DISEO DE UN MANUAL DE ANLISIS Y DESCRIPCIN DE CARGO PARA LA EMPRESA SERVICIOS MAGALLANES, C.A.

; UBICADA EN PUERTO LA CRUZESTADO ANZOTEGUI

Puerto La Cruz, Septiembre de 2.011.

INTRODUCCIN

En la Administracin de Recursos Humanos, el subsistema de aplicacin cumple una relevante importancia, sobre todo en lo referente al Anlisis y Descripcin de Puestos, ya que estos representan una fuerza motora en el desarrollo productivo de las organizaciones, ayudando a conocer o detectar las necesidades bsicas de los empleados y a organizar la divisin del trabajo y la especializacin de funciones. Es por esto que la finalidad de esta investigacin, es la de realizar un anlisis y descripcin de puesto dentro de La Empresa SERVICIOS MAGALLANES, C.A. ya que se determin que existe, entre los trabajadores, un grado de desconocimiento de las funciones que deben cumplir. Vale la pena resaltar que nos centramos en este tema, porque consideramos que los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad de una organizacin, y si estos estn bien diseados, la organizacin progresa hacia el logro de sus objetivos. A continuacin, esta investigacin muestra en su contenido, entre otros aspectos, los siguientes:

La definicin del Problema que se pretende resolver. El objetivo general que se plante alcanzar con la investigacin; seguido de los
especficos que constituyen las actividades que conllevarn al logro del objetivo general.

El marco terico, en el cual se describe en trminos resumidos, los factores que

integran a los subsistemas de Aplicacin y de Control de Recursos Humanos.

Los resultados obtenidos.

PROBLEMA Planteamiento del Problema

La Descripcin y anlisis de puestos en las empresas es vital importancia, ya que ayuda a los gerentes de recursos humanos a conocer cada detalle del puesto (tanto sus requerimientos como las actividades), y a los empleados a conocer cuales son sus limitaciones y obligaciones para con la empresa. Actualmente la empresa Servicios Magallanes, C.A., ubicada en Puerto La CruzEstado Anzotegui, no cuenta, en ninguno de sus puestos, con una Descripcin de los requerimientos y funciones que debe realizar cada trabajador en el cargo que desempea, lo cual trae como consecuencia mala organizacin y comunicacin sobre las tareas asignada al personal. Por lo que se ve la necesidad de elaborar un manual que permita a la empresa proporcionar informacin adecuada para que, en su momento, sea utilizada en diversas actividades, as como en el control de los procesos internos de la empresa. Es bien sabido que si una empresa carece de un sistema adecuado de organizacin, en este caso los puestos y sus funciones, los responsables de la toma de decisiones no podrn, por ejemplo, encontrar candidatos que renan las caractersticas necesarias para cubrir un puesto, ni sealar niveles salariales de acuerdo con el mercado; lo que es necesario la realizacin de un anlisis de puestos.

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL: Disear un Manual de Anlisis y Descripcin de Cargo para La Empresa Servicios Magallanes, C.A., ubicada en Puerto La cruz- Estado Anzotegui.

OBJETIVOS ESPECFICOS: Diagnosticar las necesidades que motivan a la elaboracin de un Manual de Anlisis y Descripcin de Cargo. Identificar el objeto social de La Empresa y su estructura organizativa, a fin de determinar las funciones o actividades que realiza el responsable del puesto, al cual se le va asignar la descripcin del cargo. Disear el Manual de Descripcin de Cargos.

MARCO TERICO
ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS SISTEMA DE APLICACIN

Despus de reclutar y seleccionar a las personas deben ser integradas en la organizacin, destinadas a su cargo y evaluadas en cuanto a su desempeo. La empresa slo puede funcionar cuando las personas estn en sus puestos de trabajo, desempeando adecuadamente las funciones para las que fueron seleccionadas, admitidas y preparadas; para atribuciones para sus empelados. 1.- ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS. La Descripcin de Cargos es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los dems cargos de la empresa; es la enumeracin detallada de las funciones o tareas del cargo (qu hace el ocupante), la periodicidad de la ejecucin (cundo lo hace), los mtodos aplicados para la ejecucin de las funciones o tareas (cmo lo hace) y los objetivos del cargo (por qu lo hace); es decir que es necesario describir un cargo para conocer su contenido. Generalmente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende, es decir, est orientada haca los aspectos intrnsecos del cargo. conseguirlo disean su estructura formal, definen organismos y cargos, y establecen las reglas administrativas, los requisitos y las

Despus de la Descripcin, sigue el anlisis del cargo. Una vez identificados los aspectos intrnsecos, se analiza el cargo en relacin con los aspectos extrnsecos, es decir, los requisitos que el cargo exige a su ocupante. El Anlisis de Cargo es el proceso que consiste en estudiar y determinar los requisitos de calificacin, las responsabilidades implcitas y las condiciones que el cargo exige para ser desempeado de manera adecuada. Esta anlisis es la base para evaluar y clasificar los cargos, con el propsito de compararlos. Objetivos del Anlisis de Puestos Permitirle a la empresa establecer las bases de la tecnificacin de la administracin de recursos humanos. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad de trabajo para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales. Ayudar a la elaboracin de anuncios, demarcacin del mercado de mano de obra donde debe reclutarse. Determinar el perfil del ocupante del puesto, de acuerdo con el cual se aplicaran las pruebas adecuadas, como base para la seleccin de personal. Suministrar el material necesario, segn el contenido de los programas de capacitacin como base para la capacitacin de personal. Determinar las escalas salariales mediante la evaluacin y clasificacin de puestos, considerando nivel de salario en el mercado de trabajo, etc. Suministrar a la seccin de seguridad e higiene industrial los datos relacionados para minimizar la insalubridad y peligrosidad de ciertos puestos. Evitar repetir instrucciones.

Datos que se renen en el anlisis de puesto La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en el proceso de anlisis de puesto como los siguientes:

Actividades del trabajo Actividades y procesos del trabajo. Registros de las actividades Procedimientos utilizados. Responsabilidad personal. Actividades orientadas al trabajador Comportamiento humano, como acciones fsicas y la comunicaci6n en el trabajo. Movimientos elementales para el anlisis de mtodos. Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo Tangibles e intangibles relacionados con el puesto Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar. Habilidades requeridas Desempeo del trabajo Anlisis de error. Normas de trabajo. Medicin del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea. Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos) Condiciones fsicas de trabajo. Requerimientos personales para el puesto Identidad del puesto dentro de la estructura de la organizacin.

Mtodos que ms se utilizan en la descripcin y el anlisis de puestos:

Observacin directa: es uno de los mtodos ms utilizados, tanto por ser el mas antiguo como por su eficiencia. El anlisis del puesto se efecta observando al ocupante del puesto, de manera directa y dinmica, en pleno ejercicio de sus

funciones, mientras el analista de puestos anota los datos claves de su observacin en la hoja de anlisis de puestos.

Cuestionario: Tiene como objetivo la identificacin de labores, responsabilidades, habilidades, conocimientos y niveles de desempeo necesario en un puesto especifico. La recoleccin de datos sobre un cargo se efecta mediante un cuestionario de anlisis del puesto, que llena el ocupante o su superior. La participacin del analista de cargos en la recoleccin de datos es pasiva; la del ocupante es activa.

Entrevista directa: Consiste en recoger los elementos relacionados con el puesto que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno, ambos, juntos o separados. El analista visita personalmente al sujeto que puede proporcionarle informacin relevante sobre algn puesto. La entrevista puede basarse en el cuestionario general, al cual pueden agregrsele preguntas que abarquen las variantes concretas que presente el puesto.

Mtodos mixtos: Se recomienda utilizar mtodos mixtos, combinaciones eclcticas de dos o mas mtodos para tener el mayor provecho posible. Los ms utilizados son:

a) cuestionario y entrevista (ambos con el ocupante del puesto). b) Cuestionario y entrevista (con el ocupante y con el supervisor respectivamente). c) Cuestionario y entrevista (ambos con el supervisor). d) Observacin directa y entrevista (con el ocupante y con el supervisor respectivamente). e) Cuestionario y observacin directa (ambos con el ocupante del caro). f) Cuestionario y observacin directa (con el supervisor y con el ocupante del puesto respectivamente).

2.- INTEGRACIN O INDUCCIN La induccin a los empleados significa proporcionarles informacin bsica sobre los antecedentes de la empresa, la informacin que necesitan para realizar sus actividades de manera satisfactoria. Las personas que siguen el programa de induccin aprenden sus funciones ms rpidamente La induccin es en realidad un componente del proceso de socializacin del nuevo empleado con la empresa. En la induccin se da una informacin y explicacin amplia sobre el contenido del manual de bienvenida que contiene los siguientes apartados: Historia de la organizacin, Sus objetivos, Horarios, das de pago, etc. Propsitos de la Induccin Facilidad de ajuste del nuevo empleado a la organizacin. Proporcionar informacin respecto a las tareas y las expectativas en el desempeo. Reforzar una impresin favorable. 3.- EVALUACIN DEL DESEMPEO Es un proceso sistemtico y peridico que sirve para estimar cuantitativa y cualitativamente el grado de eficacia y eficiencia de las personas en el desempeo de sus puestos de trabajo, mostrndole sus puntos fuertes y dbiles con el fin de ayudarle a mejorar. La Evaluacin de desempeo permite: Detectar necesidades de capacitacin Descubrir personas claves para la organizacin.

 Descubrir que su colaborador desea hacer otras cosas. Encontrar a la persona que estaba buscando para otra posicin. Motivar a la personas al comunicarles un desempeo favorable e involucrarlas en los objetivos de la empresa. 4.- MOVIMIENTO DE PERSONAL

SISTEMA DE CONTROL En toda Organizacin debe existir un subsistema de control de recursos humanos para que las diversas secciones de la empresa puedan desempear su responsabilidad de lnea con relacin al personal. El control trata de asegurar que las diversas unidades de la organizacin marchen de acuerdo con lo previsto.

1.- BASES DE DATOS Son una coleccin de datos distribuidos de una manera tabular especial de acuerdo a la forma de utilizacin de los datos mismos. En el rea de RR.HH. las diversas bases de datos conectadas entre s permiten obtener y almacenar datos de distintos estratos o niveles de complejidad. Datos personales de cada empleado, que forman un registro de personal. Datos sobre los ocupantes de cada cargo, que forman un registro de cargos. Datos acerca de los empleados de cada seccin, departamento o divisin, que forman un registro de los mismos. Datos sobre los salarios e incentivos salariales, que forman un registro de remuneracin.

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 Datos acerca de los beneficios y servicios sociales, que forman un registro de beneficios. 2.- SISTEMA DE INFORMACIN DE RECURSOS HUMANOS Es un conjunto de elementos interdependientes (subsistemas), lgicamente asociados, para que a partir de su interaccin se genere la informacin necesaria para la toma de decisiones. Como la Administracin de Recursos humanos es una responsabilidad de lnea y una funcin staff, el organismo de Administracin de Recursos humanos debe abastecer a todos los organismos de informacin importante acerca del personal que existe en cada uno de los organismos, para que los respectivos jefes administren a sus subordinados de manera adecuada. El sistema de informacin de Recursos humanos obtiene datos e informacin de los empleados, el ambiente empresarial, de ambiente externo (mercado de trabajo, exigencias de trabajos, etc.) y del macro-ambiente (coyuntura econmica, poltica, etc.). El punto de partida para elaborar un sistema de informacin de Recursos humanos es la base de datos. 3.- Auditora de Recursos Humanos Auditora de Recursos Humanos se define como el proceso por el cual se evala la eficacia y la eficiencia de las polticas y las prcticas de gestin de Recursos Humanos, con la finalidad de indicar las prcticas adecuadas, los posibles fallos y problemas, y proponer soluciones y sugerencias de mejora. A veces, la evidencia a cerca de la eficacia o eficiencia de las prcticas ser contable y objetiva, pero no deben despreciarse otros tipos de evidencias. Beneficios de La Auditora de RR.HH.: Identifica el grado de contribucin del departamento de personal a la organizacin.

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Mejora la imagen profesional del departamento de personal. Estimula una mayor responsabilidad y profesionalidad entre los miembros del departamento de personal. Clarifica los deberes y responsabilidades del departamento de personal. Detecta problemas crticos de personal. Estimula la uniformidad de las polticas y prcticas de personal, especialmente en empresas descentralizadas. Reduce los costes de recursos humanos a travs de procedimientos de personal ms eficientes. Sensibiliza hacia la necesidad de cambios en el departamento de personal. Garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales.

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RESULTADOS

1. Diagnstico de las necesidades que motivan a la elaboracin de un Manual de Anlisis y Descripcin de Cargo.
Generalmente existen o se presentan varias situaciones que suelen llevar a la administracin a pensar en la necesidad de realizar un anlisis de puesto. Estas situaciones, entre otras, son las siguientes:

Cuando se funda la organizacin Cuando se crean nuevos puestos. Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologas o procedimientos Cuando se va a actualizar el sistema de compensacin y de salarios de la empresa Ahora bien, en el caso que nos ocupa, en la Empresa objeta de estudio se

evidencia la necesidad de disear e implementar manuales de descripcin de cargos, debido a que:

Los empleados dicen sentirse estresados, ya que consideran que, segn las denominaciones de sus cargos, se les asignan tareas que no les compete; lo que trae como consecuencia que el trabajo padezca de retrasos o que sea incompleto.

De manera muy frecuente, los empleados se quejan de que no saben qu tareas especficas se les requiere cumplir; y constantemente se producen conflictos y malentendidos.

La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen, lo que provoca duplicacin de esfuerzos y conflictos ocasionales.

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La contratacin y seleccin son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias. La mano de obra no est adecuadamente capacitada. Es por todas estas razones que se vio necesario el Diseo de un Manual de

Descripcin de Puestos.

2. Identificacin del objeto social de La Empresa y su estructura organizativa, a fin de determinar las funciones o actividades que realiza el responsable del puesto, al cual se le va asignar la descripcin del cargo.
La Sociedad Servicios Magallanes, C.A., tiene por objeto la realizacin de obras civiles, as como toda clase de operaciones comerciales en el ramo de la arquitectura e ingeniera, dentro de las cuales se encuentran: Elaborar proyectos en general de Arquitectura e Ingeniera; Construccin, Inspeccin, Consulta, Gerencia, Administracin y Mantenimiento de toda clase de obras de arquitectura e ingeniera. Estudios y Proyectos de factibilidad econmica en general. Carpintera, Herrera, Pintura, Electricidad, Plomera, Fumigacin, Mantenimiento y Reparacin de Aires Acondicionados, Limpieza y Mantenimiento en General con fines comerciales, industriales o de vivienda. Suministro de mano de obra tcnica, profesional y/o especializada en las diferentes reas relacionadas con la actividad principal de la Empresa.

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Estructura Organizativa de La Empresa.

JUNTA DIRECTIVA

PRESIDENTE

VICE-PRESIDENTE

ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

ADMINISTRADOR DE CONTRATOS

ADMINISTRADOR

ASISTENTE

SUPERVISORES DE SERVICIOS

ANALISTA DE RECURSOS HUMANOS

ASISTENTE

OPERARIOS

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3. Diseo del Manual de Anlisis y Descripcin de Cargos. DESCRIPCIN Y ANLISIS DEL CARGO
DENOMINACIN DEL PUESTO: HUMANOS ANALISTA DE RECURSOS ADMINISTRADOR ASISTENTE

DENOMINACIN DEL PUESTO DEL CUAL DEPENDE: SUBORDINADOS:

Descripcin General de Funciones:

Analizar actividades tcnicas y/o administrativas relacionadas con el recurso humano, desarrollando y ejecutando planes y programas pertinentes a la administracin de personal, a fin de lograr y mantener un buen clima laboral. De igual manera, Analizar la nmina del personal de la Institucin, revisando y verificando los procesos y clculos efectuados para la cancelacin de los diversos conceptos, a fin de garantizar su correcta elaboracin.

Descripcin del Puesto (Funciones, Actividades y/o Tareas): Estar al pendiente del desempeo de los trabajadores para
reconocimientos o ascensos. Para esto es necesario que mantenga comunicacin con todos los departamentos. Verifica clculos de actualizacin de sualdos. Realiza anlisis y descripciones de cargos. Mantiene actualizado el archivo de elegibles. Actualiza y registra en los expedientes del personal, reposos, permisos, inasistencias y dems informacin relacionada con el personal. Recibe y analiza solicitudes de empleo. Realiza entrevistas a los aspirantes a cargos. Verifica y analiza las referencias de los aspirantes a cargos.

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 Lleva registro y control de todos los movimientos de personal, trmites para cambios en nmina, pagos de beneficios contractuales y dems movimientos en relacin con el trabajador. Ejecuta el proceso de induccin al candidato seleccionado. Aplica instrumentos para la evaluacin de desempeo. Realiza la nmina del personal. Supervisa y controla el personal a su cargo. Verifica el cumplimiento de requisitos para la adquisicin de beneficios socioeconmicos, contenidos en los convenios colectivos de las distintas instituciones con las cuales se celebren contratos, y realiza los trmites correspondientes para el otorgamiento de dichos beneficios. Realiza los trmites pertinentes para el otorgamiento de permisos y reposos de los trabajadores. Chequea el registro diario de asistencia del personal y detecta fallas. Asesora a los niveles supervisorios en la aplicacin y cumplimiento del rgimen disciplinario para el personal. Atiende consultas, quejas y reclamos sobre materia de Recursos Humanos, beneficios contractuales y otros asuntos de su competencia. Participa en la ejecucin de Programas de Previsin Social, Higiene y Seguridad en el trabajo, de recreacin y bienestar social para el trabajador Se hace cargo de las prestaciones de ley de los trabajadores. Procesa solicitudes para contratos al personal por tiempo determinado. Redacta comunicaciones y/o oficios informativos. Propone a su superior, la elaboracin, modificacin y/o eliminacin de polticas, normas y procedimientos para la administracin eficiente de Recursos Humanos. Mantiene actualizado los sistemas de informacin laboral (nmero de trabajadores, sexo, edad, educacin, accidente, enfermedades, sueldo, etc). Rinde cuenta a su superior inmediato de las actividades realizadas cuando as lo requiera. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.

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Anlisis del Puesto: 1.- Nivel de Instruccin y Experiencia: Licenciado en Relaciones Industriales, administracin o carreras a fin al rea
de recursos humanos - Mnimo 2 aos de experiencia en el rea de recursos humanos

T.S.U en Recursos Humanos o Relaciones Industriales con capacitacin en

Nmina. Experiencia mnima de 3 aos en cargos similares.

2.- Conocimientos y Habilidades:

Conocimientos Requeridos: Principios y prcticas del sistema de recursos humanos. Tcnicas sobre administracin de recursos humanos.

Ley Orgnica del Trabajo (LOT), FAOV, IVSS, INCE, Guardera. Clculo de vacaciones y liquidaciones Elaboracin de nmina semanal y quincenal
Normas, reglamentos, leyes y dems disposiciones relativas a la higiene y seguridad ocupacional. Principios y prcticas de convenio colectivo de la Industria Petrolera y de la Construccin.

Paquete office y programas de control de personal.

Habilidades:

Atencin al pblico. Capacidad numrica y analtica.

El manejo y supervisin de personal. Producir informes tcnicos.

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 Comunicarse en forma clara y precisa. Seguir instrucciones orales y escritas.

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3.- Competencias Personales: Dinamismo. Liderazgo. Proactividad. Empata. Orientacin a resultados. Trabajo en equipo. Iniciativa, Autonoma, Autogestin. Tolerancia a la presin.

Nombre del Titular del Puesto

Firma

Fecha

Nombre del Titular del Puesto

Firma

Fecha

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CONCLUSIN
Un Anlisis de puesto o de trabajo constituye un proceso de estudio, investigacin e identificacin de todos los componentes del puesto, desde tareas, responsabilidades y funciones hasta el establecimiento de los requisitos de capacidad que demanda su ejecucin satisfactoria. Es considerado estudio. De esta manera y con todo lo expuesto, podemos aseverar que es indispensable contar con la descripcin de cada uno de los puestos que integran la estructura organizativa de una empresa, ya que permitir determinar todas las caractersticas e informacin relativa a cada uno de ellos. Al no llevar una descripcin de cargo dentro de la organizacin en esta genera una mala informacin y ocasiona duplicidad de funciones y evasin de responsabilidades; debido a esto y a travs del anlisis realizado en El Cargo de Analista de Recursos Humanos de La Empresa Servicios Magallanes, C.A. se establecieron mejoras con la finalidad de que la persona responsable de ste, cuente con un manual contentivo de la informacin del puesto que desempea, donde se le especifica sus responsabilidades y por ende sus limites. Adems el uso de esta informacin permitir establecer la descripcin y especificacin de cada puesto, y a su vez proporcionar la base para unificar los subsistemas que conforman la gestin de los recursos humanos. como el proceso por el cual se determina la informacin pertinente relativa a un trabajo especifico, mediante la observacin y el

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