Curso Tablas Dinamicas

Excel
Curso Asistido de Tablas dinámicas
Preparado por: luis e. vásquez r.
Medellín, Septiembre de 2006

Índice de contenido
Introducción...................................................................................................................3
Los Pasos Iniciales.........................................................................................................4
Las Preguntas Iniciales..................................................................................................5
Sesión de prácticas.........................................................................................13
Sugerencias....................................................................................................13
Tamaño de la descarga: 74 KB (<1 mín. a 56 Kbps).....................................13
Lo importante es realizar el Diseño.............................................................................19
Tamaño de la descarga: 75 KB (<1 mín. @ 56 Kbps)...................................20
Cambio en los valores y Presentación del Reporte......................................................21
Cuando solo Sumar no es Suficiente .........................................................................25
Sugerencias....................................................................................................26
Tamaño de la descarga: 105 KB (<1 mín. @ 56 Kbps).................................27
Calículos adicionales y creación de grupos.................................................................27
Sugerencias....................................................................................................35
Generación de Resúmenes y Cálculos personalizados................................................36
Sugerencias....................................................................................................43
Introducción de Campos y atributos Calculados........................................................44
Sugerencias....................................................................................................50
Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 2

Introducción
¿Tiene más datos de los que necesita? ¿Desea ver las tendencias y los
modelos de un vistazo? En ese caso, los informes de tablas dinámicas son
la solución. Permiten crear en cuestión de segundos nuevas vistas de los
datos de hojas de cálculo. Cientos o miles de fragmentos de información
van encajándose y revelan el significado de los datos. En este breve curso,
va a comprobar cuáles son las ventajas de los informes de tablas
dinámicas y va a crear rápidamente un informe de tablas dinámicas
Imagínese una hoja de cálculos de Excel con cifras de ventas de la

compañía y cientos, no, miles de filas de datos. Todo el mundo tiene
preguntas sobre el significado de los datos. ¿Cómo obtienen las
respuestas? Los informes de tablas dinámicas organizan y resumen los
datos de modo que no sólo formen parte de una hoja de cálculos. Los
informes de tablas dinámicas ofrecen comparaciones, revelan modelos y
relaciones, además de analizar las tendencias. En esta lección, va a
comprobar cómo los informes de tablas dinámicas facilitan todo eso:
comparan, revelan y analizan mostrando diferentes vistas de los datos y
convirtiendo los datos en información que tiene sentido.

Los Pasos Iniciales
Usted decide qué datos desea analizar y cómo organizarlos. En lugar de
ser un solo formulario arbitrario que realmente no se adapte a sus
necesidades, cada informe de tabla dinámica le proporciona una vista
distinta de sus datos, respondiendo al instante a sus preguntas, y está
personalizada para sus objetivos.
Para comparar datos, para buscar sus significados, comience por plantear
preguntas. ¿Necesita conocer las cifras totales de ventas por región, por
vendedor, por trimestre o por mes? ¿Iría mejor su negocio si los mejores
vendedores sólo vendieran los mejores productos? ¿O significaría eso que
habría líneas completas de productos sin generar ingresos?
Una vez que tenga en mente las preguntas, Excel proporciona respuestas
con facilidad. En primer lugar, ofrece un asistente para ayudarle a
preparar los datos para mostrarlos en una nueva vista. A continuación,
puede arrastrar y colocar los datos desde su lista de cifras de ventas
hasta una nueva vista de informe de tabla dinámica.

Las Preguntas Iniciales
Crear informes de tabla dinámica consiste en llevar piezas de información
de unos lugares a otros para ver cómo encajan entre sí. ¿No está
satisfecho con este primer informe? Se tarda un par de segundos en
cambiar la disposición de las filas y las columnas, algo parecido a girar un
caleidoscopio para ver distintos patrones.
Los informes de tabla dinámica ayudan tanto a hacer que los datos sean
manejables que pueden hacerle perder la cabeza, pero no debe
preocuparse por organizar el informe de una forma "equivocada". Lleve los
datos de un lugar a otro, una y otra vez, para conseguir tantas respuestas
directas y claras como preguntas plantee.
Por tanto, en cuestión de segundos puede convertir un informe que

muestre las ventas de cada vendedor en otro que enumere las ventas por
país o en otro que clasifique a los vendedores por cantidades de pedidos:
es como convertir un grupo desordenado de personas en una banda de
música desfilando y tocando al unísono.
En esta lección, va a conocer al Asistente. (No se preocupe de lo que

sucede en privado.) Va a aprender a arrastrar datos seleccionados hasta
el área de diseño de la tabla dinámica y comprobará cómo la nueva vista

responde a las preguntas sobre una lista de cifras de ventas en Excel. En
la sesión práctica al final de la lección, tendrá la oportunidad de crear un
informe de tablas dinámicas.
Imagine que Excel está abierto y que está mirando las cifras de ventas.
En este ejemplo hay 799 filas de ventas ordenadas por país, vendedor e
importe de los pedidos.

¿Cómo puede hacer que los datos sean más comprensibles? Para
averiguarlo, empiece por preguntarse qué necesita saber:
• ¿Qué nivel de ventas tiene cada vendedor?

• ¿Qué cantidades se han vendido por país?
Cuando esté listo para obtener las respuestas, haga click en cualquier
punto de los datos e inicie el Asistente haciendo click en la opción
Informe de tablas y gráficos dinámicos del menú Datos.
Nota El Asistente para tablas y gráficos dinámicos también se utiliza

para crear informes de tabla dinámica, representaciones gráficas de los
informes de tabla dinámica. En este curso no se incluyen los informes de
gráficos dinámicos.
Una vez abierto el asistente, haga click en Finalizar. Eso es todo. Puede
dedicar más tiempo a estudiar el Asistente, pero para este ejemplo no es
necesario. Haciendo click en Finalizar directamente indica al Asistente
que debe usar la configuración predeterminada. Si no se especifica lo
contrario, el Asistente:
• Utilizará los datos contenidos en una lista de Excel o en una base

de datos.

• Preparará una área de diseño para crear un informe de tabla
dinámica.
• Utilizará todos los datos contenidos en la lista.
• Colocará el área de diseño del informe en una nueva hoja de cálculo.
El Asistente tarda menos de un segundo en preparar una hoja de cálculo

con todo lo necesario para crear una vista de tabla dinámica de sus datos:
la Lista de campos de tabla dinámica desde la que arrastrar los
elementos, el área de diseño en la que colocar los elementos y la barra de
herramientas Tabla dinámica.
En la sesión de práctica del final de la lección lo podrá comprobar usted

mismo: sólo se tarda unos segundos más en diseñar la vista de tabla
dinámica que lo que tarda el Asistente en preparar el área de la hoja de
cálculo.
La Lista de campos de tabla dinámica contiene los nombres de las

columnas del origen de datos (las cifras de ventas): País, Vendedor,
Cantidad del pedido, Fecha del pedido e ID del pedido.

Cada una de las columnas de datos de origen se ha convertido en un campo
con el mismo nombre. Para crear una vista de tabla dinámica de sus datos
debe arrastrar los campos desde la lista de campos hasta el área de
diseño.
El área de diseño está dividida en cuatro áreas de colocación

independientes señaladas en las que puede arrastrar y colocar los campos
desde la lista de campos. El área de diseño se convertirá en su informe de
tabla dinámica.

Las etiquetas de las áreas de colocación le indican dónde colocar los datos
para mostrarlos con una orientación específica. Por ejemplo, si deseara
arrastrar el campo Vendedor al área etiquetada como Coloque los campos
de fila aquí, por ejemplo, vería una fila por cada nombre de vendedor. Si
arrastrara el campo Vendedor y lo colocara en el área etiquetada con
Coloque los campos de columna aquí, obtendría una columna por cada
nombre de vendedor.
A continuación verá cómo saber qué campos debe arrastrar hasta el área
de diseño (no es necesario utilizarlos todos).
Ahora es el momento de encajar las piezas. Supongamos que su primera

pregunta es: ¿Cuánto ha vendido cada vendedor? Para conocer la
respuesta utilizaría dos de los campos de la lista de campos: el campo
Vendedor para mostrar los nombres de los vendedores y el campo
Cantidad del pedido para presentar la cantidad vendida por cada persona.

Después de decidir qué campos utilizar, debe determinar dónde colocar
cada campo. Para mostrar un nombre de vendedor por cada fila, debe
arrastrar el campo Vendedor hasta el área de colocación identificada
como Coloque los campos de fila aquí. Cuando coloque el campo
Vendedor, en el diseño aparecerán los nombres de los vendedores.
Para ver la cantidad vendida por cada persona, arrastre el campo

Cantidad del pedido hasta el área etiquetada como Coloque datos aquí. El
área de colocación de elementos es el lugar donde normalmente se colocan
datos numéricos, porque Excel los suma automáticamente en esta área. A
continuación, los totales se muestran en el informe de tabla dinámica.
Cuando coloque el campo Cantidad del pedido en el área de colocación de
datos, el contorno coloreado desaparecerá y verá la vista del informe.

Ahí lo tiene. El informe de tabla dinámica resume 799 filas de información
para que pueda conocer inmediatamente el nivel de ventas de cada
vendedor. Puede utilizar la información como mejor le parezca: mostrarlo
a otras personas, copiarlo en un documento de Word o publicarlo en una
página Web.
Para obtener las respuestas a otras preguntas con tanta facilidad y

rapidez, puede arrastrar otros campos al área de diseño. O también puede
ordenar los datos o utilizarlos dinámicamente colocando campos en las
columnas o en las filas para mostrar distintas relaciones existentes entre
ellos simplemente arrastrando los campos desde una área de colocación a
otra
En esta sesión de práctica usará el Asistente para tablas y gráficos

dinámicos para crear un informe de tabla dinámica a partir de las mismas
cifras de ventas usadas en la lección. También puede probar algo nuevo:
consultar las ventas correspondientes a los distintos países (arrastrando
un campo en el área de colocación Página).

Sesión de prácticas
En la pagina www.esnips.com/web/excelbasico, encontrara el archivo

tablas_dinámicas_practica_uno con la que podrá desarrollar de modo
integral lo expuesto en esta parte del curso.
Sugerencias
• Si las instrucciones de la práctica no están visibles, o desaparecen
al hacer click en Excel, haga click en el botón de la barra de tareas
Ayuda de Excel y después en el botón Mosaico automático en la
esquina superior izquierda de las instrucciones.
• Si las instrucciones de la práctica ocultan Excel, haga click en el
botón Mosaico automático en la esquina superior izquierda de las
instrucciones.
Tamaño de la descarga: 74 KB (<1 mín. a 56 Kbps)

Imagine que es viernes por la tarde y que su jefe quiere las cifras de

ventas divididas por vendedor para el lunes. Mientras todo el mundo
intenta desaparecer, usted recuerda rápidamente que un informe de tabla
dinámica puede hacer el trabajo, por lo que se ofrece voluntario.
En este curso aprenderá los principales secretos del éxito, así como
diversas maneras de mejorar la presentación de su informe de tabla
dinámica antes de entregárselo a su jefe.
No hace falta que sea un experto en Excel, pero estupendo si lo es, para
crear un informe de tabla dinámica. Sólo tiene que:
• Decidir qué preguntas desea que respondan los datos.

• Usar el Asistente para informes de tabla dinámica para preparar
los datos para el informe.
• Diseñar el informe arrastrando y colocando datos en el área de
diseño y ¡listo!, ya tiene un informe de tabla dinámica.
En esta lección conocerá la importancia de disponer de datos de origen

bien organizados que permitan crear un informe de tabla dinámica y cómo
saber dónde ubicar esos datos. En la lección práctica podrá probar todo lo
aprendido en la lección.

Antes de usar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos para crear un
informe de tabla dinámica, compruebe en sus datos de origen lo siguiente:
• La primera fila debe tener un encabezado para cada columna. El

asistente usará estos encabezados de columna como nombres para
los campos (término referido a los agrupamientos de datos) que
puede arrastrar y soltar en el área de diseño de la tabla dinámica.
• No debe haber filas o columnas vacías dentro del rango de datos
utilizado para el informe. Por ejemplo, deberá quitar las filas vacías
utilizadas para separar los bloques de datos entre sí.
• Cada columna debe contener sólo un tipo de datos. Por ejemplo,
incluya texto en una columna y valores numéricos en otra distinta.
• Excel crea automáticamente subtotales y totales generales en un
informe de tabla dinámica. Si los datos de origen contienen
subtotales y totales generales automáticos creados con el comando
Subtotales del menú Datos, use dicho comando para quitarlos antes
de crear el informe.
Los datos con subtotales y totales generales automáticos creados

con el comando Subtotales se organizan de manera que pueda ver

su estructura.
Campos de fila muestra los datos verticalmente, un elemento por fila.
Campos de columna muestra los datos horizontalmente, un elemento en

cada columna.
Campos de página muestra los datos como páginas, agrupando o

separando los elementos de los datos que coloque aquí.
Elementos de datos es donde se muestran y resumen los datos

numéricos.
Recuerde que el asistente le mostrará una nueva área de hoja de cálculo

que contiene todo lo necesario para diseñar una vista de tabla dinámica
con sus datos: la lista de campos de tabla dinámica de la que arrastrará
los campos y un área de diseño. Su trabajo consiste en arrastrar los
campos seleccionados en la lista hasta las cuatro opciones disponibles en
el área de diseño, las áreas de: fila, columna, datos o página.
Comience por preguntarse lo que necesita saber y sabrá qué campos

utilizar. Su jefe quiere que le diga cuánto ha vendido cada vendedor, por

lo que deberá usar los campos Vendedor e Importe del pedido. En cuanto
a dónde colocar los campos:
• El área Campos de fila muestra los datos verticalmente, un

elemento por fila. Ese es un buen lugar para arrastrar el campo
Vendedor y así ver el nombre de cada vendedor en su propia fila.
• El área Campos de columna muestra los datos horizontalmente, un
elemento en cada columna. Si, por ejemplo, arrastró el campo
Vendedor aquí en lugar de al área de filas, el nombre de cada
vendedor estará en su propia columna. Como hemos decidido usar el
área de filas, podemos dejar esta área vacía; no es necesario que
use todas las áreas de diseño.
• El área Campos de página agrupa y muestra los datos como si éstos
estuvieran en páginas independientes, de manera que sólo se pueden
ver aquellas partes de los datos que se desea cada vez. Por ejemplo,
si arrastra aquí el campo País, puede elegir si desea ver únicamente
los datos para Reino Unido, como si estuviesen en una página propia.
Encontrará más información acerca de los campos de página en la
sesión práctica del final de la lección.
• El área Elementos de datos es donde se muestran y resumen los
datos, casi siempre datos numéricos. Por ejemplo, éste sería el
lugar para arrastrar el campo Importe del pedido, ya que desea ver
sumas individuales y un total general.
Nota Si no le entusiasma el método de arrastrar y soltar, puede usar los

comandos de menú para moverse por los campos. En la sesión de práctica,
averiguará cómo hacerlo.
Ya ha aprendido los tres pasos básicos para realizar un buen diseño del
informe de tabla dinámica:
1. Comprobar sus datos de origen antes de empezar (los datos han

pasado de manera satisfactoria la prueba del “diamante”),
2. preguntarse qué necesita para saber los campos que debe usar y

3. acordarse de colocar campos que se muestren en filas en el área de
filas, etc. Recordar de manera especial la clara diferenciacion que
se requiere entre las clases de atributos cualificables y
cuantificables.

Lo importante es realizar el Diseño
El secreto final es simple, pero si tiende a ser perfeccionista (como una
gran mayoría) puede suponer algo de esfuerzo: No se preocupe por
colocar su diseño de forma "incorrecta".
La creación de un informe de tabla dinámica implica variar la disposición

de los elementos para ver los resultados. Resulta fácil cambiar de sitio las
piezas tantas veces como se desee. Eso se llama "cambiar el diseño", que
generalmente tarda en hacerse pocos segundos, y es una parte esperada
del proceso, como sostener un cuadro en varias paredes para ver donde
queda mejor.
En esta sesión práctica va a crear un informe de tabla dinámica, cambiar

el diseño del informe y ver lo que los campos de página pueden hacer.
También practicará el uso de comandos para mover campos al área de
diseño en lugar de usar el método de arrastrar y colocar.

tablas_dinámicas_practica_dos con la que podrá desarrollar de modo
Sugerencias
Si las instrucciones de la práctica no están visibles, o desaparecen al

hacer click en Excel, haga click en el botón de la barra de tareas Ayuda
de Excel y después en el botón Mosaico automático en la esquina superior
izquierda de las instrucciones. Si las instrucciones de la práctica ocultan
Excel, haga clic en el botón Mosaico automático en la esquina superior
izquierda de las instrucciones. Antes de empezar.
Tamaño de la descarga: 75 KB (<1 mín. @ 56 Kbps)

Cambio en los valores y Presentación del Reporte
Examine este informe de tabla dinámica. Puede ver de un vistazo cuánto
ha vendido cada vendedor.
Pero ¿no cree que el informe queda un poco raro? ¿Qué sucede con los
cuadros grises que crea Excel para los nombres de los campos? ¿De dónde
salió el campo Suma del importe de pedido y por qué está en la parte
superior del cuadro Vendedor?
En esta lección conocerá las respuestas a estas preguntas, aprenderá a

modificar el informe para facilitar su lectura y conocerá algunos trucos
interesantes para tablas dinámicas. En la lección práctica podrá probar
todo lo aprendido en la lección.
Cada cuadro gris del informe de tabla dinámica contiene el nombre de un

campo. Excel coloca automáticamente los nombres de campo en cuadros,
con lo que resultan más fáciles de ver.

Respecto a Suma del importe de pedido, dado que Excel resumió los
datos numéricos del campo Importe del pedido, agregó un encabezado de
campo llamado "Suma de" los datos del campo "Importe del pedido."
Si Suma del importe de pedido no es el texto que mejor se ajusta a sus

necesidades, cámbielo a, por ejemplo, "Todos los pedidos" o cualquier otro
que resulte más adecuado. Para cambiar el nombre, selecciónelo, escriba
el nuevo y presione ENTRAR.
Una última cosa: Suma del importe de pedido se coloca encima del campo
Vendedor porque, bueno, porque sí. Cuando hay sólo un campo de datos
resumido, como en este ejemplo, Excel coloca el encabezado para el
campo de datos sobre el encabezado del campo de fila. Al menos ahora ya
sabe dónde buscarlo, ¿verdad?
El propósito del informe de tabla dinámica es ver cuánto ha vendido cada

vendedor, de manera que tendría sentido ver los nombres en una lista
ordenada por cantidad vendida en vez de alfabéticamente. De esa manera,
su jefe puede ver de un vistazo, por ejemplo, quién obtiene el incentivo
mayor.

Para comenzar la ordenación, haga click en Tabla dinámica de la barra de
herramientas Tabla dinámica y, a continuación, seleccione Ordenar y las
10 más. En la sesión práctica, encontrará instrucciones paso a paso para
ordenar los datos

También puede facilitar a su jefe la lectura del informe si aplica formato
de moneda a las cantidades vendidas por cada vendedor.
Para aplicar formato a los números, haga click en cualquier celda del área
de datos, haga click en el botón Configuración de campo de la barra de
herramientas Tabla dinámica y, a continuación, haga click en Número y
seleccione el formato de moneda.
Es lunes por la mañana y llega la hora de entregar el informe de tabla

dinámica a su jefe. Pero espere un minuto, hay un cambio de última hora
en los datos de origen (Peacock hizo una venta más) y ahora el informe es
incorrecto.
No se preocupe, tardará unos segundos en aplicar los cambios al informe.

Haga click en el botón Actualizar datos de la barra de herramientas
Tabla dinámica para actualizar el informe con los cambios.

Cuando solo Sumar no es Suficiente
Los informes de tabla dinámica resumen automáticamente datos
numéricos agregándolos (o contándolos, que es una historia parecida),
pero puede cambiar la manera de resumir los datos.
Suponga que durante la reunión su jefe desea saber no sólo cuánto vende
cada vendedor, sino la cuenta de ventas individuales que ha hecho cada
vendedor.
Para buscar la cuenta, haga click en cualquier celda del área de datos,
haga click en el botón Configuración de campo de la barra de
herramientas Tabla dinámica y, a continuación, seleccione de la lista
Resumir por un elemento para contar, buscar el promedio, buscar el
máximo o el mínimo u otra de las posibilidades existentes.

En esta sesión práctica cambiará el nombre de un encabezado de campo,
el criterio de ordenación, el formato de números y la manera de resumir
los datos. Además, podrá probar algo nuevo: eliminar un informe.

tablas_dinámicas_practica_tres con la que podrá desarrollar de modo
Sugerencias

instrucciones.

Tamaño de la descarga: 105 KB (<1 mín. @ 56 Kbps).
Calículos adicionales y creación de grupos
En "Ponerse en marcha con informes de tabla dinámica", ha aprendido a

crear un informe de tabla dinámica que resume las cifras de ventas
diarias y las convierte en las cifras totales conseguidas por cada
vendedor.
En este curso aprenderá a ajustar el informe agrupando cifras diarias

para obtener resultados trimestrales. A continuación, verá cómo girar el
informe para mostrar los cuatro trimestres de cada vendedor. También
aprenderá cómo usar el informe para calcular las cifras de bonificación
correspondientes a cada vendedor y muchos otros modos de retocar el
informe para que pueda mostrar realmente sus habilidades con las tablas
dinámicas.
Aquí está el informe de tabla dinámica de "Ponerse en marcha con

informes de tabla dinámica". El informe resume las cifras de ventas
diarias y las convierte en las ventas totales efectuadas por cada
vendedor.

En esta lección, aprenderá a agrupar fechas para mostrar los totales de
ventas de todos los vendedores correspondientes a cada trimestre. a
continuación, verá cómo girar el informe para mostrar los cuatro
trimestres juntos para cada vendedor. En la sesión de práctica tendrá la
oportunidad de probar lo que ha aprendido.
No se muestra ninguna información de fecha en el informe, de modo que

¿cómo puede comparar las ventas por trimestre? Para agregar la
información de fecha, haga que aparezca de nuevo la Lista de campos de
tabla dinámica.

El campo Fecha de pedido de la lista contiene las ventas diarias, no las
trimestrales. Pero no tiene porqué preocuparse de esto; más adelante
aprenderá a agrupar estas fechas en trimestres.
Nota Recuerde, ya debe saber cómo usar la Lista de campos de tabla

dinámica. Si no es así, puede aprender a hacerlo en la sección "Cómo
ponerse en marcha con informes de tabla dinámica".
Para mostrar la información de fecha en el informe, simplemente agregue

otro campo. Esto es muy fácil de hacer; no tiene que deshacer el informe
original para realizar el cambio. La pregunta es, ¿dónde se coloca el campo
Fecha de pedido en el informe?

Se puede aplicar la orientación de fila al campo para que las fechas se
muestren en filas al lado de los nombres de los vendedores, pero el campo
Vendedor ya se encuentra en el área de colocación Fila.
Eso no es ningún problema, porque puede arrastrar más de un campo a

cualquiera de las áreas de colocación en el informe. Para ver las fechas en
filas enfrente de los nombres también en filas, arrastre el campo Fecha
de pedido al área de colocación Fila, situada a la izquierda del campo
Vendedor. Verá exactamente cómo en la sesión práctica.
Ahora los campos Fecha de pedido y Vendedor tienen la orientación de

fila en el informe. Pero el resultado de las ventas es por día, seguido por
el total del día, lo cual no resulta muy útil, ¿verdad?
Siga leyendo para aprender a agrupar las cifras de ventas diarias en

resultados trimestrales.
Un informe de tabla dinámica antes y después de agregarle el campo

Fecha de pedido. Los campos Fecha de pedido y Vendedor tienen la
orientación de fila, pero el resultado no es la información trimestral.

Use la agrupación para ver resúmenes menos detallados; por ejemplo, para
ver datos por trimestre en lugar de por día.
A propósito, antes de agrupar las cifras de ventas diarias en resultados

trimestrales en la imagen, el nombre del campo Fecha de pedido se
cambió a Trim. , seleccionando el campo y escribiendo el nuevo nombre,
simplemente para que el título describa con mayor exactitud la nueva
agrupación.
Para agrupar las ventas por trimestre, haga click con el botón secundario
en el campo Trim. recién cambiado, seleccione Agrupar y mostrar
detalle, haga click en Agrupar y, a continuación, haga click en Trimestres.
El resultado será una nueva vista: una comparación de las cifras de cada
vendedor por trimestre.
Sugerencias
• Dependiendo del origen de datos, también puede agrupar datos por

segundos, minutos, horas, días y meses.
• Puede agrupar datos incluso aunque sólo haya un campo de fila en el
informe.
• Para desagrupar datos, haga click con el botón secundario en el
campo, seleccione Agrupar y mostrar detalle y, a continuación,
haga click en Desagrupar.
En la vista del nuevo informe, se muestran las ventas correspondientes a

cada vendedor por trimestre. Observe que se ha cambiado el nombre del
campo Fecha de pedido por Trim. para que el encabezado coincida con la
nueva agrupación
Hay una manera de destacar de verdad: girar el informe para mostrar los
datos en una nueva vista con el resultado de cada vendedor
correspondiente a los cuatro trimestres conjuntamente.
¿Cómo? Arrastre el campo Trim. a la derecha del campo Vendedor. Esto

gira la posición de los dos campos de fila y crea otra vista.
Es fácil volver a girar el informe a la vista anterior. Simplemente arrastre

de nuevo el campo Trim. a la izquierda del campo Vendedor.

Haga click en Reproducir encima de la imagen para ver el giro en acción
La animación muestra un informe que se gira para ver vistas diferentes de

los mismos datos. Haga click en Reproducir para iniciar la animación.
Un informe de tabla dinámica con varios campos de fila tiene un campo de

fila interior, el más cercano al área de datos. Los demás campos de fila
son exteriores.
¿Por qué es esto importante? La posición interior o exterior de una fila

determina cuántas veces se repiten en el informe los elementos incluidos
en el campo de fila, lo cual resulta útil para saber cuando debe girar por
su cuenta.
• Los elementos del campo de fila situado más hacia al exterior sólo
se muestran una vez.
• Los elementos del resto de los campos de fila se repiten según sea
necesario.
En el primer informe de la ilustración de la izquierda, Vendedor es el

campo interior, por lo que se enumeran todos los nombres de los
vendedores. En el mismo informe, Trim. es el campo exterior, de modo
que los trimestres se muestran uno cada vez.
En el segundo informe de la ilustración, el informe se ha girado de forma

que Trim. es el campo interior, por lo que se enumeran todos los
trimestres, mientras que Vendedor es ahora el campo exterior y los
nombres se enumeran uno cada vez.
Nota Tenga en cuenta que el campo Trim. ya se ha agrupado en

trimestres, y se mostrará como tal cada vez que se gire el informe
El que un campo de fila sea interior o exterior determina cómo se

muestran los datos.
Trim. es el campo exterior y Vendedor el interior.
Vendedor es el campo exterior y Trim. el interior.
En esta sesión de práctica, utilizará dos campos en la misma área de

colocación y creará un grupo trimestral para comparar el resultado de
cada vendedor en comparación con los demás por trimestre. A
continuación, girará de nuevo el informe para obtener otra vista, e
intentará algo nuevo observando el origen de datos que subyace al éxito
de un vendedor.
tablas_dinámicas_practica_cuatro con la que podrá desarrollar de modo

Sugerencias
• Si las instrucciones de la práctica ocultan Excel, haga clic en el
instrucciones.

Generación de Resúmenes y Cálculos personalizados
En la última lección, Excel sumó automáticamente las cifras de ventas

trimestrales mediante Suma, que se denomina función de resumen. Excel
tiene otras funciones de resumen, como Contar, Máximo y Promedio, y en
esta lección utilizará la función Contar para aprender a calcular el número
de ventas realizado por cada vendedor.
También aprenderá a utilizar un cálculo personalizado para mostrar los
totales de los vendedores como un porcentaje del total de dólares
vendidos. En la sesión de práctica tendrá la oportunidad de probar lo que
ha aprendido.
Imagine que le preguntan cuántas ventas realizó cada vendedor. El campo

Cantidad del pedido que ya se encuentra en el informe hasta ahora se ha
resumido en el área de datos del informe para obtener los totales de las
ventas. Para hallar la respuesta a la nueva pregunta, puede agregar de
nuevo este campo al área de datos y cambiar el método de cálculo de
Suma a Cuenta. Es cierto, puede arrastrar el mismo campo al área de
colocación más de una vez para que se puedan resumir los datos del campo

de varias formas.
Muestre de nuevo la Lista de campos de tabla dinámica y, a

continuación, arrastre el campo Cantidad del pedido al informe una
segunda vez, sobre los datos totales de ventas existentes.
¿Y el resultado? Como puede ver en la ilustración de la izquierda, existe

un nuevo encabezado Datos. Los pedidos todavía no se cuentan, aún se
suman; y el segundo conjunto de totales es ligeramente diferente del
primero porque no hay formato de moneda.
Antes de aprender a convertir el segundo campo de datos de una Suma a

una Cuenta, se va a observar más detenidamente todo lo que ha ocurrido
en este paso.
Nota Por cierto, en lugar de agregar el campo Cantidad del pedido al

informe una segunda vez, podría cambiar el cálculo del campo que ya se
encuentra en el informe de Suma a Cuenta. Pero entonces el informe sólo
mostraría el número de pedidos. El informe resulta más útil con Suma y
Cuenta.
Si el campo Cantidad del pedido se vuelve a arrastrar al área de

colocación, se denominará automáticamente Suma de Cantidad del

pedido2. Los datos aún no tienen el formato de moneda, de forma que el
segundo resultado parece diferente del primero. En la siguiente sección
verá cómo convertir el segundo resumen en una cuenta.
La primera vez que se arrastró el campo Cantidad del pedido al informe,

Excel lo resumió automáticamente, llamó al campo Suma de Cantidad del
pedido y colocó el título del campo en la esquina superior izquierda del
informe de tabla dinámica, justo encima del campo de fila Vendedor.
Cuando se arrastró el campo Cantidad del pedido al informe por segunda

vez, Excel lo sumó de nuevo automáticamente y lo denominó Suma de
Cantidad del pedido2.
Excel también creó un nuevo encabezado Datos y colocó de forma

predeterminada ambos campos de datos debajo de dicho encabezado, a la
derecha de los campos de fila. Esto es lo mismo que ocurre cuando hay
más de un campo de datos resumido en un informe.
Hace falta un paso más para convertir el segundo campo en la Cuenta de

pedidos en lugar de en la Suma de pedidos.

Si hay más de un campo en el área de colocación Datos, Suma de
Cantidad del pedido se traslada debajo de un nuevo encabezado de campo
Datos.
Para cambiar la Suma por una Cuenta, seleccione una función de resumen
diferente en la lista Resumir por:
1. Haga click en una de las celdas con el título Suma de Cantidad del
pedido2.
2. Haga click en el botón Configuración de campo en la barra de
herramienta Tabla dinámica.
3. Seleccione Cuenta en la lista Resumir por.
Observe en la imagen que si se selecciona Cuenta, el texto del cuadro

Nombre del cuadro de diálogo cambia a Cuenta de Cantidad del pedido2.
Sugerencia La lista Resumir por contiene otras funciones de resumen

como Promedio, Máx y Mín.
Cambiar el resumen de Suma a Cuenta en el cuadro de diálogo Campo de

tabla dinámica.
Ahora puede ver el número de pedidos, cuyo nombre se ha cambiado por

Cuenta de Cantidad del pedido2. El título es aún "2" porque es el
segundo resumen del mismo campo de datos. Pero el informe no es fácil de
leer, ¿no es cierto?
Después de girar durante un rato, puede que ya no parezca tan extraño,

pero puede aplicar formato al informe para que resulte más fácil de leer.
Haga click en el informe y en el botón Dar formato al informe de la
barra de herramientas Tabla dinámica y seleccione uno de los formatos
de tabla dinámica del cuadro de diálogo Autoformato.
Sugerencias
• El nombre del campo Cuenta de Cantidad del pedido2 se cambió a

No de pedido, y Cantidad del pedido a $ de pedido, para ahorrar
algo de espacio en la imagen. ¿Recuerda que hizo en la primera
lección? Simplemente seleccione el encabezado y escriba el nuevo
nombre. Puede cambiar el nombre en cualquier momento; no tiene

porqué esperar hasta que el informe tenga formato.
• Espere hasta que acabe de girar un informe antes de aplicar el
formato automático. Si cambia el formato, el giro del informe
puede que no funcione del modo esperado. En la Tarjeta de
referencia rápida al final del curso verá cómo restaurar el formato
original
Dar formato a un informe puede hacerlo más fácil de leer, pero deje el
formato hasta que acabe de girar el informe.
Vaya, ahora le han hecho otra pregunta. ¿Cuál es el porcentaje del total
general de ventas correspondiente a cada vendedor? Por ejemplo, cuál fue
el resultado de Leverling en relación al total?
Podría arrastrar el campo Cantidad del pedido al informe una tercera vez
y, a continuación, realizar un cálculo personalizado en el tercer campo de
datos para mostrarlos de otro modo más. Pero no es necesario;
simplemente cambie la forma en que Excel calcula el campo Nº de pedido
que ya se encuentra en el informe. Los cálculos personalizados, como verá
aquí en la sesión práctica, están en la lista Mostrar datos como del
cuadro de diálogo Campo de tabla dinámica.

Para cambiar la Cuenta a un porcentaje del total, haga click en una de las
celdas del campo No de pedido. A continuación, realice lo siguiente:
1. Haga click en el botón Configuración de campo de la barra de

herramientas Tabla dinámica.
2. En la lista Resumir por, cambie la función de resumen de Cuenta

otra vez a Suma. Se desea mostrar un porcentaje de los totales
sumados, no contados.
3. A continuación, haga click en Opciones en el cuadro de diálogo
Campo de tabla dinámica, y en la lista Mostrar datos como,
seleccione % del total.
Leverling realizó el 16% de las ventas totales.
Sugerencias
• Podría cambiar el título No de pedido por % del pedido

escribiendo el nuevo título en el encabezado del campo.
• La lista Mostrar datos como contiene otros cálculos personalizados
como Diferencia de, % de y % de la diferencia de.
Mostrar datos como un porcentaje del total en lugar de como el número

de pedidos.
En esta sesión de práctica, resumirá datos de forma diferente usando dos
veces el mismo campo de datos y, a continuación, utilizando Excel para
contar el número de pedidos y mostrarlos como un porcentaje del total.
También aplicará formato al informe.


tablas_dinámicas_practica_cinco con la que podrá desarrollar de modo
Sugerencias
instrucciones.

Introducción de Campos y atributos Calculados
Hasta ahora ha hecho mucho, pero aún hay más cosas que puede hacer.
Imagine que ha llegado el tiempo de la bonificación, y le piden que calcule
el porcentaje y la cifra de bonificación correspondiente a cada vendedor.
En esta lección aprenderá a usar un campo calculado para obtener dichas
cifras. Un campo calculado, al contrario que los cálculos personalizados
predefinidos que aprendió en la pasada lección, es una fórmula que puede
crear desde cero para averiguar cualquier cosa que desee saber. En la
sesión de práctica tendrá la oportunidad de probar lo que ha aprendido.
¿Cuánta bonificación debe recibir cada vendedor?
Todos los vendedores reciben un 7 por ciento de bonificación cada

trimestre, pero este año hay una bonificación adicional como incentivo.
Cada vendedor que supere los 50.000 dólares en pedidos percibirá un 12
por ciento de bonificación en lugar de un 7 por ciento para dicho
trimestre.

Para calcular las cifras de la bonificación, deberá crear su propia fórmula
en el área de datos del informe, que requiere el uso de un campo
calculado. Este el modo en el que Excel gestiona las fórmulas que crea
usted mismo dentro de un informe.
Para crear un campo calculado, haga click en Tabla dinámica en la barra

de herramientas Tabla dinámica, seleccione Fórmulas y, a continuación,
haga click en Campo calculado. En el cuadro de diálogo Insertar campo
calculado, especifique la fórmula en el cuadro Fórmula mediante los
campos de la lista Campos.
A continuación se cita la fórmula creada para averiguar el porcentaje de

bonificación que percibió cada vendedor en cada trimestre:
=IF('Cantidad del pedido'>50000,12%,7%)
La fórmula dice que si la cantidad del pedido es mayor de 50.000 dólares,

la bonificación será de un 12 por ciento. Si no, la bonificación será de un 7
por ciento.
Sugerencia ¿Observó que la fórmula contiene el nombre de campo

Cantidad del pedido, aunque anteriormente se cambió por $ de pedido?

Los nombres de campo enumerados en el cuadro de diálogo Insertar
campo calculado son los nombres de campo originales, no los nuevos
nombres creados
Para determinar si la bonificación es el 12 o el 7 por ciento, especifique

una fórmula como un campo calculado. La lista Campos del cuadro de
diálogo contiene los campos del informe que puede usar en la fórmula.
Ahora se mostrará el porcentaje de bonificación de cada trimestre. Pero

observe que el porcentaje de bonificación total de Peacock
correspondiente a los cuatro trimestres de la celda D9 es del 12%, incluso
aunque ella no obtuvo un 12 por ciento de bonificación para cada
trimestre.
Excel sumó las cantidades de los pedidos en la columna C para cada

vendedor, fila por fila, porque los subtotales automáticos están activados
de forma predeterminada (independientemente de que el informe tenga
formato o no). Por ejemplo, el subtotal anual de Peacock se enumera en la
celda C9: 225.764 dólares.

Excel también ejecutó la fórmula de campo calculado fila por fila. Cuando
Excel llegó a la fila del subtotal, en la que total de los cuatro trimestres
supera los 50.000 dólares, la fórmula funcionó del mismo modo que para
las filas anteriores. Recuerde, la fórmula decía que si se superaban los
50.000 dólares, se daba un porcentaje de bonificación del 12 por ciento,
lo que en esta fila es matemáticamente correcto, pero no es la respuesta
adecuada.
¿La solución? Desactivar los subtotales automáticos, cosa que aprenderá a

hacer en la sesión de práctica.
El informe con subtotales.
El informe con los subtotales automáticos desactivados.
Ahora que ha calculado el porcentaje de bonificación, el siguiente paso

será averiguar la cifra de la bonificación correspondiente a cada vendedor
por trimestre. Esta vez necesita una fórmula para multiplicar los totales
trimestrales de $ de pedido por el % de bonificación trimestral.
De nuevo, use un campo calculado haciendo click en Tabla dinámica en la

barra de herramientas Tabla dinámica, seleccionando Fórmulas y, a
continuación, haciendo click en Campo calculado. En el cuadro de diálogo
Insertar campo calculado, especifique esta fórmula, que multiplica las
cantidades de los pedidos por el porcentaje de bonificación:

='$ de pedido'*'% de bonificación'
El informe con la cifra de bonificación calculada

Finalmente, ha calculado la bonificación total correspondiente a cada
vendedor mediante una fórmula que está fuera del informe. Eso significa
que no va a usar un campo calculado, que sólo se utiliza dentro de un
informe. Esto se indica sólo para hacerle saber que no tiene porqué estar
dentro del informe para usar sus datos en fórmulas.
• Haga click en una celda fuera del informe.

• Escriba =SUMA(.
• Resalte los números que desee sumar.
• Presione ENTRAR.
Peacock tiene motivos para sentirse satisfecha. Su bonificación es de

23.083 dólares. Usted lo ha conseguido, así que ¡salga a saludar! Todo el
mundo debería estar más que impresionado con sus habilidades con las
tablas dinámicas.
Nota Si trabaja solo, probablemente le sorprenderá la función

IMPORTARDATOSDINAMICOS, que emerge en frente de usted al crear
una fórmula fuera de un informe. La función es una característica más
avanzada, que se mostrará en la sesión de práctica.
Usar datos del informe en una fórmula especificada fuera del área del
informe
En esta sesión de práctica, girará el informe para averiguar si cada

vendedor ganó un 10 o un 7 por ciento de bonificación (las cifras de la
práctica son algo diferentes de la lección, sólo por cambiar algo las cosas).
A continuación, calculará la cifra de la bonificación. Finalmente, usará los
datos de la tabla dinámica en una fórmula fuera del informe para
descubrir la cifra de bonificación total de uno de los vendedores.
tablas_dinámicas_practica_seis con la que podrá desarrollar de modo

Sugerencias
instrucciones.
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Curso Asistido de Tablas dinámicas

Preparado por: luis e. vásquez r.

Medellín, Septiembre de 2006

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 2

Imagínese una hoja de cálculos de Excel con cifras de ventas de la

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 3

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 4

Por tanto, en cuestión de segundos puede convertir un informe que

En esta lección, va a conocer al Asistente. (No se preocupe de lo que

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 5

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 6

• ¿Qué nivel de ventas tiene cada vendedor?

Nota El Asistente para tablas y gráficos dinámicos también se utiliza

• Utilizará los datos contenidos en una lista de Excel o en una base

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 7

El Asistente tarda menos de un segundo en preparar una hoja de cálculo

En la sesión de práctica del final de la lección lo podrá comprobar usted

La Lista de campos de tabla dinámica contiene los nombres de las

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 8

El área de diseño está dividida en cuatro áreas de colocación

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 9

Ahora es el momento de encajar las piezas. Supongamos que su primera

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 10

Para ver la cantidad vendida por cada persona, arrastre el campo

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 11

Para obtener las respuestas a otras preguntas con tanta facilidad y

En esta sesión de práctica usará el Asistente para tablas y gráficos

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 12

En la pagina www.esnips.com/web/excelbasico, encontrara el archivo

Tamaño de la descarga: 74 KB (<1 mín. a 56 Kbps)

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 13

• Decidir qué preguntas desea que respondan los datos.

En esta lección conocerá la importancia de disponer de datos de origen

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 14

• La primera fila debe tener un encabezado para cada columna. El

Los datos con subtotales y totales generales automáticos creados

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 15

Campos de fila muestra los datos verticalmente, un elemento por fila.

Campos de columna muestra los datos horizontalmente, un elemento en

Campos de página muestra los datos como páginas, agrupando o

Elementos de datos es donde se muestran y resumen los datos

Recuerde que el asistente le mostrará una nueva área de hoja de cálculo

Comience por preguntarse lo que necesita saber y sabrá qué campos

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 16

• El área Campos de fila muestra los datos verticalmente, un

Nota Si no le entusiasma el método de arrastrar y soltar, puede usar los

1. Comprobar sus datos de origen antes de empezar (los datos han

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 17

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 18

La creación de un informe de tabla dinámica implica variar la disposición

En esta sesión práctica va a crear un informe de tabla dinámica, cambiar

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 19

Si las instrucciones de la práctica no están visibles, o desaparecen al

Tamaño de la descarga: 75 KB (<1 mín. @ 56 Kbps)

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 20

En esta lección conocerá las respuestas a estas preguntas, aprenderá a

Cada cuadro gris del informe de tabla dinámica contiene el nombre de un

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 21

Si Suma del importe de pedido no es el texto que mejor se ajusta a sus

El propósito del informe de tabla dinámica es ver cuánto ha vendido cada

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 22

Curso asistido de Tablas dinámicas pagina 23

Es lunes por la mañana y llega la hora de entregar el informe de tabla