024 Manual Utilizador

Adetti / Laboratrio O2H (www.o2h.adetti.
pt) Caixa Mgica Software Compiere PT, Open ERP Manual do Utilizador e Administrador
Verso 1.0
Data: Cdigo: Verso:
21/06/2007 0024 V 1.0
N de Pginas:
138
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Identificao do Documento
Cdigo: 0024
Documento: Manual do Utilizador e Administrador
Verso
V 1.0
Elaborado
Joo Cordeiro
Data
20/06/2007
Aprovado
Prof. Paulo Trezentos
Data
21/06/2007
Histrico do Documento
Verso
V 1.0
Data
21/06/2007
Elaborado / Aprovado
Joo Cordeiro / Prof. Paulo Trezentos
Descrio das alteraes

Verso inicial
Disciplina: Projecto de IGE Orientador do Projecto: Prof. Mrio Romo Coordenador do Projecto: Prof. Paulo Trezentos Equipa de Projecto: Joo Cordeiro 20837
Contacto de Projecto: compiere@caixamagica.pt Site de Projecto: http://compiere.pt.vu
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ndice
1. Introduo................................................................................................5 2. Iniciao e Conceitos Gerais.................................................................6 2.1.Iniciar Software..................................................................................6 2.1.1.Iniciar a Base de Dados...............................................................6 2.1.2.Iniciar a Mquina Virtual Java ...................................................6 2.1.3.Iniciar o servidor Compiere PT ..................................................7 2.1.4.Iniciar o cliente Compiere PT ...................................................7 2.2.Login...................................................................................................8 2.3.Menu / Janela Inicial .......................................................................12 2.4.Comandos e Botes........................................................................13 2.5.Funcionamento de um Workflow ..................................................18 2.6.Ajuda.................................................................................................19 2.7.Funes de Janelas........................................................................21 2.8.Preferncias do Utilizador..............................................................26 2.9.Campos Comuns.............................................................................29 3. Implementao e Definies Bsicas.................................................31 3.1.Implementao Inicial / Criao de um Cliente de Sistema........31 3.2.O Workflow Initial Client Setup .....................................................36 3.3.Clientes de Sistema .......................................................................36 3.4.Tipos de Organizaes ..................................................................38 3.5.Organizaes ..................................................................................39 3.6.Roles ................................................................................................42 3.7.Utilizadores .....................................................................................44 4. Parceiros de Negcio / Terceiros .......................................................46 4.1.O Workflow Business Partner Setup.............................................47 4.2.Grupos de Parceiros de Negcio..................................................49 4.3.Saudao..........................................................................................50 4.4.Termos de Pagamento....................................................................51 4.5.Programar / Calendarizar Facturao...........................................52 4.6.Correspondncia/Avisos de Pagamento......................................52 4.7.Importao de Parceiros de Negcio............................................52 4.8.Parceiros de Negcio / Terceiros..................................................53 4.9.Clientes.............................................................................................57 4.10.Fornecedores.................................................................................60 60 4.11.Funcionrios..................................................................................61 4.12.Relaes Entre Parceiros de Negcio / Terceiros.....................62 5. Impostos ...............................................................................................63 6. Produtos.................................................................................................66 7. Preos ...................................................................................................84 8. Compras.................................................................................................93 9. Gesto de Existncias/Material.........................................................102 10. Vendas...............................................................................................103 11. Pagamentos.......................................................................................113 12. Outros / Localizao.........................................................................121 3/138
12.1.Esquema de Contabilidade / Contas .......................................121 12.2.Idioma .........................................................................................121 12.3.A Moeda ......................................................................................121 12.4.Pases, Regies e Cidades.........................................................121 13. Instalao de Um Sistema de Contas............................................122 14. Importao de Dados.......................................................................122 15. Instalao de Um Idioma..................................................................123 15.1.Download do Pacote...................................................................123 15.2.Instalao do Pacote...................................................................123 15.3.Testar............................................................................................128 16. Temas a Desenvolver na Prxima Verso.....................................129
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1. Introduo
Bem-vindo primeira verso do manual do utilizador e programador do projecto Compiere PT, Open ERP. Este manual destina-se ao mercado portugus de pequenas e mdias empresas e est escrito em portugus. Aqui poder encontrar toda a informao necessria para comear a utilizar o software Compiere PT. Durante a leitura do manual, o utilizador vai aperceber-se de que muita informao foi j desenvolvida/tratada. Por restries temporrias no foi possvel inclui-la nesta verso. Para ter a noo do que vai ser desenvolvido nas prximas verses consulte o tema Temas a Desenvolver na Prxima Verso, onde existem alguns esboos das operaes a acrescentar. Chamamos a ateno para o facto de os ecrs e nomes das opes/campos estarem em ingls. Quando tivemos de escolher escrever estes dados em ingls ou portugus optmos pela primeira hiptese por ser uma lngua mais universal. Na prxima verso desejamos apresentar duas cpias, uma idntica a esta com ecrs e nomes das opes/campos em ingls e outra inteiramente escrita em portugus, de acordo com a traduo realizada. Este manual baseado no User Manual do software Compiere & CRM, verso 2.5.1B, da empresa ComPiere, Inc. Para ser mais especfico foram copiadas algumas das imagens existentes nesse manual.
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2. Iniciao e Conceitos Gerais

2.1. Iniciar Software
Para realizar o login no sistema necessrio iniciar a base de dados (Oracle ou PostgreSQL), ter instalada a mquina virtual Java que ser automaticamente iniciada, iniciar o servidor Compiere PT e finalmente iniciar o cliente Compiere PT.
2.1.1. Iniciar a Base de Dados

A base de dados pode ter sido parametrizada, aquando da instalao, para auto iniciar aquando do inicio de seco do sistema operativo, e assim sendo no ser necessrio iniciar manualmente o servio. Caso no tenha sido seleccionada essa opo, dever iniciar o servio da base de dados manualmente. Para verificar se a base de dados est iniciada execute os seguintes comandos:
Com Oracle:
/etc/init.d/oracle-xe status
Com PostgreSQL:
/etc/init.d/postgresql status Para iniciar a base de dados:
Com Oracle:
/etc/init.d/oracle-xe start
Com PostgreSQL:
Inicie a sesso com o utilizador postgres e inicie a base de dados su - postgres <insira a password do utilizador postgres> postgres D /$Dir_Adempiere/postgresql/<verso do postgresql>/pgdata
2.1.2. Iniciar a Mquina Virtual Java

No necessrio executar qualquer operao. Este software ser chamado de forma automtica, pela aplicao que dele necessitar sem exigir qualquer instruo ou operao por parte do utilizador.
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2.1.3. Iniciar o servidor Compiere PT

O servidor Compiere PT ser lanado na mesma mquina onde est a correr a base de dados e onde foi instalado todo o software. Para iniciar o servio, o utilizador deve abrir um terminal e executar os seguintes comandos, tendo em conta o tipo de terminal que utiliza e a extenso apropriada:
Com software Compiere:

$Dir_Compiere/utils/RUN_Server2.sh ou RUN_Server2.csh
Com software Adempiere:

(ter em ateno que o comando executado atravs do utilizador postgres) $Dir_Adempiere/utils/RUN_Server2.sh ou RUN_Server2.csh Onde $Dir_Compiere e $Dir_Adempiere representa o directrio de instalao do software configurado na instalao no campo Compiere/Adempiere Home. Nota: para o utilizador menos familiarizado fazemos aqui uma nota da correspondncia entre extenses de scripts e terminais/shells usados:

<nome do ficheiro/script>.csh (para shells C ou tcsh) <nome do ficheiro/script>.sh (para shells Bourne, Bash e Korn)
2.1.4. Iniciar o cliente Compiere PT

Execute os seguintes comandos, tendo em conta o terminal e software usado:
Com software Compiere:

$Dir_Compiere/utils/RUN_Compiere2.sh ou RUN_ Compiere2.csh
Com software Adempiere:

$Dir_Adempiere/utils/RUN_Adempiere.sh ou RUN_Adempiere.csh Ao executar ser apresentado o cliente Compiere PT, uma aplicao grfica. Para comear a utilizar o programa deve realizar o login.
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2.2. Login
Ao surgir a janela inicial dever introduzir os dados correspondentes, tendo em conta que o sistema case sensitive, nos seguintes campos: Host: a base de dados com a qual o Compiere PT deve realizar a ligao; User ID: o cliente de sistema com o qual pretende aceder ao sistema. Consulte o sub-ponto Clientes de Sistema Pr-definidos Password: password do utilizador Languague: o idioma que deseja utilizar (se no existir ser utilizada a biblioteca padro, ou seja o ingls dos U.S.A) Aps preencher estes dados deve clicar no boto OK
Na seguinte janela deve seleccionar o role, a organizao, o armazm e a impressora com os quais deseja aceder ao sistema. Cada cliente de sistema poder ter disponvel mais que um role, role este que determina o tipo de acesso ao sistema e que ser tema a desenvolver adiante.
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Nota: O cliente de sistema SuperUser o nico que tem disponvel o role System Administrator que lhe permite aceder gesto do sistema.
2.2.1. Clientes de Sistema Pr-definidos

Existem dois clientes de sistema pr-definidos: SuperUser e System, ambos com a password pr-definida System. A diferena entre estes clientes que o segundo pode apenas gerir o sistema do cliente, enquanto que o primeiro permite a gesto de qualquer cliente do sistema, incluindo o prprio utilizador System. Acrescentamos, ainda, que existem um cliente de sistema pr-definido GardenWorld com dois roles pr-definidos GardenWorld Admin e GardenWorld Client criado apenas para efeito de testes.
2.2.2. Ajuda
Poder verificar que na parte superior da janela existe um separador (tambm conhecido por tab) com um ponto de interrogao. Trata-se da ajuda ao utilizador.
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2.3. Menu / Janela Inicial

Quando o software Compiere PT iniciado surge uma janela, o menu, com todas as tarefas disponveis para o conjunto utilizador/role escolhido. Para seleccionar uma opo ou abrir as opes de um tema, basta clicar uma vez no item. Para que seja mais fcil aceder tarefa que deseja, a janela contempla dois mecanismos: a criao de atalhos e a utilizao do campo de procura. Para criar um atalho basta seleccionar a opo sobre a qual deseja criar um atalho, clicar no boto directo do rato e seleccionar Add to Bar. A tarefa ser adicionada barra de atalhos que se encontra no lado esquerdo do menu. Se desejar procurar uma tarefa basta preencher o campo de procura, que se encontra imediatamente abaixo do menu, e carregar em Enter.
de acrescentar ainda que esta janela pode ser redimensionada de acordo com a preferncia do utilizador.
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cones do Menu: Cada cone indica o tipo de funo que a tarefa executa: O cone indica uma janela onde so inseridos dados ou definidos registros, como so exemplo uma ordem de venda ou compra Este cone representa um relatrio. Estas opes geram relatrios que podem ser visualizados no ecr e, posteriormente, editados e impressos Esta espcie de roda dentada simboliza um processo. Um processo pode ser visto como um trabalho a executar, como seja correr uma base de dados ou gerar facturas automaticamente A letra W surge como inicial da palavra Workflow. Representa uma srie de passos necessrios para conseguir um objectivo Mais tarde iremos detalhar cada funo.
2.4. Comandos e Botes

Todas as janelas do software Compiere PT obedecem a um formato standard. Assim, os campos como sejam o caso da barra de ferramentas, menu, e outros, so comuns e apresentam as mesmas opes. Vamos, de seguida, fazer uma apresentao dessas opes.
2.4.1.
Barra de Ferramentas de Janela
Em cada janela possvel encontrar as seguintes opes: Boto Comando Desfazer Ajuda Novo Apagar Guardar Actualizar Procurar Anexo Alternnci a Atalho ESC F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 Desfazer realizadas Descrio Menu
alteraes Edit: Ignore Help: Help Edit: New registro Edit: Delete registro Edit: Save
Obter mais informao Criar novo registro Apagar o seleccionado Guardar o seleccionado
Edit: Refresh Procurar um registro na View: Find actual janela Record View: Inserir ou visualizar um anexo Attachem ent Alternar entre a visualizao View: atravs de uma tabela ou os Data Grid Actualizar os registros/dados 13/138
dados/tab ela Historial de registros Menu Registro parente Registro detalhe Primeiro registro Registro anterior Prximo registro ltimo registro Relatrio Imprimir
dados do registro F9 F10 Alt+es querda Alt+dir eita Alt+Pg Up Alt+ci ma Alt+bai xo Alt+Pg Dn Alt+P Ctrl+P Apresenta registros o historial de View: History Records Go: Menu
Apresenta o menu inicial
Go: Apresenta o registro parente Parent Record Apresenta os dados em Go: Detail detalhe Record Go: First Apresenta o primeiro registro Record Go: Apresenta o registro anterior Previous Record Go: Next Apresenta o prximo registro Record Go: Last Apresenta o ltimo registro Record Apresenta o relatrio do File: registo seleccionado Report Imprimir um documento Apresenta produto informao File: Print de View: Product File: End Window
Informa o de Ctrl+C produto Fechar a Alt+X janela
Encerra a actual janela
2.4.2.
Menu de Janela
Em cada janela possvel encontrar as seguintes barras de menus: Menu File Imprimir ecr Relatrio Imprimir Fechar a janela Fechar aplicao a Alt+P Ctrl+P Alt+X Shift+Alt+ X Item cone Atalho Alt+F Imprimir ecr Criar relatrio Imprimir documento Encerrar a actual janela Encerrar a aplicao 14/138 Descrio
Edit Novo registro Guardar alteraes Copiar registro Apagar registro Ignorar alteraes Actualizar Procurar View Informao de produto Informao de parceiro de negcio Informao contabilstica Informao de ordens (compra e venda) Informao de facturas (compra e venda) Informao de remessas Informao de pagamentos Anexo Historial registros Alternncia dados/tabela Go Primeiro registro de
Alt+E Ctrl+N Ctr+S Ctrl+V Ctrl+X Esc F5 Ctrl+F Alt+V Ctrl+I Shift+ Ctrl+I Alt+Ctrl+I Apresenta informao do produto Apresenta informao do parceiro de negcio Apresenta informao contabilstica Apresenta informao de ordens de compra e venda Apresenta informao de facturas (de compra e venda) Apresenta informao de remessas Apresenta informao de pagamentos e recebimentos Insere ou visualiza um anexo Apresenta o historial de registros Alterna entre a visualizao atravs de uma tabela ou os dados do registro Apresenta registro o primeiro
F7 F8 F9 Alt+G Alt+PgUp
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Registro anterior Prximo registro ltimo registro Registro parente Registro detalhe Menu Tools Calculadora Calendrio Editor Script Preferncias Help Ajuda Online Enviar e-mail Acerca
Alt+cima Alt+baixo Alt+PgDn Alt+esque rda Alt+direita F10 Alt+T
Apresenta o registro anterior Apresenta o prximo registro Apresenta o ltimo registro Apresenta o registro parente Apresenta os dados em detalhe Apresenta o menu inicial
Calculadora Calendrio Editor de texto Editor de script Definir preferncias Alt+H F1 Mostrar ajuda Adempiere online Enviar e-mail Acerca do Adempiere
2.4.3.
Menu de Contexto
Atalho Descrio Procura dados seleccionado Actualiza lista seleccionado para para o o campo campo
Boto
Comando Zoom Actualizar Preferncia s Editor Script
Define o valor por defeito Editor de texto (visto em html) Edita e testa script
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2.4.4.
Botes das Caixas de Dilogo

Atalho Alt+O Esc F5 F9 Alt+Z Descrio Aceita e encerra a caixa de dilogo Nega e encerra a caixa de dilogo Actualiza os dados desde a base de dados Apresenta historial Abre janela para editar os dados Processo Alt+P F1 Imprime informao Apresenta ajuda Exporta dados Customiza parmetros
Boto
Comando Ok - Aceitar Cancel Negar Actualizar Historial Zoom Processo Imprimir Ajuda Exportar dados Customiza o
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2.5. Funcionamento de um Workflow

Um workflow uma srie de passos que devem ser executados de forma ordenada, isto uns a seguir aos outros. No software Adempiere existem vrios workflows. Vamos ver, por exemplo, o workflow de criao de um utilizador atravs da opo System Admin > Client Rules > Initial Client Setup Review:
Na parte superior possvel ver um esquema grfico do workflow, o que permite uma fcil e rpida leitura dos vrios passos a executar. Resta acrescentar que possvel aceder directamente s opes bastando, para isso, clicar na opo desejada. Na parte inferior existe uma explicao do workflow. Se desejar um esclarecimento acerca dos vrios passos, basta clicar no passo desejado ou utilizar as setas para navegar pelo workflow.
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2.6. Ajuda
O software Adempiere disponibiliza vrios tipos de ajuda, entre os quais os textos de ajuda e a ajuda online. Poder, ainda, recorrer a fruns e wikis.
2.6.1.
Ecr Ajuda
Abra a janela de ajuda.
Ao utilizador surge uma janela com a descrio da opo onde o utilizador se encontra e os detalhes para os diversos campos que compem a opo. Por exemplo, se o utilizador estiver na janela Role:
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2.6.2.
Ajuda Online
Neste caso em vez de escolher a opo Role, deve seleccionar Online. Ir ser reencaminhado para a pgina oficial do projecto. claro que para utilizar esta ajuda, o utilizador deve estar ligado Internet.
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2.7. Funes de Janelas

Dentro das janelas existem vrias funes de contexto, que pretendem facilitar e tornar mais rpido a insero de informao. Vamos, por exemplo, analisar a janela Quote-to-Invoice > Sales Order > Sales Order e as funes de contexto existentes:
2.7.1.
Valor por Defeito
Esta opo permite ao utilizador, directamente da janela onde se encontra, definir as suas preferncias. Ao surgir, a janela Sales Order esta vem com os campos preenchidos, de acordo com as preferncias definidas para o seu cliente de sistema. Os campos a branco so opcionais, enquanto que os que apresentam um fundo de cor vermelha so obrigatrios. Para alterar o valor por defeito de um campo, seleccione no mesmo campo a opo desejada para valor por defeito, e depois clique com o boto direito do rato no campo e escolha a opo Value Preference, como exemplificamos em seguida:
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Ir surgir uma nova janela onde deve especificar o mbito desse valor por defeito (pode ser para todos, para a organizao, para o utilizador e s para esta janela). Clique Ok para confirmar a operao.
2.7.2.
Novo Registro
Esta opo no mais do que um atalho para a criao rpida de um registo, neste caso um parceiro de negcio. No entanto, ser aconselhvel recorrer posteriormente opo destinada criao desse novo registo, uma vez que contempla bastante mais informao. Para utilizar este atalho, na janela Sales Order, v ao campo Business Partner, e clique no boto direito do rato. Ir surgir um conjunto de opes. Deve clicar em New Record, como exemplificamos:
Ir surgir a janela de criao do novo parceiro de negcio, onde o utilizador deve inserir os dados.
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2.7.3.
Zoom
A funo zoom leva o utilizador directamente janela do registo que se encontra no campo. Por exemplo, se usarmos o campo Project e seleccionarmos a opo Zoom, ao clicar no boto direito do rato sobre o campo Project aberta uma nova janela:
Neste caso somos levados at opo para criar um projecto, uma vez que o campo Project encontrava em branco. Se este campo tivesse seleccionado algum projecto, seria os dados desse projecto que iriam surgir no ecr. A partir desta janela deve criar o novo registro e guard-lo.
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2.7.4.
Actualizar
Ao regressar ao ecr da ordem de venda podemos verificar que o campo Project continua em branco. Para que a informao seja preenchida, o utilizador deve clicar o boto direito do rato novamente sobre o campo com e seleccionar a opo Refresh.
2.7.5.
Procura e Informao
No ecr da ordem de venda, mais exactamente no separador Order Line, campo Product necessrio introduzir um produto.
Como o utilizador pode imaginar, normalmente uma empresa dispe de vrios produtos e tende, sempre, em aumentar esse nmero. Logo, tornase necessrio um mtodo de procura eficaz e rpido. exactamente essa a funo que o boto do campo Product disponibiliza. Ao carregar neste boto, ser redireccionado para uma janela onde pode procurar produtos e obter vrias informaes sobre os mesmos, nomeadamente disponibilidade, preos, etc. Se desejar reduzir o mbito da procura, pode ainda introduzir parte do nome ou da chave (key) do produto, limitando a procura. Pode acompanhar um exemplo que lhe expomos de seguida:
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Para inserir um produto no campo, basta seleccionar o produto desejado e clicar Ok, ou simplesmente fazer duplo clique sobre o produto desejado.
2.7.6.
Informao Relativa a Dados Novos ou Alterados
Todas as janelas do software Adempiere disponibilizam informao sobre os registros que foram criados e alterados. Ao fundo de cada janela, no canto inferior direito existe um campo, semelhante ao que vamos apresentar:
O sinal + indica que um registro foi alterado, enquanto que o sinal * sinnimo de que um registo foi criado. Para saber mais informaes sobre as operaes que foram realizadas, faa duplo clique ou clique com o boto direito. Ir surgir uma nova janela com o seguinte aspecto:
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2.8. Preferncias do Utilizador

As preferncias de um utilizador, permitem definir a forma como apresentado o software e como deve reagir o sistema a determinadas ordens. Para aceder configurao seleccione a opo Preference do menu de janela Tools. A seguinte janela ir surgir no ecr:
Passamos a detalhar cada um dos campos. User Interface Theme Permite escolher o aspecto grfico (look and feel) do software. Pode seleccionar diversos estilos e cores ao mesmo tempo. Enquanto altera as suas opes pode, tambm, verificar os efeitos, mesmo antes de as tornar efectivas.
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Automatic Commit Caso esta check box seja seleccionada, as alteraes so guardadas cada vez que mudar de separador (tab). Caso contrrio, ter de confirmar as alteraes sempre que se movimentar para outro separador. Automatic Login Ao seleccionar esta check box o utilizador que iniciar o software Adempiere, no ter acesso janela de login, e entra directamente no sistema. Para isso sero utilizados os dados do ltimo login, nomeadamente utilizador, password, role, cliente de sistema e organizao. Se no desejar o login automtico basta no seleccionar a check box. Store Password Esta opo configura o software para que o ltimo utilizador e password sejam guardadas e surjam aquando do login seguinte. No entanto aquando do prximo login esses dados podem ser editados! Show Accounting Tabs / Show Translations Tabs O utilizador ir perceber existem em vrias janelas separadores (tabs) de contabilidade e de traduo. Essas janelas tm normalmente pouca utilidade para o utilizador comum, razo pela qual usual s os utilizadores administradores de sistema terem estas opes seleccionadas. Create Objects on Servers Esta funo foi criada de forma a reduzir o volume de trfico na rede, isto no caso do utilizador estar a trabalhar remotamente. Essa optimizao conseguida atravs da criao de objectos no servidor. Mas, deve ter em conta que a criao de objectos no servidor, requer mais recursos da parte do mesmo. Always Print Preview A opo define se o software realiza sempre, ou no, uma visualizao do documento antes de o imprimir. Em documentos incluem-se tambm relatrios ou ecrs. Debug Level Esta funcionalidade torna-se especialmente til caso necessite de apoio com algum problema. A opo permite-lhe definir o tipo de mensagens que deseja que o Adempiere gere, desde mensagens de erros a simples mensagens relativamente operao realizada. Printer O campo impressora permite seleccionar a impressora usada para a impresso de documentos e relatrios. Esta opo prevalece introduzida aquando do login.
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Date semelhana do campo anterior, esta opo tambm prevalece sobre a introduzida aquando do login. Neste caso a data aqui inserida, ser a data vlida a usar para os documentos.
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2.9. Campos Comuns

Existem vrios campos que iro surgir sistematicamente. Assim, consideramos ser importante que o utilizador conhea desde logo a utilidade de cada um. Active Existe duas formas de conseguir com que um registro esteja indisponvel no sistema. A primeira apagar o registro situao que , algumas vezes, impossvel por o registo manter ligaes com outros dados, e a segunda desactivar o registro. Desta ltima forma o registro torna-se indisponvel para seleccionar ou ser usado, mas disponvel para relatrios. Existem duas razes para desactivar registros ao invs de os simplesmente apagar:

O sistema necessita do registro para questes relacionadas com auditoria; Uma vez que o registo tem relaes com outros dados ir tornar os dados inconsistentes. Por exemplo, no far sentido apagar um fornecedor caso existam facturas relacionadas com o mesmo. Assim, basta desactivar o fornecedor impedindo que este seja usado em novas transaces, ao mesmo tempo que salvaguarda a integridade dos dados.
Client Como cliente o sistema refere-se a cliente de sistema, e no a cliente enquanto parceiro de negcio. Default Valor utilizado por defeito, ou seja define se o registro ser usado, ou no, como valor por defeito para a criao de novos registros. Description Este um campo opcional com um limite de 255 caracteres. Ser especialmente til quando se adicionar alguma informao extra, que no esteja contemplada num dos campos disponveis. Documento No O nmero de documento gerado automaticamente pelo sistema, tendo em conta o tipo de documento em causa. Caso o documento ainda no tenha sido guardado o nmero temporrio ser <>. Caso deseje editar a sequncia de nmeros do nmero de documento, deve recorrer janela Performe Analysis > Accounting Rules > Document Sequence. Name
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Nome um identificador alfanumrico do registro. Este campo tem um limite de 60 caracteres e usado como opo por defeito em caso de procura, em conjunto com o campo search key. Organization Trata-se da organizao agregada ao cliente do sistema, ou por outras palavras uma unidade do cliente do sistema. Este tema ser desenvolvido aquando da criao de clientes de sistema. Summary Level Esta opo utilizada unicamente com produtos e apenas para questes relacionadas com relatrios. No existem valores agregados a estes registros e, tambm, no constam em listas de preos, stock, ou outras.
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3. Implementao e Definies Bsicas

No software a entidade de mais alto nvel o cliente de sistema. Cada cliente ter uma ou mais organizaes. Por exemplo, se imaginarmos que a empresa tem duas unidades, o escritrio e a loja de venda, teremos um cliente que a empresa, e duas organizaes que so as duas unidades. Para cada cliente de sistema so definidos os parmetros contabilsticos, entre os quais o esquema de contabilidade.
3.1. Implementao Inicial / Criao de um Cliente de Sistema

Para iniciar o uso do Adempiere essencial existir um cliente de sistema. Para criar um cliente de sistema o utilizador deve realizar o login recorrendo aos utilizadores SuperUser ou System e role System Administrator.
Dirija-se janela System Admin > Client Rules > Initial Client Setup. Na janela introduza os dados requisitados. Se necessrio pode inserir mais que um cliente de sistema. Usualmente introduzido apenas um que coincide com o nome da empresa.
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Relativamente ao campo Organization insira a organizao principal deste cliente de sistema. Para empresas pequenas habitual que o cliente de sistema coincida com a organizao, mas podem ser agregadas quantas organizaes forem necessrias. Inicialmente deixe seleccionadas apenas as check boxes Business Partner e Product. Sugerimos esta opo por uma questo de simplicidade no entanto, mais tarde, estas opes podem ser editadas. O ltimo dado a ser requisitado o ficheiro com o sistema de contas. Para carregar esse ficheiro deve clicar no boto dentro do separador de dados. Ser apresentada uma janela para indicar o caminho para o ficheiro a carregar. Seleccione o ficheiro. Para confirmar a criao do cliente de sistema clique em Ok. Ir surgir uma janela que confirma a criao do cliente de sistema e os valores introduzidos. Na prtica foram criados utilizadores, roles e todas as entidades standard para tipos de documentos, parceiros de negcio, produtos, projectos, etc. evidente que mais tarde essas entidades podem ser editadas. A partir deste momento est criado o cliente de sistema com dois utilizadores e dois roles. Um utilizador com um role de administrador, que tem direitos para alterar regras e inserir transaces, e outro com role de utilizador que tem apenas permisso para as transaces.
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A password de um cliente de sistema ser sempre por defeito igual sua designao.
3.2. O Workflow Initial Client Setup

Para aceder a este workflow dirija-se opo System Admin > Client Rules > Initial Client Setup Review. Recorde que o smbolo um workflow. representa
Este workflow permite visualizar os passos necessrios para iniciar o uso do Adempiere, nomeadamente no que se refere criao de clientes de sistema, correspondentes organizaes, roles, e utilizadores. De seguida apresentamos todos os detalhes.
3.3. Clientes de Sistema

Um cliente de sistema deve sempre ser criado como descrito no tema Implementao Inicial / Criao de um Cliente de Sistema. No entanto, para editar qualquer parmetro deve utilizar a janela System Admin > Client Rules > Client.
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Nesta primeira janela encontram-se os parmetros bsicos, como seja o idioma ou a password. Seleccione a check box Multi Lingual Documents, caso deseje manter documentos em vrios idiomas o que ir permitir, por exemplo, imprimir uma factura no idioma do cliente. No separador Client Info poder continuar a edio de dados.
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Neste caso poder definir o calendrio a usar, o esquema contabilstico (podendo usar mais que um), as unidades de medida para volume comprimento, peso e tempo, o template a usar para os parceiros de negcio, entre outros dados. De fazer ainda meno para que deve seleccionar a check box Discount calculated from Line Amounts, caso deseje que o clculo do desconto seja feito sobre o montante do produto sem o imposto. Se desejar que o desconto recaa sobre o total da factura, incluindo eventuais impostos e taxas adicionais, no deve seleccionar a caixa. Os campos da seco Reference no so editveis, apenas so visveis.
3.4. Tipos de Organizaes

Este tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso.
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3.5. Organizaes
Como j foi referido uma organizao estar sempre associada a um cliente criado anteriormente. Para aceder opo que permite a criao e manuteno (edio, consulta, apagar, activar e desactivar) das organizaes deve dirigir-se a System Admin > Organization Rules > Organization.
Na janela podemos observar trs separador juntos aos quais existe uma imagem da estrutura do cliente de sistema e respectivas organizaes. Neste separador destacamos a check box Summary Leve. Este campo possibilita a criao de uma organizao apenas para efeitos de relatrios. Para obter mais informao sobre alguma das organizaes, deve seleccionar dentro da estrutura a organizao e navegar pelos restantes dois separadores. No separador Organization Info podemos encontrar dados como so o caso da localizao da organizao (morada a usar na impresso de documentos), tipo de organizao (ver tema Tipos de Organizaes), armazm, supervisor entre outros dados.
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A informao relativa aos utilizadores associados organizao pode ser encontrada no separador Org Assigment. Esta associao apenas uma referncia, uma vez que o acesso a dados ser determinado pelo role que foi assumido pelo utilizador.
Criar uma organizao No primeiro separador crie um novo registo e preencha pelo menos os seguintes campos: Separador Organization o Name: designao da empresa Para adicionar os restantes dados seleccione a organizao criada e navegue nos outros separadores. Devem ser adicionadas pelo menos as seguintes informaes: Separador Organization Info o Location / Address: morada da organizao, a imprimir nos documentos o Warehouse / Service Point: armazm usado o Tax id: nmero de contribuinte o Supervisor: utilizador supervisor da organizao 40/138
Separador Org Assigment o User / Contact: utilizador associado organizao o Valid from e Valid to: perodo em que o utilizador estar associado Para guardar os dados deve utilizar o boto guardar da barra de ferramentas da janela. Relaes entre organizaes Fazemos aqui nota a um tema que nos parece bastante oportuno, a relao entre organizaes. Este software permite realizar transaces entre organizaes. Assim, os documentos podem viajar entre as prprias organizaes. Por exemplo, a organizao A pode fazer um pedido a um fornecedor que se converte em um pedido de cliente na organizao B.
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3.6. Roles
Os roles controlam o acesso a janelas, tarefas e relatrios. Cada utilizador ter obrigatoriamente um role podendo, de acordo com a necessidade, acumular quantos forem precisos. Basicamente existem quatro tipos: System Administrator, funes do nvel de sistema como o caso de UOM (units of mesure), tipos de documentos, etc; SuperUser, que inclui todos os roles do sistema e que deve ser usado apenas em caso de emergncia porque permite alteraes de fundo; Client Administrator e Client User que so utilizadores tpicos de transaces. No caso do administrador pode configurar dados e efectuar transaces enquanto que o cliente est restrito apenas s transaces. Para aceder janela deve dirigir-se opo System Admin > General Rules > Security > Role. Tenha em ateno que um Role deve estar sempre associado a uma organizao, que por sua vez estar associada a um cliente de sistema. Criar um role Para criar um role deve criar um novo registo e inserir os dados nos vrios separadores da janela. Em seguida detalhamos os principais dados.
Separador Role o Name: designao do role o User Level: tipo de acesso aos dados (dados do sistema, da organizao, de cliente ou organizao + cliente) Deve ter ateno s vrias check boxes de acordo com as permisses que deseja incluir no perfil. Para continuar a introduzir informao nos restantes separadores, seleccione o role ao qual se refere, neste caso o anteriormente criado, e 42/138
navegue ao mesmo tempo que introduz a informao. De seguida efectuamos uma descrio dos restantes separadores:

Role Acess: so definidas as organizaes (criadas dentro do cliente de sistema) s quais o role tem acesso Role Assigment: so definidas as organizaes (criadas dentro do cliente de sistema) atribudas ao role Windows Acess: define o acesso do role s vrias janelas Form Acess: relativa ao acesso a formulrios Worflow: acesso a worflows
Em cada opo includa nestes separadores existem dois campos, a opo Active permite que a opo seja visvel ou no, mantendo-se para efeitos de auditoria, e a opo Read Write que permite definir se os dados so editveis ou no.
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3.7. Utilizadores
Basicamente os utilizadores formam a ligao aos parceiros de negcio (tema desenvolvido adiante). A um utilizador dever sempre ser atribudo pelo menos um role, podendo este acumular quantos forem desejados. Para aceder janela de utilizadores dirija-se opo System Admin > System Rules > Security > User.
No separador inicial, User, podemos encontrar os campos de informao mais relevantes como so caso, do nome (username), password, e-mail do utilizador, supervisor ou outro. Para consultar os roles a que o utilizador ter acesso dirija-se ao seguinte separador, User Roles. Disponveis estaro, ainda, os separadores, com informaes optativas: User Substitute: substitutos ao utilizador, por exemplo imagine que o utilizador est de frias ou indisponvel temporalmente Org Assigment: so definidas as organizaes atribudas ao utilizador podendo, inclusive, estabelecer um perodo limitado de acesso Org Acess: define o acesso do utilizador s vrias organizaes e o tipo de acesso, que pode ser total ou apenas de visualizao (read only) Os restantes separadores, User Mail, Queries e LDAP Acess, no so editveis e esto para j excludos do mbito deste projecto.
Criar um utilizador Aps criar um novo registo atravs do correspondente boto na barra de ferramentas da janela, deve preencher os seguintes campos no opcionais: Separador User 44/138
Name: designao/username do utilizador o Password: palavra passe para aceder ao sistema (por defeito ser igual ao username) Neste separador ter todo o interesse em preencher os campos, relativos ao e-mail, telefones, supervisores, entre outros.
o
Separador User Roles o Role: seleccione de entre os roles existentes o que deseja associar Associe quantos roles forem necessrios, bastando para isso criar novos registros.
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4. Parceiros de Negcio / Terceiros

Um parceiro de negcio ou terceiro, uma entidade, pessoa ou organizao, que se relaciona com a empresa, e da surge a definio de parceiro de negcio ou terceiro. Existem trs tipos bsicos de parceiros de negcios: fornecedores, clientes e funcionrios. No entanto, esta situao no limitativa uma vez que um terceiro pode assumir qualquer papel, ou combinao de papel, at mesmo assumir os trs tipos em simultneo. Um parceiro de negcio poder ter mais que uma localizao e um ou mais contactos. Como exemplo podemos falar de uma empresa com diversas lojas ou escritrios, onde para cada assunto podemos contactar pessoas diferentes. Esses indivduos tm o que se chama reas de interesse que podem ser registadas e que constituem a base do CRM. Esta rea no ser desenvolvida no mbito deste projecto. Ainda de referir que os parceiros de negcio podem manter transaces/relaes entre si o que permite que uma ordem de venda, possa ser enviada a um segundo parceiro, facturada a um terceiro e paga por um quarto.
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4.1. O Workflow Business Partner Setup

Para aceder a este workflow dirija-se opo Partner Relations > Business Partner Rules > Business Partner Setup.
Um parceiro de negcio pode estar associado a um grupo de parceiros de negcio, que pode ser por exemplo clientes, fornecedores ou funcionrios ou recorrer a grupos muito mais especficos. De forma a tornar a relao com os parceiros mais profissional e correcta, podem ser definidas formas de tratamento diversas e que so depois associadas aos contactos, como por exemplo: Senhor, Dr., Eng. ou outro. As vrias formas de pagamento praticadas pela empresa devem tambm estar definidas no sistema, podendo ser associadas aos diversos parceiros de negcio ou mesmo recorrer a um grupo de parceiros. Da mesma maneira que podemos associar formas de pagamento podemos 47/138
realizar as mesma operaes, mas desta feita em relao facturao includo, por exemplo, uma parametrizao para realizar a factura mensal, semanal ou com qualquer outra periodicidade. Por fim ser, ainda, importante definir os impostos existentes no pas ou, no caso de transaces para o exterior, os impostos correspondentes. No caso do mercado portugus as opes Withholding e Revenue Recognition devem ser ignoradas, uma vez que no so aplicveis.
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4.2. Grupos de Parceiros de Negcio

Este grupo permite definir parmetros, evitando a mesma definio individual para cada parceiro de negcio. Para isso o utilizador deve definir os grupos da forma que seja mais conveniente, por exemplo clientes, fornecedores e funcionrios ou de uma forma mais especfica, clientes tipo A, tipo B, tipo C, funcionrios tipo A, B e C, etc O funcionamento ser o seguinte: ao definir os parmetros de um grupo de parceiros de negcio, cada parceiro que a esteja includo ter esses parmetros por defeito, parmetros esses que podem ser editados de acordo com a necessidade individual do parceiro. Se, por exemplo, funcionar com entidades de diferentes pases podem usar este grupo para facilitar a consulta por pases, ou para usar diferentes tipos de facturao ou contabilidade. Estas so algumas das utilidades da criao de grupos de parceiros de negcio. Para aceder a esta janela deve dirigir-se a System Admin > Partner Relations > Business Partner Rules > Business Partner Group.
No primeiro separador encontrar informao sobre o nome e descrio do grupo, enquanto que o segundo separador se refere aos parmetros de contabilidade e o terceiro ao parceiros que j fazem parte do grupo. Criar um grupo de parceiros de negcio No primeiro separador crie um novo registo e preencha pelo menos os seguintes campos: Separador Business Partner Group o Name: designao do grupo Com o registo criado e seleccionado adicione as informaes contabilsticas, no separador Accounting (ter em ateno que este separador s aparece se assim tiver sido definido nas preferncias do utilizador). 49/138
No separador Assigned Partners podem ser vistos todos os parceiros de negcio associados a este grupo.
4.3. Saudao
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4.4. Termos de Pagamento

A gesto de termos de pagamento pode ser realizada atravs da opo System Admin > Partner Relations > Business Partner Rules > Payment Term. Os pagamentos podem ser efectuados das mais diversas formas, como so exemplo vista ou a pronto pagamento, a 30 ou 60 dias ou outras, limitadas apenas pela imaginao.
No separador relevantes:
o o
Payment
Terms
encontramos
vrias
informaes
Net Days: dias teis para o vencimento do pagamento Discount Days / (2): nmero de dias teis limite para que o utilizador realize o pagamento com o desconto definido nos campos discount / (2) Discount / (2): desconto concedido caso o pagamento seja realizado dentro dos prazos previstos nos campos discount days / (2) Grace Days: dias de graa ou seja sobre os quais no existe penalizao
(check box Fixed Due Data seleccionada) o Fix month day: dia do ms em que vence o pagamento o Fix month offset: indica qual o nmero mximo de dias at data de vencimento do prazo que o utilizador ter, caso este deseje usufruir de desconto 51/138
Fix month cutoff: usado caso o dia do ms no se refira ao ms corrente. Neste caso deve ser indicado os nmeros de meses que ir decorrer
Em relao s check boxes, a opo Fixed Due Data deve ser inserida caso deseje indicar o dia do ms em que o pagamento vence (iro surgir no ecr os trs ltimos campos descritos); Next Business Day para que, caso a data de vencimento seja um dia no til, passe para o dia seguinte; e finalmente After Delivery para que a data de vencimento coincida com o dia da entrega/concluso da operao a que se refere o pagamento. Separador Shedule Para conseguir mais flexibilidade nas tranches de pagamento deve recorrer a este separador. Aqui podemos consultar as diversas tranches, montantes e prazos que fazem parte de toda a operao de pagamento. Isto possibilita, por exemplo, que um pagamento seja faseado em trs, quatro ou mais pagamentos. A soma das tranches deve ser igual ao montante total do pagamento. Criar um termo de pagamento Crie um registo no separador Payment Term, defina um nome para o termo de pagamento, seleccione as check boxes de acordo com o desejado e introduza os dados relativos ao dia de pagamento e eventuais descontos a conceder em caso de pagamento antecipado. Se necessitar de programar vrias tranches de pagamento use o separador shedule. Por fim deve validar, atravs do boto validate, o termo de pagamento, sabendo que a soma das tranches deve ser igual ao total do pagamento.
4.5. Programar / Calendarizar Facturao

4.6. Correspondncia/Avisos de Pagamento

4.7. Importao de Parceiros de Negcio

A importao permite introduzir dados do exterior no sistema. Para isso deve ser definido o formato, carregar e importar os dados. Para saber como realizar a importao deve consultar o Tema Importao de Dados.
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4.8. Parceiros de Negcio / Terceiros

Como j foi referido um cliente, funcionrio ou fornecedor antes de assumir esse papel um parceiro de negcio, como representado no esquema:
A opo pode ser acedida atravs do caminho System Admin > Partner Relations > Business Partner Rules > Business Partner. Neste tema apenas vamos tratar dos dados relativos aos parceiros de negcio, ainda que seja nesta janela que se desenrola a gesto de clientes, fornecedores e funcionrios, recorrendo aos vrios separadores existentes. Para conhecer os detalhes consulte os temas seguintes. A janela de um parceiro ter o seguinte aspecto:
Neste separador pode encontrar diversa informao, como o caso de: o Name: designao do terceiro o Greeting: saudao/ como tratar o cliente o Credit status: o estado relativamente a concesses de crdito o Tax ID: nmero de contribuinte
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o o
Business Partner Group: o grupo de parceiros de negcio onde o terceiro se inclui Language: idioma do parceiro
Deve ter em conta algumas check boxes:

o
o o
Active: que neste caso assume especial importncia uma vez que permite que um parceiro seja desactivado, ou seja excludo da possibilidade de realizar operaes mas seja efectivo para relatrios Tax Exempt: que deve estar seleccionada caso este seja uma entidade no sujeita a impostos Active Prospect Customer: esta opo permite ao utilizador diferenciar entre clientes e o que so possveis clientes
Finalmente o boto Link Organization tem como objectivo estabelecer uma relao entre o terceiro e uma organizao existente no sistema. Caso ainda no exista relao o boto apresenta a mensagem link organization, caso contrrio apresenta uma designao da organizao. Existem, ainda, quatro separadores associados ao parceiro de negcio, Bank Account, Location, Contact (User) e Interest reas (o ltimo, Withholding, no aplicvel ao mercado portugus). No primeiro podem ser encontradas informaes bancrias, no segundo pode ser realizada a gesto da localizao do terceiro, no seguinte podem introduzidos contactos de indivduos da empresa havendo ainda, a possibilidade de associar utilizadores do sistema a esses mesmos contactos, e finalmente o separador das reas de interesse que tem como objectivo a recolha de informao para posterior CRM. Criar um parceiro de negcio / terceiro Antes de mais, recorde-se que pode recorrer importao de dados para criar parceiros de negcio. Se no for este o caso, crie um registo na janela e insira pelo menos os dados obrigatrios, nomeadamente o nome e o nmero de contribuinte. Ser, ainda, desejvel associar o parceiro a um grupo e a uma organizao (caso pertena a alguma existente no sistema). Deve preencher o mximo de dados possveis nos separadores Location, Contact (User) e Interest reas (se necessrio pode criar mais que um registro em cada separador). A informao um dado precioso e como tal, quando mais e melhor for essa informao mais dados existem para tomar decises. Associar um parceiro de negcio / terceiro a uma organizao Em primeiro lugar o utilizador deve confirmar que a organizao a associar j existe no sistema. Para proceder ao registo da ligao deve dirigir-se ao separador inicial e clicar no boto Link Organization.
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Ir surgir o seguinte ecr, que dever ler e confirmar atravs do boto Ok.
Com a confirmao da anterior janela ir surgir uma nova janela, onde o utilizador deve seleccionar uma organizao de entre as existentes no sistema e um role, caso deseje que o terceiro tenha algum tipo de acesso organizao.
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Ao carregar no boto Ok ir surgir a seguinte mensagem:
Para confirmar a associao deve fazer uma actualizao ao separador. A partir desse momento pode confirmar que o anterior boto Link Organization deu origem a uma mensagem, semelhante apresentada:
Pode terminar esta recorrendo ao processo UnLink Organization Process.
4.9. Clientes
A opo que d acesso gesto de clientes pode ser encontrada em System Admin > Partner Relations > Business Partner Rules > Business Partner. Se o leitor no consultou, ainda, o tema Parceiros de Negcio, sugerimos que o faa antes de prosseguir, uma vez que um cliente antes de mais um parceiro de negcio. So dois os separadores da janela de terceiros destinados ao cliente Customer e Customer Accounting. O ltimo destina-se aos dados contabilsticos do cliente, enquanto que o primeiro tem diversa informao como o caso de: Name: nome do cliente, que pode ter uma designao diferente do parceiro de negcio que lhe d origem o Sales Representative: o representante de vendas, ou funcionrio encarregue do cliente o Credit limit: limite de crdito atribudo ao cliente Depois teremos vrias regras a usar por defeito para o cliente, nomeadamente regras de facturao, entrega, lista de preos usada, pagamento, formato de impresso das facturas,
o
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programao/calendarizao da facturao, meio de entrega, termos de pagamento e finalmente a check box Discount Printed que define se os descontos concedidos devem ser, ou no exibidos, apresentando apenas o valor final. Alguns dos temas ainda no foram apresentados mas sero detalhados mais adiante. Finalmente encontramos um campo informativo, Credit Used, que nos diz o valor do crdito que o cliente est a usar actualmente.
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Criar um cliente O primeiro passo sempre criar um parceiro de negcio, uma vez que a partir desse parceiro que ser criado o cliente. Uma vez realizada essa operao, basta dirigir-se ao separador Customer e seleccionar a check box Customer. O cliente j est criado. Mas, como o utilizador pode observar surgiram novos campos no separador. De acordo com a necessidade, e em conformiadade com a explicao anterior, deve preencher esses campos com o maior nmero de informao possvel.
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4.10.Fornecedores
A opo que d acesso gesto de fornecedores pode ser encontrada em System Admin > Partner Relations > Business Partner Rules > Business Partner. Se o leitor no consultou o tema Parceiros de Negcio, sugerimos que o faa antes de prosseguir, uma vez que um fornecedor antes de mais um parceiro de negcio. Os separadores destinados ao fornecedor so Vendor e Vendor Accounting. No segundo ser introduzida informao referente apenas contabilidade, enquanto que no primeiro encontramos as regras de pagamento, lista de preos usada, termos de pagamento, e esquema de desconto usado.
Criar um fornecedor Para criar um fornecedor ter que criar primeiro um parceiro de negcio, uma vez que s a partir de um parceiro possvel criar um fornecedor. Para transformar esse parceiro, tambm, num fornecedor deve dirigir-se ao separador Vendor e seleccionar a check box Vendor. Ao converter o terceiro em fornecedor sero apresentados novos campos que devem ser preenchidos de acordo com as necessidades.
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4.11.Funcionrios
A opo que d acesso gesto de funcionrios pode ser encontrada em System Admin > Partner Relations > Business Partner Rules > Business Partner. Se o leitor no consultou o tema Parceiros de Negcio, sugerimos que o leia antes de prosseguir, uma vez que um funcionrio antes de mais um parceiro de negcio. Para tratar a informao prpria de este tipo de parceiro existem dois separadores Employee e Employee Accounting. No primeiro existem duas check boxes Employee e Sales Representative, sendo que a ltima deve estar seleccionada caso se trate de um representante de vendas. No segundo apenas existe informao contabilstica.
Criar um funcionrio Para criar um funcionrio ter que antes criar um parceiro de negcio, uma vez que s a partir de um parceiro possvel criar um funcionrio. Para associar esse parceiro a um funcionrio, ter de seleccionar check box Vendor existente no separador com a mesma designao. Se desejar e caso se trate, ou no, de um representante de vendas poder seleccionar a check box Sales Representative.
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4.12.Relaes Entre Parceiros de Negcio / Terceiros

Com o Adempiere pode estabelecer relaes entre os diversos parceiros de negcio, o que permite que um parceiro possa criar ordens de compra, outro receba a entrega e um outro ser facturado. Esta funo pode ser acedida atravs do caminho System Admin > Partner Relations > Business Partner Rules > Partner Relations. Este tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso.
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5. Impostos
Os impostos esto normalmente associados a produtos e a despesas. No sistema devem estar associados a uma categoria de impostos, para facilitar a sua gesto. O Adempiere permite ter vrios tipos de impostos que devem, depois, ser introduzidos nas ordens e ou nas facturas.
5.1. O Worflow Tax

Para aceder a este workflow dirija-se opo Performances Analysis > Accounting Rules > Tax Setup.
Como podemos ver os impostos surgem ao lado dos produtos e das despesas, uma vez que a eles esto associados. No entanto, neste captulo vamos apenas cingir-nos questo dos impostos, j que existe mais adiante um captulo dedicado aos produtos e despesas mais adiante.
5.2. Categorias de Impostos

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Uma categoria de impostos no mais que uma classificao. beneficio de ter categorias de impostos poder associar produtos despesas a essas categorias, o que torna mais fcil a adaptao alteraes no contexto fiscal. Para realizar a gesto de categorias de impostos deve dirigir-se Performances Analysis > Accounting Rules > Tax Category.
O e a a
Esta opo muito simples, tem uma quantidade reduzida de informao, apenas o nome e a check box Default que indica se , ou no, a categoria pr-definida. Criar uma categoria de impostos Criar uma categoria uma tarefa fcil. Basta introduzir o nome e caso deseje transform-la na categoria de impostos por defeito, seleccionando para isso a check box Default (certificando-se que a anterior escolha foi desmarcada).
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5.3. Impostos
Atravs da opo, Performances Analysis > Accounting Rules > Tax Rate, pode gerir todos os impostos necessrios. As taxas esto associadas a pases, ou at mesmo a regies ou estados de pases. O clculo realizado tendo por base o custo lquido da operao. Isto , se existir um imposto que recaa sobre a operao e sobre um outro imposto a ela associado, deve introduzir a percentagem do segundo imposto e ter esse factor em conta.
Neste janela encontra diversa informao, como seja: o Name: designao do imposto o Tax Category: categoria de impostos na qual se insere o SO/PO Type: este imposto pode incidir sobre compras, vendas ou ambos. Deve ser seleccionada a opo adequada o Rate: taxa de imposto o Country: pais a que se refere a taxa To: caso s seja aplicvel de um dado pas para outro o Region: regio a que se refere a taxa (se aplicvel) To: caso s seja aplicvel de uma dada regio para outra o Valid From: data a partir da qual o imposto est vigente o Tax Indicator: a designao que ir surgir nos documentos, aquando da impresso, e que identifica o tipo de imposto Em relao s check boxes, a opo Document Level permite saber se o imposto deve ser calculado linha linha ou sobre o total do documento. A box Requires Tax Certificate deve ser seleccionada caso este imposto necessite de um certificado, por exemplo para justificar uma reduo. Finalmente a box Tax Exempt deve ser seleccionada, caso este imposto se aplique apenas a parceiros de negcio que sejam isentos e registrados como tal. Esta ltima questo est relacionada com opes de relatrio. No separador Accounting, sero introduzidas as informaes relativas contabilidade. 65/138
6. Produtos
Neste sistema a definio mais geral de produto ser algo que se vende e/ou se compra, que tem um preo e que poder ser armazenado. Um produto, que seja algo tangvel est guardado num armazm. Esse armazm tem vrias seces, prateleiras, etc, ou simplesmente zonas para armazenar que, por serem diversas, devem estar de alguma forma identificadas. No sistema essa identificao ser feita atravs de variveis. Para medir algo, tangvel ou intangvel so necessrias medidas como o caso das horas, minutos, unidades ou qualquer outra medida, existindo muitas vezes a necessidade de converter uma unidade numa outra. Em relao aos produtos, e semelhana dos impostos, podem ser adoptadas vrias formas de segmentao, sendo que o sistema implementa a segmentao atravs de categorias de produtos. A vantagem em definir categoria de produtos associar os impostos ou as definies contabilsticas a essas categorias em vez de definir produto a produto, o que certamente ser bastante mais moroso e mais complicado aquando de qualquer alterao, por menor que fosse. Basicamente existem dois tipos de produtos, itens que so bens tangveis e que por isso necessitam de manuteno e servios e itens que so recursos ilimitados, e que como tal, no podem ser armazenados. Os produtos indirectos so os recursos e despesas que sero definidos na opo correspondente e no em conjunto com os produtos. Vamos analisar todas estas questes!
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6.1.
O Workflow Product
Para aceder a este workflow dirija-se opo Material Management > Material Management Rules > Product Setup.
O esquema permite-nos inferir que um produto deve estar associado a um armazm, uma localizao e a uma unidade de medida (caso seja tangvel). Deve, tambm, estar associado a uma categoria de produtos de forma a facilitar a sua gesto e, por intermdio desta ou individualmente, a uma categoria de impostos.
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6.2.
Armazns e Identificadores
Numa empresa podem existir vrios armazns, sendo que o sistema apenas pretende representar o que efectivamente existe na realidade. Mas, cada armazm no necessita exactamente de corresponder a um espao. Podemos ter um espao comum, onde so armazenadas, existncias, entradas de produtos e produtos em sada, designando cada uma dessas seces como um armazm diferente. Na janela de gesto de armazns e identificadores, Material Management > Material Management Rules > Warehouse & Locators, podemos encontrar informao variada.
Separador Warehouse o Name: designao do armazm o Location/Address: localizao do armazm o Element Separator: separador de elemento
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Separador Locator o Relativity Priority: os localizadores com maior prioridade so os que so usados prioritariamente para remessas. o Aisle, Bin e Level: so as coordenadas de localizao. O utilizador pode us-las como desejar, por exempo A para seco, B para estante, L para a gaveta O separador Storage usado para adicionar informao relativamente ao armazenamento enquanto, que o Replenish para definir os nveis mximos e mnimos de stock do produto. No separador contabilidade. Accounting constam as informaes relativas
Criar um armazm e/ou respectivas localizaes No primeiro separador crie um novo registo e preencha, pelo menos, os trs campos acima mencionados. No segundo separador deve definir as localizaes existentes dentro do armazm, da forma mais conveniente possvel. E para terminar introduza a informao contabilstica no separador Accounting. Se desejar recorra aos separadores Storage e Replenish para completar a informao, no que se refere ao armazenamento e nveis de stock mnimos e mximos.
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6.3.
Unidades de Medida
Como j fizemos meno, para quantificar algo necessrio uma medida e, muitas vezes, temos de usar converses. Dependendo do pas, das actividades ou de qualquer outro critrio existem diversas unidades de medida, a tal ponto que impossvel conhecer todas. De qualquer forma as mais comuns j esto definidas no sistema. Para aceder a esta janela clique Material Management > Material Management Rules > Unit of Mesure, a pode encontrar diversa informao. Separador Unit of Mesure o EDI Code: refere-se ao cdigo de unidade de medida do standard EDI X12 Code Data o Name: designao da unidade de medida o Symbol: smbolo usado na representao da unidade de medida o Standard Precision: nmero de casas decimais a usar nos arredondamentos o Costing Precision: nmero de casas decimais a usar nos arredondamentos referentes a custos
No separador Conversion pode consultar as converses que existem para a medida que seleccionou no primeiro separador. Criar uma unidade de medida Dirija-se ao primeiro separador e insira os dados referentes designao, smbolo (se existir), preciso standard e preciso de custos. Se necessrio v ao separador Conversion e introduza as converses. Ao inserir a taxa de multiplicao a de diviso ser automaticamente calculada, ou vice-versa.
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6.4.
Categorias de Produtos
Uma categoria de produtos tem como objectivo facilitar a gesto de produtos. A estes grupos podem ser associadas listas de preos, definidas margens e parmetros de contabilidade, o que certamente ser bastante mais complicado de fazer para cada um dos produtos individualmente. Para aceder janela de gesto de categorias de produtos deve seleccionar a opo Material Management > Material Management Rules > Product Category. No separador Product Category pode encontrar quatro informaes: o nome da categoria, a politica de material que define a ordem de sada do armazm, a margem planeada, e um ultimo campo fora do mbito deste projecto.
Em Accounting est a informao contabilstica que ser usada por defeito em todos os produtos que fazem parte desta categoria. Para que isso suceda deve ser clicar no boto Copy Accounts que ir copiar as contas para os dados contabilsticos de cada um dos produtos.
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Para saber quais os produtos que esto associados a esta categoria deve consultar o separador Assigned Products. Este um separador de consulta e logo, no editvel. Criar uma unidade de medida No separador Product Category deve criar um novo registo e introduzir os campos referentes ao nome da categoria, politica de material e margem planeada. No separador referente contabilidade, devem ser introduzidos as contas pr-definidas para todos os produtos associados a esta categoria. Quando todos os produtos estiverem associados, deve ser usar-se o boto Copy Accounts a fim de definir os mesmos parmetros para cada um dos produtos. Se desejar consultar os produtos associados a esta categoria recorra ao ltimo separador.
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6.5.
Produtos
Nesta opo devem ser definidos todos os produtos existentes, incluindo os vendidos, consumidos/usados ou comprados pela organizao. A opo que d acesso a estes dados a opo Material Management > Material Management Rules > Product. Uma vez que este um tema com muita informao, vamos tratar cada separador em particular.
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6.5.1.
Product
sobre o produto
Neste separador encontra-se a informao propriamente dito, nomeadamente nos campos:

o o o o o o
o o
Name: designao do produto UPC/EAN: cdigo de produto do standard Universal Bar Code ou European Article Number Product Category: categoria de produtos em que o produto se insere Tax Category: categoria de impostos em que o produto se insere UOM: unidade de medida usada Product Type: que pode ser recurso, servio, despesa ou online (ao seleccionar este dados os campos da janela podem sofrer alteraes) Guarantee Days: dias de garantia Version No: verso do produto (podem existir vrias)
Existem alguns campos que informam sobre os detalhes fsicos do produto, nomeadamente peso (weight), volume (volume), unidades por palete (units per pallet), entre outros
Finalmente as check boxes:

o o o o
Stocked: seleccionado caso a empresa armazene este produto Purchase: caso a empresa compre este produto Bill of Materials: caso seja um produto constitudo por outros produtos Discount: se desejar tornar o produto indisponvel. Deve preencher o campo discountinued para fixar a data limite de disponibilidade
Se o produto for um bill of materials a janela passar a ter o seguinte aspecto:
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Neste caso deve utilizar o separador correspondente (a desenvolver mais adiante) para introduzir os produtos que entram na constituio deste produto. Com o boto Verify BOM ir confirmar que todos os dados esto correctos. Se desejar que na factura constem os produtos constituintes do BOM deve seleccionar a box Print details records on pick list. Por fim, existem trs campos utilizados nica e exclusivamente para produtos a vender via Internet.
6.5.2.
Bill of Materials
Bill of Materials um produto constitudo por outros produtos e/ou servios, mas que tratado como qualquer outro produto. O preo deste tipo de produto calculado atravs de uma soma dos produtos que o compe. Um bom exemplo deste tipo de produto ser um computador que composto por um disco rgido, um processador, monitor, entre outros produtos e ao qual pode se adicionar, por exemplo, o servio de construo do computador. Para criar um produto Bill of Materials o utilizador deve comear por clicar no separador Product na check box Bill of Materials como j foi explicado na seco anterior. Depois deve ir ao separador Bill of Materials que ter o seguinte aspecto:
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Nesta janela o utilizador pode encontrar toda a informao necessria, podem at existir quantos registos forem precisos, correspondendo cada um, a um produto ou servio que constitui o produto final. Cada registo composto pelo campo Product onde se indica a denominao do produto final, Line que corresponde linha do Bill of Materials ou, por outras palavras, ordena a lista dos materiais que constituem o produto final, BOM Type que nos diz se o produto indicado em seguida obrigatrio, opcional ou se pode ser utilizado mais que um produto para alm do apontado, BOM Product campo onde enumerado o produto que vai compor o Bill of Material (seleccionado entre os produtos j existentes) e por ltimo BOM Quantitity que representa o nmero de produtos indicados anteriormente. Caso esteja a criar um BOM tem de se dirigir ao separador inicial e carregar no boto Verify BOM para concluir o processo.
6.5.3.
Substitute
Por vezes o produto desejado pode no estar disponvel quer seja por ruptura de stock ou por qualquer outra razo. Neste separador so apresentados os produtos que podem a vir a substituir o inicial. Desta forma um cliente poder ter a possibilidade de escolher produtos alternativos. Neste separador s existem duas informaes, o nome da substituio e o produto substituto no campo com o mesmo nome.
6.5.4.
Replenish
Para obter uma gesto mais eficaz dos stocks de cada produto, permitido criar nveis de stock. Neste caso podemos optar por definir nveis mnimos ou mximos desejveis.
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Os trs campos existentes definem essas medidas. O campo Replenish Type indica o nvel (mnimo, mximo, etc) enquanto que os outros campos definem os valores mnimos e mximos do nvel.
6.5.5.
Purchasing
Se o produto definido no for de fabrico prprio, isto se se tratar do comrcio de um produto este separador, entre outras informaes relevantes, permite definir quais os fornecedores (de entre os j existentes) a quem pode ser adquirido este item. Esta informao meramente estatsticas, no obrigando a qualquer ordem de compra ou compromisso de compra.
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Nesta janela encontra as seguintes informaes:

o o o o o o o o o o o o o o
Business Partner: fornecedor sobre o qual exercida a compra UPC/EAN: cdigo de produto do standard Universal Bar Code ou European Article Number Currency: moeda utilizada na compra List Price: preo que consta na lista de preos usada para esta compra PO Price: preo efectivo de compra (no vinculativo) Last PO price: preo praticado na ltima compra do produto UOM: unidade de medida usada Mininum Order Qty: nmero de unidades mnimas por pedido de compra Promised Delivery Time: tempo estimado necessrio para a entrega do produto Cost per Order: custo de cada ordem de compra Price Effective: preo efectivo Last Invoice Price: preo praticado na ltima factura Order Pack Qty: quantidade por cada pacote encomendado Actual Delivery Time: o tempo actual estimado para a entrega
Por fim, a check box Discontinued indica se o fornecedor faz o fornecimento do produto ou deixou de o executar.
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6.5.6.
Business Partner
Aqui poder encontrar informao sobre quais o parceiros de negcio que procedem, ou podero proceder, compra deste produto.
6.5.7.
Costing
Neste separador poder encontrar os custos associados a este produto.
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A maior parte destes campos no oferece nova informao, trata-se de um resumo dos custos implcitos a este produto. No entanto, pode adicionar informao atravs do campo Current Cost Price, ou seja pr o custo corrente. O campo Future Cost Price indica o custo futuro do produto e determinado tendo em considerao as politicas de custos que esto definidas.
6.5.8.
Price
No separador Price pode consultar os preos assumidos pelo produto nas diversas listas de preos onde este se inclui. Cada registo apresenta os trs tipos de preos presentes numa lista de preos: preo de lista, preo standard e preo limite.
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Embora possa inserir preos directamente atravs deste separador, sugerimos que o utilize apejas para consulta, e defina os preos atravs das listas de preos, garantindo assim uma maior consistncia. O preo de um BOM ir surgir como zero. No entanto, e como j foi referido, esse preo ser obtido pela soma de todos os produtos que o compem.
6.5.9.
Accounting
Em conformidade com outras janelas tambm esta apresenta o separador referente contabilidade, onde podem ser consultadas e/ou editadas as informaes contabilsticas referentes ao produto.
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6.5.10.
Transactions
Todas as transaces/movimentos realizados com este produto podem ser consultadas aqui, nomeadamente: localizador, quantidade movimentada, data e tipo, remessa ou linha de recibo, linha fsica de inventrio, linha de movimento ou linha de produo.
6.6.
Assets
6.7.
Controlo de Lotes
6.8.
Controlo de Nmeros de Srie
6.9.
Atributos de Produtos
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7. Preos
Neste software os preos para fornecedores e clientes so estipulados por listas de preos, sendo que podero ser criadas quantas listas forem necessrias, sejam elas por cliente, tipo de cliente, perodos de tempo ou qualquer outro critrio. Assim, tudo o que possa ser comprado ou vendido deve estar previamente estipulado em pelo menos uma lista de preos. A acompanhar as listas de preos surge um outro conceito, os esquemas de desconto. Estes esquemas permitem estipular descontos a realizar sobre os valores definidos nas listas de preos. Sugerimos que o utilizador defina duas listas de preos, uma para compras (fornecedores) e outra para vendas (clientes). Sobre essas listas e de acordo com o cliente ou fornecedor deve ser aplicado um esquema de desconto. Poder optar tambm por ter vrias listas de preos e no utilizar esquemas de desconto. Numa lista de preos cada item ter sempre trs preos associados, o preo listado, o preo standard e o preo limite. O preo listado usado para clientes que recebem descontos, o preo standard o preo apresentado por defeito e o preo limite serve para que, caso em algum momento se tente vender o produto abaixo desse preo surja um aviso, mas esta situao no impede que o preo seja ultrapassado. O mesmo se aplica aos fornecedores. Todas as listas de preos tero verses, o que permite manter listas de preos paralelas, para diferentes perodos de tempo. Podemos, por exemplo, ter uma lista de venda para Janeiro, outra no ms de Fevereiro, outra em Maro, etc. Em cada verso de uma lista um produto ter apenas um registo, ou seja um preo listado, um preo standard e um preo limite.
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7.1.
O Worflow Price
Para consultar este workflow v opo Material Management > Material Management Rules > Price List Setup.
Atravs desde esquema podemos visualizar o que j anteriormente foi descrito. Deve existir uma (ou as necessrias) lista de preos base que por sua vez deve estar associada a um (ou mais) parceiro de negcio, mediadas por um esquema de desconto. Esta a forma mais simples e eficaz de gerir os preos dos produtos. Podemos constatar o aparecimento de um novo conceito, o esquema de lista de preos. Trata-se de uma forma de flexibilizar/parametrizar uma lista de preos e permitir a edio de alguns dados. Na prtica isto permite ter mais que um tipo de lista de preos.
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7.2.
Esquemas de Lista de Preos
7.3.
Listas de Preos
A opo de gesto de listas de preos est disponvel em Material Management > Material Management Rules > Price Lista e tem o seguinte aspecto:
No separador Price List encontrar as informaes bsicas, nomeadamente: o Name: nome da lista de preos o Currency: moeda usada na lista de preos o Sales Price List: indica se uma lista usada para compras ou vendas o Enforce price limit: para indicar que o preo indicado no deve, em momento algum, estar abaixo do preo limite o Default: caso esta seja a lista de preos a utilizar por defeito o Price includes Tax: caso a lista de preos j inclua impostos, tambm conhecido como preo bruto Relembramos que possvel, e desejvel, constituir verses das listas de preos ( prefervel a criar um nova lista). Essa gesto realizada atravs do separador Version.
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Uma lista de preos ter, pelo menos, uma verso. Cada verso composta pelos dados que constam neste separador, nomeadamente:
o o o o
Price List: nome da lista de preos a que respeita a verso Name: designao da verso Price List Schema: o esquema de preos a utilizar nesta verso Base Price List: a lista de preos usada como base na criao da actual verso (o campo pode ser deixado em branco, caso no exista uma base) Valid from: data a partir da qual a verso ser vlida.
Por ltimo o separador Product Price constitui as vrias linhas da lista de preos, ou para ser mais correcto da verso da lista de preos. Existe uma linha para cada produto presente na lista, sendo que cada linha composta pela designao do produto que consta no campo Product, e pelos trs preos associados, preo de lista, preo standard e preo limite. Recordamos que em cada verso de uma lista de preos, pode apenas constar uma vez cada produto, isto em caso algum possvel um produto ter dois preos limites, standards ou de lista.
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Criar uma lista de preos No separador Price List, crie um novo registo definindo o nome da lista e a moeda a usar. Tenha ateno s vrias check boxes existentes, que foram anteriormente descritas, e seleccione as desejadas. Ser necessrio criar pelo menos uma verso da lista de preos. Consulte o item seguinte criar uma verso da lista de preos. Criar uma verso da lista de preos Para criar uma verso da lista de preos necessrio em primeiro lugar seleccionar a lista de preos sobre a qual deseja criar a verso, para isso dirija-se ao separador Price List e seleccione a lista desejada. Com a lista seleccionada deve, agora, seleccionar o separador Version onde vai introduzir o nome da verso, o esquema de listas de preos a que obedece (no mbito deste projecto apenas usada a standard) e a data de incio para a verso. Finalmente, e apenas se tiver introduzido uma lista de preos base (campo Base Price List), deve carregar no boto Create Price List. Este ir gerar a seguinte janela:
Esta opo permite-lhe gerar uma lista igual definida como lista de preos base, ou seja uma cpia de todas as linhas. Caso tenha introduzido linhas na verso que est agora a criar, pode clicar na opo Delete old/existing records que ir apagar os registos j existentes e fazer uma cpia perfeita da lista de preos base. Caso no seleccione esta opo e os registos entrem em conflito, isto se existir uma linha com o mesmo produto, ser mantido o registo que consta na verso da lista que est a ser criada. 89/138
O processo ser confirmado pela seguinte mensagem:
Criada a verso da lista de preos, e independentemente de ter sido criada com base numa outra, necessrio criar e/ou editar as linhas da verso. Para isso, o utilizador deve recorrer ao separador Product Price. A deve editar os registros existentes, actualizando os trs preos do produto, ou criar novos registros para os produtos que ainda no constem na verso, introduzindo igualmente os preos de lista, standard e limite.
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7.4.
Esquemas de Desconto
Nesta opo, acessvel a partir de Material Management > Material Management Rules > Discount Schema, so geridos os descontos a utilizar sobre as listas de preos, definindo o utilizador as percentagens de desconto a usar. No primeiro separador desta opo, Discount Schema, esto disponveis os campos Name, o nome definido para o esquema de desconto e Discount Type que define o tipo de desconto, isto se o desconto ter por base uma percentagem fixa, ou por outro lado, ter em conta o nmero de produtos comprados. Se o tipo de desconto for definido por uma percentagem fixa (opo Flat Percentc), o valor desse mesmo desconto poder ser encontrado no campo Flat Discount %.
Caso o tipo de desconto seleccionado for um intervalo (Breaks), o utilizador deve dirigir-se ao separador Discount Break onde poder encontrar a restante informao.
Aqui podemos encontrar os seguintes campos: 91/138
o o o o o o
Discount Schema: designao do esquema de desconto seleccionado e ao qual se refere este intervalo. Sequence: define a sequncia da linha no actual esquema de desconto Product Category: a que categoria de produtos aplicado este esquema de desconto Product: a que produto aplicado este esquema de desconto (em alternativa ao uso do campo anterior) Break Value: a partir de que quantidade aplicado o desconto Break Discount %: percentagem de desconto a aplicar
Como podemos verificar em ambos os separadores existe uma check box B. Partner Flat Discount. Ao seleccionar esta opo o campo relativo percentagem de desconto omitido. O desconto passa, ento, a ser realizado de acordo com a percentagem definida para cada parceiro de negcio. Criar um esquema de desconto Dirija-se ao separador inicial, crie um novo registro e insira os dados referentes designao e tipo de desconto. Se seleccionar o tipo de desconto Flat Percent deve definir a percentagem de desconto a realizar atravs do campo Flat Percent % ou da check box B. Partner Flat Discount. Se optar pelo tipo de desconto Breaks deve recorrer ao seguinte separador de forma a definir os intervalos. Podero ser definidos quantos registos forem necessrios. Para criar um intervalo deve criar um novo registro, definir qual a categoria de produto ou produtos que deve afectar, o valor a partir do qual ser realizado o desconto e o valor desse desconto. Para definir o valor do desconto pode optar pelo campo Break Percent % ou pela check box B. Partner Flat Discount.
7.5.
Definir Listas de Preos para Parceiros de Negcio
Consulte o tema Parceiros de Negcio / Terceiros, sobretudo os subtemas Clientes e Fornecedores.

7.6.
Definir Esquemas de Desconto para Parceiros de Negcio
Consulte o tema Parceiros de Negcio / Terceiros, sobretudo os subtemas Clientes e Fornecedores.

7.7.
Sugestes para Definir Listas de Preos e Esquemas de Desconto
Este tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso. 92/138
8. Compras
possvel gerar uma ordem de compra a partir de uma ordem de venda e criar, depois, uma factura ou um recibo sem ter de inserir de novo toda a informao. Para isso, existem as operaes criar de ou em ingls create from. Uma ordem de compra um documento opcional, uma vez que possvel criar uma factura ou uma remessa sem ter uma ordem de compra.
8.1.
Ordens de Compra
As ordens de compra podem ser consultadas atravs da opo Requesition-to-Invoice > Purchase Order. O aspecto ser o seguinte:
No separador Purchase Order existem os campos: o Target Document Type: que se refere ao tipo de documento a criar. Actualmente existe, apenas, a opo ordem de compra o Data Ordered: data da ordem o Data Promised: data da operao o Business Partner: parceiro de negcio a que corresponde a ordem de compra, tipicamente um fornecedor o User/contact: contacto do parceiro utilizado na operao 93/138
Invoice From: a quem deve a ordem de compra ser facturada o Parter Address: morada do parceiro de negcio o Price List: preo que consta na lista o Currency: moeda usada na lista de preos o Company Agent: funcionrio encarregue de realizar a compra o Payment Term: termos de pagamento o Project: deve estar preenchido com o nome do projecto ao qual a compra est associada, caso exista o Campaign: exibe o nome da campanha ao qual esta compra est associada, caso exista associao Caso deseje que o desconto conseguido seja visvel no documento de ordem de compra, deve ter em conta a check box Discount Printed caso deseje. Finalmente a seco status indica o estado do documento.
o
Nota: os campos user/contact, invoice from, partner address, price list e payment term so preenchidos com os valores por defeito para o parceiro de negcio, e podem ser editados. Para consultar as vrias linhas da ordem de compra deve procurar o separador, Purchase Order Line que define individualmente os vrios itens. Ao aceder a este separador, ter a seguinte informao:
Purchase Order: nmero da ordem de compra. Campo no editvel e importado do anterior separador
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o o o o o o o o o o o
Business Partner: parceiro de negcio escolhido para a ordem de compra, que foi inserido no primeiro separador Line: nmero da linha de compra que controla a ordem em que devem surgir os itens Product: produto ao qual a linha de compra se refere Charge: despesa ao qual a linha de compra se refere Ordered Quatity: quantidade do produto ou despesa UOM: unidade de medida do produto seleccionado Unit Price: preo unitrio List Price: preo de lista Discount %: percentagem de desconto obtida Tax: imposto aplicvel na linha de compra Line Net: resultado entre a multiplicao da quantidade pelo preo actual, sem impostos ou despesas
As opes product e charge so mutuamente exclusivas, ou seja no possvel definir valores para ambas. Os campos unit price, list price, tax e discount so automaticamente preenchidos quando seleccionado o produto e tm em conta a lista de preos designada no primeiro separador. Por fim temos o ltimo separador, o Order Tax, que se refere aos impostos agregados ordem de compra. Esta janela tem o seguinte aspecto:
Neste separador podemos encontrar trs novos campos: o Tax: designao do imposto o Tax Amount: montante a pagar de imposto o Tax base Amount: base para o clculo do imposto Como uma ordem de compra pode ter agregados vrios impostos, o utilizador deve navegar pelo separador e consultar toda a informao referente aos impostos existentes. Criar uma ordem de compra Dirija-se ao separador Purchase Order e crie um novo registo. Defina pelo menos os campos obrigatrios, ou seja o parceiro de negcio, as 95/138
datas, e se necessrio edite os dados assumidos por defeito aquando da escolha do parceiro. Aps esta operao deve criar as linhas de ordem de compra, sendo que obrigatrio a existncia de pelo menos uma. Consulte o item seguinte criar uma linha de ordem de compra. Depois de criadas as vrias linhas, deve confirmar os dados relativos aos impostos no separador Order Tax e regressar ao primeiro separador. Para terminar deve dirigir-se ao boto da seco status e indicar que a ordem est completa.
Criar uma linha de ordem de compra Para criar uma linha de ordem de compra, em primeiro lugar necessrio seleccionar a ordem de compra sobre a qual deseja criar a linha. Para isso, dirija-se ao separador Purchase Order e seleccione a ordem desejada. Aps esta operao, seleccione o separador Purchase Order Line onde deve introduzir, alm dos campos opcionais, o produto, a quantidade e se necessitar edite os valores que foram obtidos por defeito aquando da escolha do produto. Poder adicionar quantas linhas forem precisas.
8.2.
Recibos de Material
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8.3.
Facturas (Fornecedores)
A opo que realiza a gesto das facturas de fornecedores a opo Requesition-to-Invoice > Invoice (Vendor):
Os campos aqui encontrados so muito semelhantes aos existentes na opo de ordem de compra. Passamos a apresent-los: o Target Document Type: refere-se ao tipo de documento a criar. Actualmente existe apenas a opo factura o Date Invoiced: data da factura o Account Date: data contabilstica da operao o Business Partner: parceiro de negcio a que corresponde a factura o User/contact: contacto do parceiro utilizado nesta operao o Invoice From: a quem deve esta ordem de compra ser facturada o Parter Address: morada do parceiro de negcio o Price List: preo que consta na lista o Currency: moeda usada na lista de preos o Company Agent: funcionrio encarregue de realizar a compra o Project: deve estar preenchido com o nome do projecto ao qual a compra est associada, caso exista o Campaign: exibe o nome da campanha ao qual esta compra est associada, caso exista associao 97/138
Caso deseje que o desconto conseguido seja visvel no documento de ordem de compra, deve ter em conta a check box Discount Printed caso deseje. Por fim a seco status indica o estado do documento. Ainda no mesmo separador possvel encontrar trs novos botes: o Create from: permite criar facturas a partir de uma ordem de compra ou recibo o Generate Receipt: permite criar um recibo de material a partir da factura (tema desenvolvido em Recibos de Material) o Copy from: permite copiar as linhas de uma factura j existente para a nova factura criada Nota: os campos user/contact, partner address e price list so preenchidos com os valores por defeito para o parceiro de negcio, e podem ser editados. Para poder consultar as vrias linhas da factura deve procurar o separador Invoice Line, que define individualmente os vrios itens. Ter exposta a seguinte informao:
o o o o o o o o
Invoice: nmero da factura. Campo no editvel e importado do anterior separador Line: nmero da linha da factura que controla a ordem em que devem surgir os itens Product: produto ao qual a linha de compra se refere Charge: despesa ao qual a linha de compra se refere Invoice Quatity: quantidade do produto ou despesa UOM: unidade de medida do produto seleccionado Unit Price: preo unitrio List Price: preo de lista 98/138
o o o
Discount %: percentagem de desconto obtida Tax: imposto aplicvel na linha de factura Line Net: resultado entre a multiplicao da quantidade pelo preo actual, sem impostos ou despesas
As opes product e charge so mutuamente exclusivas, ou seja no possvel definir valores para ambas. Os campos unit price, list price e tax so automaticamente preenchidos quando seleccionado o produto e tm em conta a lista de preos designada no primeiro separador. O separador Invoice Tax, apresenta um resumo dos impostos agregados factura, como poderemos verificar de seguida:
Neste separador podemos encontrar trs campos: o Tax: designao do imposto o Tax Amount: montante a pagar d imposto o Tax base Amount: base para o clculo do imposto Como uma factura pode ter agregados vrios impostos, o utilizador pode navegar pelo separador e consultar toda a informao referente aos impostos existentes. Criar uma factura Crie um novo registo no separador Invoice. Defina pelo menos os campos obrigatrios, ou seja o parceiro de negcio, as datas, e se necessrio edite os dados assumidos por defeito aquando da escolha do parceiro. Aps esta operao deve criar as linhas de factura, sendo que obrigatrio a existncia de pelo menos uma. Consulte os itens seguintes criar manualmente uma linha de factura e criar linhas de factura a partir de uma factura j existente Depois de criadas as vrias linhas deve, confirmar os dados relativos aos impostos no separador Invoice Tax e regressar ao primeiro separador. Para terminar deve dirigir-se ao boto da seco status e indicar que a factura est completa.
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Cria manualmente uma linha de factura Para criar manualmente uma linha de factura , em primeiro lugar necessrio seleccionar a factura sobre a qual deseja criar a linha. Para isso, dirija-se ao separador Invoice e seleccione a factura desejada. Aps esta operao seleccione o separador Invoice Line onde deve introduzir, alm dos campos opcionais, o produto, a quantidade e se necessitar edite os valores que foram obtidos por defeito aquando da escolha do produto. Poder adicionar quantas linhas forem precisas. Criar linhas de factura a partir de uma factura j existente No separador Invoice clique no boto Copy from e seleccione a factura que deseja utilizar para a cpia. Este procedimento copia para a nova factura todas as linhas existentes na factura base. Sugerimos que verifique cada um das linhas da factura, atravs do separador Invoice Line e se necessitar edite as informaes ou crie novos registros.
8.4.
Matching de Recibos e Facturas
8.5.
Relatrios de Compras
8.6.
Requisio de Oramentos
100/138
101/138
9. Gesto de Existncias/Material
9.1. O Armazm
9.2. Movimentos de Existncias/Material

9.3. Inventrio Fsico

9.4. Movimentos de Inventrio

9.5. Produo
9.6. Relatrios da Gesto de Existncias/Materiais

102/138
10.Vendas
No que se refere a venda, oramento, ordem de venda, factura e remessa esta soluo apresenta vrias funes. O utilizador pode, por exemplo, criar um oramento e depois copialo/convert-lo numa ordem de venda que, por sua vez, pode gerar uma factura ou uma remessa. A criao destes documentos no obrigatria podendo, por exemplo, existir uma factura ou remessa sem existir uma ordem de venda.
10.1.
Ordens de Venda
A gesto destas operaes feita atravs da opo Quote-to-Invoice > Sales Order > Sales Order, que apresenta a seguinte janela:
Do separador Order constam os campos: o Target Document Type: refere-se ao tipo de documento a criar. Actualmente existe apenas a opo ordem de venda o Data Ordered: data da ordem o Data Promised: data da operao o Business Partner: parceiro de negcio a que corresponde a ordem de venda, tipicamente um cliente o User/contact: contacto do parceiro utilizado na operao o Invoice to: a quem a ordem de venda deve ser facturada o Parter Address: morada do parceiro de negcio 103/138
Price List: preo que consta na lista o Currency: moeda usada na lista de preos o Invoice Rule: regra usada para emisso da factura o Delivery Rule: regra usada para a entrega dos produtos o Deluvery Via: meio de entrega da venda o Priority: prioridade do documento. til no caso de no existir os produtos suficientes para satisfazer todos os pedidos o Sales Representativet: funcionrio encarregue de realizar a venda o Freight Cost Rule: regra usada para os custos de transporte o Payment Term: termos de pagamento o Project: deve estar preenchido com o nome do projecto ao qual a compra est associada, caso exista o Campaign: exibe o nome da campanha ao qual esta compra est associada, caso exista associao Caso deseje que o desconto conseguido seja visvel no documento de ordem de venda deve ter em conta a check box Discount Printed. Por fim a seco status indica o estado do documento.
o
Nota: os campos partner contact, bill to, partner address, price list, payment term, invoice rule, delivery rule, delivery via e freight cost rule so preenchidos com os valores por defeito para o parceiro de negcio, e podem ser editados. As vrias linhas da ordem de vendam podem ser consultadas no separador Order Line. O separador d-nos a seguinte informao:
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o o o o o o o o o o o o
Sales Order: nmero da ordem de venda. Campo no editvel e importado do anterior separador Business Partner: parceiro de negcio escolhido para a ordem de venda, que foi inserido no primeiro separador Line: nmero da linha de compra que controla a ordem em que devem surgir os itens Warehouse/Service Point: armazm usado para satisfazer o pedido Product: produto ao qual a linha de compra se refere Ordered Quatity: quantidade do produto encomendado UOM: unidade de medida do produto seleccionado Unit Price: preo unitrio List Price: preo de lista Discount %: percentagem de desconto obtida Tax: imposto aplicvel na linha de compra Line Net: resultado entre a multiplicao da quantidade pelo preo actual, sem impostos ou despesas
Os campos unit price, list price, tax e discount so automaticamente preenchidos quando seleccionado o produto e tm em considerao a lista de preos designada no primeiro separador. Para terminar temos o ltimo separador, o Order Tax, que se refere aos impostos agregados ordem de venda:
Neste separador podemos encontrar trs campos: o Tax: designao do imposto o Tax Amount: montante a pagar de imposto o Tax base Amount: base para o clculo do imposto Como uma ordem de venda pode ter agregados vrios impostos, o utilizador pode navegar pelo separador e consultar toda a informao referente aos impostos existentes.
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Criar uma ordem de venda Crie um novo registro no separador Order, e defina pelo menos os campos obrigatrios, ou seja o parceiro de negcio, as datas, e se necessrio edite os dados assumidos por defeito aquando da escolha do parceiro. Aps esta operao deve criar as linhas da ordem de venda, sendo que obrigatrio a existncia de pelo menos uma. Consulte o item seguinte criar manualmente uma linha de ordem de venda e/ou criar linhas de ordem de venda a partir de uma ordem existente. Depois de criadas as vrias linhas, deve confirmar os dados relativos aos impostos no separador Order Tax e regressar ao primeiro separador. Para terminar deve atravs do boto da seco status indicar que a ordem est completa.
Criar manualmente uma linha de ordem de venda Para criar uma linha de ordem de venda, em primeiro lugar necessrio seleccionar a ordem de venda sobre a qual deseja criar a linha. Para isso, v ao separador Order e seleccione a ordem desejada. Aps esta operao, seleccione o separador Order Line onde deve introduzir, para alm dos campos opcionais, o produto, a quantidade e se necessitar edite os valores que foram obtidos por defeito aquando da escolha do produto. Poder adicionar quantas linhas forem precisas. Criar linhas de ordem de venda a partir de uma ordem existente No separador Order clique no boto Copy Lines e seleccione a ordem de venda que deseja utilizar para a cpia. Este procedimento copia para a nova ordem de venda todas as linhas existentes na ordem base. Sugerimos que verifique cada uma das linhas da ordem de venda, atravs do separador Order Line e se necessitar edite as informaes e/ou crie novos registros.
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10.2.
Alterao de Ordens de Venda
Ainda que uma ordem de venda esteja fechada, como foi descrito no tema anterior, esta pode ser alterada. Para isso deve ir opo de gesto das ordens de venda, mais especificamente ao separador Order, seco Status e clicar no boto complete. Ir surgir a seguinte janela:
Seleccione a opo re-activate e proceda s alteraes necessrias. Para terminar o processo, volte a clicar no mesmo boto e escolha a opo close, que encerrar em definitivo o documento.
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10.3.
Facturas (Clientes)
A opo que realiza a gesto das facturas de clientes a opo Quoteto-Invoice > Sales Invoice > Invoice (Costumer):
Neste janela encontramos os seguintes campos: o Target Document Type: refere ao tipo de documento a criar. Actualmente apenas existe a opo factura o Date Invoiced: data da factura o Account Date: data contabilstica da operao o Business Partner: parceiro de negcio a que corresponde a factura o User/contact: contacto do parceiro utilizado nesta operao o Parter Address: morada do parceiro de negcio o Price List: preo que consta na lista o Currency: moeda usada na lista de preos o Company Agent: funcionrio encarregue de realizar a compra o Payment Term: termos de pagamento o Project: deve estar preenchido com o nome do projecto ao qual a compra est associada, caso exista o Campaign: exibe o nome da campanha ao qual esta compra est associada, caso exista associao Caso deseje que o desconto conseguido seja visvel no documento de ordem de compra, deve ter em conta a check box Discount Printed. Por fim a seco status indica o estado do documento. 108/138
No mesmo separador possvel, ainda, encontrar trs botes que permitem: o Create from: criar facturas a partir de uma ordem de compra ou recibo o Generate Receipt: criar um recibo de material a partir da factura (tema desenvolvido em Recibos de Material) o Copy from: copiar as linhas de uma factura j existente para uma nova factura Nota: os campos user/contact, partner address, price list e payment term so preenchidos com os valores por defeito para o parceiro de negcio, e podem ser editados. Para poder consultar as vrias linhas da factura deve procurar o separador Invoice Line, que define individualmente os vrios itens. Ter exposta a seguinte informao:
o o o o o o o o o o o
Invoice: nmero da factura. Campo no editvel e importado do anterior separador Line: nmero da linha da factura que controla a ordem em que devem surgir os itens Product: produto ao qual a linha de compra se refere Charge: despesa qual a linha de compra se refere Invoice Quatity: quantidade do produto ou despesa UOM: unidade de medida do produto seleccionado Unit Price: preo unitrio List Price: preo de lista Discount %: percentagem de desconto obtida Tax: imposto aplicado na linha de factura Line Net: resultado entre a multiplicao da quantidade pelo preo actual, sem impostos ou despesas 109/138
As opes product e charge so mutuamente exclusivas, ou seja no possvel definir valores para ambas. Os campos unit price, list price e tax so automaticamente preenchidos quando seleccionado o produto e tm em conta a lista de preos designada no primeiro separador. O separador Invoice Tax, apresenta um resumo dos impostos agregados factura, como poderemos verificar em seguida:
Neste separador podemos encontrar trs campos: o Tax: designao do imposto o Tax Amount: montante a pagar de imposto o Tax base Amount: base para o clculo do imposto Como uma factura pode ter agregados vrios impostos, o utilizador deve navegar pelo separador e consultar toda a informao referente aos impostos existentes. O ltimo separador o Payment Schedule que define as vrias tranches de pagamento da factura. O aspecto o seguinte:
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Neste ecr existem tantos registros como as tranches em que o pagamento est dividido, sendo que a soma de todas elas totaliza o montante da factura. Neste ecr destacamos os campos: o Payment Schedule: tipo de calendrio de pagamento para a factura o Due Date: data do pagamento da tranche o Amount due: montante a pagar o Discount Date: data limite para o cliente realizar o pagamento e beneficiar do desconto o Discount Amount: valor obtido como desconto Criar uma factura Crie um novo registo no separador Invoice. Defina pelo menos os campos obrigatrios, ou seja o parceiro de negcio, as datas, e se necessrio edite os dados assumidos por defeito aquando da escolha do parceiro. Aps esta operao deve criar as linhas de factura, sendo que obrigatrio a existncia de pelo menos uma. Consulte os itens seguintes criar manualmente uma linha de factura e criar linhas de factura a partir de uma factura j existente Depois de criadas as vrias linhas, deve confirmar os dados relativos aos impostos no separador Invoice Tax e regressar ao primeiro separador. Por fim crie as tranches de pagamentos, veja criar tranches de pagamentos, e no boto da seco status indique que a factura est completa.
Cria manualmente uma linha de factura Para criar manualmente uma linha de factura, em primeiro lugar necessrio seleccionar a factura sobre a qual deseja criar a linha. Para isso, v ao separador Invoice e seleccione a factura desejada. Aps esta operao seleccione o separador Invoice Line onde deve introduzir, para alm dos campos opcionais, o produto, a quantidade e se necessitar edite os valores que foram obtidos por defeito aquando da escolha do produto. Poder adicionar quantas linhas forem precisas.
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Criar linhas de factura a partir de uma factura j existente No separador Invoice clique no boto Copy from e seleccione a factura que deseja utilizar para a cpia. Este procedimento copia para a nova factura todas as linhas existentes na factura base. Sugerimos que verifique cada uma das linhas da factura, atravs do separador Invoice Line e se necessitar edite as informaes ou crie novos registros. Criar tranche de pagamento Por cada tranche deve criar um novo registro no separador Payment Schedule, e definir os campos Due Date e Amount Due. Se for aplicvel pode tambm definir os campos relativos ao desconto. Quando todas as tranches estiverem criadas, assegure-se que a sua soma igual ao total da factura com um clique no boto Validate. Se existir alguma diferena surge uma mensagem a comunicar que no possvel validar o processo. Realize as correces necessrias e termine o processo.
10.4.
Gerar Facturas em Srie
10.5.
Relatrios de Vendas
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11.Pagamentos
Os pagamentos podem ser feitos de trs formas distintas: por caixa, por carto de crdito ou por operaes de transferncia de dinheiro. Para poder utilizar estes meios de pagamento, antes de mais importante definir contas bancrias, caixas, folhas de caixa e meios de pagamento electrnicos.
11.1.
Contas Bancrias
O utilizador pode manter, as contas que desejar, independentemente do banco a que pertenam ou da moeda em que estejam representadas. Cada conta pode estar associada a organizaes ou at mesmo a parceiros de negcio. A opo que gere as contas bancrias encontr-se em System Admin > Organization Rules > Bank. A janela ter o seguinte aspecto:
Neste primeiro separador podemos encontrar as informaes relativas ao banco, designadamente os campos: o Name: nome da instituio o Location/Address: morada da instituio o Rounting n: nmero que identifica o banco. Usado em cheques e transaces electrnicas o Swift Code: identificao do banco perante a Socity of Worldwide Interbank Financial Telecomunications No separador Account encontramos as informaes relativas a contas existentes no banco seleccionado no primeiro separador.
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o o o o o
Account No: nmero da conta Currency: moeda em que a conta est representada a conta Credit limit: crdito limite para conta aprovado pelo banco Current balance: saldo actual Bank Account Type: tipo de conta que pode, por exemplo, ser de poupana, investimento, etc
No seguinte separador, Bank Account Document, so definidos os documentos a usar para esta conta.
Aqui encontramos os campos: o Name: nome do documento o Payment Rule: meios de pagamento utilizados o Current Next: identificador do prximo documento gerado o Check Print Formar: formato do cheque, caso seja seleccionado o cheque como regra de pagamento O separador Payment Processor usado no processamento de pagamentos electrnicos. Este um requisito que no se enquadra neste projecto, pelo que ser desenvolvido num momento mais oportuno. Por fim encontramos o separador Accounting, onde so definidos todos os parmetros relativos contabilidade.
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Criar um banco Crie um novo registo no separador Bank e defina os vrios campos presentes na janela. O campo Swift Code opcional. Criar uma conta bancria Para criar uma conta bancria , em primeiro lugar necessrio seleccionar o banco a que esta pertence. Para isso, dirija-se ao separador Bank e seleccione o banco desejado. Se necessitar crie um banco. Aps esta operao seleccione o separador Account onde deve introduzir os campos relativos conta, especificamente o nmero de conta, moeda, saldo e limite de crdito. Para terminar deve definir os vrios documentos relacionados com a conta no separador Bank Account Document, e definir o parmetros contabilsticos no separador Accounting.
11.2.
Caixas
Cada organizao deve possuir pelo menos uma caixa, geralmente usada para pequenos pagamentos. Por sua vez cada caixa ter vrias folhas de caixa. A opo em System Admin > Organization Rules> Cashbook a funcionalidade que realiza a gesto de caixas. Passmos a apresentar o seu contedo:
Neste ecr podemos apenas encontrar dois campos, Name para o nome da Caixa e Currency para definir a moeda utilizada na Caixa. A check box Default permite definir qual a caixa a usar por defeito. O separador Accounting guarda, como habitual, as definies contabilsticas. Criar uma caixa Aceda opo de gesto de caixas, crie um novo registro e preencha os campos como acima indicad.
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11.3.
Folhas de Caixa
Para realizar a gesto das folhas de caixa o utilizador deve recorrer opo em Open Items > Cash Journal. Esta janela tem a seguinte aparncia:
Detalhamos os campos do separador Cash Journal: o Cash Book: caixa a que se refere a folha de caixa o Name: nome da folha de caixa. Uma forma eficiente de gerir a informao ter uma folha de caixa por dia o Statement date: dia a que se referem os movimentos o Account date: dia contabilstico a que se referem os movimentos o Beging Balance: balano inicial da caixa, ou seja, antes de efectuados o Statement Diference: diferena entre o saldo inicial e o saldo final o Ending Balance: balano final da caixa, ou seja, aps realizados os movimentos No seguinte separador encontramos todos os movimentos da folha de
caixa:
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No separador Cash Line podemos encontrar os seguintes campos: o Line: nmero da linha de folha de caixa. Controla a ordem em que devem surgir os itens o Cash Type: tipo de documento a que se refere o Amount: montante da transaco o Currency: moeda utilizada Sero apresentados novos campos de acordo com o tipo de documento escolhido no campo Cash Type. Se o documento escolhido for uma factura, surge o campo onde se deve por a referncia da factura. Criar uma folha de caixa Dirija-se ao separador Cash Journal e crie um novo registro. Insira, pelo menos, a caixa a que se refere a folha de caixa e o nome. Os restantes dados surgem automaticamente. Depois crie as vrias linhas dessa folha de caixa, atravs do separador Cash line. Para isso insira o nmero da linha, o tipo de documento usado e o montante. De acordo com o tipo de documento usado, pode ser necessrio acrescentar mais dados. Pode criar quantas linhas forem precisas.
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11.4.
Pagamentos
A opo de pagamento encontrada em Open Items > Payment e tem o seguinte aspecto:
Aqui encontramos os seguintes campos: o Document Type: tipo de documento. Pode ser recebimento ou pagamento o Transaction Date: data do pagamento o Business Partner: parceiro de negcio a que corresponde o pagamento o Invoice: factura qual o pagamento est associado, caso exista o Projecto: projecto ao qual o pagamento est associado, caso exista o Campaing: campanha qual o pagamento est associado, caso exista o Payment amount: montante pago o Discount amout: desconto obtido (calculado automaticamente) o Currency: moeda em que o pagamento realizado o Check box Over/Under Payment: est seleccionada caso se trate de um pagamento parcial o Write-off Amount: montante no pago, caso se trate de um pagamento parcial o Tender Type: mtodo de pagamento (cheque, dinheiro ou outro) 119/138
De acordo com o mtodo de pagamento seleccionado so apresentados campos com informao sobre o mesmo. Por exemplo no caso de um cheque, os campos apresentados so:
Criar um pagamento Dirija-se opo de gesto de pagamentos e crie um registro. Defina os campos obrigatrios, expressamente o tipo de documento, data, parceiro de negcio, montante, meio de pagamento e respectivos dados. Por fim complete a operao recorrendo ao boto Document Action da seco Status.
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12.Outros / Localizao
12.1.Esquema de Contabilidade / Contas
Como j foi referido este software est preparado para responder s necessidades prprias de cada pas, no que diz respeito ao sistema contabilstico. Neste caso, e uma vez que o nosso objectivo seria adaptar o software ao mercado portugus iremos centrar-nos apenas nessa questo. Para satisfazer as necessidades do mercado portugus foi criado um esquema de contas que deve ser carregado para o sistema conseguindo, desta forma, obter os lanamentos contabilsticos de acordo com o exigido pelas leis portuguesas. Para realizar o carregamento de contas, primeiro que tudo necessrio obter o ficheiro. Esse ficheiro pode ser obtido atravs do site oficial deste projecto. A operao de carregamento dos dados no sistema realizada ao mesmo tempo que criado o cliente de sistema. Consulte o tema Implementao Inicial / Criao de um Cliente de Sistema. Para alm do sistema principal de contas o utilizador pode, ainda, recorrer a outros sistema de contabilidade. Esta situao permite apresentar dados contabilsticos a diversas entidades, e fazer vrias anlises contabilistas recorrendo a sistemas de contas diferentes. Para saber mais consulte o tema Instalao de Um Sistema de Contas.
12.2.Idioma
O sistema traz includo a lngua inglesa, francesa e alem. Mas, possvel adicionar novos idiomas e realizar a traduo do software. Para obter mais informaes sobre esta operao consulte o Tema Instalao de Um Idioma. A opo para a janela do idioma General Rules > System Rules > Language.
12.3.A Moeda
Pode acedider-se moeda na janela General Rules > System Rules > Currency. O sistema traz j defindas vrias moedas. Mas, sempre que for necessrio criar uma nova moeda ou editar a moeda de uma dado pas, pode realizar a redefinio atravs desta opo.
12.4.Pases, Regies e Cidades

O software j traz definidos todos os pases ISO, que podero ser consultados na opo General Rules > System Rules > Country Region and City. Se for necessrio esta informao pode ser complementada com informao adicional, como sejam regies e cidades de um dados pas, recorrendo para isso aos trs separadores existentes, Country, Region ou City. 121/138
Atravs desta opo possvel, ainda, configurar o formato de moradas, cdigo postal e telefones.
13. Instalao de Um Sistema de Contas

O software Compiere PT permite ao utilizador usar em simultneo mais que um sistema de contas. Passamos a explicar o procedimento. Este tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso.
14.Importao de Dados
O software Compiere PT disponibiliza ferramentas que permitem ao utilizador importar dados evitando, assim, a morosa tarefa de criar de novo os dados. Passamos a explicar os vrios processos ao seus dispor.
14.1.
Importar Parceiros de Negcio / Terceiros
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15.Instalao de Um Idioma
O software Compiere PT est disponvel em alguns idiomas e pode ser traduzido para o idioma que o utilizador quiser. Mas, a criao de uma traduo do software no um processo linear, razo pela qual nos vamos debruar apenas sobre como utilizar as tradues j existentes.
15.1.Download do Pacote
Para ver quais os idiomas disponveis deve dirigir-se ao repositrio oficial de ficheiros do projecto Adempiere, https://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=176962. Seleccione o pacote de idioma que deseja, este vai lev-lo a um novo site com as vrias verses desse pacote. Aconselhamos que realize o download da verso, de acordo com a verso que dispe do software Adempire. Descompacte os ficheiros para os poder utilizar. Vai verificar que o ficheiro que descarregou um ficheiro compactado com um conjunto de ficheiros XML. Os ficheiros includos tero o seguinte formato:
<nome da tabela>_Trl_<idioma>
Por exemplo Ad_Window_Trl_pt_PT ou Ad_Window_Trl_pt_BR, onde pt_PT significa portugus de Portugal e pt_BR portugus do Brasil.
15.2.Instalao do Pacote
Efectue o login no sistema com o utilizador System e seleccione por exemplo, o idioma ingls que o idioma que o software disponibiliza por defeito. Uma vez que vai realizar uma tarefa de administrao do sistema ,seleccione como Role o System Administrator.
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Dirija-se janela Language:
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Seleccione o idioma que deseja importar para o sistema, neste caso espanhol do Mxico:
Carregue na opo para alternar para a vista de dados da barra de ferramentas:
Certifique-se que as check boxes Active e System Language esto seleccionadas e carregue no boto Language Maintenace. Ir surgir a seguinte janela:
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Seleccione a opo Add Missing Translationes e clique em Ok. possvel que este processo demore alguns minutos. Aguarde at que termine! Depois de ter terminado o processo, dirija-se janela Translation Import/Export:
Seleccione o idioma que deseja importar deixando os restantes campos no seleccionados.
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Clique no boto Import. Ir surgir uma nova janela:
Seleccione a pasta onde se encontram os ficheiros XML, referentes ao pacote do idioma, descarregados e descompactados anteriormente. Este processo pode demorar alguns minutos. Aguarde que termine! Execute o processo Synchronize Terminology para finalizar o processo de instalao de um novo idioma.
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Com a concluso do processo, com sucesso, surge a seguinte janela:
15.3.Testar
Para verificar se o idioma foi adicionado ao sistema, basta realizar o login com qualquer utilizador, seleccionando na opo do idioma aquele que supostamente adicionou. Aconselhamos que navegue por algumas opes para confirmar que todo o software foi traduzido para o idioma por si adicionado.
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16.Temas a Desenvolver na Prxima Verso

Criar novo campo de dados (excepto combo box's): aceder ao sistema como SuperUser ou System criar o elemento a utilizar(element). Ver Criar elemento criar uma nova coluna na tabela a utilizar(column). Ver Criar nova coluna numa tabela ir opo Application Dictionary > Windows, Tab & Field na tab window procurar a janela onde deseja inserir o novo campo de dados seleccionar a janela desejada. Seleccionado a tab tab possvel verificar todas as tabs existentes nessa janela na tab tab seleccionar a tab da janela desejada. Seleccionado a tab Field Sequence possvel ver a organizao dos vrios campos de dados na tab. Seleccionando a tab Field possvel ver todos os campos existentes nessa tab na tab Field criar um novo registo/campo com entity type user maintained. O campo Name corresponde designao que ir aparecer na janela, enquanto que a column se refere coluna criada anteriormente na tab Field Sequence ser gerido a ordem de apresentao do campo criado
Criar novo campo de dados em formato combo box: aceder ao sistema como SuperUser ou System criar um tabela e as colunas da tabela para suportar os novos dados. Ver criar tabela. A tabela deve obedecer ao formato default de tabelas do Compiere na base de dados depois de criada a tabela e respectivas colunas na base de dados e no sistema o utilizador deve criar uma referencia a uma tabela. Ver Criar referencia a uma tabela criar um nova coluna na tabela onde vai ser includo este novo dado (ou seja a tabela da janela onde se pretende inserir este novo campo. Por exemplo janela business partner tabela business partner). Ver Criar nova coluna numa tabela tendo em conta que o campo reference ser igual a Table, Reference Key igual ao key column designado aquando da criao da referencia e lenght igual ao lenght de um ID -2 2. ATENO: no nome desta nova coluna deve ser igual ao nome da coluna primary key da tabela a que se refere, ou seja esta nova coluna ser uma foreign key e como tal este valor corresponde ao valor da primary key da tabela referencia e como tal deve ter preferencialmente o nome igual por uma questo de sintaxe (explicar isto melhor). Ter em ateno que o campo deve ter o nome de acordo com o seguinte xxx_ID tendo em ateno que case sensitive e que por tanto crucial estar ID em maisculas se possvel o utilizador deve confirmar a criao dessa coluna na base de dados 129/138
aps criado o suporte para o campo o utilizador pode finalmente adicionar a combo box janela desejada. Para isso deve ir opo Application Dictionary > Windows, Tab & Field na tab window procurar a janela onde deseja inserir o novo campo de dados seleccionar a janela desejada. Seleccionado a tab tab possvel verificar todas as tabs existentes nessa janela na tab tab seleccionar a tab da janela desejada. Seleccionado a tab Field Sequence possvel ver a organizao dos vrios campos de dados na tab. Seleccionando a tab Field possvel ver todos os campos existentes nessa tab na tab Field criar um novo registo/campo com entity type user maintained. O campo Name corresponde designao que ir aparecer na janela, enquanto que a column se refere coluna criada anteriormente na tab Field Sequence ser gerido a ordem de apresentao do campo criado o novo campo foi criado. O utilizador deve aceedr a essa janela e confirmar se o campo foi efectivamente adicionado
Desactivar (sem apagar ) um campo de dados de uma janela: aceder ao sistema como SuperUser ou System ir opo Application Dictionary > Windows, Tab & Field na tab window procurar a janela onde deseja desactivar o novo campo de dados seleccionar a janela desejada. Seleccionado a tab tab possvel verificar todas as tabs existentes nessa janela a tab tab seleccionar a tab da janela desejada. Seleccionado a tab Field Sequence possvel ver a organizao dos vrios campos de dados na tab. Seleccionando a tab Field possvel ver todos os campos existentes nessa tab na tab Field Sequence retirar o campo da janela sequence para a janela available choices opcionalmente esta ltima operao tambm pode ser realizada na tab field desseleccionado o campo active
Criar elemento: aceder ao sistema como SuperUser ou System ir opo Application Dictionary > Element na tab element criar um novo registo/elemento com entity type user maintained ao realizar a operao guardar ou ao mudar de tab ser criado o novo elemento no necessria qualquer operao na tab used in column Criar nova coluna numa tabela: 130/138
aceder ao sistema como SuperUser ou System criar o elemento a utilizar ir opo Application Dictionary > Table and Column Procurar a tabela onde deseja inserir o novo campo / coluna (column) Seleccionar a tabela desejada. Seleccionado a tab column possvel verificar todas as colunas dessa tabela na tab column criar um novo registo/column com entity type user maintained . O campo DB Column Name corresponde ao nome da coluna na base de dados, o system element deve corresponder ao elemento que antes criado, length corresponde ao nmero de caracteres utilizado pelo campo e a reference ao tipo de dado (pode ser desde booleano, a um nmero, string, combo box, ...) seleccionar a opo Synchronize Column. O resultado a criao da coluna na base de dados. Criar um novo utilizador para um business partner (empregado, fornecedor ou cliente): aceder ao sistema como Administrador do cliente, ou com um utilizador com as permisses adequadas O business Partner deve ser criado anteriormente. Ver criar um novo business Partner ir opo System Admin > Partner Relations > Business Partner Rules > Business Partner na tab Business Parner seleccionar o business partner para o qual deseja criar o novo utilizador seleccione a tab Contact (User) e crie um novo registo. O campo Nome ser o nome do contacto e no caso de desejar criar um utilizador conveniente acrescentar a password ao realizar a operao guardar ou ao mudar de tab ser criado o novo contacto, mas no um utilizador. Para isso deve continuar para o prximo passo os seguintes passos parecem inteis com o contacto sobre o qual deseja criar o utilizador seleccionado deve seleccionar a tab BP Access. Nesta tab deve criar um novo registo, seleccionando o tipo de acesso que deseja para o utilizador e assegurando-se que a check box active est seleccionada para criar o utilizador dever na verdade editar o utilizador criado anteriormente. Ver editar utilizador
Criar tabela: aceder ao sistema como SuperUser ou System consultar o ponto Tabelas Compiere na base de dados consultar o ponto Tabelas Compiere no sistema ver Criar tabela e respectivas colunas na base de dados ver Criar tabela e respectivas colunas no sistema 131/138
Criar tabela e respectivas colunas na base de dados: aceder ao sistema como SuperUser ou System consultar o ponto Tabelas Compiere na base de dados ir opo System Admin > General Rules > SQL Process executar o comando SQL de criao da tabela e respectivas colunas, de acordo com o ponto Tabelas Compiere. Deve devolver resultado = 0, sinal que o comando foi executado sem erros aceder manualmente base de dados e executar o seguinte comando SQL: ALTER TABLE XX_NomeTabela ADD PRIMARY KEY (XX_NomeTabela_ID ); Deve devolver resultado = 0, sinal que o comando foi executado sem erros se possvel, aps a definio da primary key realizada anteriormente, devem ser tambm definidas foreign keys se essas existirem opcionalmente estas operaes podem ser feitas directamente na base de dados aps criada a tabela na base de dados necessria criar-la tambm no sistema. Ver Criar tabela e respectivas colunas no sistema Criar tabela e respectivas colunas no sistema: aceder ao sistema como SuperUser ou System consultar o ponto Tabelas Compiere no sistema ir opo Application Dictionary > Table and Column na tab table criar um novo registo/tabela com entity type user maintained. O campo DB Table Name deve corresponde designao da tabela anteriormente criada na base de dados, enquanto que o Name se refere ao nome da tabela para no sistema Compiere Ainda na tab table o utilizador deve carregar na opo Create Columns from DB que cria por cada coluna existente na base de dados um coluna correspondente no sistema Compiere aps surgir a informao de que as tabelas foram criadas no sistema deve ir tab Column onde deve confirmar ou se necessrio alterar os parmetros das colunas de acordo com o esquema descrito em Tabelas Compiere no sistema a tabela e respectivas esto criadas no sistema Criar referencia a uma tabela: aceder ao sistema como SuperUser ou System ir opo Applicacion Dictionary > Reference na tab Reference criar um novo registo/referencia com entity type user maintained. O campo Name corresponde ao nome da referencia, enquanto que a validation type deve ser Table Validation ao seleccionar esta ltima opo Table Validation o utilizador, se todo estiver correcto, pode confirmar que a tab Table Validation desbloqueada na tab Table Validation criar um novo registo/validao com entity type 132/138
user maintained. No campo Table deve ser seleccionada a tabela criada anteriormente, no campo Key Column deve ser seleccionada a primary key da tabela, enquanto que no campo Display column seleccionada a informao que ir aparecer na combo box ao realizar a operao guardar ou ao mudar de tab ser criado a nova referencia. A partir deste momento possvel criar combo boxs (tambm conhecidas por drop-down-box) em qualquer janela. A combo box vai exibir os dados configurados Tabelas Compiere na base de dados: Cada tabela na base de dados para que funcione de forma adequada com o Compiere tem de respeitar o default de tabela, assim a tabela deve apresentar a seguinte estrutura:
CREATE TABLE XX_NomeTabela ( AD_CLIENT_ID NUMBER(10) NOT NULL, AD_ORG_ID NUMBER(10) NOT NULL, ISACTIVE CHAR(1 BYTE) DEFAULT 'Y' NOT NULL, CREATED DATE DEFAULT SYSDATE NOT NULL, CREATEDBY NUMBER(10) NOT NULL, UPDATED DATE DEFAULT SYSDATE NOT NULL, UPDATEDBY NUMBER(10) NOT NULL, XX_NomeTabela_ID INTEGER NOT NULL, MATNR SMALLINT NOT NULL, COLORNR SMALLINT NOT NULL, NAME VARCHAR(100) NOT NULL, NAMESHORT VARCHAR(100) NOT NULL );
onde a negrito itlico se representam as colunas por defeito e a itlico exemplos de colunas adicionais. exemplo de criao de uma tabela numa base de dados postgres o seguinte comando:
CREATE TABLE AA_Cargo1 ( AD_CLIENT_ID NUMERIC(10) NOT NULL, AD_ORG_ID NUMERIC(10) NOT NULL, ISACTIVE character(1) DEFAULT 'Y' NOT NULL, CREATED timestamp without time zone DEFAULT now() CREATEDBY NUMERIC(10) NOT NULL, UPDATED timestamp without time zone DEFAULT now() UPDATEDBY NUMERIC(10) NOT NULL, AA_Cargo1_ID NUMERIC(10) NOT NULL, DESIGNACAO character varying(100) NOT NULL );
NOT NULL, NOT NULL,
Tabelas Compiere no sistema: Cada tabela Compiere para que funcione de forma adequada tem de respeitar o default de tabela no sistema, assim as colunas dessa tabela devem obedecer seguinte estrutura: DB Column Name Name & L Referenc eng e & Default Logic Check box seleccionad 133/138
Dynamic Validation
System Element
AD_CLIENT_I D AD_ORG_ID
ht Client Organization 22 22
Referenc e Key Table Direct Table Direct Yes-No
as @#AD_Client_I Active, D@ Mandatory @#AD_Org_ID @ Y Active, Mandatory Active, Mandatory, Updateable Active, Mandatory Active, Mandatory Active, Mandatory AD_Org Security calidation
ISACTIVE
Active
CREATED CREATEDBY UPDATED UPDATEDBY
Created CreatedBy Updated Updated By nome
7 22 7 22 22
Date+Tim e Table -> AD_User Date+Tim e Table -> AD_User ID
Id da tabela Restantes campos
Key Column, Mandatory
De acordo com o utilizador desejas neste campo
De assinalar que o Entity type sempre user maintained. Inserir manualmente um registo na base de dados: aquando da insero de um registo manual na base de dados deve ser tido em conta que os campo por defeito nas tabelas devem obedecer as seguinte regras:
AD_CLIENT_ID > ID
1000000 -> pode ser visto na opo System Admin > General Rules
Security > User: atravs da opo eliminar possvel ver o dos utilizadores AD_ORG_ID 0 -> pode ser visto na opo System Admin > Organization Rules > > Organization: atravs da opo eliminar possvel ver o ID das organizaes ISACTIVE Y se deseja que seja activo ou no, por defeito Y CREATED por defeito ser a hora de sistema CREATEDBY 1000000 -> pode ser visto na opo System Admin > General Rules > Security > User: atravs da opo eliminar possvel ver o ID dos utilizadores UPDATED por defeito ser a hora de sistema UPDATEDBY 100 -> pode ser visto na opo System Admin > General Rules > Security > User: atravs da opo eliminar possvel ver o ID dos utilizadores AA_Cargo1_ID 0 ter em conta os Id's que j existem outros de acordo com o campo de dados
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Definir um imposto para um produto: aceder ao sistema como Administrador do cliente, ou com um utilizador com as permisses adequadas ir opo Material Management > Material Management Rules > Product na tab Product, o campo Tax Category deve ser preenchido de acordo com as necessidades/ afectao deste produto relativamente a imposto Nota Importante: cada vez que um produto criada deve ser associado a uma categoria de imposto Definir um imposto para uma despesa (Charge): aceder ao sistema como Administrador do cliente, ou com um utilizador com as permisses adequadas ir opo Performance Analysis > Acounting Rules > Charge na tab Charge, o campo Tax Category deve ser preenchido de acordo com as necessidades/ afectao desta Charge relativamente a impostos Nota Importante: cada vez que uma Charge criada deve ser associada a uma categoria de imposto
Criar um novo esquema de lista de preos: aceder ao sistema como Administrador do cliente, ou com um utilizador com as permisses adequadas usualmente utilizada o esquema standard no entanto o utilizador pode criar novos esquemas ou editar os existentes ir opo Performance Material Management > Material Management Rules > Price List Schema na tab Price List Schema criar um novo registo/esquema de lista de preos. No campo Name deve ser definido o nome do novo esquema, em Valid from a data que define o inicio da validade do esquema e em Discount Type o tipo de desconto associado ao esquema ao realizar a operao guardar ou ao mudar de tab ser criado a nova lista de preos opcionalmente pode recorrer tab Schema Line para editar alguns detalhes das listas de preos, como por exemplo arredondamentos, margens minimas e mximas, etc... para criar uma linha de esquema de lista de preos deve seguir para o prximo passo ir tab Schema Line e criar um novo registo. Alterar os parmetros de acordo com o desejado e guardar
Criar um recibo de recebimento de material (de fornecedores) manualmente: aceder ao sistema como Administrador do cliente, ou com um utilizador com as permisses adequadas ir opo Requesition-to-Invoice > Material Receipt ter em ateno que tambm possvel criar um recibo de material a 135/138
partir de uma ordem de compra ou uma factura de fornecedor. Ver criar um recibo de recebimento de material (de fornecedores) a partir de um ordem de compra ou factura de fornecedor na tab Material Receipt criar um novo registo/recibo de material. Devem ser tidos em conta, pelo menos, os seguintes campos: document type, podendo assumir a forma de recibo de recebimento de material ou de devoluo de material; business partner, fornecedor da operao; e Warehouse o armazm para o qual entram as mercadorias recebidas ao realizar a operao guardar ou ao mudar de tab ser criado o novo recibo com o registo/recibo de material sobre o qual deseja criar as linhas do recibo seleccionado deve passar tab Receipt Line para criar a linhas necessrias na tab Receipt Line criar um novo registo/linha. Devem ser tidos em conta, pelo menos, os seguintes campos: Product, o produto recebido para essa linha; e Quantity, quantidade do produto ao realizar a operao guardar ou ao mudar de tab ser criado a nova linha de recibo podem ser criadas quantas linhas forem necessrias quando todo o recibo estiver completo o utilizador deve regressar tab Material Receipt e carregar no boto Complete para completar o recibo ainda na mesma tab o boto complete dar origem ao boto close. Ao carregar nesse boto o recibo ficar fechado finalmente existe o boto not posted que quando pulsado ir realizar os movimentos contabilsticos necessrios. Aps realizados os movimento o boto dar lugar a um outro Posted que permite visualizar os movimentos realizados
Criar um recibo de recebimento de material (de fornecedores) a partir de uma ordem de compra ou uma factura de fornecedor: aceder ao sistema como Administrador do cliente, ou com um utilizador com as permisses adequadas ir opo Requesition-to-Invoice > Material Receipt ter em ateno que tambm possvel criar um recibo de material manualmente. Ver criar um recibo de recebimento de material (de fornecedores) manualmente na tab Material Receipt criar um novo registo/recibo de material. Devem ser tidos em conta, pelo menos, os seguintes campos: document type, podendo assumir a forma de recibo de recebimento de material ou de devoluo de material; business partner, fornecedor da operao; e Warehouse o armazm para o qual entram as mercadorias recebidas ao realizar a operao guardar ou ao mudar de tab ser criado o novo recibo aps preenchidos os dados obrigatrios o utilizador deve carregar no 136/138
boto Create lines from. Ser aberta uma janela para que o utilizador seleccione a ordem de compra ou a factura sobre a qual ser criado o recibo aquando da seleco mencionada acima devem ser seleccionadas apenas as linhas da ordem de compra ou factura desejadas caso se trate de uma entrega parcial ou todas caso sejam entregues todos os itens requisitados aps seleccionada a ordem de compra ou a factura sero automaticamente criadas as linhas do recibo quando todo o recibo estiver completo o utilizador deve regressar tab Material Receipt e carregar no boto Complete para completar o recibo ainda na mesma tab o boto complete dar origem ao boto close. Ao carregar nesse boto o recibo ficar fechado finalmente existe o boto not posted que quando pulsado ir realizar os movimentos contabilsticos necessrios. Aps realizados os movimento o boto dar lugar a um outro Posted que permite visualizar os movimentos realizados
Criar uma factura (de fornecedores) a partir de um recibo de recebimento de material (de fornecedores): aceder ao sistema como Administrador do cliente, ou com um utilizador com as permisses adequadas ir opo Requesition-to-Invoice > Material Receipt na tab Material Receipt seleccionar o registo/recibo de material desejado e confirmar se todos os dados esto correctos. Pode inclusive consultar a tab Receipt Line ainda na mesma tab deve carregar no boto Generate invoice from receipt surgir uma janela onde deve ser seleccionada a lista de preos a utilizar e caso o utilizador deseje pode atribuir um n ao documento de factura aps preenchido os dados deve ser carregado o boto OK a factura estar disponvel na listagem de facturas de fornecedores, que poder ser acedida atravs da opo Requesition-to-Invoice > Invoice (vendor) Criar linhas da factura (de fornecedores) partir de um recibo de recebimento de material (de fornecedores), de uma ordem de compra ou de outra factura: aps criado um novo registo/factura. Ver criar factura (de fornecedores) o utilizador deve seguir esses passos para criar as linhas da factura automaticamente voltando depois sequncia descrita em criar factura (de fornecedores) na mesma tab Invoive o utilizador deve carregar no boto Create lines from. Ser aberta uma janela para que o utilizador seleccione a ordem de compra ou o recibo sobre a qual ser criada a factura aquando da seleco mencionada acima devem ser seleccionadas 137/138
apenas as linhas da ordem de compra ou recibo desejadas caso se trate de uma factura parcial ou todas caso seja uma factura sobre o total aps seleccionada a ordem de compra ou recibo sero automaticamente criadas as linhas da factura existe ainda a hiptese de criar as linhas da factura a partir de uma outra factura j existente. Nesse caso o utilizador deve recorrer ao boto Copy Lines e seleccionar a factura da qual deseja copiar as linhas deve recorrer tab Invoice Line para confirmar que todas as linhas esto correctas para concluir a factura o utilizador deve regressar sequncia descrita em criar factura (de fornecedores)
Criar um recibo de recebimento de material (de fornecedores) a partir de uma factura (de fornecedores): aceder ao sistema como Administrador do cliente, ou com um utilizador com as permisses adequadas ir opo Requesition-to-Invoice > Invoice (Vendor) na tab Invoice seleccionar o registo/factura desejada e confirmar se todos os dados esto correctos. Pode consultar a tab Invoice Line para ver as linhas da factura ainda na mesma tab deve carregar no boto Generate Receipt from Invoice surgir uma janela onde deve ser seleccionado o armazm a utilizar, ou seja onde devem entrar as mercadorias ao carregar o boto OK o recibo ser automaticamente criado. O recibo estar disponvel na listagem de recibos, que pode ser acedida atravs da opo Requesition-to-Invoice > Material Receipt
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Adetti / Laboratrio O2H (www.o2h.adetti.

Data: Cdigo: Verso:

21/06/2007 0024 V 1.0

Documento: Manual do Utilizador e Administrador

Descrio das alteraes

Contacto de Projecto: compiere@caixamagica.pt Site de Projecto: http://compiere.pt.vu

2. Iniciao e Conceitos Gerais

2.1.1. Iniciar a Base de Dados

2.1.2. Iniciar a Mquina Virtual Java

2.1.3. Iniciar o servidor Compiere PT

Com software Compiere:

Com software Adempiere:

2.1.4. Iniciar o cliente Compiere PT

Com software Compiere:

Com software Adempiere:

2.2.1. Clientes de Sistema Pr-definidos

2.3. Menu / Janela Inicial

2.4. Comandos e Botes

Barra de Ferramentas de Janela

Apresenta o menu inicial

Informa o de Ctrl+C produto Fechar a Alt+X janela

Encerra a actual janela

Alt+cima Alt+baixo Alt+PgDn Alt+esque rda Alt+direita F10 Alt+T

Comando Zoom Actualizar Preferncia s Editor Script

Botes das Caixas de Dilogo

2.5. Funcionamento de um Workflow

Abra a janela de ajuda.

2.7. Funes de Janelas

Valor por Defeito

Informao Relativa a Dados Novos ou Alterados

2.8. Preferncias do Utilizador

2.9. Campos Comuns

3. Implementao e Definies Bsicas

3.1. Implementao Inicial / Criao de um Cliente de Sistema

3.2. O Workflow Initial Client Setup

3.3. Clientes de Sistema

3.4. Tipos de Organizaes

4. Parceiros de Negcio / Terceiros

4.1. O Workflow Business Partner Setup

4.2. Grupos de Parceiros de Negcio

4.4. Termos de Pagamento

4.5. Programar / Calendarizar Facturao

4.6. Correspondncia/Avisos de Pagamento

4.7. Importao de Parceiros de Negcio

4.8. Parceiros de Negcio / Terceiros

Deve ter em conta algumas check boxes:

Ao carregar no boto Ok ir surgir a seguinte mensagem:

Pode terminar esta recorrendo ao processo UnLink Organization Process.

4.12.Relaes Entre Parceiros de Negcio / Terceiros

5.1. O Worflow Tax

5.2. Categorias de Impostos

Neste separador encontra-se a informao propriamente dito, nomeadamente nos campos:

Finalmente as check boxes:

Se o produto for um bill of materials a janela passar a ter o seguinte aspecto:

Nesta janela encontra as seguintes informaes:

Neste separador poder encontrar os custos associados a este produto.

Controlo de Nmeros de Srie

Esquemas de Lista de Preos

O processo ser confirmado pela seguinte mensagem:

Aqui podemos encontrar os seguintes campos: 91/138

Definir Listas de Preos para Parceiros de Negcio

Consulte o tema Parceiros de Negcio / Terceiros, sobretudo os subtemas Clientes e Fornecedores.

Definir Esquemas de Desconto para Parceiros de Negcio

Consulte o tema Parceiros de Negcio / Terceiros, sobretudo os subtemas Clientes e Fornecedores.