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Pour lorganisation du temps, des quipes et des projets


Prsentation de TaskTimer

Sommaire
1 1.1 1.2 1.3 2 3 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 5 5.1 5.2 5.3 6 6.1 6.2 6.3 7 7.1 7.2 8 8.1 8.2 TASKTIMER, CEST QUOI ? .............................................................................................3 La planification ..............................................................................................................3 La gestion des activits ................................................................................................3 La gestion des projets...................................................................................................3 TASKTIMER, POUR QUI ? ................................................................................................4 TASKTIMER, POUR QUOI ?..............................................................................................4 LES FONCTIONNALITES DE TASKTIMER ......................................................................5 Gestion des agendas ....................................................................................................5 Gestion des ressources : lieux et quipements .........................................................5 Gestion dannuaire ........................................................................................................5 Gestion des activits.....................................................................................................5 Gestion de la messagerie lectronique (version 6) ......................................................5 Gestion des objectifs ....................................................................................................6 Gestion des projets .......................................................................................................6 Paramtrage et intgration ...........................................................................................6 PLANIFIER SON TEMPS AVEC TASKTIMER ..................................................................7 Grer son agenda ..........................................................................................................8 Organiser des runions ................................................................................................9 Partager linformation .................................................................................................10 ORGANISER SES ACTIVITES AVEC TASKTIMER........................................................11 Grer des tches .........................................................................................................11 Organiser et analyser les tches................................................................................11 Grez et intgrer vos mails dans TaskTimer (version 6).............................................12 GERER UN PROJET AVEC TASKTIMER .......................................................................13 Crer un projet.............................................................................................................13 Planifier un projet ........................................................................................................14 ASPECTS TECHNIQUES.................................................................................................15 Architecture de TaskTimer / Project Controller ........................................................15 TaskTimer et la mobilit..............................................................................................16

Modifi le 23 avril 2003 Copyright 2003 Intesys

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TaskTimer, cest quoi ?

TaskTimer est un logiciel de gestion du temps, des activits et des projets, destin toute personne ou groupe de personne qui souhaite amliorer son organisation. TaskTimer peut tre considr comme un compagnon technologique flexible et inestimable pour optimiser lutilisation de son temps et pour raliser ses objectifs. A travers ses fonctions de planification et de partage dinformations, TaskTimer permet un groupe de travail, de grer des objectifs et des projets communs mais aussi dchanger tout type dinformations telles que, plannings, coordonnes de personnes ou de socits, notes et fichiers lis des activits, etc Plus quun outil de planification, TaskTimer repose sur le concept de continuit entre les objectifs dfinis et les activits quotidiennes. Ainsi, lobjectif oriente les actions et donne du sens au travail quotidien des individus. TaskTimer est ouvert vers les standards technologiques actuels : Microsoft Office, Messagerie Microsoft Exchange/Outlook ou Lotus Notes avec Site Connector et QuickSync, base de donnes SQL Server ou Oracle avec ODBC, lInternet et votre tlphone mobile Wap avec TaskTimer Internet Server et TimeWap, les assistants numriques Palm OS ou Pocket PC avec Intellisync.

1.1 La planification
TaskTimer propose des fonctions permettant de planifier efficacement son temps. Les fonctions dagenda de TaskTimer sont puissantes et permettent chacun de disposer de tous les lments pour ne plus rien oublier. TaskTimer gre les rendez-vous individuels ou les runions collectives en y associant tout type de documents (ordre du jour, note, compterendu, ..), une gestion de la confidentialit, la rservation de lieux ou dquipement ainsi que de nombreuses fonctionnalits plus labores telles que la gestion des temps de trajets, des tches de prparation de runions, le suivi des budgets horaires et financiers

1.2 La gestion des activits


TaskTimer donne en temps rel une vision globale de lactivit dune personne, dune quipe ou de lentreprise et permet de connatre en permanence ltat de chaque tche et les chances critiques. La gestion des tches et des contacts est facilite par lutilisation de listes dactions paramtres en fonctions de plusieurs critres significatifs tels que la priode, le type dactivit, le regroupement par thme , Ainsi, chaque utilisateur peut se constituer un vritable tableau de bord de lactivit et disposer de la bonne information au bon moment.

1.3 La gestion des projets


Pour bien grer son activit, il ne suffit pas de grer son agenda. Il est absolument ncessaire davoir une vision plus tendue de ses missions et objectifs. La gestion de projet dans TaskTimer, permet une personne ou une quipe de fdrer lensemble des actions tches, contacts, runions autour dun objectif commun. Chaque personne participant un projet dispose de toutes les informations relatives ce projet. Une gestion des dlgations, simple et puissante, permet de suivre lavancement des tches pour chaque personne. Prsentation de TaskTimer Page 3 sur 16

TaskTimer, pour qui ?


Manager, directeur, chef dentreprise :TaskTimer vous offre une vue densemble des projets et des activits grs par votre quipe. Systme collaboratif et participatif Partage dinformations entre les acteurs Accompagne une dynamique de changement Gestion des dlgations et du suivi Collaborateurs :TaskTimer vous permet de planifier efficacement vos activits et vous offre un vritable tableau de bord de votre activit. Agenda individuel et collectif Gestion des priorits Checklist sur mesure pour le suivi dactivit

TaskTimer, pour quoi ?

TaskTimer apporte une nouvelle dimension votre organisation individuelle ou collective. Voici quelques exemples de projets damlioration de lorganisation du travail dans lesquels TaskTimer sintgre totalement : Amliorer la gestion du temps individuel. Accompagner une dmarche de changement (nouvelle organisation, management participatif, ). Faciliter et accompagner la dmarche qualit Mettre en place un suivi des activits et des projets. Amliorer la communication interne ou externe. Dfinir des objectifs individuels et collectifs. Rechercher loptimisation de l'efficacit et de la productivit de votre organisation. Optimiser les ressources.

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Les fonctionnalits de TaskTimer


4.1 Gestion des agendas
Gestion d'agenda partags Vue individuelle, collective, densemble Gestion des temps rservs (temps bloqu, RTT, Congs, ) Gestion des vnements (personnel ou collectif) Processus d'invitation et dinformation aux rendez-vous Visualisation des plannings collectifs Gestion des conflits de planification Gestion des rservations des ressources (salles, matriels, ..) Gestion des agendas dautres personnes (fonction secrtaire) Gestion de documents (notes, documents bureautique, )

4.2 Gestion des ressources : lieux et quipements


Gestion des plannings des lieux et quipements Rservation de salles, lieux et matriels Gestion dynamique des disponibilits des ressources Gestion des autorisations de rservation par utilisateur ou groupe dutilisateur

4.3 Gestion dannuaire


Annuaire de personnes et de socits Informations standards et personnalises Moteurs de recherche en texte libre puissant Gestion des privilges (rpertoire global, priv, par service, )

4.4 Gestion des activits


Gestion des tches et des contacts Catgorisation des activits Dlgation de tches Processus de suivi manuel et automatique Gestion des priorits Listes d'activits (Checklists) Gestion de budget par activits (temps et financier) Suivi des cots Affectation des cots par tche (forfait) Gestion de scnarios publics (affichage prtablis) Gestion des types de rendez-vous et d'vnements

4.5 Gestion de la messagerie lectronique (version

6)

Gestion dun compte de courrier lectronique (compte POP) Rception et envoi de messages mail dans TaskTimer Transformation intgrale de courrier lectronique en activit TaskTimer Prsentation de TaskTimer Page 5 sur 16

4.6 Gestion des objectifs


Vision globale des objectifs individuels ou partags Traduction en plans dactions tats davancements Communication

4.7 Gestion des projets


Processus collaboratif intgr (informations partages, validations, dlgations, notifications, partage dinformation,) Gestion de projets en temps rel Interaction avec les agendas (web, wap, TaskTimer, MS-Outlook, Lotus Notes, Assistants numriques) des diffrents acteurs compatibilit avec les outils bureautique Ms-Office Processus projet intgr (projet, sous-projet, tape, tche, budget, dlai, ) Gestion des dlgations (ngociation, tat davancement, partage dinformations, affectation, ) Gestion des budgets (prvu et ralis) Visualisation des plans de charges individuels et collectifs Traabilit et suivi de toutes les actions constituantes d'un projet Assistant de cration et de suivi de projet Gestion de modles de projets Exportation des donnes Gestion des profils d'utilisateurs (cots spcifiques, horaires spcifiques, ...) Gestions des autorisations d'accs utilisateurs

4.8 Paramtrage et intgration


Personnalisation de linterface sur plusieurs niveau Contrle total de la confidentialit au niveau individuel et par groupe de personnes Configuration de lintgration avec des systmes de messagerie externes pour les rendez-vous Adaptation ou cration de modles de notes Intgration avec MS-Word pour le publipostage Envoi dEmail possible avec MS-Outlook Intgration avec un modem pour lmission dappels tlphonique ou fax Fonctions dimport/export puissantes Gestion de scnarios daffichage individuel ou public Synchronisation avec les assistants numriques Palm OS et Pocket PC avec Intellisync

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Planifier son temps avec TaskTimer

Une vue densemble de son activit

Planifier son temps avec TaskTimer cest : La gestion des plannings individuels et collectifs La visualisation transparente ou protge des agendas des utilisateurs Une manire simple et efficace dorganiser des runions Une manire efficace dorganiser et de partager linformation (notification de rendezvous, le partage dvnements, le partage de documents, la notification dynamique lors dune modification de note, ) TaskTimer cest aussi : Une gestion facilite pour les rendez-vous rcurrents (runion hebdomadaire, runion projets,) La prparation des rendez-vous La gestion des temps de trajets La rservation de ressources (salle, quipement, ) pour les runions Un processus collaboratif de validation des propositions de rendez-vous etc

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5.1 Grer son agenda

Crer un rendez-vous

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5.2 Organiser des runions

Afficher des plannings collectifs, identifier des plages disponibles, crer une runion

Les personnes concernes sont automatiquement slectionnes

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5.3 Partager linformation


Crer, organiser et partager tout type de documents : des notes simples des notes bases sur des modles personnaliss la charte de lentreprise des documents extrieurs (document Word, tableau Excel, prsentation PowerPoint, images, )

Crer des notes, utiliser des modles de note entirement personnalisables

Un diteur de note complet et compatible Microsoft Excel et Word Des attachements de tout type de documents (document Word, tableau Excel, prsentation PowerPoint,.. )

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Organiser ses activits avec TaskTimer


6.1 Grer des tches

Crer des tches et grer des priorits

6.2 Organiser et analyser les tches

Concevoir et utiliser des checklists dactivits pertinentes et efficaces

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6.3 Grez et intgrer vos mails dans TaskTimer (version 6)

Rception et consultation du courrier lectronique

Chaque mail peut se transformer en activit et tre attach un projet

TaskTimer cest aussi : La dlgation et le suivi des activits La possibilit de raliser des analyses croises dinformations (par personne, par groupe, par projet, par type dinformation rfrence,) Importation et exportation de tout type dinformations (fichiers textes, csv, excel, )

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Grer un projet avec TaskTimer


7.1 Crer un projet

Cration dun projet : dfinition, quipes, dlais, objectifs

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7.2 Planifier un projet

Le Plan Gantt permet de visualiser les tapes et les tches

TaskTimer cest aussi : La relation avec les objectifs La programmation dtats pour communiquer lavancement du projet Le suivi des cots horaires et financiers prvus et raliss (par tche, par personne ou par projet) La charge de travail de chaque participant au projet

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Aspects Techniques
8.1 Architecture de TaskTimer / Project Controller

Informations : Compatible ODBC (Sql Server, Oracle, DB2, Sybase) Intgration en natif avec des annuaires LDAP, SMTP, MAPI, Lotus Notes(VIM) pour la rservation des rendez-vous Utilisation possible du client MS-Outlook pour lenvoi du courrier lectronique Synchronisation avec les assistants personnels (PDA) de type, Palm OS, Pocket PC et Psion 5 (TTIC/Intellisync, Psion Connector) - option Synchronisation avec Exchange / Outlook et Domino/Notes (Site Connector) - option Accs complet aux projets, aux activits et l'agenda par Internet (TT Internet Server 5.2) - option Accs l'agenda via les tlphones mobile (USWP Timewap) option Prsentation de TaskTimer Page 15 sur 16

8.2 TaskTimer et la mobilit

Rseau local ou Wan (Xdsl) PDA (Palm OS 4/5, PocketPC, Psion)

TaskTimer Internet Server

WAP GPRS 3G

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