Organizao e Normas Sistema de Qualidade de Uma Empresa - Os 5 "SS"

INTRODUO Os problemas e dificuldades na implementao de um Sistema da Qualidade existem muitas vezes pela falta de uma sistemtica de organizao e disciplina das pessoas envolvidas no Sistema da Qualidade da empresa. Ter padres aceitveis de organizao, higiene e limpeza (housekeeping’) um pr-requisito necessrio que objetiva a qualidade, em uma empresa. W.E.DEMING, o mais respeitado terico da Qualidade, quando perguntado como comear Qualidade, simplesmente devastador: " como uma vassoura ". "Se a empresa no possui um padro aceitvel de organizao, higiene e limpeza, muito conveniente criar primeiro um mnimo de condies ambientais para se falar em Qualidade." Uma das melhores e mais completas ferramentas de organizao, higiene e limpeza so os 5S. Os "esses" so as iniciais de cinco palavras japonesas que resumem toda a Filosofia deste processo. A primeira parte deste artigo, apresenta o histrico e as definies de um programa 5S; a segunda parte trata dos procedimentos de implantao do programa e o final do trabalho a concluso dos resultados previstos. O objetivo deste escrito estabelecer as diretrizes para realizar a implantao de um programa 5S em empresa. O programa 5S faz parte do sistema de qualidade e a sua implantao e prtica no dia-a-dia, garantir a manuteno e melhoria do sistema de qualidade implantado na empresa. A principal diferena de implementao deste programa em relao s tentativas frustradas no passado de oferecer conhecimento e no tcnica, porque no se trata de um sistema esttico de regras e ferramentas; uma forma de pensar de como conduzir seu negcio. Os 5S's, so palavras / programas antigos adotadas h muito tempo no Japo na dcada de 60, uma atividade administrativa imprescindvel no processo de qualidade total. um conjunto de propostas que tem por escopo criar e manter um ambiente de trabalho simplificado, organizado, limpo e saudvel com objetivo de : * Mais qualidade nas atividades dirias e menos trabalho * Mais agilidade e menos burocracia nos processos * Mais limpeza, higiene e organizao * Mais melhorias no ambiente de trabalho * Mais satisfao O termo 5S representa 5 palavras japonesas: * Seiri - Limpeza de rea * Seiton - Organizao * Seiso - Limpeza * Seiketsu - Padronizao * Shitsuke - Disciplina Veja a seguir o que significa cada palavra e como pode ser aplicada. * Seiri - Significado: Liberar rea, retirando os itens desnecessrios e jogando-os fora. * Seiton – Dispor o itens necessrios em uma ordem apropriada para que possam ser facilmente localizados para uso. * Seiso - Limpar seu local de trabalho completamente, para que no haja p ou sujeira em lugar nenhum. * Seiketsu - Manter sempre um alto padro de arrumao e organizao do local de trabalho. * Shitsuke - Treinar as pessoas para seguir uma disciplina de housekeeping espontaneamente. OBJETIVOS Estabelecer os critrios para o desenvolvimento do programa desde sua fase de auto-avaliao at as avaliaes pelos diversos grupos na fase competitiva "Auditorias". AMPLITUDE Todas unidades da empresa (produo, escritrio, centro de sade, RH, etc. ... ) DE QUEM AVALIA 1 ETAPA - AUTO AVALIAO - A auto avaliao ser realizada pelo prprio setor. 2 ETAPA - SEMANA DA LIMPEZA - A semana da limpeza ser realizada em cada setor. 3 ETAPA - AVALIAES - As avaliaes sero realizadas por grupos formados com trs pessoas de setores independentes a serem indicados pela garantia da qualidade e por um representante da unidade de segurana e/ou CIPA.

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AUTO AVALIAO Cada setor receber uma ficha de avaliao especfica, para fazer sua auto-avaliao a qual dever ser entregue ao coordenador de casa rea antes da semana da limpeza, o qual devolver para a Garantia da Qualidade / Grupo avaliador para efetuar as avaliaes posteriores na mesma ficha. As irregularidades verificadas na auto-avaliao devem ser registradas no impresso prprio. SEMANA DA LIMPEZA a semana que todos devem concentrar os esforos nas aes dos 5S’s, aes estas que serviro de base e de ponto de partida para levar adiante o programa. As aes desenvolvidas durante a semana da limpeza devem ser registradas no relatrio prprio. AVALIAES As avaliaes sero realizadas nos ambientes de trabalho de cada setor pelos grupos pr-determinados pela Garantia da Qualidade. Cada avaliador ter disponvel a Ficha de Avaliao, devendo cada um lanar os pontos de acordo com os critrios de pontuao deste regulamento. O QUE AVALIAR Para desenvolver as etapas de auto-avaliao, semana da limpeza e avaliaes foram elaboradas Fichas de Avaliao e relatrio que consta de itens relacionados com liberao das reas, Organizao, Limpeza, Padronizao e Disciplina. COMO E QUANDO AVALIAR As avaliaes sero desenvolvidas conforme critrios anteriormente estabelecidos seguindo rigorosamente as Fichas. A auto-avaliao dever ser realizada antes da semana da limpeza para que se possa ter a idia do antes X depois, durante o desenvolvimento do programa. Para as etapas da avaliao ser desenvolvido um cronograma de atividades. CRITRIOS PARA PONTUAO A pontuao de cada item da Ficha ser de 1 a 5 pontos onde: 5 Pontos EXCELENTE 4 Pontos MUITO BOM 3 Pontos BOM 2 Pontos RUIM 1 Ponto INACEITVEL OBS.: Dever ser calculada a mdia aritmtica, onde os pontos, da auto-avaliao no se somam aos pontos das avaliaes. AVALIAO, INTERPRETAO E PREENCHIMENTO DA FICHA DE AVALIAO DO 5S Unidade - Deve ser colocada a identificao Fbrica / Escritrio. Grupo Avaliador - Ficar a critrio de cada grupo dar um nome ao grupo. Observao - O Check List o mesmo para a auto-avaliao e as trs avaliaes. Auto-avaliao n "0" - a avaliao a ser realizada pela prpria UTE/EQUIPE/ESCRITRIO, que servir para cada um se posicionar no programa e acompanhar sua evoluo. Avaliaes n 1, 2, 3 (fase competitiva) - Sero realizadas 1/ 2 e 3 quadrimestre por grupos prdeterminadas pela Garantia da Qualidade. Data- a data da auto-avaliao e avaliaes. Pontuao - A pontuao ser de 1 a 5 pontos para cada item avaliado. Campos P0, P1, 5S1, P3 e S2: 1.) P0 o ponto dado na auto-avaliao 2.) P1 o ponto dado na 1o avaliao 3.) P2 o ponto dado na 2o avaliao 4.) P3 o ponto dado na 3o avaliao 5.) S1 a soma de P1 e P2 6.) S2 a soma de S1 e P3

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SEIRI Este um dos passos mais importantes em tudo o que fazemos, isto , desenvolvemos a simplificao atravs da forma mais elementar, ou seja, a separao. E isso que devemos verificar, atravs da seguinte postura: existe a separao dos materiais necessrios de uso constante, materiais necessrios de uso eventual e materiais desnecessrios? Efetue a pontuao de acordo com o que voc verificar. SEITON A organizao, arrumao significam colocar as coisas nos lugares certos e em ordem, ou seja, dispostas de forma correta, para que possam ser usadas prontamente, uma forma de acabar com a procura de objetos. Existem inmeros exemplos de organizao e arrumao em nosso dia-a-dia. A organizao dos livros na biblioteca. O planejamento sistemtico do Layout, o gerenciamento dos armazns, o painel das ferramentas no local de trabalho e at a arrumao das coisas em uma vitrine, so bons exemplos. No difcil visualizar e avaliar o conceito de organizao, difcil coloc-lo em prtica. Contudo ele deixa de ser difcil se estabelecermos os lugares para as coisas, definindo como guard-las e fazer com que todos sigam as regras de arrumao. Essas regras simples servem, e muito, por analogia, orientar a avaliao do item organizao, onde deve ser verificado. Ordem e disposio dos postos e meios de trabalho (linhas, bancadas, dispositivos, equipamentos, ferramentas, etc. ...) Os acessos, corredores e escadas devem estar livres de obstculos. Colocao, disposio e guarda dos materiais e peas nos vasilhames em lugares adequados. Nos escritrios as verificaes tambm se assemelham, quanto as mesas, cadeiras, gavetas, mquinas, micros, telefones, materiais pessoais, arquivo, estantes, armrios, prateleiras, fichrios, quadros de avisos e arranjos fsicos. SEISO De modo geral, uma limpeza adequada de um ambiente de trabalho compreende desde o limpar tudo e tratar as causas das sujeiras, at o que podemos destacar como o mais importante que , corrigir as causas das sujeiras. Este tipo de abordagem auxiliar e muito, na auto-avaliao e avaliaes, pois servir de orientao sobre o que como verificar, que vai desde uma limpeza grossa que deveria normalmente ser realizada, onde com apenas uma olhada panormica percebe-se que foi feita ou no, at uma limpeza fina que abrange at as partes escondidas de difcil acesso, a verificao da execuo da limpeza fina, que a que nos interessa, denota acuidade e concentrao por parte de quem avalia, aqui os detalhes so observados, onde a limpeza fina vai alm de descobrir as causas da sujeira, mas a sua correo. Em resumo, ao se realizar a auto-avaliao e avaliao dos postos e meios de trabalho (linhas, bancadas, dispositivos, mquinas, equipamentos, ferramentas, etc.), pisos, paredes, colunas, corredores, escadas, local de reunio / lazer, bebedouros, lixeiras, cinzeiros, reas de caf, EPI / Uniforme) nas UTE e Equipes e (mesas, cadeiras, gavetas, mquinas, micros, telefones, materiais pessoais, arquivos, estantes, armrios, prateleiras, fichrios, quadros de avisos, pisos, paredes, janelas, persianas, circuladores de ar, espelhos, luminrias, reas de caf, cinzeiros e lixeiras, nos escritrios, nada mais do que verificar se no local de trabalho houve eliminao de lixo, sujeira e de materiais a serem descartados, tomando o ambiente de trabalho mais limpo e se o grau de limpeza esta compatvel com as necessidades da rea, proporcionando inclusive o descobrimento e solues dos pequenos problemas. Um bom exemplo de limpeza pode comear por um local que no observado ou visitado pela maioria das pessoas. SEIKTETSU Aps a avaliao dos itens simplificao, organizao e limpeza possvel que seja percebida como esto as aes para mant-las, devendo aqui o avaliador colocar em evidncia sua sensibilidade para dar a pontuao de acordo com o que foi visto. SHITSUKE A participao de todos no programa fundamental, devendo ser evidenciado o esprito de trabalho em equipe. Aqui o avaliador deve perguntar a algumas pessoas da rea (2,3 ou o nmero que julgar necessrio) algo sobre o programa, como por exemplo: o que o programa, para que serve, qual sua participao nas aes de limpeza, organizao, simplificao, voc recebeu o manual do programa, leu, o que achou, tem dvida, est sendo til ao seu trabalho, etc. Assim ser percebido o envolvimento, motivao e participao dos empregados no programa de limpeza.

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TOTAL DE PONTOS Soma de pontos das avaliaes P0, P1, P2, P3, 5S1, P3, 5S2. Quantificao do Desnecessrio Neste item o avaliador ir apenas verificar e registrar em Kg o que o avaliado o apresentou (papeis, documentos, materiais a serem descartados e sucatas). Principais irregularidades verificadas nas avaliaes P1, P2, e P3 Em cada avaliao, o avaliador deve registrar as principais irregularidades a serem informadas ao avaliado para as devidas providncias e para se necessrio justificar a pontuao dada em determinado item. Sistema de Avaliao de 5 pontos Serve para o avaliador em funo do que est sendo visto, representar em pontos os conceitos escolhidos, serve ainda para representar um nvel padro para cada avaliao, conforme consta no regulamento. COMO INTERPRETAR E PREENCHER O RELATRIO DE RESULTADOS DA SEMANA DA LIMPEZA OBJETIVO O principal objetivo do relatrio que cada fbrica / escritrio tenham registradas as aes desenvolvidas durante a semana da limpeza, as quais juntamente com a auto-avaliao serviro para cada fbrica / escritrio estabelecer o comparativo antes X depois, o qual servir para reflexo, ponto de apoio e partida para novas aes voltadas a simplificao, organizao, limpeza, conservao, participao e consequentemente o sucesso do programa limpo, e at para fixar metas mais ousadas para os prximos anos, pois o objetivo da avaliao e proporcionar melhorias contnuas no programa. o Unidade - Deve ser colocada a identidade da UTE/ Equipe/ Escritrio. o Perodo - Registrar o perodo em que foi realizada a semana da Limpeza. Itens 1, 2, 3, 4 e 5 Devem ser relatadas as aes que foram desenvolvidas durante a semana pela unidade de trabalho. Item 6 - Quantificao do Desnecessrio Neste item deve ser registrado em quilos (Kg) o que foi descartado com destino ao lixo ou sucata. Responsvel / Ramal / Data O responsvel da UTE / Equipe / Escritrio deve colocar o nome, ramal e data no relatrio. PRINCIPAIS AES - DICAS DO QUE FAZER - ESCRITRIOS SEIRI Os materiais necessrios de uso constante devem ser separados e colocados em lugar perto e de fcil acesso, o resultado que sendo separados de acordo com a necessidade, se ter melhor distribuio e controle dos materiais, e estes materiais no ficaro acumulados. Os materiais necessrios de uso eventual devem ser colocados em um bom local que no atrapalhem, assim se obter os mesmos resultados positivos dos materiais necessrios. Os materiais desnecessrios devem ser descartados em local apropriado e autorizado, ou passarem para que possa precisar deles, assim se evita acmulos e guarda de materiais que nunca sero utilizados, e isto facilitar na organizao e na limpeza. Importante – O hbito de separar materiais, papeis, documentos, ferramentas, etc., a base para introduzir nos ambientes de trabalho os conceitos de organizao e limpeza, bem como reciclagem e coleta seletiva de papel, plsticos, etc. Ex: O dinheiro obtido pela coleta de plsticos e papel pelos funcionrio revertida dentro da prpria empresa como mais recreao para os filhos dos prprios funcionrio no clube da empresa. SEITON Devem ser verificadas as mesas, as cadeiras, as gavetas, as mquinas, os micros, o telefone, os materiais pessoais, os arquivos, as estantes, os armrios, as prateleiras, fichrios, os quadros de avisos, etc. Planejando com eficincia o local e a disposio mais adequada, mantendo tudo no local certo. Os resultados so as melhores condies de segurana; facilidade na comunicao; facilidade de disposio dos mveis, equipamentos e acessrios; e localizao mais fcil e rpida dos papeis, documentos e desenhos. Deve ser verificado o arranjo fsico em funo da rea em que est disposta, deve-se propor novos arranjos, aproveitar bem os espaos e adequar o Layout de comum acordo com a equipe; os resultados so a facilidade de movimentao das pessoas e a melhor disposio e funcionalidade. Importante – Identifique o contedo de seus arquivos, estantes, prateleiras, etc., fica muito mais fcil e rpido localiz-los quando for necessrio.

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SEISO Devem ser limpos : * As mesas, as cadeiras, as gavetas, as mquinas, os micros, telefones, materiais pessoais. * Os arquivos, as estantes, os armrios, as prateleiras, os fichrios, os quadros de aviso. * Os pisos, as paredes, as janelas, as persianas, os circuladores de ar, os espelhos, as luminrias, as reas de caf, os cinzeiros, as lixeiras. Quanto ao mtodo/ ao: * Deve-se identificar o que provoca a sujeira ; * Eliminar as causas da sujeira ; * Limpar com a periodicidade determinada ; * Programar a manuteno e correes necessrias ; * Agir previamente contra a sujeira ; * Criar o hbito de no sujar ; * Providenciar meios especficos para dar fim a sujeira ; Os resultados sero : um ambiente limpo, extremamente agradvel, com boas condies, facilitando a identificao de objetos, documentos, desenhos e possibilitando o desenvolvimentos adequado do trabalho, com melhores condies de segurana e no acumulando sujeira. Importante – O ato de limpar no deve ser atividade de apenas uma pessoa ou setor, mas dever de todos, e deve se transformar em uma rotina no ambiente de trabalho. SEIKTETSU Deve-se manter a simplificao, a organizao e a limpeza. Colocando em prtica os conceitos e tcnicas apreendidas nos sensos de: Simplificao, organizao e limpeza . Os resultados sero um ambiente limpo, organizado e em boas condies de conforto, com a possibilidade de desenvolver o trabalho com segurana e qualidade. SHITSUKE Deve-se participar no envolvimento e na motivao, com verdadeira vontade de ajudar, com atitudes positivas e iniciativa. Estimulando os empregados a participar, com reunies e debates, designando tarefas, valorizando a tarefa desenvolvida, e mostrando os resultados, assim ocorrer os sucesso do programa limpo . "Ambiente limpo no o que mais se limpa, mas o que menos se suja" DIVULGAO A divulgao do programa 5S para a fbrica ser realizada utilizando-se as ferramentas de comunicao j existente como: * Quadro de aviso * Holerite * Faixa e cartazes, etc. ... evidente que antes desta divulgao ser realizado uma apresentao de todo o projeto para alta administrao. Treinamento deve ser realizado na prpria empresa no centro de treinamento, onde ser utilizado como material didticos os procedimentos 5S, as visitas as empresas que utilizam o programa 5S, com bibliografia e filmes. PREMIAO Todos os setores envolvidos no programa 5S participaro da disputa de premiao. A cada quadrimestre haver um setor campeo, e todos os funcionrios do setor recebero um prmio. Assim, no final do ano teremos o setor campeo, considerando os pontos acumulados durante as avaliaes do quadrimestre o setor campeo do quadrimestre receber uma premiao especial. E no final do ano todos os funcionrios recebero um brinde pela participao, independente da classificao final. Os critrios de pontuao entre os setores de fbrica e escritrios sero diferenciados, portanto, teremos dois campees por quadrimestre e consequentemente dois por ano. O prmio a ser dado para os funcionrios ser definido pelos mesmos, tomando-se como precauo o valor definido pela alta administrao. CONCLUSO Os resultados sero observados no final de cada quadrimeste, aps o fechamento dos relatrios das avaliaes.

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Logo aps ser realizado a avaliao dos resultados e os mesmos sero divulgados para os setores envolvidos no programa. Espera-se que ao final deste primeiro ano de implementao do programa 5S, as pessoas tenham obtido hbito de manter seu local de trabalho limpo e que tenham notado que as condies de trabalho melhoraram; que foi mais fcil a manuteno do Sistema de Qualidade e, principalmente, que este conhecimento adquirido seja internalizado em cada colaborador e uma ferramenta que estimule o aperfeioamento e melhoria contnua das atividades do dia-a-dia. REFERNCIA BIBLIOGRFICA * DEMING, W.E – Quality, Productivity and Competitive Position. So Paulo: MIT, 1982. * HIROYUKI, Hirano – 5S na Prtica. So Paulo, IMAM, 1989. * ISHIKAWA, Kaoru Dr. – Estratgia e Administrao da Qualidade So Paulo, IMO, Internacional Sistema Educativos, 1986. * SEVERINO, Joaquim Antonio Metodologia do Trabalho Cientfico. 18 edio So Paulo: Cortez, 1992. * TAKASCHI, Osada – HouseKeeping 5S’s. So Paulo: IMA, 1992. Professor Rui Carlos Duarte Bacciotti Professora Luciana Engle