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Universidad para la Cooperacin Internacional

MAESTRA EN ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Curso Introduccin a la Administracin de Proyectos

NIVEL DE MADUREZ ORGANIZACIONAL

Profesor: Ing. Enrique Barreda

Andrea Elizabeth Santacruz Castillo

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04 de septiembre de 2011

1. Conceptos INTRODUCCIN 1. Activos de los Procesos de la Organizacin: Son los activos relativos a procesos de las organizaciones participantes en el proyecto que pueden influir en el xito del mismo, los cules pueden incluir planes, polticas, procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales. INICIACIN 2. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto: Es el proceso en el que se desarrolla un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase, y en el que se documentan los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados. 3. Identificar a los Interesados: Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones que reciben el impacto del proyecto, y en el que se documenta informacin relevante relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del proyecto. PLANIFICACIN 4. Desarrollar el Plan para Direccin de Proyectos: Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. 5. Definir el Alcance: Es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto. 6. Crear la Estructura de Desglose del Trabajo: Es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de dirigir. 7. Definir las Actividades: Es el proceso que consiste en identificar las acciones especficas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. 8. Estimar los Recursos de las Actividades: Es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad. 9. Desarrollar el Cronograma: Es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duracin, los requisitos de los recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. 10. Estimar los Costos: Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.

11. Planificar las Comunicaciones: Es el proceso para determinar las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto y para definir cmo abordar las comunicaciones. 12. Planificar la Gestin de Riesgos: Es el proceso por el cual se define cmo realizar las actividades de gestin de riesgos para un proyecto. EJECUCIN 13. Desarrollar el Equipo del Proyecto: Es el proceso que consiste en mejorar las competencias, la interaccin de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeo en el proyecto. 14. Distribuir la Informacin: Es el proceso para poner la informacin relevante a la disposicin de los interesados en el proyecto de acuerdo al plan establecido. 15. Gestionar las Expectativas de los Interesados: Es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presenten. SEGUIMIENTO Y CONTROL 16. Realizar el Control Integrado de Cambios: Es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobarlos y gestionarlos a los entregables, a los activos de los procesos de la organizacin, a los documentos del proyecto y al plan para la direccin del proyecto. 17. Verificar el Alcance: Es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se ha completado. 18. Realizar el Control de Calidad: Es el proceso por el cual se monitorean y se registran los resultados de la ejecucin de actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeo y recomendar cambios necesarios. 19. Informar el Desempeo: Es el proceso de recopilacin y distribucin de informacin sobre el desempeo incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones. CIERRE 20. Cerrar el Proyecto o Fase: Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de la direccin de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

2. Plantilla de Verificacin de Cumplimiento de Procesos en la Empresa en la que trabajo La verificacin realizada a continuacin es con respecto al proyecto en el que actualmente estoy dentro de la empresa en la que trabajo.

PROCESO INTRODUCCIN Activos de los Procesos de la Organizacin INICIACIN Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto Identificar a los Interesados PLANIFICACIN Desarrollar el Plan para Direccin de Proyectos Definir el Alcance Crear la Estructura de Desglose del Trabajo Definir las Actividades Estimar los Recursos de las Actividades Desarrollar el Cronograma Estimar los Costos Planificar las Comunicaciones Planificar la Gestin de Riesgos EJECUCIN Desarrollar el Equipo del Proyecto Distribuir la Informacin Gestionar las Expectativas de los Interesados SEGUIMIENTO Y CONTROL Realizar el Control Integrado de Cambios Verificar el Alcance Realizar el Control de Calidad Informar el Desempeo CIERRE Cerrar el Proyecto o Fase

VERIFICACIN

3. Ensayo La empresa para la que trabajo tiene como actividad principal el desarrollo de proyectos informticos, y ha ido madurando en lo que es la Administracin de Proyectos a lo largo de los aos. Actualmente tiene un mayor control de los proyectos que desarrolla, y entre esos se encuentra el proyecto al cul pertenezco como integrante del grupo de trabajo. A pesar de esta mejora notable, existen algunos procesos en cada una de las respectivas fases que no han sido considerados an.

Uno de los errores que han tenido es el no poner mayor nfasis al momento de estimar los recursos de las actividades, ya que no se consideraron el tipo y la cantidad de materiales que se requeran para ejecutar cada una de las actividades. Debido a esto, varios de los recursos que nos incorporamos al proyecto en las oficinas del cliente, no tenamos los implementos para iniciar nuestro trabajo, a pesar de que ya tenamos actividades asignadas en el cronograma del proyecto.

Un tema que tampoco se consider dentro de la planificacin del proyecto fue el de establecer la manera en la que se abordara las comunicaciones dentro del proyecto, lo cual ha ocasionado que en ciertas situaciones se note la falta de comunicacin entre los integrantes del equipo, y se tenga diferentes percepciones con respecto a un mismo tema.

Un tema muy importante que debe ser primordial dentro de todo proyecto es el establecer las actividades que van a ser parte de la Gestin de Riesgos, y desde mi parecer en mi proyecto no se le puso mayor atencin. Durante el desarrollo del proyecto se han presentado varios problemas que estn afectando los tiempos de entrega de los diferentes productos, mayormente relacionados con la tecnologa y con los implementos que necesitamos, y no se ha demostrado que se tiene actividades establecidas para controlar este y otros problemas a pesar de las afectaciones que puedan tener para el proyecto.

Para lograr el xito en un proyecto es fundamental establecer excelentes relaciones entre los integrantes del equipo de trabajo, pero a pesar de haber realizado una reunin de integracin en un inicio, pienso que es un tema que todava tiene que madurar en ciertos aspectos. La comunicacin entre los integrantes de los sub-proyectos es excelente, pero con todos los integrantes de los otros sub-proyectos no se tiene una comunicacin muy buena, y esto podra

afectar al xito total del proyecto ya que podemos tener xito como parte del proyecto, ms no como proyecto global.

Uno de los aspectos en los que se ha puesto mayor inters en el proyecto es en la aceptacin de los entregables de cada una de las fases por parte de los interesados, y es algo que se ha llevado de la mejor manera. A pesar de que en varias ocasiones han existido discrepancias en ciertos temas relacionados al cronograma, no ha sido un tema cmo para que se vea afectada la satisfaccin del cliente.

4. Conclusiones y recomendaciones

La empresa en la que trabajo puede considerarse como orientada a proyectos debido a que tiene varios gerentes de proyectos que estn liderados por un coordinador. A pesar de que ha ido evolucionando en el tema de Administracin de Proyectos durante los ltimos aos, tiene algunas fallas que debe ir corrigiendo, por lo que sera recomendable que las documente y las tome como lecciones aprendidas para las siguientes fases del proyecto, as como para otros proyectos de la empresa.

El proyecto en el que estoy actualmente tiene una relacin iterativa entre sus fases, ya que espera que termine una para poder iniciar la planificacin de la siguiente en base a los resultados de la fase previa. Si tomamos ventaja de este aspecto, podemos lograr que los procesos que no se consideraron en una fase, puedan ser considerados en la siguiente, aplicando de cierta manera una retroalimentacin constante que va a ayudar a que el proyecto global concluya con xito.

A pesar de que existan ciertos procesos que no se han considerado en el proyecto en el que estoy, hay que recalcar que existen varios que si se estn tomando en cuenta y que son los que estn haciendo que los resultados parciales del proyecto sean exitosos, por lo que es recomendable que el administrador del proyecto contine aplicando las buenas prcticas de la Administracin de Proyectos, y sera mucho mejor que lo haga basado en metodologas y procesos establecidos para este fin, pudiendo tomar como gua el PMBOK.