Actividades de la organizacin y sistemas

Normalizar el diseo y rediseo de directrices administrativas, levantar rutinas de procedimientos y mantener un control centralizado sobre su distribucin y uso. Mantener actualizados los manuales administrativos y de procedimientos. Efectuar estudios sobre la mejor utilizacin del espacio fsico con criterio funcional. Disear sistemas giles y modernos para un ptimo control organizacional. Efectuar estudios tendientes a la modernizacin y fortalecimiento de entidades.

ACTIVIDADES DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS La organizacin son sistemas sociales diseados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos es decir que la organizacin y sistemas se complementan es decir q no pueden separarlos es por eso q las actividades que realizan son las mismas, a continuacin damos a conocer algunas de las actividades que se realizan: Planifica, coordina, dirige y elabora estudios sobre funcionamiento y organizacin. Determina normas, sistemas y procedimientos necesarios en la empresa. Estudia sistemas vigentes y los actualiza de acuerdo a las necesidades de la unidad. Propone, elabora e implanta nuevos sistemas administrativos necesarios en la empresa. Realiza anlisis de organizacin, sistemas y procedimientos administrativos y normas que rigen las distintas unidades de la Institucin. Supervisa y revisa la elaboracin de proyectos de organizacin, mtodos y procedimientos, organigramas estructurales, funcionales y de niveles jerrquicos, de distribucin de trabajo.

Actividades de la funcin organizacin

Hacer actividades de promocin, investigacin y divulgacin. Para promover la coordinacin de los recursos e investigar las nuevas tcnicas de administracin que se

puedan aplicar, de este que sean aplicadas.

modo comunicar o divulgar dichas tcnicas para

Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organizacin, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un anlisis integral de finalidad, de organizacin, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los mtodos. Dictamen, asesoramiento e informacin de los trabajos que deba realizar la organizacin en cada una de sus divisiones.

1. ACTIVIDADES DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS Con la implementacin de unas normas se requiere un control de gestin bsico para hacer el seguimiento y emplear correctivos de manera oportuna para que los procesos normales de produccin no se suspenda y toda la empresa se mantenga en sintona como: Planifica, coordina, dirige y elaborar estudios sobre funcionamiento y organizacin. Ejecutar entrevista con el personal. Plantea, elabora e implanta nuevos sistemas necesarios. Asimila sistemas vigentes y los actualiza de acuerdo a las necesidades. Elabora un anlisis de organizacin, sistemas y procedimientos. Redacta la correspondencia relacionada con los estudios que realiza. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Es preciso estar consciente de la necesidad de salvaguardar a la empresa en el mercado, es una ardua tarea que requiere el mayor de todos los esfuerzos como uno de ellos pueden ser: Dispone y controla los procedimientos en materia de seguridad integral. Mantiene en orden equipo y plaza de trabajo, reportando cualquier anomala. Supervisa y revisa la elaboracin de proyectos de organizacin, mtodos y procedimientos, organigramas y el trabajo del personal a su cargo. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

Actividades de Organizacin Y Sistemas

Las actividades de una Organizacin en funcin de lo que es la vida empresarialmente o socialmente son acciones que se hacen con fines que ayudan a muchas personas de su entorno. Un sistema ayuda a sintetizar las actividades de una manera ordenada utilizando tcnicas y procedimientos que faciliten una mejor distribucin de recursos.

1. Actividades de Organizacin y Sistemas

Respecto a la Estructura de la Organizacin. Analizar la estructura Estudiar la estructura jerrquica. Reordenar los niveles jerrquicos. Crear o suprimir rganos Modificar la estructura de dependencia Fijar la red de interrelacin. o Analizar las Funciones
o

Para asignar las funciones en cada caso es necesario que:

La estructura jerrquica est definida. Los procedimientos administrativos estn normalizados. Estn asignadas las reas de responsabilidad.

La asignacin de funciones comprende:

El anlisis y determinacin de las funciones. La descripcin del cargo. La descripcin de la red de interrelaciones del cargo. La fijacin de tareas para cada funcin asignada. La autoridad y responsabilidad requerida para la funcin. Cules son sus lmites. El perfil de requerimientos personales o tcnicos para desempaar la funcin. Respecto a los Procedimientos (Anlisis de los procedimientos)

Deteccin de errores respecto a:

Control interno Reiteracin de trmites Archivos repetitivos Pasos innecesarios Superposicin de funciones Diseo de Formularios

El formulario es una pieza importante dentro un procedimiento por lo tanto su diseo debe ajustarse a su desarrollo siguiendo secuencialmente su desarrollo, supliendo en muchos casos intervenciones escritas en el trmite. Debe tenerse en cuenta:

Aplicacin de Normas IRAM Diseo adecuado para sistematizar la informacin que contenga Aspectos Legales: Tipo de informacin a archivar, Periodo de retencin

Ordenamiento y Distribucin de Oficinas

Es una actividad mediante la cual se determina la mejor distribucin fsica de los espacios, equipos, ficheros, medios de comunicacin, etc. de manera de facilitar la circulacin de personas y actuaciones, determinando tambin la facilidad de acceso al equipamiento necesario para desarrollar las actividades incluidas en los procedimientos. En esta actividad se verifica:

Distribucin fsica de oficinas. Recorrido fsico de la informacin. Circulacin de personas. Accesibilidad de equipos Espacios de espera. Medicin del trabajo administrativo Es un conjunto de tcnicas sistemticas que permiten establecer los tiempos de ejecucin de las tareas administrativas y en base a ello establecer las dotaciones necesarias para desarrollar las actividades previstas dentro de una organizacin. Todo este espectro de actividades estar signado por las Herramientas Tecnolgicas que la Organizacin estar dispuesta a implementar. Mucho tienen que ver las metas de la Organizacin en cuanto a si est dispuesta o no a encarar un verdadero proyecto de Despapelizacin sobre una plataforma de Workflow, donde: Los documentos viajan por la Red. Las tareas se direccionan automticamente en forma inteligente. Las demoras de las tareas disparan alertas o avisos automticas. Los tiempos de proceso disminuyen sustancialmente. Los procesos se pueden monitorear en cualquier momento.
Simplemente es un conjunto de actividades coordinadas conformado por sus integrantes. Pienso que la cooperacin es indispensable para la organizacin. La comunicacin es de suma importancia para la organizacin puesto que est es el enlace para la consecucin de un objetivo comn. Bsicamente son los estatutos dictados por la empresa estos pueden ser de comportamiento, etc. Que lgicamente debern ser respetados por todos sus integrantes, con el fin de que todo marche bien.

Las metas para cada uno de los integrantes se los definir por parte de su jefe, es decir esto se lo realiza por una cadena de mando. Ejemplo:

realizar el contrato de publicidad pagar por la realizacin de la publicidad buscar una imprenta para la realizacin de hojas volantes Contratar a los empleados Evaluar a los aspirantes al puesto de trabajo Capacitar a los empleados Designacin de actividades

marketing marketing marketing administrativ o administrativ o administrativ o administrativ o

contrataci n pagadura publicidad contratacin Evaluacin capacitacin designacin

GENERALIDADES

La interrelacin de los empleados es una gran ayuda ya que busca solventar sus inquietudes para la consecucin de metas trazadas. Podemos decir que todas las personas somos distintas y tenemos nuestras propias actitudes y caractersticas y de esta manera podremos dar ayuda con limitaciones que se presenten dentro de la organizacin.

Evaluacin de Desempeo

Trata de evaluar al personal que labora dentro de nuestra organizacin, esta se las realiza de muchas maneras como programas de desempeo semestral, anual, etc.

Compensacin

Esta nos dice que al empleado que labora en nuestra organizacin tendr el derecho de percibir un sueldo, de acuerdo a la ley.

Beneficios Sociales
Normalmente son valores que el empleador da a su empleado, cumpliendo con la ley. Estos valores que el empleado recibir durante su estancia en la organizacin sern financiados por la empresa.

Relaciones Laborales

Este nos habla que en una empresa se puede constituir distintas organizaciones, como sindicatos, etc. Con el fin de solventar sus necesidades.

Base de datos y sistemas de Informacin

El concepto sistema de informacin gerencial (SIG), se relaciona con la tecnologa informativa, que incluye el computador o una red de microcomputadores, adems de programas especficos para procesar datos e informacin. Su funcin es recolectar, almacenar y divulgar informacin, de modo que los gerentes involucrados puedan tomar decisiones, y mantener un mayor control y planificacin sobre sus empleados.

5.- El anlisis de la organizacin y sistemas

La organizacin y sistemas analiza: el trabajo innecesario que se origina en procesos de burocratizacin, es decir, crear actividades y pasos innecesarios dentro de un procedimiento normal, crear cargos sin funciones especficas e inclusive crear unidades administrativas e instituciones, atropellando todo principio de racionalizacin administrativa y de eficiencia operativa. Jimnez Castro, W, La organizacin en evolucin, F.C.E, Mxico,2001, pag. 535. La duplicacin de funciones, es un fenmeno administrativo que debe ser eliminado, ello provoca el desperdicio de recursos humanos, materiales, financieros y el tiempo, incrementando aceleradamente los costos y disminuyendo la eficiencia, efectividad y economa. La mejor utilizacin de los recursos disponibles debe ser el objetivo bsico de la organizacin para incrementar la produccin o mejorar el servicio en niveles que alcance la mxima efectividad, siendo posible as el mejoramiento de la calidad del producto hasta el lmite en que el precio sea compatible con un nivel aceptable de demanda. ANLISIS DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS. Organizacin = Sistemas de calidad La competencia, relaciones jerrquicas, jurdicas y las formas de actuacin y control dentro de la Administracin Pblica, se conjugan en un conjunto de normas que sistematizan la organizacin administrativa estatal, definida por Miguel S. Marienhoff, como el conjunto de normas que regulan las atribuciones, composicin y funcionamiento de un aparato administrativo. El principio de coordinacin entre las distintas reas administrativas es su presupuesto y finalidad. La falta de accionar encadenado generara la prdida del objetivo esencial de la organizacin. El concepto de estructura organizacional o simplemente estructura es el concepto clave de la actividad administrativa de organizacin. Es el que le da sentido. La estructura es la forma en que las actividades de una organizacin se dividen, organizan y coordinan. En una entidad pblica dicha estructura est definida por las normas legales del sector que corresponde. Una entidad administrativa requiere entonces un diseo organizacional determinado, que es el proceso de seleccionar una estructura organizacional apropiada para aquella, en el contexto de una estrategia y ambientes dados. El diseo organizacional resulta entonces fundamental para toda organizacin Por anlisis de sistema se debe entender, la reunin, organizacin y la valoracin de hechos referentes al sistema y el ambiente en que se inscribe. En el anlisis de sistemas se procura obtener la mejora del sistema, la cual se puede presentar en dos aspectos:

Mediante una reduccin de costos referidos a la obtencin y elaboracin de los datos. Mediante mejor calidad de informes obtenibles y que pueden ser de mayor provecho y utilidad a la direccin. Anlisis cuantitativo y cualitativo El anlisis cuantitativo est orientado hacia la racionalizacin del trabajo de oficina y la reduccin de sus costos; Por su parte el anlisis cualitativo est orientado a la bsqueda de un mejor orden empresarial mediante la introduccin en el proceso de las decisiones de un flujo de informacin ms acorde con las exigencias de la direccin. Los sistemas pueden ser examinados desde el punto de vista de la estructura organizativa o desde cada uno de los procedimientos y sus correspondientes mtodos.

Elementos que intervienen en el desarrollo organizacional en las empresas Fases del Desarrollo Organizacional La aplicacin de un modelo de DO en forma simultnea puede variar segn lo que amerite la organizacin y la situacin que impere para el momento, sin embargo las fases del desarrollo organizacional siguen las siguientes fases: Diagnstico inicial: La gerencia se rene con el consultor para determinar el modelo de DO, el consultor busca informacin mediante entrevistas con varias personas de la empresa, se debe de dar un diagnstico para corregir algn problema de la organizacin. Recoleccin de datos: Se hace una investigacin para conocer el ambiente interno y ver el clima organizacional, el consultor se rene con los grupos para obtener datos como: Qu condiciones contribuyen a lograr su eficiencia en el trabajo? Qu condiciones interfieren su eficacia en el trabajo? Qu debera cambiar en el funcionamiento y operacin de la empresa?

Retroalimentacin de datos y confrontacin: Designan grupos de trabajo para evaluar y revisar los datos obtenidos, detectar problemas y establecer prioridades de cambio. Planeacin de accin y solucin de problemas: Los grupos utilizan datos para fundamentar las recomendaciones sobre los cambios necesarios. Los planes son especficos: la conduccin de las acciones, cuando y como estas deben implementarse. Desarrollo de equipos: El consultor estimula la formacin de grupos y el desarrollo de equipos para que examinen como trabajan en conjunto y como se integran entre s, tambin motiva la comunicacin abierta y la confianza para mejorar la eficiencia y la eficacia de los grupos.

Desarrollo intergrupal: los grupos son sometidos a reuniones de confrontacin para una mejor relacin intergrupal. Evaluacin y seguimiento. El consultor ayuda a la empresa a evaluar los resultados del DO y desarrollar otros programas en reas donde es necesario tener resultados.

Estrategias del Desarrollo Organizacional. La eficiencia de una empresa o institucin, la que se precisa en cuanto al logro de los objetivos para los cuales se ha estructurado, depende fundamentalmente de los equipos humanos que la conformen. Se constituye entonces en un primer requisito de eficiencia el estructurar equipos que accionen como tales y conformar toda la organizacin para ello.

Diseo de un sistema administrativo: El diseo debe considerar en su orden los siguientes pasos: Estudiar la necesidad organizacional Definir el objetivo del sistema Determinar la necesidad y funcionalidad de la tecnologa Definir el tiempo de respuesta del sistema Identificar las tareas a procesar Establecer secuencia y paralelismo de las tareas Asignar tiempos a las tareas Identificar la clase y recursos de las tareas Definir el tipo de operador responsable de la tarea Dibujar el algoritmo y grafica Elaborar un manual del sistema Brindar capacitacin y adiestramiento para operarlo Implantar el sistema Ejercer control y mantenimiento Dar desarrollo al sistema

Para esto se usa herramientas como organigramas, graficas de Gantt, redes de Pert, flujo gramas, formularios, manuales, etc.

Anlisis de Organizacin y Sistemas

La organizacin comprende un proceso amplio que dentro de la administracin se enfoca al establecimiento de una estructura administrativa estable, a la distribucin de funciones y departamental. La organizacin casi siempre responde a preguntas como: Quin lo deber hacer?, Cul es su responsabilidad? y otras ms.

En las empresas la organizacin se estructura tomando en cuenta las funciones bsicas de la misma: Finanzas Produccin u operaciones Comercializacin o distribucin Recursos humanos Aunque en realidad esto depende del tipo, tamao y fin por el que la empresa se ha constituido, por esto cada organizacin difiere significativamente entre las empresas. La organizacin nace de la necesidad de facilitar la administracin de las empresas mediante la delegacin de funciones y responsabilidades as como la de cooperacin entre ellas. Parte fundamental de la organizacin es la denominada Departamentalizacin o Estructuracin, para esto es necesario determinar ciertas bases para la misma, pueden ser: Recursos y tamao de la empresa Clientes Los productos rea geogrfica Proceso

Con relacin a los sistemas, estos se los define como un todo organizado, compuesto por varias partes para un fin determinado. Dentro de la administracin un sistema es una base para todas las funciones de la misma, es un modelo que permite enfocar la empresa hacia los fines requeridos por la misma. A pesar de que los sistemas se clasifican como abiertos o cerrados en realidad se puede considerar que no existe un sistema totalmente abierto o cerrado ya que en un mundo impredeciblemente relativo inclinarse por un sistema determinado no sera lo ms conveniente. Cada sistema comprende varios elementos para su conformacin y relacin entre los mismos. 1. Insumos 2. Procesos 3. Productos 4. Retroalimentacin Los insumos son lo que alimentan la empresa Los sistemas tambin se conforman de subsistemas que en semejanza con la organizacin son las funciones bsicas de las empresas.

1. ANALISIS DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS

La implementacin de organizacin y sistemas se ve reflejado en la reduccin del tiempo ocioso, optimizacin de los procesos administrativos, optimizar la interaccin entre los diferentes equipos de trabajo, logrando finalmente una disminucin de costos, mejoramiento en la capacidad de reaccin ante el mercado, una estructura organizacional ms gil. El departamento se encarga en mostrar en forma ordenada los datos identificativos del ste y la secuencia lgica de las acciones, para lo cual es necesario tener claro, que cada procedimiento modifica, dependiendo de las caractersticas del mismo as como de las necesidades. Los procedimientos responden a cada situacin particular, debida que su aplicacin general depender si han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para poder adecuarse a los nuevos sucesos en la empresa.
ANALISIS DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS

Es el proceso de obtener, registrar informaciones relacionadas con los cargos. El anlisis estudia y determina los requisitos calificativos, las responsabilidades, las condiciones exigidas por el cargo para su correcto desempeo.

El anlisis de puestos identifica las tareas, los deberes y las responsabilidades de determinado puesto. Es el proceso sistemtico de determinar las habilidades, deberes y conocimientos necesarios para desempear puestos en una organizacin. Es una tcnica esencial siempre presente de recursos humanos, que proporcionar datos sobre los requerimientos del puesto que ms tarde se utilizarn para desarrollar las descripciones de los puestos y las especificaciones del puesto.

El Anlisis de Organizacin Y Sistemas Organizacin

El anlisis es la descripcin de las funciones, responsabilidades y tareas de su personal y de los puestos de su organizacinpermite clarificar sus objetivos y para donde quiere ir. Siendo la base para el desarrollo de cualquier herramienta de recursos humanos.

Sistemas

El analista utiliza el conocimiento del sistema existente y sus problemas para disear y construir un sistema mejor en general lo que busaca el anlisis es ver como esta funcionando y se desarrolla

2. Anlisis de Organizacin y Sistemas La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgnica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo ms viables de acuerdo con la estimacin de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos anlisis se deben seguir diversos pasos: 1. Conocer el hecho o la situacin que se analiza.

2. Describir tal hecho o situacin.

3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.

4. Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especfico en estudio.

5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido, haciendo comparaciones y buscando analogas.

6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja.

7. Clasificar la informacin estructura, normas y polticas administrativas, equipo y ambiente laboral.

por funciones

reas: objetivos, y operaciones,

Es importante saber las caractersticas que distinguen a los anlisis de un sistema de Organizacin y mtodos, las cuales se denotan as: a. Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. b. Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas.

c. Combinacin: Combinar el orden de un procedimiento que considere los factores.

las

operaciones

de

d. Modificacin: Cambios en los procedimientos modificadores en las formas, registros e informes.

las

operaciones,

e. Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo mediante el anlisis de las operaciones de un procedimiento.

f. Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos, costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en unidades homogneas de tiempo.

g. Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.

h. Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las caractersticas del personal.

i.

PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas): La planificacin y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin de recursos, etc.

j.

Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin objetiva, a travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en diversas etapas.

k. Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real, para as proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.

l.

Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Mtodos, diversas teoras que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est desarrollndose, stas se dividen as: Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de estaciones de servicio, y la mayora de los modelos suponen una distribucin especfica de las llegadas y el tiempo.

Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando la informacin se da en forma probable para el desarrollo sistemtico del anlisis.
6.- Creacin, ubicacin y estructura de una oficina de Organizacin y Sistemas

Creacin

En Inglaterra en 1942 se crea la Divisin de Organizacin y Sistemas en el Ministerio del Tesoro para racionalizar y dinamizar los servicios pblicos y solucionar los problemas administrativos, civiles y militares ocasionados por la Segunda Guerra Mundial. Luego de la guerra se inicia una reforma del poder central. Creando paralelamente unidades de Organizacin y Sistemas en los ministerios. En 1960 se crearon en los ministerios unidades sectoriales de organizacin y sistemas. Posteriormente, en 1962 se fund la Escuela de Administracin, dependiente de la Comisin Ministerial, intensificndose las actividades de capacitacin para los empleados pblicos. En el Ecuador en 1958 se crea la Escuela de Administracin Pblica, y con ello se inicia un proceso de formacin de tcnicos en administracin. En 1961, se cre en el Ministerio del Tesoro, la primera Oficina de Organizacin y Sistemas dependiente de la Direccin General de Presupuesto, la misma que desarroll actividades relacionadas con la organizacin del Ministerio e implantacin del presupuesto por programas. La limitacin bsica fue la carencia de personal y su ubicacin como unidad de la Direccin de Presupuesto. En 1963 se cre la Secretara Tcnica de Administracin ubicndose la Oficina de Organizacin y Sistemas en el Ministerio de Finanzas como una unidad de la Direccin Nacional de Presupuesto. En 1967 se cre el Ministerio de Planificacin y Coordinacin Econmica, para asumir funciones relacionadas con presupuesto, organizacin y sistemas.
Ubicacin

No existe un criterio definido sobre la ubicacin de las oficinas de organizacin y sistemas, unas veces figura como unidad auxiliar, otras como asesora, aspecto que limita sealar con la suficiente claridad las funciones y su importancia dentro de la organizacin. La mayora de instituciones asigna funciones de tipo asesor a las oficinas de O Y S y las ubican jerrquicamente junto a los ms altos niveles directivos impidiendo con ello que sus recomendaciones sean interferidas en otros niveles de jerarqua. En el caso de ubicarse en un nivel

diferente al asesor se restara eficiencia e independencia en el cumplimiento de las funciones de las oficinas de organizacin. Vsquez Vctor Hugo (2004). "Organizacin Aplicada", Tercera Edicin, pag. 15. La ubicacin en el nivel de las oficinas de organizacin, permite: A. Tener acceso directo a los niveles ejecutivos. B. Tener un grado de autoridad que le permita implementar sus propios estudios. C. Conseguir que los ejecutivos reconozcan la verdadera importancia de los trabajos de organizacin y viabilicen su implementacin.
Estructura

Dependiendo del tamao de la institucin, del nmero de personal, del volumen de tareas y del modo de los recursos econmicos y materiales, se definir la estructura de organizacin que mejor satisfaga las necesidades. La estructura de una oficina de organizacin de una institucin grande podra incluir las siguientes unidades:
o o o o o DIRECCIN SUBDIRECCIN UNIDAD ASESORA UNIDADES DE OPOYO Y SERVICIOS UNIDADES OPERATIVAS

1) 2) 3) 4)

Modernizacin y fortalecimiento institucional. Normatividad administrativa. Desarrollo de sistemas informticos. Mejoramiento de procesos.

Esta oficina se representa en el siguiente organigrama:

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE UNA OFICINA DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS

DIRECCIN

SUBDIRECCIN

UNIDADES AUXILIARES

ASESORIA LEGAL

NORMATIVIDAD ADMINISTRATIVA

MODERNIZACIN Y FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

DESARROLLO SISTEMAS INFORMTICOS

MEJORAMIENTO DE PROCESOS

CREACIN UBICACIN Y ESTRUCTURA DE UNA OFICINA DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS Estructura del departamento de Organizacin y Sistemas: La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma ptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificacin. Elementos de la organizacin: (requerimientos) Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos. Tiene que haber una clara definicin de los deberes, derechos y actividad de cada persona. Se tiene que fijar el rea de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. Saber cmo y dnde obtener la informacin necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber dnde conseguir la informacin y le debe ser facilitada. Partes fundamentales.

Ubicacin del departamento de Organizacin y Sistemas: Se puede ubicar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u organismo: a) Ubicacin segn la funcin de asesora: Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el mximo nivel jerrquico o mximo nivel de decisin, pero pueden situarse en otro nivel jerrquico. Existen dos casos: En una secretara, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y de un gerente, o en una administracin descentralizada, donde puede depender directamente del director o gerente general y del subdirector o subgerente general. b) Ubicacin segn la funcin de apoyo administrativo: Es aquella que permite a los rganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programacin, presupuestos, informacin, administracin de recursos humanos y materiales y control. Se puede ubicar el sistema de Organizacin y Mtodos a nivel lineal, dependiendo de un rgano de lnea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgnicas de la dependencia para el caso especfico y especial del apoyo administrativo en Organizacin y Mtodos. Puedes ser una direccin general, departamento y oficina, con funciones de apoyo administrativo, auxiliadas por pequeas unidades de diagnsticos y proyectos ubicados en las reas que dadas su importancia o dimensin las requiera. c) Ubicacin segn la funcin de los proyectos: La organizacin por proyectos se caracteriza porque constituye una organizacin orgnico ajustable y flexible, identificndose como una estructura horizontal diagonal. Es una combinacin de la relacin de coordinacin y del mando especializado, pero tambin puede considerarse como una vinculacin entre la estructura

programtica, cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organizacin. Existen dos enfoques para administrar los proyectos de Organizacin y Mtodos: El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al ms alto nivel con una relacin de asesora en el organigrama. El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta su trmino y los funcionarios de lnea conserven su autoridad lineal original.

Oficina de Organizacin y Sistemas

Una Oficina de Organizacin y Sistemas es una entidad anexa a la Gerencia General, creada con el fin de adecuar la estructura organizativa y procedimental, con el objetivo de hacer cumplir con la misin, visin y sistema de una empresa. Adems, tiene como responsabilidad el evaluar la operatividad y/o duracin de los Manuales de organizacin y sistemas, Normas, Procedimientos, Formularios e Instructivos impuestos con necesidades como la simplificacin, rapidez y/o actualizacin de los procesos administrativos y operativos que lo necesiten. Una oficina de Organizacin y sistemas es parte vital para cualquier empresa ya que en sea cual sea el lugar donde se presente o forme parte, facilitar de manera directa en el mejoramiento e innovacin de los procesos que se planifiquen y apliquen, tomando como direccin las funciones en las que se basa la organizacin. 2. CREACION, UBICACIN Y ESTRUCTURA DE LA OFICINA

Para visualizar el plan de reforma se debe de tener en cuenta que los sistemas de organizacin existentes, no permiten desarrollar con la suficiente oportunidad y eficiencia en el control administrativo y financiero, por lo que se ve la necesidad de proceder a una reforma administrativa, mediante la introduccin de cambios en la estructura, funciones y procedimientos para fomentar este objetivo se justifica la creacin del departamento de Organizacin y Sistemas. Los estudios y la implementacin de nuevos sistemas de organizacin deben necesariamente estar a cargo de profesionales en administracin, que acrediten la suficiente experiencia en el conocimiento de la realidad institucional. En las instituciones pequeas no es necesario que dispongan como personal de planta un profesional administrador, si no en forma eventual para solucionar los problemas de organizacin que se representen conjuntamente con los ejecutivos, quienes conocen muy bien a su institucin y saben identificar las causas y posiblemente dar soluciones convenientes para garantizar la marcha eficiente de la organizacin.

En organizaciones grandes y complejas no solo es necesario contar con las funciones de Organizacin y Sistemas, crear verdaderas oficinas bien estructuradas, para innovar permanentemente la estructura, funciones y procedimientos administrativos, acordes a las necesidades cambiantes de la institucin y el desarrollo de la tcnica de organizacin. El profesor Jos Vela H, en el libro Gua para la ejecucin de estudios de Organizacin y Mtodos seala algunas razones por la creacin: a) Por iniciativa de los ejecutivos, en su inters de cambiar algo. b) Por pedido y presiones del propio personal c) Por presiones de otros organismos, que condicionan la presentacin de ayuda tcnica y financiera d) Por razones polticas se obligan a realizar reorganizaciones administrativas e) Por propia iniciativa de las oficinas Por la naturaleza de las funciones asignadas se la considera como unidad asesora y por lo tanto su ubicacin jerrquica debe estar dependiendo directamente de los ms altos niveles directivos de la organizacin, precisamente para garantizar que sus informes y recomendaciones lleguen a decisiones de los ms altos ejecutivos. Las caractersticas respecto de la ubicacin jerrquica de las oficinas se identifican con las siguientes: a) Facilidad de acceso directo a los ms altos niveles ejecutivos b) No interviene en las polticas internas y externas de la entidad c) Ejecuta las rdenes impartidas por los ejecutivos de mayor nivel jerrquico. 3. Creacin, Ubicacin y Estructura de una oficina de Sistemas Organizacin y

La mayora de instituciones asigna funciones de tipo asesora las oficinas de Organizacin y Sistemas las ubican jerrquicamente junto a los ms altos niveles directivos con la finalidad de garantizar la implementacin de sus recomendaciones sin el entorpecimiento de otros niveles de menor jerarqua. Esta ubicacin le permite: Tener acceso directo a los niveles ejecutivos. Tener un grado de autoridad que le permita implementar sus estudios. Normalizar el diseo y rediseo de formularios, levantar procedimientos y mantener un control centralizado sobre su distribucin y uso. Mantener actualizados los manuales o normas de procedimientos. Efectuar estudios sobre la mejor utilizacin del espacio fsico, procurando agilidad en los trmites administrativos.

Efectuar estudios tendientes institucin.

a la modernizacin y fortalecimiento de la

Desarrollar estudios integrados de Planificacin Estratgica cuyos resultados sirvan para definir la organizacin por procesos y sobre esa base llevar acabo el estudio de Anlisis de Competencias del Personal.

Organigrama Estructural de una Oficina de Organizacin y Sistemas

CREACION, UBICACIN Y ESTRUCTURA DE UNA OFICINA DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS

OFICINA DE MARKETING

Es una oficina de suma importancia ya que a travs de ella se cumplen algunos de los propsitos institucionales de la empresa. Su finalidad es la de reunir los factores que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyndolo en forma que est a su disposicin en el momento oportuno , en el lugar preciso y al precio ms adecuado.

CREACION

Esta oficina se crea con el fin de que la empresa pueda saber por medio del funcionamiento de este cuales son los productos o servicios que se podr distribuir obteniendo una mejor venta

UBICACIN
Este puede estar ubica dentro de una empresa o en alguna sucursal externa ya que no tiene una ubicacin especifica sino se rige a la disposicin de la empresa, tambin hay oficinas virtuales que facilita la rapidez por que se utiliza la tecnologa y la red .

ESTRUCTURA