Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
CentriCitsoLUtionsJUni2011
Co-Creatieiseenanderemaniervandenken
Door veel kennis en ervaring komen de veelweters boven in de organisatie te zitten. Dat is samengevat ongeveer 3.000 jaar cultuurgeschiedenis in denken. Degenen die aan de top staan beslissen -want die weten het meesten de rest voert het uit. Op deze structuur werkt bijvoorbeeld ook de overheid. Hirarchisch. een klein beetje water bij de wijn gedaan. Mensen zeggen niet wat ze denken en frustreren met hun handelen het proces. Bij co-creatie gaat het anders. Degene die 80 voorstelde denkt: Ik vind eigenlijk 80, maar we zijn via een goed gesprek op basis van uitwisseling van argumenten op 52 uitgekomen. We gaan handelen. Als blijkt dat 52 te weinig is, zal hij niet zijn gelijk vanaf de daken gaan schreeuwen, mede dankzij de goede discussie die er is geweest. Het besluit wordt genomen om de uitkomst bij te stellen naar 56. Hierdoor wordt zijn aandeel belangrijker. Er is handelend bewezen dat hij gelijk heeft. Dat is iets anders dan in de discussie vooraf je gelijk proberen te halen en dan te gaan handelen. Wierdsma stelt vervolgens dat overheidsorganisaties dit proces vaak niet toepassen en te traditioneel zijn. Managers weten het en de rest moet de uitvoering voor de rekening nemen. Strategie en uitvoering bij de overheid staan te weinig met elkaar in contact. Strategie zit hoog en uitvoering zit laag in de organisatie. Verkeerd. Want op het gebied van de uitvoering worden de strategische beslissingen ge-nomen. Essentieel is dat wanneer je in een dynamische omgeving kennis wilt vergaren, je niet kunt leren, want voor je het weet is de kennis alweer verouderd. In een dynamische organisatie moet je meedoen, je moet handelen om tot kennis te komen.
Buitenwereld
Het proces van co-creatie levert een betekenis van de werkelijkheid op. De interne actoren gaan na een fatsoenlijk gesprek op tijdelijke basis handelen. Hierdoor kunnen ook externe partners hun inbreng in het proces hebben. In het oude model: eerst denken en dan doen. In mijn model: een beetje nadenken, dynamiek accepteren en door te handelen tot de waarheid komen. En de buitenwereld mee laten praten. Als ambtenaar kun je niet zeggen: Dit vindt de burger belangrijk. Probeer het uit, kijk wat de burger echt wil. Je kunt er lang over fantaseren, maar je moet het doen. Probeer het in twee gemeenten, zie wat er gebeurt en leer ervan. Dan haal je de buitenwereld binnen. Dat is belangrijk voor een succesvol project. Want de externe wereld heeft niets te maken met de psychologie van de interne wereld van de organisatie en de bazen. Het gaat de externen om de kwaliteit van de dienstverlening en om de hoogte van de prijs. De stem van de mensen, die geen belang hebben, is belangrijk, want die houdt de discussie scherp. Er is wel een verantwoordelijke in dit proces. Dat is degene die stelt dat je niet kunt blijven praten, maar dat je ook moet handelen. Anderen zullen die leider accepteren. Niet omdat hij het beter weet, maar omdat het gesprek zorgvuldig is geweest. Vaak zeggen mensen dat ze geen autoriteit meer accepteren. Maar dat is niet zo, dat doen mensen wel. Een goed voorbeeld is de Rijdende Rechter. Als je maar niet anoniem bent, je komt luisteren naar de mensen - als je dus een gezicht hebt dan accepteren ze ook je beslissing. Ook de overheid kan aan deze criteria voldoen. Dit is mijn beslissing en hier 2
Handelen
Andr Wierdsma geeft aan de hand van een voorbeeld aan wat de verschillen zijn tussen de manieren van denken en waarom je moet handelen om achter de beste oplossing te komen. Stel er zijn drie personen die iets bespreken. De eerste komt met 40, de tweede de baas met 60 en de derde met 80. Uiteindelijk wordt besloten dat het 52 moet zijn. In een bureau-cratische organisatie denkt de persoon die 80 voorstelde: 52 Is veel te weinig, ik doe het gewoon op mijn manier en vertel er niets over. Hij is overruled, want de baas wilde 60 en die heeft maar
Co-Creatieiseenanderemaniervandenken
zult u het mee moeten doen. De mensen zijn opgelucht dat het voorbij is, omdat het proces zorgvuldig is geweest. De overheid doet het als autoriteit beter door het volk naar binnen te halen en mee te laten praten. Vooral als je maatregelen neemt die mensen raken. Dan moet je met die mensen in gesprek gaan.
Overheid
De vraag is of bij de overheid de verandering in denken al in gang is gezet. We hebben al geconstateerd dat bij de overheid beleidsvoorbereiding vaak gescheiden is van beleidsuitvoering. Dan is het al lastiger om te veranderen. Hoe kan het dat jij in je ivoren toren het weet? Ga met de mensen praten die aan het loket werken. De Tweede Kamer neemt beslissingen zonder enige kennis en respect voor de consequenties. De verandering van een wetje of aanpassing van de regels betekent nieuwe instructies voor al het baliepersoneel en aanpassing van de systemen. Het kost miljoenen en miljoenen. Daar staan ze niet bij stil, want dat hoort bij de uitvoering. Het is wisselend hoe de overheid ermee omgaat. Veel grootschalige organisaties en bedrijven hebben moeite om dergelijke ontwikkelingen bij te houden. Waar het bijvoorbeeld wel duidelijk werkt zijn bedrijven in softwareontwikkeling. Die blijven niet oeverloos praten, maar gaan aan de slag met goede ideen. De directeur moet de voorwaarden scheppen om te kunnen werken, maar de programmeurs hebben de oplossingen. Het is volgens Wierdsma niet zo dat een partij co-creatie kan afdwingen. Het is naar zijn idee wel noodzakelijk om de kloof tussen overheid en burger te dichten. Co-creatie is volgens mij een voorwaarde om zaken voor elkaar te krijgen, want als partijen die noodzakelijkerwijs samen moeten niet verbonden raken, gaat het niet werken. Als de overheid en burger niet gekoppeld worden, zijn de beslissingen niet geworteld en de consequenties niet te overzien. Het gaat om de denkwijze, het proces. Er mag natuurlijk wel een partij zijn die het voortouw neemt. Hoogleraar In t Veld heeft een keer gezegd dat wanneer je bij de overheid iets voor elkaar wilt krijgen, dat alleen lukt als geloofwaardige figuren van verschillende partijen met elkaar een bondje maken. Zij spreken af: Wij gaan het gewoon regelen. Dan ontstaat er een netwerk van personen die begrijpen dat het probleem opgelost moet worden. Er mag dan een voortrekker zijn, maar ze weten dat ze elkaar nodig hebben. Co-creatie is voor mij dus duidelijk niet de inspraakrondes bij de overheid waar telkens dezelfde veertig opgewonden standjes binnenkomen.
Andr WierdsmA Andreas Franciscus Maria (Andr) Wierdsma is een Nederlands bedrijfskundige en hoogleraar Organiseren en co-creren aan de Nyenrode Business Universiteit. Daarnaast is Wierdsma verbonden als hoogleraar Management and organisation aan CEIBS (China Europe International Business School in Shanghai), waar hij tweemaal per jaar lesgeeft. Wierdsma studeerde bedrijfskunde aan de universiteit Nyenrode en organisatie- en klinische psychologie aan de Vrije universiteit van Amsterdam. Sinds 1978 werkt hij als docent aan de universiteit Nyenrode. Hij is een van de oprichters van het Executive Management Development Center (EMDC) Meer dan 25 jaar ervaring op het grensvlak van management- en organisatieontwikkeling. Sinds 1999 is hij hoogleraar. De onderzoeksinteresse van Wierdsma liggen op het gebied van interculturele communicatie, complexe besluitvorming, de lerende organisatie, leiderschap en verandermanagement. In zijn oratie uit 1999 breekt Wierdsma een lans voor het stakeholdersmodel in plaats van het shareholdersmodel. Te vaak zijn bedrijven nog eenzijdig gericht op het creren van korte termijn shareholder value. Medewerkers zijn dan resources waar je op kunt bezuinigen. Opleiden is dan kosten maken in plaats van investeren. De waarde van werknemers en een cultuur van respectvol samenwerken staan helaas niet op de balans. Zijn laatste boeken zijn Co-creatie van veranderingen (1999, promotie). Leidinggeven aan co-crerend veranderen (2001, oratie) en samen met Joop Swieringa Lerend organiseren en veranderen (2011).
Centric IT Solutions Antwerpseweg 8 2803 PB Gouda P.O. Box 338 2800 AH Gouda T +31 182 34 57 01 F +31 182 34 50 01 E info.pss@centric.eu
De WetensChaPPelijke raaD voor het regeringsbeleiD De Wetenschappelijk Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) is een onafhankelijk adviesorgaan voor de Nederlandse regering. De WRR geeft de regering gevraagd en ongevraagd advies over onderwerpen
Regionale uitvoeringsdiensten
Samen onderweg naar een betere samenwerking
1.0 16 augustus 2011 Niels van der Kolk Belasting & Vastgoed
Inhoudsopgave
3 3
Drie modellen 2.1 Het centrale model 2.2 Het decentrale model 2.3 Het netcentrisch model
4 4 5 6
De toekomstverwachting 3.1 Flexibiliteit vereist 3.2 Een model kiezen: een groeipad 3.3 Financieel aantrekkelijk 3.4 Uitbreiding van de mogelijkheden
7 7 7 8 8
Waarom Centric?
10
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopien, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Centric Holding.
Regionale uitvoeringsdiensten
Op dit moment zijn verschillende organisaties bezig met het oprichten van regionale uitvoeringsdiensten (RUD's). De eerste RUD's zijn inmiddels gevormd. Centric volgt de ontwikkelingen op de voet en zet haar expertise in om uitvoeringsdiensten te ondersteunen. In dit artikel gaan we kort in op de aanleiding van het oprichten van de RUD's. Daarna bespreken wij de drie mogelijke verschijningsvormen van deze RUD's en de gevolgen van deze verschijningsvormen voor uw ICT-infrastructuur. Ten slotte geven wij onze visie op de regionale uitvoeringsdiensten.
1.1
De belangrijkste reden voor het oprichten van regionale uitvoeringsdiensten is de verbetering van de kwaliteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Expertise op Wabo- en milieugebied is schaars of duur. Hierdoor hebben niet alle organisaties deze expertise zelf in huis. Daarom is regionale samenwerking wenselijk. Op dit moment zijn ongeveer 500 instanties betrokken bij omgevingsregels, toezicht en handhaving. De samenwerking tussen de verschillende instanties verloopt moeizaam. De komst van de RUD's moet deze samenwerking verbeteren. Deze samenwerking voor vergunningverlening, toezicht en handhaving is niet nieuw. Verschillende gemeenten hebben bijvoorbeeld al taken belegd bij een milieudienst. Met de komst van de regionale uitvoeringsdiensten krijgt deze regionale samenwerking een wettelijke impuls.
Drie modellen
Het aansluiten bij regionale uitvoeringsdiensten heeft grote consequenties voor uw organisatie en voor uw ICT-infrastructuur. In bijna alle situaties zal de RUD een aantal taken van gemeenten, provincies en waterschappen overnemen, terwijl een deel van de taken bij de organisaties achterblijven. Zo zal bijvoorbeeld een gemeente bij een aanvraag voor een omgevingsvergunning zelf het bouwaspect behandelen, terwijl de RUD het milieuaspect behandeld. De minister heeft aan provincies gevraagd om een leidende rol te nemen bij de oprichting van RUD's. Doordat er niet n model vanuit het ministerie van Milieu en Infrastructuur wordt opgelegd, ontstaan de uitvoeringsdiensten in verschillende vormen. Er ontstaan voor de ICTinfrastructuur drie hoofdvormen: Het centrale model Het decentrale model Het netcentrisch model1
2.1
In het centrale model werken de regionale uitvoeringsdienst en alle aangesloten organisaties centraal met hetzelfde systeem.
Gemeente
RUD
Provincie Waterschap
Het voordeel van het centrale model is dat informatie n keer wordt opgeslagen. Alle organisaties gebruiken de actuele gegevens. Er is geen synchronisatie nodig. Met regionale autorisatie zorgt u dat organisaties alleen toegang hebben tot gegevens uit hun verzorgingsgebied. De RUD behoudt het overzicht over het volledige verzorgingsgebied.
1
Gebaseerd op het boek van Ben van Lier Luhmann ontmoet the matrix, zie ook het proefschrift.
De RUD houdt eenvoudig het overzicht, doordat de gegevens van het hele verzorgingsgebied in een database beschikbaar zijn. Hierdoor kan de RUD bijvoorbeeld eenvoudig rapportages over het volledige verzorgingsgebied maken. Een nadeel van het centrale model is dat de gegevens van de verschillende organisaties moeten worden samengevoegd in n systeem. Dit betekent een uitgebreid implementatietraject met meerdere conversies. Het centrale model is niet nieuw. Verschillende milieudiensten gebruiken nu al Centric-software met het centrale model om de gegevens van alle aangesloten gemeenten te beheren.
2.2
In het decentrale model behoudt elke organisatie zijn eigen systeem. De regionale uitvoeringsdienst werkt in de systemen van de verschillende organisaties.
Gemeente
RUD
Provincie Waterschap
Een voordeel van het decentrale model is dat dit model direct is in te voeren. De gemeenten geven de medewerkers van de regionale uitvoeringsdienst toegang tot hun systeem. De medewerkers van de RUD kunnen direct aan de slag. Voor het decentrale model is geen nieuwe software nodig en zijn er geen conversies nodig. Een nadeel van het decentrale model is dat de gegevens van alle aangesloten organisaties los staan. Hiermee wordt het lastig om het overzicht te houden over het gehele verzorgingsgebied van de regionale uitvoeringsdienst. Ook zullen verschillende organisaties verschillende softwarepakketten gebruiken. In dit geval moeten medewerkers van de uitvoeringsdienst met verschillende systemen leren werken.
2.3
In het netcentrisch model gebruikt de regionale uitvoeringsdienst een eigen systeem. Alle aangesloten organisaties behouden hun eigen systeem. De verschillende systemen wisselen gegevens uit op basis van open standaarden, zodat alle organisaties beschikken over de actuele gegevens en gegevens slechts n keer worden uitgevraagd. Gemeenten hebben bijvoorbeeld alleen gegevens uit hun verzorgingsgebied en de uitvoeringsdienst heeft gegevens van alle aangesloten organisaties. Wanneer een aangesloten organisatie of de uitvoeringsdienst een mutatie doorvoert, worden de wijzigingen automatisch uitgewisseld.
Gemeente
RUD
Provincie Waterschap
Een voordeel van het netcentrisch model is dat iedere organisatie autonoom blijft. Zij kunnen bestaande oplossingen blijven gebruiken of gefaseerd vervangen. Bestaande koppelingen binnen die organisaties met bijvoorbeeld het zakensysteem of het documentmanagementsysteem blijven werken. Het uitwisselen van gegevens verloopt via berichtenverkeer op basis van open standaarden, waardoor er geen conversies nodig zijn. In deze opzet kunnen samenwerkingen tussen organisaties eenvoudig worden opgezet en gewijzigd. Het is een flexibele manier van werken en ook de wijzigingen voor de medewerkers blijven beperkt. Met dit model beperk je grote veranderingstrajecten en onzekerheid. Om gegevens uit te wisselen tussen de verschillende systemen, is er een standaard uitwisselingsformaat nodig. Alleen met een standaard uitwisselingsformaat weet u zeker dat u alle systemen aan elkaar kunt koppelen en dat u werkelijk autonoom blijft. Centric werkt op dit moment samen met andere partijen aan een open standaard. Wij pleiten ervoor dat deze open standaard een landelijke standaard wordt.
De toekomstverwachting
Wij verwachten dat de regionale uitvoeringsdiensten ontstaan in alle drie de vormen. Daarnaast ontstaan er ook tussenvormen. Zo zullen er organisaties binnen een regio zijn die alle Wabo-taken bij de RUD onderbrengen. Deze organisaties werken bijvoorbeeld via het centrale model. Andere organisaties binnen hetzelfde verzorgingsgebied, zullen slechts een deel van hun taken bij de RUD onderbrengen. Deze organisaties gaan dan werken volgens het netcentrisch model. Centric levert voor vergunningen, toezicht en handhaven Key2Vergunningen. Door de flexibele opzet, de zelf in te richten workflow en de servicelaag voor koppelingen, ondersteunt Key2Vergunningen alle verschijningsvormen. Wij verwachten dat de meeste organisaties uiteindelijk naar het centrale model toegroeien, maar op korte termijn biedt een netcentrische aanpak de grootste kans op succes.
3.1
Flexibiliteit vereist
Verschillende organisaties hebben verschillende behoeftes. Elke organisatie heeft eigen eisen aan bijvoorbeeld brieven en toetsing. Daarbij komt dat de ene organisatie slechts een deel van haar taken bij de RUD onderbrengt (basispakket), terwijl de andere organisatie al haar Wabo-taken bij de RUD onderbrengt. Door deze verscheidenheid aan taken en door de verschillende eisen, moet de RUD flexibel zijn. De regionale uitvoeringsdienst moet zowel flexibel zijn in de taken die zij ondersteunt, als in de procedures die zij uitvoert. Een RUD kan alleen werken met een systeem die deze flexibiliteit ondersteund. Zo moeten er voor elke organisatie bijvoorbeeld andere briefsjablonen worden gebruikt. Ook moeten specifieke wensen en eisen uit het werkproces gewoon door de workflow worden ondersteund. Door de schaalbaarheid en flexibiliteit van Key2Vergunningen, is Key2Vergunningen de ideale oplossing voor elke uitvoeringsdienst.
3.2
Welk ICT-model voor u het beste is, hangt af van het samenwerkingsmodel waar u zich bij aansluit en de taken die u onderbrengt bij de RUD. Organisaties gaan steeds intensiever met de RUD samenwerken en brengen steeds meer taken onder bij de RUD. Wellicht komt het zelfs zo ver dat uiteindelijk de RUD zoveel taken overneemt dat een centraal model het meest effectief is. We zijn echter ook reel: Het is onwaarschijnlijk dat alle organisaties in 2013 al klaar zijn voor een volledig centraal model. Op dit moment hebben gemeenten, provincies en milieudiensten hun eigen oplossing. Veel organisaties hebben met de komst van de Wabo genvesteerd in ICT. Vanzelfsprekend wilt u deze investering behouden en wilt u deze investering gebruiken als basis voor uw RUD-oplossing. Bij ons is dat mogelijk. Daarom ondersteunen onze oplossingen alle uitvoeringsvormen van de RUD. Om zoveel mogelijk rendement te halen uit uw investeringen, adviseren wij om te beginnen met het netcentrisch model. Zo haalt u het maximale uit bijvoorbeeld bestaande Wabo-investeringen en voorkomt u grote verandertrajecten in uw organisatie. Met slechts n koppelvlak werkt u direct volledig geautomatiseerd samen met de regionale uitvoeringsdienst en andere partners. Door het
gebruik van standaarden maakt het niet uit welke software u gebruikt. U werkt dan samen met de RUD zonder dat er grote investeringen nodig zijn. Binnen het netcentrisch model heeft de RUD toegang tot alle relevante gegevens. Hiermee kan de RUD al zijn taken uitvoeren. Ook brengt u eenvoudig extra taken onder bij de RUD. De RUD hoeft alleen een paar extra gegevens uit te wisselen. Niet voor niets adviseren het IPO en het ICTU allebei het netcentrisch model. Vanuit dit model is het eenvoudig mogelijk door te groeien naar het centrale model.
3.3
Financieel aantrekkelijk
Wanneer u kiest voor een bepaald model, wilt u natuurlijk zo min mogelijk kosten voor de implementatie. Als u voor onze oplossingen kiest dan hoeft u geen extra licenties af te nemen. U kunt uw bestaande licenties, of delen daarvan, inbrengen in uw RUD-situatie. De licenties of delen van de licenties zijn overdraagbaar. De investeringen die u al hebt gemaakt, blijven behouden.
3.4
Om de verschillende modellen nog beter te ondersteunen, breiden wij onze applicaties op korte termijn uit met nieuwe mogelijkheden. Hieronder noemen wij twee actuele voorbeelden: Om gegevens tussen verschillende systemen uit te wisselen, moet er een open uitwisselingsformaat komen. Wij werken actief mee met de landelijke initiatieven om deze open standaard te realiseren. Samen met andere partijen pleiten wij ervoor dat deze open standaard als landelijke standaard wordt geadopteerd.
Ook ontwikkelen wij een portal om informatie uit alle aangesloten systemen binnen de RUD eenvoudig te raadplegen. U krijgt hiermee overzicht over de lopende zaken binnen het hele verzorgingsgebied en kunt eenvoudig rapporten maken. De portal baseren wij op een standaard uitwisselingsformaat. De eerste demonstratieversie is beschikbaar, kijk op www.centric.eu/rud voor een voorbeeld.
Als laatste noemen wij de mogelijkheden van onze huidige oplossing. Hierin is het nu al mogelijk conform het centrale model regionale autorisatie in te regelen. Met deze regionale autorisatie kunnen verschillende organisaties in n oplossing werken terwijl ze alleen toegang hebben tot hun eigen gegevens. Met onze oplossing kan de RUD bepalen welke organisaties inzicht hebben in welk deel van het verzorgingsgebied. De RUD kan zelf inzicht houden in alle gegevens van de aangesloten organisaties.
Waarom Centric?
Centric is klaar voor de regionale uitvoeringsdiensten. Of u nu een gemeente, provincie, waterschap, RUD of andere partner bent. Met onze oplossingen ondersteunen wij elke organisatie in elke verschijningsvorm. Wij bewijzen dit al vele jaren met onze oplossingen voor vergunningen, toezicht en handhaven. Stuk voor stuk oplossingen die uiteenlopende organisaties ondersteunen bij hun taken. Centric is een leverancier met een rijke historie, veel kennis en een gegarandeerde continuteit. Als totaalleverancier ondersteunen wij u bij complexe vraagstukken zoals de integratie met basisregistraties, integratie met documentmanagementsystemen, koppelingen met het Omgevingsloket online, zaakgericht werken, samenwerking met de RUDs en het volledig automatiseren van de uitvoeringsdienst zelf. De toenemende bezuinigingen en de aankomende vergrijzing zorgen voor nieuwe uitdagingen binnen alle organisaties. Wij kunnen u volledig ontzorgen met bijvoorbeeld ons rekencentrum voor cloud computing of iTV.Loket. Daarnaast profiteert u van onze samenwerking met Oranjewoud en XCent voor bijvoorbeeld advies en personele capaciteit. Heeft u nog vragen of wilt u meer informatie? Neem dan contact met ons op via (0182) 34 57 01 of info.pss@centric.eu.
10