INTEGRAO DE APLICATIVOS CONTBEIS COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE E EFICINCIA: ESTUDO DE CASO EM ESCRITRIO CONTBIL Resumo: O desenvolvimento da Tecnologia da Informao

e das Comunicaes (TIC), trouxe mudanas significativas na elaborao das atividades dos escritrios contbeis, proporcionando ganhos de produtividade e eficincia de processos contbeis para empresas usurias. No entanto, escritrios de contabilidade modernos precisam atualizar-se com os avanos da TIC, para atender as necessidades de um mercado cada vez mais exigente. Neste artigo, foi comparado o funcionamento de dois sistemas informatizados de um escritrio contbil: o sistema A, no integrado, at ento em uso no escritrio; e o sistema B, integrado, que foi implantado para substituir o aplicativo anterior. A substituio do sistema A pelo sistema B, foi para atualizar e possibilitar maior ganho operacional e de eficincia Do escritrio contbil, que j apontava para essa necessidade. Em relao ao sistema B, verificou-se no estudo de caso que houve reduo no tempo de execuo de rotinas de escriturao contbil, devido a uma forte caracterstica do novo produto: a integrao de mdulos do software e a conectividade com aplicativos externos ao escritrio. Ademais, o novo sistema B, utilizado em conjunto com algumas tecnologias da informao (TI), descritas neste artigo, possibilitou maior agilidade na troca e transmisso de informao entre as empresas clientes, o escritrio contbil e os sistemas de controle fiscal em uso. Palavras chave: contabilidade, sistema de informao contbil, sistema integrado de gesto, ERP. 1. INTRODUO Hoje se vive na era da informao e da integrao de ferramentas tecnolgicas. A integrao de sistemas elimina repetio de processos, produz a reduo de custos e possibilita o ganho de tempo e produtividade. Por causa de suas complexidades, e a necessidade de controle de um nmero relevante de fatos contbeis das empresas, a profisso de contabilista adquire maior importncia. As formas de se fazer contabilidade, utilizando-se recursos da tecnologia da informao (TI) trouxeram grandes benefcios para esses profissionais. Alm dos softwares, algumas tecnologias de suporte contabilidade esto se tornando indispensveis nos escritrios contbeis, por exemplo: internet, intranet, certificao digital, smart card, intercmbio eletrnico de dados (EDI), recursos de CD-ROM, programas de segurana de dados e outros. Portanto, para manter-se atualizado, o contabilista, precisa conhecer as inovaes tecnolgicas, incorporando-as no aos procedimentos contbeis bsicos e em situaes que exijam uma anlise mais apurada e complexa de informaes das empresas. Neste artigo, alm dos conceitos relativos ao tema, apresenta-se um estudo de caso de um escritrio contbil, apelidado de Escritrio X, onde em 2004/2005 observou-se que a baixa performance e alto custo do software utilizado (Sistema A, no integrado), justificaram a necessidade de substituio. O objetivo da implantao de um novo software contbil (Sistema B, integrado) e a implementao de tecnologias de apoio contabilidade, foi para melhorar a relao custo/benefcio, a eficincia e a produtividade do Escritrio X e de seus clientes.
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1.1 Definio do Problema Com rpido desenvolvimento que se verifica nas reas da tecnologia da informao e das comunicaes (TIC), as organizaes precisam estar atentas a esta evoluo e incorpor-las a seu dia-a-dia, sob pena de ficarem ineficientes e obsoletas. Reportando-se aos escritrios contbeis, esses tambm precisam acompanhar essa evoluo. Hoje, um escritrio contbil precisa utilizar sistemas integrados de informao, e investir na atualizao de hardware e software, para suprir as necessidades de um mercado cada vez mais exigente. Da, surge a questo: como uma integrao de aplicativos de contabilidade pode contribuir para o incremento da eficincia e da produtividade de um escritrio contbil? 1.2 Objetivo O objetivo deste estudo foi identificar vantagens de um Sistema de Informao Contbil (SIC) integrado e avaliar sua utilizao em conjunto com algumas tecnologias de auxlio contabilidade, que constituem fatores de produtividade e eficincia operacional de um escritrio de contabilidade. O estudo visou, principalmente: conhecer dificuldades existentes em um escritrio contbil que utiliza um sistema contbil no integrado; descrever tecnologias que melhoram a eficincia e a produtividade em um escritrio contbil; identificar vantagens de um SIC integrado, utilizado em conjunto com ferramentas tecnolgicas de suporte em um escritrio contbil. Este trabalho delimita-se ao estudo de um SIC integrado e no integrado, e de algumas tecnologias de auxlio contabilidade como ferramentas coadjuvantes no incremento de eficincia e produtividade de servios contbeis. A implantao do novo sistema foi feita no Escritrio X de janeiro a dezembro/2006. Essa empresa contbil presta servios a Micro e Pequenas Empresas na cidade da Garanhuns, Pernambuco. Portanto, esta caso no pode ser generalizado, mas pode ser considerado no contexto deste tipo de empresa, foco do estudo. 1.3 Metodologia Este estudo teve por base a pesquisa bibliogrfica e o estudo de um escritrio contbil. Trata-se do mtodo dedutivo, ou seja, atravs da anlise busca-se interpretar como os SIC integrados que funcionam em conjunto com algumas tecnologias de apoio contabilidade, podem contribuir no incremento da eficincia e produtividade de um escritrio contbil. Deduzindo-se do geral , a informatizao e tecnologias que facilitam contabilidade, para o particular, um estudo de caso. Assim, parte-se do conhecimento geral para a compreenso da particularidade deste caso. 2. A CONTABILIDADE E AS NOVAS FERRAMENTAS TECNOLGICAS Nas ltimas dcadas, a forma de se fazer contabilidade evoluiu significativamente com o avano das TICs, pois, o que antes era executado manualmente foi substitudo pelo mtodo informatizado. Neste contexto, o escritrio de contabilidade passou por constantes
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investimentos, tanto em termos de hardware como de software. Com o advento da informatizao e das comunicaes muitas tarefas do escritrio contbil foram automatizadas. O resultado da informtica + internet materializado na TIC, se traduz hoje em menor custo operacional, mais tempo livre para o atendimento ao cliente e maior eficincia na prestao dos servios. 2.1 Os Sistemas de Informaes Contbeis Pode-se dizer que sistema de informao contbil (SIC) um software especializado em coletar, contabilizar, controlar e fornecer informaes contbeis, financeiras e gerenciais a seus usurios. As reas que tm envolvimento direto com a contabilidade so consideradas fontes de alimentao do SIC. Para Oliveira (2000, p.51), a integrao dos sistemas apresenta vantagens e desvantagens quando de seu uso na empresa, estando as desvantagens relacionadas com a necessidade de um rgido controle das informaes que fluem de uma rea para outra. Os sistemas ou pacotes integrados de gesto, tambm chamados sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), tm nomes variados e em muitos casos a mesma finalidade (SANTOS, 2006). Podem ser adquiridos diretamente de seus fabricantes ou representantes, em lojas especficas de informtica ou ainda implementados por especialistas ou empresas de informtica. Alguns desses programas vinculados rea contbil so: Sistema de Contabilidade Fiscal, Sistema de Contabilidade de Custos, Sistema de Contabilidade Gerencial, e outros. De acordo com Oliveira (2000, p. 51), as vantagens da integrao de sistemas que esses podem eliminar ou diminuir o fluxo de papis que circulam na empresa, evitando o acmulo destes na contabilidade. Ainda, evitam repetio dos lanamentos nas diversas reas e diminui os trabalhos de conciliao na contabilidade. So algumas vantagens de um SIC integrado: rapidez na obteno dos resultados fiscais e contbeis, em razo da integrao entre os softwares, pois os programas Fiscal, Folha de Pagamento e Ativo Fixo executam, automaticamente, a contabilizao diretamente no programa Contbil; reduo substancial a repetio de lanamentos e aumento da segurana operacional atravs do uso dos mdulos integrados; reduo de papis documentos no escritrio, com a disponibilidade de ferramentas que permitem colher a digitao de notas fiscais e documentos no cliente e o posterior envio por e-mail ao escritrio; possibilidade da integrao, por troca de arquivos eletrnicos, dos programas Fiscal, Folha de Pagamento e Contabilidade com softwares de faturamento e ponto eletrnico do cliente; aderncia s necessidades do escritrio contbil, em relao a diversidade de situaes fiscais e tributrias de seus clientes, pois os programas tratam todos os aspectos da legislao de forma parametrizada e facilmente alterada pelo usurio; um sistema integrado oferece tudo que um mdio ou grande escritrio precisa, para tornar-se gil, eficiente e crescer com organizao e segurana operacional. 2.2 Principais Componentes de um SIC

Tabelas de Clculo: serve para a alimentao e parametrizao do aplicativo contbil, para permitir o registro dos fatos contbeis, efetuar o clculo dos impostos ou contribuies devidas. Em um sistema integrado percebe-se que cada mdulo gera informaes para o mdulo contbil. Por exemplo: o mdulo folha de pagamento gera os recibos de pagamento e envia dados para as contas contbeis: salrios a pagar, INSS a recolher, contribuio sindical e FGTS a recolher, etc. O mdulo fiscal, alm de gerar dados para as contas contbeis, pode emitir guias prprias dos impostos: ICMS, IPI, ISS, etc. Da a importncia da manuteno das tabelas de clculo. Histricos padro: facilita os lanamentos de eventos ou transaes. Durante o dia, muitas transaes so repetidas na empresa, sendo vrias delas da mesma natureza, o que significa que essas transaes devem ter o mesmo histrico no seu lanamento na contabilidade. Estes histricos podem ser previamente cadastrados, deixando-se apenas os campos para complementar o lanamento (Quadro 1).
Contas Valor Debite: 3.2.1.1.001 Ordenados $ 10.200,00 Credite: 1.1.1.1.001 Caixa Geral ______________________________________________________________________________________________ _ Histrico Importe que ora contabilizamos ref. pagamento de salrios do ms de setembro/2006 cfe. Folha de Pagamento arquivada. Quadro 1 - Ilustrao de histrico padro.

Lanamentos automticos: alguns lanamentos repetem-se ao longo de um determinado tempo. Para isso, o sistema exige o cadastramento prvio de contas, histricos e valores de lanamentos. Podem ser programados para serem lanados em suas respectivas datas. Aluguis, honorrios, retiradas de pr-labore dos scios, so exemplos desse tipo de procedimento. , tambm, por intermdio dos lanamentos automticos que o sistema pode realizar integraes entre dados de mdulos. Por exemplo, quando o Departamento Pessoal efetua um clculo de frias de um funcionrio, esse evento dever estar previamente cadastrado no mdulo contbil com as devidas contas de dbito, crdito e histrico padro, faltando apenas ser completado com o respectivo valor, data e nome do funcionrio, e da ser poder ser registrado no plano de contas (Quadro 2).
Contas Valor Debite: 3.2.1.1.013 Despesas c/Depreciao $ 1.300,00 Credite: 1.3.2.2.001 Depreciao Acumulada - Mquinas ______________________________________________________________________________________________ _ Histrico Importe que ora contabilizamos ref depreciao do ativo imobilizado relativo ao ms de setembro/2006. Quadro 2 - Ilustrao de lanamento automtico.

Plano de Contas: a estrutura bsica da escriturao contbil, pois atravs de sua

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utilizao que se estabelece o banco de dados com informaes para gerao de todos os relatrios e livros contbeis, tais como: Dirio, Razo, Caixa, Balancete, Balano Patrimonial, Demonstrao de Resultado e Anlises Financeiras entre outros. O objetivo de um Plano de Contas uniformizar os registros contbeis, permitir a incluso ou excluso de contas, deve ser flexvel. Os ttulos das contas devem identificar, da melhor maneira possvel, os fatos efetivamente ocorridos. Cada conta deve ser classificada com um cdigo de forma a diferenci-lo (Quadro 3).
NMERO 1 2 3 4 5 CONTAS Ativo Passivo Despesas e Custos Receitas Outras (contas de resultado) Quadro 3 Estrutura macro de um plano de contas. SALDOS Devedores Credores Devedores Devedores Credores ou Devedores

2.3 Ferramentas Tecnolgicas Utilizadas na Contabilidade O avano tecnolgico permitiu a existncia de grande nmero de opes operacionais e logsticas que podem ser agregadas pelas empresas objetivando incrementar, flexibilizar e agilizar suas atividades. Apresenta-se a seguir, uma breve descrio de algumas ferramentas que podem ser utilizados no suporte de rotinas de um escritrio contbil moderno. Smart Card: um carto contendo um chip responsvel pela gerao e armazenamento de Certificados Digitais e informaes de determinado usurio. Em um computador equipado com um dispositivo leitor de smart card, pode-se acessar servios disponveis na internet que exigem a identificao do usurio. So hardwares portteis que funcionam como mdias armazenadoras. O acesso s informaes feito por meio de senha pessoal. Os Smart Cards e-CNPJ e o e-CPF: por exemplo, o e-CNPJ um Smart Card de identificao eletrnica que garante a autenticidade e a integridade do relacionamento entre o contribuinte e a Secretaria da Receita Federal, assegurando a privacidade e inviolabilidade das informaes transacionadas. Possibilita acesso a todos os servios oferecidos pelo Governo Federal na Internet. O e-CNPJ utilizado pelo contribuinte para relacionamento com a Secretaria de Receita Federal, em formato eletrnico. Com o e-CNPJ a empresa pode enviar sua declarao do Imposto de Renda via Internet, consultar e atualizar seu cadastro de contribuinte pessoa jurdica, recuperar informaes sobre seu histrico de declaraes e verificar sua situao fiscal. Alm disso, pode obter certides da Receita Federal, cadastrar procuraes e acompanhar processos tributrios, eletronicamente, com a convenincia de no precisar deslocar-se at um posto de atendimento. Certificao Digital: para utilizao dos servios oferecidos pela Receita Federal, Secretria da Fazenda Estadual, FGTS, entre outros disponveis na internet, necessrio
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adquirir um Certificado Digital para garantir a privacidade das informaes. Este certificado pode ser armazenado tanto em um computador ou em um Smart Card. A Certificao Digital utiliza procedimentos lgicos e matemticos para assegurar confidencialidade, integridade das informaes, e confirmao de autoria. O Brasil montou sua infra-estrutura de chaves-pblicas denominada ICP-Brasil. um conjunto de regras e normas baseadas em padres pblicos internacionais, que so definidos no pas por um comit gestor composto por representantes do governo e da sociedade civil. Internet: diante dos avanos tecnolgicos na rea das comunicaes e da informtica, surgiu o fenmeno da Internet que veio revolucionar as relaes entre pessoas e empresas. Conforme afirma Vidal (1995), a internet, que tambm e chamada de a super-rede mundial torna possvel compartilhar informaes entre pessoas, empresas, instituies e pases, em quantidade e velocidades inimaginveis. Rede de Trabalho Local (LAN): possibilita a troca de informaes entre computadores de forma que os programas possam ser utilizados simultaneamente pelos usurios da mesma rede. Possibilita baixo custo e alta performance e indispensvel nas organizaes, pois disponibiliza as informaes em tempo real, para serem compartilhadas aos usurios da rede. Em particular, nas organizaes prestadoras de servios contbeis, onde processado um grande nmero de operaes, a existncia de uma rede local de suma importncia. Intercmbio Eletrnico de Dados (EDI): um recurso de transferncia de dados necessrio em SIC. um servio automatizado que reduz custos e simplifica o fluxo de papis, estabelecendo a comunicao entre sistemas aplicativos, viabilizando a troca de dados, mensagens, ou documentos, em qualquer formato ou padro pr-estabelecido entre as partes. No que diz respeito rotina contbil, este recurso, significa comodidade e reduo de custos uma vez que possibilita que o escritrio contbil use um site seguro como repositrio de dados e documentos, guias de pagamento de impostos, contratos, ou qualquer documento para ser acessado e impresso remotamente. uma facilidade que reduz custos com tinta, papel, transporte, correio e office-boy. Unidades de backup para cpia de arquivos: so dispositivos capazes de reproduzir de forma rpida, segura e fcil uma cpia (backup) de um arquivo ou de todo o banco de dados de um sistema. De modo geral, o backup uma tarefa essencial para todos os que usam computadores e/ou outros dispositivos, tais como mquinas digitais de fotografia, leitores de MP3, etc. Os mais usuais do tipo: CD-ROM, DVD, HD Externo e fitas magnticas. Na prtica existem muitas ferramentas para criao de backups e a posterior recuperao. Os backups (cpias) tm dois objetivos principais: permitir a recuperao de arquivos e garantir maior segurana de informaes. Software livre: aplicativos genricos so programas desenvolvidos para uso geral de usurios. Um aspecto importante desse tipo de aplicativo que podem ser encontrados vrios deles com excelentes recursos operacionais para download na internet. Exemplo: OpenOffice ou BrOffice que so programas livres de pagamento de licena de uso, que engloba pacote completo (planilha eletrnica, editor de texto, apresentao, grfico). Programa anti-vrus: so softwares projetados para detectar e eliminar vrus de computador. Os vrus so programas que, quando executados, podem destruir arquivos, alterar o funcionamento normal do computador ou prejudicar o seu processamento. Para combater esse tipo de programa danoso ao funcionamento do computador, existe uma variedade de aplicativos anti-vrus. A diferena entre eles est nos mtodos de deteco, no preo e
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funcionalidades. O segredo do antivrus mant-lo atualizado, e essa uma tarefa que a maioria deles j faz automaticamente. Programa Firewall: um programa que tem por funo regular o trfego de dados entre redes distintas e impedir a transmisso de dados nocivos ou no autorizados de uma rede a outra. Dentro deste conceito incluem-se, geralmente, os filtros de pacotes e Proxy. utilizado para evitar que o trfego no autorizado possa fluir de um domnio de rede para o outro. Apesar de se tratar de um conceito relacionado proteo contra invases, o firewall no possui capacidade de analisar toda a extenso do protocolo, ficando geralmente restrito a determinado domnio. 3. ESTUDO DE CASO O escritrio estudado, Escritrio X, localiza-se em Garanhuns-PE, onde atua na prestao de servios contbeis para Micro e Pequenas Empresas da cidade e da regio. Presta assessoramento em Abertura de Empresa, Demandas Fiscais e Trabalhistas, executa servios de Escriturao Comercial e Fiscal, Folha de Pagamento, Imposto de Renda Pessoas Fsicas e Jurdicas. Atualmente conta com trs Contadores, cinco Assistentes de Contabilidade e um Advogado. Possui 150 empresas ativas em sua carteira de clientes, os quais geram aproximadamente 8000 lanamentos por ms assim distribudos (Quadro 4).
Quantidade de Empresas 03 22 127 Enquadramento Fiscal Lucro Real Lucro Presumido SIMPLES Quadro 4 - Clientes e lanamentos do escritrio estudado. Lanamentos ms 300 80 45

O fluxo de execuo de servios, j apontava desde 2004, a necessidade de uma atualizao ou substituio do sistema informatizado, considerando que houve um aumento na quantidade de lanamentos devido ao volume de negcios dos clientes antigos e a entrada de novos. Verificava-se tambm a ausncia de algumas tecnologias de apoio contabilidade, que sabidamente contribuem para incrementar a eficincia e a produtividade em um escritrio contbil moderno. Inicialmente, descreve-se o Sistema A, no integrado, que foi substitudo; em seguida aborda-se sobre o novo Sistema B, que funciona com mdulos integrados, e por ltimo mostra-se algumas tecnologias de suporte contabilidade, que tambm foram implementadas para melhorar a performance do escritrio estudado. 3.1 Estrutura dos Sistemas Contbeis Avaliados O Sistema A, embora executasse as tarefas bsicas mono-usurio e no possibilitava a integrao com seus outros dois mdulos. Foi utilizado pelo Escritrio X at dezembro de 2005. Este SIC composto pelos mdulos: Folha, Fiscal, Contbil (Figura 1).
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Estrutura do Sistema A

FOLHA

PREPARAO FISCAL CONTBIL

Figura 1 - Mdulos Operacionais do Sistema A.

O sistema A, por no possuir as funcionalidades de exportao e importao de dados, para possibilitar a integrao entre seus mdulos, tornava o processo de escriturao lento pela repetio da entrada de dados no mdulo Contbil, Fiscal e Folha. Com isso, havia retrabalho no setor de preparao que codificava os dados para o Plano de Contas. O Sistema B, um SIC integrado, contempla todas as rotinas de escriturao, gerao de arquivos em meio magntico, transmisso de relatrios e guias para impresso pelo cliente, suporte tcnico on-line e acesso remoto, possibilidade de atualizaes por download, via internet e integrao com o mdulo Frete de Loja, disponvel para uso dos clientes em estabelecimentos comerciais. Principais funes e recursos do Sistema B: a) Funes do mdulo Fiscal: digitao de uma mesma empresa, em diversos terminais, simultaneamente; clculo e emisso de DARF de PIS, CONFINS, CSLL, lucro presumido e simples, com recolhimento centralizado, quando se tratar de matriz e filial; emisso dos livros de entrada, sada, apurao de ICMS, IPI, ISS, registro de inventrio e duplicatas a receber e a pagar com os seus respectivos termos de abertura e encerramento; envio de informaes para o SEF e para Secretaria Estadual de Fazenda,
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conforme o padro do convnio ICMS 57/95; emisso das guias de ICMS estaduais, diferencial de alquotas, ICMS de substituio tributria, ICMS estimado e apurado, de acordo com a legislao; importao de notas fiscais de qualquer sistema de faturamento, de acordo com o seu layout; integrado com o sistema do SIMPLES da Receita Federal; integrado com a contabilidade, tendo a possibilidade de realizar integrao contbil com outros sistemas e trabalha com cadastro nico.

Estrutura do Sistema B
(SIC integrado)

Figura 2 Mdulos operacionais do sistema B.

b)

Funes do mdulo Folha:

permite clculo automtico das folhas de pagamento mensal, quinzenal, semanal e adiantamentos salariais; processamento ou impresso de folha, frias e resciso de qualquer ms ou ano, a qualquer momento, sem ter a necessidade de recuperar backup; controle da folha por centro de custo, unidade, departamento, obra e tomador de servio; clculo de frias com ou sem abono, emisso do aviso e impresso do respectivo recibo, de acordo com o modelo do usurio; clculos automticos e controle de anunio, binio, qinqnio entre outros;
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emisso da GPS e GFIP por tomador ou departamento; permite a emisso de relao de salrio de contribuio para o INSS, pedido de concesso de vale transporte, declarao de no-beneficirio, contrato de experincia, etiqueta de carto de ponto, acordo de compensao, CAGED, seguro desemprego e ficha financeira; clculo automtico do INSS, FGTS, IRRF, salrio-famlia, vale-transporte, contribuio sindical, repouso remunerado, penso alimentcia, hora-extra e adicionais e descontos; possibilidade de impresso dos relatrios legais: GPS, GFIP, DIFF, GRCS, RAIS e informe de rendimentos, todos em disco ou relatrio; clculo automtico de reajustes salariais: geral, individual, departamento, faixa, percentual ou valor, sindicato, funo e CBO; permite a emisso do CAGED em disco e em relatrio e da GFIP em disco e em relatrio; possibilidade de consultas e impresso de perodos anteriormente processados. c) Funes do mdulo LALUR: faz a escriturao da Parte A e Parte B do LALUR (Livro LALUR); consulta da apurao do lucro real, logo aps realizar os lanamentos de adio, excluso e compensao, e apurao do lucro real; emisso do termo de abertura e encerramento para encadernao; permite a auditoria do sistema, possui help sensitivo; permite a apurao e controle da contribuio social e da base negativa; faz a emisso do DARF de lucro real e da contribuio social sobre o lucro liquido; permite o clculo e controle dos incentivos fiscais; calcula o lucro inflacionrio diferido, compensao e controle de prejuzos fiscais, depreciao incentivada; permite a integrao com a contabilidade, identificando que lanamentos devem ser includos no LALUR sem a necessidade do usurio efetuar lanamentos; permite lanamentos de provises do lucro real e contribuio social sobre o lucro lquido. d) Funes do mdulo Controle Patrimonial:

permite o clculo automtico da depreciao e amortizao mensal, semestral ou anual, com interrupo automtica quando o bem atingir 100% de depreciao/amortizao; faz o clculo automtico da correo monetria permitindo controle de bem ou conta;
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emite relatrio de depreciao com demonstrativo de forma de clculo; emite relatrio de correo com demonstrativo mensal; emite resultado da correo monetria, concentrado conta a conta; emite o demonstrativo contbil, simulando uma planilha com lanamentos contbeis; disponibiliza recurso especial de crticas aos processos de correo e depreciao, localizando os erros de operao e agilizando o seu acerto. e) Funes do mdulo Contbil: digitao de uma mesma empresa, em diversos terminais, simultaneamente; permite a montagem de demonstrativos utilizando frmulas com base no plano de contas, como Anlises Financeiras e Contbeis; alerta para saldo invertidos em contas, como, por exemplo, saldo credor na conta caixa; identifica falta de lanamentos em contas de periodicidade mensal; possibilita a contabilidade por Centro de Custo ou de Responsabilidade;. trabalha com vrios planos de contas ou com um plano nico para toda as empresas; permite vrios perodos fiscais e contbeis em aberto; emisso do Dirio, Razes, Balancetes, Demonstrativos e Balanos com seus respectivos termos de abertura e encerramento; faz integrao com os sistemas de Escrita Fiscal, Departamento Pessoal; processa e controla o Ativo Imobilizado desta substancialmente o retrabalho de digitao no Departamento Contbil; forma reduzindo

faz manuteno do Fluxo do Caixa com o controle do caixa da empresa; trabalha ou no com lotes, movimentando meses diferentes em um mesmo lote; tem recurso de encerramento simulado e possvel simular o encerramento das empresas para verificar qual o resultado das contas a qualquer momento; permite a elaborao, acompanhamento e controle mensal de previso oramentria. 3.2 Anlise das Mudanas do Novo Cenrio Na anlise do caso estudado, observou-se que a substituio do sistema trouxe diversas vantagens para o processo de escriturao possibilitando eficincia, produtividade e tempestividade das informaes contbeis. Com a implantao do Sistema B, foram observados os benefcios: diminuio do tempo de escriturao, conferncia e conciliao. Ademais,
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trouxe benefcios ao pessoal escritrio que agora podem investir mais tempo em aperfeioamento profissional; elevao da produtividade e eficincia no processo de escriturao contbil; reduo dos custos com office-boy. Devido a Certificao Digital, pode-se ter acesso virtual ao auto-atendimento da Receita Federal, Secretaria da Fazenda Estadual, FGTS e INSS; aumento da segurana dos registros e informaes contbeis pelo uso de backups automticos e acesso seletivo de usurios ao Sistema. O acesso agora feito por senha. reduo dos gastos com materiais de expediente, com a emisso de guias, documentos e relatrios que agora podem ser emitidos pelo cliente, via transmisso de dados (EDI). 3.3 Desvantagens e Fatores de Risco Analisando a substituio do Sistema A pelo Sistema B, no caso estudado, foram observadas algumas desvantagens com relao a seu uso e operacionalizao. Cabe apontar que no mdulo Contbil, agora as informaes necessitam de maior controle por parte do profissional responsvel pela escriturao, devido ao fluxo automtico das informaes importadas dos mdulos Folha e Fiscal, que passaram a necessitar de pessoas mais qualificadas para melhorar a gesto das informaes. Diante disto, pode-se afirmar que no Escritrio X foram identificadas as seguintes desvantagens aps a implantao do novo Sistema B: necessidade de maior acompanhamento das informaes geradas nos outros setores: Folha e Fiscal; aumento da necessidade de maior qualificao tcnica e conhecimento de classificao contbil dos profissionais dos setores Folha e Fiscal; aumento da dificuldade de identificar os eventuais erros de lanamento de outros setores. 4 Consideraes Finais O presente estudo avaliou como a integrao de sistemas de informaes contbeis (SIC), utilizados com algumas tecnologias de apoio contabilidade, podem ajudar a incrementar a eficincia operacional de um escritrio de contabilidade que presta servios para micro e pequenas empresas. Observando-se as inovaes tecnolgicas, foi abordada a utilizao da integrao de aplicativos contbeis como fator essencial para alcanar esta eficincia. Conclui-se que com a utilizao efetiva da nova plataforma tecnolgica, o novo SIC e as tecnologias de apoio tornaram o escritrio mais produtivo e eficiente. Constatou-se a reduo, de aproximadamente 40% na quantidade de lanamentos contbeis num universo de 8.000 por ms, distribudos entre trs sub-sistemas (Folha, Fiscal, Contbil). Como o uso da
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Certificao Digital, aproximadamente 60% dos servios relacionados Receita Federal, a Secretaria da Fazenda Estadual, ao FGTS e INSS, passaram a ser resolvidos via Internet. Em conseqncia destes ganhos operacionais, sobrou mais tempo que foi investido em aperfeioamento profissional, na conquista de novos clientes e na melhoria da qualidade de vida dos funcionrios do Escritrio X. Com relao aos servios, observou-se um ganho na qualidade e na tempestividade dos mesmos, devido a utilizao algumas tecnologias de suporte contabilidade que no podem deixar de est presentes em um escritrio contbil moderno. Tais recursos garantem a qualidade e a rapidez nos servios. Assim, na busca da eficincia operacional de um escritrio contbil, destaca-se a importncia do continuo acompanhamento pelo contabilista de novas tecnologias que auxiliam nas rotinas de um escritrio contbil moderno. Referncias Bibliogrficas CLUBE DO HARDWARE Descomplicando a Informtica. Disponvel em: <http://www.clubedohardware.com.br/artigos/665>. Acesso em: 15/07/2006. DATACEMPRO. Sistemas Contbeis Integrados. Disponvel em: <http://www.sistemascontabeis.com.br/Pags/SistemasIntegrados.aspx>. Acesso em 30/05/2006. FUNDECNET. Correio Eletrnico. Disponvel em: <http://www.fundec.com.br/correio.htm>. Acesso em: 18/072006. DOMINGOS, Reinaldo. Escriturao contbil: ter ou no ter. Disponvel em: <http://www.consultores.com.br/artigos.asp?cod_artigo=307>. Acesso em 18/07/2006. INSTITUTO NACIONAL DE TECNOLOGIA DA INFORMAO. Tecnologia da Informao. Disponvel em: <http://iti.br/twiki/bin/view/Main/FaQ200324JunN>. Acesso em: 10/072006. LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Mariana de Andrade. Metodologia do Trabalho Cientfico. 6. ed. So Paulo: Atlas, 2001. OLIVEIRA, Edson. Contabilidade Informatizada: Teoria e prtica. 2. ed. - So Paulo: Atlas, 2000. PADOVEZE, Clvis Luis. Sistemas de informaes contbeis: fundamentos e anlise. 3. ed. - So Paulo: Atlas, 2002. SANTOS, Aldemar A. Informtica na Empresa. 4. ed. So Paulo: Atlas, 2006. SILVA, Daniel Salgueiro da [et. al.]. Manual de Procedimentos Contbeis para Micro e Pequenas Empresas. 5. ed. Braslia: CFC: SEBRAE, 2002.
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VIDAL, A. Geraldo. Informtica na Pequena e Mdia Empresa. So Paulo: Pioneira, 1995.

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