Universidad de Oviedo Departamento de Informtica

Estudio de Viabilidad del Sistema Ejemplo

Jos Garca Fanjul Claudio de la Riva lvarez
Universidad de Oviedo Departamento de Informtica

EVS 1: Establecimiento del Alcance del Sistema

Empresa de transporte de paquetes. Actualmente mbito nacional Sistema de gestin y control de envo de paquetes Infraestructura
Oficinas Principales: Envo/Recogida de paquetes Oficinas Intermedias: Depsito temporal de paquetes Equipos propios de transporte terrestre (furgonetas y camiones) Agencia de transporte (subcontratacin)

Antecedentes
Gestin de Envos, software muy bsico en oficinas principales para registro del envo e impresin de justificantes y recibos Control de Rutas, sistema automatizado de asignacin de ruta. Rara vez utilizado, pese a la fuerte inversin realizada Clientes, datos bsicos asociados al envo del paquete
J. Garca, C. de la Riva (2005) EVS - Ejemplo 2

EVS 1: Establecimiento del Alcance del Sistema

Objetivo: Automatizar el proceso de gestin y control de envos de paquetes
Existe un porcentaje alto de reclamaciones en el envo de los paquetes (prdidas, errores en la tarifa, entregas fuera de tiempo, etc.) Dificultades para el acceso a la informacin Integracin con la gestin de rutas, facturacin (clientes y proveedores) y contabilidad Previsible ampliacin del volumen de negocio. mbito internacional.

Necesidades
Reducir costes y errores en la gestin de envos Informacin centralizada, actualizada y de fcil acceso de todos los envos Mejorar el control de envos e incidencias asociadas Asignacin ptima de rutas y flota Seguimiento del envo para clientes y usuarios Integracin con sistemas de informacin actuales
J. Garca, C. de la Riva (2005) EVS - Ejemplo 3

EVS 1: Establecimiento del Alcance del Sistema

Usuarios
Para la Gestin y Seguimiento de Envos Empleados de las Oficinas Principales e Intermedias Encargados de las Oficinas Principales e Intermedias Transportistas Director o Responsable Para el Control de Rutas Responsable de los Sistemas de Informacin Empleados y Encargados de las Oficinas Principales e Intermedias Director o Responsable

J. Garca, C. de la Riva (2005)

EVS - Ejemplo

EVS 2: Estudio de la Situacin Actual

Sistemas de Informacin Existentes

Gestin de Envos
Software en las oficinas principales nicamente Funcionalidades muy bsicas Registro del envo (origen, destino, cliente, tarifa, ...) Justificante de envo para el cliente Escasamente configurable Informacin de clientes, asociada al envo (manual) Comunicacin con equipo central para facturacin y contabilidad

J. Garca, C. de la Riva (2005)

EVS - Ejemplo

EVS 2: Estudio de la Situacin Actual

Sistemas de Informacin Existentes (y 2)

Asignacin y Gestin de Flota y Rutas

Actualmente manual por operarios en almacenes (oficinas principales e intermedias) Sistema automtico de provisin de rutas disponible, muy avanzado pero no utilizado Asignacin de rutas y flota Altamente configurable, con acceso a informacin centralizada Interfaz sencillo para entrada y salida (XML y Texto)

J. Garca, C. de la Riva (2005)

EVS - Ejemplo

EVS 2: Estudio de la Situacin Actual

Diagrama Fsico Actual

Realizar Envo

Formulario de Envo

Registrar Envo Empleado Oficina Principal Justificante de Envio Cliente

Asignar Flota y Ruta Factura Equipo en Oficina Principal Operario Almacen

Facturacin y Contabilidad

Asignacin de Flota y Ruta

Formulario de Envo

EVS 2: Estudio de la Situacin Actual

Formularios Manejados

Formulario de Envo
Cdigo Oficina:..............

Datos del Cliente:

Nombre y Apellidos:...................................................................... DNI:......... Direccin:......................................................................... Telfono:..............

Datos del Envo:

Direccin Destino: ........................................................................................

A rellenar en la oficina:
Fecha y Hora en Origen: .............. Peso (grs.): ............... Tipo Envo: ....... Fecha y Hora en Destino: ............ Tarifa (euros): ..........

Asignacin Transporte:
Cdigo Oficina: .......... Cdigo Oficina: .......... Cdigo Oficina: .......... Cdigo Transporte: ....... Cdigo Transporte: ....... Cdigo Transporte: ......
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EVS 2: Estudio de la Situacin Actual

Diagnstico

Problemas y deficiencias (Informacin manejada)

Excesivo proceso manual (errores e inexactitudes) Informacin de envos slo en oficinas principales Satisfaccin de usuario Interfaz de entrada de datos no adecuado Excesivo manejo de papel (formulario de envo) Manejo de cdigos, p.ej. Tarifas o transportes (Errores) Informacin sobre envos claramente insuficiente Seguimiento y Estado Prdidas e Incidencias Rutas, Flota Gestin de clientes inexistente Interoperabilidad entre los sistemas de informacin (asignacin de rutas, facturacin y contabilidad) complicada o imposible Mucha de la informacin producida es innecesaria y superflua (informes asociados a los envos)
J. Garca, C. de la Riva (2005) EVS - Ejemplo 9

EVS 2: Estudio de la Situacin Actual

Diagnstico

Problemas y deficiencias (costes de explotacin actuales)

Tiempo de operacin de usuario: medio/alto. Excesiva introduccin de datos Tiempo de ordenador: no aplicable. Mantenimiento y mejoras de programacin: no aplicable Otros Derivado de la prdida de paquetes: Alto Derivado de asignacin ineficiente de flota: Alto Infrautilizacin de sistemas de informacin existentes Asignacin de Rutas y Flota apenas utilizado Facturacin y Contabilidad
J. Garca, C. de la Riva (2005) EVS - Ejemplo 10

EVS 2: Estudio de la Situacin Actual

Diagnstico

Mejoras
Informacin centralizada. Acceso desde oficinas principales e intermedias Integracin con el sistema de asignacin de flotas y rutas, facturacin y contabilidad Nuevos servicios al cliente Seguimiento del envo para usuarios y clientes Servicios de notificacin electrnica (futuro prximo) Factura electrnica (futuro prximo) Convenios con otras compaas y agencias (futuro prximo) Intercambio de datos Servicios Web
J. Garca, C. de la Riva (2005) EVS - Ejemplo 11

EVS 3: Definicin de Requisitos del Sistema

Ver Requisitos Caso Prctico

J. Garca, C. de la Riva (2005)

EVS - Ejemplo

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EVS 4 y 5: Estudio y Valoracin de Alternativas

Implantacin/Desarrollo
Sistema de Asignacin de Rutas/Transporte Sistema disponible y en uso. Fcil utilizacin. Interfaz flexible y configurable Base de Datos propia Posible Implantacin en oficinas principales Posibilidad integrar BBDD Facturacin y Contabilidad Software estndar Acceso centralizado en un nico nodo Posible implantacin en oficinas principales Posible cambio de software Sistema de Control de Envos Mantener y actualizar software actual: No cumple requisitos Desarrollo completo para cumplimiento de requisitos Implementar comunicacin con Asignacin de Rutas y Facturacin y Contabilidad

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EVS - Ejemplo

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EVS 4 y 5: Estudio y Valoracin de Alternativas

Cobertura de la Funcionalidad
Completa: Todos los requisitos Parcial: El subsistema de facturacin se est actualizando. Posible externalizacin. Prever datos necesarios e interfaz para la implantacin Adaptar el sistema a los procesos: no realizar reingeniera de procesos, muy costoso

Entorno tecnolgico
Tipo de software/aplicacin Consola (Cliente/Servidor): aplicaciones cliente en oficinas intermedias y principales, servidor en sede central. Web: muy interesante, valor aadido a los clientes. Coste alto, problemas de seguridad.

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EVS - Ejemplo

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EVS 4 y 5: Estudio y Valoracin de Alternativas

Tecnologa Bases de Datos: Oracle/SQL Server/MS Access Lenguajes: .NET/J2EE Hardware Sede Central: Servidores gama alta Oficinas Principales e Intermedias: Servidores gama media / Dispositivos porttiles

Otros aspectos tcnicos

Integracin con alquiler de transporte externo y agencias Poca utilizacin Utilizacin de servicios web: algunas compaas no disponen de estos servicios Manual: Los datos del transporte alquilado se introducirn en el sistema Integracin y comunicacin con el subsistema de asignacin de rutas Datos envos: Directa a travs de un fichero XML de estructura conocida Datos ruta/transporte: Idem

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EVS - Ejemplo

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EVS 4 y 5: Estudio y Valoracin de Alternativas

Proceso de implantacin
Todo a la vez Incremental Envos Rutas Facturacin y Contabilidad Despliegue mdulo web Funcionalidad completa Funcionalidades asociadas al cliente: seguimiento del envo Integrar BD subsistema asignacin rutas Consola/Web Comunicacin e implantacin subsistema de facturacin Impacto en la organizacin: previsible aceptacin por usuarios Tecnolgicos: Sistema complejo. Riesgo en comunicaciones y seguridad. Planes de contingencia Copias de seguridad Control de acceso

Viabilidad Econmica

Estudio de Riesgos

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EVS - Ejemplo

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EVS 6: Seleccin de la Solucin

Desarrollo completo del software de envos No requisitos subsistema facturacin Asignacin manual de transporte externo (alquiler) Integracin BD Subsistema Rutas en Repositorio Central Aplicacin Cliente/Servidor con mdulo web para seguimiento de envos (Tecnologa a determinar) Proceso de implantacin:
1. Software Consola 2. Acceso Web

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EVS - Ejemplo

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