Microsoft Office Project Standard 2007 es una herramienta de administracin de proyectos eficaz que proporciona la combinacin perfecta de uso,

poder y flexibilidad, de forma que se puedan administrar los proyectos de forma ms eficiente y efectiva.

Microsoft Project Antes de empezar a utilizar Microsoft Project, tenga en cuenta las siguientes condiciones iniciales antes de abordar cualquier proyecto.

Cuntas personas se requerir para hacer el proyecto? El presupuesto es muy ajustado? Hay tareas que dependen de la realizacin de otras? Hay tareas que se pueden hacer en paralelo? Con qu restricciones nos podemos encontrar para la realizacin del proyecto? Hay que identificar costes, fechas lmites, qu personas son las que aprobarn el proyecto. Y por supuesto el objetivo

Microsoft Project tiene como objetivo facilitar la gestin de proyectos. Suponemos que ya se tienen nociones sobre la gestin de proyectos.
Es importante identificar los pasos para el desarrollo del proyecto entre los cuales estn: 1. Definir el objetivo del proyecto El objetivo debe ser mesurable, se requiere definir el fin concreto del proyecto as como sus delimitaciones. Para evitar problemas posteriores, es necesario que todos los involucrados estn de acuerdo con la definicin del objetivo. 2. Generar el plan del proyecto Una vez que se tenga conocimiento a dnde se dirige el proyecto, se debe analizar la mejor manera de llegar a ese punto. Para esto, se tendr que recopilar la mayor informacin del proyecto, como por ejemplo, la lista de las tareas que han de realizarse y las estimaciones del tiempo que requerir cada una. El plan del proyecto constituye el ncleo del proyecto. Es un modelo en pantalla que indica las tareas que se van a llevar a cabo, quin las va a realizar y cundo. Probablemente, la parte ms importante del plan es la programacin del proyecto, que incluye las fechas de comienzo y de fin de cada tarea, el tiempo que requerir cada una de ellas y la duracin y la fecha de fin de todo el proyecto. El plan del proyecto tambin puede incluir informacin acerca de los costos y el uso de recursos.

3. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto Una vez que se inicia el proyecto, las personas involucradas se encargarn de proceder con el plan. Sin embargo, tendr que seguir de cerca todo su progreso, puesto que generalmente surgen imprevistos. Con Project se podr realizar un seguimiento del progreso del proyecto, ver en todo momento su estado e identificar y resolver lo antes posible los problemas que puedan afectar a su desarrollo. 4. Cerrar el proyecto Aunque se haya planeado muy bien el comienzo, al finalizar el proyecto es casi seguro que el plan haya cambiado con respecto a la versin original. Si se mantiene guardado el plan original, se puede aprovechar mejor la experiencia comparando la informacin inicial con la forma en que progres realmente el proyecto.

Fases del Proyecto Iniciar el Proyecto En esta fase se deben definir los objetivos del proyecto, es decir, que todos los implicados en el mismo tengan claro lo se espera de l. Tambin en esta fase se deben de aprobar los recursos necesarios, cuando es estarn disponibles estos recursos para poder empezar, si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas o de los resultados de otros departamentos, tambin aqu se estimar la duracin de las tareas, fecha lmite, los factores de riesgo, fases de la que constar el proyecto, hitos de cada fase del proyecto, tareas necesarias para completar cada fase del proyecto, y un plan de adecuacin (de emergencia ) de cambios si diera el caso, para que cada participante supiera que tiene que hacer en caso de un cambio en las prioridades o de tareas y por supuesto no podemos olvidarnos del presupuestos y de los costos del proyecto. Una vez que ya tenemos claro el objetivo del proyecto, las distintas fases del proyecto y los hitos empezamos a utilizar Microsoft Project. Creamos un proyecto nuevo, para ello nos vamos al men Archivo -> Nuevo y obtenemos una pantalla como la siguiente:

Nos vamos al men Proyecto -> Informacin del proyecto y obtenemos la siguiente pantalla:

Aqu podremos seleccionar la fecha de comienzo del proyecto, la fecha de fin y como vamos a programar la gestin de nuestro proyecto y que calendario vamos a utilizar. Ahora es recomendable poner informacin a nuestro proyecto, que posteriormente pudiramos necesitar.

Por defecto nos viene un calendario estndar con el que trabajar, pero si necesitamos cambiar este calendario, qu das son laborales, modificar el estado de las vacaciones, etc.. podemos modificarle desde la vista Diagrama de Gantt, en el men Herramientas -> Cambiar calendario laboral..., obtenemos la siguiente pantalla:

Hasta aqu ya hemos configurado el proyecto, ahora necesitamos introducir las tareas necesarias y sus duraciones para completar el proyecto y que cumpla con el objetivo establecido. Creacin de una tarea Para la creacin de una tarea y su duracin debemos seguir los siguientes pasos:

Debemos situarnos en la vista Diagrama de Gantt. En el campo nombre de tarea, escribimos el nombre de tarea y pulsamos la tecla TAB. Estamos en el campo duracin, pues escribimos lo que va a durar la tarea, meses, semanas, das, minutos, etc.. y pulsamos la tecla Enter Si queremos explicar con ms detalle lo que hace la tarea podemos insertar una nota, nos situamos sobre la tarea y pulsamos el botn Notas de Tareas, y escribimos la informacin en al cuadro de notas.

Si queremos crear un hito, tarea que se utiliza para definir eventos en el transcurso del proyecto, como puede ser la finalizacin de alguna de las fases del proyecto, escribimos la tarea y en el campo duracin escribimos 0d. Las tareas pueden ser dependientes unas de otras, para crear una tarea dependiente, seleccionamos las tareas que queremos que sean dependiente y su son subyacentes con teniendo la tecla MAYUS seleccionamos las tareas y pulsamos sobre el botn Vincular Tareas, y si las tareas no son adyacentes pues utilizamos la tecla CTRL. Para seleccionarlas.

Y luego si pulsamos doble clic sobre la flecha nos aparece esta pantalla para mostrar el orden.

Asignacin de recursos y costes Se suele asignar recursos a las tareas para llevar el seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por personas y equipamiento asignados (salas, ordenadores, etc.) a tareas o controlar los materiales utilizados, y para llevar un control de los costes de los recursos. Existen dos tipos de recursos: Trabajo (personas o equipamiento), Material (que se consume durante el proyecto). Para crear una lista de recursos vamos al men Ver -> Hoja de recursos. En el men ver escogemos Tabla y hacemos clic en Entrada.

En el campo nombre del recurso vamos escribiendo los nombres de los recursos que vamos a tener. Escogemos el Tipo (Trabajo, Material).

Si queremos asignar grupos de usuarios, debajo del campo Grupo, asignamos el recurso a un grupo. En los siguientes campos podemos asignar los costes a los recursos, que sern los que darn el coste al proyecto. Para ver el coste total del proyecto nos vamos al menn Proyecto -> Informacin del proyecto... y pulsamos el botn Estadsticas.

ACTIVIDADES Elabore un organizador grfico que indique cules son los pasos adecuados para la elaboracin de un proyecto Investigue: Cules son las ventajas y las desventajas de usar Microsoft Project Cules son los elementos que conforman el entorno de trabajo de Microsoft Project