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classer ses pièces comptables ?

Comment classer ses pièces

comptables ?
Publié dans la catégorie Organisation comptable

Lorsqu’une entreprise tient elle-même sa

comptabilité, elle procède à l’enregistrement des
pièces comptables. Ses justificatifs comptables
peuvent prendre différentes formes (factures
d’achats, factures de ventes, relevés bancaires)
mais ils doivent, dans tous les cas, faire l’objet d’un
classement rigoureux. Compta-Facile vous
dévoile les bonnes pratiques à adopter en la
matière et répond à la question : comment classer
ses documents comptables ?

Sommaire [ masquer ]
Les pièces comptables à classer
Le format des justificatifs comptables à
classer
La méthode de classement des documents
comptables

Les pièces comptables à classer

Traditionnellement, toutes les pièces qui font

l’objet d’un enregistrement comptable doivent
être classées ; citons notamment :

Les factures d’achats et les factures de ventes ;

Les relevés bancaires, les justificatifs
d’opérations bancaires et les brouillards de caisse
;
Les bulletins de paies, bordereaux de charges
sociales, déclarations annuelles ;
Les déclarations fiscales (déclarations de T.V.A,
d’impôt sur les sociétés etc.).

Le classement des pièces comptables présente

un intérêt indéniable : il contribue à la bonne
gestion d’une entreprise et limite le risque de se
perdre dans sa comptabilité. Il génère un gain de
temps considérable en permettant, par exemple, à
une entreprise de retrouver très rapidement une
facture fournisseurs/clients.

Le format des justificatifs

comptables à classer

Le classement peut être effectué :

En format papier

Il convient, dans ce cas, d’utiliser des classeurs en

fonction des journaux comptables utilisés par
l’entreprise. Il est nécessaire de porter une attention
particulière au lieu de stockage/archivage afin de ne
pas altérer la qualité des documents (humidité) et de
restreindre leur accès à quelques membres
seulement. Par exemple, si l’entreprise tient un
journal « achats », un journal « ventes » et un
journal « banque », elle va utiliser 3 classeurs qui
porteront la même dénomination et qui contiendront
les pièces justificatives de chaque journal.

En formation dématérialisé

Les pièces comptables sont numérisées et

stockées sur des espaces sécurisés. L’entreprise
doit se prémunir contre le risque de perte de
données (sauvegarde sur des disques durs externes
ou CDROM par exemple) et également protéger
l’accès à ces informations confidentielles. Il est tout
de même fortement conseillé de conserver les
originaux en format papier.

La méthode de classement des

documents comptables

Un bon classement doit permettre de retrouver

rapidement un justificatif à partir du numéro qui
lui a été attribué dans la comptabilité.

Il existe plusieurs méthodes de classement des

pièces comptables, selon la périodicité de saisie et
les caractéristiques propres à l’entreprise. Voici une
des pratiques les plus utilisées.

Tout d’abord, une ventilation des pièces

comptables selon leur nature est indispensable
(achat, vente, banque). Avant tout enregistrement
dans les comptes, elles peuvent être classées, par
exemple, par ordre chronologique croissant et ce
afin de simplifier le processus de saisie comptable.
Après avoir été comptabilisées, elles peuvent être
classées directement dans des classeurs
distincts :

Les factures d’achats sont classées dans un

classeur « Achats »,
Les facture de ventes sont classées dans un
classeur « Ventes »,
Les relevés bancaires sont classés dans un
classeur « Banque »,
Les brouillards de caisse sont classés dans un
classeur « Caisse »,
Les journaux de paie et bordereaux de charges
sociales sont classés dans un classeur « Paie »,
Les déclarations de TVA sont classées dans un
classeur « TVA »,
Etc.

Une autre méthode de classement des documents

comptables peut être retenue par les entreprises
autorisées à pratiquer une comptabilité de
trésorerie. Ces dernières peuvent agrafer derrière
chaque relevé bancaire les justificatifs de tous
les mouvements qui y sont mentionnés, par ordre
chronologique.

Ensuite, la numérotation des pièces comptables

selon une codification propre à l’entreprise elle-
même est vivement recommandée. Ainsi, le service
comptable attribue un numéro au justificatif
(généralement les factures fournisseurs/clients), le
saisit (en indiquant dans la colonne « numéro de
pièce » le numéro qu’il a attribué au justificatif), y
appose un cachet « comptabilisé » et le range dans
son classeur.

En pratique, selon la fréquence de saisie de

l’entreprise, la numérotation peut être fondée, tout
simplement, sur une séquence de chiffres
(exemple : 001, 002, 003 etc.) ou sur d’autres
critères (exemple : pour une facture d’achat datée
de mai 2018, si l’entreprise utilise des intercalaires
mois par mois avec une numérotation remise à zéro
tous les mois : « 2018-05-001 »). Pour les factures
de ventes, l’entreprise pourra suivre la même
numérotation que celle de sa facturation (elle
renseignera donc le champ « numéro de pièce » de
son logiciel comptable par le numéro porté par sa
propre facture). Pour les opérations bancaires, il
pourra, par exemple, être retenu le numéro de la
remise de chèque, le numéro de chèque émis.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter

notre fiche sur les délais de conservation des
documents comptables, celle sur les modes de
classement des factures ou encore celle sur les
modalités de conservation des factures.

Conclusion : un bon classement de pièces

comptables est indispensable pour assurer une
gestion correcte de l’entreprise et le suivi de ses
opérations. La numérotation des pièces
comptables permet, quant à elle, de rapprocher
plus rapidement une écriture comptable de son
justificatif.

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A propos de Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en
expertise-comptable et fondateur de
Compta-Facile, site d'information sur la
comptabilité.

2 commentaires
Thibaut Clermont
19 juin 2018 at 13 h 15 min

Bonjour,
En tant que professionnel de libéral titulaire de
BNC, vous êtes soumis à des obligations
particulières. Vous devez notamment produire
un livre-journal des recettes et des dépenses.
Des dispositions spéciales s’appliquent aux
contribuables soumis au secret professionnel (je
vous invite à consulter le BoFip ci-contre pour
plus d’informations :
http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/4809-PGP.html).
Bonne journée. Cordialement, Thibaut
CLERMONT.

Met
18 avril 2018 at 10 h 58 min

Bonjour,
Dans le cadre d’une comptabilité BNC
(profession libérale de santé), comment
référencer les honoraires, sachant qu’il y a déjà
une ligne honoraires avec le patient
correspondant et le mode de règlement ?
Y-a t’il une méthode pour ces références
d’honoraires plus appropriée (car il n’y a pas de
« facture » à proprement parler) ?
Merci

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