INFORMATIQUE DE GESTION

LOTFI NA JDI

A N N É E U N I V E R S I TA I R E 2 0 2 1 / 2 0 2 2

FILIÈRE ÉCONOMIE-GESTION

F P TA R O U D A N T
Microsoft Access
Microsoft Access est un logiciel destiné à la création et à la gestion des bases de données.

Microsoft Access fait partie de la suite Microsoft Office.

Se familiariser avec les bases de données et leur utilisation.

Comprendre la différence entre la gestion des données dans Access et Excel.

Base de données
Une base de données est une collection de données stockée dans un système informatique et

organisées de façon à être facilement accessibles, administrées et mises à jour.

Les bases de données permettent à leurs utilisateurs de saisir, consulter, interroger et analyser leurs

données.

Une base de données est une collection de listes stockées sous forme de tables listes interconnectées.
 Pourquoi utiliser une base de données ?

Excel est excellent pour stocker des chiffres et automatiser des calculs complexes

Access est plus performant en terme de manipulation et gestion d’ une base de données relationnelle.

Access est capable de réaliser des listes dont les enregistrements sont liés les uns aux autres.

Excel traiterait les clients , commandes comme des éléments d'information distincts et non liés.

Dans Excel, on doit saisir chaque élément d'information sur un client ou une commande à chaque fois qu’on a besoin de
préciser une commande faite par le même client .

Pour Access si le même mot (par exemple Réf client) apparait dans plusieurs listes, il fait référence à la même chose.

Access rend la saisie et l’interrogation des données stockées dans plus d'une table plus conviviale et plus simple.
Éléments d’une base de données

Une base de données Access comporte quatre types d’éléments : les tables, les requêtes, les
formulaires et les états.

Ces éléments permettent de stocker, saisir, interroger , formater et imprimer les données selon les
besoins.

Les tables constituent la pierre angulaire de toute base de données.

Toutes les données utilisées dans une requête, un formulaire ou un rapport sont stockées dans l'une
des tables de la base de données.
 Tables
Une table permet de stocker des informations relatives à une entité ou un concept donné comme un client,
un produit, une commande…etc.

Les tables dans Access sont organisées sous forme de champs et enregistrements.
 Un champ est bien plus qu'une simple colonne :

• c'est un moyen d'organiser les informations en fonction du type de données qu'elles contiennent.

• Chaque élément d'information contenu dans un champ possède le même type du même type.

 Un enregistrement représente une unité d'information. Chaque cellule d'une ligne donnée constitue une partie partie de
l'enregistrement.

 Dans MS Access on doit commencer par définir les champs d’une table avant de pouvoir y ajouter des données.
Tables
Notez que chaque enregistrement couvre plusieurs champs.
chaque enregistrement possède un identifiant unique (clé primaire ).
Tables
Création de la table et ajout de nouveau champ
Tables
Mode création et mode feuille de donnée
Tables
Relation entre les tables

Glisser déplacer
Formulaires
Interfaces conviviales permettant la saisie , la

modification et la consultation des données.

les tables stockent les données, les trois autres

objets (formulaires, requêtes et états) offrent

différentes possibilités pour travailler avec ces

données.
Formulaires
Travailler avec des tableaux étendus peut être source de confusion,

Les formulaires constituent un moyen facile permettant de guider les utilisateurs à saisir des données
correctement.

Lorsque l'on dispose de tables interconnectées, il est nécessaire de travailler avec plusieurs tables à la
fois.

Avec les formulaires, il est possible de saisir des informations pour plusieurs tables à la fois, et ce, à
partir d'un seul endroit.

les formulaires permettent de garantir la cohérence et l'organisation des données, ce qui est essentiel
pour une base de données précise et puissante.
 Requêtes
Les requêtes permettent de rechercher et rassembler les données d'une ou plusieurs tables.

 L'exécution d'une requête revient à poser une question détaillée à la base de données.

Les requêtes sont beaucoup plus puissantes que les simples recherches que l’on peut effectuer dans une table.

Alors qu'une recherche peut par exemple nous aider à trouver le nom d'un client , on peut lancer une requête
pour trouver le nom et le numéro de téléphone de chaque client ayant effectué un achat au cours de la semaine
écoulée.

Une requête bien conçue peut fournir des informations que nous ne pourrions peut-être pas trouver en
examinant simplement les données de nos tables.
Requêtes
Requêtes
Etats
Les rapports offrent la possibilité de visualiser vos données sous forme de documents faciles à lire et

imprimables (par exemple une facture d'un achat avec entête et détail des produits ou liste des

livraisons par magasin).

Access offre la possibilité de créer et de personnaliser un état à partir de n'importe quelle table ou

requête.
Etats
Etats
Eléments d’une base de données Access
Toutes les données utilisées par une requête, un formulaire ou un rapport sont stockées dans l'une

des tables de votre base de données.

Les formulaires servent à la fois à insérer des données dans les tables et à afficher les données qui y

sont présentes.

Les rapports affichent des données provenant de tables et de requêtes, lesquelles permettent de

rechercher et d'analyser des données dans ces mêmes tables.