ENGEN DRC, Société par Actions de Droit congolais, située sis avenue du

Port n° 14/16 dans la Commune de la Gombe à Kinshasa, immatriculée au

RCCM de Kinshasa sous le n° 1434, Identification Nationale n° 01-923-
K12647G, représentée aux fins des présentes par M. Charles NIKOBASA
et Mme Jacklyn YAMUTWALE, respectivement Directeur Général et
Directeur des Ressources Humaines, dûment habilités quant à ce ;
(Ci-après désigné "LE CLIENT")
A :
(Ci-après désigné « Le Prestataire »)
DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS ET PUBLICATION D’UN MARCHE
RELATIF AU TRAITEMENT DE LA PAIE, AVEC ENGAGEMENT A
APPLIQUER LES LOIS SOCIALES ET CONDITIONS DE TRAVAIL QUE LA
LEGISLATION IMPOSE AUX EMPLOYEURS
Référence d’ENGEN
La présente Demande de Cotation est structurée comme suit :
1. INTRODUCTION
2. INSTRUCTIONS SUR LA COTATION
3. CLAUSES ADMINISTRATIVES ET TECHNIQUES
 
SECTION 1 - INTRODUCTION 
Le Client souhaite améliorer la conformité de sa gestion administrative à la
législation sociale et du travail en vigueur en République Démocratique du
Congo.
Avec un effectif aussi important que diversifié, le Client désire identifier un
Prestataire de services en mesure de conformer son activité commerciale
aux exigences de la réglementation en vigueur en RDC, sans souffrir ni
pénalités, ni risques, ni retards et encore moins des erreurs, défauts sur
délais ou sur les formes de présentation liées à la gestion de ses
ressources humaines.
A cet effet, la présente demande de renseignements et l’ouverture dudit
marché porte sur l’identification d’un sous-traitant administratif capable
de respecter la législation congolaise au profit du Client.
SECTION 2 - INSTRUCTIONS POUR LA COTATION
2.1. CONFIRMATION ET CLARIFICATION
● Tout soumissionnaire souhaitant obtenir des clarifications sur
le marché est invité à saisir le Client, par écrit, à
l’adresse mamie.tima@engen.cd
● Les clarifications relatives aux questions posées par email
feront l’objet d’une diffusion à tous les soumissionnaires ;
● Les questions posées par tout autre moyen (e.g. téléphone)
ne seront pas prises en considération.
2.2. QUALIFICATIONS ET ALTERNATIVES
 ● La Cotation des Prestataires doit se conformer
scrupuleusement aux exigences et conditions du dossier d’appel
d’offres.
● Dans l’hypothèse où le Prestataire estimerait que le dossier
d’appel d’offre ignorerait des aspects qui lui seraient importants et
qu’il pourrait fournir, le Prestataire est habilité à suggérer des
alternatives aux exigences du Client.
● Toutefois, il devra d’abord se conformer à l’offre du Client et
soumettre la cotation y relative et, subséquemment y adjoindre ses
alternatives.
2.3. SOUMISSION DES OFFRES
* L’offre du Prestataire sera envoyée, par courrier électronique, au format
de fichier PDF, à l’adresse suivante : mamie.tima@engen.cd
Le courrier électronique mentionnera impérativement comme objet :
« Cotation pour le marché relatif au traitement de la paie, à
l’engagement à appliquer les lois sociales et conditions de travail que
la législation impose aux employeurs »
Lorsque l’offre du Prestataire sera transmise sous forme de courrier
physique, elle sera envoyée par porteur et déposée au siège d’ENGEN
DRC à Kinshasa, sous pli fermé portant les mentions « CONFIDENTIEL »
« Cotation pour le marché relatif au traitement de la paie, à
l’engagement à appliquer les lois sociales et conditions de travail que
la législation impose aux employeurs »
* Faute pour le Prestataire de soumettre sa Cotation tel que décrit ci-
dessus peut entraîner la non-considération de sa Cotation.
2.4. CONTENU DES OFFRES
* Les offres transmises par le Prestataire doivent impérativement contenir
trois (3) composantes à savoir :
● Une partie administrative contenant les actes de société du
Prestataire, lesquels doivent être probants quant à sa légalité et à sa
capacité à contracter ;
C’est dans cette partie que le Prestataire inclura les prestations similaires
et les références de ses autres clients ;
● Une seconde partie constituante l’offre technique
proprement dite et rencontrant chacune des exigences du Client ;
Il y sera inclus un chronogramme aussi précis que possible des services et
prestations à fournir aux côtés de la description technique des prestations
à exécuter selon les différents cas d’espèce, l’organisation interne du
Prestataire en ce qu’elle justifiera de l’existence réelle des compétences
pour mener à bien la mission convenue, particulièrement les CV des
personnes ressources et les mesures rassurant le Client qu’en cas de
clientèle multiple, ce dernier ne souffrira aucun tort ;
● Une offre commerciale comportant le coût ventilé des
prestations.
2.5. TARIFICATION
● Le Prestataire complétera toutes les informations de
tarification dans le bordereau de prix.
● Tous les prix indiqués doivent être TTC, toutes taxes
comprises ou en valeur nette.
● L’offre du Prestataire doit être présentée en Dollars US.
● Les prix libellés en dollars restent fermes et non révisables.
● Le Prestataire est seul responsable des conséquences d’une
sous-évaluation de son offre.
2.6. PAIEMENTS ET MODALITES DE PAIEMENT
● Les factures seront établies en un original et sont à adresser
à ENGEN DRC, N°14/16, Avenue du Port, Kinshasa / Gombe
● Le Prestataire confirmera l’acceptation du délai de paiement
du Client, lequel est formellement fixé à trente (30) jours à compter de
la date de réception de la facture, le cachet faisant foi.
● Le paiement des services s’effectuera globalement une fois
le mois (services et équipements)
● La modalité de paiement consistera en un virement bancaire
en monnaie locale (à l’équivalent au taux d’achat du dollar américain
sur le cours moyen de change) sauf s’il est stipulé en dollars
américains.
● Le retard de paiement ne constitue pas une cause licite de
rupture des prestations.
2.7. VALIDITE DE L’OFFRE
● Le délai de validité de l’offre est fixé à vingt-cinq (25)
jours à compter de la date de sa publication.
SECTION 3 - CLAUSES ADMINISTRATIVES ET TECHNIQUES
3.1. ATTRIBUTION DU MARCHE
L’attribution du marché se fera sur base de l’offre techniquement et
économiquement la plus avantageuse, présentant le meilleur rapport
qualité-prix.
Le critère financier de l’offre est le coût global des prestations
3.2. CONDITIONS GENERALES
En plus des obligations mentionnées plus haut, le présent marché sera
soumis aux conditions générales d’ouverture de marché en RDC. Le
marché consiste à :
RESPONSABILITE ADMINISTRATIVE DE GESTION DE LA PAIE
● La préparation des états de paie sur base de la liste et du
calendrier légal auquel est soumis le Client
● La représentation du Client auprès des organes étatiques
(nationaux ou provinciaux) pour tout litige et contrôle administratif de
quelque nature que ce soit ainsi que pour toute nouvelle disposition
réglementaire ou législative touchant à la rémunération.
Dans cette hypothèse, le Prestataire s’engage à informer, dans les
meilleurs délais, le Client de ces contrôles et de ces nouvelles dispositions
● L’obtention des visas et contrats de travail
● La déclaration de la main d’œuvre et le Bilan Social
● Le conseil en situation de fin de contrat,
● Le Conseil en matière d’application des lois sociales et des
conditions de travail, en l’occurrence l’accomplissement des
obligations et formalités que la réglementation impose aux
employeurs.
Il est à noter que la liste ci-dessus est non limitative
RESPONSABILITE FISCALE
● Suivre les obligations liées aux agents et leurs salaires
auprès des différentes administrations (Numéros CNSS des agents,
carte et visa de travail pour étranger, DGI, …) ;
● Calculer, selon les règles de l’art, les IPR –IER des employés
suivant le barème d’imposition en vigueur en RDC tout en tenant
compte des charges familiales
● Calculer les cotisations sociales CNSS, INPP et ONEM
suivant les textes réglementaires
● Etablir et déposer la déclaration du guichet unique à déposer
à la Direction des Grandes Entreprises/DGI dans les délais légaux ;
● Solliciter du Client les fonds nécessaires au paiement des
droits dus au Guichet Unique 
● Procéder au paiement de ces droits dans les banques
commerciales agréées
● Rassembler les documents nécessaires qui prouvent le
paiement effectif de ces droits liés aux rémunérations
● Envoyer, chaque mois, au Client toutes les preuves de
paiement 
● Remplir, déposer et récupérer les exemptions à l’IPR des
employés à la fin de chaque année ;
● Défendre le Client en cas de contrôle sur lesdits droits ou
d’éventuels redressements ou régularisations.
3.3. MONNAIE DE TRANSACTION
L'offre soumise le sera à prix ferme et non révisable si elle est stipulée en
dollar américain.
En cas de stipulation en monnaie locale, la valeur sera estimée au cours
d’achat de la devise concernée, suivant les modalités de révision
applicables commercialement à Kinshasa.
3.4. OBLIGATIONS DE CONFIDENTIALITE
Les parties s’engagent de façon expresse à tenir pour strictement
confidentielles les informations dont elles auront pu disposer dans
l’exécution des prestations et à ne les divulguer à quiconque, même après
résiliation éventuelle du contrat à venir.
3.5. Résiliation du Marché, Différends et Litiges
Le non-respect des clauses administratives et techniques du présent
marché par le Prestataire ainsi que les risques de faillite entraîneront une
résiliation de plein droit sans indemnité.
En cas de différends ou litiges non résolus à l’amiable, les tribunaux
légalement institués dans la ville de Kinshasa seront compétents à en
connaitre en faisant application exclusivement du présent marché et de la
réglementation en vigueur en République Démocratique du Congo
3.6. FORMULAIRES D’IDENTIFICATION DU FOURNISSEURS
Le Prestataire est invité à annexer à la soumission les documents ci-
dessous. Ces documents devront être accompagnés des annexes
requises et OBLIGATOIRES (ex : statuts, NRC, ATTESTATION FISCALE A
JOUR, COMPAGNY PROFILE REFERENCES, IDNAT, OS REFERENCES etc.)
NB : seules les offres émanant de Prestataires justifiant de plus de 10 ans
d’existence seront retenues.
Fait à Kinshasa, le 26 Février 2021.