed. So Paulo: Saraiva, 2004. OLIVEIRA, DJALMA DE PINHO REBOUAS, Sistemas, organizao e mtodos: uma abordagem gerencial, 17 ed. So Paulo: Atlas, 2007. QUINTELLA, HEITOR M. Gesto da mudana, Rio de Janeiro: Suma Econmica 1998 p. 11 YAUCH, C. A., STEUDEL, H. J. Fabricao celular para a empresa de pequeno porte: Fatores culturais, chaves que impactam o processo da converso. Jornal da gerncia das operaes, Editora Elsevier Science, 2002.