GUIA DE APRENDIZAJE NO.

2 Agrupaciones Documentales

Escribir al frente de cada expresin la categora archivstica que le corresponda: Fondo, Seccin, Subseccin, Serie, Subserie, Unidad Documental, Tipo Documental, Funcin, Actividad. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Contrato de compra-venta Alcalda Municipal de Argelia Crcel Municipal / Secretara de Gobierno de Bello Capacitacin / Gestin Humana Libros Contables Circulares normativas Historias Laborales Pago de nmina Certificado de ingresos y retencin en la fuente __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________

10. Decretos del Alcalde de Guarne 11. Alcalda Municipal de Sonsn 12. Escrituras de la Notara 3 de Itag

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

13. Pago a proveedores 14. Parroquia de San Antonio Mara Claret 15. Consecutivo de facturacin 16. Colegio Nuestra Seora de Lourdes 17. Pedir a un tribunal reconocimiento de derechos 18. Contratacin de personal 19. Actas de levantamientos 20. Liquidacin parcial de cesantas 21. Reglamento General de Archivos

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22. Despacho de documentos 23. Comunicar por escrito 24. Ficha de matrcula 25. Seccin de Archivo / Secretara de Gobierno 26. Presidencia de la Repblica 27. Promover la participacin comunitaria 28. Ajustar cuentas 29. Secretaria de educacin

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Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

30. Resolucin

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Consulta 5 funciones de las Divisiones Administrativas de la entidad donde laboras y completa el cuadro, segn el ejemplo:

Entidad Productora Funcin

Unidad Documental

Unidad Documental Simple Compleja

Tipos Documentales

Tipo Documental Comn Especfico

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Tesorera

Efectuar los pagos a los Orden de pago proveedores, de acuerdo con las polticas financieras adoptadas por la Junta Directiva de la Entidad.

Solicitud de compra Cotizaciones Certificado de disponibilidad presupuestal Registro de disponibilidad presupuestal Factura de Compra Orden de compra Entrada almacn

X X X

X X x

controlar la operacin ptima del sistema de distribucin de acueducto

Informe de operacin del sistema de distribucin de acueducto

Informe de operacin

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

Identificacin de Series y Sub series Documentales Actividad de Aprendizaje

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

En la estructura orgnica de la empresa Creativos S.A, el Departamento de Gestin Humana depende de la Subdireccin Administrativa y tiene como funciones: Controlar la gestin del recurso humano. Velar por la salud ocupacional y el bienestar social de los empleados y sus familias. Adelantar los estudios sobre necesidades de capacitacin de recursos humanos y presentar el plan semestral a la Direccin, para su gestin correspondiente. Para el cumplimiento de sus funciones, dicho departamento genera y recibe, entre otros, los siguientes documentos: Hojas de vida Embargos Certificados de capacitacin Historias laborales Comunicaciones recibidas y despachadas E.P.S Contratos laborales Afiliaciones a Caja de compensacin familiar Afiliaciones a E.P.S., A.R.P. y Fondos de Pensiones y Cesantas Llamados de atencin. Liquidaciones de vacaciones Informes de Actividades Controles de induccin Estadsticas de capacitaciones

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

NOTA: todos los tipos documentales estn nombrados en plural porque son repetitivos en la dependencia, ms no por Agrupacin Documental. Amig@ Estudiante: Recordemos que adems de ser diferenciadas unas de otras, las funciones de cualquier institucin se caracterizan porque se realizan de manera repetitiva, perduran en el tiempo y se cumplen a travs de actividades y trmites rutinarios, los cuales se convierten en procedimientos administrativos que quedan registrados en unidades documentales, cuya reunin con otras de estructura y contenido homogneos conforman la Serie Documental. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trmites administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal y dan origen a las Subseries Documentales. Con base en la informacin anterior, clasifica los documentos segn los asuntos que se manejan en el Departamento de Gestin Humana de la empresa Creativos S.A y completa el cuadro que te presentamos a continuacin.

Fondo Documental: Seccin: Serie Sub serie Unidad Documental Subseccin: Tipos Documentales

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.