SENA REGINONAL DE BOGOTA CUNDINAMARCA CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

GUA DE AUTOAPRENDIZAJE No. 004

MODULO DE FORMACIN: UNIDAD DE COMPETENCIA:

UNIDAD DE APRENDIZAJE: MODALIDAD :

Contabilizacin de los Recursos, Inversiones y Financiacin

Contabilizar los Recursos de Operacin, Inversin y Financiacin Contabilizacin de las transacciones de Operacin, Inversin y Financiacin. Desescolarizada

ACTIVIDAD ENSEANZAS APRENDIZAJE EVALUACIN: Manejo De Inventario de Mercanca Tiempo Estimados: 60 Horas

PRESENTACIN:

Bienvenidos al proceso auto formativo de los temas del manejo de inventario de mercanca. En esta gua encontrar las actividades que debe realizar junto con las referencias bibliograficas, las evidencias de aprendizaje e instrumentos de auto evaluacin. El reto es grande y valioso tanto para su vida personal como profesional, ya que los logros alcanzados dependern, en gran medida de la forma como utilice los recursos a su disposicin, de la manera como lleve a cabo las estrategias de aprendizaje, a fin de que logre desarrollar las competencia laboral para el manejo de los inventarios de mercancas de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y con la normatividad vigente. Recuerde que el aprendizaje no termina cuando se adquiere e integra el conocimiento, ni cuando se refina y profundiza. El efecto, el fin ltimo de aprendizaje es utilizarlo significativamente, emplearlo para lograr metas. Para esto requiere de tcnicas y mtodos de estudio, adems de dedicacin disciplina y la responsabilidad.

Con el nimo de lograr competencia en el manejo de los inventarios de mercanca le sugerimos desarrollar cada una de las actividades utilizando los recursos sugeridos. Es importante que el trabajo individual quede consignado en su portafolio, el cual se constituyen en la herramienta que le permitir recapitular, reflexionar, evaluar y reconstruir cada una de las evidencias del aprendizaje.

TEMA 1: CONCEPTOS BSICOS

RECURSOS DE APRENDIZAJE Contabilidad GeneralHernando Daz. Editorial Prentice Hall. Ultima edicin. Contabilidad Comercial. Cesar Bolao y Jorge Alvarez. Ed. Norma. Contabilidad Sistema de Informacin para las Organizaciones Gonzalo Sinisterra, Luis Enrique Polanco Editorial Mc Graw Hill . Ultima edicin. Contabilidad Horngren & Harrison Editorial Prentice Hall. Decreto Reglamentario 2649/93. ACTIVIDAD A REALIZAR Lea: Captulo 6.- Tema: Inventarios. Lea Unidad 6 Los Inventarios y su control Temas: Los Inventarios y Control de Inventarios. Lea Capitulo 6. Temas: Concepto de Inventarios y Control de Inventarios. Lea: Capitulo 9 Tema Inventario de Mercancas y Control Interno de Inventarios Lea e interprete: Articulo 63 De las lecturas anteriores: -Elabore un mapa conceptual sobre Clases de Inventarios (Generales y Parciales). -Elabore un ensayo donde exponga su concepto de Inventario de mercancas y como puede aplicar el control interno en los inventarios en una empresa comercial. EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE TEMA 1 Precisa el concepto de inventario de mercancas y argumenta su importancia en una empresa comercial. Conoce los elementos de control interno de los inventarios de mercancas.

TEMA 2: SISTEMAS DE INVENTARIOS

RECURSOS DE APRENDIZAJE Contabilidad General Hernando Daz, Editorial Prentince Hall. Ultima Edicin Contabilidad Universitaria. Coral -Gudio. Edit. McGraw Hill. Contabilidad Sistema de informacin para las OrganizacionesGonzalo Sinisterra Luis Enrique Polanco Harvey Henao Editorial Mc Graw Hill Contabilidad Comercial. Cesar Bolao y Jorge Alvarez. Ed. Norma. Decreto Reglamentario 2649/93. Ley 788/2002 inciso 2 Estatuto Tributario Art.62/63 ACTIVIDAD A REALIZAR Lea: Capitulo 6 Tema: Sistemas de Inventarios Lea: Unidad 8 Control de Mercancas y Krdex. Temas: Inventario de mercancas. Lea: Capitulo 6 Activos Corrientes Mercancas Tema: Sistema de Inventarios Lea: Unidad 6 Los Inventarios y su control Temas: Contabilizacin de los Inventarios. Articulo 63. Precisar normatividad sobre Sistema de Inventarios. Con base en las lecturas anteriores, realice las siguientes actividades: 1. 2. Elabore un cuadro comparativo sobre caractersticas, ventajas y desventajas de cada uno de los sistemas de inventarios de mercancas. Realice los ejercicios propuestos en los libros para cada tema.

3.

Desarrolle el Taller No. 002. Entradas y salidas de mercancas.

NOTA: Recuerde contemplar normas tributarias vigentes (IVA, Retenciones, etc) al registrar cualquier transaccin de inventario de mercancas. EVIDENCIA DE APRENDIZAJE TEMA 2 Diferencia los sistemas de registro de inventario de mercancas. Contabiliza las transacciones de inventario de mercancas por cualquier sistema de registro.

TEMA 3: METODOS DE VALUACION DE LOS INVENTARIOS

RECURSOS DE APRENDIZAJE Contabilidad General Hernando Daz, Editorial Pretince may Prince, primera Edicin Fundamentos de Contabilidad Nicols Ballesteros INDA Edicin Interamericana Contabilidad Sistema de Informacin para las Organizaciones Gonzalo Sinisterra Gonzalo Sinisterra Luis Enrique Polanco Harvey Henao Editorial MC. Graw Hill Contabilidad Horngren & Harrison Edicin Prentice Hall Contabilidad Sistema de Informacin para las Organizaciones Gonzalo Sinisterra Gonzalo Sinisterra Luis Enrique Polanco Harvey Henao Editorial MC. Graw Hill ACTIVIDAD A REALIZAR Capitulo 6 Tema: Mtodos de valuacin de inventarios Capitulo 3 Tema: Mtodos de valuacin de inventarios Capitulo 6 Tema: Mtodo de valuacin de inventarios

Captulo 9 Tema: Mtodos de valuacin de inventarios Capitulo 6 Temas: -Contabilizacin gastos incidentales (Fletes, seguros etc) -Devoluciones y Descuentos (compras, ventas) Realice los ejercicios propuestos por los autores en cada uno de lo temas. Desarrolle el Taller sobre mtodos de valuacin y Krdex.

EVIDENCIA DE APRENDIZAJE TEMA 3 Aplica los diversos mtodos de valuacin de inventarios de mercancas. Maneja el Krdex de existencias de mercancas por cualquier mtodo de valuacin. Determina el costo de los inventarios de mercanca por cualquier mtodo de valuacin.

TEMA 4: TOMA FSICA Y AJUSTES DE INVENTARIOS

RECURSO DE APRENDIZAJE Contabilidad La base para las decisiones Gerenciales Meigs. William Haka Bettner Contabilidad General Hernando Daz, Editorial Pretince May Prince, primera Edicin Contabilidad La base para las decisiones Gerenciales Meigs William, Haka, Better editorial Mc Graw Hill Contabilidad General Hernando Daz, Editorial Pretince May Prince, primera Edicin ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE Captulo 8 Tema: Toma de Inventarios y Registro de prdida por deterioro Capitulo 6 Temas: Toma de Inventarios y Ajustes de Inventarios. Capitulo 8 Tema: Presentacin de los inventarios en los Estados Financieros Capitulo 6 Tema: Presentacin de los inventarios en los Estados Financieros

EVIDENCIA DE APRENDIZAJE TEMA 4 Precisa la importancia de realizar los ajustes a los inventarios. Contabiliza los ajustes a los inventarios.

TEMAS ADICIONALES POR DESARROLLAR: AJUSTES POR INFLACIN DE INVENTARIOS. Concepto, clculo y contabilizacin. MERCANCAS EN TRNSITO. Concepto y Contabilizacin. MERCANCAS EN CONSIGNACIN. Concepto y Contabilizacin.

INSTRUMENTOS DE EVALUACIN:

Instrumento de Evaluacin: Cuestionario cdigo _____________

La Integralidad, como principio de la Formacin Profesional que imparte el SENA, comprende el obrar tecnolgico en armona con el entendimiento de la realidad social, econmica, poltica, cultural, esttica, ambiental y del actuar prctico moral (Estatuto de Formacin Profesional Integral del SENA.).

TEMA 1: CONCEPTOS BSICOS 1. INVENTARIOS El inventario de mercancas constituye la existencia, a precio de costo, de los artculos comprados o producidos por una empresa, para su comercializacin. Se incluyen en el inventario las mercancas de propiedad de la empresa que se encuentran en el almacn, bodegas, en trnsito (cuando se han comprado fuera del pas) o entregadas en consignacin. Importancia: En las empresas comerciales, cuyo objetivo social es la compraventa de mercancas, los inventarios deben ser valorados y controlados tcnicamente, ya que son fundamentales para determinar los resultados del ejercicio. Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. 2. CONTROL DE INVENTARIOS El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios permanente y Sistema de inventarios peridico. El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Krdex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisicin, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. Adems del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinacin del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo. Valuacin de los inventarios en el sistema permanente. La valuacin de los inventarios y la determinacin del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancas, puesto que stas se adquieren en

fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancas compradas. Para sortear este problema, la valuacin de los inventarios se realiza mediante diferentes mtodos que buscan determinar el costo de la forma ms real, dependiendo del tipo de empresa. Entre los mtodos de valuacin tenemos: Mtodo del promedio ponderado, Mtodo P.E.P.S, Mtodo U.E.P.S, Mtodo retail, etc. Contabilizacin de los inventarios en el sistema permanente. En el sistema permanente, las compras de mercancas o Materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo). En la devolucin de compras de mercancas, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crdito a la respectiva subcuenta de inventarios. Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina tambin su costo.

Sistema de inventario peridico Realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo fsico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilizacin de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancas, ni cuanto es el costo de los productos vendidos. La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual. Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo. El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes. Contabilizacin en el inventario peridico. En el inventario peridico, las compras de mercanca o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al

finalizar el periodo, con el valor all acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta. Las devoluciones de mercancas compradas se contabilizan tambin en la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano). Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo mismo que la devolucin en ventas (4175 Puc Colombiano). Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo fsico y se determina el inventario final, ste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios). 3. CONCEPTO DE INVENTARIO Y CONTROL DE INVENTARIO Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. El control de inventarios esta disponible en forma permanente y forma peridica para que el comerciante elija la que ms le convenga de acuerdo a las necesidades que le demande su negocio. De esta manera podr tener controlado la existencia de mercancas, adems el costo, utilidades, etc. 4. Inventario de Mercancas y Control Interno de Inventarios

El inventario de mercancas existe con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los sistemas pertinentes para valuar sus existencias de mercancas con el fin de fijar su posible volumen de produccin y ventas. Comprender el concepto, caractersticas y los fundamentos de los sistemas de valoracin de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de produccin que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe tener la informacin pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para la Venta. Las que tengan otras caractersticas y estn sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como

las mercancas en camino (las que han sido compradas y no recibidas an), las mercancas dadas en consignacin o las mercancas pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garanta de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario Comprar el inventario en cantidades econmicas Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.

5. decreto 2649/93
Art. 63. Inventarios. Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, as como aquellos que se hallen en proceso de produccin o que se utilizaran o consumirn en la produccin de otros que van a ser vendidos. El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilizacin o venta, se debe determinar utilizando el mtodo PEPS (Primeros en Entrar, Primeros en Salir), UEPS (ltimos en Entrar, Primeros en Salir), el de identificacin especfica o el promedio ponderado. Normas especiales pueden autorizar la utilizacin de otros mtodos de reconocido valor tcnico. Para reconocer el efecto anual de la inflacin y determinar el costo de ventas y el inventario final del respectivo ao, se debe: 1. Ajustar por el PAAG anual el inventario inicial, esto es, el posedo al comienzo del ao. 2. Ajustar por el PAAG mensual acumulado, las compras de inventarios realizadas en el ao, as como los dems factores que hagan parte del costo, con excepcin de los que tengan una forma particular de ajuste.

Sobre una misma partida, por un mismo lapso, no se puede realizar un doble ajuste. Esta norma se debe tener en cuenta para los traspasos de inventarios durante el proceso productivo. Para reconocer el efecto mensual de la inflacin, cuando se utilice el sistema de inventario permanente, se debe ajustar por el PAAG mensual el inventario posedo al comienzo de cada mes. Cuando se utilice el sistema denominado juego de inventarios se deben ajustar adems los saldos acumulados en el primer da del respectivo mes en las cuentas de compras de inventarios y de costos de produccin, cuando las mismas no tengan una forma particular de ajuste. Los valores correspondientes a operaciones realizadas durante el respectivo mes no son objeto de ajuste. En una y otra opcin, el inventario final y el costo de ventas deben reflejar correctamente los ajustes por inflacin correspondientes, segn el mtodo que se hubiere utilizado para determinar su valor. Al cierre del perodo deben reconocerse las contingencias de prdida del valor expresado de los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su valor neto de realizacin. Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparacin de estados financieros de perodos intermedios es admisible determinar el costo del inventario y reconocer las contingencias de prdida con base en estimaciones estadsticas.

Inventarios
Descripcin: El inventario de mercancas constituye la existencia, a precio de costo, de los artculos comprados o producidos por una empresa, para su comercializacin. Se incluyen en el inventario las mercancas de propiedad de la empresa que se encuentran en el almacn, bodegas, en trnsito (cuando se han comprado fuera del pas) o entregadas en consignacin. Importancia: En las empresas comerciales, cuyo objetivo social es la compraventa de mercancas, los inventarios deben ser valorados y controlados tcnicamente, ya que son fundamentales para determinar los resultados del ejercicio.

Sistema Sistema de Inventario Permanente Krdex

Lo constituyen Descripcin contable todos

Sistema Peridico Conteo fsico Descripcin contable

aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales Ventas - salida Entradas-compras los compran para Entrada-compra luego venderlos sin Lo integran todos Son todos Lo conforman ser modificados. En aquellos bienes aquellosalbienes al por menor. (Cr) todos los 1435 Mercancas no fabricadas por la se esta Cuenta 4135 Comercio por mayor y 6205 adquiridos por las compra de mercancas (D) empresa. (D) mostrarn todas las adquiridos por materiales con 2408 Impuesto a las ventas por pagar empresas (Cr) Gene. 2408 Impuesto sobre ventas por pagar mercancas ventas por 2408 Impuesto sobre las las empresas los que se (D) manufactureras o Descon. pagar. (D)disponibles para la Descon. 1355 Anticipo d imp. Y cont. Sald. Aindustriales, favor ret. En la manufacturera elaboran Venta. Las que los Retencin en la fuente. (Cr) los fuente (Db) 2365 tengan otras 2365 Retencin en la fuente. (CR) s o industriales, productos, pero cuales se caractersticas y encuentran en los cuales son que todava no estn sujetas a proceso de condiciones Inventarios transformados han recibido manufactura. Su particulares se deben para ser procesamiento. mostrar en cuentas cuantificacin se vendidosUn inventariohace como representa la existencia de bienes separadas, tales por la muebles e inmuebles que tiene la empresa para como las mercancas productos cantidad de y vendindolos tal comerciar con ellos, comprndolos en camino (lasde Inventario que Inventario Inventario de Inventario de materiales, antes cual o elaborados deprocesndolos primero manode venderlos, en unprimas: han sido compradas y Mercancas: Productos productos en Materias de obra y gastos no recibidas an), las

Son los

Venta-salida Venta-salida

los

4135materiales con Comercio al por mayor y al por menor (Cr)

que

se

2408 Impuesto sobre ventas por elaboran los pagar (Cr) Gene. 1355 Anticipo d imp. Y cont. Sald. que no pueden A favor ret. En la fuente (Db)

productos, pero

ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, Inventario de clavos, suministros de lubricantes,

Ensayo sobre mercancas y su control

Muchas personas inexpertas creern que tener una microempresa o un pequeo negocio es muy fcil o por lo menos en lo que se refiere a su manejo porque no todas las personas cuentan con los recursos econmicos suficientes para tenerlo, de todas formas yo les aclarara que no es as, administrar una actividad econmica requiere por lo menos de un conocimiento bsico o muchos lo llamaran emprico sobre los productos que ofrecemos ya sean alimenticios; o los que requieren una preparacin mas especifica como la salud u orientacin comercial, psicolgica o alguno de esos estudios profundos. Llevar las riendas de una empresa es cuestin seria y ms en donde la entrada y salida de mercancas es constante. Pero para que esto no cause problema existe lo que conocemos como inventarios, que es una manera muy eficaz para mantener controladas las existencias. Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencia de mercancas, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades, los sistemas ms utilizados son el peridico y el permanente. En una empresa de tipo comercial algo fundamental es el correcto uso y manejo del inventario, adems las personas encargadas deben ser personas muy preparadas pues sobre la actividad que realizan se toman muchas decisiones con respecto a las ventas que realizan o que dan la pauta para tomar riesgos de inversiones en productos nuevos o cosas as. Aplicar el control de inventarios en empresas como estas por lo general se hace en forma permanente, es mucho ms fcil y practico para la correcta administracin del ente econmico. Con herramientas como la de los inventarios hacen las cosas mas funcionen mucho mejor.

1. Precisa el concepto de inventario de mercancas y argumenta su importancia en una empresa comercial. RST/: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para la Venta. Las que tengan otras caractersticas y estn sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancas en camino (las que han sido compradas y no recibidas an), las mercancas dadas en consignacin o las mercancas pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garanta de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes). En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compraventa de mercancas, los inventarios deben ser valorados y controlados tcnicamente, ya que son fundamentales para determinar los resultados del ejercicio econmico. 2. Conoce los elementos de control interno de los inventarios de mercancas. RST/:

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario Comprar el inventario en cantidades econmicas Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.

TEMA 2: SISTEMAS DE INVENTARIOS 1. CON RESPECTO A LOS SISTEMAS DE INVENTARIOS YA ESTN MENCIONADOS EN el
segundo punto del tema 1 de esta guia.

2.
CONTROL DE MERCANCAS La importancia en el control de mercancas reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. La obtencin de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que ste es el motor de la empresa, sin embargo, si la funcin del inventario no opera con efectividad, ventas no tendr material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas. El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea. Krdex Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un procedimiento de rutina, que permitan controlar con exactitud el movimiento de las mercancas. Para visualizar claramente esta informacin se requiere un krdex. El krdex o fichero de mercancas est formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artculo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario fsico. Cada tarjeta de krdex constituye un auxiliar de la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancas en existencia, a precio de costo. Krdex -partes Una tarjeta de krdex o auxiliar de inventario de mercancas consta de las siguientes partes:

1. Encabezamiento. 2. Fecha en que se efecta la transaccin. 3. Descripcin del movimiento de acuerdo con el soporte. 4. Nmero del comprobante del cual se trasladan los movimientos. 5. Entradas: se registra la cantidad y costo total de los artculos comprados y las
devoluciones. Al final del periodo, esta columna informa el valor total de las mercancas almacenadas durante el periodo.

6. Salidas: se registra la cantidad y el costo de la mercanca vendida, las devoluciones en

ventas. Al final del periodo esta columna informa el costo total de la mercanca vendida.

7. Saldos: se registra la cantidad y costo de las mercancas en existencia.

8. Costo unitario: se registra el valor de costo por unidad de la mercanca en existencia. Al

final de cada periodo, se utiliza tambin para liquidar el inventario final de mercancas.

9. Se registra la ubicacin de la mercanca en el almacn o en la bodega. 10.

Nombre o razn social, ciudad y telfono de la persona o empresa a quien se le compra el artculo.

Krdex manejo: una empresa, para establecer el control de las mercancas por medio del krdex1 puede utilizar el mtodo ponderado, peps o ueps. El krdex tiene un manejo especfico de acuerdo con el mtodo escogido. Krdex por el mtodo peps o fifo - por este mtodo la tarjeta de krdex se maneja as: En entradas: se registra, igual que en el mtodo del promedio ponderado, cantidad y costo total liquidado, segn la factura de compra o la nota crdito por devolucin en compras. En salidas: para determinar el costo por registrarse en esta columna, primero se traza una lnea para conocer los niveles de costos de los saldos anteriores; luego se registra el movimiento teniendo en cuenta que la primera mercanca que entr, es la primera que sale. En saldos: a diferencia del mtodo de promedio ponderado, en esta columna no se agrupan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el mismo costo; de lo contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual se mantiene hasta que la existencia se agote. El valor de la existencia se obtiene al sumar los niveles del ltimo saldo. Costo unitario: se determina de igual forma que en el mtodo de promedio ponderado (dividiendo el costo total por la cantidad total de la columna de saldos); se diferencia en que esto se hace por cada nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios correspondientes al ltimo saldo; es decir, un costo unitario diferente por cada nivel. Krdex por el mtodo usps o lifo - la tarjeta de krdex por este mtodo se registra as: En entradas: se registra de igual forma que en los mtodos promedio ponderado y eps. En salidas: igual que en el peps, se traza una lnea para determinar el costo de las mercancas que se van a registrar en el movimiento. Por este mtodo se da salida a los ltimos artculos que entraron hasta agotar su existencia; luego se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de mercanca vendida en cada operacin. En saldos: igual que en el peps, se establecen niveles de acuerdo con los distintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel. Costo unitario: se sigue el mismo proceso utilizado en los mtodos anteriores. Krdex por promedio ponderado - los movimientos de la tarjeta de krdex por este mtodo se registran as: En entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la devolucin. En salidas: se registra la cantidad de la mercanca vendida; y en la columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del rengln anterior En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas. Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos, y se divide el costo total, entre la cantidad total de cada rengln. El costo unitario vara siempre que se compran mercancas a precio diferente; cuando se registran las salidas, se mantiene el ltimo costo unitario.

El inventario de mercancas constituye la existencia, a precio de costo, de los artculos comprados o producidos por una empresa, para su comercializacin. Se incluyen en el inventario las mercancas de propiedad de la empresa que se encuentran en el almacn, bodegas, en trnsito (cuando se han comprado fuera del pas) o entregadas en consignacin. Importancia: En las empresas comerciales, cuyo objetivo social es la compraventa de mercancas, los inventarios deben ser valorados y controlados tcnicamente, ya que son fundamentales para determinar los resultados del ejercicio. Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.

3. ACTIVOS CORRIENTES
Se entiende por activos corrientes aquellos activos que son susceptibles de convertirse en dinero en efectivo en un periodo inferior a un ao. Ejemplo de estos activos adems de caja y bancos, se tienen las inversiones a corto plazo, la cartera y los inventarios. Los activos corrientes son de gran importancia en toda empresa puesto que es con ellos que la empresa puede operar, adquirir mercancas, pagar Nmina, adquirir Activos fijos, y pagar sus pasivos ente otros aspectos. El activo corriente es un factor importante del Capital de trabajo, toda vez que ste se determina restando el pasivo corriente al activo corriente. El capital de trabajo depende del volumen de activos corrientes que tenga la empresa. Si no se tienen activos corrientes suficientes, la empresa puede presentar dificultades de liquidez, lo cual afecta su relacin con proveedores y acreedores, e incluso con los mismos socios. El activo corriente es el que determina la Capacidad de pago que tiene la empresa, un aspecto tenido muy en cuenta tanto por las entidades financieras como por los proveedores. A un banco o a un proveedor le interesa ms la capacidad de pago de una empresa que el monto de sus activos fijos, lo cual se debe a que al banco le interesa ms que la empresa le pague a que le entregue sus activos fijos como pago por la deuda. (Los Activos fijos por lo general se utilizan para respaldar las deudas, pero es el activo corriente el que debe pagar la deuda. Claro est que el activo corriente en buen parte es generado por los activos fijos, por lo que indudablemente tambin son importantes) Algunos activos que se consideran corrientes Caja y bancos. Naturalmente que estos son activos corrientes puesto que ya son dinero en efectivo. En este grupo no debe incluirse los CDT que se tienen en una entidad financiera puesto que estos se consideran una inversin, y no se pueden considerar efectivo hasta tanto no venza el plazo pactado, plazo que si es inferior a un ao se considera activo corriente, de lo contrario ser activo no corriente. Inversiones. Corresponde a los recursos que la empresa ha invertido en Ttulos valores, Acciones y cuotas partes entre otros. Igual que los CDT, las inversiones se deben clasificar segn el tiempo necesario para convertirlas en efectivo. Por costumbre se ha considerado que todas las inversiones se clasifican en activos corrientes y no siempre es as, toda vez que bien pueden existir inversiones que aunque sea posible

convertirlas en efectivo, no es la intencin de la empresa. A manera de ejemplo tenemos las acciones y/o cuotas partes, las cuales algunas empresas las adquieren con la intencin de mantenerlas por tiempo indefinido lo que las lleva a convertirse en activo no corriente. Clientes. Corresponde a las deudas que los terceros tienen con al empresa. Estos terceros pueden ser los clientes (Cartera), socios, trabajadores, etc. Por lo general este rubro siempre es activo corriente puesto que la empresa no concede prstamos ni crditos a largo plazo, en especial las empresas industriales, comerciales o de servicios. No sucede lo mismo con las entidades financieras cuyo objeto social es precisamente prestar dinero a los clientes a plazos que pueden llegar inclusive a 15 aos como en el caso de los prstamos para vivienda. Inventarios. Los inventarios por obligacin deben ser activos corrientes puesto que una empresa no puede darse el lujo de comprar mercancas para almacenarla durante meses o aos. De hacerlo incurrira en un alto costo financiero por tener recursos inmovilizados que no generan Rentabilidad alguna. Lo ideal en el caso de los inventarios es acercarse en lo posible a lo que so conoce como inventario cero (Produccin justo a tiempo). Considerar un inventario realizable a ms de un mes significa tener recursos subutilizados que no slo no generan renta sino que implica incurrir en un costo para conservar y mantener ese inventario, adicional al deterioro normal que sufre toda mercanca. (Vea: Capacidad ociosa)

4. contabilizacin de inventarios sistema de inventario permanente: el costo de lo vendido en el sistema de juego de

inventarios se determina tomando el valor del inventario inicial, ms el costo de las mercancas compradas, menos el inventario final. Este juego de inventarios debe realizarse como mnimo una vez al ao para efectos fiscales. Inventario inicial: Es la relacin detallada de las existencias de mercancas que tiene una empresa al iniciar sus actividades, despus de hacer un conteo fsico. Inventario final: es la relacin de existencias al finalizar un periodo contable. Registro de entradas y salidas de mercancas: Cuando se utiliza este sistema, la cuenta Mercancas no Fabricadas por la Empresa nose emplea durante el periodo contable; los registros de entradas y salidas de mercancas se hacen en las cuentas Compras y Comercio al por Mayor y al por Menor, respectivamente. As mismo, las devoluciones, se registran en las cuentas Devoluciones en compras, o en Ventas, de acuerdo con el PUC.

SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE O PERPETUO Mediante este sistema la empresa conoce al valor de la mercanca en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario fsico, porque los movimientos de compraventa se registran directamente en la cuenta de Mercancas no Fabricadas por la Empresa, a precio de costo. La empresa que adopta este sistema requiere de un fichero o auxiliar de mercancas denominado krdex, en el cual se registra cada articulo como subcuenta da el saldo de mercancas. Registro de entradas y salidas de mercancas En este sistema se registran al costo en la cuenta Mercancas no Fabricadas por la Empresa, cada operacin de compra, venta, descuentos y devoluciones en compras y ventas. Compras: la adquisicin de mercancas se contabiliza con un debito en la cuenta Mercancas no Fabricadas por la Empresa y un crdito en Bancos o una cuenta de proveedores segn el caso. Ventas: en este sistema para contabilizar la venta de mercancas se requieren dos asientos: el primer asiento se registra la salida de mercancas al precio de venta, tal como se hace en el inventario peridico, tomando los valores de la factura de venta. En el segundo asiento se registra la venta a precio de costo, debitando la cuenta Costo de ventas y acreditando la cuenta Mercancas no Fabricadas por la empresa.

Como se observa, el registro de compras por los dos sistemas solo se diferencia por el nombre de la cuenta que debita, de acuerdo con el sistema utilizado.

5. normatividad sobre Sistema de

Inventarios. Estatuto nacional: Art. 63. Inventarios. Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, as como aquellos que se hallen en proceso de produccin o que se utilizaran o consumirn en la produccin de otros que van a ser vendidos. El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilizacin o venta, se debe determinar utilizando el mtodo PEPS (Primeros en Entrar, Primeros en Salir), UEPS (ltimos en Entrar, Primeros en Salir), el de identificacin especfica o el promedio ponderado. Normas especiales pueden autorizar la utilizacin de otros mtodos de reconocido valor tcnico. Para reconocer el efecto anual de la inflacin y determinar el costo de ventas y el inventario final del respectivo ao, se debe 1. Ajustar por el PAAG anual el inventario inicial, esto es, el posedo al comienzo del ao. 2. Ajustar por el PAAG mensual acumulado, las compras de inventarios realizadas en el ao, as como los dems factores que hagan parte del costo, con excepcin de los que tengan una forma particular de ajuste. Sobre una misma partida, por un mismo lapso, no se puede realizar un doble ajuste. Esta norma se debe tener en cuenta para los traspasos de inventarios durante el proceso productivo. Para reconocer el efecto mensual de la inflacin, cuando se utilice el sistema de inventario permanente, se debe ajustar por el PAAG mensual el inventario posedo al comienzo de cada mes. Cuando se utilice el sistema denominado juego de inventarios se deben ajustar adems los saldos acumulados en el primer da del respectivo mes en las cuentas de compras de inventarios y de costos de produccin, cuando las mismas no tengan una forma particular de ajuste. Los valores correspondientes a operaciones realizadas durante el respectivo mes no son objeto de ajuste. En una y otra opcin, el inventario final y el costo de ventas deben reflejar correctamente los ajustes por inflacin correspondientes, segn el mtodo que se hubiere utilizado para determinar su valor. Al cierre del perodo deben reconocerse las contingencias de prdida del valor expresado de los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su valor neto de realizacin. Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparacin de estados financieros de perodos intermedios es admisible determinar el costo del inventario y reconocer las contingencias de prdida con base en estimaciones estadsticas.

Ley 788/2002 inciso 2:

Inciso 2. Modificado. Ley 788/2002, Art. 79. Las cmaras de comercio, una vez asignada la matrcula mercantil, debern solicitar a ms tardar dentro de los dos (2) das calendario siguientes, la expedicin del Nmero de Identificacin Tributaria NIT del matriculado a la Administracin de Impuestos Nacionales competente, con el fin de incorporar, para todos los efectos legales, dicha identificacin a la matrcula mercantil. En las certificaciones de existencia y representacin y en los certificados de matrcula siempre se indicar el nmero de identificacin tributaria.

 Estatuto Tributario Art.62/63

ARTICULO 62. SISTEMA PARA ESTABLECER EL COSTO DE LOS ACTIVOS MOVIBLES ENAJENADOS. El costo de la enajenacin de los activos movibles debe establecerse con base en alguno de los siguientes sistemas: 1. El juego de inventarios. 2. El de inventarios permanentes o continuos. 3. Cualquier otro sistema de reconocido valor tcnico dentro de las prcticas contables, autorizado por la Direccin General de Impuestos Nacionales. El inventario de fin de ao o perodo gravable es el inventario inicial del ao o perodo gravable siguiente.

PARAGRAFO. <Pargrafo adicionado por el artculo 2 de la Ley 174 de 1994. El nuevo texto es el siguiente Para los efectos de la determinacin del impuesto sobre la renta, los contribuyentes que de acuerdo con el artculo 596 de este Estatuto estn obligados a presentar su declaracin tributaria firmada por Revisor Fiscal o Contador Pblico, debern establecer el costo de la enajenacin de los activos movibles por el sistema de inventarios permanentes o continuos, o por cualquier otro sistema de reconocido valor tcnico dentro de las prcticas contables, autorizado por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. Cuando se trate de inventarios en proceso, bastara con mantener un sistema regular y permanente, que permita verificar mensualmente el movimiento y saldo final, por unidades o por grupos homogneos. ARTICULO 63. LIMITACIN A LA VALUACIN EN EL SISTEMA DE JUEGO DE INVENTARIOS. En el caso de juego de inventarios, las unidades del inventario final no pueden ser inferiores a la diferencia que resulte de restar, de la suma de las unidades del inventario inicial, ms las compradas, las unidades vendidas durante el ao o perodo gravable. 2. El Almacn Lucero & Ca., se inici operaciones el 30 de Noviembre de 2001; en Diciembre compra mercancas por $8.200.000, iva 16%, retencin 3.5, vendedor gran contribuyente. (sistema peridico) Cod. 1435 2408 2205 2365 Cuentas Debito Crdit o

MERCANCAS NO FABRICADAS POR LA 8.200.0 EMPRESA 00 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 131200 0 NACIONALES RETENCIN EN LA FUENTE 951200 0

9.225.0 00 287.00 0 951200 0

En Diciembre vende mercancas a crdito por $7.000.000, IVA 16% Cod. Cuentas Debito Crdit o 1305 CLIENTES 13050 Marcela Blanco 8.120.0 570 00 4135 COMERCIO AL PO MAYOR Y AL POR MENOR 7.000.0 00 2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 112000 0 Sumas iguales 8120.0 812000 00 0

INVENTAR
Descripcin: El inventario de mercancas constituye la existencia, a precio de costo, de los artculos comprados o producidos por una empresa, para su comercializacin. Se incluyen en el inventario las mercancas de propiedad de la empresa que se encuentran en el almacn, bodegas, en trnsito (cuando se han comprado fuera del pas) o entregadas en consignacin. Importancia: En las empresas comerciales, cuyo objetivo social es la compraventa de mercancas, los inventarios deben ser valorados y controlados tcnicamente, ya que son fundamentales para determinar los resultados del ejercicio.

Sistema Sistema de Inventario Permanente Krdex

Sistema Peridico Conteo fsico

VENTAJAS: Las ventajas del sistema del inventario permanente son que permite un alto grado de control, ayuda a la gestin de niveles adecuados de existencias y facilita la comparacin de las existencias fsicas. Adems permite tener actualizado los recursos para hacer evaluaciones permanentes. DESVENTAJAS: A decir verdad no tiene ninguna pues de igual forma cada empresa opta por un tipo determinado de inventario de acuerdo ala necesidad que posea, las que utilicen esta es porque el movimiento de cercanas es constante y esta le da un excelente servicio,

VENTAJAS: El sistema de inventario peridico se ajusta a la preparacin de estados financieros anuales Se toma un inventario fsico al final del ao para determinar el Inventario Final. Este conteo fsico tambin determina el Inventario Inicial debido a que el inventario final del ao anterior es el inventario inicial del ao en curso. DESVENTAJA: La base del sistema de inventario peridico es el conteo fsico de las mercancas disponibles al final del periodo. Este procedimiento, llamados toma de inventario fsico, es inconveniente y costoso. Por tanto, un inventario fsico por lo general se toma solo al final del ao. De este modo, el sistema de inventario peridico se ajusta a la preparacin de estados financieros

Venta-salida

1. DIFERENCIA
INVENTARIOS

SISTEMAS

DE

El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Krdex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisicin, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. Adems del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinacin del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo. Valuacin de los inventarios en el sistema permanente. La valuacin de los inventarios y la determinacin del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancas, puesto que stas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancas compradas. Para sortear este problema, la valuacin de los inventarios se realiza mediante diferentes mtodos que buscan determinar el costo de la forma ms real, dependiendo del tipo de empresa. Entre los mtodos de valuacin tenemos: Mtodo del promedio ponderado, Mtodo Peps, Mtodo Ueps, Mtodo retail, etc.

Contabilizacin de los inventarios en el sistema permanente. En el sistema permanente, las compras de mercancas o Materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo). En la devolucin de compras de mercancas, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crdito a la respectiva subcuenta de inventarios.Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina tambin su costo.

El sistema de inventarios peridico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo fsico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilizacin de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancas, ni cuanto es el costo de los productos vendidos. La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual. Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo. El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un sistema

que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes. Contabilizacin en el inventario peridico. En el inventario peridico, las compras de mercanca o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor all acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta. Las devoluciones de mercancas compradas se contabilizan tambin en la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano).

Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo mismo que la devolucin en ventas (4175 Puc Colombiano). Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo fsico y se determina el inventario final, ste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios)

2.

Contabiliza las transacciones de inventario de mercancas por cualquier sistema de registro

N. Empresa: _____________ N.I.T.:______________ Art.:________________ Ref.:_________________ Localizacin: _________________ S.I. Permanente

Direccin: _______________________

Tel.:____________________ Cel: __________________

Mtodo de Valuacin: U.E.P.S

FECHA D M A Factura Descripcin 1 0 0 1 9 6 220 Compra de mercancas 1 0 0 1 9 6 210 Compra de mercancas 1 1 1 2 1 3 0 9 0 9 0 9 0 6 0 6 0 6

c/u 400 200

Entradas c/u c/t $800 $320000 0= 0= $900 $180000 0= 0=

c/u

Salidas c/u

c/t

c/u 400 200

250 001 Venta de mercancas $700 $210000 0= 0= $800 $400000 0= 0= 200

$800 0= $900 0=

$20000 00= $18000 00=

150 0 150

Saldos c/u c/t $8000 $32000 = 00= $9000 $18000 = 00= $8000 $12000 = 00= 0 $8000 = $7000 = $8000 = $8000 = $7000 = $8000 = $9000 = 0 $12000 00= $21000 00= $40000 00= $12000 00= $21000 00= $33600 00= $90000 0=

320 280

Compra de mercancas Compra de mercancas

300 500

300 500 150 300

1 3 1 4

0 9 0 9

0 6 0 6

002 150

Venta de mercancas Compra de mercancas 100 $900 $900000 0= =

80

$800 0=

$64000 0=

420 100

TOTAL 1500

$12000 000= $530

$4440 000=

970

$75600 00=

TEMA 3: METODOS DE VALUACION DE LOS INVENTARIOS Existen tres mtodos para valuar los inventarios en entidades comerciales, ellos son: Costos Promedios, Primeras Entradas, Primeras Salidas (P.E.P.S.) y Ultimas Entradas, Primeras Salidas, (U.E.P.S.). Cada empresa en particular deber escoger para facilitar el trabajo y adems en pocas deflacionarias y en pocas inflacionarias se deber escoger el P.E.P.S., en el primer caso y el U.E.P.S. en el segundo. Estos mtodos deben ser aplicados consistentemente y en caso de cambiarse esto se debe de revelar en los estudios financieros con una nota. P.E.P.S.: PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS. Este mtodo consiste en que los primeros artculos que entran al almacn, son los primeros en salir por lo tanto en inventario o sea las existencias estn valuadas a las ltimas entradas o sea a los ltimos precios de adquisicin. El costo de ventas queda valuado a las primeras compras del periodo contable. Cuando existe alza en los precios o sea en poca inflacionaria el inventario queda sobrevaluado ya que tiene precios de compra recientes, y el costo de venta queda valuado a precios anteriores, esto afectar los resultados produciendo una mayor utilidad. VENTAJAS: Es que al valuar los inventarios segn la corriente normal de existencias se establece una poltica ptima de administracin de los inventarios, pues primero se vendern o enviarn a produccin las mercancas o los materiales que entraron al almacn en primer lugar, lo cual propicia que, al finalizar el ejercicio, las existencia del inventario final queden valuadas prcticamente a los ltimos costos de adquisicin o produccin del periodo, por lo que con este mtodo el inventario final mostrado en el balance general se vala a costos actuales. Si la empresa mantiene una adecuada rotacin de existencias, se logra que los costos del inventario final sean cifras muy cercanas a los costos de reposicin o reemplazo, por lo que esta informacin con cifras actuales le es de mucha utilidad a la gerencia, en lo que toca al rengln de inventarios y de su capital de trabajo. Se toma como base la corriente fsica de las operaciones de compraventa de los artculos, aunque el manejo fsico de las mercancas no debe considerarse necesariamente en la valuacin de los inventarios. DESVENTAJAS: No cumple plenamente con el principio del periodo contable o acumulacin en cuanto al enfrentamiento o apareamiento de los costos actuales de los inventarios con los precios de ventas actuales; es decir, no permite un adecuado enfrentamiento de los ingresos con sus costos correspondientes. Dar salida primero a los costos del inventario inicial, correspondientes al inventario final del ejercicio anterior (no actualizados) y a los costos de las primeras compras del ejercicio, que representan el costo de ventas, origina su valuacin a costos antiguos, que habrn de enfrentar a ingresos actuales, obteniendo como resultado una utilidad mayor, pero ficticia que no deriva de un incremento en las ventas, ni de las polticas de comercializacin, sino de un inadecuado enfrentamiento entre costos antiguos y precios de ventas actuales. COSTOS PROMEDIOS.

Los costos promedios se obtienen dividiendo el valor del inventario de mercancas entre el nmero de unidades en existencia. Con el costo promedio se valan los artculos en el inventario, as como las unidades vendidas que van a dar al costo de ventas. Del concepto anterior podemos desprender la frmula empleada para calcular el precio promedio, considerando que el importe acumulado de las erogaciones aplicable, podemos denominarlo saldo y el nmero de artculos adquiridos o producidos lo denominamos existencia, ambos datos se obtendrn de la tarjeta auxiliar de almacn en las columnas respectivas. FORMULA: Costo Promedio =Saldo/ Existencia

VENTAJAS: En pocas donde los cambios de precios no son bruscos, ste mtodo limita las distorsiones de los precios en el corto plazo, ya que normaliza los costos unitarios en el periodo. DESVENTAJAS Tericamente es ilgico porque se basa en la idea de que las ventas se realizan en proporcin a las compras y que el promedio ponderado es afectado por el inventario inicial, las primeras y las ltimas adquisiciones, lo que puede ocasionar un retraso entre los costos de compras y la valuacin del inventario, pues los costos iniciales pueden llegar a influir tanto o ms que los costos finales. U.E.P.S.: LTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS. Este mtodo quiere decir que los ltimos artculos que entrar al almacn son posprimeros en salir, esto quiere decir que el inventario final est representado por las primeras entradas y por lo tanto est valuado a precios de adquisicin antiguos. Los artculos vendidos y que se encuentran en el costo de ventas, representan las ltimas compras del periodo y estn valuados a los ltimos precios de adquisicin. En una poca de alza de precios o sea en poca inflacionaria el costo de ventas queda valuado a costos recientes lo que afecta los resultados, reduciendo la utilidad. El inventario queda valuado a costos ms antiguos es decir a un valor menor que a precio de mercado. Para poder valuar un inventario con ste mtodo se toman las facturas de las primeras compras del ejercicio. VENTAJAS: Al valuar las existencias finales a los precios de las ltimas compras del ejercicio, se obtiene un costo de ventas actualizado, locuaz permite un adecuado enfrentamiento de los ingresos con sus costos, dando cumplimiento al principio del periodo contable y el supuesto fundamental de la acumulacin pues enfrenta costos actuales con ingresos actuales, dando como resultado una utilidad real y justa, que tal vez ser menor que la obtenida con el mtodo PEPS, pues origina una carga impositiva menor por concepto de ISR y PTU, as como el pago de dividendos e impuestos respectivos, lo cual redunda en beneficio para la empresa al protegerlas de la descapitalizacin.

Asimismo, el importe del costo de venta que aparece en el estado de resultados, cumple con las caractersticas de utilidad y confiabilidad pues significa informacin actualizada. Este mtodo se recomienda en una poca de alza de precios o inflacionaria, pero es importante tomar en cuenta lo siguiente: la entidad deber cuidarse de no considerar al valuar el costo de ventas, las primeras capas de su inventario (inventario inicial y primeras compras del ejercicio), pues los costos antiguos de estos conceptos ocasionaran una desviacin del costo de ventas hacia las corrientes de precios bajos, lo que traera aparejado un inadecuado enfrentamiento con los ingresos y una distorsin de la utilidad bruta. Adems, se debe mantener una adecuada rotacin de los inventarios con reposiciones oportunas. DESVENTAJAS: Se cree que no es congruente con la corriente de mercancas, sin embargo este mtodo no se basa en la corriente de los artculos, sino en la de los precios; es decir, se toma como base sus costos y no su aspecto fsico, pues los mtodos de valuacin no necesariamente deben coincidir con la forma en que se manejan las mercancas. Su principal desventaja es que el inventario final queda valuado a los precios del inventario inicial, que es el inventario final del ejercicio o ejercicios anteriores y a los costos de las primeras compras del ejercicio, razn por la que el inventario final queda valuado a costos antiguos o no actualizados. Por ello el importe que aparece en el balance general hace que este estado financiero no cumpla con las caractersticas de utilidad y confiabilidad, pues adems de reducir el importe de los recursos totales del activo, distorsiona o deforma la relacin del capital de trabajo. Al igual que el mtodo PEPS, este mtodo resuelve los objetivos de la valuacin de inventarios a medias, ya que slo una parte de la informacin es actual, til y confiable (costo de ventas del estado de resultado), no as el balance general en el rubro de inventarios. CONTABILIZACION DEVOLUCIONES EN COMPRA: Cuando se realiza una compra y surge cualquier problema con la mercanca, ya sea porque no cumple con los requisitos de calidad pactados, porque llega en mal estado, etc. Se procede a realizar una devolucin, que podr ser en su totalidad o parte de ella. Seria lgico pensar que la forma de contabilizar esta operacin seria disminuir la cuenta de compras por el valor de la mercanca devuelta pero no es as, la forma para hacer esta contabilizacin es utilizar las mismas cuenta de la compra con la diferencia que cambia el sentido de las cuentas, es decir, las que estaba en debito ahora se acreditan y viceversa, esto se hace con el valor equivalente a la devolucin. DEVOLUCIONES EN VENTA: Aqu se requieren dos asientos: en el primero se registra la devolucin a precio de venta, segn nota crdito tomando los datos de la factura de venta; en el segundo asiento se registra la devolucin a precio de costo con los valores de krdex. DESCUENTOS EN VENTAS: En este caso una rebaja no implica la entrada de mercancas al almacn, por tanto se registra en un solo

asiento con Debito a Gastos Financieros y un crdito a Clientes, Caja o Bancos, segn el caso; y de igual forma como en el sistema de inventario peridico.

1.

Existen tres mtodos para valuar los inventarios en entidades comerciales, ellos son: Costos Promedios, Primeras Entradas, Primeras Salidas (P.E.P.S.) y Ultimas Entradas, Primeras Salidas, (U.E.P.S.). Cada empresa en particular deber escoger para facilitar el trabajo y adems en pocas deflacionarias y en pocas inflacionarias se deber escoger el P.E.P.S., en el primer caso y el U.E.P.S. en el segundo. Estos mtodos deben ser aplicados consistentemente y en caso de cambiarse esto se debe de revelar en los estudios financieros con una nota. P.E.P.S.: PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS. Este mtodo consiste en que los primeros artculos que entran al almacn, son los primeros en salir por lo tanto en inventario o sea las existencias estn valuadas a las ltimas entradas o sea a los ltimos precios de adquisicin. El costo de ventas queda valuado a las primeras compras del periodo contable. Cuando existe alza en los precios o sea en poca inflacionaria el inventario queda sobrevaluado ya que tiene precios de compra recientes, y el costo de venta queda valuado a precios anteriores, esto afectar los resultados produciendo una mayor utilidad. COSTOS PROMEDIOS. Los costos promedios se obtienen dividiendo el valor del inventario de mercancas entre el nmero de unidades en existencia. Con el costo promedio se valan los artculos en el inventario, as como las unidades vendidas que van a dar al costo de ventas. Del concepto anterior podemos desprender la frmula empleada para calcular el precio promedio, considerando que el importe acumulado de las erogaciones aplicable, podemos denominarlo saldo y el nmero de artculos adquiridos o producidos lo denominamos existencia, ambos datos se obtendrn de la tarjeta auxiliar de almacn en las columnas respectivas. FORMULA: Costo Promedio =Saldo/ Existencia U.E.P.S.: LTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS. Este mtodo quiere decir que los ltimos artculos que entrar al almacn son posprimeros en salir, esto quiere decir que el inventario final est representado por las primeras entradas y por lo tanto est valuado a precios de adquisicin antiguos. Los artculos vendidos y que se encuentran en el costo de ventas, representan las ltimas compras del periodo y estn valuados a los ltimos precios de adquisicin. En una poca de alza de precios o sea en poca inflacionaria el costo de ventas queda valuado a costos recientes lo que afecta los resultados, reduciendo la utilidad.

El inventario queda valuado a costos ms antiguos es decir a un valor menor que a precio de mercado. Para poder valuar un inventario con ste mtodo se toman las facturas de las primeras compras del ejercicio. 2. Krdex por el mtodo peps o fifo Por este mtodo la tarjeta de krdex se maneja as: En entradas: se registra, igual que en el mtodo del promedio ponderado, cantidad y costo total liquidado, segn la factura de compra o la nota crdito por devolucin en compras. En salidas: para determinar el costo por registrarse en esta columna, primero se traza una lnea para conocer los niveles de costos de los saldos anteriores; luego se registra el movimiento teniendo en cuenta que la primera mercanca que entr, es la primera que sale. En saldos: a diferencia del mtodo de promedio ponderado, en esta columna no se agrupan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el mismo costo; de lo contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual se mantiene hasta que la existencia se agote. El valor de la existencia se obtiene al sumar los niveles del ltimo saldo. Krdex por el mtodo ueps o lifo La tarjeta de krdex por este mtodo se registra as: En entradas: se registra de igual forma que en los mtodos promedio ponderado y eps. En salidas: igual que en el peps, se traza una lnea para determinar el costo de las mercancas que se van a registrar en el movimiento. Por este mtodo se da salida a los ltimos artculos que entraron hasta agotar su existencia; luego se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de mercanca vendida en cada operacin. En saldos: igual que en el peps, se establecen niveles de acuerdo con los distintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel. Krdex por promedio ponderado Los movimientos de la tarjeta de krdex por este mtodo se registran as: En entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la devolucin. En salidas: se registra la cantidad de la mercanca vendida; y en la columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del rengln anterior En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas.

Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos, y se divide el costo total, entre la cantidad total de cada rengln. El costo unitario vara siempre que se compran mercancas a precio diferente; cuando se registran las salidas, se mantiene el ltimo costo unitario. 3. Costos por cada mtodo de valuacin PEPS: Costo unitario: se determina de igual forma que en el mtodo de promedio ponderado (dividiendo el costo total por la cantidad total de la columna de saldos); se diferencia en que esto se hace por cada nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios correspondientes al ltimo saldo; es decir, un costo unitario diferente por cada nivel. UEPS: Costo unitario: se sigue el mismo proceso utilizado en los mtodos anteriores. (Dividiendo el costo total entre la cantidad total de la columna de saldos en cada nivel) PROMEDIO PONDERADO: Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos, y se divide el costo total, entre la cantidad total de cada rengln. El costo unitario vara siempre que se compran mercancas a precio diferente; cuando se registran las salidas, se mantiene el ltimo costo unitario. 4. EJERCICIO DE KRDEX Y MTODOS DE VALUACION 1. Producto #1 Cmara Digital SAMSUNG Lista de precio al pblico Utilidad 46%
Costo de ventas:

$499.000= 1.46 Aprox. $341781= = $157219=

$341780.8219=

Utilidad: ($499000=) ($341781=)

2. Producto # 2 Teatro en casa SONY Lista de precio al pblico Utilidad 46%

Costo de ventas:

$1799000= 1.46 Aprox. $1232192=

$ 1232191.781=

Utilidad: ($1799000=)

($1232192=) = $566808=

1.
N. Empresa: PEGAZZO N.I.T.: 910323-55434 Direccin: Calle 47 # 72 r 22 sur Art.: Cmara digital SAMSUNG Tel.: 7412172 Cel: 312-3492277 Ref: 55818 Localizacin: Almacn S.I. Permanente

Mtodo de Valuacin: PROMEDIO PONDERADO

FECHA D M A Factura Descripcin 0 0 0 Inventario inicial de 3 9 6 ------ mercancas 0 0 0 3 9 6 001 Venta de mercancas 0 0 0 4 9 6 224 Compra de mercancas 0 0 0 4 9 6 002 Venta de mercancas 0 0 0 5 9 6 003 Venta de mercancas 0 0 0 5 9 6 186 Compra de mercancas 0 0 0 6 9 6 004 Venta de mercancas 0 0 0 7 9 6 005 Venta de mercancas 0 0 0 8 9 6 568 Compra de mercancas 0 0 0 8 9 6 006 Venta de mercancas 0 0 0 8 9 6 007 Venta de mercancas TOTAL

c/u 50

Entradas c/u c/t $3417 $170890 81= 50= $3400 00= $136000 00=

c/u

Salidas c/u

c/t

c/u 50

20 40

$6835620 $341781= = $340763.2 $5111449. 857= 286= $340763.2 $1363053 857= 1.43= $1093608 5.03= $1025257 9.71=

30 70

15 40 60 $3420 00= $205200 00= 32 30 37 $3430 00= $126910 00= 27 187 $639000 10 174

55 15 75

$341752.6
571=

43 13 50

$341752.6
571=

c/t $1708905 $341781= 0= $1025343 $341781= 0= $340763.2 $2385343 857= 0= $340763.2 $1874198 857= 0.71= $340763.2 $5111449. 857= 286= $341752.6 $2563144 9.29= 571= $1469536 $341752.6 4.26= 571= $341752.6 $4442784.
571= 542=

Saldos c/u

$342675.6
908=

$342675.6 $9252243.
908= 908= 652= 908=

23 13 13

$342675.6
908=

$1713378 4.54= $7881540.

888=

$342675.6 $3426756. $5944526

$342675. $4454783 .98= 6908= $342675. $4454783

50=

6.02=

6908=

.98

N. Empresa: PEGAZZO N.I.T.: 910323-55434 Direccin: Calle 47 # 72 r 22 sur Art.: Cmara digital SAMSUNG Tel.: 7412172 Ref: 55818 Localizacin: Almacn S.I. Permanente

Cel: 312-3492277

Mtodo de Valuacin P.E.P.S.

FECHA D M A Factura Descripcin 0 0 0 Inventario inicial de 3 9 6 ------ mercancas 0 0 0 3 9 6 001 Venta de mercancas 0 0 0 4 9 6 224 Compra de mercancas 0 0 0 4 9 6 002 Venta de mercancas 0 0 5 9 0 6

c/u 50

Entradas c/u c/t $3417 $170890 81= 50= $3400 00= $136000 00=

c/u

Salidas c/u

c/t

c/u 50

Saldos c/u $341781= $341781= $340000= $341781= $340000= 0 $340000= $340000=

20 40

$6835620 $341781= = $5126715 $341781= = $5126715 $341781= = $8500000 $340000= =

30 40

15

15 40

c/t $1708905 0= $1025343 0= $1360000 0= $5126715 = $1360000 0= 0 $5100000 = $5100000 =

003

Venta de mercancas

15 25

0 15 15

0 5 0 6 0 7 0 8 0 8

0 9 0 9 0 9 0 9 0 9

0 6 0 6 0 6 0 6 0 6 0 6

186 004

Compra de mercancas Venta de mercancas

60

$3420 00=

$205200 00= 15 17 $5100000 = $5814000 $342000= = $1026000 $342000= 0= $340000= $4446000 = $4802000 $343000= = $3430000 $343000= = $342000= $594410 50=

60 0 43 13 37 13 14 0 23 13

$342000= 0 $342000= $342000= $343000= 0 $343000= $343000=

$2052000 0= 0 $1470600 0= $4446000 = $1269100 0= 0 $7889000 = $4459000 = $4459000 =

005 568 006

Venta de mercancas Compra de mercancas Venta de mercancas 37 $3430 00= $126910 00=

30

0 0 8 9

007

Venta de mercancas $63900 050=

10

TOTAL

187

174

13

N. Empresa: PEGAZZO N.I.T.: 910323-55434 Direccin: Calle 47 # 72 r 22 sur Art.: Cmara digital SAMSUNG Tel.: 7412172 Ref: 55818 Localizacin: Almacn S.I. Permanente

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Mtodo de Valuacin: U.E.P.S.

FECHA D M A Factura Descripcin 0 0 0 Inventario inicial de 3 9 6 ------ mercancas 0 0 0 3 9 6 001 Venta de mercancas 0 0 0 4 9 6 224 Compra de mercancas

c/u 50

Entradas c/u c/t $3417 $170890 81= 50= $3400 00= $136000 00=

c/u

Salidas c/u

c/t

c/u 50

Saldos c/u $341781= $341781= $340000=

20 40

$6835620 $341781= =

30 40

c/t $1708905 0= $1025343 0= $1360000 0=

30 0 4 0 0 9 6 0 6 0 6 0 6 0 6 0 6 0 6 0 6 002 Venta de mercancas 15 15 0 0 5 9 0 0 5 9 0 0 6 9 0 0 7 9 0 0 8 9 0 0 8 9 0 0 8 9 003 Venta de mercancas $3420 00= $205200 00= $1094400 $342000= 0= $341781= $683562= $9576000 $342000= = 25 $5100000 = $5126715 $341781= = $8500000 $340000= = $340000= 25 15 0 15 186 Compra de mercancas 60 60 15 004 Venta de mercancas 32 2 005 Venta de mercancas $3430 00= $126910 00= $9261000 $343000= = $3430000 $343000= = $594568 97= 28 28 13 0 13 568 Compra de mercancas 37 37 13 006 Venta de mercancas 27 10 13 007 Venta de mercancas TOTAL 187 $63900 050= 10 174 0 13

$341781= $340000= $341781= 0 $341781= $342000= $341781= $342000= $341781= 0 $341781= $343000= $341781= $343000= $341781= 0

$1025343 0= $8500000 = $5126715 = 0 $5126715 = $2052000 0= $5126715 = $9576000 = $4443153 = 0 $4443153 = $1269100 0= $4443153 = $3430000 = $4443153 = 0 $4443153 =

N. Empresa: PEGAZZO

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Mtodo de Valuacin: PROMEDIO PONDERADO

FECHA D M A Factura Descripcin 0 0 0 Inventario inicial de 4 9 6 ------ mercancas 0 0 0 4 9 6 232 Compra de mercancas 0 0 0 4 9 6 001 Venta de mercancas 0 0 0 5 9 6 002 Venta de mercancas 0 0 0 5 9 6 235 Compra de mercancas 0 0 0 6 9 6 445 Compra de mercancas 0 0 0 7 9 6 556 Compra de mercancas 0 0 0 7 9 6 003 Venta de mercancas 0 0 0 8 9 6 004 Venta de mercancas 0 0 0 8 9 6 005 Venta de mercancas 0 0 0 8 9 6 256 Compra de mercancas TOTAL

c/u 40 15

Entradas c/u c/t $12321 $492876 92= 80= 123300 $184950 0= 00=

c/u

Salidas c/u

c/t

c/u 40 55

30 23 20 18 8 $12315 00= $12340 00= $12330 50= $246300 00= $222120 00= $986440 0= 25 18 5 50 151 123278 0= $616390 00= $186128 080=

$1232412 .364= $1232412 .364=

$3697237 0.92= $2834548 4.37=

25 2 22 40 48

$1232733 $3081834 .849= 6.23= $1232733 $2218920 .849= 9.28= $1232733 $6163669. .849= 245= $124489 080=

23 5 0 50

Saldos c/u $1232192 = $1232412 .364= $1232412 .364= $1232412 .364= $1231582 .942= $1232670 .618= $1232733 .849= $1232733 .849= $1232733 .849=

c/t $4928768 0= $6778268 0= $3081030 9.1= $2464824.

728=

$2709482 4.73= $4930682 4.73= $5917122 4.73= $2835287 8.53= $6163669.

245=

101

50

0 0 $1232780 $6163900 = 0= $1232780 $6163900 = 0=

N. Empresa: PEGAZZO Almacn Valuacin: P.E.P.S. N.I.T.: 910323-55434 S.I. Permanente Direccin: Calle 47 # 72 r 22 Sur Art.: Teatro en casa SONY Tel.: 7412172 Ref: 54661 Cel: 312-3492277 Localizacin: Mtodo de

FECHA D M A Factura Descripcin 0 0 0 Inventario inicial de 4 9 6 ------ mercancas 0 0 0 4 9 6 232 Compra de mercancas 0 0 0 4 9 6 001 Venta de mercancas 0 5 0 9 0 6

c/u 40 15

Entradas c/u c/t $12321 $492876 92= 80= 123300 $184950 0= 00=

c/u

Salidas c/u

c/t

c/u 40 15

30

$1232192 = $1232192 = $1233000 =

$3696576 0= $1232192 0= $1602900 0=

10 15

Saldos c/u $1232192 = $1233000 = $1232192 = $1233000 = 0 $1233000 = $1233000 = $1231500 = $1234000 = $1233050 = 0

c/t $4928768 0= $1849500 0= $1232192 0= $1849500 0= 0 $2466000 = $2466000 = $2463000 0= $2221200 0= $9864400 = 0

002

Venta de mercancas

10 13

0 2 2

0 5 0 6 0 7 0

0 9 0 9 0 9 0

0 6 0 6 0 6 0

235 445 556 003

Compra de mercancas Compra de mercancas Compra de mercancas Venta de mercancas

20 18 8

$12315 00= $12340 00= $12330 50=

$246300 00= $222120 00= $986440 0= 2 $1233000 $2466000

20 18 8 0

6 20 3

= $1231500 = $1234000 =

= $2463000 0= $3702000 =

0 15 8 15 8

0 $1234000 = $1233050 = $1234000 = $1233050 = 0 $1233050 = 0 1232780=

0 $1851000 0= $9864400 = $1851000 0= $9864400 = 0 $6165250 = 0 $6163900 0= $6163900 0=

0 8 0 8 0 8

0 9 0 9 0 9

0 6 0 6 0 6

004

Venta de mercancas

15 3

005 256

Venta de mercancas Compra de mercancas TOTAL 50 151 123278 0= $616390 00= $186128 080=

$1234000 = $1233050 = $1233050 =

$1851000 0= $3699150 = $6165250 =

0 5 0 50

101

$1244890 80

50

N. Empresa: PEGAZZO Almacn N.I.T.: 910323-55434 S.I. Permanente Tel.: 7412172 Art.: Teatro en casa SONY Cel: 312-3492277 Ref: 54661 Mtodo de Valuacin: U.E.P.S. Localizacin:

Direccin: Calle 47 # 72 r 22 Sur

FECHA D M A 0 0 0 4 9 6 0 0 0 4 9 6 0 0 0 4 9 6

Factu ra

Descripcin Inventario inicial de ------ mercancas 232 001 Compra de mercancas Venta de mercancas

c/u 40 15

Entradas c/u c/t $1232 $49287 192= 680= 12330 $18495 00= 000=

c/u

Salidas c/u

c/t

c/u 40 15

15 15

$123219 2= 1233000 = $123219 2=

$18482 880= $18495 000= $28340 416=

25 0 25

Saldos c/u c/t $123219 $492876 2= 80= 1233000 $184950 = 00= $123219 $308048 2= 00= 0 $123219 2= $123219 2= $123219 2= $123150 0= $123400 0= $123305 0= $123219 2= $123150 0= $123400 0= 0 $123219 2= $123150 0= $123400 0= $123219 2= $123150 0= 0 $308048 00= $246438 4= $246438 4= $246300 00= $222120 00= $986440 0= $246438 4= $246300 00= $123400 0= 0 $246438 4= $246300 00= $123400 0= $246438 4= $369450 0=

0 0 0 5 9 6 0 5 0 6 0 7 0 9 0 9 0 9 0 6 0 6 0 6

002

Venta de mercancas $1231 $24630 500= 000= $1234 $22212 000= 000= $1233 $98644 050= 00=

23

2 2

235 445 556

Compra de mercancas Compra de mercancas Compra de mercancas

20 18 8

20 18 8 2 20 17 $123400 0= $123305 0= $20978 000= $98644 00=

1 0 2 20 1 2

0 0 0 7 9 6

003

Venta de mercancas

17 0 0 0 8 9 6 004 Venta de mercancas 1

$123150 0= $123400 0=

$20935 500= $12340 00=

3 0 2 3

0 0 $123219 $246438 2= 4= $123150 $369450 0= 0= 0 0

2 0 8 0 8 0 9 0 9 0 6 0 6 005 256 Venta de mercancas 12327 $61639 Compra de mercancas 50 80= 000= $18612 TOTAL 151 8080= 3

$123219 2= $123150 0=

$24643 84= $36945 00=

0 0 50

101

$12448 9080

50

0 0 1232780 $616390 = 00= $616390 00=

TEMA 4: TOMA FSICA Y AJUSTES DE INVENTARIOS 1. DE LA TOMA FSICA DEL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar fsicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. sta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, segn sea el caso. La toma del inventario deber considerar, adems de la comprobacin de la presencia fsica, su estado de conservacin y condiciones de utilizacin y de seguridad. La Gerencia de Servicios, establecer un programa permanente de inventarios parciales anualmente, los cuales debern cubrir todos los renglones del activo fijo en un perodo de tres (3) aos. Al concluir el tercer ao se comienza de nuevo con los renglones inventariados el primer ao y as sucesivamente. Los renglones a ser inventariados cada ao, sern seleccionados por la Gerencia de Servicios Departamento de Bienes y Servicios.

Pasos para la Realizacin del Inventario.

Para la realizacin del Inventario, deber disponerse de un plan de accin especfico, condiciones de trabajo adecuado e informacin base para verificar su existencia y condicin. Para ello se requiere:
1.

Establecer un cronograma de trabajo en el cual se especifiquen las fechas y horarios en los cuales se har el conteo fsico por reas (Ej. Edif. Rectorado, Edif. la Arboleda, Cendeco, etc.), y el personal (propio y/o contratado) a cargo del mismo.

2. Suspender temporalmente la movilizacin interna de equipos. Las excepciones deben ser tratadas de manera especial.
3.

Generar reporte con la informacin registrada en el sistema de activos fijos mediante el cual se identifiquen todos los activos fijos y estructurar un formato con la siguiente informacin: 1.1. Descripcin Activo 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4. 1.1.5. 1.1.6. Nombre Tipo Sub-Tipo Marca Modelo Serial

1. Informacin segn Sistema de Activos Fijos

1.2. Ubicacin (Organizacin, rea Geogrfica) 1.3. Custodio 1.4. Cuenta contable bajo la cual est registrado cada Rengln 1.5. Cantidad 1.6. Valor en libros 2. Conteo fsico 2.1. Cantidad (Existencia segn conteo fsico) 2.2. Faltantes
2.3. Sobrantes

2.4. Observaciones (estado de conservacin, condiciones de utilizacin, seguridad, etc.)

3.

En el acto de la toma de inventario, a cada unidad del activo fijo que no disponga de etiqueta de identificacin permanente, se proceder a colocarle una etiqueta temporal a los efectos de elaborar su etiqueta de identificacin permanente. Esta etiqueta contendr el cdigo (numrico o alfanumrico) mediante el cual se identifica el respectivo activo en el Mdulo de Activo Fijo. Dicha etiqueta deber ser de un material resistente a las condiciones ambientales, preferiblemente de metal.

4. Una vez que se haya terminado el conteo fsico de cada rengln se conciliar con las cifras reflejadas en los libros contables (Mdulo de Activo Fijo). En caso de que surja alguna diferencia, sobrante o faltante, se har una nueva verificacin y si dicha diferencia se ratifica, se proceder de la siguiente manera: 4.1. En el caso de faltantes, la Gerencia de Servicios deber, con apoyo del custodio y de la Gerencia de Seguridad, determinar las causas que originaron el faltante. 4.2. En el caso de sobrantes, la Gerencia de Servicios deber, con apoyo del custodio, y de la Gerencia de Finanzas, determinar la procedencia de los mismos. La Gerencia de Servicios analizar los resultados y presentar los casos al Vice-Rector Administrativo La Gerencia de Servicios, en ambos casos, analizar los resultados y previa discusin con la Gerencia de Seguridad y de Finanzas, presentar los casos al Vice-Rector Administrativo. El Vice-Rector someter los casos, tanto de faltantes como de sobrantes a la aprobacin del Consejo Superior, tal como se establece en el literal h del artculo No.12 del Acta Constitutiva y Estatuto de la Universidad Metropolitana. Una vez que se haya obtenido la aprobacin del Consejo Superior se proceder de la siguiente manera: 1) Faltantes
(1) Se prepara un registro contable firmado por el custodio del rengln o renglones faltantes.

(2) Este registro debe ser aprobado por el Gerente de Servicios.

(3) Cuando el monto de los faltantes exceda la cantidad de Bs.500.000,00, adems del custodio y el Gerente de Servicios, deber ser firmado por el Vice-Rector Administrativo. 2) Sobrantes (1) Se har una revisin para localizar las facturas respectivas y efectuar los registros contables por el precio de costo. (2) De no obtener las facturas que amparen las compras correspondientes, se compararn los precios a la fecha de adquisicin con renglones similares y se registrarn al precio de mercado de la fecha de adquisicin o al costo, el que sea ms bajo. (3) De no conocer la fecha de adquisicin, se registrarn al costo o precio de mercado el que sea mas bajo a la fecha del registro, para lo cual se deber solicitar informacin a los proveedores de tales bienes. Este precio al costo o mercado, el que sea mas bajo, se disminuir en una cantidad razonable por concepto de depreciacin, segn las condiciones de operatividad del equipo del cual se trate.
Esta prctica es sumamente habitual y antiqusima. Simplemente consiste en comprobar que los stock que nuestros registros

indican, concuerdan con lo que fsicamente existe. Tendremos, entre otros, stock de: 1. Materias primas. 2. Mercaderas. 3. Mercaderas en consignacin. 4. Mercaderas en poder de terceros. 5. Insumos. 6. Activos fijos, incluyendo distintos tipos de hardware. 7. Herramientas 8. software 9. Rodados. y en razn del volumen y montos involucrados podremos determinar por ejemplo: 1. Inventarios totales 2. Inventarios muestrales 3. Inventarios especficos de los principales tems.

La toma de inventario tiene su propio problema de ingeniera a resolver. Las problemticas son distintas y dependern de varias variables, siendo algunas de ellas: 1. Los tipos de artculos a inventariar (por ejemplo: los inventarios de tecnologa requieren un conocimiento especfico para identificar las partes y esto debe ser resuelto por especialistas), 2. El lugar donde estn ubicados (por ejemplo: cuando la mercadera est distribuida en varios depsitos en razn de una logstica de distribucin extensa, que obliga a una coordinacin importante del momento de corte de todos esos lugares), 3. Cmo estn almacenados los materiales (por ejemplo: estibas de complejo manejo por su altura, extensin, mezcla de productos en los nichos o pallets donde se depositan), 4. La gran cantidad de sitios a inventariar (por ejemplo: en lo que hace a inventarios de activos fijos distribuidos en toda la compaa, software ubicado en cada posicin de trabajo). Si a todo esto le sumamos la necesidad de minimizar los tiempos de toma de inventario, para evitar detenciones en los ingresos en su negocio, la rapidez (adems de la exactitud) es el "ingrediente explosivo" para este proceso de toma de inventarios. Estamos en condiciones de ofrecerle la ejecucin de distintos tipos de toma de inventarios. Nuestro producto final se adaptar a sus necesidades de informacin (formatos, tipos de soportes magnticos, contenidos...etc.) y con la seguridad de haberlo efectuado en un entorno de control razonable y auditable en tiempo real por el personal que Ud. designe si Ud. lo desea.

REGISTRO DE PRDIDAS POR DETERIORO Sobrantes y faltantes Sobrantes: los sobrantes en inventarios se subsanan mediante un registro en la contabilidad para actualizar las existencias en la cuenta de Inventarios, contra la 429551 Diversos: excedentes, o mediante la creacin de la obligacin por pagar al proveedor si se ha omitido una compra. Es muy comn encontrar docenas de 13 unidades como estrategia para vender ms, pero que no es conocida por contabilidad en la factura al momento de actualizar el control de existencias. Algunas situaciones de sobrantes pueden darse por variadas circunstancias: Sobrantes por docenas de 13 unidades. Sobrantes por falta de retiro de mercanca vendida. Sobrantes por falta de registro contable de mercanca recibida. Si el sobrante se confirma que es por falta de registro de mercanca recibida, se recupera la factura y se procede con el siguiente registro. Faltantes: los faltantes en inventarios pueden investigarse judicialmente o enjugarlos con la provisin que se haya previsto para proteger la estabilidad de los inventarios. Los faltantes pueden presentarse por varias circunstancias: Sustraccin de materia prima o artculos terminados Faltantes por prdida de mercancas perecederas Faltantes por prdida de evaporacin Faltante por sustraccin: los faltantes por sustraccin pueden ser representativos o sin importancia para la empresa; cuando se presenta el primer caso, se debe llevar a responsabilidades del empleado encargado hasta que termine la investigacin de la autoridad competente. En el segundo caso, se lleva a la cuenta de Provisin Inventarios, contra la cuenta de Inventarios, pero de todas maneras, se debe dejar constancia de tal hecho e informarle al empleado de su falta. Faltante por prdida: el faltante por deterioro naturaleza de la mercancas o evaporacin en el caso de los combustibles o pinturas, debe consultar los estndares de prdidas del tipo de negocio y llevarse a la provisin para inventarios contra las existencias.

Si no exista la provisin para inventarios se debe llevar directamente al Gasto de Ventas. Cuando el sistema de inventarios sea el peridico, no se requiere ningn registro contable porque el inventario final libera las prdidas llevndolas a un mayor del Costo de Ventas.

2. Ajustes de Inventarios en las empresas con sistema de inventario permanente Al comparar el valor total del inventario fsico de mercancas con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos. a) Inventario fsico mayor que el valor en libros de la cuenta de Mercancas: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta Mercancas no Fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta Costo de Ventas; esto ocurre, generalmente, por un mal en los libros. b) Inventario fsico menor que el valor en libros de la cuenta Mercancas: en este caso se presenta un faltante y en necesario realizar el ajuste por la diferencia, acreditando la cuenta Mercancas no Fabricadas por la Empresa y debitando la cuenta segn la razn que haya ocasionado el faltante. Ajustes de Inventarios en las empresas con sistema de inventario peridico Al finalizar el periodo contable, es necesario calcular el costo de ventas, para determinar la utilidad bruta en ventas; este valor se obtiene mediante el siguiente proceso. 1. Acreditar el saldo de la cuenta 6205, De Mercancas (Compras) y debitar la cuenta 6135, Comercio al Mayor y al por Menor (Costo de Ventas) 2. Debitar la cuenta 6225 Devoluciones en compras y acreditar la cuenta 6135, comercio al por Mayor y al por Menor (Costo de Ventas) por el valor de saldo en libros. 3. Acreditar la cuenta 1435, Mercancas no Fabricadas por la Empresa por el valor del inventario inicial y debitar la cuenta 6135 por este mismo valor. 4. Debita la cuenta 1435 por el valor del inventario final de mercancas y acreditar la cuenta 6135 por el mismo concepto. Con estos asientos queda registrado el costo de ventas que se obtiene mediante el juego de inventarios. 3. Presentacin de los inventarios en los Estados Financieros Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situacin financiera y los resultados econmicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un perodo LA UTILIDAD DE LA INFORMACIN CONTABLE La informacin presentada en los estados financieros interesa a: La administracin, para la toma de decisiones, despus de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado. Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes.

 Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garanta de cumplimiento de sus obligaciones. El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta correctamente liquidado.

CLASIFICACIN Los estados financieros bsicos son: El balance general El estado de resultados El estado de cambios en el patrimonio El estado de cambios en la situacin financiera El estado de flujos de efectivo Responsabilidad: Los estados financieros deben llevar las firmas de los responsables de su elaboracin, revisin y elaboracin La presentacin de inventarios en los estados financieros se utilizan se realiza en el conocido como BALANCE GENERAL.
BALANCE GENERAL

Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situacin financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares. El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al ao y con fecha a 31 de diciembre, firmado por los responsables: Contador, Revisor fiscal y Gerente Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general. Su estructura se presenta a continuacin:

El liquidador debe presentar el balance general y el inventario detallado en cuanto a estos cabe recordar, adems, que los mismos se deben preparar y presentar conforme a lo establecido en la disposiciones legales, para los estados financieros de una empresa , es decir de conformidad con lo previsto en el artculo 234 del cdigo de comercio.

El inventario incluir, adems de la relacin pormenorizada de los distintos activos sociales, la de todas las obligaciones de la sociedad, con especificacin de la prelacin u orden legal de su pago, inclusive de las que slo puedan afectar eventualmente su patrimonio, como las condicionales, las litigiosas, las fianzas, los avales, etc. Este inventario deber ser autorizado por un Contador Pblico, si el liquidador o alguno de ellos no tienen tal calidad, y presentando personalmente por stos ante el Superintendente, bajo juramento de que refleja fielmente la situacin patrimonial de la sociedad disuelta. De la presentacin y de la diligencia de juramento se dejar constancia en acta firmada por el Superintendente y su secretario.

1. Importancia de ajuste de inventarios: Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirn de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real. 2. Contabilizacin de ajustes a inventario Al comparar el inventario fsico con el valor en libros de la cuenta Mercancas se presenta un sobrante de $250.000, que no se origin por error contable. Asiento de ajuste:
Cod. 1435 Cuentas MERCANCAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA (Sobrante de Mercancas en Inventario) DIVERSOS Aprovechamientos Sumas iguales 250.00 0 Debito Crdit o

250.00 0 250.00 0 250.00 0

4295 42950 5

 En el inventario fsico se presenta un faltante de $500.000, ocasionado por descuido del almacenista
Cod. 1365 13659 5 1435 Cuentas CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES Otros (Almacenista) MERCANCAS NO FABRICADAS EMPRESA (Faltante en inventario fsico) POR LA 500.00 0 500.00 0 Debito 500.00 0 Crdit o

Sumas iguales

500.00 0

TEMAS ADICIONALES POR DESARROLLAR 1. AJUSTES POR INFLACION SOBRE INVENTARIOS Artculo 1. Ajuste de los dems activos no monetarios. Al finalizar cada mes o perodo gravable, segn el caso, se debern ajustar los activos no monetarios susceptibles de adquirir un mayor valor nominal por efecto del demrito del poder adquisitivo de la moneda, tales como: inventarios de mercancas para la venta, inventarios de materias primas, suministros, repuestos, mercancas en trnsito, inventarios de productos en proceso, inventarios de productos terminados, terrenos, edificios, semovientes, maquinaria en montaje, maquinaria, equipos, muebles, vehculos, computadores, aportes en sociedades, acciones, patentes, y derechos de marca y dems intangibles pagados efectivamente distintos a los gastos pagados por anticipado. Pargrafo . En desarrollo de lo dispuesto en el pargrafo del artculo 65 del Estatuto Tributario, el valor del inventario al final del ejercicio, incluidos los ajustes por inflacin, debe coincidir con el total registrado en los libros de contabilidad y en la declaracin de renta.

Artculo 2. Ajuste mensual de los inventarios . Para determinar el costo de venta y el inventario final del respectivo mes, los contribuyentes obligados a llevar inventarios permanentes, debern ajustar por el PAAG mensual, el inventario inicial posedo al comienzo del mes, registrando el ajuste como mayor valor del inventario y como contrapartida un crdito en la cuenta correccin monetaria fiscal. Cuando se utilice el sistema de inventario peridico, para las compras de inventarios y dems factores que integran el costo de los productos, el ajuste se aplicar sobre los saldos acumulados del primer da del respectivo mes, cuando los mismos no tengan una forma particular de ajuste. Pargrafo. El ajuste por inflacin de los inventarios se podr hacer de manera individual o global por grupos homogneos de bienes de caractersticas similares. Explicacin de la forma como se aplican los Ajustes por inflacin a los Inventarios cuando se trabajo con el sistema de Inventario Permanente.

Mercanca en trnsito

Son las remitidas a los importadores por transporte areo, martimo, fluvial o terrestre, mientras no hayan llegado a los almacenes del importador. En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancas que la empresa compr pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacn. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancas en Trnsito.

Mercancas en consignacin
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercanca en Consignacin, que no es ms que la cuenta que reflejar las mercancas que han sido adquiridas por la empresa en consignacin, sobre la cual no se tiene ningn derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no est en la obligacin de cancelarlas hasta que no se hayan vendido. Es comn que algunas empresas entreguen sus mercancas en consignacin (mediante un Contrato de consignacin) a terceros para que estos las comercialicen a cambio del mayor valor de la venta o comisin. Para tratar este tema, es preciso hacer claridad sobre algunos conceptos: Consignante o comitente: Persona que entrega en calidad de consignacin, un bien o una mercanca a un tercero, para su venta o administracin. Consignatario: Persona que recibe del consignador o comitente, un producto o mercanca en calidad de consignacin para su venta o administracin. Naturaleza del contrato de consignacin El contrato de consignacin es un contrato comercial, el cual consiste en que una persona se obliga a vender las mercancas de otra, previa fijacin de un precio que el consignatario debe entregar al consignante. El consignatario tiene derecho a vender la mercanca por un mayor valor al acordad, y ese mayor valor ser suyo. El consignante puede limitar al consignatario que solo pueda vender la mercanca a un valor determinado, pero en todo caso, el consignatario tiene derecho al pago de una colisin previamente establecida en el respectivo contrato de consignacin. El consignatario es responsable de las mercancas por culpa leve, mas no por fuerza mayor. El consignatario no es responsable por la perdida o deterioro cusa de la propia naturaleza de la mercanca, pero deber responder si el deterioro o dao es producto de su negligencia o imprevisin. Contabilizacin de las mercancas entregadas en consignacin Las mercancas entregadas en consignacin no dejan de ser un activo de la empresa, puesto que aun no se ha realizado venta alguna, no se ha transferido el domino. Las mercancas solo se descargan del activo una vez el dominio jurdico haya sido transferido, y esto solo sucede al momento de realizar la venta Siendo as, las mercancas entregadas en consignacin deben ser contabilizadas en una cuenta de orden, que segn el Plan nico de cuentas para comerciantes Colombiano, la cuenta a utilizar seria 811520.