REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
“SIMÓN RODRÍGUEZ”
CARACAS-DTTO. CAPITAL

RESUMEN MODELOS
ADMINISTRATIVOS
UNIDAD II

Integrantes:
Marcano, Harold C.I. Nº 17.123.605
Morales, Raul C.I. N° 14.017.905
Parra, Karla C.I. Nº 13.735.172
Suárez, Vanessa C.I. Nº 15.614.088
Urbina, Desiree C.I. Nº 15.099.257

Caracas, Septiembre de 2007

 LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

Una organización podrá ser entendida como un sistema, subsistema o un

supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel
representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la
realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los
sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo.
Schein propone una relación de aspectos que una teoría de sistemas
debería considerar en la definición de organización:
• La organización debe ser considerada como un sistema abierto.
• La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o
funciones múltiples.
• La organización debe ser visualizada como constituida de muchos
subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros.
• Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno
de ellos, afectará a los demás.
• La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros
sistemas.
• Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente
hacen difícil definir las fronteras de cualquier organización.

Modelo de Katz y Kahn Desarrollaron un modelo de organización más

amplio y complejo a través de la aplicación de la TS y la teoría de las
organizaciones. Según su modelo, la organización presenta las siguientes
características:

La organización como un sistema abierto

Importación (entrada): la organización recibe insumos del ambiente y
necesita provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del
medio. Ninguna estructura social es autosuficiente.
1. La organización procesa y transforma insumos en productos
acabados, mano de obra, servicios, etc.
2. Exportación (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos
hacia el medio ambiente.
3. Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de
cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación-
transformación-exportación.
4. Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para
detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo
indefinidamente su estructura organizacional.
5. Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de
codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales
conteniendo energía que se transforman por el trabajo hecho. También
reciben información, proporcionando señales sobre el ambiente. La
entrada de información más simple es la retroalimentación negativa
(negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvíos de la
línea correcta. El proceso de codificación permite al sistema
reaccionar selectivamente respecto a las señales de información para
las cuales esté programado. Es un sistema de selección de entradas a
través del cual, los materiales son rechazados o aceptados e
introducidos a su estructura.
6. Estado firme y homeostasis dinámica: los sistemas abiertos se
caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de
energía del exterior y una exportación continua de los productos del
sistema. La tendencia más simple del estado firme es la homeostasis,
los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del
crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en la
naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un mecanismo
regulador.
7. Diferenciación: la organización, como todo sistema abierto, tiende a la
multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también
multiplicación de papeles y diferenciación interna.
8. Equifinalidad: un sistema puede alcanzar, por una variedad de
caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones
iniciales.
9. Límites o fronteras: la organización presenta límites o fronteras, esto
es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de
acción del sistema, así como su grado de apertura.

La organización como un sistema cerrado

Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo
racional, enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los
sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y
cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistema
determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus
variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema
requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o
previsibles. Según Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá
si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos límites
conocidos.

La estructura organizacional
Mintzberg (1984): es el conjunto de todas las formas en que se divide el
trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas.
La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada
persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor
rendimiento posible.

En la estructura, las partes están integradas, es decir que se relacionan

de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta
y genera cambios en los demás elementos, en las relaciones entre los
mismos y en la conducta de la organización toda.

El crecimiento en la estructura organizacional va ocurriendo a medida que

las necesidades de la organización así lo requieran; debiendo guiarse por
una lógica que permita el logro de la eficacia y eficiencia organizacional.

Las organizaciones poseen diferentes estructuras entre sí, y una misma

organización puede ir cambiando su estructura, conforme evoluciona su
número de integrantes, la especialización, el grado de concentración de la
autoridad, etc.
La adaptación mutua, o comunicación informal. Se logra a través del
conocimiento de lo que cada uno debe hacer dentro de una lógica de
decisiones programadas.

Liderazgo
El Diccionario de Ciencias de la Conducta (1956), lo define como las
"cualidades de personalidad y capacidad que favorecen la guía y el
control de otros individuos".
Otra definición: "El liderazgo es un intento de influencia interpersonal,
dirigido a través del proceso de comunicación, al logro de una o varias
metas".

Cambio Organizacional. Es la capacidad de adaptación de las

organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio
ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje. Otra definición
sería: el conjunto de variaciones de orden estructural que sufren las
organizaciones y que se traducen en un nuevo comportamiento
organizacional.
Muchos cambios están ocurriendo a nivel mundial, exigiendo una nueva
postura por parte de las organizaciones. No se pueden quedar
observando y dejar que las cosas sucedan sin nada que hacer, pues esto
puede acarrear inseguridad en cuanto al propio futuro de la propia
organización.

Teoría de la contingencia
A diferencia del resto de teorías organizacionales, la contingencia centra
su foco de atención en el ambiente externo de la empresa, dando
prioridad a lo que ocurre fuera de la organización antes de indagar en los
elementos internos de la estructura organizacional. Dicho enfoque busca
un equilibrio entre ambos contextos, donde la organización busca obtener
el mayor beneficio de sus circunstancias ambientales para garantizar su
éxito como empresa.

Procesos Administrativos
En una organización los proceso administrativo consideran a la
administración como una actividad compuesta de ciertas sub.-actividades
que constituyen el proceso administrativo único. Estos procesos
administrativos están formado por 4 funciones fundamentales, planeación,
organización, ejecución y control.

La Planeación para determinar los objetivos en los cursos de acción que

van a seguirse.
La Organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y
para establecer y reconocer las relaciones necesarias.
La Ejecución por los miembros del grupo para que lleven a cabo las
tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.
El Control de las actividades para que se conformen con los planes.
Los factores externos pueden dividirse, según Hall (1973), en
condiciones generales e influencias específicas. Las primeras constituyen
aspectos como las variables tecnológicas, económicas, legales y políticas,
mientras que los segundos están compuestos por aspectos que afectan
particularmente a dicha organización, tales como otras organizaciones o
individuos claves.

Gerencia de proyectos. Es la disciplina de organizar y administrar los

recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado
completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste
planteados a su inicio.

Gerencia de proyectos. Es la disciplina de organizar y administrar los

recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado
completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste
planteados a su inicio.

Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u

operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una
filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De
allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos. La gerencia de
proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen
recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación
(entre otros) para lograr unos objetivos predefinidos.

La aplicación de la gerencia proyecto comienza desde el momento en que

es solicitado, esta primera etapa del proyecto es muy importante ya que
en ella deben quedar concretados, en orden secuencial, los siguientes
puntos: Definición de actividades, asignación de duración, fechas de
término y comienzo de cada actividad y la asignación de los recursos. La
asignación de recursos se refiere a los recursos, materiales y costos de
realizar cada actividad.
Una vez se deciden las actividades a realizar, el costo y se tiene
aprobación del plan, hay que comenzar de inmediato con la adquisición
de los materiales y los servicios para que estos estén disponibles al
comienzo del proyecto o en el momento en que se planificó su uso. Aquí
debemos incluir también el presupuesto necesario. Con los puntos
anteriores ya se podría tener parte del control del tiempo y de los costos.

Mientras el proyecto está en ejecución se debe dar seguimiento diario al

progreso de las actividades mediante reuniones cortas que no duren más
de una hora. También se debe enviar una actualización a cada parte
involucrada en el proyecto sobre los avances. En este informe el gerente
de proyecto debe especificar cual tarea es la ruta crítica y también cuándo
se estima terminará el proyecto.

Six sigma

Six Sigma implica tanto un sistema estadístico como una filosofía de

gestión. Six Sigma es una forma más inteligente de dirigir un negocio o un
departamento. Six Sigma pone primero al cliente y usa hechos y datos
para impulsar mejores resultados. Los esfuerzos de Six Sigma se dirigen
a tres áreas principales: Mejorar la satisfacción del cliente, Reducir el
tiempo del ciclo, Reducir los defectos.

Las mejoras en estas áreas representan importantes ahorros de costes,

oportunidades para retener a los clientes, capturar nuevos mercados y
construirse una reputación de empresa de excelencia.
Podemos definir Six Sigma como:

1. Una medida estadística del nivel de desempeño de un proceso o

producto.
2. Un objetivo de lograr casi la perfección mediante la mejora del
desempeño.
3. Un sistema de dirección para lograr un liderazgo duradero en el
negocio y un desempeño de primer nivel en un ámbito global.
 APORTE

Los líderes venezolanos afianzan su impacto a escala local

Fuente: El Nacional
03/11/2005

El liderazgo está de moda en Venezuela. Es un término que últimamente

se ha convertido en protagonista de foros y talleres, de inquietudes
comunitarias, políticas y empresariales. Se le busca ahora en cada
ámbito, y si no existe, pues se construye. Esta palabra ha sido tan
pronunciada en la historia reciente, que por momentos se queda en el
campo de la abstracción. ¿Qué es un líder? ¿Nace o se hace? La
literatura y los especialistas ofrecen variadas respuestas y conceptos,
pero en la práctica, en el terreno donde conviven los habitantes de un
país, los verdaderos líderes prefieren despegarse las etiquetas.

Entre quienes encabezan proyectos o acciones en pro de cambios

sociales, algunos lo hacen de forma innata. Otros se forman para adquirir
nociones de cómo canalizar iniciativas y movilizar grupos. Y en ambos
casos, ejercen una influencia notable en su entorno inmediato, como lo
hacen quienes ofrecieron su testimonio para este reportaje. Todos ejercen
liderazgo sin llamarse por ello líderes, y lo que les interesa, más que
sobresalir, es exponer que sí es posible transformar las cosas para bien.

En Venezuela -así lo exponen los especialistas-, esa capacidad o

disposición se ha concentrado sobre todo en el perímetro local. La
directora académica de la asociación civil Liderazgo y Visión, Caterina
Valero, afirma que desde hace cuatro años ha aumentado el número de
los líderes "de a pie". "La gente está tratando de resolver cosas que
afectan su entorno inmediato. Faltan más líderes macro. Han surgido
nuevas instancias de participación, en vista del descrédito de los partidos
políticos tradicionales".
Esta asociación se dedica desde hace una década a la formación en
temas de ciudadanía y liderazgo. Cerca de 400 personas han egresado
en ese período del programa "líderes emergentes" y ya se convoca a los
participantes del curso que se iniciará en enero de 2006. "Buscamos
incentivar la reflexión y la acción en temas que afectan a nuestra
sociedad. Al curso asisten personas de todos los sectores y de todas las
ideologías". En el programa, que dura siete meses -explica Valero-, se
revisa un marco teórico (política, economía, historia, ciudadanía, iniciativa
social empresarial, ética, manejo de conflictos) y se ofrecen las
herramientas en talleres prácticos para desarrollar habilidades
específicas.

Pero todo líder, nazca o se forme, tiene ciertas aptitudes que hacen que
sus acciones dejen huellas: visión clara de un proyecto, movilizador de
cambios sociales, toma iniciativas o las canaliza, es capaz de comunicar y
escuchar a su audiencia, sabe manejar un conflicto, es un negociador, y
no puede ser vertical, sordo o impositivo.

El liderazgo venezolano es "emprendedor, efervescente, rápido en la toma

de decisiones". "Es menos apático que en otros países. El venezolano
tiene esa capacidad de funcionar apasionadamente en los planes que se
propone". Más allá de la vehemencia criolla, en la Venezuela actual las
iniciativas tienen mayor viabilidad si se canalizan a través de alianzas. La
directora regional de la empresa de consultoría gerencial Hay Group,
Susana Gregori, hizo énfasis en este punto durante el V Simposio de
Responsabilidad Social del IESA.

"Hay que crear redes de cooperación. Un espacio donde se encuentren a

discutir las empresas, instituciones públicas, la comunidad, asociaciones
civiles, la academia. Promover un ambiente de inclusión:ese es el desafío
que deben enfrentar ahora los líderes de esos sectores en Venezuela".
 ANÁLISIS DEL GRUPO

La organización concebida como un sistema, representa la vía más

óptima al momento de emprender algún proyecto que se desee implantar
ya que asegura que su desarrollo se hará siguiendo una seria de reglas
establecidas para ser acatadas y lograr así que el fin común sea
alcanzado. La organización ha sido catalogada como un sistema abierto
ya que en sus diferentes fases para cumplir con sus objetivos, esta
interactúa con el medio ambiente quien le suministra información vital
para que sus procesos cumplan con lo requerido y de igual manera al
medio ambiente se le suministra información, de manera que haya ese
equilibrio entre los interese de ambas partes.

Al contar con una estructura organizacional se esta asegurando que el

trabajo próximo a realizar ha sido evaluado desde varios puntos de vista
ya que aquí se determina que se realizara, como se realizara y quienes
estarán asignados a cada actividad. Esto es de suma importancia para la
organización puesto que le permitirá también llevar un control constante
de lo que se esta realizando y hacer correcciones necesarias.

En todas estas actividades es necesaria la figura de una persona que

asuma el papel de líder, claro que esta ya definida. Pero es importante
que cumpla con los requisitos primordiales para asumir este reto como la
preparación, experiencia, disposición al trabajo y al cambio. De manera
que las personas bajo su mando y orientación sepan que van
encaminados al éxito del proyecto.
 CONCLUSIÓN

Toda organización por lo general justifica su existencia en el interés de

alcanzar las metas trazadas; en la actualidad muchos son los métodos
para hacer de este alcance algo tangible a corto y largo plazo. Por esto la
importancia de una estructura organizacional bien definida, esta al igual
que una buena gerencia para proyectos permitirá que el trabajo a ejecutar
sea realizado de la forma correcta por un personal calificado para esto,
asegurando que los recursos sean aprovechados al máximo, en el
intervalo de tiempo estipulado para ello.

De igual forma se a determinado para que la organización vaya

encaminada hacia la dirección correcta debe contar con una persona que
asuma el papel de lider, ya que este mediante su preparación,
conociemiento e interes, y con la ayuda de los colaboradores que requiera
, permitira que se cumpla con lo establecido, que es alcanzar las metas
de la empresa.
 BIBLIOGRAFÍA

DURO MARTÍN, ANTONIO, Introducción al liderazgo organizacional

"Teoría y metodología", Editorial: Dykinson, año 2006.

JUAN JOSE MIRANDA MIRANDA, Gestión de Proyectos, Editorial:

MMEditores, año 1999.

Barbara Wheat, Mike Carnell, Chuck Mills, Seis Sigma, Editorial:

Grupo Editorial Norma, año 2004

http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/teoriagene
raldesistemas/default2.asp

http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/45/modorga.htm

http://www.apalancar.org/noticias/detalle.asp?tipo=1&id_documento=4362